Varför blir det fel vid semesterskulden?

Transkript

1 Varför blir det fel vid semesterskulden? 1. En anställd kommer inte med på semesterskuldslistan. Vad kan vara fel? 2. Varför kommer den rörliga semesterlönen med på semesterskulden fast den redan är utbetald? 3. Varför blir det inget frånvarobelopp på semesterskulden för anställda som haft sjukfrånvaro? De är månadsavlönade, har arbetsschema och semesteravtal 8 eller 11, Procent på intjänad lön. 4. Varför blir minustecken framför semesterdagar på vissa personer när jag skriver ut semesterskuldslistan? Vi har innevarande år som intjänandeår för semester. 5. Hur räknar programmet fram sysselsättningsgraden som visas på semesterskuldlistan? 6. Hur felsöker jag när jag hittar felaktigheter på min semesterskuldslista? 7. Jag har gjort semesterberäkning. När jag skriver ut semesterskulden per 30 april, får de anställda lika många semesterdagar i kolumnerna Intj dagar belopp och Kvarv dagar belopp, varför? 8. När jag tar ut semesterskulden får jag de anställdas fulla semesterrätt, 25 dagar, både i kolumnen intjänat i år och betalda dagar, varför? 1. En anställd kommer inte med på semesterskuldslistan, vad kan vara fel? Det är flera faktorer som påverkar om en anställd kommer med på semesterskuldslistan eller inte. Kontrollera följande på den anställde: Anställningsdatum. Semesterrätt. Semesteravtal. Att värde finns i P1/P2. Om den anställde tidigare har fått slutlön som gjorts via slutlönefunktionen i programmet ta i så fall bort slutlönemarkeringen under menyn Register - Registervård. Om den anställde har slutdatum och du inte markerat Ta med anställda som slutat under menyn Verktyg - Semesterrutiner - Semesterskuldslista. Kontrollera även att du har korrekta datum för semesterskulden. 1

2 2. Varför kommer den rörliga semesterlönen med på semesterskulden fastän den redan är utbetald? Om du tar bort P5 Semesterlön/dag i fältet Semesterlön (alt. rörlig lön)/dag finns i personligt fält, så kommer inte den rörliga semesterlönen med på semesterskulden: 3. Varför blir det inget frånvarobelopp på semesterskulden för anställda som haft sjukfrånvaro? De är månadsavlönade och har arbetsschema. Markera fältet för Arbetad tid och semestergrundande frånvarotid hämtas från kalendarium om schema finns på personen. Programmet behöver uppgift om arbetad tid för att kunna räkna fram den snittlön som ligger till grund vid framräkning av frånvarobeloppet. 4. Varför blir det minustecken framför semesterdagar på vissa personer när jag skriver ut semesterskuldslistan? Vi har innevarande år som semester intjänandeår. Troligen är det så att de anställda inte hunnit tjäna in hela sommarsemestern. Har de anställda tagit ut fler semesterdagar under sommaren än de hunnit tjäna in blir ett minustecken framför semesterdagar på semesterskuldslistan. Allteftersom de anställda, under hösten, tjänar in semesterdagar reduceras minusdagarna för att helt försvinna mot årets slut. Detta förutsatt de inte tagit ut fler semesterdagar än de i verkligheten tjänat in. 5. Hur räknar programmet fram sysselsättningsgraden som visas på semesterskuldlistan? Programmet räknar fram ett snitt efter uppgifterna om arbetstid som finns i personalhistoriken. Börja med att kontrollera vilka fält som programmet använder sig av för att räkna fram sysselsättningsgraden. Gå till menyn Arkiv Inställningar, fliken Semester: 2

3 I kolumnen för syss% på semesterskuldlistan presenteras den genomsnittliga sysselsättningsgraden. Den räknar fram ett snitt efter uppgift om den intjänandeperiod du angav vid framtagande av semesterskuldlistan. Kontrollera uppgifterna om arbetstid, som finns i personalhistoriken, genom att gå till menyn Register - Registervård - Ändra personalhistorik. Välj att titta på fälten P8 och P9 (eller de p-fält som du använder dig av för att räkna fram sysselsättningsgraden) Välj aktuell anställd samt ett datumintervall som sträcker sig över en längre period för att ringa in eventuella felaktigheter. Hittar du felaktigheter i uppgifter om arbetstid kan du markera aktuell rad och sedan klicka på Ändra historik. Finns det rader som du inte vill ha kvar markera denna och klicka på Ta bort. Här har du möjlighet att förändra datumet eller andra uppgifter. Var noga med använda samma format som det finns på raden från början. Klicka på OK för att spara förändringen. 6. Hur felsöker jag när jag hittar felaktigheter på min semesterskuldslista? Då kan du ta hjälp av knappen Visa Logg. När programmet har genomfört en semesterskuldsberäkning och semesterskuldslistan har visats på din bildskärm kommer du tillbaka till beställningsbilden igen. Klicka på knappen Visa logg. 3

4 Loggen visar hur programmet har beräknat semesterskulden utifrån de semesteravtal de anställda har samt från vilka lönearter i transaktionsregistret programmet hämtar sina uppgifter. Beroende på semesteravtal behöver semesterskulden olika lönearter för beräkning, som lönearter för lön, arbetad tid och så vidare. Det är viktigt att du har rätt semesterinställningar i anställdaregistret och på lönearterna. Om du vill kontrollera hur programmet har räknat ut semestersskulden, välj då den av dina anställda du vill kontrollera. Loggen kan bli lång så det är enklare att titta på en anställd i taget. Felsöka i semesterskulden Loggfilen i semesterskulden är ett mycket bra hjälpmedel om du vill se hur programmet kommit fram till det resultat som visas på semesterskuldslistan. Exempel: Lena tjänat in full semester till och med 20xx (innevarande år) enligt semesterskuldsberäkningen. Du tycker att detta verkar orimligt då hon varit tjänstledig hela hösten. Du går därför in i loggfilen och tar en titt på hur dagarna räknats fram. I rutan Ej semestergrundande frånvaro visar loggen 0 dagar. Detta ger i nästa ruta en Semestergrundande anställningstid på 366 dagar (skottår). 4

5 Sista rutan, Intjänade semesterdagar, beräknar semesterskulden enligt en semestergrundande anställningstid på 366 dagar (skottår) och Intjänade semesterdagar blir därmed 25 dagar vilket motsvarar Lenas semesterrätt. Vi kan i loggen se att felet beror på att den tjänstledighet Lena haft räknas som semestergrundande frånvaro eftersom siffran 0 visas i loggen på raden för Ej semestergrundande frånvaro. För att titta närmare på varför tjänstledigheten räknats som semestergrundande frånvaro, gå in under menyn Analys - Historik och titta på Lenas transaktionshistorik. Du ser att lönearten som är användes vid löneberedning av Lenas tjänstledighet är löneart 622 Tjänstledig hel månad och att det är totalt 153 dagar som löneberetts med denna löneart. I ovan logg kan du se att löneart 622 saknas som beräkningsunderlag på raden för Ej semesterlönegrundande frånvaro. Gå sedan in i löneartsregistret och titta på semesterfliken för löneart 622. Frånvaroinställningar som påverkar semestern saknas. Lönearten för Tjänstledig hel månad ska vara inställd som Ej semestergrundande dagar enligt nedan. När du ändrat inställningen på lönearten, kan du ta ut en ny semesterskuld. Semesterskulden visar nu att Lena har tjänat in totalt 15 semesterdagar till och med 31 mars innevarande år. 5

6 I loggen ser du nu att det står 153 dagar på raden Ej semestergrundande frånvaro samt att Semestergrundande anställningstid är reducerat med just dessa 153 dagar. Detta gör att intjänade semesterdagar sätts i relation till hur mycket semestergrundande anställningstid Lena har, det vill säga 213 dagar (skottår). 213/365*25=15 betalda semesterdagar. 7. Jag har gjort semesterberäkning. När jag skriver ut semesterskulden per 30 april, får de anställda lika många semesterdagar i kolumnerna Intj dagar belopp och Kvarv dagar belopp, varför? Troligen har du skrivit fel datumintervall i fälten för Intjänande period i semesterskulden. Vill du skriva ut semesterskulden per 30 april efter att du gjort semesterberäkning ska du skriva Intjänandeperiod från 20xx till 20xx Då skrivs betalda dagar ut i kolumnen Kvarv dagar belopp och de nya semesterdagar, som de anställda börjat tjäna in från och med 20xx-04-01, i kolumnen Intj dagar belopp. 8. När jag tar ut semesterskulden får jag de anställdas fulla semesterrätt, 25 dagar, både i kolumnen intjänat i år och betalda dagar, varför? Då är det antagligen så att du har gjort din semesterberäkning för den aktuella perioden och nu tar ut semesterskulden för samma datumperiod, vilket då blir fel. Exempel: Du har gjort semesterberäkningen för exempelvis 20xx xx0331, vilket har gjort att programmet fört på de anställdas intjänade dagar för den perioden som betalda dagar i anställdaregistret. 6

7 Om du då tar ut semesterskulden på samma period, 20xx xx0331, kommer du få ut de 25 dagarna du precis semesterberäknat och fört på de anställda i anställdaregistret som kvarvarande (betalda) dagar samt att du får samma 25 dagar som intjänade i år, se nedan: Semesterskulden känner inte av att du gjort en semesterberäkning för den aktuella perioden utan listan presenterar bara så som det ser ut i programmet just nu med det datumintervall du angett. Observera att när du gjort en semesterberäkning har du avslutat perioden du gjorde semesterberäkningen för och du ska inte ta ut semesterskulden igen på denna datumperiod. Härmed ska du börja ta ut semesterskulden för nästkommande intjänandeår, alltså i detta fall 20xx0401 och framåt. 7