Följebrev version 11.2

Transkript

1 Följebrev version 11.2 Nyheter i version Beräkning av genomsnittlig sysselsättningsgrad vid semestergrundande frånvaro över gräns Partiell frånvaro. För att få rätt beräkning av genomsnittlig sysselsättningsgrad för betalda semesterdagar när anställda passerat gränsen på 180 dagar för semesterlönegrundande sjukfrånvaro krävs att lönearter för sjukavdrag har rätt inställning. På löneartens semesterflik finns nu en bockruta Räkna ned sysselsättningsgrad för betalda semesterdagar med reducerad omfattning efter gränsen för den semestergrundande frånvaron. Exempel: En anställd är 50 % sjukskriven hela intjänandeåret, 365 kalenderdagar. Frånvarodagar: 180 kalenderdagar med omfattning 50 % Frånvarodagar efter gräns: 185 kalenderdagar med omfattning 50 % Programmet räknar fram en kvot för varje period. (180/365 ) * 100 = (185/365 ) * (100 * ((100-50)/100)) = 25,34 Sedan summeras dessa olika kvoter till en ny genomsnittlig sysselsättningsgrad. 49, ,34 = 74,66 % Summan avrundas enligt valt antal decimaler. Samma inställning måste göras på lönearter för Föräldraledighet för att få motsvarande beräkning av sysselsättningsgraden när anställda varit föräldralediga i mer än 120 dagar. Om den anställde passerar gränsen 120 dagar under året skriver programmet ner datum, i datumrutan för barnet, när gränsen passerats. Om gränsen passerats tidigare kan du själv ange vilket datum som ska anges i datumrutan. OBS! Beräkning av partiell frånvaro på föräldraledighetstransaktioner fungerar bara på transaktioner som är registrerade i version 11.2 eller senare! Vid semesterrutinerna Slutlön, Uppdatera betalda semesterdagar/timmar, Semesterskuld och Semesterberäkning räknar programmet fram en genomsnittlig sysselsättningsgrad för intjänandeåret utifrån antal

2 föräldraledighetsdagar som registrerats. Det förutsätter att lönearter för föräldraledighet har markering i rutan Räkna ner sysselsättningsgraden för betalda semesterdagar med reducerad omfattning efter gränsen för den semestergrundande frånvaron. Partiell frånvaro fungerar under förutsättning att man registrerar med datum, omfattning och dagar (inte timmar). Lönearterna som kontrolleras ligger i kolumnen Lönearter för semesterlönegr frånvarodagar och som är registrerade under Intjänande perioden. Den eventuellt justerade sysselsättningsgraden sparas i SB kolumnen i anställda registret. Öppna HogiaLön Plus Samma användare ska inte kunna ha 2 HogiaLön Plus öppna samtidigt. Register - Registervård - Anställda - Rensa Men funktionen Rensa anställda kan du ta bort anställda som har ett avgångsdatum före eller senast det datum som du anger i fältet Tom avgångsdatum. Personer med transaktioner på innevarande inkomstår kan inte tas bort. OBS! Kom ihåg att ta en säkerhetskopia innan du tar bort anställda.

3 Verktyg Semesterrutiner Semesterskuld Utökad kontering för komptidsackumulatorer. Om de anställda inte är grupperade i urvalskategorier finns ändå möjlighet att särkontera ackumulatorer för inarbetad tid och komptid. Du kan välja kombinationen Urvalskategori ALLA och Urvalskategori2 ALLA och ange konton. Utskrift lönespecifikation Lönespecifikation efter preliminär avräkning. Sociala avgifter på skattespecifikation på lönespec skrivs ut för nyupplagd person Bankkoppling Swedbank SUS-format med Lönespecifikationer Nu finns möjlighet att nyttja Swedbanks tjänst E-lön total som innebär att alla lönebesked levereras i elektronisk form. De anställda behöver/ska inte göra något för att få e-lönebesked, de kommer per automatik när ditt företag avtalat om tjänsten hos Swedbank. Du skickar filen med löneutbetalningar inkl underlaget för lönebeskeden till banken som vanligt. Du avgör själv vilka anställda som ska ha ett pappersbesked istället för ett elektroniskt lönebesked. Banken ser därefter till att dina anställda får rätt typ av besked.

4 De arbetsgivare som redan idag skickar sina löneutbetalningar till Swedbank, i filformatet SUS, behöver inte göra några förändringar på de anställda. Alternativet 57 gäller endast de företag som har avtal om e-lön total med Swedbank. Rapporter Statistik Alectarapport till Collectum Anställda som följer ITP1. Vid Nyanmälan och Rapportering av lön ska inte arbetsgivaren rapportera om arbetstagaren är fullt arbetsför eller har arbetsoförmåga. Collectum hämtar uppgifterna från Försäkringskassan. Grundregister Grundregister kan nu innehålla Villkor på löneart vilket innebär att du kan skapa Nytt företag och få med Villkoren på löneart direkt. Det medför också att du kan importera lönearter med Villkor från annan lönedatabas. Rapporter Statistik Granskningsunderlag (LÖSEN) OBS! Rapporten finns endast i Hogia ByggLön Plus. BI och Byggnads har i Byggavtalet 2010 kommit överens om att byggföretag ska skicka granskningsunderlag till Byggnads. Personuppgifter som skickats in för oorganiserade arbetstagare eller arbetstagare i andra fackförbund ska inte kunna identifieras.

5 Sveriges Byggindustrier (BI) och Byggnads har därför tagit fram ett gemensamt elektroniskt verktyg för lönegranskning och statistiksammanställning kallat LÖSEN (LÖneunderlag Säkert och ENkelt). Byggföretag som är knutna till Byggavtalet måste fr o m löneperiod som startar per den 1 maj 2011 sammanställa och rapportera ett lönegranskningsunderlag (s k LÖSEN-fil) till Byggnads i samband med varje löneutbetalningstillfälle. Vilka ingår i rapporteringsfilen? - anställda som tillhör Byggavtalet och har Avtalskoderna och inte är Delägare - har ett Fördelningstal <>0 - har uppgifter i fälten Län/Kommun - har transaktioner under perioden enligt gjorda löneartsurval Vilka ska INTE ingå i rapporteringsfilen? - anställd som inte arbetat under löneperioden - praktikant/feriearbetare - utlandsanställd - ägare/delägare Om du har anställda som inte ska ingå i redovisningen tar du bort angivet fördelningstal i Anställda på fliken Statistik. Vad ingår i rapporteringsfilen? Organisationsnummer Företagsnamn Löneperiod, start- och slutdatum Personnummer Namn Avtalsområde Fördelningstal Lönetyp Tidlön (=1) Arbetade timmar -faktiskt arbetade timmar med tidlön Lönesumma - utbetald tidlönesumma Avtalsenlig månadslön - endast för månadsavlönade Övertidstimmar - antal arbetade timmar på övertid Övertidsersättning - lön för antal arbetade timmar på övertid Byggarbetsplatsens län och kommun länskod/kommunkod Byggarbetsplatsens postort Yrkeskod - Enligt kodförteckning NYK (Näringslivets Yrkesklassifikation) OB-tillägg utbetalt OB-tillägg

6 Transaktioner läses för löneperioder fr o m och t o m. Löneperioderna är de löneperioder som du anger vid avräkning. Läs transaktioner i första hand på from/tom datum. Om du har en bock i rutan läser programmet i första hand de transaktioner som har transaktionsdatum inom vald period och i andra hand de transaktioner som har löneperiod inom valt datumintervall. Faktisk månadslön finns i ange det P-fält där du har Månadslön heltid. Veckoarbetstid finns i ange i vilket P-fält du registrerar faktisk veckoarbetstid Du kan göra urval av anställda utöver de kriterier som programmet gör. Arbetad tid hämtas från kalendarium om schema finns på personen - Markera rutan om du har anställda som har arbetsschema. Frånvaro som ska minska arbetad tid då arbetad tid hämtas från kalendarium här anger du lönearter som exempelvis tjänstledighet, föräldraledighet, sjukfrånvaro m fl.

7 Arbetad tid när schema saknas Ange vilka lönearter du använder för att registrera arbetad tid på personer som saknar schema. Arbetad övertid ange lönearter för antal timmar arbetad övertid. Lön för arbetad tid här registrerar du de lönearter du använder att betala ut lön för arbetad tid. Lön för övertid lönearter för utbetalning av arbetad övertid. Lön för OB-tillägg här skriver du in lönearter du använder för utbetalning av OB-tillägg. Filen som skapas heter Lonegranskning.XML Rapporteringsfil skrivs till via guideknappen kan du gå till den katalog där du sparar rapporteringsfilen Longranskning.XML När du klickar OK kommer du tillbaka till rapporteringsbilden. Välj om du vill skriva ut rapporten på bildskärm eller skrivare. Filen skapas samtidigt och på rapporten ser du var filen sparats ner. Rapportering För att skicka rapportfilen går du till och loggar in med ditt användarid och ditt lösenord. Rätta redan inrapporterade uppgifter Om du behöver skicka in rättelse på en redan rapporterad fil ska en ny rapport för löneperioden sändas in. Regeln är att skicka om Granskningsunderlag (LÖSEN) i sin helhet. Det finns inget stöd för att enbart rapportera ändringar. Den nya rapporten ersätter helt den tidigare skickade.

8 På rapporten redovisas: Löneperiod, avtalskoder och urval av anställda visas i rapporthuvudet. Personnummer Namn Avtalskod Fördelningstal Arbetade timmar Lön för arbetad tid Utbetalt OB-tillägg Antal arbetade övertidstimmar Utbetald lön för arbetade övertidstimmar Rättningar i version Licenshanteringen sortering efter år. Databaserna sorterades inte i ordning efter inkomstår hos några kunder fastän man valt den sorteringsordningen. Arkiv - Import löneberedning posttyp Fel vid import av löneart för uttag av semester. Om man har ibockat att lönearten skall räkna ner Betalda semesterdagar blev det fel på antal och datum. Antalet blev lägre än vad datumperioden angav. Nu blir det korrekt antal semesterdagar utifrån datumangivelse. Arkiv Export Anställda. Alternativet Hogia Resa/Travel Manager heter numera Hogia Resa/Travel (XML). Löneart formel. Man kan inte längre spara en formel som innehåller tecknet. Arbetsschema Programmet beräknar nu arbetspassens längd med 4 decimaler. Längden avrundas till 2 decimaler. Löneberedning Avvikelseart för Beredskap Avvikelseart för Beredskap kunde ibland ge storhelgsberedskap fast det inte var någon storhelg. Det är nu åtgärdat.

9 Löneberedning - Återinsjuknande Återinsjuknande fungerade inte riktigt efter korrigering. Kunden hade gjort en korrigering av sjukdom för att sedan lönebereda in rätt period (delvis överlappande med vad hon korrigerat). De importerar in avvikelse dag för dag och då genereras en ny karensdag varje dag. Felet är nu rättat och återinsjuknande fungerar även i detta fall. Löneberedning Varning gamla förskottsdagar. Varningen vid förskottssemester har hittills bara tittat på uttagna förskottsdagar. Nu kontrollerar programmet även om det finns Skuld förskottssemester. Varningen uppkommer den månad man varit anställd 5 år. Avräkning kontroll på avgångsdatum inom löneperioden. Om en anställd slutar den 1:a dagen i månaden blir det nu en varning vid avräkning under förutsättning att man har inställning för kontroll av registrering av valda lönearter under Avancerade inställningar/avräkning. Arbetsgivarintyg Du kan endast skriva en rad i ruta 14 Övriga upplysningar eftersom det optiska inläsningsprogrammet endast kan tolka en rad. Försäkringsadministration FTP 08 till Fora Det skapades ingen fil och det blir inget felmeddelande om anställda saknade värden i P8- veckoarbetstid/vecka och P9-Arbetstid/v heltid. FTP 08 använder dessa fält för att räkna ut sysselsättningsgraden. Om värden saknas sätter programmet sysselsättningsgraden till 100% i rapportfilen. Försäkringsadministration Rapportering enligt PA-KFS09 till Pensionsvalet. Vid rapportering av föräldraledighet tog programmet inte hänsyn till om personen har en procentuell fördelning på resultatenhet och omfattningen av föräldraledighet blev därför för hög. Det är nu rättat. Försäkringsadministration Rapportering enligt PA-KFS09 till Pensionsvalet. Personer redovisades till Pensionsvalet fastän de redan slutat, avgångsrapporterats och inte har någon utbetald lön. Nu känner programmet av om personen har ett tidigare avgångsdatum. Försäkringsadministration Mercer. Om man har & tecken i ett fritt PA-fält så klipps XML-filen av och den blir inte rätt. Beräkning av retroaktiv lön Retroberäkning kunde bli 0 kr. Om person exempelvis har Resenhet 100 = 0%, Resenhet 200 = 100% i anställdaregistret så blir den retroaktiva utbetalningen av en löneförhöjning nu korrekt. Semesterberäkning Semesterberäkningen tar hänsyn till rättade transaktioner av semesterlönegrundande frånvaro som exempelvis Vård av sjukt barn. Semesterberäkning Om jag kör en semesterberäkning och väljer att godkänna varje person får jag frågan om jag vill ta bort negativa sparade dagar. Svarar jag Nej på samtliga personer ligger dessa dagar kvar i anställdaregistret.

10 Analys Frånvarostatistik Felaktigt felmeddelande. Jag kunde få felmeddelande som sade Välj summeringsfält för gruppering fastän orsaken var att jag inte gjort några urval av frånvaroorsaker och +/- tid. Du får nu ett tydligare felmeddelande. Analys Frånvarostatistik Från och med den här versionen får du ett felmeddelande om du har flera frånvaroorsaker samt +/- tid med samma benämning. Egna rapporter - Person/transaktion/ackumulator Om man har värde med kommatecken på sparade semesterdagar per år så kunde siffrorna bli mycket stora pga att kommatecknet flyttades vid direkt export till Excel. Skattedeklaration - Utdelning med kapitalskatt. Om du tog ut Skattedeklaration med urval på en enda person som inte erhållit bruttolön utan endast en utdelning med skatteavdrag redovisades inte beloppen på Skattedeklarationen. Nu redovisas alla som fått en ersättning med skatteavdrag som ska redovisas enligt broschyr SKV409. Skattedeklaration - Sociala avgifter Sociala avgifter på skattespecifikation på lönespec skrevs inte ut för nyupplagd person vid utskrift av preliminär lönespecifikation. Slutlön - Slutlön Semesteravtal 5. Semesterskuldsberäkningen vid slutlön gav fel uppgifter på rapporten när det fanns uttagna sparade timmar i löneberedningen. Vid genomförd slutlön förändrades inte semestertimmarna utan bara dagarna. Beloppet blev rätt men rapportens text blev felaktig. Det är åtgärdat. Export profil Urval av anställda. Om man har ett ogiltigt urval av anställda för sina rapporter i profilen får man nu meddelandet underlag saknas när man försöker exportera den. Export profil - Bokföringsorder sociala avgifter Bokföringsorder sociala avgifter ingår i rapportprofil så sparades inte "Regionalt stöd" i profilen. Det gör det från och med denna version. Analys Frånvarostatistik. Rapportalternativen Tidanalys och Sjukstatistik Vi har likställt tidanalys och sjukstatistik så att de gör lika. Om man har en löneart med enhet antal så hämtas nu timmarna från schemat på båda rapporterna. Nytt företag När man klickat på OK för att påbörja själva upplägget av nytt företage blir knappen OK låst till dess upplägget är klart. Tidigare kunde man klicka på OK en gång till om man ville, vilket kunde ställa till problem. Rapporter Löneartsfördelning. Antalet övertidstimmar på rapporten Löneartsfördelning stämmer numera överens med Analys Historik. Differens kunde tidigare uppstå om man hade anställda med procentuell fördelning av resenheter ex: 100_10%, 200_10%, 300_10%. Löneartsfördelningen kunde tappa rader med antal/belopp. Det är nu rättat.

11 Semesterskuld innevarande år förskjutna dagar När man gör en semesterskuld på innevarande år med förskjutna dagar och tittar på sammanställningen på de anställda så beräknas nu både semesterskuld belopp och dagarna riktigt. Det gäller både om intjänande år är föregående år eller innevarande år /Hogia HR Products Nyheter i version års skattetabeller, prisbasbelopp, inkomstbasbelopp och procentsatser för arbetsgivaravgifter. Kontrolluppgift KU-fil Siffran 0 accepteras i KU-filen i rutorna 12, 13 och 18. Kontrolluppgift-KU14 Ruta 32 är borttagen på KU14. Kontrolluppgift-KU31 - Värde i ruta 524 endast om värde finns i ruta Ändrad text till ruta 524 från "Andelstal" till "Andel av depån" - Andel av depån, ruta 524, värde sparas endast om Delägare, ruta 61, är tom. - Ruta 524, Andel av depån, ska enligt SKV skrivas ex (15%). Kontrolluppgifter-Ändra/komplettera. När du lägger till ett rättelsedatum tänds tre alternativ upp som kan hjälpa dig att nollställa värden i rutorna till KU 20, KU 25 eller KU 31 Om du av misstag skapat exempelvis KU20 på anställda och behöver skicka en rättelsefil kan du bocka i rutan Nolla KU20 och skicka en ny fil. Filen kommer då att innehålla en KU20 med personnummer och rättelsedatum men inga värden. Behöver du göra en rättelse på KU20 ska du inte markera rutan Nolla KU20 utan ändra det belopp som varit felaktigt på kontrolluppgiften. Fora Sida 3, Slutliga uppgifter. Vd-lönen ska från och med rapporteringen 2011 redovisas på en separat rad. Summering av samtliga tjänstemäns löner ska exkludera vd:s lön. Vd-lönen särredovisas på sida 3.

12 Fora-Tjänsteman blir Arbetare Det finns eget datumfält i Anställda för byte från Tjänsteman till Arbetare. Programmet summerar bruttolön från och med det datum som tjänstemannen blivit arbetare. Tänk på att flytta markeringen från Tjänsteman till Arbetare. Bankkoppling, BGC Clearingnummer till Fortis bank Anställda-Upplysning för löneförrättaren Vi har öppnat upp fältet Upplysning för löneförrättaren så att du nu kan mata in 255 tecken. Anställda-Semester Nytt fält på semesterfliken för uttagna obetalda dagar samt omplacering av fälten för semesterdagar.

13 Rapporter-KAP-rapporten KAP-rapporten ska sändas till Pensionsvalet fr o m 1 januari När du skapat rapportfilen loggar du in på Pensionsvalets Extranät. Du får användar-id och lösenord av Pensionsvalet.

14 Inkomstbasbelopp Värdet av 2011 års inkomstbasbelopp (IB) finns angivet under Arkiv och Inställningar. På löneart kan du ange IB som värde eller låta IB ingå i en beräkningsformel på löneart.

15 Alectarapport till Collectum Personer som varit sammanhängande sjuka i mer än 90 dagar eller i mer än 105 dagar de senaste 12 månaderna kommer med i rapporteringen till Collectum. Rapporter-Lönespecifikation Du kan nu välja om du vill att semester ska redovisas i dagar, i timmar eller i både timmar och dagar på lönespecifikationen. Verktyg-Semesterrutiner Funktionen Uppdatera Betalda dagar har bytt namn till Uppdatera Semesterdagar/timmar. Funktionen uppdaterar både semesterdagar och semestertimmar om du har semesteravtal 5 och 9. Kontrolluppgift - kan visas i PBM (portal). Kräver licens för Hogia PBM Payslip. Du som har Hogia PBM (portal) och licens för Hogia PBM Payslip kan skapa kontrolluppgifter som de anställda kan läsa på webben. Vid utskrift av kontrolluppgift väljer du Blankettyp Payslip. Du måste skriva ut på bildskärm för att där kunna välja att Generera Webbrapporter. Klicka på Generera webbrapporter och markera den utdelade katalogen där du vill spara kontrolluppgifterna.

16 Kontrolluppgifterna sparas i pdf-format. Till varje pdf-fil (KU) skapas en tillhörande kvittofil. Kvittofilen innehåller uppgifter om vilken person som har behörighet att läsa kontrolluppgiften i Hogia PBM (portal). HogiaLön Plus Licens - Företagslista För att tydliggöra vilka databaser som räknas med i licensberäkningen så har vi gjort en färgförändring i Företagslistan. Övningsföretag, föregående år och inaktiva databaser räknas inte med i storleksberäkningen på programlicensen. Dessa databaser har nu fått en grön nyans. Enbart de databaser som är svarta ingår i licensstorleken.

17 Se exemplet ovan; Testbolaget 16st anställda + Kundbolaget 20st anställda ger detta företag ett behov av en licensstorlek för att hantera totalt 36 stycken anställda. Bilförmånsvärden höstens nya värden. Nytt licensavtal för produkt - Nytt licensavtal för produkt i installationsfilen Rättningar i version 11.1 Arkiv/Inställningar/Diverse - Det går att skriva in en punkt i namnet till ett fritt PA-fält. Detta kunde ge oförklarliga fel i programmet t ex att underlag saknades till rapporten Analys/Frånvarostatistik. Det är nu åtgärdat. Arkiv-Import-Arbetschema/person Om man skickar med schemanummer i filen och schemanummer redan finns så får man korrekt uppräkning av schemanummer på personen. Anställda-Statistikfliken-Resultatenhet. Det fungerade inte att radera resultatenhet i vissa lägen. Felet är rättat i version Löneberedning - Återinsjuknande samma dag (samma datum) Återinsjuknande fungerar nu både om det är 2 olika arbetspass på ett och samma datum eller ett och samma arbetspass i det fall sjukfrånvaron registreras på 2 olika rader i löneberedningen. Löneberedning - Återinsjuknade Återinsjuknande fungerade inte och avvikelsearten för sjukdom genererades inte korrekt om man hade med en löneart på avvikelsearten som man inte registrerat datum på och denna löneart fanns i löneberedningen eller som en transaktion. Det fungerar i version 11.1.

18 Löneberedning sjukdom. Anställda med fördelning på resultatenheter fick dubblerade karensdagar, vilket fick till följd att gränsen 10 karensdagar uppnåddes alldeles för snabbt. Felet är rättat och det blir bara 1 karensdag vid påbörjan av en ny sjukperiod. Rapporter-Skattedeklaration. Skattedeklarationen summerar/avrundar nu i rätt ordning och riktigt. Problemet var att det blev 1 kr differens mellan ruta 53 och ruta 65 samt att ruta 65 * 25,39% kunde bli 1 kr fel. Arbetsgivarintyg - Om man skriver in datum med bindestreck under inställningar så skrivs datumet ut utan bindestreck på rapporten. Lönespecifikation- utskrift med blankettyp E-post. E-postadresserna dubblerades och ackumulatorerna kunde bli fel om man under Inställningar markerat att företagets e-postadress skulle skrivas ut på lönespecifikationen. Lönespecifikation- utskrift med blankettyp E-post. Sammanslagning av lika lönearter. Nu slår programmet ihop, t ex alla 010, antal och belopp och skriver ut a-pris. Kontrolluppgifter-Utskrift. Land skrivs ut på kontrolluppgift KU13 och KU14. Kontrolluppgifter-Utskrift. Utskrift enligt blankettyp E-post. Om ett flertal personer i en databas saknade e-postadress fick man en lista som talade om att "följande anställda fanns med i urvalet men e-postadressen var felaktig eller saknades". Problemet var att listan enbart visade ett fåtal av de personer det gällde. Nu listas alla anställningsnummer. Beräkning av retroaktiv lön Beräkning av retroaktiv lön på lönearter med villkor fungerar nu korrekt. Semesterrutiner-Semesterskuld. Du kunde få overflow i semesterskulden om du bockat i att semesterskulden skall reduceras med tidigare utbetald semesterersättning men inte hade någon sådan. Automatisk säkerhetskopiering Radering av gamla automatiska säkerhetskopior fungerade inte helt korrekt i SQL. Felet är nu rättat. Arkiv-Export-Försäkringsadministration enligt PA-KFS. Frånvaro pga föräldraledighet redovisas med full lön på de personer som varit frånvarande < 25% (Ej premiebefrielse). Personer som varit frånvarande >= 25% redovisas med bruttolön bruttoavdrag (premiebefrielse). Rapporter-Egna rapporter-person/transaktion/ackumulator. (ingår i licensen för Export profil/pbm Salary Reports). Om man tog med fältet e-post så skrevs rapporten inte ut. Du fick meddelande om att det saknades underlag. Felet är nu rättat.

19 Rapporter Kyrkan PAUS. Personer kom inte med i rapporteringsfilen i viss situation. Ex: Anställd har fått lön hela föregående år Slutar i november 2009 och får ett avgångsdatum. Personen återanställs Jag står i 2010 års databas och tar ut PAUS-rapporten. Den anställde kommer inte med i PAUSrapporten för 2009 eftersom det ligger ett anställningsdatum, , på personen. Problemet är åtgärdat och ska inte kunna upprepas under kommande årsskifte /Hogia HR Products