1 Allmän information 1. 2 Grundregisterförändringar 2. 3 Följebrev Hogia Kyrklön version

Transkript

1 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 6/2011 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 1 2 Grundregisterförändringar AVGIFTSBEFRIELSEFÖRSÄKRING PÅ ANSTÄLLDA FÖDDA 91 ELLER SENARE 2 3 Följebrev Hogia Kyrklön version NYHETER/RÄTTNINGAR I VERSION Beräkning av genomsnittlig sysselsättningsgrad vid semestergrundande frånvaro över gräns Öppna Hogia Kyrklön Register - Registervård - Anställda - Rensa Verktyg Semesterrutiner Semesterskuld Utskrift lönespecifikation Bankkoppling Swedbank SUS-format med Lönespecifikationer Grundregister Arkiv Export Anställda Löneart formel Arbetsschema Löneberedning - Återinsjuknande Avräkning kontroll på avgångsdatum inom löneperioden Arbetsgivarintyg Beräkning av retroaktiv lön Semesterberäkning Analys Frånvarostatistik Egna rapporter - Person/transaktion/ackumulator Skattedeklaration Export profil Urval av anställda Export profil - Bokföringsorder sociala avgifter Nytt företag Rapporter Löneartsfördelning NYHETER/RÄTTNINGAR I VERSION Import löneberedning från Time & Attendance Export av anställda till Resa/Travel Bankkoppling Handelsbanken Skattedeklaration NYHETER/RÄTTNINGAR I VERSION Utskrift Lönespecifikationer-Payslip/Webbrapport Nya förmånsbilar Utskrift Lönespecifikation Utskrift kontrolluppgifter- Payslip 7 4 Följebrev Hogia Personal version HOGIA PERSONAL VERSION Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

2 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 6/2011 Datum Webbrekrytering (tilläggsmodul): Vi har gjort följande rättningar: HOGIA PERSONAL VERSION ( ) 9 5 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? 12 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

3 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2011 Sid: 1 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ungefär en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Hogia Personal Installerade versioner hos Advance: Nedanstående versioner installeras hos Advance Hogia Kyrklön Hogia Personal Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer, välj program, där finns installationsfilerna under Installation/Uppdatering. Där finner du även installationsanvisningar och följebrev. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

4 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2011 Sid: 2 2 Grundregisterförändringar 2.1 Avgiftsbefrielseförsäkring på anställda födda 91 eller senare Sök upp och markera lönearten 979. Klicka på och välj fliken Allmänt. Koppla löneart 987 Observera också att denna löneart inte skall vara återkommande Moderlönearten är 977 *Riskförsäkringspremie. Till den är löneart 979 Löneskatt Riskpremie kopplad som i sin tur harlöneart 987 Avgiftsbefrielseförsäkring kopplad.

5 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2011 Sid: 3 3 Följebrev Hogia Kyrklön version Nyheter/Rättningar i version Beräkning av genomsnittlig sysselsättningsgrad vid semestergrundande frånvaro över gräns Partiell frånvaro. För att få rätt beräkning av genomsnittlig sysselsättningsgrad för betalda semesterdagar när anställda passerat gränsen på 180 dagar för semesterlönegrundande sjukfrånvaro krävs att lönearter för sjukavdrag har rätt inställning. På löneartens semesterflik finns nu en bockruta Räkna ned sysselsättningsgrad för betalda semesterdagar med reducerad omfattning efter gränsen för den semestergrundande frånvaron. Exempel: En anställd är 50 % sjukskriven hela intjänandeåret, 365 kalenderdagar. Frånvarodagar: 180 kalenderdagar med omfattning 50 % Frånvarodagar efter gräns: 185 kalenderdagar med omfattning 50 % Programmet räknar fram en kvot för varje period. (180/365 ) * 100 = (185/365 ) * (100 * ((100-50)/100)) = 25,34 Sedan summeras dessa olika kvoter till en ny genomsnittlig sysselsättningsgrad. 49, ,34 / 2 = 74,66 % Summan avrundas enligt valt antal decimaler. Samma inställning måste göras på lönearter för Föräldraledighet för att få motsvarande beräkning av sysselsättningsgraden när anställda varit föräldralediga i mer än 120 dagar. Om den anställde passerar gränsen 120 dagar under året skriver programmet ner datum, i datumrutan för barnet, när gränsen passerats. Om gränsen passerats tidigare kan du själv ange vilket datum som ska anges i datumrutan. OBS! Beräkning av partiell frånvaro på föräldraledighetstransaktioner fungerar bara på transaktioner som är registrerade i version 11.2 eller senare! Vid semesterrutinerna Slutlön, Uppdatera betalda semesterdagar/timmar, Semesterskuld och Semesterberäkning räknar programmet fram en genomsnittlig sysselsättningsgrad för intjänandeåret utifrån antal föräldraledighetsdagar som registrerats. Det förutsätter att lönearter för föräldraledighet har markering i rutan Räkna ner sysselsättningsgraden för betalda semesterdagar med reducerad omfattning efter gränsen för den semestergrundande frånvaron. Partiell frånvaro fungerar även för annan frånvaro om man registrerar med omfattning och dagar (inte timmar).

6 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2011 Sid: 4 Lönearterna som kontrolleras ligger i kolumnen Lönearter för semesterlönegr frånvarodagar och som är registrerade under Intjänande perioden. Den eventuellt justerade sysselsättningsgraden sparas i SB kolumnen i anställda registret Öppna Hogia Kyrklön Samma användare ska inte kunna ha två Hogia Kyrklön öppna samtidigt Register - Registervård - Anställda - Rensa Men funktionen Rensa anställda kan du ta bort anställda som har ett avgångsdatum före eller senast det datum som du anger i fältet Tom avgångsdatum. Personer med transaktioner på innevarande inkomstår kan inte tas bort Verktyg Semesterrutiner Semesterskuld Utökad kontering för komptidsackumulatorer. Om de anställda inte är grupperade i urvalskategorier finns ändå möjlighet att särkontera ackumulatorer för inarbetad tid och komptid. Du kan välja kombinationen Urvalskategori ALLA och Urvalskategori2 ALLA och ange konton Utskrift lönespecifikation Lönespecifikation efter preliminär avräkning. Sociala avgifter på skattespecifikation på lönespec skrivs ut för nyupplagd person Bankkoppling Swedbank SUS-format med Lönespecifikationer Nu finns möjlighet att nyttja Swedbanks tjänst E-lön total som innebär att alla lönebesked levereras i elektronisk form. De anställda behöver/ska inte göra något för att få e-lönebesked, de kommer per automatik när du som arbetsgivare avtalat om tjänsten hos Swedbank.

7 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2011 Sid: 5 Du skickar filen med löneutbetalningar inkl underlaget för lönebeskeden till banken som vanligt. Du avgör själv vilka anställda som ska ha ett pappersbesked istället för ett elektroniskt lönebesked. Banken ser därefter till att dina anställda får rätt typ av besked. De arbetsgivare som redan idag skickar sina löneutbetalningar till Swedbank, i filformatet SUS, behöver inte göra några förändringar på de anställda. Alternativet 57 gäller endast de företag som har avtal om e-lön total med Swedbank Grundregister Grundregister kan nu innehålla Villkor på löneart vilket innebär att du kan skapa Nytt företag och få med Villkoren på löneart direkt. Det medför också att du kan importera lönearter med Villkor från annan lönedatabas Arkiv Export Anställda. Alternativet Hogia Resa/Travel Manager heter numera Hogia Resa/Travel (XML) Löneart formel. Man kan inte längre spara en formel som innehåller tecknet Arbetsschema Programmet beräknar nu arbetspassens längd med 4 decimaler. Längden avrundas till 2 decimaler Löneberedning - Återinsjuknande Återinsjuknande fungerade inte riktigt efter korrigering. Kunden hade gjort en korrigering av sjukdom för att sedan lönebereda in rätt period (delvis överlappande med vad hon korrigerat). De importerar in avvikelse dag för dag och då genereras en ny karensdag varje dag. Felet är nu rättat och återinsjuknande fungerar även i detta fall.

8 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2011 Sid: Avräkning kontroll på avgångsdatum inom löneperioden. Om en anställd slutar den 1:a dagen i månaden blir det nu en varning vid avräkning under förutsättning att man har inställning för kontroll av registrering av valda lönearter under Avancerade inställningar/avräkning Arbetsgivarintyg Du kan endast skriva en rad i ruta 14 Övriga upplysningar eftersom det optiska inläsningsprogrammet endast kan tolka en rad Beräkning av retroaktiv lön Retroberäkning kunde bli 0 kr. Om person exempelvis har Resenhet 100 = 0%, Resenhet 200 = 100% i anställdaregistret så blir den retroaktiva utbetalningen av en löneförhöjning nu korrekt Semesterberäkning Semesterberäkningen tar hänsyn till rättade transaktioner av semesterlönegrundande frånvaro som exempelvis Vård av sjukt barn. Om jag kör en semesterberäkning och väljer att godkänna varje person får jag frågan om jag vill ta bort negativa sparade dagar. Svarar jag Nej på samtliga personer ligger dessa dagar kvar i anställdaregistret Analys Frånvarostatistik Felaktigt felmeddelande. Jag kunde få felmeddelande som sade Välj summeringsfält för gruppering fastän orsaken var att jag inte gjort några urval av frånvaroorsaker och +/- tid. Du får nu ett tydligare felmeddelande. Från och med den här versionen får du ett felmeddelande om du har flera frånvaroorsaker samt +/- tid med samma benämning. Rapportalternativen Tidanalys och Sjukstatistik Vi har likställt tidanalys och sjukstatistik så att de gör lika. Om man har en löneart med enhet antal så hämtas nu timmarna från schemat på båda rapporterna Egna rapporter - Person/transaktion/ackumulator Om man har värde med kommatecken på sparade semesterdagar per år så kunde siffrorna bli mycket stora pga att kommatecknet flyttades vid direkt export till Excel Skattedeklaration Utdelning med kapitalskatt. Om du tog ut Skattedeklaration med urval på en enda person som inte erhållit bruttolön utan endast en utdelning med skatteavdrag redovisades inte beloppen på Skattedeklarationen. Nu redovisas alla som fått en ersättning med skatteavdrag som ska redovisas enligt broschyr SKV409. Sociala avgifter Sociala avgifter på skattespecifikation på lönespec skrevs inte ut för nyupplagd person vid utskrift av preliminär lönespecifikation Export profil Urval av anställda. Om man har ett ogiltigt urval av anställda för sina rapporter i profilen får man nu meddelandet underlag saknas när man försöker exportera den Export profil - Bokföringsorder sociala avgifter Bokföringsorder sociala avgifter ingår i rapportprofil så sparades inte "Regionalt stöd" i profilen. Det gör det från och med denna version Nytt företag När man klickat på OK för att påbörja själva upplägget av nytt företag blir knappen OK låst till dess upplägget är klart. Tidigare kunde man klicka på OK en gång till om man ville, vilket kunde ställa till problem.

9 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2011 Sid: Rapporter Löneartsfördelning. Antalet övertidstimmar på rapporten Löneartsfördelning stämmer numera överens med Analys Historik. Differens kunde tidigare uppstå om man hade anställda med procentuell fördelning av resenheter ex: 100_10%, 200_10%, 300_10%. Löneartsfördelningen kunde tappa rader med antal/belopp. Det är nu rättat. 3.2 Nyheter/Rättningar i version Import löneberedning från Time & Attendance. Om det finns ett barn med i importfilen som inte finns på den anställde i Hogia Kyrklön så läggs barnet inte upp per automatik. Varning i avräkningen på föräldraledighet som inte är knutet till något barn precis som tidigare. Aktivera kontrollen under Arkiv Inställningar Avancerade inställningar Avräkning. Löneadministratören får lägga upp barnet manuellt i Hogia Kyrklön Export av anställda till Resa/Travel. Från och med den här versionen följer även informationen om Vem som betalar drivmedel och Typ av drivmedel med i exportfilen till Resa/Travel Bankkoppling Handelsbanken. Vi fyller nu ut bankkontonummer med nollor till 11 tecken innan kontonumret går igenom Modul11Test Skattedeklaration. Belopp från lönearter med löneartstyp Utdelning med kapitalskatt 30% redovisas nu i ruta 85 på den nedre delen av skattedeklarationen. 3.3 Nyheter/Rättningar i version Utskrift Lönespecifikationer-Payslip/Webbrapport För att få en säkrare hantering av utskrift av Lönespecifikationer med blankettyp Payslip och Webbrapport har vi skrivit om och säkerställt funktionen Nya förmånsbilar Nu kan en ny fil med förmånsbilar laddas ner under Verktyg Uppdatera bilregistret Utskrift Lönespecifikation Nu skrivs semesterrätt och sysselsättningsgrad ut korrekt på Lönespecifikationen Utskrift kontrolluppgifter- Payslip Nu skapas kontrolluppgifter till Payslip enbart för de anställda som har markeringen Användare i PBM/Medarbetaren registrerar sina avvikelser och tid på webben

10 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2011 Sid: 8 4 Följebrev Hogia Personal version Hogia Personal Version 11.2 På rapporten Personalomsättning kan du nu välja, under Övrigt, om du även vill skriva ut en lista på anställda som har börjat respektive slutat under perioden. På rapporten Personalbokslut kan du numera även göra urval på koncern. Rapporter/PA-blanketter/Hälsa har kompletterats med en ny rapport som heter Bedömning av arbetsförmåga. Denna blankett utgör tillsammans med checklistan Arbetsgivarens ansvar ett underlag vid kontakt med Försäkringskassan, val av rehabiliteringsåtgärder och framtagning av rehabiliteringsplan. Vi har gjort det möjligt för användare med begränsad behörighet att flytta anställda utanför sitt eget behörighetsområde. Om du vill använda den här funktionen i programmet går du in under Arkiv/Inställningar och Fliken Övrigt. Sätt en bock i kryssrutan Tillåt användarna att flytta anställningar till företag, avdelningar osv som ligger utom de egna behörigheterna Om du begränsar något av behörighetsurvalen, t ex att personen endast har rätt till vissa avdelningar, och du går in på anställningsfliken och klickar Ny eller Ändra så finns denna kryssruta: Om du inte bockar i den kan du endast registrera på det du har behörighet till. Bockrutan minskar risken för felregistrering. Registrerar du av misstag på något du inte har behörighet till försvinner personen efter att du sparat eftersom du inte längre är behörig till personen och du kan inte rätta upp det själv Webbrekrytering (tilläggsmodul): OBS! Ni som kör Webbrekrytering behöver uppdatera både Hogia Personal och Webbrekrytering till version Nedanstående programförändringar kräver att tidigare version av Webbrekrytering avinstalleras via kontrollpanelen innan den nya versionen installeras. OBS! Webbrekrytering kräver numera.net Framework kontrollera med er tekniker om detta redan finns installerat på er webbserver, om inte måste servern uppdateras (ladda ner från Microsofts hemsida) Vi har förändrat vår hantering av hur vi läser in den sökandes dokument till databasen. Observera! Innan du väljer möjligheten att bifoga filer - be din tekniker att kontrollera att det finns ett fullgott virusskydd med realtidsscanning på webbservern! Installationen kommer nu ihåg inställningarna till nästa installation. Tidigare visade webbrekryteringen förslag på svenska postnummer när den sökande registrerade sin ansökan oavsett nationalitet.

11 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2011 Sid: Vi har gjort följande rättningar: Vi har sett över hur vi hanterar begränsad behörighet när det gäller attest i Lönerevisionsmodulen. Lönerevision Ny inställning under Arkiv/Inställningar/Övrigt Tillåt revidering av redan attesterade rader. Vilket gör att de som har behörighet har rätt att ändra redan attesterade förmåner. Många av våra rapporter bygger på födelsedatum för att ta fram tex kön och ålderstatistik. Detta genereras automatisk för alla som har svensk personnummer men ska registreras för andra nationaliteter. From denna version så gör vi en kontroll att alla personer har ett korrekt födelsedatum vid upp starten av programmet. De personer som saknar personnummer kommer upp på en lista som du bör korrigera. För att tända upp fältet; gå in i personregistret på Personfliken - välj Systemnamn och rubriker - tänd upp fältet födelsedatum. Bevakningskalender visade tidigare inte jubilar för de anställda som bytt anställningsnummer, bolag och förmån. Rapporten Kön och åldersstatistik kunde tidigare ge felmeddelande om du valde vissa sorteringsalternativ. Knapp till Hogia Kyrklön - Programmet kontrollerar numera att den hittar sökvägen till Hogia Kyrklön innan den lägger ut knappen. PA Verktyget - Vi har förbättrat inloggningen för er som använder er av klustrade servrar. PA Verktyget - Vi har infört förbättringar för Vista/Win7. Stenungsund den 29 april 2011 /Produktavdelningen 4.2 Hogia Personal version ( ) Vi har gjort följande rättningar: Vi har förbättrat meddelandet som visas när man bifogar en för stor bild/foto till en anställd. Vi har gått tillbaka till ett äldre format av våra Word-mallar för att även de som inte har de senaste Officepaketen ska kunna använda mallarna. Vi hade tidigare en för sträng kontroll av vad som var ett överlappande datum på anställningsfliken i personregistret. Stenungsund den 17 januari 2011 /Produktavdelningen

12 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2011 Sid: 10 5 Övrigt 5.1 Var finns utskrifter av grundregister, arbetsscheman och blanketter? Gå in på Eniac Data:s hemsida, Klicka på Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet.

13 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2011 Sid: 11 Klicka på Fyra standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartlista, Lönearter per ack, och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDF- Format så du kan lätt skriva ut dem. Här finner du även annan matnyttig dokumentation, så som instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis samt en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf.format och Excel-format. Här finns, som du säkert känner till, även de senaste nyhetsbreven utlagda. De hittar du under rubriken Nyhetsbrev.

14 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2011 Sid: Hur får vi aktuell information om Hogia Kyrklön? RSS är en ny funktion i Hogia Kyrklön som vi använder för att snabbt nå ut till våra användare. I dagsläget går all information ut till alla användare även om vissa meddelande inte berör alla. Om du har markerat med en bock i rutan Visa meddelande om olästa nyheter så är tjänsten aktiverad och funktionen startar automatiskt när programmet startas. Skulle information komma under tiden du arbetar så uppdateras nyheterna varje timma. Du kan när som helst ta fram informationen genom att klicka på RSS-knappen i den övre meny-raden. välj läsa, är information inget som berör er, markera meddelandet och klicka på stäng. Som du ser i exemplet ovan, kan vi exempelvis kort beskriva semesterberäkning, vi kan snabbt nå ut till alla kunder om vi har problem med våra telefoner osv.