Aktuella programtips 2011

Transkript

1 Avstämningar inför årsskiftet 2011/2012 Snart är det dags för ett ytterligare årsskifte. Förbered dig redan nu med att stämma av ackumulatorvärden mot skattedeklarationen i ditt löneprogram. Ett korrekt underlag är en förutsättning för ett smidigt årsskifte. Om du inte får skapa säkerhetskopior och nytt kalenderår själv kan det vara bra att redan nu boka in tid med din IT-tekniker. Det finns två ljudförsedda Guider som handlar om avstämningar inför årsskifte: Avstämningar 1» och Avstämningar 2» Logisk uppbyggnad i programmet För att du ska kunna kontrollera samt felsöka vid behov, är det viktigt att du vet vilka inställningar i programmet som styr var uppgifterna hamnar på kontrolluppgiften samt i skattedeklarationen. Kontrolluppgifterna hämtar sina värden från ackumulatorerna. Logiken i programmet är byggd så att varje ruta på kontrolluppgiften har en motsvarighet i en ackumulator med liknande nummer. Exempelvis Ruta 11 Kontant Bruttolön har sin motsvarighet i ackumulator 111 Kontant Bruttolön. Ruta 13 Bilförmån utom drivmedel har sin motsvarighet i ackumulator 113 Bilförmån utom drivmedel. Ackumulatorernas värde kommer från de lönetransaktioner som skapats under året. Rätt inställning på dina lönearter är grunden till korrekta uppgifter. Löneartens inställning under Typ styr var värdet ska hamna på skattedeklarationen och inställningen under Summera vid avräkning till styr i vilken ackumulator värdet ska sparas. Skatteverket jämför skattedeklarationerna du lämnat in under året med kontrolluppgifterna du skickar in vid årsskiftet. Kom ihåg att det är de inskickade skattedeklarationerna som Skatteverket har som underlag. Skattedeklarationen finns summerad för hela året och det är den du inledningsvis skriver ut vid avstämningsarbetet. 1

2 Gå till Rapporter/Skattedeklaration och välj att ta ut den för hela För att få fram värdet i ackumulatorerna går du till menyn Analys/Ackumulatorvärden. Välj vilka anställda du vill ta ut rapporten för och ange den ackumulator du vill ha uppgifter från. Du kan skapa tre listor; en för avdragen skatt, en för bruttolön samt en för förmåner. Skriv ut dessa listor så att själva avstämningsarbetet kan börja. 2

3 Du stämmer av enligt nedan: Steg 1 Ruta 88 på skattedeklarationen, Summa avdragen skatt ska stämmas av mot värdet i ackumulator 101 Avdragen preliminär skatt. Under Analys/Ackumulatorvärden tar du fram en rapport med alla anställda med ackumulatorn för Avdragen preliminär skatt 101. I denna avstämning finns det inga naturliga differenser utan värden ska vara exakt lika. 3

4 Steg 2 Ruta 50 på skattedeklarationen, Avgiftspliktig bruttolön utom förmåner, ska stämmas av mot det värde som finns i ackumulator 111 Kontant Bruttolön. Beloppet är de ersättningar som företaget betalat arbetsgivaravgifter på under året. Naturlig felkälla om beloppen inte stämmer Har du anställda som tjänat under 1000 kr (eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening), ligger summan med i ackumulator 111 Kontant Bruttolön men finns inte med i ruta 50. Detta är en helt naturlig differens eftersom ersättningarna inte är underlag för sociala avgifter. Detta gäller även för de anställda som är födda 1937 eller tidigare, deras lön finns med i ackumulator 111 Kontant Bruttolön men inte i ruta 50 på skattedeklarationen. På sidan 2 i rapporten Skattedeklaration för hela år 2011 visas summan för löntagare som har tjänat under 1000 kr eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening samt summan för löntagare med negativ bruttolön. Sist i denna rapport specificeras även anställningsnummer för de som är födda 1937 eller tidigare. 4

5 Tips! Använd dig av Specifikation till skattedeklaration av anställningsnummer för de som är födda tidigare än 1937 och för de som har tjänat under 1000 kr. Ta sedan ut en rapport under Analys/Ackumulatorvärden för dessa anställningsnummer och välj att titta på ackumulator 111 Kontant Bruttolön. För att få fram den naturliga differensen lägger du ihop summorna för de som födda tidigare än 1937 och de som har tjänat under 1000 kr. Steg 3 Ruta 51 på skattedeklarationen, Avgiftspliktiga förmåner ska motsvara summan av ackumulerade värden från: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån Naturlig felkälla om beloppen inte stämmer Har du anställda som är födda 1937 eller tidigare, finns deras förmåner med i ackumulatorerna men inte i ruta 51 på skattedeklarationen. Tips! Använd dig av skattedeklarationens sammanställning av anställningsnummer för de som är födda tidigare än Gå till Analys/Ackumulatorvärden och ta fram en rapport för dessa anställda och välj att titta på ackumulatorerna för förmåner, notera summan. I ackumulator 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån ingår värden från både löneart 872 Drivmedelsförmån och 873 Drivmedelsförmån, ej sociala avgifter, men den sistnämnda ingår inte i ruta 51 på skattedeklarationen. Det blir en helt naturlig differens i och med att den delen av förmånen inte är underlag för arbetsgivaravgift. 5

6 Tips! Ta ut lönehistorik för löneart 873 Drivmedelsförmån, ej sociala avgifter under Rapporter/Egna rapporter/transaktionshistorik för utbetalningsdatum för att se exakt hur stor differensen ska vara. Kom ihåg att markera Skriv ut anställda som har slutat. Lägg ihop denna summa med den du fick fram för de anställda som är födda tidigare än 1937, nu vet du hur stor den naturliga differensen ska vara. Observera att ruta 53 och ruta 81 på Skattedeklarationen behöver inte ha samma belopp. Om du har anställda som fått tjänstepension, drivmedelsförmån eller skattejämkning, bör du ha högre belopp i ruta 81. Du kan även ha andra lönearter som är skattepliktiga men är inte underlag för sociala avgifter. Fortfarande differenser? Kontrollera att skattedeklarationen du skrev ut för hela år 2011 verkligen stämmer med det du skickat till Skatteverket. En annan möjlig felkälla kan vara att en löneart inte varit rätt kopplad under året, och därmed summerats felaktigt. Börja felsökningen med att ta ut rapporten Löneartsfördelning under Rapporter/Periodens & månadens för den senaste löneutbetalningen. Markera att du vill visa ackumulerade värden. I denna rapport får du information om vilka lönearter som använts under året. 6

7 Ta därefter ut rapporten Lönearter per ack under Rapporter/Register, både från Övningsföretaget och från ditt eget företag. I denna rapport får du information om vilka lönearter som är kopplade till respektive ackumulator. Jämför rapporterna och kontrollera att lönearterna är kopplade till rätt ackumulator. Är du osäker på hur någon ersättning du betalat ut under året ska redovisas, hittar du information om detta i Skatteverkets informationsblad, SKV 304 Kontrolluppgifter lön, förmåner mm. Inkomståret 2011» som också finns att ladda ner från Skatteverkets hemsida, Du kan kontrollera även värdet i en ackumulator genom att skapa en egen avstämningsrapport. Gå till Rapporter/Egna rapporter/transaktionshistorik och ange alla de lönearter som är knutna till t ex ackumulator 111 Kontant Bruttolön. För att få med anställda med avgångsdatum, måste du markera rutan Skriv ut anställda som slutat. Den egna rapporten läser transaktionernas värden som du sedan kan jämföra med det värde som summerats i ackumulatorn. Stämmer beloppen inte överens, kan en löneart ha varit felkopplad. Tips! Skapa en liknande rapport över lönearterna för förmåner som ska redovisas i ruta 51 på skattedeklarationen. Om du i felsökningen finner att det under året skett en felaktig summering till en ackumulator finns det möjlighet att justera värdet genom att räkna om ackumulatorerna. Justera värdet genom att räkna om ackumulatorerna Koppla först den/de under året felaktigt summerade lönearterna till rätt ackumulator. SÄKERHETSKOPIERA och gå därefter till Register/Registervård/Räkna om ackumulatorvärden. Välj att räkna om den ackumulator som var felaktig. Rutinen går igenom årets alla transaktioner och räknar om värdet enligt de nuvarande inställningarna på lönearten. OBS! Det är endast ackumulatorer med automatisk nollställställning vid årsskiftet som går att räkna om. OBS! Använd inte den här funktionen om du har gjort manuella justeringar direkt i ackumulatorerna under året! Dessa justeringar försvinner vid omräkningen. 7

8 Korrigera nu Har du haft någon anställd som det har blivit fel på under året så passa på att genomför de korrigeringar nu innan du genomför årsskiftet i programmet. OBS! Det går inte att skapa en kontrolluppgift för en anställd med negativt värde i t ex ackumulator 111 Kontant Bruttolön. På sidan 2 i rapporten Skattedeklaration för hela år 2011 visas summan för löntagare med negativ bruttolön. Kontrollera noggrant att du har med alla korrigeringar i decemberlönen så att eventuell bruttolöneskuld för 2011 korrigeras redan nu. 8