Caspeco Business Control 6 CASPECO MANUAL KU

Transkript

1 Caspeco Business Control 6 CASPECO MANUAL KU

2 INNEHÅLL KU... 1 Inställningar och skapa kontrolluppgifter... 1 Kontaktuppgift kontrolluppgift... 2 SINK (Särskild inkomstskatt)... 2 Ägare... 3 Arbetsställenummer... 4 Flera personnummer... 4 Förmånsbilkod... 5 Övriga förmåner... 5 Var hamnar filen?... 6 Skicka kontrolluppgift med e-post till de anställda... 6 Anställda med ogiltig e-postadress... 9 Skicka in kontrolluppgifterna till skatteverket...10 Filerna tas inte emot av Skatteverket...10 Avstämning av Kontrolluppgifterna och arbetsgivardeklarationerna...11 Summa KU och summa arbetsgivardeklaration...13

3 1 Inställningar och skapa kontrolluppgifter När du är klar med löneperioden november och perioden är låst så kan du skapa kontrolluppgifter (KU) för gällande inkomstår. Ställ dig på löneperiod november år 20XX (sista utbetalningsmånaden för inkomståret) Klicka sedan på fliken KU. Är du säker på att du vill skapa kontrolluppgifter för inkomståret 20XX? Klicka på Ja i ovanstående dialogruta. Skapa datafil på skrivbordet är förvalt. Detta innebär att det skapas en mapp på skrivbordet som innehåller datafilen som ska skickas till skatteverket - KU20XX. Denna fil kan man sedan ladda upp på skatteverkets hemsida (se längre ned i instruktionen). Urval skapa för samtliga anställda är förvalt. Det innebär att det kommer att skapas en kontolluppgift för samtliga anställda som haft någon form av lön, skatt eller förmån under inkomståret, vilket ska göras. Klicka på Skapa KU i ovanstående dialogruta

4 2 Kontaktuppgift kontrolluppgift Om denna ruta dyker upp så saknar vi kontaktperson för KU i vårt system, ange detta och tryck Spara. SINK (Särskild inkomstskatt) Ovanstående dialogruta får du upp OM det finns anställda med samordningsnummer som ej är markerade med SINK på anställdafliken (det tillfälliga personnumret personer från andra länder får av skatteverket). Klicka på OK

5 3 Om personen ska beskattas enligt SINK sätter man ett kryss som i dialogrutan ovanför. Det kommer då att skapas en KU 13 istället för en KU 10 på denna person. Klicka sedan på ikonen Spara och stäng. Anställda som har markerats med SINK på anställdafliken kommer inte upp i rutan ovan, där skapas vi en KU 13 direkt. Om personen är obegränsat skattskyldig i Sverige, d.v.s. att denne ska beskattas precis som vanligt så markerar men inte den anställde utan klickar direkt på ikonen Spara och stäng. Ägare Om personen ovan är ägare till bolaget klicka Ja, om inte klicka Nej.

6 4 Arbetsställenummer Ovanstående dialogruta får man för varje enhet som finns i systemet. Har bolaget endast ett fysiskt arbetsställe så låter man siffran 1 stå kvar och klickar på Ok på samtliga frågor. Har bolaget flera fysiska arbetsställen så ska man ange de arbetsställenummer som man får från SCB (Statistiska Centralbyrån). För vidare information om arbetsställenummer kontakta Statistikska Centralbyråns växel på eller Flera personnummer Ovan varning talar om att den anställde har haft flera personnummer under året, detta är när en anställda har haft ett samordningsnummer en del av året och sedan fått sitt svenska personnummer under andra delen av året tryck OK.

7 5 Förmånsbilkod Ovanstående dialogruta får man om bolaget har anställda som haft förmånsbil under året. Man måste ange en 7 positioner lång förmånsbilkod som ska specificeras på kontrolluppgiften. Klicka sedan på Ok. OBS! Caspeco vet inte vilka förmånsbilkoder som gäller för förmånsbilarna på ert bolag. Koderna kan man hitta på skatteverkets hemsida på adressen tml Har du frågor om detta ska du kontakta skatteverket på telefon Övriga förmåner Ovanstående dialogruta får du upp om en anställd haft förmåner som ska specificeras i ruta 65 på kontrolluppgiften (Övriga förmåner) och dessa förmåner överstiger 36 tecken, inklusive mellanslag. I detta fall måste du korta ner texten som kommer med på kontrolluppgiften. Ändra texten i fältet ovan så att antal tecken är max 36st. Klicka sedan på OK.

8 6 Var hamnar filen? Mappen KU 20XX har skapats på skrivbordet innehållande KU-filer Ovanstående dialogruta indikerar att kontrolluppgifterna är skapade och finns i en mapp på ditt skrivbord som heter KU 20XX (bolagets organisationsnummer). Klicka på Ok 20XX Första sidan avser sammandraget av kontrolluppgifterna och följande sidor avser kontrolluppgift per anställd. Skicka kontrolluppgift med e-post till de anställda När du skapat kontrolluppgifter kan du enkelt välja att skicka dem till de anställda via e-post. 20XX Klicka på Skicka som e - post

9 7 Klicka på Ja i ovanstående dialogruta I ovanstående dialogruta kan du skriva ett meddelande till de anställda som skickas med i mailet tillsammans med kontrolluppgiften. Klicka på Ok.

10 8 Ovanstående dialogruta visar hur många anställda som det skickats kontrolluppgifter till. Den visar även om kontrolluppgiften inte gick att skicka till någon anställd. Klickar man på + tecknet så ser man vilka personer som det inte gick att skicka kontrolluppgiften till och anledning till detta. Man kan välja att spara denna rapport till fil genom att klicka på Spara rapport till fil. Klicka på Stäng när du är färdig.

11 Anställda med ogiltig e-postadress Om ni inte kunde skicka kontrolluppgiften till en del anställda pga. ogiltig e-postadress så kan ni välja att skapa kontrolluppgifter för endast dessa anställda, så att ni kan skriva ut dessa och skicka med post. Klicka på fliken KU och gör om alla stegen MEN i dialogrutan Skapa kontrolluppgift gör du valet Skapa kontrolluppgift för anställda med ogiltig e- postadress, se nedan. 9 Gör sedan om alla steg precis som du gjorde när du skapade kontrolluppgifterna första gången. När kontrolluppgifterna skapats för de anställda utan giltig e postadress kan du skriva ut dem genom att klicka på skrivaren i menyraden, se nedan. 20XX

12 10 Skicka in kontrolluppgifterna till skatteverket På skrivbordet ligger det nu en mapp som heter KU 20XX ORG.NR. Filen i denna mapp laddar man upp på skatteverkets hemsida under självservice. gifter.4.7be bea064694bf39.html För mer information om hur du laddar upp filerna vänligen besök eller kontakta skatteverket på telefon Filerna tas inte emot av Skatteverket Om du får en felsignal att skatteverket inte kan ta emot filerna och du själv inte kan utläsa vad felet är så behöver du kontakta skatteverket och ta reda på vad felsignalen innebär. Kontakta sedan Caspeco support på så hjälper vi er att ändra på det som är felaktigt.

13 Avstämning av Kontrolluppgifterna och arbetsgivardeklarationerna Om man vill stämma av att de arbetsgivardeklarationer man har skickat in under året stämmer mot de kontrolluppgifter man skapat kan man stämma av detta via en lista under fliken listor. 11 Klicka på underfliken Avstämning KU och sedan på Skapa lista. Period: november 20XX Listan jämför Summa bruttolön och summa skatt på kontrolluppgifterna och arbetsgivardeklarationerna.

14 Rött Indikerar att en anställd har ett negativt totalvärde på sin skatt eller förmånsvärde. Detta kan man inte ha och det måste åtgärdas. Grönt Indikerar att en anställd har tjänat mer än 100 kr men under kr. Den anställde kommer att få en kontrolluppgift men har inte varit med på arbetsgivadeklarationen. Detta är en ok differens. Mörkblå Indikerar att en anställd har tjänat mer än 100 kr men under kr och dessutom fått en förmån. Den anställde kommer att få en kontrolluppgift men har inte varit med på arbetsgivardeklarationen. Detta är en ok differens. Ljusblå Indikerar att en anställd har tjänat under 100 kr och kommer därmed inte att få en kontrolluppgift. Den anställde har inte heller varit med på arbetsgivardeklarationen. Orange Visar hur mycket förskott en anställd fått och om samma summa är dragen på dennes lön. 12

15 13 Summa KU och summa arbetsgivardeklaration Summan för bruttolön och skatt för kontrolluppgifterna hittar du på sammandraget av kontrolluppgiften, dvs. första sidan du får när du skapar kontrolluppgiften. 20XX Summan för bruttolön och skatt för arbetsgivardeklarationen hittar du under Visa/avstämningar/summerade skattdeklarationer. I dialogrutan ovan väljer du de löneperioder som utbetalats det inkomståret du tittar på.

16 POSTADRESS: , Uppsala BESÖKSADRESS: S:t Olofsgatan 9 TELEFON: info@caspeco.se