DAGS FÖR ÅRSSKIFTESHANTERING I ENTRÉ LÖN

Transkript

1 DAGS FÖR ÅRSSKIFTESHANTERING I ENTRÉ LÖN Installationsdata support: Installationsdata fax: support: support@installationsdata.se Hemsida: RSV DataService inlämningsställe för kontrolluppgifter på diskett: Riksskatteverkets inläsningsställe Box Vänersborg Telefon: Installationsdata AB Sidan 1 av 18

2 Välkommen till årsskifteshanteringen i Entré Lön I oktober fick du information om CSR-förfrågan och övriga förberedelser inför årsskifteshanteringen. Om du inte har gjort dessa måste du göra dem innan du går vidare. Dokumenten finns att hämta på vår hemsida eller ring vår växel så kan vi faxa över dem till dig. När du gjort de förberedande uppgifterna enligt ovan, följer du vår checklista för årsuppdateringen. Checklistan måste utföras i turordning. Varje punkt har en hänvisning till mer utförlig beskrivning. Vi kan inte nog understryka hur viktigt det är att ni följer detta dokument till punkt och pricka för att era kontrolluppgifter och avstämningar mot bokföringen ska bli korrekta. Januari är den månad då vi har flest samtal till supporten. För att snabba upp väntetiden uppskattar vi om ni har ert kundnummer till hands. Om ni inte vill vänta i telefonen kan ni maila in till oss på support@installationsdata.se så ringer vi er enligt turordningen i vår kö. Innehållsförteckning CHECKLISTA ÅRSSKIFTESRUTINER...3 FORA...4 AVSTÄMNING...6 KONTROLLUPPGIFTER...9 UTSKRIFT KONTROLLUPPGIFT...11 ÅRSBYTE...14 CHECKLISTA INSTÄLLNINGAR INFÖR NYTT LÖNEÅR NYHETER INFÖR FÖRSTA LÖN Installationsdata AB Sidan 2 av 18

3 CHECKLISTA ÅRSSKIFTESRUTINER INLÄSNING ÅRSUPPDATERING FÖR LÖN SIDA Sista lönen för året måste vara körd! Följ installationsanvisningen för uppdatering Se sep. blad Ta ut FORA-listan. Obs! lämnas på diskett. 4-5 Kontrollera att samtliga uppgifter kommit med till 6-8 kontrolluppgiftsackumulatorerna. Saknas någon ersättning lägg till nödvändiga recept och räkna om de berörda ackumulatorerna. Gå in under årsbearbetningar. Gå till "Ändra kontroll uppgifter". Kontrollera värdena på kontrolluppgifterna, lägg till eventuella meddelanden till myndigheten och de anställda. Skriv ut kontrolluppgifterna. Skapa gärna en speciell "KU-skrivare" som du använder speciellt för kontrolluppgifterna i lön. Skicka redovisningen på diskett till skattemyndigheten. 13 Se adressen på första sidan. Tag en säkerhetskopia som sparas i kassaskåpet, alternativt en bandbackup. Gör årsbyte. OBS! Detta innebär att man inte längre 14 kan räkna om ackumulatorerna. Nu skapas nya ackumulatorer för 2003 och löneraderna nollställs och dina löneperioder tas bort. Gå igenom checklistan över alla inställningar av 15 förändringar inför det nya löneåret Detta måste göras innan första lönen på året körs. Installationsdata AB Sidan 3 av 18

4 FORA Värden för intjänad bruttolön till FORA hämtas från ackumulator 320. Du bör kontrollera vilka värden som ackumuleras i 320 genom att ta ut en lista under ackumulatorer och anropande recept. Den visar alla lönearter som ackumulerar sitt värde till ackumulator 320. Det är lönegruppen som styr om den anställde ska redovisas som arbetare, tjänsteman, chef eller företagsägare. Gå igenom befattningskoderna och lönegrupperna på de anställda i personregistret. Om vi väljer arbetare så kommer varje person som tillhör lönegruppen att redovisas på första sidan i FORA med personnummer och med övriga löneuppgifter. När man väljer tjänstemän kommer man endast att redovisas på sida ett, med ett totalbelopp beroende på vilken befattningskod man tillhör. Installationsdata AB Sidan 4 av 18

5 Inställningar av FORA listan görs under LN 6 - Inställningar 2 - Rapporterinställningar 8 FORA-lista Fyll i uppgifterna som FORA skickat ut till dig som arbetsgivare. OBS! Fyller du i år 1981 kommer personer fyllda 82 med på listan för arbetare men enbart med namn och personnummer. Gå till LN, 4 och välj Fora lista. Tryck F5 för att redigera listan. Tryck F2 för att hämta in uppgifter från register. Vill du redigera uppgifterna på en anställd så ändrar du genom att trycka Enter när du står på personen ifråga. Tänk på att: För anställda som har semesterören ska bruttolönen för arbetare och slutliga uppgifter kompletteras med semesterersättningen. Har den anställde fyllt 21 år under året gäller speciella regler. Läs noga i broschyren från FORA. De värden som du sparat i samband med semesterskuldslistan finns sparade i ackumulator 911. Skriv ut innehållet för 911 under Listor & Statistik, Ackumulatorer och välj Innehåll. Vill du komplettera uppgifterna med en person som inte finns upplagd i personregistret så skapar du en ny post med F3. Du ska skicka en diskett tillsammans med deklarationen till FORA centralen. Du väljer med mellanslag på fältet destination. Installationsdata AB Sidan 5 av 18

6 AVSTÄMNING För att göra en kontroll av den utbetalda lönen och övriga ersättningar till dina anställda så skriver man ut en ackumulatorlista på de ackumulatorer som ingår in kontrolluppgiften. Exempel 1. Jag vill göra en avstämning av innehållet i mina kontrolluppgifts ackumulatorer. Gå till LN 4 Listor & statistik Välj ackumulatorer. Här finns ett flertal listor men projektackumulatorlistan är den som enklast kan visa innehållet både på period och person. Intervallet som innehåller dina uppgifter är från 110 betald skatt året till 157 Representation. =========================================================== ÅRSSKIFTE LÖN PROJEKT-ACKUMULATOR-LISTA Ackumulator : Personid : Lönetyp : Period : =========================================================== NR NAMN ID NAMN SUMMA AVDRAGEN A-SKATT 1001 Anders Johansson Peter Karlsson Eriksson Nils Johansson Ove KONTANT BRUTTOLÖN 1001 Anders Johansson Peter Karlsson Eriksson Nils Johansson Ove Installationsdata AB Sidan 6 av 18

7 Exempel 2. Jag vill göra en avstämning av mina lönearter som är använda under året Gå till LN 4 Listor & statistik Välj Lönearter Använda per period Listan visar alla transaktioner med antal och totalbelopp. ============================================================ LÖNEFÖRETAGET ANVÄNDA LÖNEARTER PER PERIOD Sida 1 Lönetyp : 3 Löneperiod : - Person-id.: CS :36 ============================================================ AVT.OMR. ART TEXT ANTAL SUMMA Tidlön Mon Månadslön Motkontering Restid Utanf.arb.tid Ackordslön Mon Övertidsers. A Mon Övertidsers. B Mon Övertidsers. C Mon Rikskuponger Prel Skatt-tab Kontrollavgift 0.5% Mon Fack avgift Mon Rikskuponger Installationsdata AB Sidan 7 av 18

8 ACKUMULATORER Dina ackumulatorer som ligger till grund för kontrolluppgiften är följande: SKATT 110 AVDRAGEN A-SKATT TJÄNST 111 KONTANT BRUTTOLÖN MM FÖRMÅNER 112 SK.PLIKT. FÖRM. EXL BIL & DRIVMEDEL 113 SK.PLIKT. BILFÖRM UTOM DRIVMEDEL 115 ANTAL MÅNADER MED BILFÖRMÅN 116 ANTAL KM MED MILERS VID BILFÖRMÅN 117 BETALT FÖR BILFÖRMÅN 118 DRIVMEDEL VID BILFÖRMÅN KOSTNADSERSÄTTNINGAR 120 KOSTN.ERS EJ KRYSS SKPLI ERS GRUND EGENAVG 130 TJÄNSTEPENSION 131 ANDRA SKPLI ERSÄTTNINGAR 135 VISSA EJ SKPL ERSÄTT- NINGAR TILL FORSKARE 137 VISSA AVDRAG KAPITAL 138 RÄNTA 139 HYRESERSÄTTNING FÖRMÅN 141 BOSTAD SMÅHUS 142 KOSTFÖRMÅN 143 BOSTAD EJ SMÅHUS 144 RÄNTA 147 ANNAN FÖRMÅN KOSTNADSERSÄTTNINGAR 150 BILERS ENLIGT SCHABLON 151 TRAKTAMENTE INOM RIKET 152 TRAKTAMENTE UTOM RIKET 153 TRAKTAMENTE INRIKES 154 TRAKTAMENTE UTRIKES 155 RESKOSTNADSERSÄTTNING 156 LOGI 157 REPRESENTATION Installationsdata AB Sidan 8 av 18

9 KONTROLLUPPGIFTER Årsbearbetning av lönerna görs under Se LN - 8 Årsbearbetning - 5 Ändra Kontrolluppgifter Sista lönen för året ska vara körd innan du börjar med dina kontrolluppgifter. Första gången du går in på meny valet för Ändra Kontrolluppgifter skapas ett nytt årsregister för årets redovisning. Tänk på att om du varit inne tidigare under löneåret så finns det redan uppgifter på de anställda, men totalbeloppen på uppgifterna är inte fullständiga. Du måste då uppdatera dina värden genom att trycka F2=Hämta från ackumulatorer. Hmmmmm! Installationsdata AB Sidan 9 av 18

10 ÄNDRA KONTROLLUPPGIFT Det går bra att ändra en enstaka anställds löneuppgifter direkt på kontrolluppgiften. Vissa uppgifter måste man lägga till eller korrigera direkt på kontrolluppgiften. Tex FÄLT 66 kostnadsersättning, FÄLT 70 mätavgift och FÄLT 14 förmånskod tjänstebil. Du som har använt dig av ett annat lönesystem under året kan summera de löneavräkningar som är utbetalda tidigare under året, till dem som är avräknade i Entré lön. Endast en kontrolluppgift behöver skickas till RSV. Stå i beloppsfältet och använd miniräknaren. Tryck F1 för att aktivera räknaren. Vissa avdrag i ruta 70 är tex avdragen mätavgift. Genom att använda sig av F4 menyn kan du enkelt uppdatera alla kontrolluppgifter med samma text. OBS! Glöm inte att ta bort texten på de personer som inte har något belopp redovisat i ruta 37. Installationsdata AB Sidan 10 av 18

11 Ta bort rättelsedatum! När du har justerat dina kontrolluppgifter, tryck F10 = Spara. Om korrigeringen endast gäller ändring innan första redovisningen till skattemyndigheten så skall rättelsedatum tas bort via F4 menyn. Efter korrigering gå tillbaka till 4 - Kontrolluppgifter och skriv ut den korrigerade kontrolluppgiften. UTSKRIFT KONTROLLUPPGIFT Utskriften av kontrolluppgifterna kan du göra på vanligt vitt papper. Du får då med textinformation på de fält som innehåller värden för den anställde. Om du väljer att skriva ut på vanligt papper så går det bra att välja den skrivare som du normalt använder till rapportskrivare annars ska du använda din KU skrivare. Här får du en snygg laserutskrift men den kräver att du har en Hpkompatibel laserskrivare. Person Id: Inkomstår: Sortering: Destination: Fältet lämnas tomt för att ta med alla anställda. Avser det inkomståret du ska redovisa till skattemyndigheten. Dvs. år 2002 Valfritt Du kan dels lista uppgifterna på skärmen eller ta ut dem på skrivaren samt välja att skapa diskett. När dina uppgifter är klara och du ska redovisa dessa till skattemyndigheten skapar du en KU diskett. Installationsdata AB Sidan 11 av 18

12 SKAPA SKRIVARE TILL KONTROLLUPPGIFTEN När du står inne på kontrolluppgifter välj: F2 = Byt skrivare F3 = Skapa ny skrivare Du som vill skriva ut kontrolluppgiften på laserblanketten kan göra följande inställning. PUST!!! Ge inte upp! Du är nästan färdig! Installationsdata AB Sidan 12 av 18

13 SKAPA KU DISKETT Sätt i en tom och formaterad diskett i datorns diskettfack. Välj listtyp Diskett med mellanslag, du får då med Destination A: automatiskt. Tryck F10 för att starta. Disketten skickar du sedan till RSV dataservice. Se första sidan för adressen. Vill du titta på innehållet på disketten så väljer du Listtyp diskett och sedan trycker du mellanslag på Destination till texten Titta på A: visas. Nu ser du innehållet på disketten som du har skapat. Du kan även välja att skriva ut innehållet på papper. #DATA_START #POST_START UGNR #UG #POST_START KU10 #PERSONNR #NAMN Anders #ADRESS Sollentunavägen 58 #POSTNR #POSTORT TÄBY #UP #UP #UP #UP 70 MÄTAVGIFT #POST_SLUT KU10 #POST_SLUT UGNR #DATA_SLUT #FIL_SLUT Installationsdata AB Sidan 13 av 18

14 ÅRSBYTE I denna rutin avslutar du löneåret och tömmer ett flertal register samt nollställer perioderna. Detta måste göras före första lönen Årsbyte finns under LN - 8 Årsbearbetning - 1 Årsbyte Observera att denna rutin kan köras flera gånger men med olika delar. Du behöver inte genomföra hela bytet på en gång. Man kan förbereda inför första lönen på nya året genom att skapa ett nytt ackumulatorår och göra förberedande inställningar ända fram till avräkningen. Innan du gör avräkningen måste du ha bytt löneår och tömt föregående års lönerader. Följande punkter berörs inte vid nollställning: Datum för de perioder som inte är avräknade. Om du har börjat att registrera lön för januari så påverkas inte de lönerader som ligger registrerade i lönebearbetning. Tidsregistreringen påverkas inte av nollställning av perioder. Nytt årsregister skapas. Dvs att ackumulatorregistret är unikt för varje löneår. Detta innebär att man har alla ackumulatorer sparade tills man själv vill ta bort registret. Installationsdata AB Sidan 14 av 18

15 CHECKLISTA INSTÄLLNINGAR INFÖR NYTT LÖNEÅR 2003 SIDA Aktuell %-sats på arbetsgivaravgift Oförändrad 32,82 % 16 Aktuell %-sats på löneskatt Oförändrad 24,26 % 16 Ackumulatorår 3 MYCKET VIKTIGT! 16 Begränsningsdatum för det nya året t ex Fackavgift % Om ni fått ändrad fackföreningsavgift, ändra procent på löneart 941. Om ni fått ändrad grundavgift, gäller VVS, Isoler och Plåt. Ändra procent på löneart 942. Uppdatera semesterören för VVS, Isoler och Plåt i 17 befattningskodsregistret. Prisbasbelopp Kr 17 Inkomstbasbelopp Kr Gå igenom engångsskatten i personregistret. Gå igenom nya förmånsvärden för dina tjänstebilar. Kontrollera gärna på RSVs hemsida för bilförmånsberäkning. Gå igenom eventuella förändringar på lönearter som skall generera nya värden. Kontrollera inställningar för uppbördsdeklarationen 18 Läs in svaret från CSR efter att du har uppdaterat till 18 ny Entré version. Spara listorna som skrivs ut med de anställdas aktuella skatteberäkning och jämkning. Installationsdata AB Sidan 15 av 18

16 NYHETER INFÖR FÖRSTA LÖN 2003 Nedanstående ändringar ska utföras innan första lönen för 2003 körs. Se LN 6 - Inställningar 1 - Löneinställningar 1 Löneinställningar INSTÄLLNINGAR SOM SKA UPPDATERAS. ˆ Arbetsgivaravgifter % oförändrad ˆ Löneskatt % oförändrad ˆ Företagsstöd Stödområde A utökas med ett avdrag på 10 % på arbetsgivaravgiften upp till kr / månaden. Företagsstöd för övriga är oförändrat med 5 % upp till 3550 kr / månaden. ˆ Byt ackumulatorår till 3. Observera att du först måste skapa ett nytt löneår under LN - 8 Årsbearbetning - 1 Årsbyte ˆ Inställning av löneår. Löneårets begränsning Om företaget arbetar med redovisning av arbetstid för ett annat intervall i tidsregistreringen så anges det datum som avser första dagen i perioden. T. ex Installationsdata AB Sidan 16 av 18

17 Kontrollera följande inställningar under LN - 6, 4: Prisbasbeloppet kr Inkomstbasbelopp kr Uppdatera dina semesterören under LN - 7, 5: Kontrollera aktuella värden i ditt VVS, Isoler eller Plåt cirkulär. Se över dina lönearter som har fasta värden. T.ex. Typ av Förmån Löneartsgrupp Bilförmån&Matförmån 4xx FÖRMÅNER Bilförmåner nya värden Matförmån 60 kr Bil&Traktamenten skattefritt 7xx SKFRI ERSÄTTNING Skattefri milersättning egen bil Milersättning skattefri 16 kr Skattefri milersättning förmåns bil Milersättning bensin skattefri 9 kr Milersättning diesel skattefri 6 kr Traktamenten inrikes 190 kr Mil&Traktamenten skattepliktigt Endags traktamente Milersättning skattepliktig 8xx SKPL ERSÄTTNING Rikskuponger&övriga avdrag 9xx AVDRAG Värdet av fri kostförmån 150 kr Fack & kontrollavgift Installationsdata AB Sidan 17 av 18

18 KONTROLLERA INSTÄLLNINGAR UPPBÖRDSDEKLARATIONEN Under LN 6, 2, 3 kommer du till inställningarna för uppbördsdeklarationen. Bruttoersättning 300 Förmånsackumulator 301 Full Arbetsgivaravgift 32,82 % Löneskatt 24,26 % Företagsstöd Belopp för företagsstöd 5 % kr Belopp för företagsstöd 10 % A utökat område kr CSR SVAR Svarsdisketten som myndigheterna skickat tillbaka, läser du in under LN 8 Årsbearbetning 3 Svar från CSR Den innehåller information om de anställdas skattetabeller och jämkning. Tänk på att du ska ha läst in den nya versionen av Entre innan disketten läses in. I årets svar får uppgifter om - Jämkningsunderlag - Skattetabell för den anställde Uppgifterna från RSV läggs upp automatiskt i personregistret Sätt i disketten i diskett stationen och tryck F10. Nu startar inläsningen och du får ett inläsningsresultat som du kan skriva ut på skrivaren. Inläsningsresultatet finns även sparat i din skrivarkö och kan skrivas ut igen. God fortsättning på det nya året! Önskar vi på Installationsdata. Installationsdata AB Sidan 18 av 18