LöneNytt Nr 1/2004 För dig som använder Hogia WindowsLön+ eller Hogia Small Office Lön

Transkript

1 LöneNytt Nr 1/2004 För dig som använder Hogia WindowsLön+ eller Hogia Small Office Lön Årsskiftesrutiner Ännu ett årsskifte närmar sig och det är dags att sätta punkt för inkomstår Ett årsskifte är oftast förknippat med osäkerhet och funderingar eftersom många av de rutiner som ska genomföras normalt sett endast görs en gång om året. Detta nummer av LöneNytt kommer att hjälpa dig igenom årsskiftesrutinerna och checklistan är ett utmärkt stöd. Punkt för punkt kommer vi gå igenom exakt hur du ska göra för att få ett så smidigt årsskifte som möjligt. Utöver LöneNytt har du också fått den nya årsversionen på den medföljande CD:n. Version innehåller bland annat de nya skattetabellerna för inkomstår Kortfattad checklista för årsskiftesrutiner OBS! Det är viktigt att du följer checklistan i rätt ordning 1. Gör klart lönerna med utbetalningsdatum i december. Kom ihåg att göra eventuella justeringar för år Ta ut periodens rapporter samt månadens skattedeklaration. 2. Gör avstämningar avseende lön och skatt. 3. Ta säkerhetskopia. 4. Läs in programversion av Hogia WindowsLön+. Se till att löneprogrammet INTE är igång när du läser in den nya versionen. I samband med installationen uppdateras skattetabellerna för inkomstå r Kör rutinen Nytt kalenderår under Arkiv-menyn. När du verkställer årsskiftet nollställs de årsbundna ackumulatorerna i det nya årets databas. Välj att arbeta i föregående år databasen för inkomstår Skapa register för kontrolluppgifter samt ändra/komplettera vid behov. Skriv ut kontrolluppgifterna och skapa KU-filen till Skattemyndigheten. 7. Ta ut underlaget till FORA. 8. Ta en säkerhetskopia på inkomstår 2003 för arkivering. OBS! Använd inte samma diskett som tidigare utan ta en ny, oanvänd diskett. Välj att arbeta i innevarande år databasen för inkomstår Läs in svarsdisketten från CSR eller registrera uppgift om ny tabelltillhörighet och jämkning manuellt på de anställda om du inte har skickat in någon CSR-förfrågan. Komplettera även med uppgift om engångsskatt på respektive anställd. 10. Justera registren genom att kontrollera ackumulatorer och nya lönearter, samt ta bort anställda som slutat under år 2002 eller tidigare. 11. Klart för januarilönen Skriv ut en semesterskuldslista till bokslutet. 13.Ta fram rapporten Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro till årsredovisningen om räkenskapsåret sammanfaller med kalenderåret. 14. Gör semesterberäkningen om semesteråret sammanfaller med kalenderåret. Har du bråttom med januarilönen? Du som betalar ut lönen tidigt i januari kan påbörja löneberedningen efter punkt 5 om du först gör punkt 9 så att du har korrekt tabelltillhörighet inlagd på respektive anställd. En utförligare beskrivning av respektive punkt hittar du på sidan 3! 1

2 God Jul & Gott Nytt År! Ett händelserikt år har passerat nu är det återigen dags för ett årsskifte med allt vad det innebär. Årets två stora lönehändelser har utan tvekan varit införandet av det förlängda sjuklöneansvaret för arbetsgivaren från två till tre veckor, samt den nya lagen gällande obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro i årsredovisningen. Många av våra kunder upptäckte i samband med detta fördelarna med tilläggsmodulen Frånvarostöd. Ett oslagbart hjälpmedel för frånvarohantering direkt i löneberedningen. För att understryka betydelsen av dessa nyheter anordnades årets användarträffar utifrån temat Ohälsa och genomfördes i samarbete med Försäkringskassan. Du som arbetar med löne- och personaladministration har mycket att hålla ordning på. Det gäller att ha koll på nyheterna och det är många tusen kunder som gör det genom att prenumerera på både Nyhetsbrevet och PA-Info. Kollektivavtal ska tolkas, semesterlagen och sjuklönelagen lusläsas vi vet vad det handlar om. Vi kan lön och givetvis hjälper vi dig! Hogias löneprogramvaror har etablerats som absolut marknadsledande inom i stort sett alla storlekssegment på den svenska företagsmarknaden. Du som kund har redan valt Hogia och vet vilken hög kvalitet våra löneprogram håller. Fokus från vår sida ligger numera också på att bredda begreppen och skapa en helhetssyn utifrån våra kunders behov. Utvecklingsarbetet inriktar sig allt mer på att olika branschkritiska system ska kunna kommunicera smidigt med våra lösningar. De partnerskap som knyts är ofta branschrelaterade vilket gör att vi kan ta ett mycket större helhetsansvar än tidigare. Vi har en mycket spännande tid framför oss Internetiseringen gör starka framsteg vad gäller all typ av rapportering. Alltfler företag och myndigheter inser fördelen med att hämta in uppgifter via webben och på så vis slippa både postgång och manuell hantering. Mycket talar för att vi inom några år rapporterar både kontrolluppgifter, pensionspremieunderlag och statistik via webben. Modem och disketthantering blir ett minne blott. När jag själv började med datorer var disketterna 5 ¼ tums och man skickade meddelande till varandra via DOS-memo. Och jag är inte så gammal Under januari 2003 besvarade vi ca samtal från våra kunder, vilket motsvarar ungefär 25 % av årets totala samtalsmängd. Efter många års erfarenhet vet vi precis när topparna infaller och vår telefonsupport är maximalt bemannad, inklusive en bakjour som tar hand om inkommande e-post och fax. Vi är mer än redo för att hjälpa dig till rätta med årsskiftet i ditt löneprogram! Trots alla förberedelser kommer det att bli kö till vår telefonsupport i år också. Vi kan gemensamt försöka göra den så kort som möjligt. Här följer några tips om hur vi kan hjälpas åt för att bli så effektiva som möjligt: Läs LöneNytt noga! Varje moment finns noggrant beskrivet och gör du punkterna i tur och ordning missar du inget. Löneprogrammet har inbyggda hjälptexter som du enkelt når via F1-tangenten. Om du behöver ringa oss; sitt vid datorn med ditt löneprogram igång och ha ditt kundnummer i beredskap. Skickar du frågor via e-post eller fax; var noga med att ange ditt företags namn, kundnummer och kontaktperson. Svarstiden för frågor via dessa media ligger under januari på runt 8 arbetstimmar. Vi svarar via samma media som du frågar. Med förhoppning om en riktigt skön jul och nyårshelg Charlotte Svensson, ansvarig Produktavdelningen 2

3 Checklistan Punkt för punkt! 1. Lönebered och avräkna december månad Inled ditt arbete med att göra klart lönerna med utbetalningsdatum i december. Kontrolluppgifterna följer kontantprincipen vilket innebär att löner som betalas ut i december ska med på kontrolluppgiften för samma år. Lön som tjänats in under december och som betalas ut i januari tillhör januarilönen och ska vara med på nästa års kontrolluppgift. Passa också på att göra eventuella justeringar som påverkar inkomst och skatt för 2003 det kan t ex röra sig om ersättningar som du hanterat vid sidan av under året, men som nu ska läggas in så att dessa kommer med på kontrolluppgiften. Kontrollera också att du har angivit personnummer på samtliga anställda och att dessa är korrekta. 2. Stäm av skattedeklarationen mot ackumulatorerna Skattedeklarationen finns summerad för hela året och det är den som du inledningsvis tar ut vid avstämningsarbetet. Du finner den under Rapporter, fliken Periodens där du väljer Skattedeklaration för hela Du kan även ta ut rapporten Löneartsfördelning under Rapporter/fliken Periodens som numera innehåller uppgift om konton. Kontona hämtas från inställningarna i löneartsregistret. Löneartsfördelningen kan väljas per anställd med urval på fr o m och t o m utbetalningsdatum, vilket kan vara bra att ha vid avstämningen. Ruta 41 på Skattedeklarationen ska motsvara det belopp som finns i ackumulator 111 Kontant Bruttolön. Beloppet är de ersättningar som företaget betalat arbetsgivaravgift på under året. Ruta 42 på Skattedeklarationen (skattepliktiga förmåner) ska motsvara summan av ackumulerade värden från: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 147 Annan förmån Stämmer beloppen inte överens? Om du har anställda som tjänat under kr eller ett ½ basbelopp (idrottsutövare), kommer beloppet i ruta 41 att vara lägre än värdet i ackumulator 111. En helt naturlig differens eftersom arbetsgivaren inte behöver betala sociala avgifter på inkomster som understiger kr eller ett ½ basbelopp (idrottsutövare). Tänk också på att det vid drivmedelsförmån uppstår en differens, eftersom en viss del inte är underlag för sociala avgifter. Värdet från löneart 469 Drivmedelsförmån ej sociala avgifter ska inte redovisas i ruta 42 på Skattedeklarationen. Skriv därefter ut ackumulatorlistor under Visa/ Ackumulatorvärden, välj en ackumulator för flera anställda och ange ackumulator 101 (skatt) och 111 (bruttolön). För att få fram värdet av förmånerna går du till Rapporter/ fliken Diverse och Egna rapporter. Välj titeln Löneartsredovisning och ange löneartsintervallet samt datumperiod Skriv ut rapporten. Nu har du alla nödvändiga underlag och kan jämföra innehållet i ackumulatorerna och löneartsredovisningen med vad som redovisats på skattedeklarationen. Tips! Ta ut en lönehistorik på löneart 469 under Visa historik, för en löneart. Ange perioden så vet du exakt hur stort differensbeloppet är. Om differensen enbart är några kronor beror det på öresavrundningen som tillämpas av RSV vid beräkning av underlag till skattedeklarationen. 3

4 3. Ta en säkerhetskopia Innan du påbörjar årsskiftesarbetet bör du ta en säkerhetskopia av inkomstår Ha för vana att säkerhetskopiera minst en gång per löneperiod och använd en ny diskett för varje löneperiod. Säkerhetskopian är din försäkring mot oförutsedda störningar som kan skada ditt material. Du hittar rutinen Säkerhetskopiering under Arkiv-menyn. Skulle du av någon anledning behöva backa kalenderårsskiftet, t ex om du råkar utföra rutinen mer än en gång, så finns funktionen Återställ årsskifte. 4. Läs in version Allt arbete vid kalenderårsskiftet ska ske i den nya versionen av löneprogrammet. Se till att ditt löneprogram INTE är igång då du gör uppdateringen. Löneprogrammet uppdaterar automatiskt inställningarna för arbetsgivaravgift och aktuellt prisbasbelopp för inkomståret 2004 i samband med kalenderårsskiftet. Uppdateringen startar automatiskt när du sätter CD:n i CD-facket och söker efter tidigare installa - tioner av ditt löneprogram. Du bör noga kontrollera att den målkatalog som föreslås stämmer. Genom att trycka på Nästa-knappen tar du dig igenom installationsprogrammets olika menyer. Efter avslutad installation startar du löneprogrammet och går till menyn Hjälp/Om Hogia WindowsLön+ för att kontrollera att versionen uppdaterats till Med den nya versionen har du fått in de nya skattetabellerna för inkomstår 2004 samt inställningar för årets kontrolluppgifter. Övningsföretaget uppdateras också i samband med installationen och du kan med fördel använda löneartsregistret i detta som mall när du ska lägga upp egna lönearter eller ändra inställningar på befintliga. 5. Nytt kalenderår Välj rutinen Nytt kalenderår under Arkiv-menyn. Du är tvungen att köra den här rutinen INNAN du börjar köra lön på inkomstår När du väljer Verkställ årsskifte kommer programmet att döpa om din databas till Företagsnamnet (2003) där föregående års uppgifter ligger lagrade, samtidigt som ett nytt år skapas. Innevarande år är alltid databasen utan uppgift om inkomstår inom parentes. Dina tidigare år ligger i listan över upplagda företag. Du kan lagra obegränsat antal år i olika databaser. I samband med att du verkställer årsskiftet kommer de ackumulatorer med markering i rutan Automatisk nollställning vid årsskifte att nollställas. Vissa frivilliga ackumulatorer ska inte nollställas vid kalenderårsskifte, t ex den för komptidssaldo. Dessa saknar markering för nollställning och bibehåller sitt värde även i det nya årets databas. 4 Välj att arbeta i föregående år databasen för inkomstår Skapa kontrolluppgiftsregister Som arbetsgivare ska du lämna kontrolluppgifter för alla anställda som har: avdragen preliminär skatt uppburit inkomst över 100 kr i någon av rutorna 11, 12, 13, 18, 20, 25, 30, 31 samt 35 uppburit andra ersättningar för vilka redovisning ska ske med kryssmarkering i någon av rutorna Anställda som varken fått lön eller betalat skatt kommer med i kontrolluppgiftsfilen till RSV om värden finns i rutorna Uppgiften bearbetas dock inte av RSV. Kontrolluppgifterna ska lämnas på diskett till RSV senast den 2 februari Till de anställda skriver du ut en kontrolluppgift på vanligt papper eller använder lönespecifika - tionsblanketter i data- eller laserpostformat. Inställningar i registret Anställda/fliken Statistik/Info Om en person är företagsledare, närstående till företagsledare eller delägare i fåmansbolag ska du markera rutan Delägare. Om du lämnar fler än en kontrolluppgift (avseende löner) för en och samma person ska du fylla i ett specifikationsnummer, annars kan RSV inte hantera kontrolluppgifterna korrekt. Har du anställda med tjänstebil ska du också ange RSV:s kod för förmånsbil. Koden hämtas automatiskt till kontrolluppgifterna. Om du inte vet vilken kod du ska ange, kan du få mer information på där koderna för samtliga bilmärken och modeller finns.

5 Du hittar rutinen Skapa register för kontrolluppgifter under Verktyg/Kontrolluppgifter. Framtagandet av kontrolluppgifterna är uppdelat i 3 arbetssteg. Steg 1 Skapa register för kontrolluppgifter Du inleder arbetet med steg 1 och skapar register för kontrolluppgifter. Om du får meddelandet Register för kontrolluppgifter finns redan, vill du ta bort detta? svarar du JA. Register för kontrolluppgifter kan skapas flera gånger utan att det påverkar något i ditt löneprogram. Nytt för i år är att RSV tagit bort två rutor på kontrolluppgiften KU10. Ruta 57 Representation utgår helt. Ruta 38 Betald ränta utgår i den ordinarie kontrolluppgiften KU10, men uppgiften ska redovisas på en annan separat blankett; KU20 Ränteinkomst eller KU25 Ränteutgift och skuld. Läs mer om redovisning av ränta på Om dina anställda har värden i ruta 47 (+12), 20, 25, 31 eller 37 måste du i rutorna i text specificera vad som avses. I bilden för inställningar av kontrolluppgiften har du dessutom möjlighet att lämna ett meddelande till inkomsttagarna. Meddelandet kan också kompletteras med uppgift om ett visst ackumulatorvärde. Du kan spara dina inställningar genom att trycka på knappen Spara mall finns uppgifterna kvar om du av någon anledning skulle behöva skapa om ditt register för kontrolluppgifter. Har du idrottsutövare? Det finns en inbyggd funktion vid skapandet av register för kontrolluppgifter som gör att du enkelt kan följa RSV:s regel vad gäller ersättning över ½ prisbasbelopp till idrottsutövare. Om ersättningen uppgår till ett ½ prisbasbelopp eller mer, kan du automatiskt styra över hela den kontanta ersättningen i ruta 31 Andra skattepliktiga ersättningar till ruta 11 Kontant Bruttolön på kontrolluppgiften. Du får frågan i samband med att du skapar register för kontrolluppgifter. Gränsvärdeskontrollen sker på de personer som ligger kodade med Gräns arbetsgivaravgift ½ prisbasbelopp i registret Anställda. Ändra/komplettera Om du behöver justera värden på enskilda anställda eller komplettera med uppgifter som saknas, går du in i rutinen Ändra/komplettera. Då visas kontrolluppgiften för varje anställd och du kan själv ändra i de rutor och fält som finns där. Som exempel på justering kan vi nämna bilförmånen. Om du inte lagt upp någon ackumulator för ruta 15 (antal månader med bilförmån) och lämnar ackumulatorrutan tom vid skapandet av registret, lägger programmet automatiskt ut 12 månader som förslag i ruta 15 på samtliga anställda som haft bilförmån under året. Om någon inte disponerat tjänstebilen under hela året ändrar du detta manuellt. Sammanställning en nyhet! I årets programversion har vi lagt till en ny funktion i kontrolluppgiftsrutinen. Sammanställningen ger dig en snabb överblick av innehållet i ditt kontrolluppgiftsregister, uppdelat per anställd. Den visar både bruttolön, skatt, förmåner och eventuellt inlagt rättelsedatum, samt en total summering av övriga ersättningar. Rapporten kan tas ut både på bildskärm och skrivare. Kontrollera vilket inkomstår som anges högst upp till vänster i bilden. Står det 2003 vet du att du arbetar i korrekt databas. Står det 2004 befinner du dig i innevarande års databas och måste byta till föregående år. Detta gör du i listan över upplagda företag under Arkiv och Företag. De ackumulatorer som tillhör gruppen kontrolluppgifter och som innehåller ett värde/belopp föreslås automatiskt. Kontrollera noga att du anger rätt ackumulator till respektive ruta. 5

6 Steg 2 Utskrift av kontrolluppgifter Gå vidare till arbetssteg 2 för att skriva ut kontrolluppgifter till de anställda. Också här kan du få upp kontrolluppgifterna på bildskärm innan du väljer att skriva ut dem på skrivaren. Skriv ut på vanligt A4-papper eller använd lönespecifikationsblanketter i data- eller laserpostformat. Du kan med fördel välja blankettypen A4/Grafisk för en snygg utskrift enligt mallen för KU10 på vanligt papper. OBS! Förtryckta blanketter från RSV kan inte användas vid utskriften. En av årets förbättringar är att du numera kan välja om du vill sortera bort de anställda som tjänat under 100 kr även vid pappersutskrift. Dessa anställda sorteras automatiskt bort vid skapande av KU-filen. lagets anvisningar. OBS! Etikettunderlaget ska inte bifogas med filen till RSV. Medielämnare som skickar ett ADBmedie med kontrolluppgifter till RSV får alltid en bekräftelse på att ADB-mediet är inläst. Disketten skickas till: Riksskatteverkets Inläsningsställe Box VÄNERSBORG Rättelsedatum om du ändrar på tidigare inlämnade uppgifter Programmet lagrar uppgift om rättelsedatum som du registrerar i samband med en ändring på kontrolluppgiften. När du sedan väljer att skapa ny fil till RSV har rutan Urval utökats med förekommande rättelsedatum. Om du gjort flera justeringar så att det finns flera olika rättelsedatum lagrade, så får du spara ner ett rättelsedatum i taget när du skapar ny fil till RSV. Välj alternativet Fyll på om du vill lägga flera rättelser på samma diskett. Märk etiketten med uppgifterna från etikettunderlaget och inkludera även uppgift om rättelsedatum. Skicka in en ny diskett till RSV den tidigare inlämnade uppgiften ersätts i sin helhet med den nya. Om du behöver göra ändringar i en redan inskickad kontrolluppgift måste du komplettera med uppgift om rättelsedatum på berörd anställd. Det gör du under Ändra/komplettera. Rättelsedatum talar om för RSV att den nya kontrolluppgiften ersätter en tidigare inskickad uppgift. Vid utskrift kan du numera göra urval även på anställda med olika rättelsedatum. Steg 3 Kontrolluppgift på fil till RSV Sista arbetssteget är att skapa KU-filen på diskett till RSV. Fyll i alla uppgifter avseende medielämnare. Med medielämnare avses det företag som skapar och skickar in KUfilen. Är du en redovisningsbyrå är det byråns namn som ska fyllas i, annars är det ditt företags. Klockslaget som anges överst i bilden hämtas per automatik från datorns inställningar. Stämmer inte dessa uppgifter justerar du det enklast via Kontrollpanelen under Datum och tid. När samtliga uppgifter är ifyllda klickar du på OK. Om du redan lagrat en fil på disketten får du frågan om du vill ha kvar samma medielämnare (detta eftersom det endast får finnas en medielämnare per inskickad fil/diskett). Samtidigt som filen skrivs till disketten får du frågan om du vill skriva ut ett etikettunderlag. Skriv ut detta och använd uppgifterna som underlag när du märker disketten. Använd en tom etikett och märk enligt etikettunder- Kontrollista från fil till RSV När du sparat KU-filen på diskett kan du ta ut en kontrollista. Listan innehåller en total sammanställning av de värden från kontrolluppgifterna som finns på disketten. Du kan snabbt ta fram utskriften på bildskärm för att kontrollera innehållet. 7. Ta ut underlag rapport till FORA Försäkringscentral AFA-försäkring och Avtalspension SAF/LO är samlingsnamn för kollektivavtalade försäkringar som framförallt privata arbetsgivare tecknar för sina anställda. Dessa försäkringar är ett komplement till den allmänna försäkringen. Rapporten Underlag till FORA innehåller uppgifter som FORA Försäkringscentral använder för att fastställa premierna som företaget ska betala för AFA-försäkringar och Avtalspension SAF/LO. 6

7 Senast den 31 januari 2004 ska slutliga uppgifter och löneuppgifter för arbetare skickas till FORA Försäkringscentral. Slutliga uppgifter för år 2003 Slutliga uppgifter ska innehålla årslönesummor (lön före skatt) för samtliga anställda födda 1938 eller senare. Årslönesummorna redovisas fördelade på tjänstemän och arbetare, samt särredovisar den del av summan som överstiger 7,5 gånger prisbasbeloppet. Löneuppgifter för arbetare Löneuppgifter ska redovisas för samtliga arbetare födda , som varit anställda i företaget under hela eller delar av året. För arbetare födda 1982 ska endast lön rapporteras från och med den månad de fyllt 21 år. För anställda födda 1983 redovisas endast namn och personnummer inga löneuppgifter alls. Arbetare födda fortsätter i vissa fall att tjäna in Avtalspension SAF/LO. Rapportering av dessa personer ska ske under förutsättning att en särskild överenskommelse om fortsatt intjänande av pension gjorts mellan arbetsgivare och arbetstagare. Att man enbart kvarstår i tjänst kvalificerar inte till pensionspremie. Deras lön ska endast redovisas här och inte ingå i rapportering av slutliga uppgifter. I registret Anställda under fliken Statistik/Info anger du om en person är FORA-tjänsteman, FORA-arbetare eller om han/hon inte ska ingå i FORA-rapporten. Om du har arbetare över 65 år, som inte har fortsatt överenskommelse om avtalspension med arbetsgivaren, markerar du dessa som Ej Fora. Om en person bytt anställning från arbetare till tjänsteman under året, ska endast lön för tiden som arbetare vara med. Det finns en speciell funktion som hanterar detta genom att du anger datum för övergången av anställningsform. skett korrekt. Du kan i efterhand återskapa värdet i ackumulator 172 genom att gå in och markera FORA tillhörighet på lönearten och därefter välja att Räkna om ackumulatorvärden. Denna funktion återfinner du under Register/Registervård. En förutsättning för att det ska bli rätt är att du har transaktioner inlagda för hela året. Du hittar Underlag rapport till FORA under Rapporter/ fliken Diverse. Ange företagets 7-siffriga försäkringsnummer hos FORA och kontrollera att inkomståret som visas är Tänk också på att ha rätt prisbasbelopp ( kr) ifyllt under Arkiv/Inställningar. Precis som tidigare kan du skicka in uppgifterna antingen på diskett eller via e-post direkt till FORA. Nytt för i år är att rapporteringen också kan ske via webben. Det gäller både Löneuppgifter arbetare och Slutliga uppgifter. Om du inte vill skicka in en diskett till FORA, skriver du ut underlaget och har det som mall för vidare bearbetning på webben. FORA skickar inte längre ut blanketter för rapporteringen per automatik (annat än i undantagsfall), men de kommer även fortsättningsvis att ta emot uppgifterna på blankett. Vill du rapportera via webben erhåller du uppgifter om hur man blir Internetkund direkt från FORA läs mer på Rutinen innebär att du manuellt registrerar uppgifterna i ett webbformulär eftersom du inte kan ladda upp din FORA-fil från löneprogrammet till webben. Webbrapporteringen kan ske för företag med max 200 anställda. 8. Ta säkerhetskopia för arkivering Ta en säkerhetskopia på föregående år (2003) för arkivering nu när allt arbete är klart. OBS! Ta en ny, oanvänd diskett. Välj att arbeta i innevarande år databasen för inkomstår Läs in svarsdisketten från CSR Löneuppgifterna avser bruttolön och ska anges efter eventuellt avdrag för hemdator (bruttolöneavdrag). För att FORA-rapporten ska generera korrekta uppgifter måste du, på alla lönearter som utgör underlag för FORA, ha markerat rutan FORA lön (belopp) ackumulator 172. Om denna markering saknats under året har ackumuleringen inte Svarsdisketten läser du in i det nya året efter kalenderårsskiftet, innan du gör den första löneberedningen. Gå till Verktyg/CSRrutin och välj Läs uppgifter från CSR. Funktionen uppdaterar registret Anställda med uppgift om tabelltillhörighet och jämkning. Du kan givetvis registrera uppgifterna manuellt om du inte skickat in någon frågediskett till CSR. Glöm inte att sätta ett minustecken framför jämkningsbeloppet om jämkningsbeslutet innebär ett lägre skatteuttag. Komplettera 7

8 även med uppgift om engångsskatt på respektive anställd. Detta gör du smidigast genom att köra rutinen Verktyg/Beräkna engångsskatt. 10. Anpassa registren för 2004 Löneartsregistret Gå igenom ditt löneartsregister och gör de lönearter som du inte använder inaktiva, genom att avmarkera rutan Aktiv löneart. Gå sedan in under Arkiv/Inställningar, fliken Allmänt och markera Visa Aktiva vid valet för lönearter som ska synas i systemet. På detta sätt får du en mer hanterbar och aktuell löneartslista utan att behöva ta bort lönearter. Passa också på att ändra prisformler och andra inställningar för det nya året. OBS! Notera att version INTE uppdaterar ditt företags löneartsregister. Använd Övningsföretaget som mall när du anpassar dina egna lönearter. Justera formlerna på följande lönearter: 085 Sjuklön>7,5 basbelopp dag 22- ändra formeln till 0.8*((P1*12) )/365 eftersom basbeloppet höjs för inkomstår Traktamente inrikes sk-fr ändra formeln eftersom det skattefria traktamentet höjs från och med årsskiftet. Den nya formeln ska vara 200. Om du lönebereder avvikelserna månaden efter de inträffat ska du INTE ändra formeln förrän dess du avräknat januari månads lön. Resor som gjordes under december 2003 där traktamentet utbetalas först i januari, ska värderas till 190 kr per dygn. Har du inte redan justerat benämningarna på sjuklönearterna i samband med att arbetsgivarens sjuklöneansvar förlängdes i somras gör du det nu. Beräkningarna i formlerna fungerar exakt som förut. 080 Sjuklön 80 % dag 2-14 byter namn till Sjuklön 80 % dag Sjuklön 10 % dag 15- byter namn till Sjuklön 10 % dag Sjuklön>7,5 BB dag15- byter namn till Sjuklön>7,5 BB dag Sjuklön timl 80 % dag 2-14 byter namn till Sjuklön timl 80 % dag Sjukavdrag/tim d 1-14 byter namn till Sjukavdrag/tim dag Sjukavdrag/dag d 15- byter namn till Sjukavdrag/dag dag Sjukavdrag/dag d % byter namn till Sjukavdrag/dag d % 614 Sjukavdrag/dag d % byter namn till Sjukavdrag/dag d % 615 Sjukavdrag/dag d % byter namn till Sjukavdrag/dag d % Ackumulatorregistret Eftersom ruta 57 Representation försvunnit helt från redovisning i kontrolluppgiftshänseende kan du ta bort ackumulator 157. I Register/Ackumulatorer väljer du ackumulator 157 Utlägg Representation och trycker därefter på knappen Ta bort. Ruta 38 Betald (avdragsgill) ränta har också försvunnit från redovisningen på KU10, men uppgiften ska istället redovisas separat på en annan KU-blankett, varvid ackumulator 138 inte ska tas bort. Anställdaregistret Kontrollera att skatteuppgifter, löner, semesterrätt, semesterkategori etc. stämmer i registret Anställda. Passa även på att ta bort anställda som slutat under år 2002 eller tidigare. Om ditt företag har tjänstebilar ska nya värden beräknas. Eftersom det kommer nya bilar fortlöpande under året och tidigare årsmodeller minskar i värde finns rutinen Uppdatera bilregister under Verktyg. Inled med att uppdatera bilregistret. För att kunna förmånsberäkna bilar med tillverkningsår 2004 måste du göra den här uppdateringen. Själva bilförmånsberäkningen gör du under Anställda/ fliken Bilförmån på de personer som har tjänstebil. Vid uträkningen används statslåneräntan som finns angiven under Arkiv/Inställningar så kontrollera att den är korrekt angiven; 4,71 %. 11. Klart för löner i januari 2004 Nu kan du lönebereda januari månads lön med avvikelser från december. OBS! Om ditt semesterår är lika med kalenderår och du ska utföra punkt 14 Semesterberäkning, gör du en preliminär och definitiv avräkning för januari, men avvaktar med att skriva ut de anställdas lönespecifikationer. Dessa skriver du ut först efter att du gjort semesterberäkningen, vilket medför att de anställda kan se sina nya semesterdagar på januari månads lönespecifikation. De flesta företag registrerar avvikelser månaden efter de inträffat. Sjukfrånvaro som hör till december avräknas således under januari. Det är viktigt att sjukfrånvaron för december finns registrerad innan du tar ut rapporten Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro. 8

9 12. Skriv ut en semesterskuldslista till bokslutet Om du i samband med årsskiftet upprättar bokslut kommer du att behöva en semesterskuldslista. Du finner den under Verktyg och Semesterskuld. Programmet tar hänsyn till anställningstid samt inlagd uppgift om semesterrätt. För att rapporten ska fungera krävs också att du registrerat vilken semesterkategori respektive anställd tillhör. Innestående komptid kan tas med vid beräkningen och listan kan sorteras på anställningsnummer och resultatenhet per anställningsnummer. Börja med att ange vilken princip för intjänandeår som ditt företag följer. Intjänande år är lika med föregående år Detta innebär att de anställda har ett krav på intjänande av semesterdagar innan de blir tillgängliga för uttag. Om du följer semesterlagens period, som innebär att ett semesterår sträcker sig från 1 april till 31 mars, ska semesterskulden i detta fall beräknas från Intjänande år är lika med innevarande år Detta innebär att de anställda tjänar in betalda semesterdagar under samma år som de tar ut dem, d v s de får nya dagar vid semesterårets början och har resten av året på sig att tjäna in dem. Semesterskulden kan användas som avstämning för att kontrollera om alla tjänat in det antal dagar som de också tagit ut under året. Om man har innevarande år som intjänandeprincip är det vanligt att semesterår och bokföringsår sammanfaller, vilket innebär att följande datum anges: Det är mycket viktigt att perioden som listan ska omfatta har slutdatum och att du tar ut semesterskuldslistan FÖRE en eventuell semesterberäkning görs. Notera att du kan stå i både innevarande och föregående års databas och ta ut semesterskuldslistan till bokslutet. Skillnaden är att skulden i det nya året beräknas med nya arbetsgivaravgifter. När du valt princip för intjänandeår och fyllt i datum som semesterskulden ska beräknas på, klickar du OK. De lönearter som anges i bilden nedan är endast ett förslag fyll i dina uppgifter utifrån det semesteravtal du följer. Fältens betydelse i korthet: Semesterersättning på fast månadslön, intjänade dagar Ange procentsatsen för beräkning på fast månadslön (t ex 5,4 %). Detta värde multipliceras sedan med antalet intjänade dagar. Beräkningen tar automatiskt hänsyn till sysselsättningsgraden (P8/P9). Semesterersättning på fast månadslön, kvarvarande betalda/sparade dagar Ange procentsatsen för beräkning på fast månadslön (t ex 5,4 % eller 4,6 % om du redan betalat ut tillägget på 0,8 % vid en engångsutbetalning). Det angivna värdet multipliceras med antal kvarvarande och sparade dagar som finns i registret Anställda. Semesterersättning på intjänad/rörlig lön (för tjänstemän, procent på intjänat belopp, HAO samt VI/Metall) Tjänstemännens rörliga del anges som en procentsats per dag, (t ex 0,5 %). För övriga avtal anges procentsatsen för semesterlön i sin helhet (lägst 12 % enligt semesterlagen). Den angivna procentsatsen multipliceras därefter med semestergrundande inkomst alternativt rörliga lönedelar. Löneunderlaget hämtas från de lönearter som anges längre ned i bilden för semesterlönegrundande inkomst alternativt rörliga lönedelar. Arbetsgivaravgift Procentsatsen för arbetsgivaravgiften för inkomstår 2003 är 32,82 %. Lägsta semesterlön/dag Om ditt kollektivavtal reglerar en lägsta semesterlön/dag anger du detta belopp. Om den av programmet framräknade semesterlönen per dag är lägre är det angivna lägsta beloppet för semesterlön/dag, används lägsta beloppet istället för att värdera företagets semesterskuld. 13. Ta ut rapporten Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro till årsredovisningen om räkenskapsåret sammanfaller med kalenderåret Från och med den 1 juli 2003 gäller skyldighet för arbetsgivare med fler än 10 anställda att redovisa de anställdas sjukfrånvaro i årsredovisningen. Uppgifter om sjukfrånvaro ska enbart lämnas för tiden efter den 1 juli

10 Du hittar Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro under Rapporter/fliken Diverse. I beställningsbilden har du möjlighet att göra urval på anställda, vilket kan vara nödvändigt om du har anställda i utlandet som ska sorteras bort. Ange därefter datumperiod som motsvarar årsredovisningens räkenskapsår med startdatum tidigast För att rapporten ska bli korrekt måste du ha löneberett in datum på sjukfrånvarolönearterna. Datum krävs dels för att programmet ska kunna hantera gränsen för långtidssjukfrånvaro, som enligt den nya lagen definieras som minst 60 dagars sammanhängande sjukfrånvaro. Datum krävs också för att frånvaron ska kunna hänföras till rätt period (avräkningsdatum har ingen betydelse i sammanhanget). Arbetsgången om Frånvarostöd saknas Då arbetsschema saknas (d v s om du inte har tilläggsmodulen Frånvarostöd) hämtas arbetstiden från ett nytt fält som heter Årsarbetstid i registret Anställda. Det innebär att du måste komplettera med uppgift om årsarbetstid på samtliga anställda innan rapporten kan tas ut. Lägg in den planerade ordinarie årsarbetstiden enligt kollektivavtal eller annan överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare. Programmet tar därefter automatiskt hänsyn till sysselsättningsgraden. Du ska alltså inte själv reducera årsarbetstiden för anställda med lägre sysselsättningsgrad än 100 %. Arbetsgången om du har Frånvarostöd Om du har tilläggsmodulen Frånvarostöd hämtas ordinarie årsarbetstid från arbetsschemat på respektive anställd, utifrån vald period för räkenskapsåret. Lönearterna för sjukfrånvaro behöver inte anges eftersom dessa hämtas automatiskt från Frånvarostödet (det faktum att enheten på sjukfrånvarolönearterna skiljer sig åt vad gäller timmar/ dagar spelar ingen roll rapporten hanterar det med hjälp av Frånvarostödets logik). Om en anställd varit tjänstledig eller föräldraledig ska den ordinarie årsarbetstiden reduceras med denna tid. Ange därför aktuella lönearter för reduktion av årsarbetstiden om dina anställda haft denna typ av frånvaro. Programmet lämnar ett korrekt löneartsförslag för dig som lönebereder denna typ av frånvaro med hjälp av Frånvarostödet. Logiken är sådan att programmet dessutom tar hänsyn till den räkenskapsperiod som du anger vid rapportuttaget och räknar ner årsarbetstiden därefter. Exempel: Du begär räkenskapsperiod och har angivit 2080 timmar i fältet för årsarbetstid programmet räknar fram årsarbetstid motsvarande räkenskapsperioden enligt följande: 2080/365*184 dagar = 1049 timmar. Om en anställd varit tjänstledig eller föräldraledig så ska den ordinarie årsarbetstiden reduceras med dessa timmar. Reduceringen gör du direkt i rutan för årsarbetstid, i registret Anställda. I samband med beställningen av rapporten anger du Lönearter för sjukfrånvarotimmar. Observera att du inte kan ange lönearter för sjukavdrag som görs per dag eller hel månad i dessa fall är enheten inte timmar. Det krävs att du använt en passiv löneart (t ex 555 Sjukfrånvarotimmar) för att omvandla dagarna till timmar för att det ska bli korrekta uppgifter. Skulle det vara så att du av misstag lagt in både schema och kompletterat med uppgift om årsarbetstid i registret Anställda, hämtar programmet uppgiften om årsarbetstid från arbetsschemat. De personer som saknar uppgift om årsarbetstid specificeras vid uttag av rapporten i en lista på bildskärmen med information om att de utesluts ur själva redovisningen. 10

11 Utskrifterna Programmet producerar dels ett Avstämningsunderlag, där frånvarotimmar specificeras för de olika grupperna och dels en Bilaga till årsredovisningen med procentuell redovisning enligt de krav som ställs. Utifrån avstämningsunderlaget kan du härleda och kontrollera den procentuella redovisningen i bilagan till årsredovisningen. Du kan välja bort avstämningsunderlaget vid utskrift om du önskar. Detta görs genom att avmarkera rutan Skriv ut avstämningsunderlag i rapportens beställningsbild. Vid utskrift genereras då enbart Bilagan till Årsredovisningen. Rapporten kan tas ut obegränsat antal gånger. För en mer utförlig beskrivning av den nya lagen och förutsättningarna i programmet hänvisas till LöneNytt nr 12/ 2003, som enbart handlar om den obligatoriska redovisningen av sjukfrånvaro. Om du inte har detta nummer tillgängligt kan du skriva ut det direkt från CD-skivan med årsuppdateringen. Gå till Den här datorn och högerklicka på CD-enheten. Välj därefter Öppna och dubbelklicka på mappen Dokument. Öppna det önskade dokumentet och skriv ut det. Om installationsprogrammet oavsiktligt startar är det bara att trycka på Avbryt. 14. Gör semesterberäkningen om semesteråret sammanfaller med kalenderåret Om ditt semesterår sammanfaller med kalenderåret så gör du nu din semesterberäkning. Rutinen finner du under Verktyg/Semesterberäkning och innebär att: Betalda semesterdagar räknas fram Ej uttagna betalda semesterdagar förs över till sparade Semesterlön/dag räknas fram för kollektivanställda För att beräkningen av semesterlön/dag ska ske korrekt så krävs att du har löneberett hela år 2003 i ditt löneprogram. Ingen närmare information om själva semesterberäkningen lämnas i detta LöneNytt. Mer information om semesterberäkningen i programmet hittar du i LöneNytt nr 3/ Har du inte kvar numret hittar du det i pdf-format på våra supportssidor på webben. Adressen dit är Nyheter under inkomstår 2004! Skattedeklarationen Fr o m 2004 löper två parallella system vad gäller den särskilda löneskatten på förvärvsinkomster. Ett resultat av det nya pensionssystemet, som nu också sätter sina spår i Skattedeklarationen. För personer födda 1937 och tidigare är den särskilda löneskatten fortfarande 24,26 % och den ska precis som tidigare redovisas på rad 49 / 59. För personer födda 1938 och som fyllt 65 år vid årets ingång, är den särskilda löneskatten 16,16 %. Då förvärvsinkomsterna är pensionsgrundande för dessa personer tillkommer en ålderspensionsavgift på 10,21 %. Avgifterna uppgår då sammanlagt till 26,37 % för denna ålderskategori. Arbetsgivaravgiften för dessa personer ska redovisas på rad 45 / 55. Företagsuppgifterna under Arkiv/Inställningar kompletteras automatiskt med denna procentsats i inkomstår Löneprogrammet hämtar information om personnummer i registret Anställda och hanterar därefter beräkningen av arbetsgivaravgift per automatik ställd i relation till den anställdes ålder. Förändringen påverkar även Bokföringsorder sociala avgifter, samt om du väljer att ta ut en Lönespecifikation med skattespecifikation. En myndighet Riksdagen har den 30 oktober 2003 tagit beslut om att förändra organisationen för landets skattemyndigheter. Beslutet innebär att nuvarande tio skattemyndigheter och Riksskatteverket bildar en enda myndighet från den 1 januari Det nya Skatteverket blir förvaltningsmyndighet för frågor inom skatteförvaltningens hela område. Lokala skattekontor kommer att finnas, som i dag, i hela landet. Ett syfte med den nya organisationen är att bättre utnyttja alla resurser och få en mer enhetlig och likformig rättstillämpning. Besök redan nu 11

12 Faktarutan Arbetsgivaravgift 32,82 % 32,70 % Arbetsgivaravgift för födda ,37 % Särskild löneskatt 24,26 % 24,26 % Prisbasbelopp kr kr Statslåneränta 4,85 % 4,71 % Skattefri bilersättning enligt schablon år kr/mil (resa med egen bil) 9 kr/mil (resa med bensindriven tjänstebil) 6 kr/mil (resa med dieseldriven tjänstebil) Kostförmån Helt fri kost Fri lunch eller middag Frukost Traktamentesersättning schablon Helt belopp Halvt belopp Natt 155 kr 62 kr 31 kr 200 kr 100 kr 100 kr Om arbetsgivaren utöver traktamente även betalar kost ska måltidsavdrag göras (gäller även vid representation och hotellfrukost, men inte för kost som obligatoriskt ingår i resebiljett): Måltidsavdrag Sverige Helt Halvt Helt fri kost 180 kr 90 kr Lunch och middag 140 kr 70 kr Lunch eller middag 70 kr 35 kr Frukost 40 kr 20 kr Utlandet Normalbelopp Helt fri kost 85 % Lunch och middag 70 % Lunch eller middag 35 % Frukost 15 % Representationsbelopp Högst 90 kr/person vid extern och intern representation. Vi reserverar oss för eventuella förändringar av siffrorna efter tidningens tryck. Har du fått en trasig eller felaktig leverans? Hämta ner årsversionen från vår hemsida Snabbaste sättet att komma vidare i arbetet är att hämta ner årsversionen direkt från vår hemsida. Gå in på och välj Support. Är du kund hos Hogia Small Office AB väljer du Hogia Small Office och därefter fliken Lön. Logga in genom att ange ditt kundnummer och de tre första bokstäverna i företagets namn. Är du kund hos Hogia Lön AB väljer du Hogia Lön och därefter fliken Lön. Logga in genom att ange ditt kundnummer och de tre första bokstäverna i företagets namn. När du loggat in väljer du knappen Installation och dubbelklickar på länken Årsversion WL (23 Mb). Välj sedan att spara filen på disk, förslagsvis på din dators Skrivbord (ditt löneprogram uppdateras inte i och med detta). När det är klart går du till den plats där du sparat ner installationsfilen. Starta nu själva installationen genom att dubbelklicka på filen. OBS! Se till att INTE ha ditt löneprogram igång när du gör uppdateringen! Installationsprogrammet söker automatiskt efter tidigare installationer av programmet på din dator. Kontrollera noga att den målkatalog som föreslås stämmer. Följ anvisningarna i installationsguiden när uppdateringen är klar får du besked om detta. Starta nu ditt löneprogram och kontrollera att det uppdateras korrekt till version Kontakta oss via e-post så skickar vi en ny CD-skiva Beställ en ny årsversion via e-postadressen leverans.lon@hogia.se OBS! Glöm inte att ange ditt namn, företagsnamn och kundnummer. Tala även om vilket av våra löneprogram du använder. Hogia Lön AB STENUNGSUND Telefonnummer till supporten hittar du i ditt program. Fax e-post support.lon@hogia.se Hemsida 12

13