Versionsnyheter från Visma Spcs

Transkript

1 Versionsnyheter från Visma Spcs Visma Lön Special version Vanliga frågor vid årsavslut Måste jag uppdatera till version innan jag gör januarilönen? Ja, du måste uppdatera till version innan du kan göra januarilönen, eftersom skattetabellerna för 2016 finns i denna version. Kan jag göra januarilönen innan jag gör kontrolluppgifter och Fora-rapportering? Ja, det går bra att göra januarilönen före kontrolluppgifterna och Fora-rapporteringen. Rapportering till Fora ska vara inlämnad mellan 7-31 januari För kontrolluppgifterna gäller senast 1 februari. Det går inte att skapa kontrolluppgifter för år 2015, varför kan jag bara välja 2014? Det beror på att du inte har uppdaterat till version Du ser vilken version du har längst ned till höger på bildskärmen bredvid företagsnamnet. Jag har valt skattetabell 32, men programmet drar inte 32 % i skatt. Skattetabell 32 innebär inte att det är 32 % som dras i skatt på lönebeskedet, utan skatten är beroende av den anställdes inkomst. Under Utskrift - Skatt - Skattetabell kan du se vilken skatt som dras vid respektive lön. Kan jag skapa kontrolluppgift för utdelning och ränta på delägarrätter (aktier m m)? Nej, programmet hanterar bara blanketten KU10. Redovisning på andra blanketter, till exempel för ränta och utdelning, görs direkt i Skatteverkets e-tjänst. Varför står det inga semesterdagar på lönebeskedet, trots att det är nytt semesterår? Det beror på att programmet nu tittar på år 2016 under semesterdagar, flik Semester i anställningsregistret. Här står inget förrän semesterårsavslutet är gjort. Semesterårsavslut för kalenderår ska normalt göras efter januarilönen eftersom all frånvaro för december måste registreras först. Tips! För att kunna visa de nya semesterdagarna på lönebeskeden i januari kan du skapa lönekörningen med utbetalningsdatum i januari och registrera all frånvaro som har ägt rum till och med den 31 december. Därefter gör du semesterårsavslutet. När semesterårsavslutet är färdigt går du tillbaka till januarilönen och skriver ut lönebeskeden och övriga utskrifter. Visma Lön Special, december 2015

2 Nyheter från myndigheter för år 2016 Prisbasbeloppet sänks Prisbasbeloppet sänks från kr till kr Statslåneräntan sänks Statslåneräntan per den 30 november 2015 sänks från föregående år från 0,90 % till 0,65 %. Detta påverkar bland annat förmånsvärdet på tjänstebilar. Arbetsgivaravgifter Från och med 1 januari ska alla som är födda 1950 eller tidigare betala särskild löneskatt. I juni sker ytterligare förändringar med arbetsgivaravgifterna när åldersgränsen för ungdomar tas bort. Alla i åldern 0-65 år har då full arbetsgivaravgift. En ny version kommer vid månadsskiftet maj/juni. Under 2015 ändrades arbetsgivaravgifterna för ungdomar vid två tillfällen: 1 maj och 1 augusti. Till och med maj 2016 gäller reglerna som trädde i kraft 1 augusti Under 2016 kommer arbetsgivaravgifterna att se ut som följande: Arbetsgivaravgift januari maj 2016 Full arbetsgivaravgift för födda ,42% Arbetsgivaravgift för födda ,46 % Arbetsgivaravgift för födda ,36 % Särskild löneskatt för födda 1937 eller tidigare 6,15 % Företag utan fast driftställe och ambassader Åldersberoende Arbetsgivaravgift juni-december 2016 Full arbetsgivaravgift för födda ,42% Arbetsgivaravgift för födda ,36 % Särskild löneskatt för födda 1937 eller tidigare 6,15 % Företag utan fast driftställe och ambassader Åldersberoende Skattefri milersättning oförändrad Inga förändringar, det vill säga 18,50 kr/mil med egen bil och för tjänstebil 9,50 kr för bensin/etanol respektive 6,50 kr för diesel. Oförändrat skattefritt traktamente Traktamente heldag Traktamente halvdag Nattraktamente 220 kr 110 kr 110 kr 2

3 Oförändrat kostavdrag Kostavdrag frukost Kostavdrag lunch eller middag Kostavdrag lunch och middag Höjt förmånsvärde för fri kost Fri frukost Fri lunch eller middag 44 kr 77 kr 154 kr 44 kr 88 kr Nyheter och förändringar i Visma Lön Special Ny e-tjänst samt förbättrad filöverföringstjänst för kontrolluppgifter Skatteverket har moderniserat hanteringen av kontrolluppgifter genom en ny e-tjänst och förbättrad filöverföringstjänst. Kontrolluppgifterna kan inte längre lämnas via mobilt media (CD, DVD, diskett, USB-minne eller liknande), men blankett går fortfarande bra. Du skapar filen som vanligt i löneprogrammet. Skillnaden mot tidigare år är att det nu endast är en fil och att den är i xml-format. Filen som skapas heter Kontrolluppgift_2015_ÅÅÅÅMMDD.xml, där ÅÅÅÅMMDD är datum då filen skapas. Filen för du sedan över till Skatteverket via filöverföringstjänsten (som du hittar i e-tjänsten). Om du har en mindre mängd kontrolluppgifter så kan du även lämna dessa direkt i e-tjänsten. Nytt för i år är att kontrolluppgifterna också går att lämna löpande under året, vilket kan vara praktiskt för dig som exempelvis har ett företag som upphör under året. Rapporteringsmöjligheten för inkomståret 2016 öppnas runt 1 april och stöd för detta finns i den version av Lön Special som kommer vid månadsskiftet maj/juni. BAS 2016 Programmets kontoplan har anpassats till BAS Förändringar på lönearter 206 Beloppskod, beskrivning 207 Beloppskod, beskrivning 208 Beloppskod, beskrivning 714 Beloppskod 715 Beloppskod 716 Beloppskod 982 Beloppskod, beskrivning 983 Beloppskod, beskrivning 3

4 Årsavslut i Visma Lön Special Nedan följer ett förslag på arbetsgång för hur du kan göra ditt årsavslut. Det är inte nödvändigt att göra alla punkterna i den ordning som de står. Detta måste du göra innan första lönen i januari: Avsluta 2015 års lönekörningar Säkerhetskopiera Uppdatera till version Läsa in CSR-svar Beräkna om bilförmåner i förekommande fall Detta kan du göra efter första lönen i januari: Rapportering till FORA Rapportering av kontrolluppgifter Detta bör du göra efter första lönen i januari: Semesterårsavslut för kalenderår Sjukfrånvarostatistik Checklista Datum Signatur Sida Avsluta årets lönekörningar för Säkerhetskopiera 5 Uppdatera till version Öppna ditt företag i version Kontroll av inställningar 7 Beräkna nytt förmånsvärde 8 Rapportering till Fora 9 Skapa kontrolluppgifter 11 Läs in svar från Skatteverket (CSR) 16 Gör semesterårsavslut för kalenderår 17 Sjukfrånvarostatistik för 2015 till årsredovisningen 20 4

5 Avsluta årets lönekörningar för 2015 Alla årets lönekörningar måste vara klara. Detta innebär att alla lönebesked för året ska vara markerade som utskrivna och utbetalda. Bokföringsunderlag och skattedeklaration bör också vara utskrivna och godkända för alla lönekörningar. Om inte alla lönekörningar är klara när du skapar dina kontrolluppgifter, får du en upplysning om detta. Säkerhetskopiera Börja med att ta en säkerhetskopia för 2015 års löner på det eller de företag du arbetar med. Den ska vara gjord innan du uppdaterar till version Gör så här för att säkerhetskopiera: Välj Arkiv Säkerhetskopiering Aktivt företag eller Alla företag. Vi rekommenderar också att du kontinuerligt säkerhetskopierar inför varje moment du ska göra i samband med årsavslutet. Detta ger dig möjlighet att enkelt backa tillbaka om något blir fel. Tips! Om du är ansluten till Vismas internettjänster så har du möjlighet att använda tjänsten Visma Backup. Där får du säker förvaring av dina säkerhetskopior. Gå in på vismaspcs.se för mer information. Uppdatera till version För att du ska kunna skapa lönekörningar på året 2016 samt skapa kontrolluppgifter måste den nya versionen finnas installerad. Läs mer om hur du installerar uppdateringen i det separata dokumentet Installationsanvisning. Dokumentet hittar du på vismaspcs.se på samma plats där du hämtar den nya versionen. Öppna ditt företag i version Första gången du öppnar ditt företag i version kommer programmet att uppdatera ditt företag. Har du inte tagit en säkerhetskopia tidigare är det lämpligt att göra det nu. Följande meddelande visas första gången du öppnar ditt företag i version : Vi rekommenderar att du tar en säkerhetskopia av företaget innan du importerar förändringarna i löneartstabellen. 5

6 Klicka därefter på Fortsätt för att gå vidare till översikten för import av lönearter. Följande bild visas: I detta fönster har du möjlighet att påverka vilka lönearter som ska importeras till det nya året. Programmet kommer med automatik att kopiera dina befintliga lönearter som du har använt under 2015 till För att programmet ska vara rätt inställt inför det nya året bör lönearterna också uppdateras med nyheter och förändringar. Har du gjort förändringar på standardlönearter kan dessa ändringar bli överskrivna i uppdateringen. Om du däremot har skapat egna lönearter med löneartsnummer som inte används av Visma Spcs påverkas inte dessa när uppdateringen görs. Dina bokföringskonton ändras inte och inte heller dina eventuella inställningar för fördelning. Programmet ger dig tre alternativ: Uppdatera företagets nuvarande löneartstabell med nyheter och förändringar. Detta är programmets standardinställning och samtidigt det alternativ som vi rekommenderar. Om du vill uppdatera bokföringskonton inför det nya året ska rutan Uppdatera bokföringskonton vara markerad. Importeras en helt ny löneart kommer alltid standardkonto att väljas. Ska du byta kontoplan från BAS96 till BAS2016 inför år 2016 väljer du kontoplanen BAS2016 i listrutan Kontoplan. Fältet Uppdatera bokföringskonton ska vara markerat. Behåll företagets nuvarande löneartstabell Programmet kopierar enbart företagets nuvarande lönearter från år 2015 till år Inga ändringar kommer att genomföras. Du måste själv uppdatera lönearter som behöver justeras enligt ändrade avtal och regler. 6

7 Använd en annan löneartstabell Med detta val har du möjlighet att läsa in en helt ny löneartstabell. Det kan t ex vara en löneartstabell som du exporterat ut från ett annat företag. Om du ska byta kontoplan i bokföringen inför år 2016 väljer du den löneartstabell som motsvarar ditt byte, t ex BAS2016. Om du har följt vår rekommendation att uppdatera företagets nuvarande löneartstabell är det mycket viktigt att du kontrollerar vilka förändringar detta medför. Lönearterna som visas i fönstret är de som kommer att förändras. Lönearter med en markering i kolumnen Ny är nya i löneartstabellen. Du kan klicka på knappen Detaljer för att få information om en speciell löneart. Klicka på knappen Utskrift och skriv ut en sammanställning över samtliga förändringar till skrivare eller bildskärm. Kontrollera vilka förändringar som kommer att ske och klicka därefter på Stäng. Om du inte vill importera alla förändringar kan du göra ett urval genom att markera Urval och sedan markera de lönearter som du vill importera. Klicka på knappen Slutför import för att starta uppdateringen av löneartstabellen. När uppdateringen är klar visas ett meddelande om detta. I nästa steg visas information om förändrade födelseår för beräkning av arbetsgivaravgifter. Om du har anställda som efter årsskiftet inträder en ny åldersgrupp kommer inställningarna för dessa att uppdateras automatiskt. I listan ser du vilka förändringar som detta medför i ditt företag. Klicka på Stäng. Programmet ger dig därefter information om det finns anställda som byter kolumn för beräkning av tabellskatt. I programmet kommer vi att föreslå kolumn 1, 3 eller 4 beroende på vilket födelseår den anställde har. Om den anställde ska beskattas enligt kolumn 2, 5 eller 6 måste du manuellt göra en inställning på flik 3. Fler uppgifter i anställningsregistret. Klicka på Stäng. Uppdateringen av ditt företag och importen av nya lönearter är nu klar. Kontroll av inställningar När uppdateringen av ditt företag och importen av lönearter till det nya året är klar bör du kontrollera de förändrade inställningarna. Välj Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar. Följande punkter är viktiga: 1. Bokföring Om du har bytt kontoplan inför det nya året måste du ändra bokföringskontona för löneutbetalning och skattedeklarationen manuellt. Övriga konton anges direkt på lönearterna. 2. Årsuppgifter I de flesta fall uppdaterar programmet arbetsgivaravgifterna automatiskt. Kontrollera dock uppgifterna i ditt företag. 3. Nummerserie Om din nummerserie är bunden till året, t ex , bör du ändra denna till innan du skapar första lönen på Uppgifterna under årsuppgifter ska normalt inte ändras. Om du har utsänd personal till USA/Kanada/Quebec/Indien måste du dock ange rätt procentsats för beräkning av arbetsgivaravgift. Klicka på Stäng när du är klar. 7

8 Du ska nu kontrollera att arbetsgivaravgiften är korrekt på dina anställda. Välj Register Anställda. Öppna upp respektive anställd och kontrollera att inställningen för arbetsgivaravgift på fliken 3 Fler uppgifter är rätt. Om det inte ska beräknas någon arbetsgivaravgift för en anställd så ändrar du detta direkt här. Även om programmet uppdaterar inställningarna för arbetsgivaravgift på dina anställda är det mycket att viktigt att du ändå kontrollerar att förändringarna blivit genomförda. Inställningen för arbetsgivaravgift hittar du under fliken 3. Fler uppgifter i anställningsregistret. Beräkna nytt förmånsvärde Beräkningen av bilförmånsvärdet är beroende av både statslåneränta och prisbasbelopp och måste därför räknas om varje år. Gör så här för att beräkna om bilförmånsvärden: Välj Register Anställda och markera anställd som har bilförmån. Välj Kommando Bilförmån. Den bil som den anställde använder visas i listan. Kontrollera att år 2016 är markerat under Beskattningsår. Klicka på Lagra. Det framräknade bilförmånsvärdet sparas på den anställde. Om förändringar i nybilsprislistan tillkommer efter det att programmet är klart kan du importera den senaste nybilsprislistan under Arkiv Import Nybilspriser. Eventuella miljöbilar finns angivna i programmet, men däremot så anges inte vilken närmast jämförbara bil är. För miljöbilar rekommenderar vi därför att ni gör beräkningen direkt på Skatteverkets hemsida. Välj Utskrift för att skriva ut de uppgifter som ligger till grund för beräkningen av förmånsvärdet. 8

9 Rapportering till Fora Rapporteringen till Fora baseras på de inställningar som är gjorda under företagsinställningar samt på respektive anställd. De lönearter som ska påverka lönesummorna ska under året ha varit inställda som Fora-grundande. Till Fora rapporterar du följande: Arbetarlöner Tjänstemannalöner och Sammanställning Rapporteringen gör du enklast direkt på Foras hemsida, Om du saknar lösenord för inloggning på Foras hemsida så kan du beställa ett nytt. Uppgifterna ska vara Fora tillhanda mellan 7-31 januari Byte av anställningsform Har en anställd bytt anställningsform från arbetare till tjänstemän eller tvärtom under året måste du ändra inställningen för Fora innan du rapporterar löneuppgifterna. När du ändrar typ av anställningsform för Fora måste du också ange från och med vilket datum som ändringen ska gälla. Har du missat att ändra denna inställning under året kan du göra det nu. Välj Register Anställda. Gå till fliken 3 Fler uppgifter på anställda som ändrat anställningsform under Kontrollera att inställningen för Fora är korrekt. I fältet finns också en länk till registrerade förändringar avseende Fora för den anställde. Här kan du se de ändringar som är utförda och eventuellt också radera en ändring som råkade vara fel. Fora kollektivavtal Funktionen Fora kollektivavtal använder du för att lägga upp de kollektivavtal som företaget har slutit genom fackförbund eller arbetsgivareförbund och som de anställda omfattas av. Uppgifterna kan användas för att beräkna underlag för kollektivavtalade avgifter som Fora fakturerar och visas på rapporterna Arbetarlöner samt Tjänstemannalöner och Sammanställning. Vissa kollektivavtal påverkar rapporten och filen för Arbetarlöner eftersom redovisningen för dessa skiljer sig från övriga kollektivavtal. Du kan se vilka dessa kollektivavtal är i programmets hjälp (F1) i avsnittet Arbeta med arbetarlöner. Du kan lägga upp nya och ändra kollektivavtal. Du kan även radera de kollektivavtal som du själv har skapat. 9

10 Skapa Arbetarlöner Innan du kan skriva ut listan och skapa en rapporteringsfil för Arbetarlöner måste uppgifterna skapas. Alla anställda som någon gång under året 2015 haft inställningen Fora arbetare på fliken 3 Fler uppgifter i anställningsregistret kommer att redovisas. På denna lista redovisas inga tjänstemän. Alla anställda arbetare under 65 år ska redovisas. Fora tar sedan hänsyn till om en anställd arbetare är yngre än 25 år när den slutliga försäkringskostnaden beräknas Särskilda regler gäller för arbetare som fyller 65 år under året. Om det finns en överenskommelse med arbetsgivaren att arbetaren ska ha Avtalspension SAF-LO ska hela årets lön rapporteras. Om ingen överenskommelse finns ska endast lön rapporteras tom månaden innan arbetaren fyller 65 år. Om en anställd arbetare inte längre ska rapporteras till Fora måste du avmarkera den anställde i anställningsregistret, Flik Anställning. Innan du låter programmet ta fram löneunderlaget bör du göra en kontroll av registren, d v s göra en rekonstruktion. Detta gör du under Arkiv Registervård. När rekonstruktionen är klar och inga differenser i registren visas ska du skapa Arbetarlöner. Gör så här: Välj Arbeta med Fora-rapportering Arbetarlöner. Programmet frågar dig om du vill att Fora-uppgifter för 2015 ska skapas. Välj Ja. Om du väljer Nej har du ändå möjlighet att skapa uppgifterna manuellt genom att välja Kommando Skapa Arbetarlöner. Nu visas de anställda som ska ingå i rapporteringen i en lista. Om lönesummorna som visas i kolumnen Utbetald lön inte stämmer, kan dessa korrigeras direkt i listan. Om du vill ta bort en anställds löneuppgift från rapporteringen markerar du den anställde i listan och klickar på knappen Radera eller trycker snabbkommandot Ctrl R. Du får då en fråga om statistikuppgiften för berört anställningsnummer ska raderas, svara Ja. Därefter får du en fråga om samtliga statistikuppgifter ska raderas. Välj Ja om alla uppgifter ska raderas eller Nej för att enbart radera markerad anställd. Önskar du få en utskrift av inrapporterade lönesummor görs detta under Utskrift Arbetarlöner. Skapa fil för Arbetarlöner Innan du skapar filen måste uppgifterna vara skapade i arbetsbilden för Arbetarlöner. Fora försäkringsnummer måste också vara ifyllt. Rapportering av Arbetarlöner gör du genom att skicka in filen på Foras hemsida. Innan du skapar filen i programmet är det lämpligt att ange en sökväg till dit du vill spara filen, innan du skickar över till Foras hemsida. Klicka på knappen Skapa fil. Har du inte angivit någon sökväg visas ett Bläddra-fönster där du själv bestämmer var filen ska sparas. Programmet visar därefter fönstret Export av Fora-uppgifter som visar var filen kommer att sparas. Klicka på Exportera. 10

11 Skapa rapporten för Tjänstemannalöner och Sammanställning Uppgifterna till rapporten för Tjänstemannalöner och Sammanställning hämtas direkt från de anställdas ackumulatorer. För tjänstemän redovisas den sammanlagda inkomsten. Utbetald lön ska räknas med tom månaden innan tjänstemannen fyller 65 år. Om en anställd tjänsteman inte längre ska rapporteras till Fora måste du avmarkera den anställde i anställningsregistret, flik Anställning. Tjänstemännen ska ha inställningen Fora tjänsteman i anställningsregistret. Under tjänstemannalöner redovisas också lön för anställd VD. På rapporten redovisas också samtliga arbetare fördelade på kollektivavtal. Välj Arbeta med Fora-rapportering Tjänstemannalöner och Sammanställning. Kontrollera att inkomståret är 2015 då detta avser det årets slutredovisning. Du kan här markera om du önskar få en specificerad utskrift per anställd. Om du t ex haft anställda som bytt anställningskategori under året så visas här uppdelningen av inkomsten. Du ser även uppdelning av inkomst till Trygghetsrådet. Välj Skrivare. Kontrollera uppgifterna direkt på utskriften och gör eventuella justeringar på Foras hemsida, Du rapporterar företagets tjänstemannalöner till Fora genom att logga in på Foras hemsida. När du har loggat in kommer du till rapporteringen, som är anpassad efter just ditt företags avtal. Skapa kontrolluppgifter För att kunna skapa kontrolluppgifter för 2015 måste version vara installerad och alla lönekörningar på 2015 bör vara markerade som färdiga, d v s Utskrivna, Utbetalda, Bokförda och Arbetsgivardeklarerade. Om du vill kan du göra januarilönen innan du skapar kontrolluppgifter för Kontrollera även att lönearterna som du använt under år 2015 (som standard visas lönearter för 2016) har rätt inställning för kontrolluppgifter. Detta kan du se under Register Lönearter, flik 1 Löneart och fältet Kontrolluppgift. Tänk på att de lönearter som ska redovisas som kontant bruttolön, dvs i ruta 11, är kodade som Ingen eller via ackumulator i kontrolluppgiftsfältet. Anledningen är att dessa värden hämtas från ackumulatorn BRU (Bruttolön). 11

12 Innan du skapar kontrolluppgifterna bör du ha gjort en rekonstruktion av registren. Gjorde du en rekonstruktion när du skapade Fora-uppgifterna behöver du inte göra det igen. Gör så här för att skapa kontrolluppgifter för alla anställda: Välj Arbeta med Kontrolluppgifter. Klicka på Ja och kontrolluppgifterna skapas. Om inte alla löner är avslutade får du detta meddelande: Klicka på Nej och du får möjlighet att skriva ut en fellista på vad du inte slutfört på det gamla året. Skriv ut fellistan och välj sedan Fortsätt. Skapa därefter om kontrolluppgifterna. Läs mer om detta i avsnittet Skapa om kontrolluppgifter. Om löneart 735 Milersättning vid tjänstekörning har använts under året får du detta meddelande: Du ska svara Ja för att konvertera mil till km. När du har skapat kontrolluppgifterna visas en lista på alla anställda som ska få en kontrolluppgift för Även anställda som slutat under året kommer med på kontrolluppgifterna. 12

13 Du kan skapa kontrolluppgifter för personer som inte fått lön men som ska ha en kontrolluppgift på t ex förmåner eller skattefri ersättning som betalats ut från företaget. Välj Kommando Ny kontrolluppgift eller klicka på knappen Ny kontrolluppgift. Du får då upp en lista med anställda som finns med i anställningsregistret, men som det inte skapats någon kontrolluppgift för. Markera den anställde och välj Plocka. En kontrolluppgift skapas och du kan manuellt skriva in belopp och markera rutor. När du har skapat alla kontrolluppgifter bör du kontrollera att: År och uppgifter om Uppgiftslämnare är riktiga. Byt till kortläge för att se respektive anställds kontrolluppgift. Du byter till kortläge genom att klicka på knappen Byt till kort, trycka på Ctrl-L eller dubbelklicka på den anställde. På denna flik kan du göra ytterligare ändringar och kompletteringar. Det är naturligtvis mycket viktigt att de ändringar du gör är korrekta. Ställ dig i fältet du vill ändra och skriv in det nya beloppet. Om du lämnar mer än en kontrolluppgift för samma person ska du ange olika specifikationsnummer på båda kontrolluppgifterna. Tänk på att inte skapa kontrolluppgifterna på nytt om du har gjort manuella ändringar. Dessa ersätts då med värden från den anställdes ackumulatorer. Du kan skriva ett meddelande på max 100 tecken till alla anställda. Meddelandet skrivs ut på kontrolluppgiften. 13

14 Radera kontrolluppgift Välj Arbeta med Kontrolluppgifter. Markera en anställd och klicka på knappen Radera eller tryck på Ctrl-R. Svara Ja på frågan Vill du radera kontrolluppgiften för anställningsnummer?. Om du svarar Nej på frågan Vill du radera samtliga kontrolluppgifter du skapat? tas bara den kontrolluppgift bort som är markerad i listan. Klicka på Ja och alla kontrolluppgifter raderas. Skapa om kontrolluppgifter Gör så här för att skapa om kontrolluppgifter: Välj Arbeta med Kontrolluppgifter. Markera i kolumnen Skapa om på de anställda som du vill skapa om kontrolluppgifter för. Välj Kommando Skapa kontrolluppgifter eller klicka på knappen Skapa kontrolluppgifter. Klicka på Ja och de nya värdena hämtas till kontrolluppgiften. Utskrift av kontrolluppgift Innan du ska skriva ut kontrolluppgifterna är det bra att kontrollera att du har valt rätt utskriftsmall. Programmet är som standard inställt för att använda Grafisk papper. Gör så här för kontrollera utskriftsmallen: Välj Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar - Dokumentmallar. Välj rätt mall och ange hur många kopior du vill skriva ut av kontrolluppgiften. Anger du t ex 1 i kolumnen Kopior kommer ett original samt en kopia att skrivas ut för varje kontrolluppgift. Gör så här för att skriva ut kontrolluppgifterna: Välj Utskrift Kontrolluppgifter. Samtidigt som du skriver ut kontrolluppgifterna kan du skriva ut vissa sammanställningar. Du kan välja mellan Kontrolluppgifter, Sammandrag, Detaljerat sammandrag och Bruttolön/skatt per anställd. Kontrolluppgifter Utskrift till den anställde som visar vad företaget redovisar till Skatteverket. Sammandrag Visar hur många kontrolluppgifter som företaget totalt redovisat. Detaljerat sammandrag Visar hur många kontrolluppgifter som företaget totalt redovisat samt totalsummor för bl a Bruttolön och Preliminärskatt. Denna rapport rekommenderas för att stämma av att avdragen skatt stämmer överens med vad som är bokfört i redovisningen. Bruttolön/skatt per anställd Visar totalsummor avseende bruttolön (Ruta 01) och avdragen skatt (Ruta 11) per anställd. Gör ditt val och klicka på Skriv ut. Dina val skrivs ut efter varandra och det är först vid respektive utskriftsbild som du väljer hur du vill skriva ut samt till vilken skrivare. När utskrifterna är klara anges utskriftsdatumet i kolumnen Utskriven. 14

15 Skapa fil för överföring till Skatteverket När du har skrivit ut kontrolluppgifterna till de anställda så ska du skapa en fil som du skickar in till Skatteverket. Filen skickar du enklast direkt via Skatteverkets e-tjänst. Kontrolluppgifterna kan inte längre lämnas via mobilt media (CD, DVD, diskett, USB-minne eller liknande), men blankett går fortfarande bra. Gör så här för att skapa en fil med kontrolluppgifter: Innan du skapar filen måste uppgifterna vara skapade i arbetsbilden för Kontrolluppgifter. Du kan också i förväg välja sökväg för var filen ska sparas. Om du ska skicka in dina kontrolluppgifter via Skatteverkets e-tjänst så rekommenderar vi att du sparar filen på ett ställe som du enkelt når senare, t ex under Mina dokument\spcs\spcs Lon. Klicka på Skapa fil. Välj mapp och klicka på OK. Kontrollera och komplettera de uppgifter som visas i rutan. Klicka på Exportera. I nästa bild visas en sammanställning av exporten. Numera är det endast en fil som skapas. Filen heter Kontrolluppgift_2015_ÅÅÅÅMMDD.xml. Vill du lämna flera företags kontrolluppgifter på en fil så går det bra. Tänk bara på att sökvägen till filen i det andra företaget måste vara samma som i det första. När du har klickat på Skapa fil får du en fråga om du vill komplettera. Här väljer du Ja. När exporten är klar visas ett meddelande och en kontroll görs av filen. Alla anställda i listan får därefter ett datum i kolumnen Fil skapad. Senast den 1 februari ska filerna med kontrolluppgifter vara inlämnade. Rättelse av kontrolluppgifter Du kan skicka in en ny fil om någon kontrolluppgift blivit fel. Välj Arbeta med Kontrolluppgifter. Gå in i kortläget på den anställde som ska rättas och sätt en bock i ruta 210 rätta tidigare ändrad kontrolluppgift. Skapa en ny fil till Skatteverket. Anställda som har en markering i rutan Ta med kommer med i filen till Skatteverket och skrivs ut/mejlas. Hos Skatteverket skrivs alltid tidigare inlämnade uppgifter för respektive anställd över med uppgifterna i den nya filen. Det gör alltså inget om du skickar in samma uppgifter på nytt för några anställda. 15

16 Läs in svar från Skatteverket (CSR-svar) Varje år senast vecka 46 kan du skicka in en fråga avseende dina anställdas skatteuppgifter till Skatteverkets inläsningscentral. När CSR (Centrala Skatteregistret) har uppdaterat alla skatteuppgifter inför 2016 får du tillbaka uppdaterade skattetabeller och eventuella jämkningar (detta görs i slutet av december). Du kan skicka in din CSR-förfrågan via internet eller ett mobilt medium. Det är viktigt att vänta med att läsa in CSR-svaret tills alla löner för 2015 är avslutade. Nya jämkningar och skattetabeller m m ska gälla för löner som utbetalas under år Gör så här för att läsa in svaret från Skatteverket: Välj Arkiv Import CSR-svar. Skriv in eller klicka på Bläddra och ange rätt sökväg till svarsfilen. Klicka på Öppna för att visa innehållet i filen. Du ser nu vilka anställda och vilka skatteuppgifter som finns i filen. Ta bort markeringen i kolumnen Ta med på de anställda vars uppgifter du inte vill läsa in i anställningsregistret. Om du begärt utdrag för flera företag visas samtliga i listan. Om personen inte finns upplagd i berört företag markeras den anställde i kolumnen Fel. Det kan dessutom finnas fel som Skatteverket informerar om t ex att preliminär skatteuppgift inte kan lämnas eller att personnumret är fel. För att se vad felet beror på markerar du rutan Ta med. Klicka på Läs in för att uppdatera skatteuppgifterna i anställningsregistret Om det finns oklarheter eller flera möjligheter får du en fråga där du själv tar ställning till vad som ska ändras. Du får också meddelande om det finns anställda som Skatteverket inte har uppgifter på. Detta kan t ex gälla någon som tidigare inte deklarerat för inkomst. Slutligen får du en fråga om du vill göra en utskrift av de poster som ändrats. Klicka på Ja. Det är bra att ha en jämförande utskrift över gamla och nya skatteuppgifter för alla anställda. Detta är enda gången du kan skriva ut denna lista. Tänk på att du måste uppdatera fältet för Engångsskatt manuellt på varje person i anställningsregistret, fliken Fler uppgifter. Lönearter som är engångsskattegrundande använder denna procentsats vid beräkningen av skatt. Procentsatsen för engångsskatt baseras på den anställdes förväntade årsinkomst. CSR-svar innehåller inga uppgifter om vilken skattekolumn den anställde ska använda. Programmet har därför valt kolumn 1, 3 eller 4 beroende på vilket födelseår den anställde har. Om den anställde ska beskattas enligt kolumn 2, 5 eller 6 måste du göra en manuell inställning på flik 3 Fler uppg. i anställningsregistret. 16

17 Gör semesterårsavslut för kalenderår Detta semesterårsavslut görs enbart om ditt företag har semesteravtal som löper enligt kalenderår. Du måste vänta med att avsluta semesteråret 2015 tills all frånvaro är redovisad för december månad, oftast efter att du har gjort januarilönen. Här beskrivs semesterårsavslut för kalenderår väldigt överskådligt. Om du vill ha en mer utförlig beskrivning kan du läsa mer i hjälpen under avsnittet Semester. I det här avsnittet beskrivs hur du bör gå tillväga för att göra ett semesterårsavslut. Vid ett semesterårsavslut i Visma Lön Special görs följande automatiskt: Nya intjänade betalda dagar och obetalda semesterdagar beräknas. Ej uttagna betalda dagar på det semesterår som ska avslutas flyttas över till sparade dagar. För de semesteravtal som utbetalar en semesterdaglön vid uttag av semester, beräknas semesterdaglön och sparad semesterdaglön. Eventuell rörlig semesterdaglön beräknas. Har du olika semesteravtal för dina anställda gör du semesterårsavslut per semesteravtal. Nedan följer en arbetsgång för hur du bör göra ditt semesterårsavslut. Varje punkt beskrivs utförligare efter arbetsgången. 1. Kontrollera att all frånvaro och all semestergrundande lön för december månad är registrerad. 2. Säkerhetskopiera. 3. Skriv ut Semesterskuldlista. 4. Gör semesterårsavslut. 5. Skriv ut listan Semesterdagar. 1. All frånvaro och semestergrundande lön ska vara registrerad. Underlaget för semesterberäkningen samlas i olika ackumulatorer i anställningsregistret under intjänandeåret. För att få ett korrekt underlag för beräkning av semesterdagar och semesterlön bör du noggrant kontrollera att all frånvaro och all lön för intjänandeåret är registrerad. Detta innebär t ex att om du betalar ut lönen för januari och gör tillägg och avdrag för december, ska du inte göra semesterårsavslut förrän du har registrerat all frånvaro för december. 2. Säkerhetskopiera Ta en säkerhetskopia innan du startar arbetet med semesterårsavslutet. Det är enda sättet att ångra sig och kunna börja om från början. Säkerhetskopiering sker under menyn Arkiv Säkerhetskopiering Aktivt företag. Du kan läsa mer om hur du säkerhetskopierar i kapitlet Säkerhetskopiering i hjälpen. 3. Skriv ut semesterskuldlista Innan du påbörjar semesterårsavslutet är det även lämpligt att skriva ut semesterskuldlistan. Du får då en komplett redovisning över den semesterskuld företaget har till de anställda. 17

18 Efter semesterårsavslutet ser semesterskuldlistan annorlunda ut på grund av att tidigare betalda dagar har flyttats till kolumnen för sparade dagar. Du skriver ut semesterskuldlistan under Arbeta med Semester Utskrift Semesterskuldlista. 4. Gör semesterårsavslut När du ska göra ett semesterårsavslut gör du på följande sätt: Välj Arbeta med Semester Semesterårsavslut. I den här dialogrutan ska du ange det semesteravtal och det semesterår du vill avsluta. Du gör semesterårsavslut för ett semesteravtal åt gången och därefter försvinner avtalet från listan över semesteravtal. Aktiva semesteravtal Här visas de semesteravtal som är aktiva i företaget, d v s de semesteravtal som används på de anställda. Du kan välja semesteravtal genom att klicka på listpilen eller trycka på Alt-. Semesterår Här anger du det semesterår du vill avsluta. Det är semesterår 2015 som ska avslutas. När du har valt semesteravtal klickar du på Fortsätt för att gå vidare. Vill du avbryta semesterårsavslutet klickar du på Avbryt. Här får du information om respektive anställds semesterdagar. Anstnr Här visas anställningsnumren på de anställda. Feltyp Här visas en upplysning, fel eller varning. Vid Upplysning är det endast information om att löneprogrammet har gjort en beräkning. Vid Varning kan det vara något man har glömt att fylla i och i kolumnen Info står det vad som ska åtgärdas eller är fel. Semesterdagar I den här kolumnen visas hur många betalda dagar som har tjänats in under intjänandeåret. Här visas även hur många semesterdagar som inte är uttagna och som kommer att flyttas till sparade dagar vid semesterårsavslutet. I programmet sparas alla kvarvarande betalda semesterdagar. Om semesterrätten är 25 dagar och sex betalda semesterdagar återstår, kommer programmet att föra över dessa sex dagar till sparade dagar, trots att man enligt semesterlagen endast får spara de betalda dagar som överstiger 20, alltså fem i det här fallet. Klicka på Fortsätt för att gå vidare. Vill du avbryta semesterårsavslutet klickar du på Avbryt. Nu visas dialogrutan för beräknade semesterdaglöner. Här visas beräknad semesterdaglön, sparad semesterdaglön och rörlig semesterdaglön för respektive anställd. Dessa beräkningar görs automatiskt av programmet och förs i och med semesterårsavslutet över till anställningsregistret. Semesterdaglön beräknas inte för semesteravtalen: 2-3, Semesterlagen, tjm, månadsavlönade 9-10, Sem.tillägg, koll månadsavlönade 20, Sem.tillägg, månadsavlönade, valfri period För dessa kommer därför värdena att vara noll i den här dialogrutan. Klicka på Fortsätt för att gå vidare med semesterårsavslutet. Vill du inte gå vidare klickar du på Avbryt. Har någon av de anställda fått förskottssemester som är fem år gammal räknat från anställningsdatumet och som inte är markerad som avskriven på flik 5. Semester i anställningsregistret, får du i nästa dialogruta information om detta. 18

19 Klicka på Fortsätt för att gå vidare och avsluta semesterårsavslutet. Vill du inte gå vidare klickar du på Avbryt. Följande bild visas: Här beskrivs vad de beräknade värdena kommer att hamna i programmet. Om du har fått information om att förskottssemester bör skrivas av, visas nu en markeringsruta för detta. Vill du att skulden fortfarande ska vara kvar så tar du bort markeringen. Du kan också manuellt under fliken Semester och Förskottssemester i anställningsregistret på respektive anställd skriva av förskottssemestern. Det är enbart den förskottssemester som den anställde fick under sitt första anställningsår som skrivs av. Klicka på Slutför för att utföra semesterårsavslutet. Vill du inte gå vidare med semesterårsavslutet klickar du på Avbryt. Programmet gör nu följande: Kvarvarande semesterdagar från 2015 sparas på samma år. I programmet kommer en korrigering att läggas in som tömmer kvarvarande dagar. Eventuellt obetalda dagar nollas ut. Nya intjänade betalda och obetalda dagar registreras på år Framräknade semesterdaglöner registreras på år 2016 i förekommande fall. Skriv ut listan Sammanställning, semesterårsavslut. Den här listan rekommenderar vi att du skriver ut, eftersom man inte kan skriva ut den i efterhand. Här hittar du information om det nya årets semesterdagar. Listan ger en bra dokumentation av den förändring som har skett i anställningsregistret. Vi rekommenderar att du skriver ut sammanställningen på papper. Du har möjlighet att skriva ut den till skrivare, bildskärm eller pdf-fil. Klicka på Ja. Nu är semesteråret 2015 avslutat! Skriv ut listan Semesterdagar 19

20 Nu är det lämpligt att skriva ut listan Semesterdagar. Detta gör du genom att välja Utskrifter Register Semesterdagar. Välj semesterår 2016 i utskriftsdialogen. Den här rapporten visar intjänade betalda dagar samt obetalda dagar för det nya semesteråret. Den kan vara ett bra underlag för dig som löneadministratör när de anställda vill veta hur många semesterdagar de har att utnyttja under det nya semesteråret. Du kan även hitta dessa uppgifter under fliken Semester i anställningsregistret. Sjukfrånvarostatistik för år 2015 till årsredovisningen Alla behöver inte längre lämna uppgift om de anställdas sjukfrånvaro under räkenskapsåret. Om du vill få fram uppgiften gör du enligt följande: Gå till Arbeta med Statistikrapportering Sjukfrånvaro till årsredovisning. Välj period för redovisningen. Om du vill kontrollera värdena i rapporten kan du markera Specificerad per anställd. Då får du fram arbetstid och sjukfrånvaro per anställd. Vill du veta hur timmarna beräknas kan du i utskriftsdialogen trycka på funktionstangenten F1 för att komma till hjälpen. Om det finns anställda i rapporten som inte ska ingå i statistiken kan dessa uteslutas genom att du markerar Anställd redovisas ej på fliken 3 Fler uppg. i anställningsregistret. V I S M A S P C S A B SE V Ä XJÖ V Ä X E L F Ö RSÄ L J N I N G S U P P O R T w w w. v i s m a s p c s. s e s a l e v i s m a s p c s. s e s u p p o r v i s m a s p c s. s e F A X