Information från Visma Spcs

Transkript

1 Kontrolluppgift och Fora-rapportering i Installation 1 Viktigt att tänka på innan du installerar 1 Så här gör du installationen 2 Årsavslut i 4 Checklista 4 1. Avsluta årets lönekörningar för Säkerhetskopiera 4 3. Uppdatera till version Öppna ditt företag i version Rapportering till Fora 5 6. Skapa kontrolluppgifter 7 7. Sjukfrånvarostatistik för år 2012 till årsredovisningen 12 Detta är endast en kontrolluppgiftsversion. Du kan inte skapa några lönebesked för år För att kunna använda löneprogrammet under år 2013 måste du ha version av. Obs! Du måste installera denna version för att kunna göra kontrolluppgifter och Fora-rapportering för inkomståret Installation Här får du instruktion om hur du installerar uppdateringen till kontrolluppgiftsversionen av. Läs noga igenom avsnittet Viktigt att tänka på innan du installerar, innan du sätter igång. Du behöver inte ange något serienummer när du installerar den nya versionen. Viktigt att tänka på innan du installerar Innan du börjar installera är det viktigt att du säkerhetskopierar samtliga företag som du har upplagda i programmet samt att du tar en systemsäkerhetskopia. Detta gör du under Arkiv Säkerhetskopiering i ditt program. När du har uppdaterat programmet till en ny version, måste även dina företagsdata uppdateras innan de kan användas i den nya programversionen. Ett företag som har uppdaterats kan inte öppnas i en tidigare version av programmet. Därför är det viktigt att du har en säkerhetskopia av företaget innan du uppdaterar företaget.

2 Så här gör du installationen När du är klar med förberedelserna är det dags att gå vidare och genomföra själva installationen. Gör så här om installationen ska göras från cd-skiva: Sätt in cd-skivan i datorns cd-läsare. Du startar installationen genom att t ex dubbelklicka på cd-läsarens ikon i fönstret Den här datorn och sedan dubbelklicka på Setup.exe. Klicka på Nästa. Om du istället har hämtat programmet från måste filen som du hämtat finnas på den dator som löneprogrammet ska installeras på. När filen som du hämtat packats upp, startar installationen av löneprogrammet automatiskt. Nu visas välkomstbilden i installationsguiden: Klicka på Nästa. Nu visas en bild med avtalet. Du måste acceptera avtalet för att kunna gå vidare. Om du inte accepterar avbryts installationen. 2

3 Gör så här om du accepterar avtalet: Klicka på valet Jag accepterar villkoren i avtalet. Klicka på Nästa. Nästa bild visar sökvägarna för var programmet och gemensamma filer kommer att installeras. Vi rekommenderar att du installerar programmet på de sökvägar som föreslås. Om du behöver byta sökväg klickar du på Byt och bläddrar fram till önskad sökväg. Du kan läsa mer om sökvägarna och de olika filerna genom att klicka på knappen Mer information. Klicka på Nästa när du valt sökvägar. Klicka därefter på Installera för att genomföra installationen. I nästa steg kopieras filer till din hårddisk. När installationen är färdig visas ett meddelande om detta: Klicka på Slutför. Den nya versionen av ditt löneprogram är nu installerad på din dator. Uppdatera företag När du öppnar ditt företag första gången efter att ha installerat en ny version får du en fråga om du vill uppdatera företaget. Uppdateringen innebär att dina företagsdata anpassas till den nya versionen (och den nya programvarianten om du hade Visma Lön tidigare). Du har möjlighet att säkerhetskopiera företaget innan uppdatering sker, vilket vi rekommenderar att du gör. 3

4 Årsavslut i Nedan följer förslag på arbetsgång för hur du kan göra ditt årsavslut. Det är inte nödvändigt att göra alla punkterna i den ordning de står. Checklista Datum Sign Sida 1 Avsluta årets lönekörningar 4 2 Säkerhetskopiera 4 3 Uppdatera till version Öppna ditt företag i version Rapportering till Fora 5 6 Skapa kontrolluppgifter 7 7 Sjukfrånvarostatistik för år 2012 till årsredovisningen Avsluta årets lönekörningar för 2012 Alla årets lönekörningar måste vara klara. Detta innebär att alla lönebesked för året ska vara markerade som utskrivna och utbetalda. Bokföringsunderlag och skattedeklaration bör också vara utskrivna och godkända för alla lönekörningar. Om inte alla lönekörningar är klara när du skapar dina kontrolluppgifter, får du ett felmeddelande om detta. 2. Säkerhetskopiera Starta med att ta en säkerhetskopia för 2012 års löner på det eller de företag du arbetar med. Den ska vara gjord innan du uppdaterar till version Märk säkerhetskopian med Lön Spara säkerhetskopian till exempel på en extern hårddisk och förvara den i ett brandsäkert utrymme för datamedia. Gör så här för att säkerhetskopiera: Välj Arkiv Säkerhetskopiering Aktivt företag eller Alla företag. Vi rekommenderar också att du kontinuerligt säkerhetskopierar inför varje moment du ska göra i samband med årsavslutet. Detta ger dig möjlighet att enkelt backa tillbaka om något blir fel. 3. Uppdatera till version För att du ska kunna skapa kontrolluppgifter och göra rapportering till Fora måste den nya versionen finnas installerad. 4. Öppna ditt företag i version Första gången du öppnar ditt företag i version kommer programmet att uppdatera ditt företag. Har du inte tagit en säkerhetskopia tidigare är det lämpligt att göra det nu. Följande bild visas: Klicka på Uppdatera för att gå vidare. 4

5 5. Rapportering till Fora Rapporteringen till Fora baseras på de inställningar som är gjorda under företagsinställningar samt på respektive anställd. De lönearter som ska påverka lönesummorna ska under året ha varit inställda som Fora-grundande. Till Fora rapporteras följande: Arbetarlöner Tjänstemannalöner och Sammanställning Fora föredrar att uppgifterna läses in direkt på Foras hemsida, Saknar du lösenord för inloggning på Foras hemsida så kan du beställa ett nytt. Obs! Uppgifterna ska vara Fora tillhanda 7-31 januari Byte av anställningsform för Fora-rapporteringen Om den anställde under året har bytt anställningsform från arbetare till tjänstemän eller tvärtom måste denna uppgift finnas registrerad i anställningsregistret. När du ändrar typ av anställningsform för Fora måste du också ange från och med vilket datum som ändringen ska gälla. Det är inte möjligt att låta detta fält vara tomt. I fältet finns också en länk till registrerade förändringar avseende Fora för den anställde. Om byte av anställningsform har skett felaktigt kan markerad rad i registrerade förändringar gällande Fora raderas. Fora kollektivavtal Funktionen Fora kollektivavtal använder du för att lägga upp de kollektivavtal som företaget har slutit genom fackförbund eller arbetsgivareförbund och som de anställda omfattas av. Uppgifterna kan användas för att beräkna underlag för kollektivavtalade avgifter som Fora fakturerar och visas på rapporterna Arbetarlöner samt Tjänstemannalöner och Sammanställning. Följande kollektivavtal påverkar rapporten Arbetarlöner eftersom redovisningen för dessa skiljer sig från övriga kollektivavtal. Måleri - Målarförbundet & Målarmästarna Installationsavtalet - Elektriska installatörsorganisationen Kraftverksavtalet - Energiföretagens arbetsgivareförening Elektroskandia-avtalet - Elgrossisternas Arbetsgivarförening Du kan lägga upp nya, ändra och radera kollektivavtal. Läs mer om Fora kollektivavtal i programmets hjälp via F1. Obs! Valen Fora ej specificerad, Måleri, Installationsavtalet, Kraftverksavtalet och Elektroskandiaavtalet kan inte ändras eller tas bort. 5

6 Skapa Arbetarlöner Innan du kan skriva ut listan och skapa en rapporteringsfil för Arbetarlöner måste uppgifterna skapas. Alla anställda som någon gång under året 2012 haft inställningen Fora arbetare på fliken 3 Fler uppgifter i anställningsregistret kommer att redovisas. På denna lista redovisas inga tjänstemän. Innan du låter programmet ta fram löneunderlaget bör du göra en kontroll av registren, d v s göra en rekonstruktion. Detta gör du under Arkiv Registervård. När rekonstruktionen är klar och inga differenser i registren visas ska du skapa Arbetarlöner. Gör så här: Välj Arbeta med Fora-rapportering Arbetarlöner. Programmet frågar dig om du vill att Fora-uppgifter för 2012 ska skapas. Välj Ja. Om du väljer Nej har du ändå möjlighet att skapa uppgifterna manuellt genom att välja Kommando Skapa Arbetarlöner. Nu visas de anställda som ska ingå i rapporteringen i en lista. Om lönesummorna som visas i kolumnen Utbetald lön inte stämmer, kan dessa korrigeras direkt i listan. Om du vill ta bort en anställds löneuppgift från rapporteringen markerar du den anställde i listan och klickar på knappen Radera eller trycker snabbkommandot Ctrl R. Du får då en fråga om statistikuppgiften för berört anställningsnummer ska raderas, svara Ja. Därefter får du en fråga om samtliga statistikuppgifter ska raderas. Välj Ja om alla uppgifter ska raderas eller Nej för att enbart radera markerad anställd. Önskar du få en utskrift av inrapporterade lönesummor görs detta under Utskrift Arbetarlöner. Skapa fil för Arbetarlöner Innan du skapar filen måste uppgifterna vara skapade i arbetsbilden för Arbetarlöner. Fora försäkringsnummer måste också vara ifyllt. Rapportering av Arbetarlöner gör du genom att skicka in filen på Foras hemsida. Innan du skapar filen i programmet är det lämpligt att ange en sökväg till dit du vill spara filen, innan du skickar över till Foras hemsida. Klicka på knappen Skapa fil. Har du inte angivit någon sökväg visas ett Bläddra-fönster där du själv bestämmer var filen ska sparas. Programmet visar därefter fönstret Export av Fora-uppgifter som visar var filen kommer att sparas. Klicka på Exportera. 6

7 Skapa rapporten för Tjänstemannalöner och Sammanställning Uppgifterna till rapporten för Tjänstemannalöner och Sammanställning hämtas direkt från de anställdas ackumulatorer och innehåller en sammanställning av samtliga tjänstemän födda 1947 eller senare. Tjänstemännen ska ha inställningen Fora tjänsteman i anställningsregistret. Under tjänstemannalöner redovisas också lön för anställd VD. På rapporten redovisas också samtliga arbetare fördelade på kollektivavtal. Välj Arbeta med Fora-rapportering Tjänstemannalöner och Sammanställning. Kontrollera att inkomståret är 2012 då detta avser det årets slutredovisning. Du kan här markera om du önskar få en specificerad utskrift per anställd. Om du t ex haft anställda som bytt anställningskategori under året så visas här uppdelningen av inkomsten. Du ser även uppdelning av inkomst till Trygghetsrådet. Välj Skrivare. Kontrollera uppgifterna direkt på utskriften och gör eventuella justeringar på Foras hemsida, 6. Skapa kontrolluppgifter För att kunna skapa kontrolluppgifter för 2012 måste version vara installerad och alla lönekörningar på 2012 bör vara markerade som färdiga, d v s Utskrivna, Utbetalda, Bokförda och Arbetsgivardeklarerade. Obs! Om du vill kan du göra januarilönen innan du skapar kontrolluppgifter för Kontrollera att lönearterna för år 2012 som du använder innehåller rätt kontrolluppgiftsfält. Detta kan du se under Register Lönearter, flik 1 Löneart och fältet Kontrolluppgift. Tänk på att de lönearter som ska redovisas som kontant bruttolön är kodade som Ingen eller via ackumulator i kontrolluppgiftsfältet. Anledningen är att dessa värden hämtas från ackumulatorn BRU (Bruttolön). Gör så här för att skapa kontrolluppgifter för alla anställda: Välj Arbeta med Kontrolluppgifter. Innan du skapar kontrolluppgifterna bör du ha gjort en rekonstruktion av registren. Gjorde du en rekonstruktion när du skapade Fora-uppgifterna behöver du inte göra det igen. Klicka på Ja och kontrolluppgifterna skapas Om inte alla löner är avslutade får du detta meddelande: 7

8 Klicka på Nej och du får möjlighet att skriva ut en fellista på vad du inte slutfört på det gamla året. Skriv ut fellistan och välj sedan Fortsätt. Skapa därefter om kontrolluppgifterna. Läs mer om detta i avsnittet Skapa om kontrolluppgifter. Om löneart 735 Milersättning vid tjänstekörning har använts under året får du detta meddelande: Du ska svara Ja för att konvertera mil till km. När du har skapat kontrolluppgifterna visas en lista på alla anställda som ska få en kontrolluppgift för Även anställda som slutat under året kommer med på kontrolluppgifterna. De anställda som haft en inkomst lägre än 100 kronor och inga andra ersättningar eller förmåner syns i listan men har en grå markering i kolumnen Fil skapad och Utskriven. Det går att ta bort den grå markeringen om du vill ta med personen på kontrolluppgifterna. Du tar bort den grå markeringen genom att klicka på rutan som är gråmarkerad. Du kan skapa kontrolluppgifter för personer som inte fått lön men som ska ha en kontrolluppgift på t ex förmåner eller skattefri ersättning som betalats ut från företaget. Välj Kommando Ny kontrolluppgift eller klicka på knappen Ny kontrolluppgift. Du får då upp en lista med anställda som finns med i anställningsregistret, men där det ej skapats någon kontrolluppgift. Markera den anställde och välj Plocka. En kontrolluppgift skapas och du kan manuellt skriva in belopp och markera rutor. När du har skapat alla kontrolluppgifter bör du kontrollera att: År och uppgifter om Uppgiftslämnare är riktiga. 8

9 För att se mer detaljer på en enskild anställds kontrolluppgift byter du till kortläge genom att klicka på knappen Byt till kort, trycka på Ctrl-L eller dubbelklicka på den anställde. På denna flik kan du göra ytterligare ändringar och kompletteringar. Det är naturligtvis mycket viktigt att de ändringar du gör är korrekta. Ställ dig i fältet du vill ändra och skriv in det nya beloppet. Om du lämnar mer än en kontrolluppgift för samma person ska du ange olika specifikationsnummer på båda kontrolluppgifterna. Tänk på att inte skapa om kontrolluppgifterna om du har gjort manuella ändringar. Dessa ersätts då med värden från den anställdes ackumulatorer. Du kan skriva ett meddelande på max 100 tecken till alla anställda. Meddelandet skrivs ut på kontrolluppgiften. Radera kontrolluppgift Välj Arbeta med Kontrolluppgifter. Markera en anställd och klicka på knappen Radera eller tryck på Ctrl-R. Svara Ja på frågan Vill du radera kontrolluppgiften för anställningsnummer?. Om du svarar Nej på frågan Vill du radera samtliga kontrolluppgifter du skapat? tas bara den kontrolluppgift bort som är markerad i listan. Klicka på Ja och alla kontrolluppgifter raderas. 9

10 Skapa om kontrolluppgifter Gör så här för att skapa om kontrolluppgifter: Välj Arbeta med Kontrolluppgifter. Radera den/de kontrolluppgifter du vill skapa om. Välj Kommando Skapa kontrolluppgifter eller klicka på knappen Skapa kontrolluppgifter. Klicka på Ja och de nya värdena hämtas till kontrolluppgiften. Utskrift av kontrolluppgift Innan du ska skriva ut kontrolluppgifterna är det bra att kontrollera att du har valt rätt utskriftsmall. Programmet är som standard inställd för att använda den grafiska mallen. Gör så här för kontrollera utskriftsmallen: Välj Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar - Dokumentmallar. Välj rätt mall och ange hur många kopior du vill skriva ut av kontrolluppgiften. Anger du t ex 1 i kolumnen Kopior kommer ett original samt en kopia att skrivas ut på varje kontrolluppgift. Gör så här för att skriva ut kontrolluppgifterna: Välj Utskrift Kontrolluppgifter. Följande bild visas: Du kan nu välja vilka rapporter du vill få ut samtidigt som du skriver ut kontrolluppgifter. Du kan välja mellan Kontrolluppgifter Sammandrag, Detaljerat sammandrag och Bruttolön/ skatt per anställd. Kontrolluppgifter Utskrift till den anställde som visar vad företaget redovisar till Skatteverket. Sammandrag Visar hur många kontrolluppgifter som företaget totalt redovisat. Detaljerat sammandrag Visar hur många kontrolluppgifter som företaget totalt redovisatt samt totalsummor för bl a Bruttolön och Preliminärskatt. Denna rapport rekommenderas för att stämma av att avdragen skatt stämmer överens med vad som är bokfört i redovisningen. Bruttolön/skatt per anställd Visar totalsummor avseende bruttolön (Ruta K11) och avdragen skatt (Ruta K01) per anställd. Gör ditt val och klicka på Skriv ut. Dina val skrivs ut efter varandra och det är först vid respektive utskriftsbild som du väljer hur du vill skriva ut samt till vilken skrivare. När utskrifterna är klara markeras kontrolluppgifterna som utskrivna i listan. Nu går de inte att ändra utan att ta bort markeringen i kolumnen Utskriven. 10

11 Skapa fil för överföring till Skatteverket När du har skrivit ut kontrolluppgifterna till de anställda så ska du skapa en fil som du skickar in till Skatteverket. Filen kan du spara på cd om du vill posta in den. Skatteverket föredrar dock att du lämnar redovisningen via internet. Läs mer på Skatteverkets hemsida, om hur du går tillväga. Gör så här för att skapa en fil med kontrolluppgifter: Innan du skapar filen måste uppgifterna vara skapade i arbetsbilden för Kontrolluppgifter. Du bör också kontrollera att sökvägen dit filen ska sparas stämmer. Klicka på Skapa fil. Välj mapp och klicka på OK. Kontrollera och komplettera de uppgifter som visas i rutan. Klicka på Exportera. I nästa bild visas en sammanställning av exporten. Två filer har skapats, info.ku som innehåller etikettuppgifterna och kured som innehåller kontrolluppgifterna för de anställda. Vill du lämna flera företags kontrolluppgifter på en fil så går det bra. Tänk bara på att sökvägen till filen i det andra företaget måste vara samma som i det första. När du har klickat på Skapa fil och sen Exportera får du en fråga om du vill komplettera. Här klickar du på Ja. När exporten är klar visas ett meddelande och en kontroll görs av filen. Alla anställda i listan får därefter en markering i kolumnen Fil skapad. Det är filerna info.ku och kured som ska skickas in. Senast den 31 januari ska filerna med kontrolluppgifter vara inlämnade på något av följande sätt: 1. Skatteverkets filöverföringstjänst på Det enda du behöver är en E-legitimation eller Bank-ID. Du behöver inte vara utsedd till ombud för att nyttja denna tjänst. 2. På cd till Skatteverkets inläsningscentral, se adress nedan: Skatteverkets inläsningscentral Enhet ÖSTERSUND Cd:n ska förses med en yttre etikett som ska innehålla följande uppgifter: att innehållet är kontrolluppgifter (skriv KU) produktion namn, adress och telefonnummer till kontaktperson (viktigt om mediet är oläsligt) person- eller organisationsnummer för medielämnaren Skicka därefter cd:n som rekommenderat brev, så att du har ett kvitto på att du har lämnat in kontrolluppgifterna i tid. Du får så småningom en bekräftelse från Skatteverket att de tagit emot dina filer. Om de inte kunnat läsa dina filer eller om några belopp inte stämmer får du uppgift om detta. 11

12 Rättelse av kontrolluppgifter Du kan skicka in en ny fil om någon kontrolluppgift blivit fel. Den ska endast innehålla de anställda som tidigare hade felaktiga kontrolluppgifter. Välj Arbeta med Kontrolluppgifter. Ta bort markeringen i kolumnen Fil skapad och Utskriven på de anställda som ska med på den nya cd:n och fyll i kolumnen Rättelsedatum. 7. Sjukfrånvarostatistik för år 2012 till årsredovisningen Enligt lag ska uppgift lämnas om de anställdas sjukfrånvaro under räkenskapsåret. Uppgifterna ska lämnas som en not i årsredovisningen. Uppgift om sjukfrånvaro behöver inte lämnas om antalet anställda under de två senaste räkenskapsåren uppgått till i medeltal högst tio eller om uppgift kan hänföras till enskild individ. Uppgifter behöver inte heller lämnas för anställda utomlands. Noten ska omfatta ordinarie arbetstid och all sjukfrånvaro i förhållande till den ordinarie arbetstiden Gå till Arbeta med Statistikrapportering Sjukfrånvaro till årsredovisning. Välj period för redovisningen. Statistiken kan skrivas ut med specificering per anställd. Det kan vara bra alternativ för att kontrollera att statistiken för hela företaget omfattar korrekta uppgifter. VISMA SPCS AB SE VÄXJÖ VÄXEL FÖRSÄLJNING SUPPORT sales@vismaspcs.se support@vismaspcs.se FAX