6. Nytt kalenderår. Nytt kalenderår i Access Nytt kalenderår i SQL

Transkript

1 6. Nytt kalenderår Nytt kalenderår i Access Nytt kalenderår i SQL VIKTIGT! Om du arbetar i vår Cloud-miljö eller en liknande miljö, där flera användare arbetar med samma databaser/företag är det väldigt viktigt att se till att alla användare är utloggade ur det aktuella företaget innan funktionen Nytt kalenderår ska genomföras. Observera att när en användare ska logga ur/stänga ner löneprogrammet måste det göras på ett korrekt sätt, dvs genom att gå in under menyn Arkiv och trycka Avsluta alternativt klicka på snabbknappen för Avsluta. Stäng inte ner genom att klicka på krysset längst upp till höger i bilden. Du som utför funktionen Nytt kalenderår ska vara ensam inloggad i företaget och det är först när rutinen är helt genomförd och du har klickat på knappen OK på detta meddelande, som andra användare får logga in och arbeta i företaget igen. Observera att du kan installera version 19.0 även om du fortfarande arbetar med löner i innevarande inkomstår Du måste dock vara klar med alla dina utbetalningar i innevarande inkomstår 2018 innan du kör rutinen Nytt kalenderår. Ta en säkerhetskopia innan du påbörjar rutinen Nytt kalenderår. Säkerhetskopian tas alltså på Innevarande år Om du har inställning för att ta automatiska säkerhetskopior under menyn Arkiv Inställningar, knappen Avancerade inställningar, fliken Säkerhetskopiering tas det en säkerhetskopia med automatik. Om du har programvaran Hogia Personal och matchar frånvaro, ska du tänka på att göra det innan du skapar ett nytt år. Nyhet i år Från och med 1 januari 2019 gäller nya regler för arbetsgivardeklarationen. Förändringen innebär att du som arbetsgivare ska redovisa de utbetalningar och skatteavdrag du har gjort per person varje månad. Detta kallas Arbetsgivardeklaration på individnivå AGI. I programmet har vi tagit fram en ny funktion för rapportering av arbetsgivardeklaration på individnivå. Innan du börjar rapportera AGI måste du hämta och uppdatera ditt företag med fältkoder, både till anställda- och löneartsregistret. I version 19.0 kommer hämtning och uppdatering av fältkoder att ske automatiskt. I inkomstår 2018 sker detta när du öppnar ditt företag och i inkomstår 2019 när du verkställer nytt kalenderår. 1

2 Läs mer om den nya funktionen för rapportering av Arbetsgivardeklaration på individnivå AGI i Versionsnytt, som du hittar på Kundtorget under menyn NEDLADDNING Senaste version. Har du flera servrar, klienter eller stängda miljöer och har behov av att kunna ange en anpassad eller en central sökväg för filer med beräkningsuppgifter, läs mer på Kundtorget under menyn SUPPORT Årsskifte Övrigt. Skapa Nytt kalenderår Välj rutinen Nytt kalenderår under menyn Arkiv. Du måste göra denna rutin innan du börjar göra löner för inkomstår Om du arbetar i vår Cloud-miljö eller en liknande miljö, där flera användare arbetar med samma databaser/företag är det väldigt viktigt att se till att alla användare är utloggade ur det aktuella företaget innan funktionen Nytt kalenderår ska genomföras. Observera att när en användare ska logga ur/stänga ner löneprogrammet måste det göras på ett korrekt sätt, dvs genom att gå in under menyn Arkiv och trycka Avsluta alternativt klicka på snabbknappen för Avsluta. Stäng inte ner genom att klicka på krysset längst upp till höger i bilden. Du som utför funktionen Nytt kalenderår ska vara ensam inloggad i företaget och det är först när rutinen är helt genomförd och du har klickat OK på att årsskiftet är genomfört, som andra användare får logga in och arbeta i företaget igen. Om ni är flera som arbetar med löneprogrammet, kontrollera då innan du gör rutinen Nytt kalenderår så att det inte redan är gjort. Står det fortfarande Innevarande år 2018 längst ner i programmet ska du utföra rutinen Nytt kalenderår. 2

3 När du väljer att verkställa årsskiftet kommer programmet att döpa om din databas till Företagsnamnet(2018). I den här databasen finns nu föregående års uppgifter. Det skapas samtidigt ett nytt år, innevarande år Innevarande år är alltid databasen utan uppgift om inkomstår inom parantes. I samband med att du gör ett nytt kalenderår kommer årets lönehistorik samt nuvarande ackumulatorvärden att flyttas till föregående inkomstår. De ackumulatorer som har en markering i rutan Automatisk nollställning vid årsskifte, kommer att nollställas. Vissa frivilliga ackumulatorer ska inte nollställas vid kalenderårsskiftet, som ackumulatorn för komptidssaldo, därför saknar den markering för nollställning och behåller sitt värde även i det nya årets databas. Det nya inkomstårets värden för beräkningsuppgifter läses in automatiskt i det nya innevarande året. Arbetar du med löneprogrammet på SQL Server är det viktigt att du kontrollerar med din It-tekniker att du har den behörighet som krävs för att skapa en ny databas på servern. Se till att din tekniker tar del av all teknisk information om årsrutinerna i löneprogrammet, under rubriken SUPPORT - SQL på vårt Kundtorg, samt under rubriken Årsskifte. Om du har modulen Licenshanteraren och inte ser databaserna för de olika åren korrekt efter att du gjort rutinen Nytt kalenderår, börjar du med att kontrollera att rutan Visa endast innevarande inte är markerad i företagslistan. Ser du fortfarande inte alla dina år behöver du gå till modulen HogiaLön Plus Licens, markera det aktuella bolaget och gå in under menyn Verktyg Uppdatera företagsuppgifter. Automatisk uppdatering när filer med beräkningsuppgifter finns tillgängliga När du gör ett nytt kalenderår i ditt företag kommer programmet automatiskt att kontrollera om det finns filer med beräkningsuppgifter på Hogias webbplats. Observera att filerna med beräkningsuppgifter finns tillgängliga på Hogias webbplats först när vi fått informationen från Skatteverket, uppskattningsvis i mitten av december. Om filerna finns tillgängliga hämtas de ned till den sökväg som finns angiven under menyn Verktyg Uppdatera beräkningsuppgifter samt uppdaterar ditt företag automatiskt utan att du behöver göra något i löneprogrammet. 3

4 Vi rekommenderar att du använder den förinställda sökvägen, C:\Users\Public\Documents\Hogia\HLPlus, för filer med beräkningsuppgifter, i alla dina företag för smidigare hantering av den automatiska uppdateringen av beräkningsuppgifter. När filer är hämtade och uppdatering skett läggs datum in under Senast hämtad och Senast uppdaterad. Spara gemensam sökväg för filer med beräkningsuppgifter i flera företag Om du av någon anledning inte kan använda sökvägen C:\Users\Public\Documents\Hogia\HLPlus kan du ändra till en egen sökväg och få hjälp med att lägga in den i alla dina företag med automatik genom att markera Spara gemensam sökväg för filer med beräkningsuppgifter i flera företag. Ange den gemensamma sökvägen i rutan Filer för beräkningsuppgifter sparas på och markera rutan Spara annan gemensam sökväg än C:\Users\Public\Documents\Hogia\HLPlus. Du gör ovanstående i ett av dina företag, i nästa företag som öppnas är rutan Spara annan gemensam sökväg än C:\Users\Public\Documents\Hogia\HLPlus markerad med automatik och den gemensamma sökvägen du angav visas men är inte möjlig att ändra. Har uppdatering med beräkningsuppgifter för inkomstår 2019 gått bra visas företagets inkomstår i programmets nedre del på följande vis: 4

5 Under menyn Arkiv Inställningar, fliken Beräkningsregister visas datumet i rutorna Gäller för rapporteringsperiod fr o m. Automatisk uppdatering när filer med beräkningsuppgifter inte finns tillgängliga Skulle det vara så att det ännu inte finns några filer med beräkningsuppgifter tillgängliga när du gör rutinen Nytt kalenderår eller öppnar ditt företag kommer du att informeras om detta i programmet. Programmet fortsätter att kontrollera om det finns beräkningsuppgifter tillgängliga varje gång du öppnar ditt företag och fram till dess att ditt företag är uppdaterat med alla beräkningsuppgifter för Om filer med beräkningsuppgifter inte finns tillgängliga för år 2019 visas ett meddelande när programmet automatiskt försöker hämta filerna: Därefter visas ett liknande meddelande när programmet i nästa steg försöker uppdatera företaget med beräkningsuppgifterna: Till sist får du ett generellt meddelande enligt nedan: 5

6 Så länge ditt företag inte är uppdaterat med alla nödvändiga beräkningsuppgifter för inkomståret informeras du om detta i programmets nedre del där företagets inkomstår visas: Även om ditt företag inte är uppdaterat kan du lönebereda och ta ut rapporter, men programmet kommer att använda föregående års beräkningsuppgifter. När du exempelvis är i löneberedningen, gör en avräkning eller när du tar ut en arbetsgivardeklaration visas följande meddelande: Funktion för att manuellt hämta och uppdatera beräkningsuppgifter finns under menyn Verktyg Uppdatera beräkningsuppgifter. Om det exempelvis skulle bli ändrade procentsatser för arbetsgivaravgift under året är det här du hämtar och uppdaterar ditt företag med nya uppgifter. 6