Checklista för Årsskiftesrutiner 2017/2018

Transkript

1 Checklista för Årsskiftesrutiner 2017/2018 Det har blivit dags att sätta punkt för inkomstår 2017! Har du bråttom med lönen i januari? Betalar du ut lönen tidigt i januari kan du påbörja löneberedningen när du genomfört punkterna 1-6 samt 9-11 i vår checklista. Checklista: Du kan med fördel skriva ut checklistan, och bocka av punkt för punkt när de är gjorda. Den blå guideikonen symboliserar att det finns en guide kopplad till avsnittet. 1. Gör klart lönerna med utbetalningsdatum i december. Kom ihåg att göra eventuella justeringar för Ta ut periodens rapporter. 2. Gör avstämning avseende lön, skatt och eventuella förmåner. 3. Ta en säkerhetskopia. Notera att den avser innevarande år Läs in 2018 års version, som du hämtar på Kundtorget. Du kan logga in via programmet under menyn Kundtorget Kundtorget eller via Ange de tre första tecknen i ditt företagsnamn och ditt licensnummer för att logga in. Ditt licensnummer hittar du ner till höger på programmets startsida. Innan du påbörjar installationen av uppdateringen är det viktigt att du läser igenom Systemkrav, Installationsanvisning samt Versionsnytt. Se till att löneprogrammet och övriga programvaror är avstängda när du läser in den nya versionen. Observera att du som valt att låta Hogia ta hand om driften av din miljö inte behöver göra en egen uppdatering, detta sköter Hogia åt dig. Information om när uppdatering av 2018 års version utförs hittar du i inloggningsportalen för Cloud. Nyhet i år Automatisk uppdatering av skattetabeller, engångsskatt och arbetsgivaravgift för inkomstår 2018 Vid förra årsskiftet lanserade vi funktionalitet i programmet för att hämta och uppdatera ditt företag med beräkningsuppgifter för det nya inkomståret. I år har vi förenklat ytterligare och med version kommer det bli ännu smidigare för dig att få ditt företag uppdaterat med alla nödvändiga beräkningsuppgifter för inkomstår När du verkställer ett nytt kalenderår i ditt företag kommer programmet automatiskt att kontrollera och uppdatera ditt företag om det finns filer med beräkningsuppgifter på Hogias webbplats. Om filerna finns tillgängliga hämtas de ned och ditt företag uppdateras automatiskt utan att du behöver göra något i programmet. Om filerna inte finns tillgängliga görs kontrollen varje gång du öppnar ditt företag fram till att filerna finns och företaget har blivit uppdaterat. 1

2 Filerna med beräkningsuppgifter finns tillgängliga på Hogias webbplats när vi fått uppgifterna från Skatteverket, uppskattningsvis i mitten av december. Det är först under punkt 6 - Nytt kalenderår, som beräkningsuppgifterna för inkomstår 2018 uppdateras. Observera att du kan installera version även om du fortfarande arbetar med löner i innevarande inkomstår Du måste dock vara klar med alla dina utbetalningar i innevarande inkomstår 2017 innan du gör rutinen Nytt kalenderår. 5. Gå igenom inställningar för anställda och företag För att du med automatik ska få med korrekta uppgifter på de anställdas kontrolluppgifter, rätt företagsuppgifter i kontrolluppgiftsfilen samt att du ska få med korrekta inställningar på de anställda över till det nya innevarande året, när du gör rutinen Nytt kalenderår, är det viktigt att du går igenom vissa inställningar för de anställda och för företaget. 6. Kör rutinen Nytt kalenderår under menyn Arkiv. Ta en säkerhetskopia innan du påbörjar rutinen Nytt kalenderår. I samband med att du verkställer årsskiftet (Nytt kalenderår) flyttas årets lönehistorik samt nuvarande ackumulatorinnehåll till föregående inkomstår. De ackumulatorer som har en markering i rutan Automatisk nollställning vid årsskifte kommer att nollställas. Det nya inkomstårets värden för beräkningsuppgifter läses in automatiskt i det nya innevarande året. Nyhet i år När du verkställer ett nytt kalenderår i ditt företag kommer programmet automatiskt att kontrollera och uppdatera ditt företag med beräkningsuppgifter (skattetabeller, inkomstintervall och procent för engångsskatt, inkomstbasbelopp, prisbasbelopp, statslåneränta och belopp för inrikes traktamente) om det finns filer med beräkningsuppgifter på Hogias webbplats. Om filerna finns tillgängliga hämtas de och ditt företag uppdateras automatiskt utan att du behöver göra något i programmet. Om filerna inte finns tillgängliga görs kontrollen varje gång du öppnar ditt företag fram till att filerna finns och företaget har blivit uppdaterat. Filerna med beräkningsuppgifter finns tillgängliga på Hogias webbplats först när vi fått informationen från Skatteverket, uppskattningsvis i mitten av december. VÄLJ ATT ARBETA I FÖREGÅENDE ÅR DATABASEN FÖR INKOMSTÅR Skapa register och validera kontrolluppgifter samt ändra/komplettera vid behov under menyn Verktyg Kontrolluppgifter. Skriv ut eller skicka kontrolluppgifterna till de anställda via e-post, samt skapa fil till Skatteverket. Du som har tilläggsmodulen MyPayslip har möjlighet att publicera de anställdas kontrolluppgift (KU10) i deras mobiltelefon, du använder samma fil som du skapat till Skatteverket, KU10.xml. 8. Om företaget rapporterar löneuppgifter till Fora ska du ta ut underlag till rapporten. 9. Ta en säkerhetskopia på inkomstår 2017 som ett föregående år (2017) för arkivering. 2

3 VÄLJ ATT ARBETA I INNEVARANDE ÅR DATABASEN FÖR INKOMSTÅR Läs in svarsfil från CSR under menyn Verktyg CSR-rutin. Har du inte skickat in någon frågefil till CSR kan du göra det nu, det går att skicka in hela året. Du kan givetvis registrera uppgifterna om tabelltillhörighet och jämkning manuellt på de anställda. Komplettera även med uppgift om engångsskatt under menyn Verktyg Beräkna engångsskatt, på respektive anställd samt korrigera skattekolumner för pensionärer, detta gör du i anställdaregistret. Skapa CSR-förfrågan och läs in svarsfil Uppdatering av engångsskatt 11. Justera registren för 2018 genom att bland annat kontrollera ackumulatorer, pris och formler på lönearter, uppdatera anställda med nya bilförmånsvärden samt ta bort anställda som slutat under 2016 eller tidigare. 12. Nu är det klart för januarilönen Observera att avvikelser för till exempel inrikes traktamente/kostavdrag/kostförmån som avser december 2017, som avräknas i januari 2018, kan behöva justeras i löneberedningen avseende pris om du på lönearten för dessa uppdaterat till 2018 års värden. 13. Om ni har årsbokslut eller löpande vill bokföra ökade semesterskulder, skriv ut en semesterskuldslista. 14. Gör semesterberäkning för 2018 om semesteråret sammanfaller med kalenderåret. Checklista punkt för punkt Den blå guideikonen symboliserar att det finns en guide kopplad till avsnittet. 1. Lönebered och avräkna december månad Börja ditt arbete med att göra klart lönerna med utbetalningsdatum i december. Kontrolluppgifterna följer kontantprincipen vilket innebär att allt som är utbetalt mellan 1 januari till 31 december 2017 ska med på kontrolluppgiften för samma år. Gör eventuella justeringar så att du har med alla korrigeringar med mera på decemberlönen, som påverkar inkomst och skatt för 2017, så att eventuell bruttolöneskuld för 2017 korrigeras redan nu. Det kan exempelvis röra sig om ersättningar som du hanterat vid sidan av löneprogrammet under året, men som nu ska läggas in så att dessa kommer med på kontrolluppgiften. Kontrollera också att du har angivit personnummer på samtliga anställda. Har du anställda som inte har ett svenskt personnummer, ska du söka ett samordningsnummer hos Skatteverket. Hinner du inte få samordningsnummer måste du använda dig av födelsetid på kontrolluppgiften. Läs mer om detta under punkt 5 - Gå igenom inställningar för företag och anställda. 3

4 2. Stäm av arbetsgivardeklarationen mot ackumulatorerna Avstämning Skatteverket jämför arbetsgivardeklarationerna du har lämnat in under året med kontrolluppgifterna du skickar in vid årsskiftet. Kom ihåg att det är de inskickade arbetsgivardeklarationerna som Skatteverket har som underlag. Du stämmer av enligt nedan: Arbetsgivardeklaration Ackumulator Summa avdragen skatt (ruta 82) Avdragen prel. skatt 101 Summa bruttolön (ruta 50) Kontant bruttolön 111 Summa förmåner (ruta 51) Ackumulatorer för förmåner (113, 118, , 149) Påbörja avstämningen Ta ut arbetsgivardeklarationen för hela året, du hittar den under menyn Arkiv Rapporter, fliken Periodens - Arbetsgivardeklaration. I rutan för Löneutbetalningsmånad väljer du Hela 2017 (längst ner i listan). Gå därefter in under menyn Visa Ackumulatorvärden. Börja med att avmarkera rutorna K-uppgift, Fora och Frivillig. Ta därefter ut tre listor med ackumulatorvärde genom att markera önskad ackumulator en i taget, en för ackumulator 101 Avdragen skatt, en för 111 Kontant bruttolön samt en för eventuella förmåner, exempelvis ackumulatorerna 113, 118, ,

5 Hur påverkar lönearternas inställningar arbetsgivardeklarationen? För att du ska kunna kontrollera samt felsöka vid behov, är det viktigt att du vet vilka inställningar i programmet som styr var uppgifterna hamnar på kontrolluppgiften: Löneartens inställning för Löneartstyp och Arbetsgivaravgift styr var värdet ska hamna på Arbetsgivardeklarationen. Inställningen under Summera vid avräkning till styr i vilken ackumulator värdet ska sparas. Ackumulatorernas värde kommer från de lönetransaktioner som skapats under året. Rätt inställning på dina lönearter är grunden till korrekta uppgifter i ackumulatorerna. Kontrolluppgifterna hämtar sina värden från ackumulatorerna. Logiken i programmet är byggd så att varje ruta på kontrolluppgiften har en motsvarighet i en ackumulator med liknande nummer, exempelvis ruta 011 Kontant Bruttolön har sin motsvarighet i ackumulator 111 Kontant Bruttolön. Avstämning skatt Ruta 82 på arbetsgivardeklarationen, Summa avdragen skatt ska stämmas av mot värdet i ackumulator 101 Avdragen skatt. I den här avstämningen finns det inga naturliga differenser utan värdena ska överensstämma. 5

6 Avstämning bruttolön Avstämning bruttolön Ruta 50 på arbetsgivardeklarationen, Avgiftspliktig bruttolön utom förmåner, ska stämmas av mot värdet i ackumulator 111 Kontant bruttolön, det vill säga ruta 011 på kontrolluppgiften. Beloppet i ruta 50 på arbetsgivardeklarationen är de ersättningar som företaget har betalt arbetsgivaravgift på under året. Ett tips är att du klickar på kolumnrubriken Värde för att sortera efter belopp, detta underlättar om du exempelvis har många anställda med belopp under 1000 kr i ackumulator 111, som ska räknas bort. Naturlig felkälla om beloppen inte stämmer Har du något av följande: Anställda som tjänat under 1000 kr (eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening). Anställda som har en markering i rutan Socialavgiftsavtal i anställdaregistret. Anställda som har en markering i rutan Ej arbetsgivaravgift i anställdaregistret, som fått skattegrundande ersättning. Använt en löneart som är Skattegrundande och kopplad till ackumulator 111 men Ej underlag för arbetsgivaravgift. Då ligger summan för detta med i ackumulator 111 Kontant Bruttolön men finns inte med i ruta 50. Detta är en helt naturlig differens eftersom ersättningarna inte är underlag för sociala avgifter. 6

7 För korrekt avstämning ska eventuella värden i ackumulator 111, som inte är underlag för sociala avgifter räknas bort, annars har du ett för högt värde i ackumulator 111 i jämförelse mot ruta 50 Avgiftspliktig bruttolön utom förmåner på arbetsgivardeklarationen. Har du betalt ut ersättning (lön + förmån) till idrottsutövare som uppgår till 0,5 prisbasbelopp eller mer, ska du för korrekt avstämning summera värdet av ackumulator 131 Skattepliktiga ersättningar ej soc avg. och ackumulator 111 Kontant bruttolön för att sedan jämföra detta mot ruta 50 Avgiftspliktig bruttolön på arbetsgivardeklarationen. Om differensen enbart är på några kronor beror det på den öresavrundning som tillämpas av Skatteverket vid beräkning av underlag till arbetsgivardeklarationen. Avstämning förmåner Ruta 51 på arbetsgivardeklarationen, Avgiftspliktiga förmåner, ska motsvara summan av ackumulerade värden från: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedel vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån 149 Förmån som pension Naturlig felkälla om beloppen inte stämmer Har du något av följande: Anställda som tjänat under 1000 kr (eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening). Anställda som har en markering i rutan Socialavgiftsavtal i anställdaregistret. 7

8 Anställda som har en markering i rutan Ej arbetsgivaravgift i anställdaregistret, som fått skattegrundande ersättningar. Anställda som fått Drivmedelsförmån, lönearterna 468 och 469, där 469 har inställningen Påverkar inte arbetsgivaravgift. Då finns deras förmåner med i ackumulatorerna för respektive förmån men inte i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen. Drivmedelsförmån på företaget Om ni har drivmedelsförmån på företaget och under året använt löneart 469 Drivmedelsförmån ej sociala avgifter, kommer det att vara ett högre belopp i ackumulator 118 Drivmedelsförmån än vad det är på arbetsgivardeklarationen i ruta 51 Skattepliktiga förmåner, eftersom en del av förmånen inte utgör underlag för sociala avgifter. Om du vill se de 20 % som inte är underlag för arbetsgivaravgift kan du ta ut löneartshistorik på löneart 469 Drivmedelsförmån ej sociala avgifter för hela året under menyn Visa - Historik fliken Utökad historik. För korrekt avstämning ska värdet av löneart 469 räknas bort från det totala ackumulerade värdet av förmåner annars får du ett för högt värde i jämförelse mot ruta 51 Avgiftspliktiga förmåner på arbetsgivardeklarationen. Fortfarande differenser? En annan möjlig felkälla kan vara att en löneart inte varit rätt kopplad till ackumulator under året, och därmed summerats felaktigt. Om differensen enbart är på några kronor beror det på den öresavrundning som tillämpas av Skatteverket vid beräkning av underlag till arbetsgivardeklarationen. För en fördjupad analys av dina värden klickar du på knappen Visa detaljer under menyn Arkiv Rapporter, fliken Periodens Arbetsgivardeklaration. Du får ut en rapport som visar exakt vilka siffror arbetsgivardeklarationen baseras på per ruta och anställd. Du väljer själv vilka rutor du vill granska närmare. Vill du läsa mer om hur du fördjupar dig i din avstämning, klicka här» 8

9 3. Ta en säkerhetskopia Ta en säkerhetskopia Innan du börjar årsskiftesarbetet bör du ta en säkerhetskopia på innevarande år Denna säkerhetskopia behöver du om något går fel när du skapar Nytt kalenderår. Observera att du även kommer ta en säkerhetskopia i punkt 9, där säkerhetskopian blir på föregående år (2017). Det är denna kopia du sparar för arkivering. Det är väldigt viktigt att du tar båda dessa säkerhetskopior. Ha för vana att säkerhetskopiera minst en gång per löneperiod. Spara kopian antingen på en server eller på datamedia. Säkerhetskopian är din försäkring mot oförutsedda störningar som kan skada ditt material. Du hittar rutinen för säkerhetskopiering under menyn Arkiv Säkerhetskopiering. 4. Läs in 2018 års version av löneprogrammet Nedladdning av program 2018 års version hittar du på Kundtorget, loggar in till Kundtorget gör du via menyn Kundtorget Kundtorget i ditt löneprogram, eller via Ange de tre första tecknen i ditt företagsnamn och ditt licensnummer för att logga in. Ditt licensnummer hittar du längst ner till höger på löneprogrammets startsida. Om du valt att låta Hogia ta hand om driften av din miljö behöver du inte göra en egen uppdatering, detta sköter Hogia för dig. Hogia Lön och Hogia Personal uppdateras med automatik för Hogia Cloud kunder. Information om när uppdatering av 2018 års version utförs hittar du i inloggningsportalen. Övriga uppdateringar bokas via helpdesk@hogia.se Nyhet i år Automatisk uppdatering av skattetabeller, engångsskatt och arbetsgivaravgift för inkomstår 2018 Vid förra årsskiftet lanserade vi funktionalitet i programmet för att hämta och uppdatera ditt företag med beräkningsuppgifter för det nya inkomståret. I år har vi förenklat ytterligare och med version kommer det bli ännu smidigare för dig att få ditt företag uppdaterat med alla nödvändiga beräkningsuppgifter för inkomstår När du verkställer ett nytt kalenderår i ditt/dina företag kommer programmet automatiskt att kontrollera och uppdatera ditt företag om det finns filer med beräkningsuppgifter på Hogias webbplats. Om filerna finns tillgängliga hämtas de ned och ditt företag uppdateras automatiskt utan att du behöver göra något i programmet. Om filerna inte finns tillgängliga görs kontrollen varje gång du öppnar ditt företag fram till att filerna finns och företaget har blivit uppdaterat. Filerna med beräkningsuppgifter finns tillgängliga på Hogias webbplats först när vi fått informationen från Skatteverket, uppskattningsvis i mitten av december. Observera att du kan installera version även om du fortfarande arbetar med löner i innevarande inkomstår Du måste dock vara klar med alla dina utbetalningar i innevarande inkomstår 2017 innan du gör rutinen Nytt kalenderår. Hur du gör rutinen Nytt kalenderår och hur ditt/dina företag uppdateras med beräkningsuppgifter för inkomstår 2018 kan du läsa mer om under punkt 6 Nytt kalenderår. 9

10 Läs in version Du hittar aktuell version under rubriken NEDLADDNINGAR - Aktuell version. Det är viktigt att du, eller den person som ska göra installationen, läser vår dokumentation avseende Systemkrav, Installationsanvisning samt Versionsnytt, innan installationen påbörjas. Versionsnytt måste även distribueras till berörda av programmet. När du läst ovan nämnda dokumentation, markerar du rutan Jag är medveten om att jag sätter mig i driftsättningsläge när jag påbörjar installationen och klickar därefter på Hämta installation. Se till att löneprogrammet och övriga programvaror är avstängda innan du startar installationen. Klicka vidare på länken för installationsfilen. Beroende på webbläsare och inställningar kan nedladdningsrutinen skilja sig åt, nedan är ett exempel på hur det kan gå till. Du får en fråga om du vill Spara eller Köra filen. Väljer du Spara, sparas filen i mappen Hämtade filer, som finns under ditt användarnamn i mappen Användare, exempelvis C:\Användare\Användaren namn\hämtade filer. Väljer du istället Spara som, sparas filen på den sökväg du anger. Ditt löneprogram uppdateras inte i och med detta. När hämtningen är klar, letar du upp din fil och kör igång installationen. Vill du inte spara ner själva installationsfilen kan du köra installationen direkt genom att välja Kör. Innan du installerar uppdateringen är det bra om du går in i löneprogrammet under menyn Hjälp - Om Hogia Lön och kontrollerar vilken sökväg som står vid rubriken Programmapp. Det är till denna sökväg som uppdateringen ska ske. När du kontrollerat detta går du till den sökväg där du sparat ner installationsfilen/ikonen. Installationsprogrammet söker automatiskt efter tidigare installationer av programmet på din dator. Kontrollera noga att den målkatalog som föreslås stämmer. Följ anvisningarna i installationsguiden, när uppdateringen är klar får du besked om detta. När löneprogrammet startar första gången efter uppdateringen får du ett meddelande om att programmet har uppdaterats till 2018 års version. Du kan även kontrollera att programmet uppdaterats under menyn Hjälp - Om Hogia Lön. Övningsföretaget uppdateras i samband med installationen och du kan med fördel använda Övningsföretagets löneartsregister som mall när du ska lägga upp egna lönearter, kopiera eller ändra på befintliga. Tänk på att du först måste öppna Övningsföretaget en gång för att du ska få tillgång till nya lönearter i Övningsföretaget. Uppdateringen ändrar inga uppgifter i ditt företag eller löneartsregister. Om du har programmet på server är ett tips att du kör installationen via kontrollpanelens install application on Terminal Server. Vill du läsa mer, klicka här» 5. Gå igenom inställningar för företag och anställda Gå igenom inställningar För att du med automatik ska få med korrekta uppgifter på de anställdas kontrolluppgifter, rätt företagsuppgifter i kontrolluppgiftsfilen samt att du ska få med korrekta inställningar på de anställda över till det nya innevarande året, när du gör rutinen Nytt kalenderår, är det viktigt att du går igenom vissa inställningar för företaget och de anställda. 10

11 Företagsuppgifter Gå in under menyn Arkiv Inställningar, fliken Företag, fliken Företagsuppgifter för att se till att företagsuppgifterna är kompletta. Anställdaregistret Gå in under menyn Register Anställda för att kontrollera att de anställda har fullständiga och korrekta uppgifter ifyllda. Personnummer/samordningsnummer/födelsetid Fullständig adress E-postadress Bilkod Arbetsställenummer SCB TIN vid KU10 (gäller fr.o.m. version ) Socialavgiftsavtal Delägare m fl i fåmansföretag Ej kontrolluppgift (KU10) Om du har bråttom med januarilönen och väljer att hoppa över denna punkt måste du tänka på att göra eventuella justeringar gällande dessa uppgifter manuellt i det föregående året och i det innevarande året. Fliken Allmänt Personnummer/samordningsnummer/födelsetid Se till att de anställda har ett fullständigt personnummer/samordningsnummer alternativt födelsetid angivet. Födelsetid anges under fliken Statistik/Info. Adress Anställda som har ett samordningsnummer eller som inte har ett fullständigt svenskt personnummer, har en födelsetid ifylld, måste ha en korrekt adress. Komplettera med namn, gatuadress, postnummer samt postort. E-postadress Vill du skicka kontrolluppgifterna via e-post till de anställda behöver du fylla i uppgift om e-postadress. Fliken Statistik/Info Bilkod Om de anställda har/haft en företagsbil under året måste en bilkod finnas angiven. Om de anställda har ett värde i ackumulator 113 Skattepliktig bilförmån utom drivmedel men saknar en bilkod i anställdaregistret, kommer dessa anställda att behöva korrigeras. Ett lätt sätt att stämma av detta är att gå till menyn Arkiv Rapporter fliken Register Egna rapporter personuppgifter och ta ut en rapport på vilka anställda som har en bilkod angiven på sig. Gör inställningarna enligt följande bild: 11

12 Gå därefter in under menyn Visa Ackumulatorvärden, bocka ur rutorna K-uppgift, Fora och Frivillig. Sätt en bock i ackumulator 113 Skattepliktig bilförmån utom drivmedel. De anställda som har ett värde i ackumulator 113 visas och du kan nu jämföra dessa två olika rapporter och korrigera därefter. Arbetsställenummer Ange arbetsställenummer om ett sådant tilldelats från SCB (Statistiska Centralbyrån). Detta redovisas i sin tur på kontrolluppgiften (max 5 tecken). Utländskt skatteregistreringsnummer (TIN) och Landskod (TIN) (gäller fr.o.m. version ) Nytt för inkomstår 2017 är att Utländskt skatteregistreringsnummer (TIN) och Landskod (TIN) numera även gäller KU10. Från och med inkomståret 2017 har skyldigheten att lämna uppgift om utländskt skatteregistreringsnummer utvidgats, nu gäller skyldigheten även för obegränsat skattskyldiga i Sverige som har hemvist i en annan stat. 12

13 Om du har anställda som omfattas av dessa regler finns det på fliken Statistik/Info i anställdaregistret 2 nya fält, Utländskt skatteregistreringsnummer (TIN) och Landskod (TIN). När du skapar kontrolluppgifter kommer de uppgifter som du registrerar här med på kontrolluppgiften till den anställde och i filen till Skatteverket. Socialavgiftsavtal finns Om en anställd har ett socialavgiftsavtal och detta ska redovisas på kontrolluppgiften ska du markera Socialavgiftsavtal finns. Delägare m fl i fåmansbolag Om en person är företagsledare, närstående till företagsledare eller delägare i fåmansbolag ska du markera detta i rutan Delägare m fl i fåmansbolag. Vilka som avses som närstående kan du läsa om på Skatteverkets hemsida, broschyr SKV 304. Ej kontrolluppgift (KU10) Om du har en anställd vars utbetalningar ej ska rapporteras på kontrolluppgift (KU10) till SKV markerar du Ej kontrolluppgift (KU10). 6. Nytt kalenderår Nytt kalenderår Nyhet i år Automatisk uppdatering av skattetabeller, engångsskatt och arbetsgivaravgift för inkomstår 2018 Vid förra årsskiftet lanserade vi funktionalitet i programmet för att hämta och uppdatera ditt företag med beräkningsuppgifter för det nya inkomståret. I år har vi förenklat ytterligare och med version kommer det bli ännu smidigare för dig att få ditt företag uppdaterat med alla nödvändiga beräkningsuppgifter för inkomstår Uppdateringen av beräkningsuppgifter kommer att ske med automatik. Ditt företag kommer att automatiskt uppdateras med följande beräkningsuppgifter: Skattetabeller för beräkning av skatteavdrag i löneberedningen. Inkomstintervall och procent för engångsskatt, för att kunna beräkna de anställdas engångsskatt under menyn Verktyg - Uppdatera engångsskatt. Inkomstbasbelopp, prisbasbelopp och statslåneränta uppdateras under menyn Arkiv - Inställningar. Belopp för Inrikes traktamente uppdateras i löneberedningen. När du verkställer ett nytt kalenderår i ditt/dina företag kommer programmet automatiskt att kontrollera och uppdatera ditt företag om det finns filer med beräkningsuppgifter på Hogias webbplats. Om filerna finns tillgängliga hämtas de ned och ditt företag uppdateras automatiskt utan att du behöver göra något i programmet. Om filerna inte finns tillgängliga görs kontrollen varje gång du öppnar ditt företag. Filerna med beräkningsuppgifter finns tillgängliga på Hogias webbplats först när vi fått informationen från Skatteverket, uppskattningsvis i mitten av december. Observera att du kan installera version även om du fortfarande arbetar med löner i innevarande inkomstår Du måste dock vara klar med alla dina utbetalningar i innevarande inkomstår 2017 innan du verkställer nytt kalenderår. 13

14 Ta en säkerhetskopia innan du påbörjar rutinen Nytt kalenderår. Säkerhetskopian tas alltså på innevarande år Du måste göra denna rutin innan du börjar göra löner för inkomstår Gå in under menyn Arkiv - Nytt kalenderår. När du väljer Verkställ årsskifte kommer programmet att döpa om din företagsdatabas till Företagsnamnet (2017). I den här databasen finns nu föregående års uppgifter. Det skapas samtidigt ett nytt år, innevarande år Innevarande år är alltid Företagsnamnet utan uppgift om inkomstår inom parentes. Dina tidigare år ligger i listan över upplagda företag under menyn Arkiv - Företag och du kan lagra obegränsat antal år i olika databaser. Ser du inte föregående år i företagslistan kan det bero på att du har en markering i rutan Visa endast innevarande år. I samband med att du verkställer årsskiftet flyttas årets lönehistorik samt nuvarande ackumulatorinnehåll till Föregående inkomstår. De ackumulatorer som har en markering i rutan Automatisk nollställning vid årsskifte kommer att nollställas. Vissa frivilliga ackumulatorer ska inte nollställas vid kalenderårsskiftet, såsom ackumulatorn för komptidssaldo då den saknar markering för nollställning och behåller sitt värde även i det nya årets databas. Nytt för i år är att de nya inkomstårets värden för beräkningsuppgifter läses in automatiskt i det nya innevarande året. 14

15 7. Skapa register och validera kontrolluppgifter Skapa kontrolluppgifter VÄLJ ATT ARBETA I FÖREGÅENDE ÅR DATABASEN FÖR INKOMSTÅR Löneprogrammet hanterar kontrolluppgift KU10. Som arbetsgivare ska du lämna kontrolluppgifter för alla anställda som har lön, arvode eller andra ersättningar och förmåner som är skattepliktig inkomst av tjänst. Anställda som varken fått lön eller betalat skatt kommer med i kontrolluppgiftsfilen till Skatteverket om markering finns i rutorna Kontrolluppgifterna för inkomstår 2017 ska lämnas till Skatteverket senast den 31 januari Information om kontrolluppgiften och dess rutor finns på Skatteverkets hemsida. Ladda ner broschyren SKV 304, Kontrolluppgifter, lön, förmåner m.m. Nyheter för kontrolluppgifter för inkomstår 2017: Nytt XML-schema (3.1) Löneprogrammet (version ) har ny version av xml-schema (3.1) som används för att filen ska följa det filutseende som Skatteverket kräver för rapportering av kontrolluppgifter i deras e-tjänst. Det nya XML-schemat gäller från och med 8 november. KU10 utökat med TIN-nummer och landskpd (TIN) Utländskt skatteregistreringsnummer (TIN) och Landskod (TIN) gäller numera även KU10. Från och med inkomståret 2017 har skyldigheten att lämna uppgift om utländskt skatteregistreringsnummer utvidgats. Nu gäller skyldigheten även för obegränsat skattskyldiga i Sverige som har hemvist i en annan stat. Om du har anställda som omfattas av dessa regler finns det på fliken Statistik/Info i anställdaregistret 2 nya fält, Utländskt skatteregistreringsnummer (TIN) och Landskod (TIN). När du skapar kontrolluppgifter kommer de uppgifter som du registrerar här med på kontrolluppgiften till den anställde och i filen till Skatteverket. Observera att om du inte sett över inställningarna enligt punkt 5 - Gå igenom inställningar för företag och anställda, behöver du göra det innan du påbörjar punkt 7 - Skapa register och validera kontrolluppgifter. Om du redan gått igenom inställningarna går du vidare. 15

16 Du hittar kontrolluppgifterna under menyn Verktyg - Kontrolluppgifter. Funktionen för kontrolluppgifter är uppdelad i 3 steg. Steg 1 Skapa register och validera kontrolluppgifter Innan du väljer denna rutin bör du skriva ut en lista över dina ackumulatorer för att kunna kontrollera att ditt kontrolluppgiftsregister är korrekt. Listan hittar du under menyn Arkiv Rapporter fliken Register, Ackumulatorlista. Därefter inleder du arbetet med steg 1, Skapa register och validera kontrolluppgifter. Om företagets organisationsnummer inte är angivet under menyn Arkiv Inställningar får du ett meddelande om detta. Du måste då komplettera företagsuppgifterna med organisationsnumret innan du kan gå vidare. En varning visas även om en anställd saknar korrekt personnummer/samordningsnummer. Anställda som har markering Ej kontrolluppgift (KU10) på fliken Statistik/Info i anställdaregistret kommer inte med i registret för kontrolluppgifterna. Anställda kan ha summering i ackumulatorer för kontrolluppgifter till exempelvis 111 Kontant bruttolön men är Ej kontrolluppgift (KU) markerat kommer personen inte med i registret. Kontrollera vilket inkomstår som anges högst upp till vänster i bilden. Står det 2017 så vet du att du arbetar i rätt databas. Står det 2018, befinner du dig i innevarande års databas och måste byta till föregående år, detta gör du i listan över upplagda företag under menyn Arkiv Företag. Programmet känner automatiskt av de ackumulatorer som tillhör gruppen kontrolluppgifter samt innehåller ett värde/belopp, och det är dessa som visas vid respektive ruta i bilden Skapa register och validera kontrolluppgifter. Med utgångspunkt från din ackumulatorlista som du skrev ut tidigare, kan du nu kontrollera att ackumulatornumren visas vid rätt kontrolluppgiftsruta. Du har också möjlighet att redigera registret, det vill säga lägga till eller ändra ackumulatorer. Om du när du skapar kontrolluppgiftsregistret exempelvis angivit fel ackumulator för någon ruta, kan du ta bort kontrolluppgiftsregistret genom att skapa ett nytt. Om du måste skapa ett nytt kontrolluppgiftsregister, ytterligare en gång under arbetet med 2017 års kontrolluppgifter och svarar Ja på frågan Register för kontrolluppgifter finns redan. Vill du ta bort detta? försvinner manuellt inlagda kommentarer och ändringar som du gjort under Ändra/komplettera i det nya registret. Observera att ruta 015 Antal månader med bilförmån inte behöver innehålla någon ackumulator då programmet känner av värde i ruta 013 och då automatiskt lägger in 12 månader i ruta 015. Om annat värde önskas i ruta 015 och ingen ackumulator är kopplad måste du komplettera kontrolluppgifterna i funktionen Ändra/komplettera. När du skapar register och validerar kontrolluppgifterna skapas en valideringslista på de anställda som har felaktiga värden. Om det finns uppgifter i valideringslistan på anställda som måste justeras/kompletteras kan du skriva ut listan och sedan gå in på Ändra/komplettera och justera detta på de anställda, annars kommer de inte att komma med i kontrolluppgiftsfilen. 16

17 Bilförmån Har du anställda med bilförmån som valt att betala bort sin förmån med nettolönen anges det värde dem betalt i ruta 017 Betalt för bilförmån. Om det finns ett värde i ackumulator 117 men inget värde i ackumulator 113 måste du lägga in en nolla i ruta 013 på kontrolluppgiften. Detta gör du under Ändra/Komplettera. Kontrollera även att koden för förmånsbilen står med i ruta 014. I textruta 065 ska slag av annan förmån (ruta 047) anges. I textruta 070 ska slag av avdrag (ruta 037) anges. Idrottsutövare Har du idrottsutövare och betalt ut ersättning (lön + förmån) under året som uppgår till ett ½ prisbasbelopp eller mer i ackumulator 131 Ersättningar ej underlag socialavgifter, kan du få hjälp med att styra om hela ersättningen från ruta 031 till ruta 011 Kontant bruttolön på kontrolluppgiften i samband med att du skapar registret för kontrolluppgifter. Förmånerna specificeras i rutorna och 018. Gränsvärdeskontrollen sker på de personer som ligger kodade med Gräns arbetsgivaravgift ½ prisbasbelopp i registret Anställda. Socialavgiftsavtal Om du har anställda som har en utländsk arbetsgivare som saknar fast driftställe i Sverige och som träffat ett socialavgiftsavtal med arbetsgivaren om att redovisa och betala arbetsgivaravgifterna i arbetsgivarens ställe ska detta redovisa med en bock i ruta 093 Socialavgiftsavtal finns. Markera Socialavgiftsavtal på 17

18 fliken Statistik/Info i registret Anställda. Ersättning till anställd med socialavgiftsavtal redovisas i ruta 011 och med en bock i ruta 093. Förmåner redovisas i ruta 012, 013 och 018. Anställda som har haft socialavgiftsavtal del av året ska redovisas på två separata kontrolluppgifter. En kontrolluppgift för den del av året som personen inte har haft socialavgiftsavtal och en kontrolluppgift för den del av året som personen har haft socialavgiftsavtal. För att kunna lämna två kontrolluppgifter för samma person måste du lägga upp två anställningar på personen. Samtidigt skapas en valideringsfil KU10_Validering.txt, filen sparas på angiven sökväg under steg 2, Validera/skapa fil till Skatteverket. Samma valideringslista får du upp när du går igenom de anställda under Ändra/komplettera men bara på de personer som har felaktiga värden och samband. Listan är då per person. Om det inte finns några poster i valideringslistan får du följande meddelande. Samtliga fält och sambandskontroller är då godkända. Ändra/komplettera Om du behöver justera värden på enskilda anställda eller komplettera med uppgifter som saknas, går du in i rutinen Ändra/komplettera. Då visas kontrolluppgiften för varje anställd och du kan själv ändra i de rutor och fält som finns där. Sammanställning Sammanställningen ger dig en snabb överblick av innehållet i ditt kontrolluppgiftsregister, uppdelat per anställd. Här ser du bruttolön, skatt, förmåner och eventuellt inlagt rättelsedatum, samt en total summering av övriga ersättningar. 18

19 Steg 2 Validera/skapa fil till Skatteverket Gå vidare till steg 2 för att validera och skapa fil till Skatteverket. De flesta uppgifter som visas i bilden hämtas från Arkiv Inställningar fliken Företag. Företagets e-postadress hämtas från fliken Internet. Komplettera uppgifter som saknas. Teknisk kontaktperson Teknisk kontaktperson är den person som Skatteverket kan vända sig till om det är något fel på filen av teknisk karaktär, exempelvis läsfel. Uppgiftslämnare kontaktperson Uppgiftslämnare kontaktperson är den person som Skatteverket kan vända sig till vid mer allmänna frågor om kontrolluppgiftsfilen det vill säga frågor angående lön. Ange var du vill spara kontrolluppgiftsfilen Genom att klicka på knappen Bläddra kan du ange var du vill spara ner filen, tänk på att spara den någonstans på din dator där du har behörighet (exempelvis under Mina dokument eller Skrivbordet) klicka därefter på OK. Skapa fil till Skatteverket Markering i rutan Skapa fil till Skatteverket är förvalt och en validering av kontrolluppgifterna görs i samband med att filen skapas. Finns det felaktigheter i valideringen får du upp dessa på valideringslistan. När du gjort alla inställningar klickar du på OK. I detta läge skapas kontrolluppgiftsfilen KU10.xml samt en valideringsfil KU10_Validering.txt. Det är KU10.xml som innehåller kontrolluppgifterna. Det är endast denna fil som du laddar upp via Skatteverkets e-tjänst. Kontrollista från fil till Skatteverket När du har sparat KU-filen kan du ta ut en kontrollista av innehållet, den innehåller en sammanställning av värden från kontrolluppgifterna. Du kan ta fram utskriften på bildskärm eller skrivare för att kontrollera innehållet. KU-fil för flera företag Det går att skapa kontrolluppgifter för flera företag i samma fil. Skriv över fil innebär att alla tidigare kontrolluppgifter på den valda sökvägen skrivs över. Lägg till företag innebär att du kan utöka filen med ytterligare kontrolluppgifter. De som skapats tidigare finns kvar. Ersätt företag innebär att du kan ersätta kontrolluppgifter för aktuellt företag. Finns det kontrolluppgifter för andra företag på filen finns de kvar. 19

20 Har du skapat kontrolluppgifter från flera företag och något blev fel? Ibland händer det att man har skapat kontrolluppgifter för flera företag i en och samma KU-fil och sedan behöver ändra i ett av företagen utan att de andra bolagen skrivs över. Gör dina ändringar i kontrolluppgifterna och välj sedan Validera/skapa fil till Skatteverket. Programmet gör då en kontroll av företagen som redan är lagrade på filen som finns på sökvägen. Finns företaget i filen visas knappen Ersätt företag som komplement till knapparna Skriv över fil och Lägg till företag. Väljer du Ersätt företag raderas det aktuella företagets uppgifter i filen och ersätts med dina nya uppgifter. De andra företagen i filen påverkas inte. Steg 3 Utskrift av kontrolluppgifter Sista steget är att skriva ut kontrolluppgifterna till de anställda. Om du vill kan du först få upp kontrolluppgifterna på bildskärm innan du väljer att skriva ut dem på skrivaren. Skriv ut på vanligt A4-papper eller använd blankettyp Laserpost/MonoMail. Använd blankettypen A4 Grafisk för en snygg utskrift enligt mallen för KU10 på vanligt papper. Skicka kontrolluppgifterna via e-post till de anställda För att skicka kontrolluppgifterna på e-post via löneprogrammet behöver du fylla i uppgifter gällande e-post under menyn Arkiv Inställningar, fliken Internet. Vid e-post är det blankett med utseende A4 Grafisk som skickas till de anställda. För att underlätta när du skickar kontolluppgifter via e-post går det att göra urval enbart på anställda som har en e-postadress inlagd i anställdaregistret. Ska du skriva ut kontrolluppgift på papper kan du istället göra urval på Alla utom e- post. Markerar du rutan Enbart summa visas ett summeringsunderlag för utskrivna kontrolluppgifter med uppgifter om avdragen skatt, bruttolön och eventuella förmåner. Vid utskrift kan du välja om du vill sortera bort anställda som tjänat under 100 kronor. En markering här gör att endast kontrolluppgifter för anställda som tjänat mer än 100 kronor (det vill säga värdet i ruta 011 är mer än 100 kronor) skrivs ut på skrivaren. Bocka inte i den här rutan om du även har ersättningar i ruta 031. Publicera kontrolluppgift i MyPayslip app Du som har tilläggsmodulen MyPayslip har möjlighet att publicera de anställdas kontrolluppgift (KU10) i deras mobiltelefon. Du använder samma fil som du skapat till Skatteverket, KU10.xml. När det är dags att publicera kontrolluppgift (KU10) till de anställda loggar du in i Payslip, administratörens administrativa verktyg, via Hogias molnportal. Öppna webbläsaren och skriv in följande länk: Ange E-postadress och Lösenord för ditt HogiaID och klicka på knappen Logga in. Klicka på Payslip under Mina applikationer, gå till menyn PUBLICERA. Kontrollera att du är inloggad på det företag som du ska publicera kontrolluppgifter för. Klicka på knappen Ladda upp och hämta filen, KU10.xml från den mapp där den sparades när du skapade filen i ditt löneprogram. Ladda upp filen genom att klicka på knappen Öppna. Filen för kontrolluppgifterna publiceras och visas direkt i MyPayslip app för de anställda. Om användaren är inloggad i appen MyPayslip, visas notifiering för kontrolluppgift. 20

21 Var och hur kan kontrolluppgifterna lämnas? Följande gäller: Programmet skapar filen KU10.xml, som du skickar in via Skatteverkets e-tjänst. Du kan lämna alla sorters kontrolluppgifter via Skatteverkets e-tjänst. Du kan lämna kontrolluppgifter genom att du själv fyller i uppgifterna direkt i Skatteverkets e-tjänst. Du kan lämna kontrolluppgifter på papper. När Skatteverket har läst in uppgifterna kommer du att få en bekräftelse. Information om Skatteverkets e-tjänst, e-legitimation, hur du för över dina kontrolluppgifter, kontrolluppgifter på papper samt adressuppgifter hittar du på Skatteverkets webbplats.. Rättelse av en tidigare inlämnad kontrolluppgift Rättelsedatum om du ändrar på tidigare inlämnade uppgifter Om du behöver göra ändringar på en redan inskickad kontrolluppgift måste du komplettera med uppgift om rättelsedatum på de anställda som berörs. Det gör du i kontrolluppgiftsfunktionen under Steg 1 Ändra/komplettera. Rättelsedatum talar om för Skatteverket att den nya kontrolluppgiften ersätter en tidigare inskickad uppgift. Ändra uppgifterna på kontrolluppgiften och ange därefter ett rättelsedatum, klicka Spara/Nästa. I och med detta markeras ruta 210 Denna kontrolluppgift ska rätta tidigare inlämnad kontrolluppgift på kontrolluppgiften. Borttag av kontrolluppgift För att ta bort en kontrolluppgift markerar du rutan Borttag KU, personen kommer med i filen men med nollvärden i alla rutor. På kontrolluppgiften markeras ruta 205 Denna kontrolluppgift ska ta bort tidigare inlämnad kontrolluppgift. När du sedan väljer att Validera/skapa fil till Skatteverket under Steg 2 har rutan Datum för Rättelse/Borttag utökats med alla rättelsedatum. Om du gjort flera justeringar så att det finns flera olika rättelsedatum, får du spara ner ett rättelsedatum i taget när du skapar ny fil till Skatteverket. Välj alternativet Fyll på om du vill lägga flera rättelser i samma fil. Observera att rättelsefilen endast ska innehålla anställda med rättelser, och specifikationsnummer måste vara identiska med tidigare inskickad kontrolluppgift. Observera att urval på anställda med Rättelsedatum/Borttag KU kan skrivas ut genom att välja rättelsedatum innan utskrift. 21

22 8. Ta ut underlag rapport till Fora Fora Om företaget ska rapportera löneuppgifter till Fora för att fastställa premie avseende kollektivavtalade försäkringar ska du ta ut rapporten Underlag rapport till Fora. AFA-försäkringarna och Avtalspension SAF/LO är samlingsnamn för kollektivavtalade försäkringar som framförallt privata arbetsgivare tecknar för sina anställda. Dessa försäkringar utgör ett komplement till den allmänna försäkringen. Rapporten Underlag rapport till Fora hittar du under menyn Rapporter, fliken Diverse. Du får fram rapporterna Slutlig rapportering för arbetare och Slutlig rapportering för tjänstemän. För Fora arbetare har du möjlighet att skapa en fil Löneuppgifter arbetare och på rapporten Slutlig rapportering för tjänstemän får du tjänstemännens lönesummor, dessa lönesummor ska sedan rapporteras in via Foras rapporteringstjänst. Observera att tjänstemännens lönesummor inte ingår i filen Löneuppgifter arbetare. Det skapas endast en fil för arbetarnas löneuppgifter. Har du enbart tjänstemän skapas det ingen fil, utan du rapporterar bara de slutgiltiga uppgifterna för tjänstemännen via Foras rapporteringstjänst. Under perioden 2-31 januari 2018 är det möjligt att rapportera de anställdas uppgifter och löneuppgifter via Foras hemsida. Det går inte längre att maila eller sända filen via datamedia. Slutlig rapportering för år 2017 Den slutliga rapporteringen ska innehålla årslönesummorna (lön före skatt) för samtliga anställda. Fora räknar ut lönedelar som är under och över prisbasbelopp samt tar hänsyn till ålder för start av intjänande av Avtalspension SAF-LO. Årslönesummorna redovisas fördelade på tjänstemän och arbetare. För arbetare som har fyllt 65 år under året rapporteras endast utbetald lön till och med sista dagen i månaden innan personen fyller år. Slutlig rapportering för arbetare I filen till Fora ska samtliga anställda rapporteras oavsett ålder. Fora kvoterar och summerar utifrån rapporten beroende på ålder vilka som ska omfattas till avtalspensionen SAF/LO. För tjänstemän som har fyllt 65 år under året rapporteras endast utbetald lön till och med sista dagen i månaden innan personen fyller år. 22

23 Nyhet i år Det är flera kollektivavtal som utökats med deltidspension, som är en extra pensionsavsättning till Avtalspension SAF-LO. Om du har anställda som omfattas av denna avsättning så finns det nya avtalskoder att välja på i anställdaregistret under fliken Statistik/Info. De nya avtalskoderna finns tillgängliga i version av löneprogrammet. De nya avtalskoderna är: 9: Infomediaavtalet O: Förpackningsavtalet #: Ahlsell Gelia/Sv. Foder/Teknosan +: Handel & Studsviksavtalet Inställningar i anställdaregistret Fliken Statistik/Info Ange om personen är Fora arbetare eller Fora tjänsteman. Om den anställde är Fora arbetare och tillhör något av de avtalsområden som finns i rullisten ska detta väljas. Om den anställde bytt anställning från arbetare till tjänsteman under året ska detta fyllas i med datum för byte. Programmet tar då hänsyn till den tid som den anställde var arbetare. Har anställningen gällt hela året rapporteras inte datum eller slutdatum i filen, anställningsuppgifterna hämtas från registret Anställda, fliken Allmänt. I Foras slutgiltiga rapportering ska lön för anställd VD (dock ej ägare) anges separat för beräkning av avgift till Trygghetsrådet (TRR). Eftersom VD har inställning Ej Fora ingår dessa löneuppgifter inte i rapporten. För att på ett enkelt sätt ta fram detta underlag går du in under menyn Visa - Ackumulatorvärden och bockar ur rutorna K-uppgift och Frivillig. Markera den person det avser så ser du vilket värde som ackumulerats i 172 Lön Fora. Arbetare över 65 år fortsätter i vissa fall att tjäna in Avtalspension SAF-LO. Rapportering av dessa personer ska endast ske om en särskild överenskommelse om fortsatt intjänande av pension gjorts mellan arbetsgivare och arbetstagare. Om anställd som fyllt 65 år har ett avtal om fortsatt intjänande av avtalspensionen SAF-LO anger du vilket datum som förlängt avtal gäller. Detta gäller anställda med kategori Arbetare. Utbetalningar som finns från och med den månad person fyller 65 år och till och med det angivna till och med datumet i anställdaregistret inkluderas på rapport och i fil arbetare. Vid byte från kategori Arbetare till kategori Tjänsteman hanteras utbetald lön i rapportering som för tjänstemän fyllda 65 år. Inställningar i löneartsregistret Fliken Allmänt För att Fora-rapporten ska generera korrekta uppgifter ska du, på alla lönearter som utgör underlag för Fora, ha satt ett kryss i rutan Fora lön (belopp) ackumulator 172. Denna medföljer som standard på lönearterna i ett nyskapat företag, men kan tas bort. Vill du kontrollera vilka lönearter som har summerats till denna ackumulator kan du antingen skriva ut listan Lönearter per ack eller Förkortad löneartslista, som du hittar under menyn Arkiv Rapporter fliken Register. 23

24 Om markeringen saknats under året har ackumuleringen inte skett korrekt. Du kan i så fall korrigera värdet i ackumulator 172 genom att gå in och sätta ett kryss i rutan Fora lön (belopp) ackumulator 172 på lönearter som eventuellt saknat korrekt inställning och därefter välja att Räkna om ackumulatorvärden. Funktionen hittar du under menyn Register Registervård. Ta en säkerhetskopia innan du räknar om ett ackumulatorvärde. Välj Urval enligt nedan samt att endast räkna om ackumulator 172. En förutsättning för att det ska bli rätt är att du har transaktioner inlagda för hela året. Rapporten Underlag till Fora Du hittar Underlag rapport till Fora under menyn Arkiv Rapporter, fliken Diverse. Kontrollera att inkomståret som visas är det korrekta det vill säga Du ska inte ändra det här. Visas fel år är du inne i fel inkomstår och måste välja att arbeta i ditt företag för föregående år Ange det sjusiffriga avtalsnumret du fått från Fora. Om du har Fora arbetare och vill skapa en inrapporteringsfil ska du markera rutan Skriv löneuppgifter arbetare på fil, ange var du vill spara filen. När du klickar OK och därefter Skrivare/Bildskärm skapas rapporterna Slutlig rapportering för arbetare och Slutlig rapportering för tjänstemän. Observera att om företaget enbart har arbetare så skrivs inte Slutlig rapportering för tjänstemän ut. Har du enbart tjänstemän skapas det ingen fil. Klickar du på knappen Visa underlag får du en sammanställning över vilka personer som ingår i Fora rapporten. Observera att summeringen under Antal personer kan överstiga antalet anställda som listas i den övre översikten på grund av att anställda har ändrat Fora-kategori under året. 24

25 Rapporten Slutlig rapportering för arbetare innehåller uppgifter om personnummer, namn, inkomst, avtalsområde, eventuellt startdatum och/eller slutdatum. Observera att det är endast Slutlig rapportering för arbetare som ingår i filen. Slutlig rapportering för arbetare som har flera anställningar Om du har en person som ingår i rapportering för Fora arbetare och som finns upplagd på flera anställningsnummer i registret Anställda, ska lön rapporteras in på ett personnummer i rapporteringsfilen till Fora. På rapporten Slutlig rapportering för arbetare visas personens personnummer, namn och utbetald lön för samtliga anställningar. När du sparar ner rapporteringsfilen kommer lön att slås samman och rapporteras in som en post. Löneuppgifter för flera anställningar kan endast slås samman i rapporteringsfilen om de 23 första positionerna i filen samt position 80 är lika för alla anställningar (år, avtalsnummer, personnummer och avtalskod). Filen som skapas heter Fora550+ditt avtalsnummer. På så sätt är det lätt att se vilket försäkringsavtal som finns på filen. Filen får också ett löpnummer i filändelsen. Endast för dig som rapporterar in fler än ett försäkringsavtal för Fora arbetare Om ditt företag ska rapportera fler än ett försäkringsavtal för Fora arbetare, måste du skapa en fil för varje avtal. Det är bara i detta fall som du ska sätta en markering i rutan Företaget har flera försäkringsavtal. För ytterligare information om denna rapportering hänvisar vi till Foras hemsida där du även kan testa din fil i deras testprogram. 9. Ta en säkerhetskopia för arkivering Ta en säkerhetskopia Ta en säkerhetskopia för arkivering. Du ska stå i föregående år (2017) när du tar säkerhetskopian. Spara säkerhetskopian på en server eller på datamedia. Nu bör du ha skapat två säkerhetskopior: Den första före årsskifteskörningen där 2017 fortfarande är innevarande år. Den andra när du är i 2017 efter årsskifteskörningen, alltså när 2017 har blivit föregående år och har årtal inom parentes (2017). Det är den här säkerhetskopian som ska arkiveras. 25

26 10. Läs in svarsfil från CSR Skapa CSR-förfrågan och läs in svarsfilen Uppdatering av engångsskatt VÄLJ ATT ARBETA I INNEVARANDE ÅR DATABASEN FÖR INKOMSTÅR Om du skickat in en CSR-förfrågan läser du in svarsmaterialet i det nya året innan du gör den första löneberedningen för Rutinen hitta du under menyn Verktyg CSR-rutin. Har du inte skickat in någon CSR-förfrågan kan du göra det nu. Det går att skicka in hela året. Information om hur du skapar en frågefil till CSR finns på Kundtorget. Svarsfilen får du tillbaka redan efter två till tre dagar, alternativt efter att preliminärskatteuppgifterna för 2018 för de anställda är klara. För förfrågan som avser inkomstår 2018 sparas svarsfilen på Skatteverkets webbplats till och med 31 januari, därefter raderas svaret. Skulle du ha missat att hämta svaret och svarsfilen raderats, kan du alltid skicka in en förfrågan på nytt. Svarsfilen via internet har exempelvis filnamn CSRUtdrag_20xx xml. Hämta svarsfil via Skatteverkets e-tjänst Svarsfilen hämtar du via Skatteverkets e-tjänst, spara ner svarsfilen på din dator. Gå därefter in i löneprogrammet under menyn Verktyg CSR-rutin, välj Läs in svarsfil från CSR-förfrågan, klicka på OK. Bläddra till den sökväg där svarsfilen sparats. Gör dina val för hur du vill hantera sidoinkomst m.m. klicka till sist på OK för att läsa in uppgifterna. Anställda med sidoinkomst Har du anställda med sidoinkomst måste du ta ställning till om dessa ska ligga kvar med nuvarande sidoinkomst i anställdaregistret eller om du vill uppdatera dessa personer med informationen i svarsfilen från CSR. Vill du behålla nuvarande sidoinkomst markerar du Behåll nuvarande sidoinkomst. Det sista alternativet Stanna och fråga för varje person med sidoinkomst i samband med inläsningen innebär att programmet stannar vid varje person som har sidoinkomst i anställdaregistret och frågar om personen ska uppdateras med uppgifterna från CSR eller ej. Observera att om du har många anställda med sidoinkomst kan denna inläsning ta lång tid. Registrera in uppgifterna manuellt Du kan givetvis registrera uppgifterna om tabelltillhörighet och jämkning manuellt. Glöm då inte att ange ett minustecken framför jämkningsbelopp om jämkningsbeslut innebär ett lägre skatteuttag. Komplettera även med uppgift om kolumn samt engångsskatt på respektive anställd. Engångsskatten uppdaterar du smidigast genom att ta hjälp av rutinen Beräkna engångsskatt under menyn Verktyg. 26

27 11. Justera registren för 2018 Löneartsregistret Passa på att ändra prisformler och andra inställningar för det nya året för exempelvis schablonbelopp gällande resor, traktamenten och kostavdrag med mera om nya belopp satts av Skatteverket. Registrerar du bilersättning och traktamenten i efterhand ska du tänka på att först lönebereda in allt som tillhör föregående år innan du ändrar formeln på lönearterna. Har du ett försystem till löneprogrammet ska du komma ihåg att vid behov även kontrollera/ändra i detta när du ändrat förutsättningarna för genereringen av lönearterna i löneprogrammets register. Om du har lönearter som inte använts sedan 2016 och du inte kommer använda dessa framöver, kan du nu passa på att ta bort dem ur löneartsregistret, alternativt göra dem inaktiva. Observera att 2018 års version inte uppdaterar ditt företags löneartsregister, eventuella ändringar behöver du göra manuellt. Du kan däremot importera nya eller ändrade lönearter från Övningsföretaget. Se information om Belopp och procentsatser för inkomstår 2018 i slutet av detta dokument för eventuella nya värden. Dessa fastställs av Skatteverket i mitten av december. Anställdaregistret Kontrollera att skatteuppgifter, löner, semesterrätter, semesteravtal etc. stämmer. Passa även på att ta bort anställda som slutat under 2016 eller tidigare, om du vill. Bilförmån Det är viktigt att du uppdaterar alla anställda med nya bilförmånsvärden innan du börjar med lönekörningen i januari. Detta gör du under menyn Verktyg - Uppdatera - Bilregister. Vi informerar via Kundtorget när bilfil för 2018 finns tillgänglig. Gå in i under menyn Register Anställda, gå igenom alla anställda som har tjänstebil för att uppdatera bilförmånsvärdet i P4 Bilförmån. Finns inte bilens tillverkningsår, märke eller modell i rullisten, kan du hämta värdet på Skatteverkets hemsida. Om du inte har någon markering i rutan för Förmånsvärdet sparas automatiskt i P4, måste du manuellt lägga in det nya förmånsvärdet i det personliga lönefältet P4. Är löneart 470 Bilförmån inställd på återkommande varje period måste du i löneberedningen markera lönearten och klicka på Räkna om för att det nya bilförmånsvärdet skall uppdateras. 12. Klart för löner i januari 2018 Nu kan du lönebereda utbetalningen för januari med avvikelser för december. Om du vill ha en aktuell semesterskuld per , ska du utföra punkt 13 - Semesterskuld till bokslutet, efter den definitiva avräkningen för januari Därefter går du till punkt 14 för att göra din semesterberäkning, om semester beräknas enligt innevarande år. Avvakta med att skriva ut de anställdas lönespecifikationer och gör detta när semesterberäkningen är gjord, så att de anställda kan se sina nya semesterdagar på januari månads lönespecifikation. 27

28 De flesta företag registrerar avvikelser månaden efter att de har inträffat. Eventuell sjukfrånvaro och semester som hör till december avräknas alltså i januari. Observera att avvikelser för till exempel inrikes traktamente/kostavdrag/kostförmån som avser december 2017, som avräknas i januari 2018, kan behöva justeras i löneberedningen avseende pris om du på lönearten för dessa uppdaterat till 2018 års värden. 13. Skriv ut semesterskuldslista till bokslutet Om du i samband med årsskiftet upprättar bokslut kommer du att behöva en semesterskuldslista. Du hittar den under menyn Verktyg - Semesterskuld. Programmet tar hänsyn till anställningstid samt inlagd uppgift om semesterrätt. För att rapporten ska fungera krävs också att du registrerat vilken semesterkategori respektive anställd tillhör. Innestående komptid kan tas med vid beräkningen och listan kan sorteras på anställningsnummer, resultatenhet i anställdaregistret samt semesterkategori. Semesterskulden är indelad i flikar för respektive semesterkategori. Börja med att gå igenom de Generella inställningarna och ange vilken princip för intjänandeår som ditt företag följer. Intjänandeår är lika med föregående år Detta innebär att de anställda har ett krav på intjänande av semesterdagar innan de blir tillgängliga för uttag. Om du följer Semesterlagens period som innebär att ett semesterår sträcker sig från 1 april till 31 mars, ska semesterskulden i detta fall beräknas från Intjänandeår är lika med innevarande år Detta innebär att de anställda tjänar in betalda semesterdagar under samma år som de tar ut dem, det vill säga att de får nya dagar vid semesterårets början och har resten av året på sig att tjäna in dem. Semesterskulden kan användas som underlag för att kontrollera att alla tjänat in det antal dagar som de tagit ut under året. Om du har innevarande år som intjänandeprincip, är det vanligt att semesterår och kalenderår sammanfaller, vilket innebär att semesterskulden i detta fall ska beräknas från För korrekt semesterskuld till bokslutet ska du stå i innevarande år Om du har släpande avvikelser, tänk på att uttagna semesterdagar för december regleras på januarilönen. Dessa dagar påverkar semesterskulden först efter definitiv avräkning i januari. Semesterskuldslistan tar du ut före en eventuell semesterberäkning. Information om datumangivelser för semesterskuld hittar du på Kundtorget under menyn PROGRAMSUPPORT Årsskifte. Extra viktigt att tänka på om du har innevarande år som intjänande år, är att du löneberett Uttaga Betalda dagar med inmatat datum. Det krävs att inmatat datum finns på lönearten för att antal ska hämtas upp. Du kan se hur du löneberett genom att titta i historiken. När du valt princip för intjänandeår och fyllt i datum som semesterskulden ska beräknas på, går du vidare in på flikarna för de semesteravtal som ditt företag följer och fyller i uppgifterna på respektive flik. 28