Rapportering av Arbetsgivardeklaration på individnivå AGI

Transkript

1 Rapportering av Arbetsgivardeklaration på individnivå AGI Från och med januari 2019 gäller nya regler för arbetsgivardeklarationen. Förändringen innebär att du som arbetsgivarare ska redovisa de utbetalningar och skatteavdrag som gjorts per person varje månad via Arbetsgivardeklaration på individnivå. Detta ersätter rapporten Arbetsgivardeklaration och den årliga kontrolluppgiften. Läs mer om Arbetsgivardeklaration på individnivå på Skatteverkets webbplats. Innan rapportering av Arbetsgivardeklaration på individnivå AGI behöver du göra vissa förberedelser i ditt löneprogram/företag. För mer information, klicka här» Vad ingår i rapporteringen Rapporteringen består av en huvuduppgift, som innehåller uppgifter på arbetsgivarnivå och en eller flera individuppgifter, som innehåller de anställdas uppgifter. Huvuduppgift är exempelvis arbetsgivaravgifter, total sjuklönekostnad, underlag och avdrag för Regionalt stöd och Forskning och utveckling. Individuppgiften innehåller de anställdas uppgifter, exempelvis lön, förmåner och ersättningar samt skatteavdrag. Uppgifterna rapporteras in i olika fältkodsnummer beroende på vad som avses, exempelvis om ersättning är underlag för arbetsgivaravgift eller inte underlag för arbetsgivaravgift, samt övriga ersättningar/avdrag som inte alls påverkas av regler för beräkning av arbetsgivaravgift. Observera, för att skapa fil till Skatteverket måste du skriva ut rapporten, antingen på Bildskärm eller Skrivare. 1

2 Rapporten Arbetsgivardeklaration på individnivå AGI, hittar du under menyn Arkiv Rapporter, fliken Periodens. Rapporten är indelad i tre flikar, Rapportering, Kontaktpersoner och Inställningar. Gå igenom flikarna och gör dina inställningar för att skapa en korrekt rapport. Fliken Rapportering Urval av anställd Här gör du urval på vilka anställda som ska ingå i rapporteringen. Förhandsgranska och Slutlig rapportering I listan med löneutbetalningsmånader visas den månad som har senaste löneutbetalningsdatumet i historiken. Du kan välja Förhandsgranska eller Slutlig rapportering. Utgångsläget när du öppnar rapporten är alltid Förhandsgranska och rapporten kan tas fram med olika urval på utbetalningsmånader och urval på anställda, utan att den slutliga rapporteringen påverkas. När du väljer Slutlig rapportering kan du skapa rapporteringsfilen till Skatteverket och det är i detta steg som underlaget sparas ner i företaget (databasen) och som du kan skapa en fil till Skatteverket. 2

3 Skapa och validera fil är alltid markerat som standard. När du skapat en slutlig rapportering kommer du vid rapporteringsmånaden att kunna se vilket datum och klockslag som du skapade rapporteringen. Du kan välja att skapa fil som innehåller Huvuduppgift och individuppgift, Enbart individuppgift eller Enbart huvuduppgift. Oavsett vilken inställning du väljer sparas alltid både företagets huvuduppgift och de anställdas individuppgifter i företaget (databasen) och uppgifterna skrivs även ut på rapporten. Den inställning du väljer sparas och finns kvar nästa gång du ska ta fram rapporten. När du väljer Enbart huvuduppgift är det FK481/486 och FK491/495 och FK492/496 som går att rapportera. Att enbart skicka individuppgifter eller huvuduppgift kan vara aktuellt om du exempelvis har delat upp de anställda i 2 företag (databaser) med samma organisationsnummer i båda och behöver skapa en rapporteringsfil med individuppgifter från respektive företag. Företagets huvuduppgifter behöver i dessa fall registreras manuellt hos Skatteverket. Ange sökväg dit du vill spara sökväg för fil. Sökvägen sparas och finns kvar nästa gång rapporten öppnas. Uppgifter valideras varje gång du tar fram rapporten. Rapporteringsfilen som skapas heter AGI_ÅÅÅÅMM.xml Om det finns felaktigheter skrivs dessa ut på en valideringslista. Valideringsfilen som skapas heter AGI_Validering_ÅÅÅÅMM.log och den sparas på samma sökväg som du sparar rapporteringsfilen. I Skatteverkets inläsningstjänst sker även rimlighetskontroller som inte är stoppande vid inläsning av filen men de vill uppmärksamma dig om att du bör kontrollera rimligheten. Det skapas en rapporteringsfil även om varningslistan visas. Vi rekommenderar att du alltid har kvar/sparar filen som du rapporterat in till Skatteverket. Exempelvis kan du för varje företag, som du ska rapportera in för, skapa en mapp med företagsnamnet och därunder en mapp för varje månad. På så sätt vet du med säkerhet vilka uppgifter som du rapporterat in. Om du gör borttagsfiler sparar du dem i en egen mapp. Tänk på att filen innehåller personuppgifter och att begränsa åtkomst för obehöriga. Några uppgifter som kan vara felaktiga i valideringen: Personer med ofullständigt personnummer/födelsetid eller som saknar personnummer/födelsetid. Personer med födelsetid som saknar för- eller efternamn eller komplett adress. Personer med samordningsnummer som saknar för- eller efternamn eller komplett adress. Personer med negativa belopp i en fältkod eller positiva belopp i avdragen skatt kommer inte med i filen till Skatteverket. Fler än ett skattelönefält per individuppgift. Efter att du kört rapporten som Slutlig rapportering skrivs datum för när rapporteringen skapas. 3

4 Tänk på att om du väljer att ta fram rapporten för en utbetalningsmånad flera gånger med inställning Slutlig rapportering, exempelvis med olika urval av anställda är det den sist framtagna rapportens underlag som sparas i företaget (databasen). Däremot kan du ta fram rapporten med inställning Förhandsgranska och med olika urval av anställda utan att det påverkar rapporteringen. Om du vill se vad du rapporterat in en tidigare månad (det vill säga vad som finns sparat i företaget/databasen) ska du istället trycka på knappen Visa slutlig rapportering. De uppgifter som du ser i fältkoderna är de uppgifter som ingår i rapporteringsfilen. Du ser endast vad som är sparat för perioden, inte underlag eller beräkningar. Skriv ut varje anställds underlag för individuppgifter Du kan skriva ut varje anställds underlag för individuppgifter. Här ser du de anställdas uppgifter som kommer att rapporteras in i rapporteringsfilen eller om du vill använda underlaget för manuellt registrera individuppgifter hos Skatteverket. Det visas fler uppgifter än vad som ingår i rapporteringsfilen, exempelvis adressuppgifter. Individuppgifter (bruttolön, förmåner och avdragen skatt) som rapporterats till Skatteverket skrivs även ut på den anställdes lönespecifikation. Det går att skapa rapportering för flera företag i samma fil Det går att skapa uppgifter för flera företag i samma fil. Det går däremot inte att fylla på en fil med fler individuppgifter för samma företag. I beställningsbilden fyller du först i alla efterfrågade uppgifter och trycker sedan på OK. Byt sedan företag och gör samma procedur där. Ha kvar samma sökväg där filen ska sparas. När du sedan trycker OK i beställningsbilden visas ovanstående bild. Du anger om du vill skriva över befintlig fil eller lägga till ett företag i filen. Om du väljer Lägg till företag sparas båda företagens uppgifter i filen. Du kan skapa nya uppgifter för ett företag i filen och då ska du välja Ersätt företag. Om du vill ta bort uppgifter för ett av företagen i filen väljer du Ta bort företag. Visa logg Om du behöver undersöka vilka underlag eller beräkningar som de anställdas individuppgifter eller företagets huvuduppgifter baseras på kan du istället välja Visa logg. Loggfilen visar den senast körda 4

5 rapporten som du tagit fram på skrivare eller bildskärm och den skrivs över varje gång du tar fram rapporten. Loggfilen som skapas heter AGI.log och AGI_SJUKLON.log. Loggfilen sparas alltid till samma sökväg som dina företag finns på. AGI.log öppnas automatiskt när du väljer Visa logg. AGI_SJUKLON.log måste du öppna själv. Spara därför gärna undan loggfilen om du i efterhand vill se loggen för en körd och sparad månad. Skapa borttagsfil Observera att du alltid ska ta kontakt med Skatteverket om du är osäker på hur du ska rätta en anställds individuppgifter. Om du behöver rätta en redan inskickad rapportering till Skatteverket gör du det genom att skicka in en ny rapporteringsfil för perioden. Lämpligast är att du gör urval på samtliga anställda och skickar in en ny rapporteringsfil, även om det endast är en rättelse på en eller flera individuppgifter i perioden. När du skickar in en ny rapporteringsfil för perioden ersätter den tidigare inskickade uppgiften. När du skickar in en ny rapporteringsfil kan även företagets huvuduppgifter ändras på grund av att underlag i individuppgifterna ändrats till exempel framräknad arbetsgivaravgift. Det är viktigt att den nya rättade individuppgiften har samma uppgifter som den ursprungliga felaktiga uppgiften; Specifikationsnummer (FK570), RedovisningsPeriod (FK006), BetalningsmottagarId (FK215)/Fodelsetid (FK222)/AnnatId (FK224). Den nya individuppgiften kommer då att ersätta den ursprungliga uppgiften, vilket innebär att du inte behöver skicka in någon borttagsuppgift. Om du skickat in en rapportering för en person som inte skulle rapporterats in alls och behöver ta bort den hos Skatteverket skickar du in en borttagsfil. Lämpligast är att du gör urval på samtliga anställda som tidigare rapporterats in i perioden och skapar en borttagsfil som skickas in. Därefter skapar du en ny rapporteringsfil för de anställda som ska ingå i perioden och skickar in den till Skatteverket. För att skapa en borttagsfil för individuppgifter markerar du Slutlig rapportering och Skapa och validera borttagsfil. Det går endast att välja Huvuduppgift och individuppgift eller Enbart individuppgift. Inrapporterade huvuduppgifter som behöver korrigera rättas hos Skatteverket. 5

6 Följande meddelande visas när du skapar borttagsfil: Om du väljer att göra borttag med urval på anställda kommer valda anställda att plockas bort från den tidigare körda och sparade perioden. För att se hur månadens rapportutfall blir efter borttag måste du välja Visa slutlig rapportering. Ibland händer det att man har skapat uppgifter för flera företag i en och samma fil och sedan behöver ändra i ett av företagen utan att de andra bolagen skrivs över, gör då så här: Gör dina ändringar i företaget och välj sedan Skapa och validera fil. Programmet gör nu en kontroll av företagen som redan är lagrade på filen som finns på sökvägen. Finns företaget i filen visas knappen Ersätt företag som komplement till knapparna Skriv över och Fyll på. Välj Ersätt företag - nu raderas det aktuella företagets uppgifter i filen och ersätts med dina nya uppgifter. De andra företagen i filen påverkas inte. Fliken Kontaktpersoner 6

7 På fliken Kontaktpersoner anger du företagets tekniska kontaktperson samt uppgiftslämnare och dennes sakområde, exempelvis Lön. Det är obligatoriskt att fylla i uppgifter i alla fälten på denna flik. När du öppnar rapporten Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) första gången hämtas uppgifter till fälten från kontrolluppgiftsrutinen och i andra hand från meny Arkiv Inställningar. Om sakområde saknas kommer programmet föreslå Lön. I fältet Teknisk kontaktperson anger du namnet på den person som Skatteverket kan vända sig till om det är något fel på filen av teknisk karaktär, exempelvis läsfel. Om teknisk kontaktperson inte är densamma som uppgiftslämnare behöver du även ändra namn och uppgifter för uppgiftslämnare. Fliken Inställningar På denna flik gör du inställningar som gäller för ditt företag. Dessa inställningar sparas och finns kvar nästa gång du tar fram rapport och fil. Lönearter utbetald sjuklön dag 1-14 (FK499) För alla arbetsgivare i Sverige finns ett skydd mot höga sjuklönekostnader. Skyddet innebär att arbetsgivare kan få ersättning för årliga sjuklönekostnader som överstiger en viss nivå. Företag ska rapportera sin totala sjuklönekostnad till Försäkringskassan och detta sker via arbetsgivardeklaration på individnivå. Skatteverket meddelar i sin tur Försäkringskassan om era sjuklönekostnader. Utifrån de uppgifterna beräknar Försäkringskassan sedan vilken ersättning ni kan få. Ange lönearter i fältet som du använder för utbetald sjuklön dag 1 14 samt karensavdrag. De lönearter som du anger sparas i inmatningsfältet. Om du anger en löneart i urvalet som inte är underlag för arbetsgivaravgift beräknas ej sociala avgifter på underlaget. 7

8 Den uppgift som du ska rapportera är utbetald sjuklön dag 1 14 samt karensavdrag i sjuklöneperioden, samt arbetsgivaravgift på dessa sjuklöner. Om dina anställda fått sjuklön utbetald kommer dessa belopp att rapporteras i FK499 Total sjuklönekostnad och det beräknas arbetsgivaravgift utifrån den procent som gäller för åldersindelningen, det vill säga procent för den åldersindelning som den anställde ingår i. Om det för vald rapporteringsmånad är 0 kr (noll) redovisas det 0 kr. Om det för vald rapporteringsmånad totalt blir ett negativt belopp för utbetald sjuklön, exempelvis kr ska det redovisas 0 i FK499. Ta kontakt med Försäkringskassan för att få information hur eventuell korrigering ska ske. Om sjuklön är utbetald till anställd och total utbetald lön är under gräns för arbetsgivaravgift (1 000 kr eller ½ prisbasbelopp) kommer endast sjuklön att ingå. När total lön är kr eller ½ prisbasbelopp kommer arbetsgivaravgift på utbetald sjuklön från tidigare månader att ingå. Regionalt stöd (FK471/476) Nedsättning av arbetsgivaravgift för arbete vid fast driftställe i stödområde. Denna ruta gör ett avdrag på 10 % eller max 7100 kronor totalt för hela företaget eller för enstaka anställda. Om du markerar Regionalt stöd omfattas alla anställda i företaget som är födda 1953 eller senare. Om du inte markerar Regionalt stöd och det finns anställda på fliken Allmänt i registret Anställda och som har inställning Regionalt stöd eller FoU & Reg.stöd kommer dessa anställda bli underlag för Regionalt stöd. Om du anger ett eget belopp för nedsättning sparas detta i inmatningsfältet och är kvar nästa gång rapporten öppnas. Fältkod för Regionalt stöd är företagets huvuduppgift. Underlaget rapporteras in i FK471 och avdraget rapporteras in i FK476. Om en anställd omfattas av nedsättning av arbetsgivaravgift för första anställd (FK062) kan del av lönen vara underlag för regionalt stöd. Det avser den del av lönen som överstiger kr och som företaget betalar full arbetsgivaravgift för. Forskning och utveckling (FK470/475) Företag får göra avdrag med 10% av avgiftsunderlaget vid beräkningen av arbetsgivaravgifterna, dock högst med kronor per koncern och månad för personer som arbetar med Forskning och utveckling. En nedsättning av arbetsgivaravgifterna för personer som arbetar med Forskning sänker företagens direkta kostnader för FoU oavsett om företagen går med vinst eller inte. I avgiftsunderlaget, för beräkning av avdraget, får endast ingå ersättning till personer som vid ingången av beskattningsåret fyllt 25 år men inte 65 år. 8

9 Om du markerar Forskning och utveckling omfattas alla anställda i företaget som är födda 1953 eller senare samt anställda oavsett ålder som omfattas av Konvention om social trygghet för utsänd personal (FK305) och Utländskt företag som saknar fast driftställe i Sverige (FK302). Om du inte markerar Forskning och utveckling och det finns anställda på fliken Allmänt i registret Anställda och som har inställning FoU eller FoU & Reg.stöd kommer dessa anställda bli underlag för Regionalt stöd om de är födda 1953 eller senare. Om du anger ett eget belopp för avdrag sparas detta i inmatningsfältet och är kvar nästa gång rapporten öppnas. Fältkod för Forskning och utveckling är företagets huvuduppgift. Underlaget rapporteras in i FK470 och avdraget rapporteras in i FK475. Om en anställd omfattas av nedsättning av arbetsgivaravgift för första anställd (FK062) kan del av lönen vara underlag för forskning och utveckling. Det avser den del av lönen som överstiger kr och som man betalar full arbetsgivaravgift för. Konvention om social trygghet för utsänd personal (FK305) Om du har anställda som omfattas av Konvention om Social trygghet för utsänd personal ska du markera detta alternativ. För att anställda ska komma med ska de ha inställning Ruta 69 och en procent angiven för nedsättning på fliken Allmänt i anställdaregistret. Programmet utgår alltid från den procent som gäller vid full arbetsgivaravgift. Du anger vilken nedsättning som ska göras från den fulla arbetsgivaravgiften, för att få fram den procent som gäller för den anställde. Det är viktigt att ange en nedsättning som ger en procent som är korrekt för den anställdes åldersintervall. Om du anger kod för konvention i rapporten är det den koden som kommer att rapporteras i de anställdas individuppgift. Finns även fältkodsinställning FK305 markerad och med en kod angiven på fliken AGI fältkoder är det istället den som kommer den att hämtas till rapporteringen. Den kod som du anger på rapporten kommer att skrivas ut på rapporten Huvuduppgifter AGI. Om du inte anger en kod för konvention i rapporten kommer alla anställda som har fältkodsinställning FK305 markerad och med en kod angiven att ingå i rapporteringen. I detta fallet skrivs det inte ut någon kod på rapporten Huvuduppgifter AGI. Kod för konvention anges med två tecken. I första positionen anges siffra 1 4, i andra positionen anges bokstav A - D. FK305 är en individuppgift. I programmet går det inte att kombinera Konvention om social trygghet för utsänd personal (FK305) med nedsättning av arbetsgivaravgift för första anställd (FK062). 9

10 Om FK305 rapporteras måste även FK091 Utsänd under tid vara markerad på fliken AGI fältkoder samt med en kod A, B eller C. Ambassader och utländska företag som saknar fast driftställe i Sverige (FK302) Om du har anställda som omfattas av reglerna för ambassader och utländskt företag som saknar fast driftställe i Sverige markerar du detta i beställningsbilden. FK302 är företagets huvuduppgift och rapporteras in med ett kryss i rapporteringen. För att anställda ska komma med ska de ha inställning Ruta 65 och en procent angiven för nedsättning på fliken Allmänt i anställdaregistret. Validera uppgifter enligt Skatteverket vid rapportutskrift Det går att inaktivera validering när du skriver ut rapporten utan att skapa fil genom att avmarkera denna inställning. Normalt ska denna inställning alltid vara markerad. Extra uppgiftslämnare För närvarande finns det möjlighet att ha en tredje uppgiftslämnare inlagd för företaget. Det går att manuellt registrera uppgiftslämnare hos Skatteverket. Ej kontrolluppgift/agi och Ej underlag för arbetsgivaravgift Anställda som har inställning Ej kontrolluppgift/agi på fliken Statistik mm i anställdaregistret kommer inte med i rapporteringen även om det finns transaktioner på lönearter som har en fältkodsinställning. Om du har anställda som det aldrig ska betalas några arbetsgivaravgifter för, när det gäller ersättningar och förmåner, rekommenderar vi att du lägger upp lönearter som är avsedda för detta. På fliken AGI fältkoder på lönearten markerar du fältkodsnummer som avser ersättningar/förmåner som inte är underlag för arbetsgivaravgift, exempelvis FK131, 132 (137,138, 048), 133, 134, 136. På första fliken ska lönearten ha inställning Ej underlag för arbetsgivaravgift/särskild löneskatt. Anställda som har inställning Ej arbetsgivaravgift på fliken Allmänt i anställdaregistret kommer att ingå i rapporteringen men det kommer inte att beräknas någon arbetsgivaravgift på ersättningar/förmåner som är underlag för ersättningar. I den anställdes individuppgift kommer istället ersättningar/förmåner automatiskt att rapporteras in i fältkoder som avser ersättningar/förmåner som inte är underlag för arbetsgivaravgift, exempelvis FK131 Kontant bruttolön ej underlag arb, avg. Det gäller lönearter som har inställning Underlag för arbetsgivaravgift samt har en fältkodsinställning som avser ersättningar/förmåner som är underlag för arbetsgivaravgift, som FK011 Kontant bruttolön underlag arb.giv. Ersättningar/förmåner som är underlag för arbetsgivaravgift ska endast ha fältkodsinställning som avser underlag för arbetsgivaravgift, exempelvis FK011, 012 (041, 043, 048) 013, 018, 019, 048 och på första fliken ska lönearten ha inställning Underlag för arbetsgivaravgift. Rapporten Huvuduppgifter AGI Rapporten Arbetsgivardeklaration på individnivå - AGI påminner om den tidigare rapporten Arbetsgivardeklaration men i den nya rapporteringen ska motsvarande uppgifter inte längre rapporteras in i på samma sätt. De uppgifter som avser företagets huvuduppgifter visas numera med fältkodsnummer på rapporten Arbetsgivardeklaration på individnivå - AGI. Under knappen Visa slutlig rapportering ser du alla 10

11 uppgifter som ingår i rapporteringen och i filen och om du skriver ut Individuppgifter ser du varje anställds individuppgifter. På rapporten ser du vilka utbetalningsdatum som rapporten innehåller för vald rapporteringsmånad samt hur många anställda som avräknades vid respektive utbetalningstillfälle. Det kan vara fler anställda avräknade än antal individuppgifter som ingår i rapporteringen exempelvis på grund av att underlag i fältkoder innehåller ett negativt belopp. Du ser information om filens innehåll; Filen innehåller huvud- och individuppgifter, Filen innehåller enbart individuppgifter eller Filen innehåller enbart huvuduppgifter. Till rapporten kan det skrivas ut fotnoter med information om rapporteringen t ex om en anställd inte ingår pga. underlag i fältkoder innehåller ett negativt belopp. Det går inte att rapportera in en individuppgift om summering på fältkod är negativ eller positiv för skatt. Undantag är FK048, FK050 eller FK051. Om summering är negativ i någon av dessa kommer den anställdes övriga individuppgifter att ingå i rapporteringen men kryssmarkeringen kommer exkluderas. Åldersintervall Procent för arbetsgivaravgift hämtas utifrån åldersintervall från fliken Beräkningsregister under menyn Arkiv Inställningar samt utifrån inställningar för arbetsgivaravgift på fliken Allmänt i anställdaregistret. Första anställd (FK062) Om ditt företag omfattas av reducerad avgift första anställd, så kallat växa-stöd, ska du på fliken AGI fältkoder i anställdaregistret markera fältkoden FK062 Arbetsgivaravgift för första anställd på den anställd det gäller. Denna fältkod är den anställdes individuppgift i rapporteringen och rapporteras in med ett kryss. Företaget får nedsatt arbetsgivaravgift. Anställningen ska pågå i minst tre månader och arbetstiden ska vara på minst 20 timmar per vecka. Den lägre avgiften gäller bara den del av lönen som inte överstiger kr per månad och företaget kan få stödet under längst tolv månader. Det är endast procenten för ålderspensionsavgift som ska användas vid beräkning av arbetsgivaravgift. Ålderspensionsavgiften (10,21% 2018) är en del av procenten som gäller för åldersintervallet Det finns bara en automatisk bevakning av beloppsgränsen kr, det finns ingen automatisk bevakning av anställningstid och antal timmar. Enligt regler ska även utsänd personal omfattas beroende på vilken kod de omfattas av, men det finns det inte stöd för i löneprogrammet. Om det finns fler än en anställd i anställdaregistret som har fältkodsmarkering FK062 skrivs det ut en fotnot på AGI-rapporten: 2 anställda är markerade som första anställd (Arbetsgivaravgift för första anställd kan endast omfatta en person). Anställningsnummer: 101,102 Vid beräkning av nedsatt arbetsgivaravgift kontrollerar programmet gräns kr för anställd som har markering i FK062 och beräknar reducerad arbetsgivaravgift. Om summa utbetald lön och förmåner överstiger kr för månadens alla utbetalningar ska arbetsgivaravgift på överstigande belopp beräknas enligt det åldersintervall som personen ingår i. Exempel: Lön och förmåner = kr, som är underlag för arbetsgivaravgift. Total summa utbetald lön = kr. Särskild beräkning av arbetsgivaravgift enligt Växa-stöd: * 10,21% Beräkning av arbetsgivaravgift enligt åldersintervall: * 31,42% Procent för beräkning av arbetsgivaravgift för första anställd är för närvarande en fast procent i funktionen och hämtas inte under menyn Verktyg Uppdatera beräkningsuppgifter. Särskild löneskatt (FK481/FK486 och FK004/FK005 kod 440) Lönearter som har inställning Underlag särskild löneskatt samt på fliken AGI fältkoder har en 11

12 fältkodsinställning för FK481 Särskild löneskatt för vinstandel eller FK005 Ersättningsbelopp 1 summeras i ruta för Särskild löneskatt (SLF). Underlaget summeras i FK481 och avgiften summeras i FK486. FK481/FK486 är företagets huvuduppgift. Underlaget summeras i FK005 och det rapporteras kod 440 i FK004. Det finns för närvarande endast stöd för att hantera rapportering av denna typ av särskild löneskatt och endast med kod 440. Om du har lönearter som har inställning Särskild löneskatt måste du själv manuellt ange på dina lönearter vilken fältkodsinställning som lönearten ska ha, på fliken AGI fältkoder i löneartsregistret. I senare versioner kommer rapportering av ersättningar med särskild löneskatt att utökas samt förbättras. I nuvarande version är även lönearter med inställning Särskild löneskatt med vid kontroll mot gräns för arbetsgivaravgift på fliken Allmänt i anställdaregistret, vilket ska justeras. Summa arbetsgivaravgifter och SLF (FK487) På ersättningar och förmåner som rapporteras in som en individuppgift och som är underlag för arbetsgivaravgift eller särskild löneskatt ska totalsumman arbetsgivaravgift och särskild löneskatt rapporteras in i FK487 och är företagets huvuduppgift. Avdragen skatt skattelönefält I de anställdas individuppgifter ska ett av de 7 skattefälten rapporteras in. Om en person omfattas av flera skattelönefält måste personen läggas upp på flera anställningsnummer i anställdaregistret med olika specifikationsnummer. Den avdragna skatten som är en individuppgift, summeras så att du kan se det totala skatteavdraget på rapporten. Skattelönefälten som rapporteras in med belopp i är: FK001 Avdragen prel skatt. Till denna fältkod summeras lönearter (löneart ) som har fältkodsinställning FK001 på fliken AGI fältkoder på lönearten. FK274 Avdragen skatt (SINK). För att få denna summering på anställda måste du själv lägga upp en löneart för att manuellt hantera skatteavdrag i löneberedningen. Lönearten ska vara ett Ej skattegrundande avdrag, Ej arbetsgivaravgift/särskild löneskatt samt med fältkodsinställning FK274 på fliken AGI fältkoder på lönearten. FK275 Avdragen skatt (A-SINK). För att få denna summering på anställda måste du själv lägga upp en löneart för att manuellt hantera skatteavdrag i löneberedningen. Lönearten ska vara ett Ej skattegrundande avdrag, Ej arbetsgivaravgift/särskild löneskatt samt med fältkodsinställning FK275 på fliken AGI fältkoder på lönearten. Skattelönefält som rapporteras in som ett kryss och markeras på fliken AGI fältkoder i anställdaregistret: FK114 Skattebefriad enligt avtal FK 276 Ej skatteavdrag, ej beskattning i Sverige FK253 Lokalanställd FK094 Ambassadanställd i Sverige med avtal Underlag och skatteavdrag pensionsförsäkring (FK491/FK495) I FK491 rapporteras Pensionsutbetalning som ska redovisas i årlig kontrolluppgift som är underlag för preliminär skatt eller särskild inkomstskatt för utomlands bosatta och i FK495 rapporteras avdragen preliminär skatt eller särskild inkomstskatt för utomlands bosatta på pensionsutbetalning, livränta, försäkringsersättning eller studiestöd. Du behöver lägga upp en löneart för underlaget och ett för skatteavdraget. Du behöver manuellt lägga in skatteavdraget i löneberedningen. Löneart för underlaget ska vara Ej skattegrundande ersättning, Ej 12

13 arbetsgivaravgift/särskild löneskatt samt med fältkodsinställning FK491. Löneart för skatteavdraget ska vara ett Ej skattegrundande avdrag, Ej arbetsgivaravgift/särskild löneskatt samt med fältkodsinställning FK495. Dessa fältkoder är företagets huvuduppgifter i rapporteringen. Underlag och skatteavdrag för ränta och utdelning (FK492/FK496) I FK492 rapporteras underlaget (räntan och utdelningen) som skatteavdraget ska göras från. Gäller för kapitalförvaltande bolag, banker, kreditinstitut och andra juridiska personer som betalar ut ränta och utdelning och som är skyldiga att göra skatteavdrag från dessa belopp. I FK496 rapporteras Avdragen preliminär skatt på ränta och utdelning. I löneartsregistret finns löneart 750 Utbetald ränta (KU20) och 930 A-skatteavdrag 30 % KU20. Dessa lönearter ska ha fältkodsinställning FK492 och FK496. Dessa fältkoder är företagets huvuduppgifter i rapporteringen. Summa avdragen skatt (FK497) På ersättningar och förmåner som rapporteras in som en individuppgift och som är underlag för skatteavdrag ska totalsumman av sammanlagd avdragen preliminär skatt och avdragen skatt för SINK och A-SINK rapporteras in ifk497. Fältkoden är företagets huvuduppgift i rapporteringen. Summa avgift och skatt att betala Denna summering är ingen uppgift som rapporteras i rapporteringen. Gräns för arbetsgivaravgift (1 000 kr och 0,5 prisbasbelopp) När du lönebereder lönearter för ersättningar och förmåner som har en fältkodsinställning som avser underlag för arbetsgivaravgifter samt har en inställning på första fliken som är Underlag för arbetsgivaravgift, kommer programmet att ta hänsyn till om ersättningar och förmåner är över eller under gräns för arbetsgivaravgift som är vald på fliken Allmänt i anställdaregistret (1000 kr eller 0,5 prisbasbelopp) Fältkodsinställningar som avser ersättningar och förmåner som är underlag för arbetsgivaravgift är t ex FK011, FK012 (FK041, FK043, FK048), FK013, FK018, FK019. Så länge ersättningar är under gräns för arbetsgivaravgift kommer programmet automatiskt att rapportera de anställdas individuppgifter till fältkodsnummer som avser ej underlag för arbetsgivaravgift t ex FK131, FK132 (FK137, FK138), FK133, FK134. När gränsen passeras kommer alla ersättningar/förmåner från tidigare perioder automatiskt att rapporteras till fältkodsnummer som avser underlag för arbetsgivaravgift och det beräknas arbetsgivaravgift på underlaget. Totala summan av ersättningar och förmåner från tidigare perioder summeras och rapporteras även in som en individuppgift i fältkoden FK010 Avräkning från avgiftsfri ersättning. Denna fältkod genereras automatiskt och du ser den på den anställdes Individuppgift, knappen Visa slutlig rapportering eller i filen. Längst ner på första sidan på rapporten Huvuduppgifter AGI ser du en total summering per fältkod för fältkoder som är underlag eller inte underlag för arbetsgivaravgift. På andra sidan ser du även en fotnot om vilka anställda med ersättningar eller förmåner som är under gräns för arbetsgivaravgift samt vilka som passerat gränsen i rapporteringsperioden I kontroll av gräns för arbetsgivaravgift kontrollerar programmet även lönearter som har inställning Särskild löneskatt. Denna hantering ska förändras i senare versioner, så om du har anställda som du lönebereder lönearter med inställning särskild löneskatt behöver du rapportera dessa manuellt på Skatteverkets inläsningstjänst om de är under gräns eller passerar gräns för arbetsgivaravgift. Summering per fältkod Längst ner på rapporten visas en summering för följande fältkoder, de avser ersättningar och förmåner som 13

14 är underlag för arbetsgivaravgift och särskild löneskatt samt fältkoder som avser ersättningar och förmåner som inte är underlag för arbetsgivaravgift. De ersättningar och förmåner som avser ej underlag för arbetsgivaravgift är antingen belopp som är under gränsen för arbetsgivaravgift (1000 kr / 0,5 pbb), lönearter som har fältkodsinställning med fältkoder som inte är underlag för arbetsgivaravgifter eller om anställd har inställning Ej arbetsgivaravgift i anställdaregistret. Förutom dessa fältkoder rapporteras det även andra individuppgifter för den anställde som tidigare rapporteras till Skatteverket via KU10, dessa specificeras inte här utan vi hänvisar till för mer information. Fältkodsnummer Beskrivning FK011 FK131 Kontant ersättning för arbete, exempelvis bruttolön, som är underlag för arbetsgivaravgifter. Kontant ersättning som inte är underlag för arbetsgivaravgifter, exempelvis lön till anställd som tillhör ett annat lands socialförsäkring, ersättning till en juridisk person som har A- skatt, vissa ersättningar till idrottsutövare, kontant ersättning under kr m m. FK012 Det sammanlagda värdet av andra förmåner än bilförmån och förmån av fritt drivmedel vid bilförmån som är underlag för arbetsgivaravgifter. Om den anställde har betalat för förmånen genom nettolöneavdrag ska förmånens värde minskas med den anställdes betalning. FK132 Det sammanlagda värdet av andra skattepliktiga förmåner än bilförmån och drivmedelsförmån vid bilförmån som inte är underlag för arbetsgivaravgifter. Används exempelvis då ersättningar/förmåner totalt är under 1000 kr. FK013 FK133 Värdet av bilförmån (utom drivmedel) som är underlag för arbetsgivaravgifter. Om den anställde har betalat för förmånen genom nettolöneavdrag ska förmånens värde minskas med den anställdes betalning. Värdet av skattepliktig bilförmån (utom drivmedel) som inte är underlag för arbetsgivaravgifter. Om den anställde har betalat 14

15 för förmånen genom nettolöneavdrag ska förmånens värde minskas med den anställdes betalning. Används exempelvis då ersättningar/förmåner totalt är under 1000 kr. Förmån av fritt drivmedel vid bilförmån som är underlag för arbetsgivaravgifter. Förmånen ska värderas till marknadsvärdet multiplicerat med 1,2. Om den anställde har betalat för förmånen genom nettolöneavdrag ska förmånens värde minskas med den anställdes betalning. Vid beräkning av arbetsgivaravgifterna värderas förmånen till marknadsvärdet, utan uppräkning. I denna fältkod rapporteras både den del som avser underlag för arbetsgivaravgift/skatt och den del som endast är underlag för skatt. FK018 FK134 På grund av att Skatteverket i sina kontroller vid inläsning av fil klipper ören på 120 procentiga värdet och räknar baklänges för att få fram det 100 procentiga värdet som de beräknar fram arbetsgivaravgift på i sina beräkningskontroller kommer de inte fram till det exakta värdet som är underlag för arbetsgivaravgift, i jämförelse med det underlag som du löneberett in i programmet. Enligt deras kontroller blir det 1 kronas diff på underlaget när du väljer underlag för Regionalt stöd och FoU. I dessa fall får du rapportera in filen utan att markera Regionalt stöd eller FoU och manuellt lägga in detta i Skatteverkets inläsningstjänst. Förmån av fritt drivmedel vid bilförmån som inte är underlag för socialavgifter. Förmånen ska värderas till marknadsvärde multiplicerat med 1,2. Om den anställde har betalat för förmånen genom nettolöneavdrag ska förmånens värde minskas med den anställdes betalning. Används exempelvis då ersättningar/förmåner totalt är under 1000 kr. FK19 Den del av bruttolönen som motsvarar ersättning för utgifter i arbetet enligt Skatteverkets beslut eller fastställd schablon. Beloppet ska ingå i den redovisade bruttolönen (FK011). FK005 Ersättning från försäkringsutbetalare med flera. Ersättningsbelopp för Ersättningskod 1. I FK004 redovisas automatiskt kod 440. Är underlag för särskild löneskatt. Avser individuppgift. FK481 Underlag för särskild löneskatt på vissa förvärvsinkomster (SLF) på bidrag till vinstandelsstiftelse. Avser företagets huvuduppgift. 15

16 Extra avdrag för utgifter i arbetet (FK019) Använder du dig av avdrag för utgifter i arbetet för att reducera underlaget för arbetsgivaravgiften, ska du på lönearten ange procent för avdrag för utgifter i arbetet och markera fältkodsinställning FK019. Uppgiften är den anställdes individuppgift i rapporteringen. Exempel hur rapportering blir: Reducering avdrag 30 %. Ersättning bruttolön kr Reducering för utgifter i arbetet kr * 30 % = kr FK011 = kr FK019 = kr Underlag för beräkning av arbetsgivaravgift = kr Underlag för skatteavdrag: kr Elektronisk inlämning via fil till Skatteverket Fil med Arbetsgivardeklaration på individnivå lämnas elektroniskt via Skatteverkets e-tjänst. En förutsättning för att kunna logga in och använda e-tjänsten är att du har svensk e-legitimation. Vilka funktioner du kommer åt beror på vilken behörighet du har. I e-tjänsten kan du läsa in uppgifter genom att antingen ladda upp en fil eller registrera uppgifterna direkt i e-tjänsten. 16