Intervju med Pia Blank Thörnroos om arbetsgivardeklaration på individnivå

Transkript

1 Intervju med Pia Blank Thörnroos om arbetsgivardeklaration på individnivå Vid halvårsskiftet infördes arbetsgivardeklaration på individnivå för företag som för personalliggare och har 16 anställda eller fler. Från årsskiftet omfattas alla företag av den nya regeln, det innebär att alla arbetsgivare ska redovisa de utbetalningar och skatteavdrag som har gjorts per person varje månad. Med det nya sättet att redovisa blir det lättare att göra rätt direkt och svårare att fuska. Vad betyder den här förändringen? Om man uttrycker det enkelt: Arbetsgivarna ska tala om exakt hur mycket de har betalat ut i lön och till vem pengarna har betalats, säger Pia Blank Thörnroos, rättslig expert på Skatteverket. De nya reglerna innebär alltså att redovisningen sker på individnivå. De nuvarande reglerna innebär att arbetsgivaren redovisar lön och skatteavdrag i ett totalbelopp för samtliga anställda. Senast 31 januari året efter att ersättningen betalats ut lämnar arbetsgivaren en kontrolluppgift där det framgår vem som fått ersättning, förmåner och för vem utbetalaren gjort skatteavdrag. Med de nya reglerna för arbetsgivardeklaration redovisar arbetsgivaren i stället varje månad utbetald ersättning, förmåner och skatteavdrag specificerat för varje anställd. Redovisningen sker alltså på individnivå. Behövs arbetsgivardeklaration på individnivå? Det nya systemet tillför synlighet. Det blir lättare att månadsvis följa upp vilka anställda ett företag har och hur stora löneutbetalningar och skatteavdrag som gjorts. Möjligheterna att hitta personer som jobbar svart blir också lättare när förutsättningarna för att hitta oredovisade inkomster förbättras, säger Pia Blank Thörnroos.

2 Finns det andra fördelar? Jag tycker att man ska lyfta fram de anställdas perspektiv också, det här kommer att ge bättre koll på privatekonomin. När arbetsgivaren har redovisat uppgifterna till Skatteverket kan den som är anställd eller den som ska få sin pension, se vilka uppgifter vi har fått in om dem på Mina Sidor. Då syns det om arbetsgivaren har redovisat lönen som den anställda fått och det skatteavdrag som arbetsgivaren gjort för den anställdas räkning. Det har inte varit möjligt tidigare, säger Pia Blank Thörnroos. Har det varit ett problem att anställda inte har kunnat kontrollera vad som har betalats in? Ja. Ett tydligt exempel på det gäller sommarjobbare. När det är dags att deklarera har det ibland visat sig att arbetsgivaren inte har betalat in arbetsgivaravgifter och avdragen skatt för dem som de skulle ha gjort, säger Pia Blank Thörnroos. Många vill ha en form av kvitto på att skatten verkligen har betalats in och att arbetsgivaren inte har stoppat pengarna i egen ficka. Det finns också en pedagogisk poäng i att det blir tydligt att skatten betalas in löpande, säger Pia Blank Thörnroos. På sikt ska arbetsgivardeklaration på individnivå inte bara förändra samverkan mellan Skatteverket, arbetsgivaren och de anställda, ambitionen är också att detaljredovisningen ska komma till nytta för andra myndigheter. Försäkringskassan, Kronofogden, A-kassan och andra myndigheter kan löpande under året se vad personer har för inkomster i stället för att vänta på deras deklaration. Det är många system, ur ett samhällsperspektiv, som sköts elektroniskt och det här öppnar för möjligheter att läsa av aktuell inkomst och använda de beloppen för beräkningar, säger Pia Blank Thörnroos. Om man sammanfattar det du har sagt: nyheten gäller hur arbetsgivaren ska redovisa utbetalade ersättningar och gjorda skatteavdrag till Skatteverket och därmed gentemot de anställda? Ja precis, arbetsgivaren ska fortsatt betala in pengar vid samma tidpunkter som förut. Eftersom arbetsgivaren med de nya reglerna varje månad ska redovisa den ersättning och det skatteavdrag som gjorts för varje anställd eller uppdragstagare kommer det ställa högre krav på arbetsgivaren att redovisa rätt, säger Pia Blank Thörnroos.

3 Finns det några nackdelar med de nya reglerna? Tidigare när underlag för arbetsgivaravgifter och avdragen skatt redovisades i klump varje månad fanns det ett visst utrymme för arbetsgivaren att rätta uppgifter utan att Skatteverket hade kännedom om vad som ändrades. Det nya systemet blir inte lika flexibelt eftersom varje månad är ett avslut för sig. Så det är egentligen ingen nackdel, men det kräver större noggrannhet från början, säger Pia Blank Thörnroos. Vad händer med kontrolluppgifterna? Arbetsgivare som redovisat en inkomst på individnivå i arbetsgivardeklarationen ska inte lämna kontrolluppgift. Många företag har haft svårt att få det att stämma mellan beloppen som redovisats under året och vad som redovisats i kontrolluppgifterna. En del har betalat in för mycket, andra för lite. Med de nya reglerna blir det avstämt och klart varje månad. I slutänden tror jag verkligen att det här kommer att leda till färre bekymmer även om det till en början kan upplevas som betungande att redovisa varje person varje månad, säger Pia Blank Thörnroos. De nya reglerna gäller för samtliga arbetsgivare från 1 januari 2019, men för några redan från halvårsskiftet. Hur har det gått för dem som har börjat redovisa på individnivå? Det stämmer, från halvårsskiftet gäller de nya reglerna för arbetsgivare inom vissa branscher, som har 16 anställda eller fler och som för personalliggare där de är skyldiga att skriva upp vem som är på arbetsplatsen. Premiären gick bra, det rapporterades inte om några större svårigheter vid inlämning av uppgifter och vi har heller inte haft några problem med själva tjänsten, säger Pia Blank Thörnroos. I mitten av september hade vi fått in drygt arbetsgivardeklarationer på individnivå med tillhörande runt individuppgifter. Av dessa uppgifter har merparten lämnats automatiskt via koppling från lönesystemet eller manuellt i tjänsten, bara ett fåtal har deklarerat på papper. Det är ett gott tecken på att den digitala inlämningen är attraktiv, säger Pia Blank Thörnroos. Vilka eventuella problem har ni tagit höjd för annars när det gäller arbetsgivardeklaration på individnivå? Det som har diskuterats på förhand är hur rättelser ska hanteras. När det blir fel idag, till exempel att en arbetsgivare redovisat en för hög ersättning eller ett för stort skatteavdrag förekommer det att arbetsgivaren korrigerar för mycket utbetalad lön och felaktigt

4 skatteavdrag i en senare arbetsgivardeklaration. Det gör att den anställda bara behöver betala tillbaka ett nettobelopp till sin arbetsgivare. Skatteavdraget görs för den anställdas räkning. Den avdragna skatten betalas in till staten. Eftersom den avdragna skatten är den anställdas pengar som den anställda betalat in så kan arbetsgivaren inte ta tillbaka dem från oss. Det kan göra att det nya sättet upplevs som fyrkantigt eftersom arbetsgivaren nu blir tvungen att kräva den anställda på hela bruttobeloppet. Det går ju att kvitta så länge den anställda jobbar kvar och kan få mindre i lön nästa månad. Men om den anställda har slutat så kan det bli lite knepigare, säger Pia Blank Thörnroos. Vi har också tagit höjd för den stora mängden data som väntas och fram till årsskiftet gör vi löpande tester och kontinuerliga förbättringar, säger Pia Blank Thörnroos. Hur jobbar ni på Skatteverket för att det ska bli så smidigt som möjligt för arbetsgivarna att börja redovisa på individnivå? För det första är tjänsten digital, det ska vara lätt (att göra rätt). Vi har samlat den information som arbetsgivarna behöver för att börja redovisa på individnivå på skatteverket.se/individniva och vi uppdaterar och kompletterar den informationen löpande. skatteverket.se/individniva Vi samarbetar nära med programvaruutvecklare och branschorganisationer för att få deras synpunkter på tjänsten, vi utbildar våra handläggare inom skatteupplysningen så att de kan svara på frågor, det finns information inne i tjänsten på Mina sidor och vi publicerar riktad information i en rad olika kanaler där våra användare finns, säger Pia Blank Thörnroos.

5 Kontakt Pia Blank Thörnroos, rättslig expert Press