Karensavdrag ersätter karensdag ny hantering

Transkript

1 Karensavdrag ersätter karensdag ny hantering Enligt lagen innebär de nya reglerna att ett karensavdrag ersätter den nuvarande karensdagen. Dock finns fortfarande regeln att den anställde har rätt till sjuklön från första dagen om personen haft fler än 10 karenstillfällen på ett rullande år. De nya reglerna gäller sjukfrånvaro som inträffar efter 1 januari 2019 och innebär att en anställd som blir sjuk har rätt till sjuklön för alla dagar i sjuklöneperioden (alltså även för dag 1). Från sjuklönen ska sedan ett helt karensavdrag dras, vilket ska uppgå till 20 procent av en genomsnittlig veckolön i form av sjuklön. Oavsett vilken arbetstid den anställde har under insjuknandedagen, eller vilken tidpunkt under arbetsdagen den anställde insjuknar, så ska karensavdraget uppgå till 20 procent av en genomsnittlig veckoersättning i form av sjuklön. Det finns inga bestämmelser i sjuklönelagen eller i dess förarbete om hur karensavdraget ska beräknas. Den närmare beräkningen av sjuklönens och karensavdragets storlek kan arbetsmarknadens parter avtala om. Frågor om hur karensavdraget ska beräknas, besvaras av arbetsmarknadens parter (arbetsgivareföreningar och fackförbund). Om du som arbetsgivare är bunden av kollektivavtal ska du följa avtalets bestämmelser. Finns det däremot inget kollektivavtal på arbetsplatsen kan du exempelvis kontakta SRF eller Tholin & Larsson för rådgivning. I programmet har vi valt att hantera ovanstående genom att karensavdraget görs med 20% av veckoarbetstiden - 20% av veckoarbetstiden blir detsamma som 20% av en genomsnittlig veckoersättning i form av sjuklön. I denna dokumentation beskriver vi ett allmänt tillvägagångssätt men det är väldigt viktigt att om ditt företag har ett kollektivavtal, där det står hur beräkningen ska göras, så är det detta som gäller först och främst fortfarande. Viktigt att tänka på, det är inte vi som programleverantör som tolkar ditt företags avtal, är du osäker måste du vända dig till din arbetsgivarorganisation. För att vi ska kunna hjälpa dig med hur du ska gå tillväga i programmet måste du tydligt veta reglerna enligt ditt kollektivavtal. 1

2 I löneprogrammet Oavsett om du lönebereder sjukfrånvaro manuellt eller med hjälp av tilläggsmodulen Frånvarostöd gäller nedan information och lönearter. Vi hanterar endast anställda med en känd arbetstid, alltså att de har en veckoarbetstid ifylld i fältet P8 i anställdaregistret, oavsett hur många timmar per dag eller dagar per vecka personen arbetar. Nedan lönearter gäller oavsett om de anställda är tjänstemän eller kollektivanställda. Har du olika lönearter för tjänstemän och kollektivanställda ska alla lönearter justeras på ett motsvarande sätt. Observera att du behöver själv lägga upp de nya lönearterna för karensavdrag och ändra på de befintliga lönearterna i ditt företag under menyn Register Lönearter. Du har möjlighet att kopiera över lönearterna från Övningsföretaget (standard) till ditt företag om du vill genom att klicka på knappen Kopiera. Om du har tilläggsmodulen Frånvarostöd måste lönearterna, som redovisas nedan, finnas i ditt löneartsregister för att Frånvarostödet ska kunna hämta rätt lönearter med automatik. Tänk på att komplettera med lönearterna för karensavdraget på AGI-rapporten, under fliken Inställningar. Tänk också på att komplettera med lönearter för karensavdrag på andra rapporter och funktioner där du har med lönearter för sjuklön, lönearterna 080 och 090 i vårt Övningsföretag. 2

3 Lönearter för månadsavlönade Löneart 075 Karenstillfälle Byt namn på löneart 075 Karensdag till Karenstillfälle. Lönearten fyller samma funktion som tidigare, kontroll för återinsjuknande och högkostnadsskydd. 3

4 Löneart 077 Karensavdrag Månadslön NY Lägg upp en ny löneart 077 Karensavdrag Månadslön. Lönearten ska användas för att lönebereda in karensavdraget för månadsavlönade. Lönearten gör ett avdrag i timmar. På fliken Formel anger du formel -P1*12*0.8/(52*P8) På fliken AGI Fältkoder ska fältkod 011 anges. Se ytterligare förklaring om hur lönearten ska användas längre ner i dokumentet under avsnittet Löneberedning. 4

5 Löneart 080 Sjuklön 80% tom dag 14 Byt namn på löneart 080 Sjuklön 80% dag 2-14 till Sjuklön 80% tom dag 14. Lönearten ska användas för att betala ut sjuklön t o m dag 14 i sjukperioden. Enligt de nya karensreglerna ska lönearten registreras från dag 1. 5

6 Löneart 610 Sjukavdrag/tim tom dag 14 Byt namn på löneart 610 Sjukavdrag/tim dag 1-14 till Sjukavdrag/tim tom dag 14. Lönearten ska användas för att göra sjukavdrag från första sjukdagen. 6

7 Lönearter för timavlönade Löneart 075 Karenstillfälle Byt namn på löneart 075 Karensdag till Karenstillfälle. Lönearten fyller samma funktion som tidigare, kontroll för återinsjuknande och högkostnadsskydd. 7

8 Löneart 076 Karensavdrag Timlön NY Lägg upp en ny löneart 076 Karensavdrag Timlön. Lönearten ska användas för att lönebereda in karensavdraget för timavlönade. Lönearten gör ett avdrag i timmar. På fliken Formel anger du formel -P3*0.8 På fliken AGI Fältkoder ska fältkod 011 anges. Se ytterligare förklaring om hur lönearten ska användas längre ner i dokumentet under avsnittet Löneberedning. 8

9 Löneart 090 Sjuklön timl 80% tom d 14 Byt namn på löneart 090 Sjuklön 80% tom dag 14 till Sjuklön timl 80% tom d 14. Lönearten ska användas för att betala ut sjuklön t o m dag 14 i sjukperioden. Enligt de nya karensreglerna ska lönearten registreras från dag 1. 9

10 Löneberedning Allmänt i löneberedningen Enligt lagen ska karensavdrag göras med 20 % av en genomsnittlig veckoersättning i form av sjuklön. I löneprogrammet görs detta med hjälp av timmar, det vill säga att karensavdraget görs med 20% av veckoarbetstiden, vilket blir detsamma som 20% av en genomsnittlig veckoersättning i form av sjuklön. För att räkna fram 20% av en anställds veckoarbetstid kan du använda följande formel: P8 / 5 = arbetstid per vecka i fältet P8 / 5 arbetsdagar. Oavsett hur den anställde arbetar enligt sitt schema samt oavsett vilken dag eller tid under arbetsdagen den anställde insjuknar så ska ett karensavdrag göras med det antal timmar som utgör 20% av veckoarbetstiden, så länge det finns sjuklön att dra karensavdraget mot. Exempel vid lika arbetstid per arbetsdag: Kalle arbetar 30 timmar per arbetsvecka uppdelat på 6 timmar varje arbetsdag. I Kalles fält P8 står det 30 timmar. Enligt formeln P8 * 0,2 blir 20% av hans veckoarbetstid i snitt = 30 * 0,2 = 6 timmar per arbetsdag. Om Kalle är sjuk är det 6 timmar som utgör karensavdraget, så länge det finns motsvarande antal sjuklönetimmar i sjukperioden. Exempel vid olika arbetstid per arbetsdag: Lisa arbetar 30 timmar per arbetsvecka uppdelat på följande sätt - måndag 8 timmar, tisdag 6 timmar, onsdag 5 timmar, torsdag 7 timmar, fredag 4 timmar. I Lisas fält P8 står det 30 timmar. Enligt formeln P8 * 0,2 blir 20% av hennes veckoarbetstid i snitt = 30 * 0,2 = 6 timmar per arbetsdag. Om Lisa är sjuk en hel dag, oavsett vilken av arbetsveckans dagar det är, så är det 6 timmar som utgör karensavdraget, så länge det finns motsvarande antal sjuklönetimmar i sjukperioden. Observera att ett karensavdrag aldrig kan bli större än den sjuklön som utgår i sjuklöneperioden. I det fall ett helt karensavdrag inte kan göras under insjuknandedagen ska avdrag för karens fortsätta att göras nästkommande sjukdag inom sjukperioden till dess att hela karensavdraget har dragits av. Om en anställd endast varit sjuk 1 dag och den dagens arbetstimmar enligt schemat är färre än snittarbetstiden för veckan, som utgör timmarna för karensavdraget, kan du endast göra ett karensavdrag för det antal timmar som ges i sjuklön. För dig som använder Frånvarostödet innebär detta att du behöver justera antalet timmar på lönearten för karensavdrag manuellt i löneberedningen eftersom karensavdraget alltid räknas fram som 20% av de timmar som står i fältet P8, Arbetstid/vecka. Exempel: Olle arbetar enligt nedan: Måndag: 8 timmar Tisdag: 8 timmar Onsdag: 8 timmar Torsdag: 6 timmar Fredag: 6 timmar = 36 timmar i veckoarbetstid Olle är sjuk hela torsdagen men är tillbaka på arbetet igen på fredag. Karensavdraget är 20% av veckoarbetstiden, vilket i detta fall blir 36 timmar * 20% = 7,2 timmar 10

11 Eftersom Olle bara skulle arbetat 6 timmar på den torsdagen han är sjuk så är det bara 6 timmar som kan utgöra karensavdraget på torsdagen. På fredagen är Olle tillbaka på arbetet och återinsjuknar inte heller inom de 5 kalenderdagar som gäller för återinsjuknanderegeln. Hans hela sjukperiod denna gång är alltså endast 1 dag, torsdagen, vilket innebär att resterande 1,2 timmar inte kan dras som karensavdrag eftersom det inte finns någon motsvarande sjuklön att dra timmarna emot. Använder du Frånvarostödet kommer det i detta fall genereras 7,2 timmar i karensavdrag och här måste du då själv ändra till 6 timmar. Skulle Olle däremot återinsjukna inom återinsjuknanderegeln och få mer sjuklön så kan de resterande 1,2 timmarna i karensavdrag dras av. Karensavdraget kan därmed göras i sin helhet. Viktigt! Det finns enligt ovan ingen inbyggd kontroll i Frånvarostödet (version ) av hur många timmar som kan dras i karensavdrag per dag för en anställd. Frånvarostödet räknar endast ut 20% av veckoarbetstiden i fältet P8 i anställdaregistret. Eventuell manuell justering kan behöva göras eftersom regeln säger att man inte kan göra ett större karensavdrag än vad det betalas ut i sjuklön. Det finns än så länge (version ) inte heller någon inbyggd automatik i Frånvarostödet för att hålla reda på ett restvärde/ett antal resterande timmar för karensavdraget om inte hela karensavdraget kunnat göras på insjuknandedagen. Du behöver hålla reda på och lönebereda in de resterande karensavdragstimmarna manuellt på lönearten för karensavdrag om det skulle uppstå. Alla karensavdrag som görs med 20 % av veckoarbetstiden inom samma sjuklöneperiod, betraktas som ett tillfälle. Insjuknandedagen är avgörande för regeln om återinsjuknande. Om en anställd av någon anledning har en tillfällig nedsättning av sysselsättningsgraden så är det den som ligger till grund för beräkning av såväl genomsnittlig sjuklön som karensavdrag. Manuell löneberedning: När du lönebereder manuellt, det vill säga inte med hjälp av Frånvarostödet, behöver du räkna fram antal timmar för karensavdraget själv. För att räkna fram 20% av en anställds veckoarbetstid, som du ska ange på lönearten för karensavdrag, kan du använda följande formel: P8 * 0,2 = arbetstid per vecka i fältet P8 * 20%. Frånvarostödet: Lönebereder du sjukdom med hjälp av Frånvarostödet får du hjälp med framräkningen av antal timmar för karensavdraget. Frånvarostödet räknar fram antal timmar för karensavdraget genom formeln P8 * 20% för den anställde. Observera att om karensavdraget av någon anledning inte kan göras till fullo under insjuknandedagen ska resterande timmar för karensavdraget dras av nästa dag i sjukperioden. Om detta skulle inträffa får du hålla reda på det antalet timmar som inte kunde dras av och manuellt lönebereda och dra av dessa från nästa sjukdag i sjukperioden. Om den anställde inte har några fler dagar i den aktuella sjukperioden görs inget ytterligare karensavdrag. 11

12 Exempel Nedan följer exempel, enligt vår hantering i programmet, på olika sjukdomshändelser för månadsavlönade: Exempel 1 Kristina arbetar heltid, P8=40 timmar i veckan, som ger 40*0,2=8 timmar per dag. Ett karensavdrag, 20% av en genomsnittlig veckas sjuklön, är samma som 8 timmar med formeln -P1*12*0.8/(52*P8). Hon är sjuk hela måndagen, detta blir insjuknandedagen, men kommer tillbaka på tisdagen. 077 Karensavdrag Månadslön Karensavdraget kan dras av i sin helhet då det finns motsvarande utbetald sjuklön under hela sjuklöneperioden, dvs måndagen. Karensavdraget lönebereds med 8 timmar, som är 20% av en vecka för Kristina. 080 Sjuklön 80% tom dag 14 Sjuklön för 8 timmar på måndagen. frånvarotimmar i sjukperioden, 8 timmar. sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 1 dag. 610 Sjukavdrag/tim tom dag 14 Sjukavdrag för 8 timmar på måndagen. Exempel 2: Kristina arbetar heltid, P8=40 timmar i veckan, som ger 40*0,2=8 timmar per dag. Ett karensavdrag, 20% av en genomsnittlig veckas sjuklön, är samma som 8 timmar med formeln -P1*12*0.8/(52*P8). Hon är sjuk hela måndagen, detta blir insjuknandedagen, och är även sjuk på tisdagen. 12

13 077 Karensavdrag Månadslön Karensavdraget kan dras av i sin helhet då det finns motsvarande utbetald sjuklön under hela sjuklöneperioden, dvs måndagen och tisdagen. Karensavdraget lönebereds med 8 timmar, som är 20% av en vecka för Kristina. 080 Sjuklön 80% tom dag 14 Sjuklön för 8 timmar på måndagen och 8 timmar på tisdagen. frånvarotimmar i sjukperioden, 16 timmar. sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 2 dagar. 610 Sjukavdrag/tim tom dag 14 Sjukavdrag för 8 timmar på måndagen och 8 timmar på tisdagen. Exempel 3: Lena arbetar heltid, P8=40 timmar i veckan, som ger 40*0,2=8 timmar per dag. Ett karensavdrag, 20% av en genomsnittlig veckas sjuklön, är samma som 8 timmar med formeln -P1*12*0.8/(52*P8). Hon insjuknar på måndagen efter att ha arbetat halva dagen, detta blir insjuknandedagen, och är även sjuk på tisdagen. 077 Karensavdrag Månadslön Karensavdraget kan dras av i sin helhet då det finns motsvarande utbetald sjuklön under hela sjuklöneperioden, dvs måndagen och tisdagen. Karensavdraget lönebereds med 8 timmar, som är 20% av en vecka för Lena. 080 Sjuklön 80% tom dag 14 Sjuklön för 4 timmar på måndagen och 8 timmar på tisdagen. frånvarotimmar i sjukperioden, 12 timmar. sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 2 dagar. 610 Sjukavdrag/tim tom dag 14 Sjukavdrag för 4 timmar på måndagen och 8 timmar på tisdagen. Exempel 4: Lena arbetar heltid, P8=40 timmar i veckan, som ger 40*0,2=8 timmar per dag. Ett karensavdrag, 20% av en genomsnittlig veckas sjuklön, är samma som 8 timmar med formeln -P1*12*0.8/(52*P8). Hon insjuknar på måndagen efter att ha arbetat halva dagen, detta blir insjuknandedagen, men är tillbaka på tisdagen. 13

14 077 Karensavdrag Månadslön Karensavdraget kan inte dras av i sin helhet då det inte finns motsvarande utbetald sjuklön under hela sjuklöneperioden, dvs måndagen. Karensavdraget skulle dragits med 8 timmar, som är 20% av en vecka för Lena, men kan bara löneberedas med 4 timmar eftersom hon endast var sjuk halva dagen. Det är alltså endast ett halvt karensavdrag som kan göras eftersom den anställde är tillbaka nästa dag. Skulle Lena bli sjuk igen inom samma sjukperiod ska resterande timmar för karensavdraget dras av. 080 Sjuklön 80% tom dag 14 Sjuklön för 4 timmar på måndagen. frånvarotimmar i sjukperioden, 4 timmar. sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 1 dag. 610 Sjukavdrag/tim tom dag 14 Sjukavdrag för 4 timmar på måndagen. Exempel 5: Erik arbetar heltid, P8=40 timmar i veckan, som ger 40*0,2=8 timmar per dag. Ett karensavdrag, 20% av en genomsnittlig veckas sjuklön, är samma som 8 timmar med formeln -P1*12*0.8/(52*P8). Han insjuknar på måndagen efter att ha arbetat halva dagen, detta blir insjuknandedagen, men är tillbaka på tisdagen. Han återinsjuknar på onsdagen, är sjuk hela den dagen och är tillbaka på torsdagen igen. 077 Karensavdrag Månadslön Karensavdraget kan dras av i sin helhet då det finns motsvarande utbetald sjuklön under hela sjuklöneperioden, dvs måndagen och onsdagen. Onsdagen ingår i samma sjuklöneperiod, återinsjuknanderegeln, och karensavdraget görs mot sjuklönen på måndagen och resterande mot sjuklönen på onsdagen, inget nytt karensavdrag för onsdagen. 080 Sjuklön 80% tom dag 14 Sjuklön för 4 timmar på måndagen och 8 timmar på onsdagen, de ingår i samma sjukperiod, återinsjuknanderegeln. frånvarotimmar i sjukperioden, 4 timmar på måndagen och 8 timmar på onsdagen. 14

15 sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 2 dagar, måndagen och onsdagen. 610 Sjukavdrag/tim tom dag 14 Sjukavdrag för 4 timmar på måndag och 8 timmar på onsdag. Måndagens och onsdagens sjukfrånvaro ingår i samma sjukperiod, återinsjuknanderegeln. Exempel 6: Urban arbetar heltid, P8=40 timmar i veckan, som ger 40*0,2=8 timmar per dag. Ett karensavdrag, 20% av en genomsnittlig veckas sjuklön, är samma som 8 timmar med formeln -P1*12*0.8/(52*P8). Han är sjuk hela måndagen, detta blir insjuknandedagen men är tillbaka på tisdagen. Urban återinsjuknar på onsdagen, är sjuk hela den dagen och är tillbaka på torsdagen igen. 077 Karensavdrag Månadslön Karensavdraget kan dras i sin helhet då det finns motsvarande utbetald sjuklön i sjuklöneperioden, dvs måndag och onsdag. Onsdagen ingår i samma sjuklöneperiod, återinsjuknanderegeln, och karensavdraget görs mot sjuklönen på måndagen, inget nytt karensavdrag för onsdagen. 080 Sjuklön 80% tom dag 14 Sjuklön för 8 timmar på måndagen och 8 timmar på onsdagen. Måndagens och onsdagens sjukfrånvaro ingår i samma sjukperiod, återinsjuknanderegeln. frånvarotimmar i sjukperioden, 8 timmar på måndagen och 8 timmar på onsdagen. sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 2 dagar, måndag och onsdag. 610 Sjukavdrag/tim tom dag 14 Sjukavdrag för 8 timmar på måndag och 8 timmar på onsdag. Måndagens och onsdagens sjukfrånvaro ingår i samma sjukperiod, återinsjuknanderegeln. Exempel 7: Kalle arbetar heltid, P8=40 timmar i veckan, som ger 40*0,2=8 timmar per dag. Ett karensavdrag, 20% av en genomsnittlig veckas sjuklön, är samma som 8 timmar med formeln -P1*12*0.8/(52*P8). Han insjuknar en onsdag i slutet på månaden efter att ha arbetat halva dagen, detta blir insjuknandedagen, men är tillbaka nästa dag. 15

16 077 Karensavdrag Månadslön Karensavdraget kan inte dras av i sin helhet då det inte finns motsvarande utbetald sjuklön under hela sjuklöneperioden, dvs onsdagen Karensavdraget skulle dragits med 8 timmar, 20% av en vecka för Kalle, men kan bara löneberedas med 4 timmar eftersom han endast var sjuk halva dagen. Det är endast ett halvt karensavdrag som kan göras eftersom den anställde är tillbaka nästa dag. Håll manuellt reda på antal timmar som inte kunde dras av för karensavdraget. Ifall den anställde återinsjuknar under samma sjukperiod ska resterande timmar dras av, vilket du gör manuellt på lönearten för karensavdraget. 080 Sjuklön 80% tom dag 14 Sjuklön för 4 timmar på onsdagen frånvarotimmar i sjukperioden, 4 timmar på onsdagen sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 1 dag. 610 Sjukavdrag/tim tom dag 14 Sjukavdrag för 4 timmar på onsdagen Kalle återinsjuknar på fredagen, två dagar efter första sjukdagen och är sjuk hela dagen. Denna dag hamnar i nästkommande rapporteringsmånad men är inom de 5 dagarna för återinsjuknanderegeln. 075 Karenstillfälle Inget karenstillfälle pga återinsjuknanderegeln. 077 Karensavdrag Månadslön Karensavdraget kan nu dras av i sin helhet då det finns motsvarande utbetald sjuklön under hela sjuklöneperioden, dvs onsdag och fredag Fredag ingår i samma sjuklöneperiod pga återinsjuknanderegeln. Karensavdraget görs nu med resterande 4 timmar mot sjuklönen på fredagen, inget nytt karensavdrag för fredagen. 080 Sjuklön 80% tom dag 14 Sjuklön för 8 timmar på fredagen frånvarotimmar i sjukperioden, 8 timmar. sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 1 dag. 610 Sjukavdrag/tim tom dag 14 Sjukavdrag för 8 timmar på fredagen

17 Exempel 8 Kristina arbetar heltid, P8=40 timmar i veckan, som ger 40*0,2=8 timmar per dag. Hon är sjuk hela måndagen , detta blir insjuknandedagen, och är fortsatt sjuk hela månaden. 077 Karensavdrag Månadslön Karensavdraget kan dras av i sin helhet då det finns motsvarande utbetald sjuklön under hela sjuklöneperioden. Karensavdraget lönebereds med 8 timmar, som är 20% av en vecka för Kristina. 080 Sjuklön 80% tom dag 14 Sjuklön för de timmar Kristina skulle arbetat från första dagen t o m dag 14 i sjukperioden (kalenderdagar). 082 Sjuklön 10% dag 15- Sjuklön per kalenderdag från dag 15 i sjukperioden till sista dagen. 085 Sjuklön>8 basb dag 15- Sjuklön på det som överstiger 8 bb från dag 15 i sjukperioden till sista dagen. 550 Semlönegr frånvtimmar Totala antalet sjuktimmar från första till sista dagen i sjukperioden. 555 Sjukfrånvarotimmar Antalet sjuktimmar från dag 15 till sista dagen i sjukperioden. 562 Sem.lönegr sjukfrånvdgr Totala antalet sjukdagar i sjukperioden, från första till sista sjukdagen. 610 Sjukavdrag/tim tom dag 14 Sjukavdrag för de timmar Kristina skulle arbetat från första dagen t o m dag 14 i sjukperioden (kalenderdagar). 611 Sjukavdrag/dag d 15- Sjukavdrag per kalenderdag från dag 15 i sjukperioden till sista dagen. 17

18 Exempel Nedan följer exempel, enligt vår hantering i programmet, på olika sjukdomshändelser för timavlönade: Exempel 1: Johanna arbetar heltid, P8=40 timmar i veckan, som ger 40*0,2=8 timmar per dag. Hon är sjuk hela måndagen, detta blir insjuknandedagen, men kommer tillbaka på tisdagen. 076 Karensavdrag Timlön Karensavdraget kan dras av i sin helhet då det finns motsvarande utbetald sjuklön under hela sjuklöneperioden, dvs måndagen. Karensavdraget lönebereds med 8 timmar, som är 20% av en vecka för den anställde. 090 Sjuklön timl 80% tom d 14 Sjuklön för 8 timmar på måndagen. frånvarotimmar i sjukperioden, 8 timmar. 555 Sjukfrånvarotimmar Passiv löneart för att hålla reda på antal sjukfrånvarotimmar i sjukperioden, 8 timmar. sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 1 dag. Exempel 2: Johanna arbetar heltid, P8=40 timmar i veckan, som ger 40*0,2=8 timmar per dag. Hon är sjuk hela måndagen, detta blir insjuknandedagen, men är även sjuk på tisdagen. 076 Karensavdrag Timlön Karensavdraget kan dras av i sin helhet då det finns motsvarande utbetald sjuklön under hela sjuklöneperioden, dvs måndagen och tisdagen. Karensavdraget lönebereds med 8 timmar, som är 20% av en vecka för Johanna. 090 Sjuklön timl 80% tom d 14 Sjuklön för 8 timmar på måndagen och 8 timmar på tisdagen. 550 Semlönegr frånvtimmar Passiv löneart för att hålla reda på antal semester-lönegrundande frånvarotimmar i sjukperioden, 8 timmar. 555 Sjukfrånvarotimmar Passiv löneart, för sjukfrånvarotimmar i sjukperioden, 8 timmar. 562 Sem.lönegr sjukfrånvdgr Passiv löneart för att hålla reda på antal semester-lönegrundande sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 2 dagar. 18

19 Exempel 3: Anders arbetar heltid, P8=40 timmar i veckan, som ger 40*0,2=8 timmar per dag. Han insjuknar på måndagen efter att ha arbetat halva dagen, detta blir insjuknandedagen, och är även sjuk på tisdagen. 076 Karensavdrag Timlön Karensavdraget kan dras av i sin helhet då det finns motsvarande utbetald sjuklön under hela sjuklöneperioden, dvs måndagen och tisdagen. Karensavdraget lönebereds med 8 timmar, som är 20% av en vecka för Anders. 090 Sjuklön timl 80% tom d 14 Sjuklön för 4 timmar på måndagen och 8 timmar på tisdagen. frånvarotimmar i sjukperioden, 12 timmar. 555 Sjukfrånvarotimmar Passiv löneart för att hålla reda på antal sjukfrånvarotimmar i sjukperioden, 12 timmar. sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 2 dagar. Exempel 4: Anna arbetar heltid, P8=40 timmar i veckan, som ger 40*0,2=8 timmar per dag. Hon insjuknar på måndagen efter att ha arbetat halva dagen, detta blir insjuknandedagen, men är tillbaka på tisdagen. 076 Karensavdrag Timlön Karensavdraget kan inte dras av i sin helhet då det inte finns motsvarande utbetald sjuklön under hela sjuklöneperioden, dvs måndagen. Karensavdraget skulle dragits med 8 timmar, som är 20% av en vecka för Anna, men kan bara löneberedas med 4 timmar eftersom hon endast var sjuk halva dagen. Det är endast ett halvt karensavdrag som kan göras eftersom hon är tillbaka nästa dag. Håll manuellt reda på antal timmar som inte kunde dras av för karensavdraget. Ifall den anställde återinsjuknar under samma sjukperiod ska resterande timmar dras av, vilket du gör manuellt på lönearten för karensavdraget. 19

20 090 Sjuklön timl 80% tom d 14 Sjuklön för 4 timmar på måndagen. frånvarotimmar i sjukperioden, 4 timmar. 555 Sjukfrånvarotimmar Passiv löneart för att hålla reda på antal sjukfrånvarotimmar i sjukperioden, 4 timmar. sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 1 dag. Exempel 5: Bengt arbetar heltid, P8=40 timmar i veckan, som ger 40*0,2=8 timmar per dag. Han insjuknar på måndagen efter att ha arbetat halva dagen, detta blir insjuknandedagen, men är tillbaka på tisdagen. Han återinsjuknar på onsdagen, är sjuk hela den dagen och är tillbaka på torsdagen igen. 076 Karensavdrag Timlön Karensavdraget kan dras av i sin helhet då det finns motsvarande utbetald sjuklön under hela sjuklöneperioden, dvs måndagen och onsdagen. Onsdagen ingår i samma sjuklöneperiod, återinsjuknanderegeln, och karensavdraget görs mot sjuklönen på måndagen och resterande mot sjuklönen på onsdagen, inget nytt karensavdrag för onsdagen. 090 Sjuklön timl 80% tom d 14 Sjuklön för 4 timmar på måndagen och 8 timmar på onsdagen. Måndagens och onsdagens sjukfrånvaro ingår i samma sjukperiod, återinsjuknanderegeln. 550 Semlönegr frånvtimmar Passiv löneart för att hålla reda på antal semester-lönegrundande frånvarotimmar i sjukperioden, 4 timmar på måndagen och 8 timmar på onsdagen. 555 Sjukfrånvarotimmar Passiv löneart för att hålla reda på antal sjukfrånvarotimmar i sjukperioden, 4 timmar på måndagen och 8 timmar på onsdag. sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 2 dagar, måndagen och onsdagen. 20

21 Exempel 6: Vera arbetar heltid, P8=40 timmar i veckan, som ger 40*0,2=8 timmar per dag. Hon är sjuk hela måndagen, detta blir insjuknandedagen men är tillbaka på tisdagen. Vera återinsjuknar på onsdagen, är sjuk hela den dagen och är tillbaka på torsdagen igen. 076 Karensavdrag Timlön Karensavdraget kan dras i sin helhet då det finns motsvarande utbetald sjuklön i sjuklöneperioden, dvs måndag och onsdag. Onsdagen ingår i samma sjuklöneperiod, återinsjuknanderegeln, och karensavdraget görs mot sjuklönen på måndagen, inget nytt karensavdrag för onsdagen. 090 Sjuklön timl 80% tom d 14 Sjuklön för 8 timmar på måndagen och 8 timmar på onsdagen. Måndagens och onsdagens sjukfrånvaro ingår i samma sjukperiod, återinsjuknanderegeln. frånvarotimmar i sjukperioden, 8 timmar på måndagen och 8 timmar på onsdagen. 555 Sjukfrånvarotimmar Passiv löneart för att hålla reda på antal sjukfrånvarotimmar i sjukperioden, 8 timmar på måndag och 8 timmar på onsdag. sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 2 dagar, måndagen och onsdagen. Exempel 7: Fredrik arbetar heltid, P8=40 timmar i veckan, som ger 40*0,2=8 timmar per dag. Han insjuknar en onsdag i slutet på månaden efter att ha arbetat halva dagen, detta blir insjuknandedagen, men är tillbaka nästa dag. 076 Karensavdrag Timlön Karensavdraget kan inte dras av i sin helhet då det inte finns motsvarande utbetald sjuklön under hela sjuklöneperioden, dvs onsdagen Karensavdraget skulle dragits med 8 timmar, som är 20% av en vecka för Fredrik, men kan bara löneberedas med 4 timmar eftersom han var sjuk halva insjuknandedagen. Det är alltså endast ett halvt karensavdrag som kan göras eftersom den anställde är tillbaka nästa dag. Håll manuellt reda på antal timmar som inte kunde dras av för karensavdraget. Ifall den anställde återinsjuknar under samma 21

22 sjukperiod ska resterande timmar dras av, vilket du gör manuellt på lönearten för karensavdraget. 090 Sjuklön timl 80% tom d 14 Sjuklön för 4 timmar på onsdagen frånvarotimmar i sjukperioden, 4 timmar. 555 Sjukfrånvarotimmar Passiv löneart för att hålla reda på antal sjukfrånvarotimmar i sjukperioden, 4 timmar på onsdagen. sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 1 dag. Fredrik återinsjuknar på fredagen, två dagar efter första sjukdagen och är sjuk hela dagen. Denna dag hamnar i nästkommande rapporteringsmånad men är inom de 5 dagarna för återinsjuknanderegeln. 075 Karenstillfälle Inget karenstillfälle pga återinsjuknanderegeln. 076 Karensavdrag Timlön Karensavdraget kan nu dras av i sin helhet då det finns motsvarande utbetald sjuklön under hela sjuklöneperioden, dvs onsdag och fredag Fredag ingår i samma sjuklöneperiod pga återinsjuknanderegeln. Karensavdraget görs nu med resterande 4 timmar mot sjuklönen på fredagen, inget nytt karensavdrag för fredagen. 090 Sjuklön timl 80% tom d 14 Sjuklön för 8 timmar på fredagen frånvarotimmar i sjukperioden, 8 timmar. 555 Sjukfrånvarotimmar Passiv löneart för att hålla reda på antal sjukfrånvarotimmar i sjukperioden, 8 timmar på fredagen. sjukfrånvarodagar i sjukperioden, 1 dag. Anställda med okänd arbetstid Karensavdragets storlek baseras på hur mycket en anställd arbetar i genomsnitt en kalendervecka. Arbetsgivaren måste därför fastställa hur mycket en anställd arbetar i genomsnitt. För anställda som har en tydlig avtalad sysselsättningsgrad, på heltid eller deltid, utgår man normalt från det som är avtalat. För anställda som arbetar oregelbundet - eller inte har en tydlig avtalad tjänstgöringsgrad - krävs att arbetsgivaren gör en bedömning av hur mycket personen skulle ha arbetat en genomsnittlig vecka. Det kan stå i kollektivavtalet hur du ska beräkna ett genomsnitt så titta alltid där först. Ett sätt är att utgå från hur mycket den anställde har arbetat historiskt sett. Enligt förarbetena till lagen kan det vara lämpligt att se på en jämförelseperiod på en till tre månader för att få en beräknad genomsnittlig veckoarbetstid. Hur lång jämförelseperioden ska vara måste dock avgöras i varje enskilt fall. Finns det ingen historik alls får arbetsgivaren göra beräkningen utifrån framtida schemalagd tid alternativt göra en skälig rimlighetsbedömning av hur mycket den anställde skulle ha arbetat för att få fram en beräknad genomsnittlig veckoarbetstid. 22

23 Tänk på att informera de anställda om vilken beräkningsperiod eller vilka uppgifter som ligger till grund för beräkning av den genomsnittliga veckoarbetstiden. Sista alternativet är att arbetsgivaren beräknar en uppskattad genomsnittlig arbetstid. Det görs i så fall utifrån 20% av genomsnittlig veckoarbetstid för verksamheten. 23