Betalar du ut lönen tidigt i januari kan du påbörja löneberedningen när du genomfört punkterna 1-6 samt 9-11.

Transkript

1 Utförlig checklista för Årsskiftesrutiner 2014/2015 Det har blivit dags att sätta punkt för inkomstår 2014! Har du bråttom med januarilönen? Betalar du ut lönen tidigt i januari kan du påbörja löneberedningen när du genomfört punkterna 1-6 samt Checklista: Du kan med fördel skriva ut checklistan och bocka av punkt för punkt när de är gjorda. Den gröna guideikonen symboliserar att det finns en guide kopplad till avsnittet. 1. Gör klart lönerna med utbetalningsdatum i december. Kom ihåg att göra eventuella justeringar för år Ta ut periodens rapporter samt månadens arbetsgivardeklaration. 2. Gör avstämningar avseende lön, förmåner och skatt. Arbetsgivardeklaration mot ackumulatorvärden Avstämningar inför årsskiftet, nr 1 Avstämningar inför årsskiftet, forts nr 1 3. Ta en säkerhetskopia på Innevarande år Läs in årsversionen av ditt löneprogram. Se till att löneprogrammet är avstängt när du läser in den nya versionen. I samband med installationen uppdateras skattetabellerna för inkomstår Observera att det är nya systemkrav fr o m Läs mer under NEDLADDNINGAR på Kundtorget. 5. Gå igenom inställningar i anställdaregistret. För att du med automatik ska få med korrekta inställningar på dina anställda över till det nya innevarande året, när du gör rutinen Nytt kalenderår, samt få korrekta uppgifter på de anställdas kontrolluppgifter bör du gå igenom vissa inställningar i anställdaregistret. Inställningar du bör kontrollera är bl a markering för att få KU via e-post samt e-postadress (om du ska skicka kontrolluppgifterna till de anställda via e-post), personnummer/löpnummer, specifikationsnummer, bilkod, arbetsställenummer och Fora/AFA. 6. Kör rutinen Nytt kalenderår under menyn Arkiv. När du verkställer årsskiftet nollställs även de ackumulatorer, som är markerade med Automatisk nollställning vid årsskiftet, i den nya databasen. Ta en säkerhetskopia innan du påbörjar rutinen Nytt kalenderår. Nytt kalenderår i Access Nytt kalenderår i SQL 1

2 VÄLJ ATT ARBETA I FÖREGÅENDE ÅR DATABASEN FÖR INKOMSTÅR Skapa register för kontrolluppgifter samt ändra/komplettera dessa vid behov. Skriv ut kontrolluppgifterna eller skicka via e-post och skapa KU-fil till Skatteverket. Skapa register för kontrolluppgifter Utskrift av kontrolluppgifter Skapa kontrolluppgifter och skicka till Skatteverket Rätta kontrolluppgift 8. Ta ut underlaget till FORA. 9. Ta en säkerhetskopia på Föregående år (2014) för arkivering. VÄLJ ATT ARBETA I INNEVARANDE ÅR - DATABASEN FÖR INKOMSTÅR Läs in CSR-svaret. Har du inte skickat in någon CSR- förfrågan, måste du manuellt registrera nya tabeller och skattejämkningar. Komplettera även med uppgift om engångsskatt på respektive anställd samt korrigera kolumner för pensionärer. 11. Justera registren genom att kontrollera ackumulatorer och lönearter, samt ta bort anställda som slutat under år 2013 eller tidigare. Rensa även bort gamla arbetsscheman under Register - Registervård. 12. Nu är det klart för januarilönen Skriv ut en semesterskuldslista till bokslutet. 14. Gör semesterberäkningen om semesteråret sammanfaller med kalenderåret. 2

3 Checklista punkt för punkt 1. Lönebered och avräkna december månad Börja ditt arbete med att göra klart lönerna med utbetalningsdatum i december. Kontrolluppgifterna följer kontantprincipen vilket innebär att allt som är utbetalt från 1 januari till 31 december 2014 ska med på kontrolluppgiften för samma år. Gör eventuella justeringar, så att du har med alla korrigeringar m m i decemberlönen, som påverkar inkomst och skatt för 2014, så att eventuell bruttolöneskuld för 2014 korrigeras redan nu. Det kan t ex röra sig om ersättningar som du hanterat vid sidan om under året, men som nu ska läggas in så att dessa kommer med på kontrolluppgiften. Kontrollera också att du har angivit personnummer på samtliga anställda. Har du anställda som inte har svenskt personnummer, ska du söka ett samordningsnummer hos Skatteverket. Hinner du inte få samordningsnummer måste du använda dig av löpnummer på kontrolluppgiften. Läs mer om detta under steg 7 Skapa kontrolluppgiftsregister. 2. Stäm av arbetsgivardeklarationen mot ackumulatorerna Arbetsgivardeklaration mot ackumulatorvärden Avstämningar inför årsskiftet nr 1 Avstämningar inför årsskiftet forts nr 1 Påbörja avstämningen Skatteverket jämför arbetsgivardeklarationerna du har lämnat in under året med kontrolluppgifterna du skickar in vid årsskiftet. Kom ihåg att det är de inskickade arbetsgivardeklarationerna som Skatteverket har som underlag. Ta ut Arbetsgivardeklarationen för hela året under menyn Rapporter. Välj 2014 i rutan för Löneutbetalningsmånad. Gå in under menyn Analys - Ackumulatorvärden. Ta ut tre listor, en för ackumulator 101 Avdragen preliminär skatt, en för 111 Kontant bruttolön samt en för förmåner, t ex ackumulatorerna 113, 118 samt , håll ner Ctrl-knappen för att välja flera ackumulatorer. Tips! Klicka på rubriken Värde när du fått fram de anställdas ackumulatorvärden enligt ovan. Listan sorteras då i storleksordning efter de värden de anställda har i respektive ackumulator. Du stämmer av enligt nedan: Arbetsgivardeklaration Summa avdragen skatt (ruta 82) Summa bruttolön (ruta 50) Summa förmåner (ruta 51) Ackumulator Avdragen prel. skatt 101 Kontant bruttolön 111 Ackumulatorer för förmåner (för ackumulatornummer, se steg 3) 3

4 Avstämning skatt Ruta 82 på arbetsgivardeklarationen, Summa avdragen skatt ska stämmas av mot värdet i ackumulator 101 Avdragen preliminär skatt. I den här avstämningen finns det inga naturliga differenser utan värdena ska överensstämma. Avstämning bruttolön Ruta 50 på arbetsgivardeklarationen, Avgiftspliktig bruttolön utom förmåner, ska stämmas av mot det värde som finns i ackumulator 111 Kontant Bruttolön. Beloppet i ruta 50 på arbetsgivardeklarationen är de ersättningar som företaget betalat arbetsgivaravgift på under året. Naturlig felkälla Har du något av följande: anställda som tjänat under 1000 kr (eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening) anställda som är födda 1937 eller tidigare anställda som har en markering i rutan Socialavgiftsavtal i anställdaregistret anställda som har en markering i rutan Ej arbetsgivaravgift i anställdaregistret, som fått skattegrundande ersättningar använt en löneart som är Skattegrundande men Ej underlag för arbetsgivaravgift Då ligger summan för detta med i ackumulator 111 Kontant Bruttolön men finns inte med i ruta 50. Detta är en helt naturlig differens eftersom ersättningarna inte är underlag för sociala avgifter. På sidan 2 i Arbetsgivardeklaration för hela år 2014 får du en indikation om vad differensen beror på: summan för löntagare som har tjänat under 1000 kr eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening summan för löntagare med negativ bruttolön anställningsnummer för de som är födda 1937 eller tidigare 4

5 Rapporten Specifikation till arbetsgivardeklaration kan du använda för att se vilka som är födda 1937 eller tidigare samt vilka som har tjänat under 1000 kr och därmed identifiera differensen. Du hittar rapporten under Rapporter, fliken Periodens & månadens. Avstämning förmåner Ruta 51 på arbetsgivardeklarationen, Avgiftspliktiga förmåner, ska motsvara summan av ackumulerade värden från: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån 5

6 Naturlig felkälla Har du något av följande: anställda som tjänat under 1000 kr (eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening) anställda som är födda 1937 eller tidigare anställda som har en markering i rutan Socialavgiftsavtal i anställdaregistret anställda som har en markering i rutan Ej arbetsgivaravgift i anställdaregistret, som fått skattegrundande ersättningar anställda som fått Drivmedelsförmån, lönearterna 872 och 873, där 873 har inställningen Ej underlag arbetsgivaravgift Då finns deras förmåner med i ackumulatorerna för respektive förmån men inte i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen. Kontrollera även om det kan vara så att du har en anställd med negativ lön som orsakar en differens. På rapporten Specifikation till arbetsgivardeklaration framgår även värdet gällande förmåner. Förtydligande: I ackumulator 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån ingår värden från både löneart 872 Drivmedelsförmån och 873 Drivmedelsförmån, ej sociala avgifter. Den sistnämnda ingår inte i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen utan är en naturlig differens. Ta ut lönehistorik för löneart 873 Drivmedelsförmån, ej sociala avgifter under Rapporter - Egna rapporter - Transaktionshistorik för utbetalningsdatum för att se hur stor differensen är. Kom ihåg att markera rutan för Skriv ut anställda som har slutat. Fortfarande differenser? Kontrollera att arbetsgivardeklarationen du tog ut för hela år 2014 verkligen stämmer med det du skickat till Skatteverket. En annan möjlig felkälla kan vara att en löneart inte varit rätt kopplad under året, och därmed summerats felaktigt. Vill du fördjupa din felsökning hänvisar vi dig till vårt felsökningsschema alternativt vårt fördjupningsdokument. 3. Ta en säkerhetskopia Ta en säkerhetskopia Innan du börjar årsskiftesarbetet bör du ta en säkerhetskopia på Innevarande år Denna säkerhetskopia behöver du om något går fel när du skapar Nytt kalenderår. Observera att du även kommer ta en säkerhetskopia i punkt 9, där säkerhetskopian blir på Föregående år (2014). Det är denna kopia du sparar för arkivering. Det är väldigt viktigt att du tar båda dessa säkerhetskopior. 6

7 Ha för vana att säkerhetskopiera minst en gång per löneperiod. Spara kopian antingen på en server eller på datamedia. Säkerhetskopian är din försäkring mot oförutsedda störningar som kan skada ditt material. Vill du bränna säkerhetskopian till en CD-skiva, får du först spara ner filen någonstans på din dator där du har behörighet att skriva, t ex på din användarprofil. Bränn sedan ner filen till en CD-skiva med hjälp av ett cd-bränningsprogram. Du hittar rutinen för säkerhetskopiering under menyn Arkiv. Arbetar du med HogiaLön Plus på SQL Server? När du genomför årsskiftet skapas det en helt ny databas för Arbetar du med löneprogrammet på en SQL Server, är det viktigt att du kontrollerar med din It-tekniker att du har den behörighet som krävs för att få skapa en ny databas på servern. Om du inte har de rättigheter som krävs för att ta säkerhetskopior eller skapa nytt kalenderår är det viktigt att ni är överens om hur rutinerna ser ut hos er för att årsskiftesrutinerna ska fungera smidigt. All teknisk information om årsrutinerna i löneprogrammet hittar du på Kundtorget under rubriken PROGRAMSUPPORT - SQL-info. Här hittar du bl a ett dokument som beskriver de behörigheter som behövs på en SQL Server. Om du kör programmet i Terminal server eller Citrix-miljö eller om din IT-miljö förvaltas av ett annat företag är det viktigt att planera in när uppdateringen ska göras så att hjälp finns på plats när du ska läsa in den nya versionen. 4. Läs in årsversionen av HogiaLön Plus Du kan logga in på Kundtorget via en länk längst ner till höger i programmet eller via Ange de tre första tecknen i ditt företagsnamn och ditt licensnummer för att logga in. Ditt licensnummer hittar du längst ner till höger på programmets startsida. Hämta ner uppdateringen direkt på Kundtorget under rubriken Aktuell version. Skriv ut dokumentet Versionsnytt för att se vilka förändringar som skett i löneprogrammet i den senaste versionen samt under Se till att programmet och övriga programvaror är avstängda innan du startar installationen! Det är viktigt att du, eller den person som ska göra installationen, läser installationsanvisningen, Versionsnytt samt den tekniska dokumentationen om du kör programmet i SQL, innan du påbörjar installationen. Versionsberoende Uppdaterar du löneprogrammet kan även andra Hogiaprodukter behöva uppdateras. Läs mer här» 7

8 Hogia Cloud-kund Om du är en Hogia Cloud-kund, innebär det att Hogia sköter driften och därmed uppdateringar av dina program. Information om årsuppdateringen hittar du i webbportalen där du loggar in i Hogia Cloud. Har du frågor om årsuppdateringen kontaktar du helpdesk@hogia.se. Nya systemkrav fr o m 2015 Säkerställ så att du uppfyller de nya systemkraven, som gäller fr o m Läs mer här» Klicka dig vidare in på länken Hämta filer. För att kunna gå vidare, måste du läsa igenom och sedan markera att du har läst installationsanvisningen och Versionsnytt. Klicka därefter på knappen Hämta installation och vidare på installationsfilen. Välj att spara installationsfilen på disk, förslagsvis på skrivbordet på din dator (ditt löneprogram uppdateras inte i och med detta). När det är klart går du till den plats där du sparat ner installationsfilen. Installationen startas genom att du dubbelklickar på filen. Om du inte vill spara ner själva installationsfilen kan du välja att köra direkt genom att trycka på knappen Kör. Installationsprogrammet söker automatiskt efter tidigare installationer av programmet på din dator. Kontrollera noga att den målkatalog som föreslås stämmer. Följ anvisningarna i installationsguiden. När uppdateringen är klar får du besked om detta. Om du vill kontrollera att versionen uppdaterats till årsversion 15.1, går du till menyn Hjälp - Om HogiaLön Plus. Har du även Hogia Personal, måste du uppdatera även det programmet. Med installationen har du fått in nya skattetabeller för inkomstår 2015 och versionen behövs för att kunna göra kontrolluppgifter för 2014 års värden. Övningsföretaget uppdateras också i samband med installationen och du kan med fördel använda övningsföretagets löneartsregister som mall när du ska lägga upp egna lönearter eller ändra inställningar på befintliga. Installationen ändrar inga uppgifter i din databas. 5. Gå igenom inställningar i anställdaregistret För att du med automatik ska få med korrekta inställningar på dina anställda över till det nya innevarande året, när du gör rutinen Nytt kalenderår, samt få korrekta uppgifter på de anställdas kontrolluppgifter bör du kontrollera vissa inställningar i anställdaregistret. Om du har bråttom med januarilönen och väljer att hoppa över denna punkt får du tänka på att göra eventuella justeringar gällande dessa uppgifter manuellt både i det föregående och i det innevarande året. 8

9 Fliken PA KU Via E-post Kontrollera att de anställda som ska få sin kontrolluppgift via e-post har en markering i rutan KU Via E-post på fliken PA i anställdaregistret. Om den anställde ska få sin kontrolluppgift på papper behövs ingen markering. Kontrollera även att dessa anställda har en korrekt e-postadress på fliken Allmänt, även de som slutat och har ett avgångsdatum under året som ska få sin kontrolluppgift via e-post. Fliken Statistik m m Arbetsställenummer Har du verksamhet vid fler än ett arbetsställe ska du ange arbetsställenummer. Du bör i så fall ha fått en förteckning över dina arbetsställen och arbetsställenummer för Företagsdatabasen på SCB. Behöver du ytterligare hjälp med detta hänvisar vi till Skatteverket och deras broschyr SKV 304. Kontrolluppgift Ska du lämna KU13 eller KU14 för några av dina anställda måste du komplettera med utländskt skatteregistreringsnummer, så kallat TIN-nummer samt landskoder för bl a medborgarskap. För KU14 ska du även fylla i landskod för arbetsland. Löpnummer Kontrollera att du har korrekta personnummer på dina anställda. Har de inte det behöver du fylla i ett löpnummer på fliken Statistik mm. Personer som saknar eller har felaktigt personnummer/samordningsnummer måste ha ett Löpnummer. Om du i anställdaregistret sparar en anställd som saknar korrekt personnummer/samordningsnummer, får du ett meddelande och en fråga om du vill ange ett löpnummer. Vilka regler som gäller för registrering av löpnummer ser du i meddelandet. Skatteverket kräver ett löpnummer på kontrolluppgiften om personnummer saknas eller om bara de 8 första siffrorna i personnumret finns. Löpnumret kan vara max 11 tecken långt och får endast innehålla siffror, inte bokstäver eller andra tecken. Exempel på löpnummer: Om personen har samordningsnummer ska löpnumret vara XXX, där XXX byts ut mot siffror. När du sedan skapar ett register för kontrolluppgifter får du ett meddelande med upplysning om att du måste ange ett löpnummer på personen. Om du klickar OK kommer programmet att skapa ett register för kontrolluppgifter som inkluderar personer utan personnummer och löpnummer. Personer utan både personnummer och löpnummer kommer däremot inte med i KU-filen. Du får en varning när du skapar filen. Om du väljer att ange löpnummer under Ändra/komplettera, får du detta meddelande som talar om att fältet Löpnummer kommer att uppdateras med samma löpnummer i anställdaregistret. Om du klickar Nej skapas inget KU-register. Gå till Anställdaregistret och registrera Löpnummer på angiven person. Fältet Löpnummer ligger på Statistikfliken i anställdaregistret. Specifikationsnummer Alla kontrolluppgifter måste ha ett Specifikationsnummer. Löneprogrammet genererar specifikationsnummer 1 på samtliga anställda som saknar specifikationsnummer, vilket är helt korrekt. 9

10 Om du sedan tidigare registrerat specifikationsnummer på personer med flera anställningar, är de sparade i anställdaregistret och används som tidigare. Om det finns personer som har flera anställningar får du upp följande meddelande när du skapar ditt kontrolluppgiftsregister Följande anställda har dubbla anställningar, har du kontrollerat att de har olika specifikationsnummer i anställdaregistret?. Om du svarar Ja går programmet vidare och skapar registret för kontrolluppgifter. Om du svarar Nej, avbryter programmet skapandet av kontrolluppgifter och du får möjlighet att gå till anställdaregistret och kontrollera/registrera specifikationsnummer på de dubbla anställningarna. Om du svarar Ja av misstag kan du ange specifikationsnummer i rutinen Ändra/komplettera i rutinen Kontrolluppgifter. Fältet Specifikationsnummer på Statistikfliken i anställdaregistret uppdateras då med samma värde på den anställde. Under Ändra/komplettera kan du se vilka specifikationsnummer de anställda har och du kan även ändra dem där. Företagsledare/Delägare Om en person är företagsledare, närstående till företagsledare eller delägare i fåmansbolag ska du markera detta med ett kryss i rutan Delägare. Vad som avses med Delägare kan du läsa i Skatteverkets broschyr om kontrolluppgifter, SKV304. Socialavgiftsavtal Rutan Socialavgiftsavtal finns under fliken Statistik mm. På de anställda som har ett Socialavgiftsavtal behöver du markera rutan Socialavgiftsavtal finns, för att detta med automatik ska följa med när du skapar ditt kontrolluppgiftsregister. Fliken Bilförmån Bilkod Kontrollera att de anställda som har förmånsbil har en bilkod ifylld på fliken Bilförmån och ett värde för bilförmån i fältet P4 på fliken Allmänt. Koderna för samtliga bilmärken och modeller finns på Ett lätt sätt att kontrollera detta är att gå till menyn Analys - Rapporter - fliken Egna rapporter och ta ut rapporten Personuppgifter. Välj att skriva ut fälten Anställningsnummer, P4 - Bilförmån samt Bilkod: Skulle något av ovanstående saknas korrigerar du detta på den anställde det gäller. Har den anställde haft flera bilar under året, kan du välja den senaste bilens bilkod. 10

11 Fliken Utbetalning/försäkring Fora Gå igenom ditt Anställdaregister och genomför eventuella korrigeringar och kompletteringar av AFArapporten till Fora försäkringscentral. Gå till fliken Utbetalning/försäkring, eller ta hjälp av rapporten Personuppgifter under Egna rapporter, och kontrollera att inställningarna för AFA-försäkringarna stämmer för dina anställda. Så här ser inställningarna för AFA ut i anställdaregistret. En nyhet i år är rutan Förlängt AFA avtal t o m (datum). Dessutom godkänner nu programmet fler koder i rutan för Kollektivavtal. Mer information hittar du i Versionsnytt. Om du istället vill skriva ut en Egen rapport över dessa inställningar går du till menyn Analys - Rapporter - fliken Egna rapporter och väljer Personuppgifter. Under Urval av fält markerar du den information du vill ha ut på rapporten, t ex anställningsnummer, namn och de fält som har med AFA att göra. Rapporten kan då se ut så här: Arbetare Löneuppgifter ska redovisas för samtliga arbetare som varit anställda i företaget under hela eller delar av året. 11

12 Personer med markering AFA Arbetare kommer med i filen och på rapporten till och med månaden före den anställde fyller 65 år. Vid eventuell förlängning av anställning och försäkringsavtal anger du ett datum i fältet Förlängt avtal t om (datum) för att personen även fortsättningsvis ska komma med i rapporteringen till Fora. På AFA-rapportens sida 2 kan man se hur många arbetare som fyllt 65 under året och hur många av dem som fått förlängt avtal. Tjänsteman Markera här för dina tjänstemän. Deras löneuppgifter kommer inte med i filen men summeras på slutliga uppgifter på sidan 3. Ej AFA Om personen inte ska ingå i AFA-rapporten anger du koden ej AFA. Personer med markering AFA Arbetare kommer med i filen och på rapporten till och med månaden före den anställde fyller 65 år. Vid eventuell förlängning av anställning och försäkringsavtal anger du ett datum i fältet Förlängt avtal t om (datum) för att personen även fortsättningsvis ska komma med i rapporteringen till Fora. Om du har arbetare över 65 år, som inte har fortsatt överenskommelse om avtalspension med arbetsgivaren, markerar du dessa som ej AFA, när dessa inte längre ska komma med på rapporten. VD Den person som är VD för företaget ska ha en extra markering i kryssrutan VD. Markeringen innebär att årslönen för denna person utesluts ur det belopp som ligger till grund för inbetalningen till Trygghetsrådet. Från och med 2012 särredovisas VD-lönen på en separat rad på sidan 3. Definition av VD beskrivs på Foras hemsida. Kollektivavtal Vissa förbund har kommit överens om att införa deltidspension i vissa av sina kollektivavtal. Deltidspension ger den anställde en extra pensionsavsättning och därmed också möjlighet att gå ner i deltid från 60 års ålder, under förutsättning att arbetsgivaren godkänner detta. Deltidspension gäller för samtliga anställda arbetare (även de som är under 25 år) som omfattas av dessa kollektivavtal. De arbetarlöner som omfattas av dessa avtal ska märkas upp med koder på samma sätt som idag görs med bl a målare och elektriker. Om den anställde hör till något av nedan nämnda kollektivavtal ska dessa anges i rutan Kollektivavtal under menyn Register - Anställda - fliken Utbetalning/försäkring med en bokstav eller siffra. Varje kollektivavtal har en tilldelad kod. Om du klickar på länken längst ner kommer du till Foras sida för dessa koder och där kan du se vilken bokstav eller siffra just du ska välja. Byggnadsämnesförbundet (BÄF) och IF Metall: Byggnadsämnesindustri Buteljglasindustrin 12

13 Innovations- och kemiindustrierna i Sverige (IKEM) och IF Metall: Läder- och sportartiklar Kemiska fabriker Glasindustrin Gemensamma Metall Explosivämnesindustrin Allokemisk industri Återvinningsföretag Tvättindustrin Stenindustrin Oljeraffinaderier Sockerindustrin (Nordic Sugar AB) Livsmedelsföretagen (LI) och Livsmedelsarbetareförbundet: Livsmedelsavtalet Tobaksindustrin Företagsavtal för V&S Vin och Sprit AB Kafferosterier och kryddfabriker Motorbranschens arbetsgivareförbund och IF Metall: Motorbranschavtalet Oorganiserade arbetsgivare och IF Metall: IMG-avtalet SINF och IF Metall: Industriavtalet Sveriges Textil och Modeföretag (TEKO) och IF Metall TEKO avtalet Teknikarbetsgivarna (TAG) och IF Metall: Teknikavtalet IF Metall Sveriges Skogsindustrier och Skogs- och Lantarbetsgivareförbundet SLA: Sågverksavtalet Skogsavtalet Virkesmätning Trä- och Möbelföretagen: Stoppmöbelindustrin Träindustri Programmet godkänner koderna A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, P, Q, R, T, U, V, W, Y, Z, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 och 8. För ytterligare detaljerad information, läs på Foras hemsida. Under menyn Analys - Rapporter - Egna rapporter och Personuppgifter kan du ta ut en lista på vilka AFAarbetare som tillhör någon av ovanstående kollektivavtal och vilken avtalskod de har. 13

14 Arbetare blev tjänsteman (datum) Om den anställde har bytt anställning från arbetare till tjänsteman under året, ska endast lön för tiden som arbetare vara med i filen och lönen för tiden som tjänsteman ska vara med i summeringen på sid 3. Det finns en speciell funktion som hanterar detta genom att du i anställdaregistret anger datum då anställningsformen ändrades. Tjänsteman blev arbetare (datum) Om den anställde har bytt anställning från tjänsteman till arbetare under året fyller du i datum för förändringen. Programmet summerar bruttolön från och med det datum som tjänstemannen blivit arbetare och redovisar lönen för arbetaren i filen och lönen för tiden som tjänsteman i summeringen på sidan 3. Tänk även på att flytta markeringen från Tjänsteman till Arbetare i Anställdaregistret. Förlängt AFA avtal t om (datum) Om det finns ett avtal mellan arbetstagare och arbetsgivare om en förlängd försäkringsperiod, att den anställde forsätter att arbeta efter fyllda 65 år, ska du ange ett t om datum i detta fält. Ackumulator 172 Lön AFA Löneuppgifterna avser bruttolön och ska anges efter eventuella bruttolöneavdrag. För att AFA-rapporten ska generera korrekta uppgifter måste du, på alla lönearter som utgör underlag för AFA, ha angivit ett kryss i rutan AFA-lön (belopp). För att det ska bli lätt att kontrollera detta kan du ta ut en Förkortad löneartslista under Rapporter - fliken Register. Du får en lista över alla dina lönearter och ser vilka lönearter som är kopplade eller inte kopplade till ackumulator 172 Lön AFA: Om denna markering saknats under året så har ackumuleringen inte skett korrekt. Du kan i efterhand återskapa värdet i ackumulator 172 Lön AFA genom att gå in och kryssmarkera rutan AFA-lön på lönearten och därefter välja att räkna om ackumulatorvärden. Funktionen hittar du under menyn Register - Registervård - Räkna om ackumulatorvärden. En förutsättning för att det ska bli rätt är att du har transaktioner inlagda för hela året. Om du ska Räkna om ett ackumulatorvärde ska du vara noggrann med att ta en säkerhetskopia innan. 6. Nytt kalenderår Ta en säkerhetskopia innan du påbörjar rutinen Nytt kalenderår. Säkerhetskopian tas alltså på Innevarande år Om du har inställning för att ta automatiska säkerhetskopior under menyn Arkiv - Inställningar - knappen Avancerade inställningar - fliken Säkerhetskopiering tas det en säkerhetskopia med automatik. Nytt kalenderår i Access Nytt kalenderår i SQL 14

15 Om du har programvaran Hogia Personal och matchar frånvaro, ska du tänka på att göra det innan du skapar ett nytt år. Välj rutinen Nytt kalenderår under menyn Arkiv. Du är tvungen att köra den här rutinen INNAN du börjar göra löner för inkomstår När du väljer att Verkställa årsskiftet kommer programmet att döpa om din databas till Företagsnamnet(2014). I den här databasen finns nu föregående års uppgifter. Det skapas samtidigt ett nytt år, innevarande år. Innevarande år är alltid databasen utan uppgift om inkomstår inom parantes. I samband med att du gör ett nytt kalenderår kommer de ackumulatorer, markerade för automatisk nollställning vid årsskifte, att nollställas. Vissa frivilliga ackumulatorer ska inte nollställas vid kalenderårsskiftet, såsom ackumulatorn för komptidssaldo eftersom den saknar markering för nollställning och behåller sitt värde även i det nya årets databas. Löneprogrammet uppdaterar automatiskt inställningarna för arbetsgivaravgift och aktuellt prisbasbelopp samt inkomstbasbelopp för inkomståret Arbetar du med löneprogrammet på SQL Server är det viktigt att du kontrollerar med din Ittekniker att du har den behörighet som krävs för att skapa en ny databas på servern. Se till att din tekniker tar del av all teknisk information om årsrutinerna i löneprogrammet, under rubriken PROGRAMSUPPORT - SQL-info på vårt Kundtorg, samt under rubriken Årsskifte. VÄLJ ATT ARBETA I FÖREGÅENDE ÅR DATABASEN FÖR INKOMSTÅR Skapa kontrolluppgiftsregister Skapa register för kontrolluppgifter Utskrift av kontrolluppgifter Skapa kontrolluppgifter och skicka till Skatteverket Rätta kontrolluppgift Som arbetsgivare ska du lämna kontrolluppgifter för alla anställda som har lön, arvode eller andra ersättningar och förmåner som är skattepliktig inkomst av tjänst. 15

16 Anställda som varken fått lön eller betalat skatt kommer med i kontrolluppgiftsfilen till Skatteverket om värden finns i rutorna Uppgiften bearbetas dock inte av Skatteverket. Kontrolluppgifterna ska lämnas till Skatteverket senast 2 februari Skapa register för kontrolluppgifter Gå till menyn Verktyg - Kontrolluppgifter för att börja arbetet med att skapa ett register för kontrolluppgifter. Om du, vid första gången du skapar register för Kontrolluppgifter 2014, får meddelandet Register för kontrolluppgifter finns redan, vill du ta bort detta?, svarar du Ja. Det kan vara förra årets register som ligger kvar. Om du måste skapa ett nytt register, ytterligare en gång, under arbetet med 2014 års kontrolluppgifter och svarar Ja på ovanstående fråga, försvinner manuellt inlagda kommentarer och ändringar, som du gjort under Ändra/komplettera i det nya registret. Du kan skriva ut listor över dina ackumulatorer och en lista som visar vilka lönearter som är knutna till respektive ackumulator direkt från bilden där du skapar register för kontrolluppgifter genom att klicka på de blå understrukna texterna Ackumulatorlista och Lönearter per ackumulator. Kontrollera inkomståret som anges högst upp till vänster i bilden. Står där 2014 angivet, vet du att du arbetar i korrekt databas. Står där 2015, befinner du dig i innevarande års databas och måste byta till föregående år. De ackumulatorer som tillhör gruppen kontrolluppgifter och som innehåller ett värde, föreslås automatiskt. Kontrollera noga att du anger rätt ackumulator till respektive ruta. Om dina anställda har värden i ruta 47 (+12) eller 37 måste du i rutorna 65 eller 70 specificera vad som avses med en beskrivande text. I denna bild, för inställningar av kontrolluppgiften, har du dessutom möjlighet att lämna ett meddelande till inkomsttagarna. Meddelandet kan också kompletteras med uppgift om ett visst ackumulatorvärde. Du kan spara dina inställningar genom att trycka på knappen Spara mall. Då finns uppgifterna kvar när du går in på de anställda för att ändra och komplettera. Du får en kontrollfråga som upplyser dig om att kontrollera att de ackumulatorer, som finns med i underlaget, är de korrekta. Svarar du Nej på frågan kommer du tillbaka till samma bild och kan genomföra dina korrigeringar. Svarar du Ja, skapas registret. 16

17 Du får även upp en lista över de anställda som har dubbla anställningar på bildskärmen. Denna lista kan du skriva ut om du vill och den ger dig en snabb överblick om specifikationsnummer saknas på någon anställning. Du får även följande meddelande, som vänder sig till dig som har anställda som ska lämna KU13 eller KU14. Ska du lämna kontrolluppgift KU13 kan du behöva ändra värdet i ruta 11 då samtliga kostnadsersättningar ska redovisas dit, även traktamente och milersättningar. Detta gäller dock inte anställda bosatta i ett annat EU/EES-land, vilket du kan läsa om i Skatteverkets broschyr SKV 304» Ska du lämna kontrolluppgift KU14 måste du även komplettera med ett alternativ i ruta 92. Har du INTE anställda med KU13 eller KU14 kan du bortse från detta meddelande. Har du anställda som är födda 1937 eller tidigare, flyttas automatiskt deras värden från ackumulator 111 till ruta 31 vid skapandet av kontrolluppgiftsregistret. Detta gäller även eventuella förmåner. Allt enligt riktlinjer från Skatteverket. 17

18 Idrottsutövare, dvs ideella föreningar, som har fått ersättningar och förmåner under inkomståret som understiger ett halvt basbelopp ska redovisas i ruta 31. Det innebär att även belopp som finns i rutor för förmåner (12, 13 och 18) flyttas till ruta 31. Däremot ska kryssen kvarstå i respektive ruta (41,42,43,44,45,47,48,49) samt text i ruta 65. Anställda med markering i rutan ½ basbelopp under arbetsgivaravgift i anställdaregistret och som har sammanlagda skattepliktiga ersättningar och förmåner understigande ½ basbelopp kan låta ruta 12 vara blank. Man ska då svara Nej på nedanstående fråga. Ändra/komplettera Om du behöver justera värden på enskilda anställda eller komplettera med uppgifter som saknas, går du in i rutinen Ändra/komplettera. Då visas kontrolluppgiften för varje anställd och du kan själv ändra i de rutor och fält som finns där. En anställd som har negativt värde i ackumulator 111 Kontant Bruttolön kommer inte med i filen till Skatteverket, du får följande meddelande: Den anställde får en kontrolluppgift med den negativa bruttolönen. Har du inte lagt upp någon ackumulator för ruta 15, Antal månader med bilförmån och lämnar ackumulatorrutan tom vid skapandet av registret, lägger programmet automatiskt 12 månader som förslag i ruta 15 på samtliga anställda som haft bilförmån under året. Skulle någon anställd inte haft bilförmån under hela året, ändrar du detta manuellt via funktionen Ändra/komplettera. 18

19 Utskrift av kontrolluppgifter Nu är det dags att skriva ut kontrolluppgifterna till de anställda. Skriv ut på vanligt A4-papper eller använd blankettypen i laserpostformat. I fältet Blankettyp kan du välja mellan A4 standard, A4 Grafisk, Datapost direkt till port, Laserpost/Monomail, E-post, Postens ebrev, samt Payslip. Vill du skicka kontrolluppgiften via e-post väljer du Blankettyp E-post och klickar på Bildskärm. Programmet skickar då kontrolluppgiften via e-post till de anställda som har en markering i rutan KU Via E- post på fliken PA i registret Anställda. De anställda måste då ha en korrekt e-postadress ifylld på fliken Allmänt. Skulle du vilja skriva ut en kontrolluppgift på papper, för en anställd som har en markering i rutan KU Via E- post i anställdaregistret, behöver du markera rutan Skriv ut anställda markerade för E-post under Verktyg - Kontrolluppgifter - Utskrift av kontrolluppgifter. Har du anställda som saknar eller har en felaktig e-postadress kommer deras anställningsnummer att redovisas på en fellista, som du kan skriva ut. Stäng sedan ner bilden. Efter det kan du kontrollera kontrolluppgifterna för att sedan klicka på E-posthantering. Klicka sedan OK för att sända. Kontrolluppgiften kommer att sändas som en pdf-bilaga i mailet till mottagaren. Listan du skrev ut för de anställda som saknade eller hade felaktig e-postadress, kan du ha som underlag till att skriva ut kontrolluppgifterna på papper. Du som har Hogia PBM (Portal) och licens för Hogia PBM Payslip kan skapa kontrolluppgifter som de anställda kan läsa på webben. Vid utskrift av kontrolluppgift väljer du Blankettyp Payslip. Skriv ut på Bildskärm. Klicka på knappen Generera webbrapporter. Kontrolluppgifterna sparas i PDF-format. Till varje PDF-fil skapas en kvittofil. Kvittofilen innehåller uppgifter om vilken person som har behörighet att läsa kontrolluppgiften i PBM (Portal). Det går att sortera bort de anställda som tjänat under 100 kr vid pappersutskrift. Dessa anställda sorteras automatiskt bort vid skapande av KU-filen. Du kan även skicka kontrolluppgiften via Posten e-brev (välj under blankettyp). Detta kräver att du har ett befintligt avtal med Posten. 19

20 Utskrift av summeringsunderlag På summeringsunderlaget får du en sammanställning av de värden som redovisas i ruta 01 t o m ruta 39 på kontrolluppgiften. Du kan välja att skriva ut summeringsunderlaget i samband med kontrolluppgifterna genom att markera rutan Inklusive summeringsunderlag när du markerat Utskrift av kontrolluppgifter eller att skriva ut enbart summeringsunderlaget genom att istället markera alternativet Utskrift av summeringsunderlag därunder. Vid utskrift av summeringsunderlag genom en markering för Utskrift av kontrolluppgifter på papper med en bock i rutan Inklusive summeringsunderlag, har du möjlighet att markera rutan Skriv ut anställda markerade för E-post. Du får då ett summeringsunderlag som motsvarar ditt urval av anställda. Skriver du enbart ut summeringsunderlaget genom en markering i Utskrift av summeringsunderlag inaktiveras rutan Skriv ut anställda markerade för E-post och kan inte markeras. Summeringsunderlaget motsvarar kontrolluppgifterna enligt urvalet av anställda. Skapa fil till Skatteverket Sista momentet är att skapa KU-filen som ska skickas till Skatteverket. Fyll i uppgifter avseende medie-/uppgiftslämnare. Med medie-/uppgiftslämnare avses det företag som skapar och skickar in KU-filen. Arbetar du på en redovisningsbyrå är det byråns namn som ska fyllas i, annars är det ditt företags namn. Välj en sökväg på raden för Kontrolluppgift skrivs till, där du vill att filerna som skapas ska sparas. Det är viktigt att du har behörighet till den mapp du sparar ner filerna i. När samtliga uppgifter är ifyllda klickar du på OK. Du får en kvittens på att filerna KURED och INFO.KU har skapats och var de finns sparade. Det är enbart dessa två filer du ska sända till Skatteverket. 20

21 En anställd som har negativt värde i ackumulator 111 Kontant Bruttolön kommer inte med i filen till Skatteverket. Däremot kommer den anställde att få en kontrolluppgift med negativt värde. På sidan 2, i rapporten Arbetsgivardeklaration för hela år 2014, visas summan för löntagare med negativ bruttolön. Samtidigt som filen skapas får du frågan om du vill skriva ut ett etikettunderlag. Skriv ut detta och använd uppgifterna som underlag när du märker mediet du använder dig av. På etikettunderlaget står det även vart du valt att spara dina filer. Etikettunderlaget ska inte bifogas med filen till Skatteverket. Var och hur ska kontrolluppgifterna lämnas? Skicka kontrolluppgifterna via internet med e-legitimation. Du bör i första hand skicka dina filer med kontrolluppgifter via Skatteverkets filöverföringstjänst. Då får du omgående en kvittens på att dina filer kommit fram. Om du inte har möjlighet att använda filöverföringstjänsten, kan du istället lägga filerna på en cd eller diskett som du skickar till Skatteverkets inläsningscentral. Ska du skicka kontrolluppgifterna på fil via internet behöver du en e-legitimation. Hur du skaffar en e- legitimation kan du läsa mer om på Du för över dina kontrolluppgifter via Skicka kontrolluppgifterna på CD-skiva, diskett m m. Ska du skicka kontrolluppgifterna på cd, diskett eller annat datamedium skickar du detta till Skatteverkets inläsningscentral oavsett var i landet du bor. Du ska förse datamediet med information om: Att innehållet är kontrolluppgifter (KU) Produktion eller test (Produktion) Namn, adress och telefonnummer till kontaktperson Person- eller organisationsnummer för medielämnaren När Skatteverket läst in uppgifterna får du en bekräftelse. Det är viktigt att kontrollera följande uppgifter: Är antalet kontrolluppgifter korrekt? Är organisationsnummer på uppgiftslämnaren korrekt? Om du inte fått någon bekräftelse inom 10 dagar ska du kontakta ditt skattekontor. Datamediet skickas till: Skatteverkets inläsningscentral Enhet Östersund Meddelanden till Skatteverket kan inte lämnas på kontrolluppgiften. Upplysningar och frågor måste du skicka separat till ditt skattekontor. 21

22 Rättelsedatum om du ändrar på tidigare inlämnade uppgifter Om du behöver göra ändringar i en redan inskickad kontrolluppgift måste du komplettera med uppgift om rättelsedatum på berörda anställda. Det gör du under Ändra/komplettera. Rättelsedatum talar om för Skatteverket att den nya kontrolluppgiften ersätter en tidigare inskickad uppgift. När du lagt till ett rättelsedatum på någon anställd ska du skicka in en ny fil till Skatteverket. Den tidigare inlämnade uppgiften ersätts i sin helhet med den nya. Märk etiketten med uppgifterna från etikettunderlaget och inkludera även uppgift om rättelsedatum. Rättelsefilen ska endast innehålla anställda med rättelser. När du skapar filen gör du urval på dessa genom att ange rättelsedatum. Samtidigt som du lägger in ett rättelsedatum tänds tre alternativ upp som kan hjälpa dig att nollställa värden i rutorna till KU 20, KU 25 eller KU 31 om det skulle behövas. Kontrollista fel till Skatteverket När du väl sparat KU-filen kan du ta ut en kontrollista för att enkelt kontrollera innehållet i filen. På listan skrivs en rad för varje person som finns med i filen. Det är enbart skatt och bruttolön som redovisas på kontrollistan, inte resterande uppgifter. Statusrapport Statusrapporten ger dig en snabb överblick av innehållet i ditt kontrolluppgiftsregister. 22

23 FÖR DIG SOM REDOVISAR KU20 Om t ex en delägare lånat ut pengar till företaget och du vill redovisa inkomstränta och skatt via löneprogrammet kan du lägga upp egna lönearter och ackumulatorer för detta. Börja med att lägga upp en ackumulator för inkomsträntan. Ge den nummer 503 och kalla den Ränteinkomst, ej konto. Den ska vara markerad för automatisk nollställning vid årsskifte och ligga i gruppen Kontrolluppgifter. Lägg även upp en ackumulator för skatt på inkomsträntan. Ge den nummer 501 och namnet Skatt 30 % ränteinkomst. Den ska vara markerad för automatisk nollställning vid årsskifte och ligga i gruppen Kontrolluppgifter. Dessa ackumulatorer finns i Övningsföretaget. Lägg därefter upp en löneart för inkomsträntan. Och även en löneart för skatten. När du sedan skapar kontrolluppgiftsregistret När du sedan kommer ackumulatorerna för skatt och ränta med i registret. 23

24 FÖR DIG SOM REDOVISAR KU25 Har företaget lånat ut pengar till de anställda och du vill redovisa detta via programmet, gör du på följande sätt. Lägg upp en ackumulator för betald och för året avdragsgill ränta. Ackumulator för skuldräntan kan heta 540. Den ska vara markerad för automatisk nollställning vid årsskifte och ligga i gruppen Kontrolluppgifter. Lägg upp en löneart som du använder vid löneberedning och knyt ackumulatorn 540 till denna löneart. När kontrolluppgiftregister skapas kommer ackumulatorns nummer 540 med på raden för Betald och avdragsgill ränta. Ruta 541, Total inbetald ränta, ska endast anges om förskottsränta erlagts som inte är avdragsgill för året. Om inte så är fallet lämnas denna ruta tom. Dessa ackumulatorer finns i Övningsföretaget. När du skapar filen till Skatteverket skapas kontrolluppgifter för KU10, KU13, KU14, KU20, KU25 och KU31 för de anställda som berörs. 24

25 FÖR DIG SOM REDOVISAR KU31 Denna kontrolluppgift används för att lämna uppgifter om utdelning m m på delägarrätter (aktier) och andelar i ekonomisk förening. Vi har lagt upp ackumulatorer för detta i Övningsföretaget, en för Avdragen skatt - utdelning (KU31) med nummer 401 och en för Utbetald utdelning m m (KU31) med nummer 574. Antingen lägger du in värdet i ackumulatorerna via Register - Registervård eller skriver in värdet i respektive ruta under Ändra/komplettera. Skriver du in värdet direkt i rutorna på kontrolluppgiften, bör du ha i minnet att värden i och med detta inte är sparade i databasen. Behöver du skapa om kontrolluppgiftsregister raderas innehållet i fälten. Lägger du däremot in värden i ackumulatorerna via registervården, Register - Registervård - Ändra ackumulatorvärden, är uppgiften sparad i databasen och visas automatiskt på kontrolluppgiften. 8. Ta ut underlag för rapport till Fora Arbeta i föregående års databas. Det är enbart arbetarnas löneuppgifter som sparas i filen. Har du enbart tjänstemän skapas det ingen fil, då rapporterar du istället bara in Slutliga uppgifter via Foras sida. Ta ut underlaget till FORA Från och med den 7 januari 2015 är det möjligt att rapportera de anställdas lön till Fora. Det gör du genom att logga in på Mina sidor på med ditt lösenord och kundnummer/användarnamn (dina uppgifter hos Fora). Du kommer då till den rapportering som hör till just ditt företag. Senast den 31 januari 2015 ska slutliga uppgifter och löneuppgifter för arbetare laddas upp via Foras hemsida. Det går inte längre att maila eller sända filen via datamedia. 25

26 Gå in under Analys - Rapporter - fliken Statistik när du ska ta fram rapporten AFA-rapport till Fora. Fyll i avtalsnummer, inkomstår och att transaktioner läses för utbetalningsdatum Programmet hämtar bruttolön från ackumulator 172 Lön AFA när du redovisar helt år och från transaktioner när du redovisar del av år. Du kan göra urval på Urvalskategori om du har delat in de anställda i olika urvalskategorier i Anställdaregistret. Livsarbetstidspremie: Om du har arbetstidskonto för dina arbetare och vissa av de anställda har valt att placera den årliga avsättningen i pensionspremie, anger du vilken löneart som du använt för detta. Följer du grundregistret i HogiaLön Plus heter lönearten 401 Pensionspremie arbtidskto. Rutan Alla ska räknas som tjänstemän gäller bara vissa specifika avtal. Markera Skriv till fil och ange var du vill spara filen. Jämförelse prisbasbelopp eller inkomstbasbelopp Beroende på om du ska anmäla intjänande av avtalspension till SAF-LO eller om du har en annan pensionsförsäkring (t ex TFA, TGL, AGB, OMST) skiljer det sig om du ska använda Prisbasbelopp eller Inkomstbasbelopp vid rapportuttaget. Vet du inte vilket av dessa två alternativ du ska välja får du ta kontakt med Fora. Prisbasbelopp (PBB) används till beräkning för försäkringar. Inkomstbasbelopp (IBB) används för intjänande till pension SAF-LO. Klicka OK och Bildskärm för att skapa filen och skriv ut de tre sidorna du får upp på skärmen. Slutliga uppgifter för år 2014 Slutliga uppgifter ska innehålla årslönesummorna (lön före skatt) för samtliga anställda. Årslönesummorna redovisas fördelade på vd, tjänstemän och arbetare och skrivs ut på sidan 3. Fyll i dessa uppgifter på Mina sidor på Foras hemsida. Löneuppgifter för arbetare Löneuppgifter ska redovisas för samtliga arbetare som varit anställda i företaget under hela eller delar av året, t o m månaden innan de fyller 65 år, om du inte lagt in ett förlängt AFA-avtal i anställdaregistret. Dessa skrivs i filen som du kan ladda upp på Foras hemsida. För ytterligare generell information om hela denna rapportering hänvisar vi till Foras hemsida. Det är enbart arbetarnas löneuppgifter som sparas i filen. Har du enbart tjänstemän skapas det ingen fil. Du rapporterar istället bara in Slutliga uppgifter via Foras sida. 26

27 9. Ta säkerhetskopia för arkivering Ta en säkerhetskopia på inkomstår 2014 för arkivering Ta en säkerhetskopia för arkivering nu när 2014 är Föregående år(2014). Spara säkerhetskopian på en server eller på datamedia. Nu bör du ha skapat två säkerhetskopior: Den första - före årsskifteskörningen där 2014 fortfarande är innevarande år (punkt 3). Den andra - när du är i 2014 efter årsskifteskörningen, alltså när 2014 har blivit föregående år (2014). Det är den här säkerhetskopian som ska arkiveras. VÄLJ ATT ARBETA I INNEVARANDE ÅR - DATABASEN FÖR INKOMSTÅR Läs in svarsfilen från CSR Läs in CSR-svaret Om du skickat in en CSR-förfrågan läser du in svarsmaterialet i det nya året INNAN du gör den första löneberedningen. Har du inte skickat in någon frågefil till CSR kan du göra det nu, det går att skicka in hela året, men givetvis kan du även registrera uppgifterna om tabelltillhörighet och jämkning manuellt. Registrerar du uppgifterna manuellt, glöm inte att sätta ett minustecken framför jämkningsbeloppet om jämkningsbeslutet innebär ett lägre skatteuttag. Komplettera även med uppgift om kolumn samt engångsskatt på respektive anställd. Engångsskatten uppdaterar du smidigast genom att köra rutinen under menyn Verktyg - Engångsskatt. För att läsa in svarsfilen behöver du först gå till Skatteverkets hemsida och hämta din svarsfil, spara ner den på din dator. Gå sedan in i löneprogrammet under menyn Verktyg - CSR-rutin och välj Läs svarsfil från CSR. Funktionen uppdaterar Anställdaregistret med uppgift om tabelltillhörighet samt jämkning. Har du skapat en frågefil för flera företag, genom att gå in i respektive företag och fylla på filen, ska du, när du läser tillbaka svarsfilen, gå in i alla företag och läsa tillbaka svarsmaterialet (om du inte har Flerföretagslicens). Har du Flerföretagslicens och har skapat en frågefil för flera företag, markerar du valet Läs in samtliga företag i svarsfilen när du läser in svarsmaterialet. Markerar du Endast rapport, ej registeruppdatering innebär detta att du får en rapport på skrivaren med de uppgifter som finns i svarsfilen. Anställdaregistret uppdateras inte med informationen. Du får också meddelande om vilka personer som har en anställning men som inte har kommit med på filen, t ex personer som har börjat efter det att du skickade in CSRförfrågan. Anställda med sidoinkomst? Har du anställda med sidoinkomst måste du ta ställning till om dessa ska ligga kvar med nuvarande sidoinkomst i anställdaregistret eller om du vill uppdatera dessa personer med informationen i svarsfilen från CSR. Vill du behålla nuvarande sidoinkomst på berörda personer markerar du Behåll nuvarande sidoinkomst. 27

28 Det sista alternativet Stanna och fråga för varje person med sidoinkomst i samband med inläsningen innebär att programmet stannar vid varje person som har sidoinkomst i anställdaregistret och frågar om personen ska uppdateras med uppgifterna från CSR eller inte. Har du många anställda med sidoinkomst kan denna inläsning ta lång tid. Om du har valt att jämkning ska sparas i personalhistoriken kommer programmet att visa varje ändring av de anställdas värden. För att undvika detta kan du avmarkera att jämkning ska sparas under menyn Arkiv - Inställningar - Personalhistorik när du läser tillbaka CSR-filen. När du är klar med detta, sätter du tillbaka markeringen. Svarsfilen läser du in före första lönen med utbetalning under januari. I samband med inläsningen får du samtidigt en utskrift som talar som vilka uppgifter som lästs in samt vilka uppgifter du måste komplettera med. Tänk på att svarsfilen från CSR inte innehåller några uppgifter om engångsskatt. Dessa procentsatser lägger du enklast in på de anställda genom att välja alternativet Engångsskatt under menyn Verktyg. Vidare innehåller inte svarsfilen från CSR-uppgifter om kolumntillhörighet, detta får du korrigera manuellt. 11. Justera registren för 2015 Löneartsregistret Passa på att ändra prisformler och andra inställningar för det nya året för t ex schablonbelopp gällande resor och traktamenten. Registrerar du bilersättning och traktamente i efterhand ska du tänka på att först registrera in allt som tillhör föregående år innan du ändrar formeln på lönearterna. Gå in på lönearten för utbetalning av överskriden sparad semester och komplettera formeln så att den tar med semesterlön/dag för sparade semesterdagar (SD) som blivit för gamla och ska betalas ut. Formel = ((P2-P6)*0.054*SS)+SD Om du har lönearter som inte använts sedan 2013 och du inte kommer använda dessa framöver, kan du nu passa på att ta bort dessa ur löneartsregistret. Notera att årsskiftesversionen inte uppdaterar ditt företags löneartsregister, det behöver du ändra manuellt. Du kan däremot importera nya lönearter från Övningsföretaget. Anställdaregistret Kontrollera att skatteuppgifter, löner, semesterrätter, semesterkategori etc. stämmer i anställdaregistret. Du som har anställda med en procent i rutan Nedsättning ska tänka på att ändra till rätt procent för Vilka värden som gäller hittar du i Skatteverkets broschyr SKV 463. Passa även på att ta bort anställda som slutat under år 2013 eller tidigare. Bilförmån Det är viktigt att du uppdaterar alla anställda med nya bilförmånsvärden innan du börjar med lönekörningen i januari. Detta gör du under menyn Verktyg - Uppdatera bilregistret. Arbetsschema Arbetsscheman som har ett slutdatum har förlängts per automatik till