Versionsnyheter från Visma Spcs

Transkript

1 Versionsnyheter från Visma Spcs Visma Lön Special version Innehåll Visma Lön Special version Vanliga frågor vid årsavslut... 2 Nyheter från myndigheter för år Prisbasbeloppet höjs... 3 Statslåneräntan sänks... 3 Arbetsgivaravgifter... 3 Höjda gränser för statlig inkomstskatt... 3 Ny kolumn vid beräkning av skatt... 3 Slopat schablonbelopp för datorförmån... 3 Höjt förmånsvärde för fri kost... 3 Nyheter och förändringar i Visma Lön Special... 4 CSR Fråga/Svar - Nu även via Skatteverkets hemsida... 4 Kontrolluppgiften är ändrad... 5 Förenklad hantering vid utbetalning av semesterdagar... 5 Ändrade lönearter... 6 Årsavslut i Visma Lön Special... 7 Checklista... 7 Avsluta årets lönekörningar för Säkerhetskopiera... 8 Uppdatera till version Öppna ditt företag i version Kontroll av inställningar Beräkna nytt förmånsvärde Rapportering till Fora Byte av anställningsform Fora kollektivavtal Skapa löneuppgifter för arbetare Skapa fil för Löneuppgifter för anställda Skapa rapporten för Slutliga uppgifter Skapa kontrolluppgifter Radera kontrolluppgift Skapa om kontrolluppgifter Utskrift av kontrolluppgift Skapa fil för överföring till Skatteverket Rättelse av kontrolluppgifter Läs in svar från Skatteverket (CSR-svar) Gör semesterårsavslut för kalenderår Sjukfrånvarostatistik för år 2008 till årsredovisningen... 26

2 Vanliga frågor vid årsavslut Måste jag uppdatera till version innan jag gör januarilönen? Ja, du måste uppdatera till version innan du kan göra januarilönen, eftersom skattetabellerna för 2009 finns i denna version. Kan jag göra januarilönen innan jag gör kontrolluppgifter och Fora-rapportering? Ja, det går bra att göra januarilönen före kontrolluppgifterna och Fora-rapporteringen. Både rapportering till Fora och kontrolluppgifterna ska vara inlämnade senast den 31 januari Det går inte att skapa kontrolluppgifter för år 2008, varför kan jag bara välja 2007? Det beror på att du inte har uppdaterat till version Du ser vilken version du har längst ned till höger på bildskärmen bredvid företagsnamnet. Jag har valt skattetabell 32, men programmet drar inte 32 % i skatt. Skattetabell 32 innebär inte att det är 32 % som dras i skatt på lönebeskedet, utan skatten är beroende av den anställdes inkomst. Under Utskrift - Skatt - Skattetabell kan du se vilken skatt som dras vid respektive lön. Kan jag skapa kontrolluppgift för utdelning och ränta på delägarrätter (aktier m m)? Dessa kontrolluppgifter går inte att skapa i löneprogrammet utan du får beställa separata kontrolluppgifter för detta från Skatteverket. Utdelning redovisas på blankett SKV 2322 och Utgiven ränta redovisas på blankett SKV Du kan även hämta blanketterna från Skatteverkets hemsida Varför står det inga semesterdagar på lönebeskedet, trots att det är nytt semesterår? Det beror på att programmet nu tittar på år 2009 under semesterdagar, flik Semester i anställningsregistret. Här står inget förrän semesterårsavslutet är gjort. Semesterårsavslut för kalenderår ska normalt göras efter januarilönen eftersom all frånvaro för december måste registreras först. Tips! För att kunna visa de nya semesterdagarna på lönebeskeden i januari kan du skapa lönekörningen med utbetalningsdatum i januari och registrera all frånvaro som har ägt rum till och med den 31 december. Därefter gör du semesterårsavslutet. När semesterårsavslutet är färdigt går du tillbaka till januarilönen och skriver ut lönebeskeden och övriga utskrifter. 2

3 Nyheter från myndigheter för år 2009 Prisbasbeloppet höjs Prisbasbeloppet höjs 1 januari 2009 från kr till kr. Statslåneräntan sänks Statslåneräntan per den 30 november 2008 sänks från föregående år från 4,16 % till 2,89 %. Detta påverkar bl a förmånsvärdet på tjänstebilar. Arbetsgivaravgifter Från och med den 1 januari 2009 gäller följande: Full arbetsgivaravgift för födda ,42 % Arbetsgivaravgift för födda ,49 % Ålderspensionsavgift för födda ,21 % Arbetsgivaravgift för födda ,00 % Särskild löneskatt (pensionsavsättning) 24,26 % Företag utan fast driftställe och ambassader Åldersberoende Höjda gränser för statlig inkomstskatt För inkomståret 2009 ska statlig inkomstskatt betalas med 20 % på inkomster som överstiger kr och ytterligare 5 % på den del som överstiger kr. Ny kolumn vid beräkning av skatt År 2009 införs ett förhöjt grundavdrag vid beräkning av skatt för personer fyllda 65 år. Detta påverkar skattekolumnerna 3 och 4 vid beräkning av skattavdrag på inkomst. Om ersättningen som betalas ut exempelvis är pension ska skatt beräknas efter kolumn 2. Eftersom pension kan betalas ut till personer som inte fyllt 65 måste kolumn 2 delas upp i två, kolumn 2 och 6. Kolumn 6 är ny från och med inkomståret Slopat schablonbelopp för datorförmån Under 2008 har datorhyra beskattats med ett förmånsvärde på 400 kr. Från och med 1 januari 2009 fastställs istället förmånsvärdet efter marknadsvärdet. Om ditt företag leasar datorn fastställs förmånsvärdet till leasingbeloppet inkl moms. Höjt förmånsvärde för fri kost Förmånsvärdet för fri kost höjs från 1 januari Enligt skatteverkets fastställs det nya förmånsvärdet efter gällande genomsnittspris på en lunch. 73,22 kr. Förmånsvärdena för fri kost fastställs till: Fri frukost Fri lunch eller middag Helt fri kost (3måltider) 37 kr 74 kr 185 kr 3

4 Nyheter och förändringar i Visma Lön Special CSR Fråga/Svar - Nu även via Skatteverkets hemsida I version kan du nu skapa en CSR-fråga som stödjer det format som används på Skatteverkets hemsida. CSR tar fortfarande emot frågor på cd och diskett som stödjer det gamla filformatet. Har du skickat in en CSR-fråga på cd eller diskett kommer svaret att komma tillbaka på samma sätt. Vill du nu använda det nya formatet kommer du att hämta CSR-svaret på Skatteverkets hemsida direkt. För att kunna skicka CSR-frågan via Skatteverkets hemsida måste du logga in med en E- legitimation. E-legitimationen är personlig och behöver du hjälp med att installera den på din dator kan du rådfråga din egen bank. Till skillnad mot e-tjänsten för skattedeklaration behöver du inte vara utsedd till ombud av företagets firmatecknare. Gör så här för att skapa en CSR-fråga: Välj Arkiv Export CSR-fråga. Först måste du välja på vilket sätt som frågan ska skickas. Du kan välja mellan Skatteverkets tjänst på internet och cd/dvd/diskett. Om du väljer Skatteverkets tjänst på internet måste du dessutom välja vilket inkomstår frågan avser. Markera Fyll på befintlig fråga om du vill komplettera frågan med anställda från andra företag. När CSR-svaret är klart kommer endast berörda anställda att uppdateras på respektive företag. Markera Ta med anställda med anställningsform passiv om även dessa ska med i frågan. Tänk på att CSR-svaret ersätter den ordinarie inställningen för beräkning av skatt. Har du exempelvis inställningen Procentuell skatt 30 % på många anställda kommer den att ersättas av den inställning som CSR-svaret har. Innan CSR-svaret läses in i ditt företag kan du göra urval på vilka anställda som ska uppdateras. Uppgifter om Förfrågare hämtas från företagsinställningar. Arbetar du som redovisnings- eller lönekonsult kan du ändra dessa uppgifter. I fältet Sökväg skriver du in eller väljer sökväg till den enhet eller mapp där du vill spara filen innan du klickar på Skapa fil. Klicka på Skapa fil och välj lämplig mapp om du inte gjort detta tidigare. Klicka därefter på Gå till SKV-webb för att logga in till e-tjänsten CSR-förfrågan. 4

5 Kontrolluppgiften är ändrad Skatteverket har gjort stora förändringar på utseendet av kontrolluppgiften KU10. I samband med uppdateringen till version sker automatisk uppdatering av utskriftsmallarna. Ersättningar som betalas ut till anställda födda 1937 eller tidigare där det inte betalas några arbetsgivaravgifter ska nu redovisas separat. Deras lön ska nu redovisas i ruta 31, Ersättningar som inte ligger till underlag för socialavgifter. Visma Lön Special gör denna omflyttning automatiskt. Förenklad hantering vid utbetalning av semesterdagar I samband med semesterårsavslut och när en anställd slutar kan det bli aktuellt att betala ut semesterersättning för outtagna semesterdagar. I version har det tillkommit nya lönearter för att beräkna semesterersättningen och samtidigt räkna ner antalet betalda respektive sparade semesterdagar. De nya lönearterna läggs in i programmet om du väljer att uppdatera din löneartstabell. Läs mer om detta i avsnittet Öppna ditt företag i version Så här kan det se ut om en tjänsteman i samband med semesterårsavslut vill ha kvarvarande semesterdagar utbetalda i pengar istället för att de sparas undan. I exemplet nedan löper semesteråret från 1 januari till 31 december. Principen är dock densamma om semesteråret löper från 1 april till 31 mars. Lönearten 520, Semesterlön 5,4 % betalda semesterdagar betalar ut värdet av dagarna. Lönearten 560, Nedräkning betalda semesterdagar räknar ner antalet kvarvarande semesterdagar så att dagarna inte sparas i samband med semesterårsavslutet. 5

6 När du anger fr o m datum på lönearten 560, Nedräkning betalda semesterdagar är det viktigt att du anger detta på rätt semesterår. Använd som regel sista dagen i perioden för avvikelser. I frånvarodialogen som visas efter att du lagt in antal dagar är det lämpligt att du anger Semester i timmar till noll. Då kommer ingen frånvaro att sparas i programmet. Ändrade lönearter Löneartsnummer Förändring 206 Övertid vardag Teknikavtalet Metall Beloppskod, Beskrivning 207 Övertid helg Teknikavtalet Metall Beloppskod, Beskrivning 208 Ob-tillägg á-pris Teknikavtalet Metall Beloppskod, Beskrivning 520 Semesterlön 5,4% betalda semesterdagar Ny 520 Semesterlön 5,4% sparade semesterdagar Ny 522 Semesterlön betalda semesterdagar Ny 523 Semesterlön sparade semesterdagar Ny 560 Nedräkning betalda semesterdagar Ny 561 Nedräkning sparade semesterdagar Ny 712 Datorförmån Beloppskod, Beskrivning 714 Kostförmån frukost Beloppskod, Beskrivning 715 Kostförmån lunch eller middag Beloppskod, Beskrivning 716 Helt fri kost (3 måltider) Beloppskod 725 Förmån hushållstjänster Ändrad inställning för KU 6

7 Årsavslut i Visma Lön Special Nedan följer ett förslag på arbetsgång för hur du kan göra ditt årsavslut. Det är inte nödvändigt att göra alla punkterna i den ordning som de står. Detta måste du göra innan första lönen i januari: Avsluta 2008 års lönekörningar Säkerhetskopiera Uppdatera till version Läs in CSR-svar Beräkna om bilförmåner i förekommande fall Detta kan du göra efter första lönen i januari: Rapportering till FORA Rapportering av kontrolluppgifter Detta bör du göra efter första lönen i januari: Semesterårsavslut för kalenderår Sjukfrånvarostatistik Checklista Datum Signatur Sida Avsluta årets lönekörningar för Säkerhetskopiera 8 Uppdatera till version Öppna ditt företag i version Kontroll av inställningar 11 Beräkna nytt förmånsvärde 12 Rapportering till Fora 13 Skapa kontrolluppgifter 15 Läs in svar från Skatteverket (CSR) 21 Gör semesterårsavslut för kalenderår 23 Sjukfrånvarostatistik för 2008 till årsredovisningen 26 7

8 Avsluta årets lönekörningar för 2008 Alla årets lönekörningar måste vara klara. Detta innebär att alla lönebesked för året ska vara markerade som utskrivna och utbetalda. Bokföringsunderlag och skattedeklaration bör också vara utskrivna och godkända för alla lönekörningar. Om inte alla lönekörningar är klara när du skapar dina kontrolluppgifter, får du en upplysning om detta. Säkerhetskopiera Starta med att ta en säkerhetskopia för 2008 års löner på det eller de företag du arbetar med. Den ska vara gjord innan du uppdaterar till version Gör så här för att säkerhetskopiera: Välj Arkiv Säkerhetskopiering Aktivt företag eller Alla företag. Vi rekommenderar också att du kontinuerligt säkerhetskopierar inför varje moment du ska göra i samband med årsavslutet. Detta ger dig möjlighet att enkelt backa tillbaka om något blir fel. Tips! Om du är ansluten till Visma Online, så har du möjlighet att använda tjänsten Visma Backup. Där får du säker förvaring av dina säkerhetskopior. Gå in på för mer information. Uppdatera till version För att du ska kunna skapa lönekörningar på året 2009 samt skapa kontrolluppgifter måste den nya versionen finnas installerad. Läs mer om hur du installerar uppdateringen i det separata dokumentet Installationsanvisning som du kan skriva ut från startbilden. Öppna ditt företag i version Första gången du öppnar ditt företag i version kommer programmet att uppdatera ditt företag. Har du inte tagit en säkerhetskopia tidigare är det lämpligt att göra det nu. Följande bild visas: Klicka på Uppdatera för att gå vidare. Under uppdateringen sker dessutom en konvertering av lönearten 725 Förmån hushållstjänster, eftersom den ska redovisas i en annan ruta på kontrolluppgiften för år Klicka på Stäng. När uppdateringen av företaget är klar så kommer programmet att vilja uppdatera din löneartstabell inför året Programmet kommer med automatik att kopiera dina befintliga lönearter som du har använt under 2008 till

9 För att programmet ska vara rätt inställt inför det nya året bör lönearterna också uppdateras med nyheter och förändringar. Obs! Har du gjort förändringar på standardlönearter kan dessa ändringar bli överskrivna i uppdateringen. Om du däremot har skapat egna lönearter med löneartsnummer som inte används av Visma Spcs påverkas inte dessa när uppdateringen görs. Dina bokföringskonton ändras inte och inte heller dina eventuella inställningar för fördelning. Följande meddelande visas första gången du öppnar ditt företag i version : Vi rekommenderar att du tar en säkerhetskopia av företaget innan du importerar förändringarna i löneartstabellen. Klicka därefter på Fortsätt för att gå vidare till översikten för import av lönearter. Följande bild visas: I detta fönster har du möjlighet att påverka vilka lönearter som ska importeras till det nya året. 9

10 Programmet ger dig tre alternativ: Uppdatera företagets nuvarande löneartstabell med nyheter och förändringar. Detta är programmets standardinställning och samtidigt det alternativ som vi rekommenderar. Om du vill uppdatera bokföringskonton inför det nya året ska rutan Uppdatera bokföringskonton vara markerad. Importeras en helt ny löneart kommer alltid standardkonto att väljas. Ska du byta kontoplan från BAS96 till BAS2008 inför år 2009 väljer du kontoplanen BAS2008 i listrutan Kontoplan. Fältet Uppdatera bokföringskonton ska vara markerad. Behåll företagets nuvarande löneartstabell Programmet kopierar enbart företagets nuvarande lönearter från år 2008 till år Inga ändringar kommer att genomföras. Du måste själv uppdatera lönearter som behöver justeras enligt ändrade avtal och regler. Använd en annan löneartstabell Med detta val har du möjlighet att läsa in en helt ny löneartstabell. Det kan t ex vara en löneartstabell som du exporterat ut från ett annat företag. Om du ska byta kontoplan i bokföringen inför år 2009 väljer du den löneartstabell som motsvarar ditt byte, t ex BAS2008. Om du har följt vår rekommendation att uppdatera företagets nuvarande löneartstabell är det mycket viktigt att du kontrollerar vilka förändringar detta medför. Följande bild visas: (Lönearterna i bilden kan vara andra i verkligheten) Lönearterna som visas i fönstret är de som kommer att förändras. Lönearter med en markering i kolumnen Ny är nya i löneartstabellen. Du kan klicka på knappen Detaljer för att få information om en speciell löneart. Klicka på knappen Utskrift och skriv ut en sammanställning över samtliga förändringar till skrivare eller bildskärm. Kontrollera vilka förändringar som kommer att ske och klicka därefter på Stäng. Om du inte vill importera alla förändringar kan du göra ett urval genom att markera Urval och sedan markera de lönearter som du vill importera. Klicka på knappen Slutför import för att starta uppdateringen av löneartstabellen. När uppdateringen är klar visas ett meddelande om detta. I nästa steg visas information om förändrade födelseår för beräkning av arbetsgivaravgifter. Om du har anställda som efter årsskiftet inträder en ny åldersgrupp kommer inställningarna för dessa att uppdateras automatiskt. I listan ser du vilka förändringar som detta medför i ditt företag. 10

11 Klicka på Stäng. Programmet ger dig därefter information om det finns anställda som byter kolumn för beräkning av tabellskatt. I programmet kommer vi att föreslå kolumn 1, 3 eller 4 beroende på vilket födelseår den anställde har. Om den anställde ska beskattas enligt kolumn 2, 5 eller 6 måste du manuellt göra en inställning på flik 3. Fler uppgifter i anställningsregistret. Klicka på Stäng. Uppdateringen av ditt företag och importen av nya lönearter är nu klar. Kontroll av inställningar När uppdateringen av ditt företag och importen av lönearter till det nya året är klar bör du kontrollera de förändrade inställningarna. Välj Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar. Följande punkter är viktiga: 1. Bokföring Om du har bytt kontoplan inför det nya året måste du ändra bokföringskontona för löneutbetalning och skattedeklarationen manuellt. Övriga konton anges direkt på lönearterna. 2. Årsuppgifter Programmet uppdaterar arbetsgivaravgifterna automatiskt. Kontrollera dock att uppgifterna stämmer med ditt företag, främst för utsänd personal till USA/Kanada/Quebec. 3. Nummerserie Om din nummerserie är bunden till året t ex bör du ändra denna innan till innan du skapar första lönen på Uppgifterna under årsuppgifter ska normalt inte ändras. Om du har utsänd personal till USA/Kanada/Quebec måste du dock ange en rätt procentsats för beräkning av arbetsgivaravgift. Klicka på Stäng när du är klar. 11

12 Du ska nu kontrollera att arbetsgivaravgiften är korrekt på dina anställda. Välj Register Anställda. Öppna upp respektive anställd och kontrollera att inställningen för arbetsgivaravgift på fliken 3 Fler uppgifter är rätt. Om det inte ska beräknas någon arbetsgivaravgift för en anställd så ändrar du detta direkt här. Obs! Även om programmet uppdaterar inställningarna för arbetsgivaravgift på dina anställda är det mycket att viktigt att du ändå kontrollerar att förändringarna blivit genomförda. Inställningen för arbetsgivaravgift hittar du under fliken 3. Fler uppgifter i anställningsregistret. Beräkna nytt förmånsvärde Beräkningen av bilförmånsvärdet är beroende av både statslåneränta och prisbasbelopp och måste därför räknas om varje år. Gör så här för att beräkna om bilförmånsvärden: Välj Register Anställda och markera anställd som har bilförmån. Välj Kommando Bilförmån. Den bil som den anställde använder visas i listan. Kontrollera att år 2009 är markerat under Beskattningsår. Klicka på Lagra. Det framräknade bilförmånsvärdet sparas på den anställde. Om förändringar i nybilsprislistan tillkommer efter det att programmet är klart kan du importera den senaste nybilsprislistan under Arkiv Import Nybilspriser. Obs! I skrivande stund är det osäkert om programmet innehåller nybilsprislistan för Filen kommer att finnas för nedladdning på vår hemsida Eventuella miljöbilar finns angivna i programmet, men däremot så anges inte vilken närmast jämförbara bil är. För miljöbilar rekommenderar vi därför att ni gör beräkningen direkt på Skatteverkets hemsida. Välj Utskrift för att skriva ut de uppgifter som ligger till grund för beräkningen av förmånsvärdet. 12

13 Rapportering till Fora Rapporteringen till Fora baseras på de inställningar som är gjorda under företagsinställningar samt på respektive anställd. De lönearter som ska påverka lönesummorna ska under året ha varit inställda som Fora-grundande. Till Fora rapporterar du följande: Löneuppgifter för arbetare Slutliga uppgifter Rapporteringen gör du enklast direkt på Foras hemsida, eller genom att skicka en uppgifterna på en cd eller diskett. Om du saknar lösenord för inloggning på Foras hemsida så kan du beställa ett nytt. Obs! Uppgifterna ska vara Fora tillhanda senast den 31 januari Byte av anställningsform Har en anställd bytt anställningsform från arbetare till tjänstemän eller tvärtom under året måste du ändra inställningen för Fora innan du rapporterar löneuppgifterna. När du ändrar typ av anställningsform för Fora måste du också ange från och med vilket datum som ändringen ska gälla. Har du missat att ändra denna inställning under året kan du göra det nu. Välj Register Anställda. Gå till fliken 3 Fler uppgifter på anställda som ändrat anställningsform under Kontrollera att inställningen för Fora är korrekt. I fältet finns också en länk till registrerade förändringar avseende Fora för den anställde. Här kan du se de ändringar som är utförda och eventuellt också radera en ändring som råkade vara fel. Fora kollektivavtal Funktionen Fora kollektivavtal använder du för att lägga upp de kollektivavtal som företaget har slutit genom fackförbund eller arbetsgivareförbund och som de anställda omfattas av. Uppgifterna visas på rapporten Slutliga uppgifter och kan användas för att beräkna underlag för kollektivavtalade avgifter som Fora fakturerar. Följande kollektivavtal påverkar även rapporten Löneuppgifter för arbetare eftersom redovisningen för dessa skiljer sig från övriga kollektivavtal. Måleri - Målarförbundet & Målarmästarna Installationsavtalet - Elektriska installatörsorganisationen Kraftverksavtalet - Energiföretagens arbetsgivareförening Elektroskandia-avtalet - Elgrossisternas Arbetsgivarförening 13

14 Du kan lägga upp nya, ändra och radera kollektivavtal. Läs mer om Fora kollektivavtal i programmets hjälp via F1. Obs! Valen Fora ej specificerad, Måleri, Installationsavtalet, Kraftverksavtalet och Elektroskandiaavtalet kan inte ändras eller tas bort. Skapa löneuppgifter för arbetare Innan du kan skriva ut listan och skapa en rapporteringsfil för Löneuppgifter för arbetare måste uppgifterna skapas. Alla anställda som är födda 1932 eller senare och som någon gång under året 2008 haft inställningen Fora arbetare på fliken 3 Fler uppgifter i anställningsregistret kommer att redovisas. På denna lista redovisas inga tjänstemän. Innan du låter programmet ta fram löneunderlaget bör du göra en kontroll av registren, d v s göra en rekonstruktion. Detta gör du under Arkiv Registervård. När rekonstruktionen är klar och inga differenser i registren visas ska du skapa Löneuppgifter för arbetare. Gör så här: Välj Arbeta med Fora-rapportering Löneuppgifter för arbetare. Programmet frågar dig om du vill att Fora-uppgifter för 2008 ska skapas. Välj Ja. Om du väljer Nej har du ändå möjlighet att skapa uppgifterna manuellt genom att välja Kommando Skapa löneuppgifter för arbetare. Nu visas de anställda som ska ingå i rapporteringen i en lista. Om lönesummorna som visas i kolumnen Utbetald lön inte stämmer, kan dessa korrigeras direkt i listan. Om du vill ta bort en anställds löneuppgift från rapporteringen markerar du den anställde i listan och klickar på knappen Radera eller trycker snabbkommandot Ctrl R. Du får då en fråga om statistikuppgiften för berört anställningsnummer ska raderas, svara Ja. Därefter får du en fråga om samtliga statistikuppgifter ska raderas. Välj Ja om alla uppgifter ska raderas eller Nej för att enbart radera markerad anställd. Önskar du få en utskrift av inrapporterade lönesummor görs detta under Utskrift Löneuppgifter för arbetare. Skapa fil för Löneuppgifter för anställda Innan du skapar filen måste uppgifterna vara skapade i arbetsbilden för Löneuppgifter för arbetare. Fora försäkringsnummer måste också vara ifyllt. Rapportering av Löneuppgifter för arbetare gör du enklast genom att skicka in filen på Foras hemsida. Innan du skapar filen i programmet är det lämpligt att ange en sökväg till dit du vill spara filen, innan du skickar över till Foras hemsida. Klicka på knappen Skapa fil. Har du inte angivit någon sökväg visas ett Bläddra-fönster där du själv bestämmer var filen ska sparas. Programmet visar därefter fönstret Export av Fora-uppgifter som visar var filen kommer att sparas. Klicka på Exportera. 14

15 Skapa rapporten för Slutliga uppgifter Uppgifterna till listan för Slutliga uppgifter hämtas direkt från de anställdas ackumulatorer. Alla anställda som är födda 1932 eller senare och har inställningen Fora arbetare, Fora tjänsteman eller Fora tjänsteman VD redovisas på denna lista. Välj Arbeta med Fora-rapportering Slutliga uppgifter. Kontrollera att inkomståret är 2008 då detta avser det årets slutredovisning. Du kan här markera om du önskar få en specificerad utskrift per anställd. Om du t ex haft anställda som bytt anställningskategori under året så visas här uppdelningen av inkomsten. Du ser även uppdelning av inkomst till Trygghetsrådet. Välj Skrivare. Kontrollera uppgifterna direkt på utskriften och gör eventuella justeringar på Foras blankett alternativt Foras hemsida, Ska du posta din redovisning till Fora är adressen: Fora AB Kristineberg Skapa kontrolluppgifter För att kunna skapa kontrolluppgifter för 2008 måste version vara installerad och alla lönekörningar på 2008 bör vara markerade som färdiga, d v s Utskrivna, Utbetalda, Bokförda och Skattedeklarerade. Obs! Om du vill kan du göra januarilönen innan du skapar kontrolluppgifter för Kontrollera även att lönearterna som du använt under år 2008 (som standard visas lönearter för 2009) har rätt inställning för kontrolluppgifter. Detta kan du se under Register Lönearter, flik 1 Löneart och fältet Kontrolluppgift. Tänk på att de lönearter som ska redovisas som kontant bruttolön, dvs i ruta 11, är kodade som Ingen eller via ackumulator i kontrolluppgiftsfältet. Anledningen är att dessa värden hämtas från ackumulatorn BRU (Bruttolön). Innan du skapar kontrolluppgifterna bör du ha gjort en rekonstruktion av registren. Gjorde du en rekonstruktion när du skapade FORA-uppgifterna behöver du inte göra det igen. 15

16 Gör så här för att skapa kontrolluppgifter för alla anställda: Välj Arbeta med Kontrolluppgifter. Klicka på Ja och kontrolluppgifterna skapas. Om inte alla löner är avslutade får du detta meddelande: Klicka på Nej och du får möjlighet att skriva ut en fellista på vad du inte slutfört på det gamla året. Skriv ut fellistan och välj sedan Fortsätt. Skapa därefter om kontrolluppgifterna. Läs mer om detta i avsnittet Skapa om kontrolluppgifter. Om löneart 735 Milersättning vid tjänstekörning har använts under året får du detta meddelande: Du ska svara Ja för att konvertera mil till km. När du har skapat kontrolluppgifterna visas en lista på alla anställda som ska få en kontrolluppgift för Även anställda som slutat under året kommer med på kontrolluppgifterna. De anställda som haft en inkomst lägre än 100 kronor och inga andra ersättningar eller förmåner syns i listan men har en grå markering i kolumnen Fil skapad och Utskriven. Det går att ta bort den grå markeringen om du vill ta med personen på kontrolluppgifterna. Du tar bort den grå markeringen genom att klicka på rutan som är gråmarkerad. 16

17 Du kan skapa kontrolluppgifter för personer som inte fått lön men som ska ha en kontrolluppgift på t ex förmåner eller skattefri ersättning som betalats ut från företaget. Välj Kommando Ny kontrolluppgift eller klicka på knappen Ny kontrolluppgift. Du får då upp en lista med anställda som finns med i anställningsregistret, men som det inte skapats någon kontrolluppgift för. Markera den anställde och välj Plocka. En kontrolluppgift skapas och du kan manuellt skriva in belopp och markera rutor. När du har skapat alla kontrolluppgifter bör du kontrollera att: År och uppgifter om Uppgiftslämnare är riktiga. Byt till kortläge för att se respektive anställds kontrolluppgift. Du byter till kortläge genom att klicka på knappen Byt till kort, trycka på Ctrl-L eller dubbelklicka på den anställde. 17

18 På denna flik kan du göra ytterligare ändringar och kompletteringar. Det är naturligtvis mycket viktigt att de ändringar du gör är korrekta. Ställ dig i fältet du vill ändra och skriv in det nya beloppet. Om du lämnar mer än en kontrolluppgift för samma person ska du ange olika specifikationsnummer på båda kontrolluppgifterna. Tänk på att inte skapa kontrolluppgifterna på nytt om du har gjort manuella ändringar. Dessa ersätts då med värden från den anställdes ackumulatorer. Du kan skriva ett meddelande på max 100 tecken till alla anställda. Meddelandet skrivs ut på kontrolluppgiften. Radera kontrolluppgift Välj Arbeta med Kontrolluppgifter. Markera en anställd och klicka på knappen Radera eller tryck på Ctrl-R. Svara Ja på frågan Vill du radera kontrolluppgiften för anställningsnummer?. Om du svarar Nej på frågan Vill du radera samtliga kontrolluppgifter du skapat? tas bara den kontrolluppgift bort som är markerad i listan. Klicka på Ja och alla kontrolluppgifter raderas. 18

19 Skapa om kontrolluppgifter Gör så här för att skapa om kontrolluppgifter: Välj Arbeta med Kontrolluppgifter. Markera i kolumenen Skapa om på de anställda som du vill skapa om kontrolluppgifter för. Välj Kommando Skapa kontrolluppgifter eller klicka på knappen Skapa kontrolluppgifter. Klicka på Ja och de nya värdena hämtas till kontrolluppgiften. Utskrift av kontrolluppgift Innan du ska skriva ut kontrolluppgifterna är det bra att kontrollera att du har valt rätt utskriftsmall. De mallar som kan användas är KU10 för 2008 Grafisk papper och KU10 för 2008 BLK 14. Programmet är som standard inställt för att använda Grafisk papper. Gör så här för kontrollera utskriftsmallen: Välj Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar - Dokumentmallar. Välj rätt mall och ange hur många kopior du vill skriva ut av kontrolluppgiften. Anger du t ex 1 i kolumnen Kopior kommer ett original samt en kopia att skrivas ut för varje kontrolluppgift. Gör så här för att skriva ut kontrolluppgifterna: Välj Utskrift Kontrolluppgifter. Följande bild visas: Samtidigt som du skriver ut kontrolluppgifterna kan du skriva ut vissa sammanställningar. Du kan välja mellan Kontrolluppgifter, Sammandrag, Detaljerat sammandrag och Bruttolön/skatt per anställd. Kontrolluppgifter Utskrift till den anställde som visar vad företaget redovisar till Skatteverket. Sammandrag Visar hur många kontrolluppgifter som företaget totalt redovisat. Detaljerat sammandrag Visar hur många kontrolluppgifter som företaget totalt redovisat samt totalsummor för bl a Bruttolön och Preliminärskatt. Denna rapport rekommenderas för att stämma av att avdragen skatt stämmer överens med vad som är bokfört i redovisningen. Bruttolön/skatt per anställd Visar totalsummor avseende bruttolön (Ruta 01) och avdragen skatt (Ruta 11) per anställd. Gör ditt val och klicka på Skriv ut. Dina val skrivs ut efter varandra och det är först vid respektive utskriftsbild som du väljer hur du vill skriva ut samt till vilken skrivare. 19

20 När utskrifterna är klara markeras kontrolluppgifterna som utskrivna i listan. Nu går de inte att ändra utan att du först tar bort markeringen i kolumnen Utskriven. Skapa fil för överföring till Skatteverket När du har skrivit ut kontrolluppgifterna till de anställda så ska du skapa en fil som du skickar in till Skatteverket. Filen skickar du enklast direkt via Skatteverkets hemsida. Viktigt att tänka på är att du måste ha en E-legitimation installerad på den dator som du skickar filen från. E-legitimationen är personlig och behöver du hjälp med att få den installerad, kan du kontakta din egen bank. Vill du hellre skicka in filen per post, gör du detta på cd eller diskett. Gör så här för att skapa en fil med kontrolluppgifter: Innan du skapar filen måste uppgifterna vara skapade i arbetsbilden för Kontrolluppgifter. Du kan också i förväg välja sökväg för var filen ska sparas. Vill du spara filen på diskett kan du ange sökvägen A: direkt i programmet eller klicka på Bläddra-knappen till höger i fältet. Om du ska skicka in dina kontrolluppgifter via Skatteverkets hemsida så rekommenderar vi att du sparar filen på ett ställe som du enkelt når senare, t ex under Mina dokument\spcs\spcs Lon. Om du ska skicka in dina kontrolluppgifter på en cd, tänk då på att du måste spara filen lokalt på din dator, t ex under Mina dokument, för att sedan bränna filen till cd:n. Klicka på Skapa fil. Välj mapp och klicka på OK. Kontrollera och komplettera de uppgifter som visas i rutan. Klicka på Exportera. I nästa bild visas en sammanställning av exporten. Två filer har skapats, info.ku som innehåller etikettuppgifterna och kured som innehåller kontrolluppgifterna för de anställda. Vill du lämna flera företags kontrolluppgifter på en fil så går det bra. Tänk bara på att sökvägen till filen i det andra företaget måste vara samma som i det första. När du har klickat på Skapa fil får du en fråga om du vill komplettera. Här väljer du Ja. Uppgiftslämnaren är det företag som uppgifterna avser. Uppgifterna hämtas från företagsinställningarna. Medielämnare är det företag som skickar in uppgifterna. Det företag och den kontaktperson som angavs första gången som du skapade filen kommer att stå som medielämnare för de andra bolagen också. 20