1 Allmän information 2. 2 Aktuellt 3. 3 Avtalsenliga PO-pålägg Nyheter i version Kurser/Konferenser 14.

Transkript

1 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 1/2013 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt PENSIONSRAPPORTERING TILL PAUS - RÄTTELSE BERÄKNA SEMESTERSKULD Ta hänsyn till eventuella fasta lönetillägg och löneväxling Kontrollera inställningar Semesterskuldsberäkning SEMESTERBERÄKNING Justera semesterrätt och typ av semesterberäkning Kontrollera inställningar Beräkna ny semester (endast lista) Beräkna ny semesterrätt och uppdatera 10 3 Avtalsenliga PO-pålägg ÄNDRA I STYRTABELLEN FÖR AVTALSENLIGA LÖNEKOSTNADSPÅSLAG ÖVERSIKT PO-PÅLÄGG 11 4 Nyheter i version HOGIA KYRKLÖN VERSION HOGIA PERSONAL VERSION Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 14 6 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG HOGIAS FÖLJEBREV? 18 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

2 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Hogia Personal Installerade versioner hos GIP fr.o.m (installeras under förmiddagen): Hogia Kyrklön Hogia Personal Installerade versioner hos Advance fr.o.m (installeras ca kl 15:00): Hogia Kyrklön Hogia Personal Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer alternativt licensnummer. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2013_1_

3 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 3 2 Aktuellt 2.1 Pensionsrapportering till PAUS - rättelse I den dokumentation som kursdeltagarna fick vid årsavslutskonferenserna den 6 och 12 december användes bildexempel från den prograversion som gällde vid det tillfället. Till den nya årsskiftesversionen ( ) hade en förändring gjorts gällande hanteringar av anställda som fyllde 21 år under 2012 (födda 1991). I PAUS-rapporteringsrutinen kan man, genom att vid Redigera välja Ändra/kontrollera per anställning, granska de framräknade uppgifterna för en anställd i taget. I undantagsfall kan det bli aktuellt att gå in i denna bild och göra förändringar. Om en anställd fyller 21 år under året redovisades tidigare pensionsgrundande belopp dels intjänat t o m månaden då den anställde fyllde år och dels med ett separat belopp för tiden fr o m månadsskiftet efter personen fyllde år. Genom att klicka på längst ned till höger i bilden kunde dessa olika belopp visas i en särskild bild. Eftersom endast beloppet fr o m månaden efter 21-årsdagen rapporteras till PAUS har denna funktion tagits bort i programmet och därmed också knappen. Detta är alltså helt i sin ordning. 2.2 Beräkna semesterskuld Innan semesteråret avslutas och nya semestersaldon fylls på skall semesterlöneskulden beräknas. Vi rekommenderar att all semester som tagits ut under december registreras på januari månads lön och att man väntar med att registrera semesteruttag under januari tills februarilönen utbetalas. Detta görs i innevarande års databas, d v s i 2013 års databas Ta hänsyn till eventuella fasta lönetillägg och löneväxling Vid beräkning av semesterlöneskulden görs beräkningen med månadslön heltid (Fält P2 i Anställdaregistret). Det innebär att om det finns anställda med fast lönetillägg och/eller anställda med bruttolöneväxling så sker beräkningen på ett felaktigt belopp. Om man vill råda bot mot detta så är det möjligt att använda fält P24 som då skall beräknas som P2 (månadslön) + P12 (fasta lönetillägg) P7 (löneväxling). Använder du inte fasta lönetillägg och/eller löneväxling eller om du bedömer att detta förekommer i så ringa omfattning att resultatet inte påverkas nämnvärt kan du gå vidare till pkt

4 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 4 För att göra semesterskuldsberäkning som tar hänsyn till fasta lönetillägg och/eller löneväxling måste ett nytt lönefält initieras. Vi lägger detta i anställdaregistrets Personliga löneuppgifter fältet P24. Börja med att kontrollera så att fältet P24 kommer att loggas i Personalhistoriken. Gå in under Arkiv Inställningar och klicka på fliken Personalhistorik. Kontrollera om fältet Personligt_lönefalt_24 finns i den vänstra rutan som i exemplet här intill. Om så är fallet skall den markeras och flyttas till den högra. Det görs genom att klicka på. Klicka därefter på. Gå in under Arkiv Inställningar och klicka på fliken Allmänt. Registrera i fältet P24 Verklig månadslön. Vid P24- Formel registreras (P2+P12-P7). Längst ned till vänster i bilden markeras bocken för att automatiskt räkna om P24/P25. Klicka därefter på fråga.. Då erhålls nedanstående Klicka för att komma vidare. I den efterföljande bilden ändras Datum till Klicka för att genomföra ändringarna.

5 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: Kontrollera inställningar Innan semesterskuldsberäkningen körs som uppdaterar personuppgifterna är det viktigt att kontrollera inställningen för automatisk säkerhetskopiering. Gå in under Arkiv Inställningar och klicka på och välj därefter fliken Säkerhetskopiering. Kontrollera att Semesterskuld, Spara total bokföringsorder är förbockad Semesterskuldsberäkning Gå in under Verktyg Semesterrutiner och välj Semesterskuld. Fyll i inmatningsfälten enligt exemplet till höger. Om du valt att ändra månadslön till verklig månadslön enligt pkt ovan skall du byta till Klicka på för att komma vidare.

6 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 6 Fortsätt med att fyll i inmatningsfälten i den efterföljande bilden enligt exemplet till höger Notera särskilt att hela lönekostnadspåslaget inkl försäkringar och pensionsavgifter bör anges. Dessa procentsatser är under år 2013 enligt Svenska kyrkans arbetsgivareorganisation och Pensionskassan: Födda ,96% varav lagstadgad del utgör 31,42%. Födda ,03% varav lagstadgad del utgör 15,49%. Födda ,64% varav den lagstadgade ålderspensionavgift 10,21%. Vid Utskrift väljer du lämplig Bokföringsorder Klicka på för att komma vidare. Lägg särskilt märket till att det även går att få med ev. semesterlönetillägg vid semesterskuldsberäkningen. Markera med en bock i rutan framför enligt exemplet ovan. Ändra även formeln därunder. Beloppsgränsen är kr (ändras på två ställen). Innan bokföringsordern skapas väljer du först bokföringsordertyp, kontobegrepp och sorteringsordning Har du valt att skapa en bokföringsfil får du också välja typ och namnsätta filen. Klicka på för att starta bearbetningen.

7 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 7 Denna rapport redovisar semesterskulden fördelad på Resultatenhet. Upplupen semesterskuld på kostnadskonto 7090 och skuldkonto 2920 och lönekostnadspåslagen på kostnadskonto 7519 och skuldkonto Om du vill beräkna semesterskulden i en detaljerad rapport per anställd markerar du istället Sortering per anställd vid Utskrift. Notera särskilt att procentsatsen för arbetsgivareavgiften måste ändras varje gång du startar rutinen. 2.3 Semesterberäkning Justera semesterrätt och typ av semesterberäkning Innan semesterberäkningen kan påbörjas är det viktigt att gå igenom och kontrollera uppgifterna i anställdaregistret.

8 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 8 Gå in under Register Anställda och välj fliken Semester. Kontrollera också vid rutan Semesterberäkning att rätt beräkningstyp angivits. Ökning av semesterrätt vid 40 resp 50 års ålder, justerar semesterberäkningsrutinen numera med automatik. Notera särskilt att om en anställd byter semesteravtal under pågående anställning skall fr.o.m-datumet för detta anges vid Separat anställningsdatum Kontrollera inställningar Gå in under Arkiv Inställningar... och välj fliken Semester. Kontrollera uppgifterna i rutan Sparad semester. Se exemplet till höger.

9 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: Beräkna ny semester (endast lista) Gå in under Verktyg Semesterrutiner och välj Semesterberäkning. Vid Beräkna semesterförmåner för anställda med anger du semesteravtal 6. Vid såväl Intjänandeperiod som Läs transaktioner anges intervallet Kontrollera också att bock finns vid Räkna upp betald semester enligt AB-avtalet. Genom att bocka för Visa underlag visas lönearter för semesterlönegrundande resp ej semesterlönegrundande frånvarodagar. Klicka på för att komma vidare. Välj Enbart lista först så du kan kontrollera att semesterdagarna ser rätt ut för de anställda. Klicka på för att komma vidare. Markera semesterberäkningsurval enligt exemplet till höger. Klicka på för att komma vidare.

10 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 10 Rapporten ger information om antal semestergrundande anställningsdagar, betalda dagar, sparade dagar och semesterrätt. Här får du även information om vilka anställda som har överskridit sparade semesterdagar. Skriv ut rapporten. Om det finns anställda som får över 40 sparade semesterdagar, betalas dessa ut i pengar med löneart 304 Överskridet ant semdgr Beräkna ny semesterrätt och uppdatera Gå in under Verktyg Semesterrutiner och välj Semesterberäkning igen. Observera att rätt urval måste anges igen eftersom föregående urval inte sparas. Alltså vid Beräkna semesterförmåner för anställda med anges semesteravtal 6 Månadslön, Kommunal/Stat/Landsting (intjänande år = innevarande år). Vid såväl Intjänandeperiod som Läs transaktioner anges intervallet Kör semesterberäkningen med uppdateringar. Välj Beräkna och uppdatera utan kontroll och klicka på. Skriv ut semesterberäkningslistan. När allt är klart, klicka på.

11 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 11 3 Avtalsenliga PO-pålägg Kyrkans pensionskassa sänker den s k premiekapningsavgiften från 0,25% till 0,20%. Premiekapningsavgiften ingår i Riskförsäkringspremien. Denna sänks därmed från 1,45% till 1,40%. 3.1 Ändra i styrtabellen för avtalsenliga lönekostnadspåslag Gå in under Arkiv - Inställningar och klicka på knappen. Ändra procentsatsen vid raden Riskförsäkringspremie till 1, Översikt PO-pålägg Aktuell översiktstabell finns alltid att hämta på logga in på Kundsidorna.

12 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 12 4 Nyheter i version Nedan redovisas ändringar och rättningar i Hogia Kyrklön och Hogia Personal version Detaljerad information finns att hämta på Hogia Kyrklön version Följande ändringar ingår i rättningsversionen av Hogia Kyrklön: 1. Säkerhetskopiering (manuell) i SQL. Ibland kunde man få felkod 3 vid säkerhetskopiering i SQL-miljö. Det problemet hoppas vi ska vara löst i den här versionen. Det var textfilen Backup.txt som ibland inte hann skapas färdigt i användarens Temp-katalog och kopieras till den utdelade katalogen innan säkerhetskopian packades ihop. 2. Kyrklön. Befattningskod 2399 finns nu som alternativ inom avtalsområde KAP-KL på fliken för Kyrklön i Anställda. 3. Utskrift KU. Har nu ändrat hanteringen av typsnitt på blankettyp A4 Standarden så att typsnittet Courier New ersätts med Arial. Resterande av KU-blanketter använder sig av det typsnitt man har satt på sin standardskrivare. 4. Utskrift KU. Blankettyp A4 Standard är anpassat till fönsterkuvert C5. Det gäller under förutsättning att man bockat i rutan Fönsterkuvert. Kom ihåg att testa utskriften och ev justera Toppmarginal och Vänstermarginal så att namn och adress skrivs ut i fönstret på kuvertet. 4.2 Hogia Personal version Följande ändringar ingår i rättningsversionen av Hogia Personal:

13 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: Automatisk generering av anställningsnummer: Om du valt Anställningsnummer ska tilldelas nästa lediga anställningsnummer (under menyalternativ Arkiv/Inställningar och flik Anställningsnummer) så genererades inget nytt anställningsnummer när ny person lades upp i anställdaregistret, se bild nedan. 2. Låsning av Hogia Personal: I vissa lägen låste sig Hogia Personal om man varit inne under menyalternativ Hjälp/Om Hogia Personal och Licensinformation och sedan valde att byta företag under menyalternativ Arkiv/Byt företag.

14 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 14 5 Kurser/Konferenser 5.1 Hogia Kyrklön och Hogia Personal Just nu finns det inga kurser inbokade. Vi återkommer senare när kursplanen är lagd för våren. Kontakta oss gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund, exempelvis i samband med årsskiftet. Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.

15 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 15 6 Övrigt 6.1 Var finns utskrifter av grundregister, arbetsscheman och blanketter? Gå in på Eniac Data:s hemsida, Klicka på Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet.

16 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 16 Klicka på Fyra standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartlista, Lönearter per ack, och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDF- Format så du kan lätt skriva ut dem. Här finner du även annan matnyttig dokumentation, så som instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis samt en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Här finns, som du säkert känner till, även de senaste nyhetsbreven utlagda. De hittar du under rubriken Nyhetsbrev.

17 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: Hur kontaktar jag Hogias support? Från och med 3 september har Hogia nytt telefonnummer till supporten. När du kontaktar Hogia skall du knappa in ditt licensnummer. Det gäller såväl vid support via telefon som då du loggar in på Kundtorget för att få hjälp. Ditt licensnummer hittar du på Kundtorget (se pkt 1.1 ovan). När du är inloggad kan du gå in under KONTAKTA OSS. Använd gärna den funktionen och uppge ditt ärende eller fråga i meddelande rutan när du vill komma i kontakt med supporten.

18 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: Hur får vi aktuell information om Hogia Kyrklön? RSS är en funktion i Hogia Kyrklön som vi använder för att snabbt nå ut till våra användare. Mer information om den nya RSS-funktionen finner du under pkt ovan. 6.4 Var finner jag Hogias följebrev? Varje gång som en ny version släpps av Hogia Kyrklön och Hogia Personal lämnas en utförlig beskrivning av nyheter och förändringar i ett följebrev. Denna information finner du på Kundtorget. Från Hogia Kyrklön når du enklast kundtorget genom att klicka på länken längst ned till höger i bilden. Väl inne på kundtorget väljer du Följebrev i vänstra menyn. Genom att klicka på MINA PRODUKTER i meny-raden längst upp i bilden kan du växla till Hogia Personal. På motsvarande sätt finner du följebreven för den produkten.

19 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 2/2013 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt LÖNEARTER Kontakt ersättning för betalda semesterdagar SÄSONGSANSTÄLLDA 4 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 8 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG HOGIAS FÖLJEBREV? 12 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

20 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2013 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Hogia Personal Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön 13.2.xx Hogia Personal 13.2.xx Installerade versioner hos GIP och Advance fr.o.m : Hogia Kyrklön Hogia Personal Installerade versioner hos GIP och Advance fr.o.m : Hogia Kyrklön 13.2.xx Hogia Personal 13.2.xx Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer alternativt licensnummer. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna.

21 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2013 Sid: 3 OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2013_2_ Aktuellt 2.1 Lönearter En ny löneart läggs till i grundregistret för att hanterar utbetalning av kontakt ersättning för outtagna betalda semesterdagar Kontakt ersättning för betalda semesterdagar Registrera den nya löneart. Gå in under Register Lönearter... och klicka på. Du kan med fördel kopiera löneart 304. Ge lönearten nr 316. Vid Namn ändras löneartens benämningen till Kontant ers bet sem.dgr. Justera registrera även kommentaren under fliken Allmänt. Kommentar: AB 27 mom 5. Efter överenskommelse mellan arbetsgivaren och arbetstagaren kan arbetstagare få kontant ersättning med semesterlön i stället för sådan betald semesterdag som överstiger vad som följer enligt lag (25 dagar). Sådan överenskommelse får dock inte avse sparade dagar.

22 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2013 Sid: 4 Byt flik till Semester och markera Betalda dagar. Spara lönearten genom att klicka på. 2.2 Säsongsanställda I samband med beräkning av medeltalet anställda enligt not 7 Personalkostnader i årsbokslutet har vi blivit uppmärksammade på att olika tekniker används för att registrera säsongsanställda. För att förtydliga hur beräkningen görs beskriver vi här hur processen bör se ut vid registrering av säsongsanställda. I exemplet redovisar vi hur en säsongsanställd kyrkogårdsarbetare som tidigare varit anställd hos oss kommer in för att tjänstgöra under säsongen Starta Hogia Personal och gör ett urval på anställningskategorin Säsongsanställda. Kontrollerar att urvalsbilden till vänster är inställd på avancerade urval och klicka på Fler urval Klicka på trepunktersknappen vid Anställningsform i den efterföljande bilden.

23 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2013 Sid: 5 Markera Säsong och klicka på. Markera en anställd i urvalsfältet till vänster och klicka på. Registrera därefter in anst-datum och avg.datum för den nya säsongen. Klicka på och begär export till lön om import/exportfunktionen är inställd så. I den efterföljande fliken Lön/Förmån kompletteras de förslagna uppgifterna med avgångsdatum och Faktisk lön samt Heltidslön. Klicka på och begär export till lön om import/exportfunktionen är inställd så.

24 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2013 Sid: 6 Starta Hogia Kyrklön och välj rutin Register Anställda markera en säsongsanställd och klicka på. Det ursprungliga anställningsdatumet ligger kvar medan säsongens sista datum är inlagt vid Avgångsdatum. Vid Personliga löneuppgifter (P1- och P2-) visas den nya lönen. Byt till fliken Semester och registrera det datum som är säsongens startdag vid rutan Semesterberäkning. Byt därefter till fliken Schema och registrera säsongens start- och slutdatum på det aktuella schemat. Klicka på för att spara. Vid beräkning av medeltalet anställda skall den totala årsarbetstiden för de anställda beräknas. Välj rutinen Analys Rapporter. Klicka på fliken Statistik och välj rapporten Sjukstatistik för årsredovisning.

25 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2013 Sid: 7 I den efterföljande urvalsbilden begränsar du så att endast anställda omfattas av rapporten, alltså ej förtroendevalda eller uppdragstagare. Vid Typ av utskrift väljer du Avstämningsunderlag sjukstatistik. Begränsa också löneperioderna till önskat räkenskapsår. I exemplet har vi alltså angivit datum för nästkommande bokslut. I den rödmarkerade rutan i bilden går det att sätta en bock för att anställningsdatumen skall begränsa schemalagd tid. Om du gjort som i exemplet ovan och angivit såväl säsongens startdatum som slutdatum så spelar det ingen roll om denna ruta är förbockad eller inte, resultatet blir det samma. I årets årsavslutsdokumentation var inte denna förbockad. Det förutsätter alltså då att säsongens startdatum och slutdatum registrerats i schemafliken. Om så inte gjorts har de säsongsanställda fått för många arbetsdagar och därmed har beräkningen av årsarbetstid för dessa anställda gjorts på ett för högt antal timmar.

26 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2013 Sid: 8 3 Kurser/Konferenser 3.1 Hogia Kyrklön och Hogia Personal Just nu finns det inga kurser inbokade. Kontakta oss gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund. Självklart kommer vi även under 2013 att arrangera våra populära årsavslutskonferenser. Vi återkommer med mer information längre fram men ni kan redan nu notera datum för konferenserna i era kalendrar. Göteborg Lilla Bommens konferenscenter Stockholm World Trade Center Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.

27 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2013 Sid: 9 4 Övrigt 4.1 Var finns utskrifter av grundregister, arbetsscheman och blanketter? Gå in på Eniac Datas hemsida, Klicka på Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet.

28 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2013 Sid: 10 Klicka på Fyra standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartlista, Lönearter per ack, och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDF- Format så du kan lätt skriva ut dem. Här finner du även annan matnyttig dokumentation, så som instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis samt en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Om du klickar på länken Nyhetsbrev till vänster i bilden, finner du alla nyhetsbrev fr o m 2007.

30 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2013 Sid: Hur får vi aktuell information om Hogia Kyrklön? RSS är en funktion i Hogia Kyrklön som vi använder för att snabbt nå ut till våra användare. 4.4 Var finner jag Hogias följebrev? Varje gång som en ny version släpps av Hogia Kyrklön och Hogia Personal lämnas en utförlig beskrivning av nyheter och förändringar i ett följebrev. Denna information finner du på Kundtorget. Från Hogia Kyrklön når du enklast kundtorget genom att klicka på länken längst ned till höger i bilden. Väl inne på kundtorget väljer du Följebrev i vänstra menyn. Genom att klicka på MINA PRODUKTER i meny-raden längst upp i bilden kan du växla till Hogia Personal. På motsvarande sätt finner du följebreven för den produkten.

31 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 3/2013 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt NYHETER I HOGIA KYRKLÖN VERSION Ändring av löneartstyp Excelimport till Massberedningen Rättningar och åtgärder Hogia Kyrklön NYHETER I HOGIA PERSONAL VERSION Matchning av frånvaro Rättningar i version 13.2 Hogia Personal Webbrekrytering version Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 7 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG HOGIAS FÖLJEBREV? 11 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

32 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2013 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Hogia Personal Installerade versioner hos Advance fr.o.m : Hogia Kyrklön Hogia Personal Installerade versioner hos GIP : Hogia Kyrklön Hogia Personal Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer alternativt licensnummer. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal.

33 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2013 Sid: 3 Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2013_3_ Aktuellt 2.1 Nyheter i Hogia Kyrklön version Ändring av löneartstyp Du kan inte längre ändra löneartstyp på en löneart som redan är avräknad under innevarande år. Om du försöker göra det kommer det upp ett meddelande som informerar dig om spärren och varför den finns Excelimport till Massberedningen En excelmall, Loneimport, följer med installationen av HogiaLön Plus från och med version Excelmallen placeras i mappen Officemallar eller i den mapp du anger. I mallen finns exempel på hur man kan registrera i excelarket som du kan importera till Massberedningen och/eller till löneberedningen. OBS! Spara excelmallen Loneimport som ett exceldokument och radera de inmatade raderna innan du distribuerar ut det till de anställda som ska registrera lönearter/avvikelsearter. Man kan även ange omfattning, resultatenhet och anmärkning på löneart. Under löneprogrammets Arkiv-meny kan du välja Import till Massberedning (under förutsättning att du har licens för Massberedning). Du anger sökväg till excelfilen och markerar filen du vill importera och klickar därefter på OK. Löneberedningsraderna presenteras på bildskärmen. Om det finns några felaktigheter i filen så blir det felaktiga fältet rödmarkerat och du får möjlighet att rätta till felet.

34 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2013 Sid: 4 Du får kvittens på hur många transaktioner som är godkända för import och när importen är genomförd presenteras vilka lönearter/avvikelsearter som importerats Rättningar och åtgärder Hogia Kyrklön Rehabiliteringslistan Om man tog ut rehabiliteringslistan med urval och något av urvalen saknades fick man ett felmeddelande istället för ett informationsmeddelande. På listan skrevs de anställda ut med ett och samma datumintervall Problemet är nu åtgärdat Frånvarostatistik/Tidanalys och Sjukstatistik Nu redovisas rätt antal timmar för arbetad tid för anställda som växelvis arbetar enligt schema och växelvis är timanställd utan schema. Månadsanställd som följer ett schema men dessutom får sina arbetade timmar manuellt registrerade på en löneart fick fel antal timmar planerad arbetstid på rapporten. I årsskiftesversionen rapporterades deras planerade arbetstid utifrån lönearten. Det är rättat och nu rapporteras deras planerade arbetstid utifrån deras arbetsschema såsom det fungerade från början. 2.2 Nyheter i Hogia Personal version Matchning av frånvaro Vid matchning av frånvaro kontrolleras om aktuell frånvaro redan finns inläst i Hogia Personal eller ej. Om frånvaron redan inläst i Hogia Personal, hamnar frånvaron i Frånvarolista.txt och läses inte i Hogia Personal. Denna kontroll gjordes tidigare endast för sjukfrånvaro men har nu utökats att gälla

35 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2013 Sid: 5 all frånvaro som importeras vid matchning av frånvaro. Vid matchning av frånvaro kontrolleras; startdatum, slutdatum, frånvaroorsak, omfattning och Anmärkning på varje frånvaro som importeras Rättningar i version 13.2 Hogia Personal - LAS-rutinen (menyalternativ Analys/LAS) hanterar återanställning på ny arbetsgivarkod inom koncern, om du markerar kryssrutan Ta hänsyn till LAS 3, se bild nedan. Om du inte markerar kryssrutan Ta hänsyn till LAS 3 fungerar programmets LAS beräkning enligt tidigare. Inställningen Ta hänsyn till LAS 3 fungerar enligt följande: Exempel: En anställd som arbetar inom koncern Hogia AB på företag Demo 1 avslutar sin anställning. Den anställde återanställs efter en tids frånvaro inom samma koncern (Hogia AB) men på nytt företag Demo 2. Då det inte är en direkt övergång mellan företagen Demo 1 och Demo 2, ska den anställde inte få tillgodoräkna sig den tidigare anställningen på företag Demo 1 vid beräkning av företrädesrätt och rätt till tillsvidare. Se exempel nedan. Koncern Hogia AB Företag Demo 1 Företag Demo till Rättningen påverkar rapporterna: Beräkna företrädesrätt Alla Beräkna Företrädesrätt Säsong Rätt Till Tillsvidare Turordning Alla Turordning Företrädesrätt Info! Ni som använder tjänstgöringsperioder för era intermittent anställda kan inte använda och markera Ta hänsyn till LAS 3, då det saknas koppling till arbetsgivarkod på tjänstgöringsperioderna. Programmet kan därmed inte veta var tjänstgöringsperioderna ska placeras vid återanställning till annat företag inom koncernen. Vi har även kompletterat rapporterna Beräkna Företrädesrätt Säsong, Rätt Till Tillsvidare, Turordning Alla och Turordning Företrädesrätt med kryssrutan Ta hänsyn till LAS-dagar i personregistret, se bild nedan. Kryssrutan fanns sedan förut redan på rapport Beräkna företrädesrätt Alla och markeras då man vill ta hänsyn till angivna uppgifter på fliken LAS i anställdaregistret. Programmet tar hänsyn till följande fält (inom parentes följer fältets systemnamn) på fliken LAS beroende om kryssrutan markerad eller ej: Befattning alt 1(Yrkeskat1) Befattning alt 2 (Yrkeskat2) Lasdagar (Lasdagar) Lasdagar t o m (Lasdagartom) Lasdagar 45 år (Lasdgr45)

36 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2013 Sid: 6 - Om du väljer att ange personlig sökväg för dina Wordmallar gällande Rekryteringsrapporter (se menyalternativ Analys/Rekrytering Rapport), så ligger angiven sökväg till rapport kvar nästa gång den öppnas - Rapport Löneutveckling (se menyalternativ Analys/Rapporter/Lön/Förmån), har korrigerats enligt följande; om jag är chef och någon av mina underställda börjar arbeta någon annanstans inom bolaget ser jag inte längre den nya anställningen eller den nya lönen för min före detta underställde - Rapport Person/Anst/Förmån/LAS/PA+ (se menyalternativ Analys/Rapporter/Lön/Förmån), om jag har följande inställningar så kommer nu även de senast avslutade anställningarna med: markera Visa aktuell anställning och Visa aktuell förmån i urvalsformuläret välj fält från Lön och förmånsfliken i urvalsformuläret bocka i Aktiva anställningar och Avslutade anställningar i urvalsfönstret välj valfritt fält från Lön- och Förmånsfliken i det Avancerade urvalet - När jag öppnade Visa bild (se menyalternativ Register/Visa bild) så doldes en del av fönstret, vilket har korrigerats - Övningspersonal Kyrkan har uppdaterats och lagts till i installationen av Hogia Personal Webbrekrytering version Med vårversionen har vi uppdaterat våra systemkrav med Windows server 2012 och SQL Server I denna version har vi gjort en generell översyn av felhantering samt sedvanlig säkerhetsöversyn.

42 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 4/2013 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt ERSÄTTNINGSBELOPP SOM FÖRÄNDRAS FR.O.M Färdtidsersättning 1-10 tim Färdtidsersättning > 10 tim Ob tillägg D Kväll Ob tillägg C Natt Ob tillägg B Helg Ob tillägg A Storhelg OB-tillägg pkt OB-tillägg pkt Beredskap < 151 tim/mån Beredskap helg < 151 tim Beredskap > 150 tim/mån Beredskap helg > 150 tim Förskjuten arbtid, fridag Förskjuten arbtid, fri Förskjuten arbtid, övrig Förskjuten arbtid, övr Lägerersättning Lägerersättning helg 5 3 Nya programversioner RÄTTNINGAR I HOGIA KYRKLÖN VERSION Säkerhetskopiering SQL Rapporter på bildskärm HOGIA PERSONAL VERSION Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 7 5 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG HOGIAS FÖLJEBREV? 11 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

43 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2013 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Hogia Personal Installerade versioner hos Advance fr.o.m : Hogia Kyrklön Hogia Personal Användarna berörs ej av gjorda rättningar. Installerade versioner hos GIP : Hogia Kyrklön Hogia Personal Besked om uppgraderingstid saknas. Vi hänvisar till ansvariga hos GIP. Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer alternativt licensnummer. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal.

44 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2013 Sid: 3 Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2013_4_ Aktuellt Som de flesta säkert känner till har ett nytt kollektivavtal tecknats, Kyrkans avtal 13. Avtalet gäller fr o m till Förutom sedvanlig uppgörelse om löneöversyn innefattar avtalet även förändringar när det gäller särskilda ersättningar. Mer information finner du på Ersättningsbelopp som förändras fr.o.m Färdtidsersättning 1-10 tim Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Sök upp och markera lönearten 175. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Färdtidsersättning > 10 tim Sök upp och markera lönearten 176. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Ob tillägg D Kväll Sök upp och markera lönearten 180. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Ob tillägg C Natt Sök upp och markera lönearten 181. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Ob tillägg B Helg Sök upp och markera lönearten 182. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Ob tillägg A Storhelg Sök upp och markera lönearten 183. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till

45 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2013 Sid: OB-tillägg pkt 7.1 Sök upp och markera lönearten 187. Klicka på och välj fliken Formel och ändra Pris till OB-tillägg pkt 7.2 Sök upp och markera lönearten 188. Klicka på och välj fliken Formel och ändra Pris till Beredskap < 151 tim/mån Sök upp och markera lönearten 201. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Beredskap helg < 151 tim Sök upp och markera lönearten 203. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till 16.65* Beredskap > 150 tim/mån Sök upp och markera lönearten 205. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Beredskap helg > 150 tim Sök upp och markera lönearten 207. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till 33.00* Förskjuten arbtid, fridag Sök upp och markera lönearten 216. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Förskjuten arbtid, fri+50 Sök upp och markera lönearten 217. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till 76.95*1.5

46 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2013 Sid: Förskjuten arbtid, övrig Sök upp och markera lönearten 218. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Förskjuten arbtid, övr +50 Sök upp och markera lönearten 219. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till 38.35* Lägerersättning Sök upp och markera lönearten 282. Klicka på och Justera kommentaren under fliken Allmänt Kommentar: AB Särskilda bestämmelser. Gäller kyrkomusiker, barnskötare, barntimme- och fritidsledare m fl. Utbetalas per övernattningsdygn i samband med lägerverksamhet. För varje tjänstgöringsdygn som påbörjats måndag till torsdag under vilket övernattning har ägt rum får arbetstagaren en ersättning. Beloppet inbegriper semesterlön och semesterersättning Lägerersättning helg En ny löneart läggs till för att hanterar lägerersättning för helg. Registrera den nya löneart. Gå in under Register Lönearter... och klicka på. Du kan med fördel kopiera löneart 282. Ge lönearten nr 283. Vid Namn ändras löneartens benämningen till Lägerersättning helg. välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Registrera även kommentaren under fliken Allmänt. Kommentar: AB Särskilda bestämmelser. Gäller kyrkomusiker, barnskötare, barntimme- och fritidsledare m fl. Utbetalas per övernattningsdygn i samband med lägerverksamhet.

47 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2013 Sid: 6 För varje tjänstgöringsdygn som påbörjats fredag till söndag och övriga helgdagar, när O-tillägg A eller B enligt 21 tillämpas, under vilket övernattning har ägt rum får arbetstagaren en ersättning. Beloppet inbegriper semesterlön och semesterersättning. 3 Nya programversioner 3.1 Rättningar i Hogia Kyrklön version Säkerhetskopiering SQL I och med installation av den nya SQL-komponenten till version 13.2 av Hogia Kyrklön så uppstod ett behörighetsproblem vid säkerhetskopiering för många användare. Problemet innebar att säkerhetskopia inte kunde tas om användaren inte var upplagd direkt på SQL Server med behörighet sysadmin. Problemet är åtgärdat och användare som ingår i AD-grupp på SQL Server med behörighet sysadmin kan nu både säkerhetskopiera och återkopiera Rapporter på bildskärm Användare jobbar ofta med att ha rapport uppe på bildskärm och förflytta sig mellan program genom att använda kommandot Alt + Tab. Under hösten slutade detta att fungera då bildskärmsrapporten lade sig bakom rapportformuläret. Problemet är nu åtgärdat. 3.2 Hogia Personal version Ny version behöver installeras för att bibehålla kompabilitet med Hogia Kyrklön.

53 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 5/2013 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt ERSÄTTNINGSBELOPP SOM FÖRÄNDRAS FR.O.M Sjuklön OB pkt Sjuklön OB pkt FÖRÄLDRAPENNINGTILLÄGG 180 DAGAR Föräldrapenning10% 180dgr 4 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 5 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG HOGIAS FÖLJEBREV? 9 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

54 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2013 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Hogia Personal Installerade versioner hos Advance fr.o.m : Hogia Kyrklön Hogia Personal Användarna berörs ej av gjorda rättningar i version Installerade versioner hos GIP: Hogia Kyrklön och Hogia Personal och För eventuella frågor och versioner hänvisar vi till ansvariga för resp GIP-miljö. Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer alternativt licensnummer. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal.

55 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2013 Sid: 3 Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2013_5_ Aktuellt 2.1 Ersättningsbelopp som förändras fr.o.m I föregående nyhetsbrev redogjorde vi för det nya kollektivavtal som tecknats, Kyrkans avtal 13. Förutom sedvanlig uppgörelse om löneöversyn innefattar avtalet även förändringar när det gäller särskilda ersättningar. Förutom de ändrade belopp som redovisades i nyhetsbrev 4/2013 skall ytterligare två belopp ändras Sjuklön OB pkt 7.1 Gå in under Register Lönearter... markera lönearten 409. Klicka på och välj fliken Formel och ändra Pris till 43.30*0, Sjuklön OB pkt 7.2 Sök upp och markera lönearten 410. Klicka på och välj fliken Formel och ändra Pris till 51.40*0,8 2.2 Föräldrapenningtillägg 180 dagar Enligt det nya avtalet erhålls en förlängd rätt till föräldrapenningtillägg från tidigare 150 till 180 kalenderdagar. Lönearten är kopplad till ackumulator 208 som varnar då antalet 150 överstigs. Vi väljer dock att inte ändra denna ackumulator då utbetalning av föräldrapenningtillägget under 180 dagar endast gäller för barn födda och senare.

56 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2013 Sid: Föräldrapenning10% 180dgr Sök upp och markera lönearten 453. Klicka på och välj fliken Allmänt. Ändra löneartens benämning. Även kommentaren skall ändras till följande: AB 29 Arbetstagare som sammanhängande varit anställd hos arbetsgivaren under minst 365 kalenderdagar före ledighet med föräldrapenning får föräldrapenningtillägg under högst 180 kalenderdagar med belopp motsvarande 10% av lönebortfallet, beräknat per första kalenderdagen vid ledighetens början. För barn födda före gäller avtalet i dess lydelse (150 dagar).

62 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 6/2013 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Nyheter i version HOGIA KYRKLÖN VERSION Fler kontroller i Anställda Rättningar och åtgärder HOGIA PERSONAL VERSION Avtalsspecifikt tillägg för LAS LAS och tjänstgöringsperioder Obligatoriska fält vid nyupplägg eller ändring av anställd, om fälten användare PBM och/eller Export till PBM används Rättningar i version Aktuellt HOGIA PERSONAL NY FRÅNVAROORSAK Komplettera med Gränsvärde SKICKA LÖNESPECIFIKATION VIA E-POST Inställningar Företagsuppgifter Inställningar Anställda Skicka lönespecifikationer Skriv ut lönespecifikationer på papper Initiera utskrift via e-post för samtliga anställda med automatik 8 4 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 10 5 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG HOGIAS FÖLJEBREV? 14 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

63 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2013 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal Installerade versioner hos Advance fr.o.m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal Installerade versioner hos GIP sker något senare då testinstallation först sker. Hogia Kyrklön och Hogia Personal För eventuella frågor hänvisar vi till ansvariga för resp GIP-miljö. Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer alternativt licensnummer. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2013_6_

64 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2013 Sid: 3 2 Nyheter i version Hogia Kyrklön version Fler kontroller i Anställda Om du på PA-fliken i rutin Anställda markerar rutan Användare PBM/Medarbetare registrerar sina avvikelser och tid på webben kontrollerar programmet att det finns nödvändiga uppgifter i fälten Anställningsnummer, Namn, E-post och Personnummer. Om det finns ett registreringsnummer angivet på fliken för bilförmån görs även en kontroll av att Modell, Drivmedel och Typ av drivmedel finns registrerat på den anställde. Om man försöker spara en person markerad som Användare PBM och som saknar någon av dessa uppgifter får man ett meddelande som talar om vilken uppgift som saknas Rättningar och åtgärder Utlandsbetalning via Swedbank Enligt EU-standard ska transaktionskostnaden fördelas jämnt mellan avsändare och mottagare. Det sätts en debiteringskod i filen som styr detta. Vid utlandsbetalning via Swedbank följde inte debiteringskoden EUstandard. Det är nu åtgärdat Rehabiliteringslista kan kopplas till rapportprofil Nu finns möjlighet att koppla rehabiliteringslista till en rapportprofil. 2.2 Hogia Personal version Avtalsspecifikt tillägg för LAS Med höstversionen har vi byggt ut vår LAS-hantering med ett avtalsspecifikt tillägg för bl.a. Svenska kyrkan. Tillägget är framtaget för att minska användandet av stapelbara anställningsperioder och innebär följande. Om anställningsformerna vikariat och visstid tillsammans uppgår till mer än 3 år inom en 5 årsperiod, så ges den anställde rätt till tillsvidare anställning. Detta är ett tillägg för bl.a. Svenska kyrkan till gällande LAS, så för rådande konverteringsregler, se nedan.

65 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2013 Sid: 4 Konverteringsregler: Om den anställdes allmänna visstidsanställning passerar 2 år inom en 5 årsperiod, så ges den anställde rätt till tillsvidare anställning. Om den anställdes vikariat passerar 2 år inom en 5 årsperiod, så ges den anställde rätt till tillsvidare anställning. Under menyalternativ Register/Kodregister/Kodregister och flik Anställningsform finns kryssrutan, Avtalsspecifikt tillägg till LAS 5 : Om arbetstagaren haft såväl allm visstidsanst. som vikariat övergår anställningen till en tillsvidare anställning. Om ert kollektivavtal stödjer något av dessa avtal så kan ni markera kryssrutan och fönster Avtalsspecifikt tillägg till LAS5 öppnas. Här anger ni Kvalgräns och Kvalperiod i dagar och trycker på knappen Spara, se bild nedan. Därmed tas hänsyn till avtalsspecifikt tillägg för bl.a. Vård, Omsorg och Kyrkan, när ni använder Hogia Personals LAS-hantering under menyalternativ Analys/LAS LAS och tjänstgöringsperioder Med höstversionen så kan ni som använder tjänstgöringsperioder för era intermittent anställda, markera kryssrutan Ta hänsyn till LAS 3 (dvs. återanställning på ny arbetsgivarkod inom koncern), som ni hittar under menyalternativ Analys/LAS. Tjänstgöringsperiod kan användas som del av indata vid LAS-beräkning under menyalternativ Analys/LAS. Hogia Personal kontrollerar importerad tjänstgöringsperiod mot anställningsnumrets anställning dvs. vilken arbetsgivarkod som anställningsnumret ligger på. Hogia Personal kontrollerar arbetsgivarkoden enligt följande: 1. Om importerad tjänstgöringsperiod ligger inom den anställdes anställningsperiod, så läggs arbetsgivarkod på tjänstgöringsperioden av Hogia Personal. 2. Om importerad tjänstgöringsperiod ligger inom två olika anställningsperioder, så används arbetsgivarkoden från den "första" anställningsperioden på hela tjänstgöringsperioden av Hogia Personal. Dvs. har jag en tjänstgöringsperiod som sträcker sig från till och min första anställningsperiod avslutas den sista januari 2013 och den andra anställningsperioden påbörjas den första februari 2013, så läggs hela tjänstgöringsperioden på den första anställningsperioden som täcker januari månad Obligatoriska fält vid nyupplägg eller ändring av anställd, om fälten användare PBM och/eller Export till PBM används För att förbättra flödet från våra Windows produkter till våra Webbprodukter så har vi valt att utöka antal obligatoriska fält i anställdaregistret. Fältet E-post läggs som obligatoriskt om fältet Användare PBM är markerat, när jag lägger upp ny eller ändrar befintlig anställd. Fältet Yrkeskat, dvs. Befattning, läggs som obligatoriskt om fältet Exportera till PBM är markerat, när jag lägger upp ny eller ändrar befintlig anställd.

66 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2013 Sid: 5 I registervården under menyalternativ Register/Registervården har vi lagt till funktionen Lista anställda för export till PBM som saknar obligatoriska uppgifter. Här listas de anställda som saknar någon uppgifter gällande fälten: Personnummer, Namn, Anställningsnummer, Anställningsdatum, Företag och E-post och Befattning. Den post som saknas visas med värde blankt Rättningar i version 13.3 Felmeddelande under menyalternativ Analys/LAS Om jag utfört någon form av import från HogiaLön Plus och sedan valde att arbeta med LAShanteringen under menyalternativ Analys/LAS, så kunde felmeddelande Kunde inte stänga lönedatabasen ges. Detta har korrigerats. Byte av default media under menyalternativ Arkiv/Uppdatera lön/pa Om jag under menyalternativ Arkiv/Uppdatera lön/pa valde att byta mall, så ändrades default media med automatik till alternativ fil. Detta har korrigerats och nu läggs databas som default media.

67 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2013 Sid: 6 3 Aktuellt 3.1 Hogia Personal ny frånvaroorsak Vi behöver komplettera med ytterligare en Frånvaroorsak i Hogia Personal. Det gäller de fall då anställd har gått på föräldraledighet och fortsätter att vara föräldraledig för samma barn nästföljande arbetsår. Programmet räknar på 120 dagar per arbetsår vilket blir fel beräkning år 2 på uppehållslönen. För att hantera detta behövs en ny Frånvaroorsak och Gränsvärde där den inte räknas med Komplettera med Gränsvärde Gå in under Arkiv Frånvaroorsaker administration fliken Gränsvärden. Klicka på och registrera enligt exemplet och klicka på. Notera särskilt att båda gränsvärdena skall vara 0. Byt därefter till fliken Orsaker. Klicka på och registrera enligt exemplet och klicka på. Orsaken kan styras till samma avvikelseart som Föräldraledighet hel mån för där håller Kyrklön koll på antalet dagar förutsatt att användaren har registrerat rätt barn på ledigheten. 3.2 Skicka lönespecifikation via e-post Flera användare har förhört sig om möjligheten att skicka ut lönespecifikationer till anställda via e-post. Mer information finner du på Kundtorgets FAQ-frågor. I Hogia Kyrklön finns det möjlighet att skicka lönespecifikationerna till de anställda via e-post. För att du ska kunna skicka ut lönespecifikationer per e-post måste du först göra vissa inställningar i programmet Inställningar Företagsuppgifter Gå in under Arkiv - Företagsuppgifter och ange företagets e-post adress och servernamn för utgående post. Du får ta hjälp av er ITtekniker om du inte känner till servernamnet.

68 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2013 Sid: Inställningar Anställda Därefter går du igenom och anger du e-post adress för resp anställd. Du finner uppgiften under Register - Anställda fliken Allmänt Byt till fliken PA och bocka för Får lönespecifikation via E-post. Detta moment kan du göra för samtliga anställda på en gång. För mer information, se pkt nedan Skicka lönespecifikationer Gå in under Analys - Rapporter och välj Lönespecifikation. Vid Blankettyp ange E-post Klicka på och bocka för markeringen Markerade för e-post Har du lagt in e-post adress i företagsuppgifter kommer den per automatik till Rapporter - Lönespecifikation - Inställningar: När du skapar lönespecifikation genom att ta fram den på bildskärm eller skrivare får du upp knappen E-posthantering

69 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2013 Sid: 8 När du klickar på E-posthantering får du upp en dialogruta där du har möjlighet att skriva ytterligare text till den anställde i fältet Meddelande. Här kan du även skriva Avsändare om det är annan person än den som finns angiven under Arkiv Företagsuppgifter Du kan även välja att sända lönespecifikationerna via Microsoft Outlook. Då vissa e-post-leverantörer numera spärrat ut port 25, som vanligen används för mail, kan du ange annan port i fältet Port. Kräver e-postleverantören dessutom inloggningsuppgifter för autentisering, finns det möjlighet att ange dessa i fälten Användare och Lösenord. Tag hjälp av er IT-tekniker om du är osäker. En loggfil skapas från vilken du kan se om allting fungerat korrekt Skriv ut lönespecifikationer på papper Gå in under Analys - Rapporter och välj Lönespecifikation. Vid Blankettyp ange något av pappersalternativen, t ex A4 Grafisk. Klicka på och ta bort bocken för markeringen Markerade för e-post. Därefter kan du skriva ut lönespecifikationerna på skrivare Initiera utskrift via e-post för samtliga anställda med automatik Om du vill kan du bocka för att samtliga anställda som har e-postadress registrerad skall ha lönespecifikation via E-post utan att gå igenom anställd för anställd i registret. Ta först en säkerhetskopia. Om du inte är behörig så förvissa dig om att det finns en aktuell kopia. Gå in under Register-Registervård. Klicka på SQL-knappen.

70 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2013 Sid: 9 Du väljer SQL-satsen Markera Får lönespec under rullgardinen, klickar på bocken och slutligen på. Nu har samtliga anställda som har e-postadress angivet i Anställdaregistret fått bock i fältet Får lönespecifikation via e-post.

74 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2013 Sid: Hur kontaktar jag Hogias support? När du kontaktar Hogia skall du knappa in ditt licensnummer. Det gäller såväl vid support via telefon som då du loggar in på Kundtorget för att få hjälp. Ditt licensnummer hittar du på Kundtorget (se pkt 1.1 ovan). När du är inloggad kan du gå in under KONTAKTA OSS. Använd gärna den funktionen och uppge ditt ärende eller fråga i meddelande rutan när du vill komma i kontakt med supporten.

76 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 7/2013 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt FÖRBERED ÅRSSKIFTET CSR-förfrågan SCB-rapporteringen AFA-rapporteringen Stäm av arbetsgivardeklarationen HANTERING AV UTLÄNDSKA ARTISTER M M A-SINK 8 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 11 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 15 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

77 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2013 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal Installerade versioner hos Advance fr.o.m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal Installerade versioner hos GIP sker något senare då testinstallation först sker. Hogia Kyrklön och Hogia Personal För eventuella frågor hänvisar vi till ansvariga för resp GIP-miljö. Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2013_7_

78 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2013 Sid: 3 2 Aktuellt 2.1 Förbered årsskiftet Vi närmar oss årsskiftet och det är därför hög tid att börja planera för detta. För att underlätta arbetet kan du redan nu göra en del förberedande arbete CSR-förfrågan Som du säkert känner till har Skatteverket en rad e-tjänster. En av dessa innebär att arbetsgivaren kan skicka in och hämta svaret på sin CSR-förfrågan via Internet. För att kunna använda e-tjänsten krävs att en e- legitimation. Om du inte redan skaffat e-legitimation så rekommenderar vi att du gör det nu. Mer information om e-legitimation finner du på; 1.html Notera särskilt att när du numera gör CSR-förfrågan via internet, så behöver du inte längre göra detta senast vecka 46. Du kan lugnt vänta med detta till lämplig tidpunkt närmare eller strax efter årsskiftet SCB-rapporteringen Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Om du har sparat en rapportmall från tidigare kan du klicka på Om det inte finns någon sparad mall så lägger du enkelt upp en. Vid Sortering, ange Urvalskategori, Anställningsnummer och begär Skriv ut anställda som slutat Ange en titel på rapporten, t ex SCBrapporteras. I högra bildhalvan väljer du ut fälten Anställningsnummer (nr 1) och Namn (nr 2) samt fält 3-7 enligt exemplet här till intill. Klicka därefter på och namnsätt den, så att rapporten sparas och kan skrivas ut igen. Klicka på för att begära ut rapporten antingen på skrivare eller bildskärm. För att skriva ut rapporten måste du först välja utskriftsformat. Välj liggande A4. Kontrollera att det står en 1:a under rubriken Rapporteras för de som skall komma med i rapporten till SCB och en 0:a på övriga. och välja titeln SCB rapporteras.

79 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2013 Sid: 4

80 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2013 Sid: 5 Behöver du ändra på någon eller några anställda, gör du det under Register Anställda, fliken Kyrklön. I den övre delen av bilden finner du de uppgifter som skall vara ifyllda för alla anställda som redovisas i statistiken. För anställda som skall rapporteras, se till att bocken är markerad vid Skall ingå i SCB-statistiken. Ändra och komplettera uppgifterna om löneform, förvaltningsgren och BSF-kod för nyanställda och anställda som bytt tjänst under året och tryck därefter. För anställd som har BSF-kod som slutar på 99 skall även befattningen specificeras. Ange dess fyrställiga kod vid Befattningskod och fyll i Befattningen vid Befattningstext. Godkända koder återfinns i de instruktioner som SCB distribuerar till alla förvaltningar.

81 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2013 Sid: AFA-rapporteringen Även här kan det vara lämpligt att skapa en egen rapport för att kontrollera att samtliga som skall rapporteras är markerade antingen som Arbetare eller Tjänsteman. Vi har tidigare informerat om att alla anställda inom Svenska kyrkan skall rapporteras som tjänstemän till AFA. Denna uppgift används emellertid även för rapportering av Konjunkturstatistik till SCB. För att lösa detta gjordes det en ändring i programmet så att man vid rutinstart kan tala om att alla anställda skall rapporteras som tjänstemän. Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Jfr pkt ovan. Förutom anställningsnummer och namn väljer du att bocka för fältet AFA (under rubriken Statistik). AFA kan anta tre koder; A Tjänsteman, K Arbetare, I ej AFA. Börja med att gå igenom och kontrollera informationen i anställda registret. Gå in under Register Anställda... klicka på och välj fliken Utbetalning/försäkring. Anställda som skall rapporteras till AFA skall markeras vid AFA som Arbetare eller Tjänsteman. Om personen inte skall ingå i AFA-rapporten markerar du ej AFA. Gå igenom anställd för anställd genom att klicka på Stäm av arbetsgivardeklarationen Som vi brukar påpeka vid årsavslutskonferenserna så rekommenderar vi att arbetsgivardeklarationen stäms av varje månad mot ackumulatorerna. Skatteverket jämför arbetsgivardeklarationerna du lämnat in under året med kontrolluppgifterna du skickar in vid årsskiftet. Kom ihåg att det är de inskickade arbetsgivardeklarationerna som Skatteverket har som underlag. Arbetsgivardeklarationerna finns ackumulerade för hela året och det är den du inledningsvis tar ut vid avstämningsarbetet. Du finner den under Rapporter - Arbetsgivardeklaration och välj där att ta ut den för hela 2013.

82 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2013 Sid: 7 För att få fram värdet i ackumulatorerna går du till Analys Ackumulatorvärden. Ange önskad ackumulator som du vill se summerad. I exemplet till vänster har vi valt 111 Kontant bruttolön och längst ned i mitten av bilden visas summan. De uppgifter som främst skall kontrolleras vid avstämningsarbete är avdragen skatt, bruttolön och förmåner. Ackumulatorernas nummer redovisas nedan. Skriv ut en lista för respektive ackumulator genom att klicka på. Avdragen skatt finner du i ruta 88 på arbetsgivardeklarationen. Den skall stämmas av mot värdet i ackumulator 101 Avdragen prel skatt. I denna avstämning finns inga naturliga differenser utan värdena skall vara exakt lika. Bruttolön utom förmåner finner du i ruta 50 på skattedeklarationen. Den skall stämmas av mot värdet i ackumulator 111 Kontant bruttolön. Beloppet är de ersättningar som företaget betalat arbetsgivareavgift på under året. Notera särskilt att de anställda som tjänat under kr är inkluderade i ackumulatorn men att dessa inte finns med på ruta 50. Det gäller även anställda som är födda 1937 eller tidigare. Detta är alltså helt naturliga differenser. Du kan använda dig av rapporten Specifikation till Arbetsgivardeklaration för hela år Där redovisas en informationsrad för de personer som tjänat under kr. Sist i denna rapport specificeras även de anställda som är födda 1937 eller tidigare.

83 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2013 Sid: 8 I Analys-Ackumulatorvärden, kan man numera slå samman flera ackumulatorer. I ruta 51 på arbetsgivardeklarationen redovisas Skattepliktiga förmåner. Denna skall stämmas av mot värdet i följande ackumulatorer: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån Även här kan det förekomma naturliga differenser. Den ena naturliga differensen är att även anställda som är födda 1937 eller tidigare finns med i ackumulatorn men inte i ruta 51. Den andra naturliga differensen är att löneart 367 drivmedelsförmån 20% som summeras till ack 118 ej ingår i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen eftersom den anställde betalar skatt på förmånen men arbetsgivaren ej betalar arbetsgivaravgift på beloppet. 2.2 Hantering av utländska artister m m A-SINK Fr o m 1 januari 2012 gäller ny lagstiftning som innebär att bestämmelserna om redovisning och betalning av särskild inkomstskatt för utomlands bosatta artister m fl ändrades. Den nya lagen innebar i korthet att; Den särskilda inkomstskatten för utomlands bosatta artister m fl (15%) skall redovisas tillsammans med annan avdragen skatt för anställda och arbetsgivaravgift i arbetsgivardeklarationen. Den redovisning som tidigare lämnades till Skatteverket, Ludvikakontoret ersattes av en bilaga till arbetsgivardeklarationen. Denna bilaga lämnas till Ludvikakontoret. Bilagan innefattar alla de kontrolluppgifter som krävs. Därmed skall inte längre någon kontrolluppgift KU14 lämnas till den anställde. A-SINK är en definitiv skatt vilket innebär att den som tar emot ersättningen inte skall lämna någon inkomstdeklaration. Information om detta lämnades i nyhetsbrev 2012/4 men vi får löpande en hel del förfrågningar om hur dessa skall hanteras. Vi rekommenderar att arvode utbetalas med löneart 278 Arvode A-sink. Om du inte redan har den upplagd i löneartsregistret så görs detta enligt nedan.

84 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2013 Sid: 9 I Hogia Kyrklön gå in under Register Lönearter och registrera en ny löneart. Klicka på. Du kan med fördel kopiera löneart 277. Endast benämningen och kommentaren behöver ändras. Registrera även kommentaren under fliken Allmänt. Kommentar: Lönearten används för utbetalning av arvode till utomlands bosatt (t ex artist, föreläsare etc) där arbetsgivareavgift skall betalas. Skatteavdrag görs med 15% (A-SINK tillämpas). Saknas personnummer måste samordningsnummer inhämtas. Redovisning sker i särskild bilaga till Skattekontoret i Ludvika. Kontrolluppgift lämnas ej för den anställde. Om personen inte är eller har varit folkbokförd i Sverige saknas ett svenska personnummer. Då måste ett samordningsnummer inhämtas från Skatteverket. Det sker enklast genom att ladda ned en särskild blankett från Skatteverkets hemsida. Klicka på länken Fyll i blanketten och skicka in den till Skatteverket i Ludvika. Notera särskilt att kopia på identitetshandlingar skall bifogas. När du fått besked om samordningsnumret från Skatteverket gå in i Hogia Personal och registrera personen. Gå in under Register Personer och registrera personen. Vid Personnummer anges samordningsnumret (som liknar ett personnummer). Vid Födelsedatum anges samma nummer men datumet skall vara I exemplet här till höger anges Personnummer och i Födelsedatum

85 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2013 Sid: 10 Komplettera därefter uppgifterna i Hogia Kyrklön enligt nedan. När personen registreras i anställdaregistret anges Sidoinkomst 15% under fliken Allmänt. Under fliken Statistik m m markeras Ej kontrolluppgift.

89 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2013 Sid: Hur kontaktar jag Hogias support? När du kontaktar Hogia skall du knappa in ditt licensnummer. Det gäller såväl vid support via telefon som då du loggar in på Kundtorget för att få hjälp. Ditt licensnummer hittar du på Kundtorget (se pkt 1.1 ovan). När du är inloggad kan du gå in under KONTAKTA OSS. Använd gärna den funktionen och uppge ditt ärende eller fråga i meddelanderutan när du vill komma i kontakt med supporten.

90 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2013 Sid: Hur får vi aktuell information om Hogia Kyrklön? RSS är en funktion i Hogia Kyrklön som vi använder för att snabbt nå ut till våra användare. 4.4 Var finner jag svar på mina frågor? Om du har frågor om Hogia Kyrklön kan du med fördel besöka kundsidorna. Klicka på länken FRÅGOR & SVAR till vänster i bilden och skriv i ett sökord. Genom att klicka på GUIDER i menyn får du dessutom visuella steg-för-steg-instruktioner till ett antal vanliga funktioner. Längst upp till vänster i bilden kan du växla till Hogia Offentlig Personal. På motsvarande sätt finner du FRÅGOR & SVAR för den produkten.

91 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 8/2013 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt SCB-STATISTIK Kontrollera uppgifter i anställdaregistret Begär underlag för SCB-statistik Ta fram uppgift om antal säsongsanställda till SCB LAS - INSTÄLLNINGAR BRUTTOLÖNEAVDRAG PRIVAT SJUKVÅRD Bruttolöneavdrag, pensionspåverkande Exempel 12 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 13 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 17 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

92 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2013 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner: Hogia Kyrklön och Hogia Personal Installerade versioner hos Advance: Hogia Kyrklön och Hogia Personal Installerade versioner hos GIP: Hogia Kyrklön och Hogia Personal Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2013_8_

93 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2013 Sid: 3 2 Aktuellt 2.1 SCB-statistik SCB genomför på uppdrag av Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation och de fackliga organisationerna en årligen återkommande undersökning av löne- och anställningsförhållanden för personalen inom Svenska kyrkan. Statistikuppgifterna ligger till grund för den partsgemensamma lönestatistik som används som underlag vid löneförhandlingar. Årets lönestatistik skall lämnas senast den 13 december. Instruktioner gällande redovisningen finns att hämta på SCB:s hemsida, Kontrollera uppgifter i anställdaregistret Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Om du har sparat en rapportmall från tidigare så kan du klicka på och välj titeln SCB rapporteras. Om det inte finns någon sparad mall så lägger du enkelt upp en. Vid Sortering, ange Urvalskategori, Anställningsnummer och begär Skriv ut anställda som slutat Ange en titel på rapporten, t ex SCBrapporteras. I högra bildhalvan väljer du ut fälten Anställningsnummer (nr 1) och Namn (nr 2) samt fält 3-7 enligt exemplet här till intill. Klicka därefter på och namnsätt den, så att rapporten sparas och kan skrivas ut igen. Klicka på för att begära ut rapporten antingen på skrivare eller bildskärm. För att skriva ut rapporten måste du först välja utskriftsformat. Välj liggande A4. Kontrollera att det står en 1:a under rubriken Rapporteras för de som skall komma med i rapporten till SCB och en 0:a på övriga.

94 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2013 Sid: 4 Behöver du ändra på någon eller några anställda, gör du det under Register Anställda, fliken Kyrklön. I den övre delen av bilden finner du de uppgifter som skall vara ifyllda för alla anställda som redovisas i statistiken. För anställda som skall rapporteras, se till att bocken är markerad vid Skall ingå i SCB-statistiken. Ändra och komplettera uppgifterna om löneform, förvaltningsgren och BSF-kod för nyanställda och anställda som bytt tjänst under året och tryck därefter. För anställd som har BSF-kod som slutar på 99 skall även befattningen specificeras. Ange dess fyrställiga kod vid Befattningskod och fyll i Befattningen vid Befattningstext. Godkända koder redovisas på nästkommande sidor.

95 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2013 Sid: 5 Godkända koder Löneformer 10 Arbetstagare med månadslön 20 Arbetstagare med timlön Förvaltningskoder 0 Gemensam administration 3 Fastighetsförvaltning: Kyrko- och församlingslokaler 4 Fastighetsförvaltning: Övriga fastigheter 5 Begravnings- och serviceverksamhet 50 Kyrkogårdsadministration 51 Begravningsverksamhet enligt begravningslagen 56 Krematorium 59 Serviceverksamhet 6 Församlingsverksamhet (i huvudsak undervisning, vård och fritidsverksamhet) 60 Gemensam församlingsadministration (inklusive kyrkobokföring) 61 Gudstjänster och förrättningar (prästuppgifter) 62 Verksamhet på sjukhus och institutioner 63 Kyrkomusiker (kyrkokörer, konserter, musikaliska aktiviteter) 64 Konfirmandundervisning 65 Barnverksamhet (söndagsskola, miniorer m.m.) 66 Ungdomsverksamhet (juniorer, lägerverksamhet m.m.) 67 Vuxenverksamhet 68 Diakoni 69 Övrig församlingsverksamhet 7 Stift 71 Egendomsnämnden BSF-koder Församlings- och främjandeuppgifter Pedagogiska uppgifter m.m Församlingspedagog 1102 Förskollärare 1103 Förskollärare/föreståndare 1104 Assistent i församlingsarbete/tjänstebiträde 1105 Fritids/ungdomsledare 1106 Barntimmeledare/barnskötare 1107 Konsulent på stifts-/nationell nivå 1108 Familjerådgivare/terapeut 1199 Annan arbetstagare med pedagogiska, kurativa eller terapeutiska uppgifter Diakoniuppgifter 1201 Församlingsdiakon 1202 Församlingsdiakon/arbetsledare 1203 Sjukhusdiakon 1204 Stiftsdiakon 1299 Diakon med annan specialuppgift Prästuppgifter 1301 Kyrkoherde 1302 Komminister 1303 Komminister/arbetsledare 1304 Sjukhuspräst 1305 Biskop 1306 Domprost 1307 Stiftsadjunkt 1308 Stiftsadjunkt/arbetsledare 1309 Kontraktsadjunkt 1310 Pastorsadjunkt 1399 Präst med annan specialuppgift Kyrkomusikaliska uppgifter 1401 Kantor 1402 Organist Servicetekniska uppgifter 2301 Kyrkvaktmästare 2302 Kyrkogårdsarbetare 2303 Församlingshemsvärd/husmor 2304 Städare 2305 Krematorievaktmästare 2306 Skogsarbetare 2307 Fastighetsskötare 2308 Maskinreparatör 2309 Hantverkare 2310 Ekonomibiträde 2399 Annan arbetstagare med servicetekniska uppgifter Chefsuppgifter 2401 Chef inom kyrkogårdsförvaltningen 2402 Chef inom fastighetsförvaltning 2499 Annan arbetstagare med chefsuppgifter inom förvaltningsomr. Administrativa uppgifter Specialist/handläggaruppgifter 3101 Kamrer/ekonom 3102 Utredare 3103 Annan utredare/specialist inom förvaltningsområdet 3104 HR-specialist 3105 Stiftsjägmästare 3106 Stiftsjurist/motsvarande 3107 Informatör 3108 IT-tekniker 3109 IT-samordnare 3199 Annan arbetstagare inom förvaltningsområdet Assisterande uppgifter 3201 Assistent 3202 Löneassistent 3203 Ekonomiassistent 3204 Förvaltningsassistent

96 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2013 Sid: Domkyrkoorganist 1499 Annan arbetstagare med kyrkomusikaliska uppgifter Uppgifter inom mark- och fastighetsförvaltning Specialistuppgifter 2101 Trädgårdsingenjör 2102 Fastighetsförvaltare/-tekniker 2199 Annan specialist inom mark- och fastighetsområdet Arbetsledande uppgifter 2201 Kyrkogårdsföreståndare 2202 Arbetsledare 2203 Krematoriemästare/-föreståndare 2204 Skogsvaktare 2299 Förman/Annan arbetsledare 3205 Informationsassistent 3206 Kontorsvaktmästare 3207 Kyrkobokföringsassistent 3299 Annan arbetstagare inom förvaltningsområdet Chefsuppgifter 3301 Kanslichef/verksamhetschef 3302 Kyrkokamrer 3303 Avdelnings-/enhetschef 3399 Annan chef inom förvaltningsområdet Befattningskoder (förkortad version av SCB) Dessa koder ska anges för att precisera befattningen då BSF-koden slutar på 99. Befattningstext Bef.Kod Befattningstext Bef.Kod Administratör 2531 Konsulent 7250 Antikvarie 2320 Kulturhandläggare 2274 Arkivarie 2321 Kurator 3303 Arkivassistent 2352 Kyrkogårdstekniker 7096 Assistent i sjukhuskyrkan 8938 Körledare 2837 Bibliotekarie 2230 Lärare 2995 Biblioteksassistent 2282 Pedagog 2112 Boendestödjare 3996 Personaladministratör 9152 Chaufför 7651 Projektanställd 0429 Dataansvarig 0947 Projektledare 0715 Diakon med annan spec.uppg Präst med annan spec.uppg Diakoniassistent 8903 Psykolog 1300 Flyktingsamordare 3252 Receptionist 9564 Föreståndare 8040 Redaktör 9189 Förman 6600 Sekreterare 0090 Församlingsmedhjälpare 8935 Serveringsbiträde 8149 Församlingsmusiker 8916 Sjuksköterska 1137 Grävmaskinförare 7646 Skolkonsulent 2055 Guide 2495 Tekniker 6300 Handläggare 9247 Utbildningsassistent 2065 Informatör 2496 Vakt 9929 Ingenjör 5622 Vaktmästare 9840 Inköpare 9205 Verkstadsmekaniker 7957 Jordbruksförvaltare 7151 Klockare 8908 Kock / kokerska 8135

97 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2013 Sid: Begär underlag för SCB-statistik Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Kyrklön. Markera Lönestatistik till SCB. Fyll i uppgifterna i urvalsbilden enligt exemplet till höger. Vid Statistik skrivs till anger du den katalog som filen skall hamna i. Klicka därefter på. I exemplet till höger skrivs filen till datorns lokala hårddisk. Från denna katalog skall filen sedan föras över till SCB via dess webbtjänst. Är du osäker konsulterar du systemansvarig. Fortsätt med att kontrollera uppgifterna i den efterföljande bilden. Börja med att kontrollera att rätt P-fält är angivet i rutorna vid de Fasta personuppgifterna längst upp i bilden. I övrigt anges lönearterna enligt bilden till höger förutsatt att du använder löneartsförteckning i Svenska kyrkans grundregister. Även löneart 226 Kyrkoherdevikariat kan vara aktuellt här. Det förutsätter dock att vikariatet omfattar en längre tid (½-1 år) än de upp till 3 månader som föreskrivs i avtalet. Exempel på tillägg som inte finns i grundregistret är Prosttillägg, som inte finns formellt i avtalet men som betalas ut i vissa stift till kontraktsprost. Lönearter för frånvaro som skall minska schemalagd arbetstid , 311, , , , , , , , , 565, 600 Notera särskilt att vid lönearter som avser Övriga tillägg tillkommer i år löneart 283 Lägerersättning, helg. Klicka därefter på.

98 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2013 Sid: 8 Om en tidigare producerad statistikfil redan finns på anvisad plats, erhålls ett meddelande och du får klicka på. Du får därefter upp ett meddelande som visar att filen KyrkSCB.txt skapats och att den finns i önskad katalog. Verifiera detta genom att klicka. SCB-statistiken skrivs ut och redovisas i enlighet med gängse kolumnindelning. Mer information om hur resp kolumn beräknats finner du i slutet av detta avsnitt. Avslutningsvis skrivs ett sammandrag ut med totaler per kolumn Ta fram uppgift om antal säsongsanställda till SCB SCB begär även in uppgifter om antalet säsongsanställda (för stiften skall istället en fråga om antal skogsarbetare besvaras). Notera särskilt att ferieanställda inte skall rapporteras till SCB. Även denna rapportering sker via webben. För att ta fram dessa uppgifter kan urvalsfunktionen i Hogia Personal med fördel användas.

99 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2013 Sid: 9 Gå in under Analys Rapporter eller Klicka på Klicka på i meny-raden. Fler urval Om du har sparat ett urval från tidigare år så kan du klicka på och välj titeln Säsongsanställda Klicka därefter på. Om det inte finns någon sparad mall så lägger du enkelt upp en. Klicka på vid Anställningsform Välj Säsong och klicka på. Om du inte redan sparat urvalet så kan det vara bra att spara till nästkommande år. Klicka på och anger ett mallnamn enligt exemplet till höger. Om mallen endast skall användas av dig själv sätter du en bock vid Personlig. Klicka därefter på. Markera fliken Lön/Förmån. Välj rapporten Person/Anst/Förmån/PA+/LAS

100 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2013 Sid: 10 Om du sparade rapportmallen vid föregående rapportering så kan du nu enkelt hämta upp den igen. Klicka på och välj mallen enligt exemplet till höger. Klicka därefter på. Fyll i bilden enligt exemplet till höger. Förutom fält 2-5 enligt bilden väljs även 1. Namn. Vid Datum anges när säsongen startade och slutade. Räkna samman antalet anställda i listan. Kontrollera om någon eller några säsongsanställda är deltidsanställda. Använd den som underlag vid rapportering via webben. När filen är framtagen skall den levereras till SCB. Leverans sker via den webbaserade rutinen. Beskrivning av denna finner du i separat dokumentation. 2.2 LAS - Inställningar Vi får många frågor om LAS-funktionen i Hogia Personal. Det gäller ofta vilka kvalificeringsgränser som gäller för de olika Anställningsformerna. Nedanstående tabell styr detta. Du finner den under Register Kodregister Kodregister fliken Anställningsform. I Nyhetsbrev 6/2013 pkt 2.2 Hogia Personal version 13.3 fanns information om en nya funktioner. Det gällde bl a att LAS-hanteringen byggts ut med ett avtalsspecifikt tillägg för bl.a. Svenska kyrkan. Tillägget är framtaget för att minska användandet av stapelbara anställningsperioder.

101 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2013 Sid: Bruttolöneavdrag privat sjukvård En arbetsgivare har rätt att bekosta privat sjukvård för sina anställda. Med privat menas vård som inte är offentligt finansierad. En sådan förmån är skattefri för arbetstagaren. Arbetsgivaren har exempelvis möjlighet att betala för en synkorrigerande operation hos en privat läkare eller ett privat sjukhus utan att den anställde beskattas för denna förmån om vården inte är offentligt finansierad. Det finns inget som hindrar att arbetsgivaren efter överenskommelse med den anställde gör ett bruttolöneavdrag på dennes lön för att kompensera för kostnaden. Observera att offentligt finansierad vård kan bedrivas i både privat och offentlig regi. Det är därför viktigt att ta reda på vad som gäller för den aktuella behandlingen. Denna typ av uppgörelse innebär ekonomiska fördelar för båda parter då bruttolöneavdraget leder till lägre skatt för den anställde och lägre sociala avgifter för arbetsgivaren Bruttolöneavdrag, pensionspåverkande För att hantera ett bruttolöneavdrag finns det redan nu en löneart 698. Den kan användas förutsatt att den anställdes pensionsunderlag inte skall påverkas av löneväxlingen. Enligt Kyrkanspensionskassa innebär dock detta upplägg att bruttolöneavdraget skall minska den anställdes pensiongrundande lön. Därmed behöver vi lägga till en ny löneart. Registrera den nya lönearten. Gå in under Register Lönearter... och klicka på. Du kan med fördel kopiera löneart 698. Ge lönearten nr 697. Vid Namn ändras löneartens benämningen till Bruttolöneavdrag, pensionspåv. Vid Frivillig (belopp) anges ackumulator 999.

102 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2013 Sid: Exempel En synkorrigerande operation kostar kr som skall bekostas av arbetsgivare som i sin tur gör bruttolöneavdrag på den anställdes lön med kr per månad. Den anställdes månadslön är kr skattetabell 33 kolumn 1 gäller. Nettolönen blir = kr. Arbetsgivaren betalar arbetsgivareavgift med 31,42% = kr + avtalsenliga sociala avgifter med 7,6 % (enligt prognosen för 2014) = kr Totalt: kr. Genom att sänka bruttolönen med kr per månad blir nettolönen = = kr. Arbetsgivaren betalar arbetsgivareavgift med 31,42% = kr + avtalsenliga sociala avgifter med 7,6 % (enligt prognosen för 2014) = kr Totalt: kr. Det innebär att arbetsgivaren gör en besparing på = kr per månad och dessutom drar kr för den anställde Totalt: kr per månad. Effekten för den anställde blir alltså att denne betalar netto kr per månad ( kr).

106 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2013 Sid: Hur kontaktar jag Hogias support? När du kontaktar Hogia skall du knappa in ditt licensnummer. Det gäller såväl vid support via telefon som då du loggar in på Kundtorget för att få hjälp. Ditt licensnummer hittar du på Kundtorget (se pkt 1.1 ovan). När du är inloggad kan du gå in under KONTAKTA OSS. Använd gärna den funktionen och uppge ditt ärende eller fråga i meddelanderutan när du vill komma i kontakt med supporten. 4.3 Hur får vi aktuell information om Hogia Kyrklön? RSS är en funktion i Hogia Kyrklön som vi använder för att snabbt nå ut till våra användare.

107 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2013 Sid: Var finner jag svar på mina frågor? Om du har frågor om Hogia Kyrklön kan du med fördel besöka kundsidorna. Klicka på länken FRÅGOR & SVAR till vänster i bilden och skriv i ett sökord. Genom att klicka på GUIDER i menyn får du dessutom visuella steg-för-steg-instruktioner till ett antal vanliga funktioner. Längst upp till vänster i bilden kan du växla till Hogia Offentlig Personal. På motsvarande sätt finner du FRÅGOR & SVAR för den produkten.

108 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 9/2013 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt LÄGG UPP DATABAS FÖR NYTT KALENDERÅR UPPDATERA ARBETSTIDSSCHEMAT ÅRSUPPDATERA ARBETSTIDSSCHEMAT I AVENY TIDREDOVISNING NY ORGANISATION Ändra företagsuppgifter Ändra inställningar för export Byt logotype ÄNDRA STYRTABELLEN FÖR AVTALSENLIGA LÖNEKOSTNADSPÅSLAG 8 3 Registervård ÄNDRADE BELOPP OCH PROCENTSATSER RELATERAD TILL SVENSKA KYRKANS AVTAL ÄNDRADE LAGSTADGADE BELOPP RENSA BORT ANSTÄLLDA SOM SLUTAT RENSA BORT INAKTUELLA ARBETSSCHEMAN 11 4 Nya programversioner HOGIA KYRKLÖN VERSION HOGIA KYRKLÖN VERSION Kontrolluppgifter för inkomstår Anställda fliken Statistik Skapa register för kontrolluppgifter Ändra/komplettera Utskrift kontrolluppgifter Utskrift Summeringsunderlag Rättningar och åtgärder: Bilfil Fler kontroller i Anställda Löneberedningen HOGIA PERSONAL VERSION HOGIA PERSONAL VERSION Nya kodregister och utökat antal fria textfält Rättningar i version Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 17 6 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 21 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

109 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2013 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr o m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal 14.1.x Installerade versioner hos Advance fr o m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal 14.1.x Installerade versioner hos GIP fr o m (preliminärt): Hogia Kyrklön och Hogia Personal 14.1.x Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen.

110 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2013 Sid: 3 Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2013_9_ Aktuellt Eftersom lönedatabasen är årsbaserad skall en ny databas skapas för varje nytt kalender år. Detta moment utförs dessutom för vart och ett av de företag som man hanterar lön för. Notera särskilt att det krävs s k administratörsrättigheter för att kunna göra detta. Är du osäker rådgör du med systemansvarig och förbered detta i god tid. Handledning finns på Hogias kundtorg. 2.1 Lägg upp databas för nytt kalenderår Gå in under Arkiv och välj Nytt kalenderår... Av bilden till höger framgår att rutinen genomför tre olika steg. Kontrollera särskilt att en säkerhetskopia finns innan du klickar på för att fortsätta. Starta rutinen genom att klicka på. Du kan nu följa hur de olika stegen fortlöper för att skapa en databas för det nya verksamhetsåret. Programmet avslutar med att döpa om databasen för det gamla verksamhetsåret. Namnet är det samma men kompletteras med att det inom parantes skrivs vilket år den avser. Se exemplet till höger. Klicka på för att avsluta. Föregående år: Övningsföretaget_Kyrkan(2013) Upprepa proceduren för vart och ett av de företag du kör. 2.2 Uppdatera arbetstidsschemat Innan du kan börja använda löneberedningsrutinen för innevarande år är det viktigt att arbetsschemat som avser röda helgdagar och aftnar kompletteras med dagar för år Dessa kan antingen registreras manuellt eller importerar du en textfil. För att importera arbetstidsschemat börjar du med att hämta denna från Eniacs hemsida Du finner den under KUNDSIDORNA. Du behöver alltså logga in med kundnummer och lösenord. Välj Dokumentation till vänster i bilden och högerklicka på länken Röda helgdagar och aftnar Välj Spara mål som och ange önskad katalog som filen skall

111 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2013 Sid: 4 importeras från i Hogia Kyrklön. När du laddat hem filen går du in under Arkiv Import och väljer Arbetsschema... Markera filen Roda_helgdagar_aftnar_2014.txt och klicka på. När importen sker visas en logg med information om vilka röda dagar och aftnar som importerats till schema 10. För att registrera dagarna manuellt, går du in under Register och väljer Arbetsschema... Dubbelklicka på schema 10 Röda helgdagar och aftnar. Dra ned rullningslisten till höger i bilden till slutet av tabellen och positionera markören till slutet av fälten Nyårsafton (sista datumet 2013). Klicka på Enter-tangenten så öppnas en ny rad. Lägg därefter in årets röda dagar. När du registrerat alla röda helgdagar och arbetsfria dagar, avslutar du med att klicka på. 2.3 Årsuppdatera arbetstidsschemat i Aveny Tidredovisning Om ni använder Aveny Tidredovisning skall du lägga upp nya scheman för år Eftersom tidrapportering normalt sett sker löpande via tidstämpling så måste detta göras före årsskiftet. För varje schema finns det möjlighet att registrera lediga och avkortade dagar. Dessa kan med fördel registreras på ett grundschema som sedan används av övriga scheman. Om någon av följande dagar är

112 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2013 Sid: 5 noterade som lediga eller avkortade dagar skall en justering göras, Dag före midsommarafton, Dag före julafton, Dag före nyårsafton. Det är också viktigt att se över och uppdatera lediga och avkortade dagar innan årsuppdateringen körs. Starta rutinen Schema. Klicka på fliken Grunddata. Om du på något schema hittar datumet för ovan angivna dagar före afton så skall du stryka datumet som är markerat i exemplet till höger och istället klicka på. Då visas en ny bild där motsvarande dagar kan markeras. Se exemplet nedan. Starta rutinen Schema. Markera samtliga scheman i innehållsfliken enligt exemplet till höger. När rutinen startas är endast det översta schemat i innehållsfliken markerat. Ställ markören på det nedersta, håll ned shift-tangenten och klicka på vänster musknapp. Klicka på knappen, ange år 2014 i den efterföljande bilden och markera Enligt urval som i exemplet och klicka på. utifrån registrerade grunddata, läggs nu nya årsscheman upp för samtliga i innehållsfliken markerade scheman.

113 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2013 Sid: Ny organisation I samband med årsskiftet kommer ett antal indelningsändringar att göras inom Svenska kyrkan. Församlingar och samfälligheter byter namn till pastorat. Genom sammanläggningar kommer även vissa enheter att få nya organisationsnummer. Eftersom Hogia Kyrklön arbetar med årsbaserade databaser är det enkelt att bara byta företagsnamn och organisationsnummer. Möjligtvis kan komplettering med ytterligare anställda bli aktuellt. Databasen i Hogia Personal är inte årsbaserad. Här rekommenderar vi att namnet och i förekommande fall organisationsnumret ändras. För att spara historiska uppgifter om det tidigare organisationsnamnet krävs det att en ny arbetsgivarkod läggs upp samt att den tidigare avslutas. Den nya koden får läggas upp för varje medarbetare person för person. Detta ser vi som ett omständigt moment i förhållande till värdet av att spara uppgifterna Ändra företagsuppgifter Starta Hogia Kyrklön och gå in under Arkiv Företagsuppgifter Registrera det nya företagsnamnet och eventuellt nytt organisationsnummer. Klicka därefter på. Starta Hogia Personal och gå in under Register Registervård. Innan rutinen startas blir du ombedd att ta en backup innan några förändringar görs. Då det flesta inte har behörighet att ta backup är det alltså lämpligt att göra detta snarast efter en backup tagits av er driftleverantör. Klicka på att komma vidare för Vid välj funktion anges Genomgående ändring av registervärde. Vid Välj register anges Arbetsgivare. Avmarkera också bocken vid Ta bort exportbocken på Ange det nya organisationsnamnet enligt exemplet till höger, markera därefter med en bock i Ändrad. Klicka på för att genomföra ändringen.

114 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2013 Sid: 7 Gå in under Register - Företag eller klicka på. Byt till fliken Arbetsgivare. Här ändras Arbetsgivare och i förekommande fall organisationsnummer. Byt till fliken Koncern. Registrera det nya företagsnamnet vid Organisation och eventuellt nytt organisationsnummer. Du kan bortse ifrån att det gamla namnet finns kvar vid Koncern. För att ändra detta krävs en konsultinsats men eftersom uppgiften inte förkommer på några rapporter eller syns i övrigt så är det onödigt att ändra. Stäng därefter Urvalsfönstret i Hogia Personal och start om det så att de nya värdena läses in från databasen Ändra inställningar för export Eftersom arbetsgivarkoden är ändrad måste en ny koppling till löneprogrammet registreras. Gå in under Arkiv Inställningar. Byt till fliken Import/Export. Klicka därefter på. Registrera kopplingen mellan Hogia Personal och Hogia Kyrklön genom att ange arbetsgivare enligt exemplet och klicka på. Ange därefter vilken lönedatabas som kopplingen skall göras till Byt logotype Eftersom församlingar och samfälligheter fortsättningsvis blir pastorat kommer nya logotyper att gälla. Att byta logotyp görs på följande sätt. Starta Hogia Personal och gå in under Analys Rapporter eller klicka på. Klicka därefter på längst ned i bilden. Markera Visa logotype och skriv i Sökvägen till logotype-filen alternativt klicka på och markera filen i aktuell katalog. Om du inte använder logotype skall du istället markera Visa arbetsgivarnamn. Fortsätt med att starta Hogia Kyrklön och gå in under Analys Rapporter eller klicka på. Klicka därefter på längst ned i bilden. Markera Visa logotype och skriv i Sökvägen till logotype-filen alternativt klicka på och markera filen i aktuell katalog.

115 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2013 Sid: Ändra styrtabellen för avtalsenliga lönekostnadspåslag Innan bokföring påbörjas av 2014 års avtalsenliga lönekostnadspåslag behöver styrtabellen aktualiseras. Har inte denna funktion använts under 2013 så rekommenderar vi att den börjar användas från årsskiftet. Följa anvisningarna i Nyhetsbrev 11/2012 pkt Har du inte kvar nyhetsbrevet så finner du det under Kundsidorna (se pkt 5.1 nedan). För att ändra i styrtabellen, gå in under Arkiv Inställningar Välj fliken Bokföringsorder och klicka på knappen. Ändra i tabellen enligt nedan.

116 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2013 Sid: 9 Notera särskilt att tre nya lönearter tillkommit under året, 283 Lägerersättning helg och 316 Utbet av outtagen sem och 697 Bruttoavdrag pensionspåverkande. Dessa skall registreras för resp avgift i rutan Urval av lönearter. Klicka på Använd rullisten till höger och positionera till resp löneart. Tryck CTRL + vänster musknapp för att markera resp löneart i listan. Tabellens innehåll Avsättning till - här skriver du i klartext vilken avsättning det gäller. Det är avtalade avsättningar till exempelvis pensioner, försäkringar, Trygghetsfonden. %-sats ange hur många procent av löneunderlaget som ska avsättas. Födelseår from här anger du tidigaste födelseår (äldsta personer) för att omfattas av den aktuella avsättningen. Födelseår tom på motsvarande vis anger du sista födelseår (yngsta personer) för att omfattas av den aktuella avsättningen Urval av anställda ange vilka personer som ska ingå i urvalet för respektive avsättning. Klicka på och markera de anställdas avtalsområde som avsättningen gäller. När du klickat på trepunktersknappen kommer du upp en urvalsbild klicka då ytterligare en gång på trepunktersknappen vi Fler urval. Välj därefter vilket eller vilka avtalsområden som avses. Följande kan alltså förekomma KAPKL, T35, K40 och K45. Urval av lönearter Klicka på och markera de lönearter som utgör underlag för beräkning av avsättningarna. För avsättningar till FORA (inkl avgiftsbefrielseförsäkring), KPA och Trygghetsfonden anges följande löneartsintervall: , , ,289, , ,316, , , ,480, För övriga avsättningar gäller samma urvalsintervall som som vid rapportering av pensioner till PAUS. Följande intervall anges: , , ,289, , , 316, , , , ,480, , Särskild löneskatt markera vilka avsättningar som utgör underlag för särskild löneskatt. Kostnadskonto ange det kostnadskonto som ska belastas med avsättningen. Skuldkonto här anger du kontot för den upplupna avsättningen.

117 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2013 Sid: 10 3 Registervård I samband med årsskiftet görs en del förändringar i löneartsregistret. Dessutom bör inaktuella anställda och scheman rensas bort för att åstadkomma prestandaförbättringar i databasen. 3.1 Ändrade belopp och procentsatser relaterad till Svenska kyrkans avtal För anställda som inte når upp till minst 546 kr i tjänstepensionspremie sker en återbetalning av premien förutsatt att den överstiger 100 kr. Sök upp och markera löneart 290. Klicka på. Ändra kommentaren. Kommentar Denna löneart används för utbetalning av tjänstepensionspremie som överstiger 100 kr och understiger 566 kr (dvs. 1 % av 2013 års inkomstbasbelopp som är kr). Förmånsbestämd ålderspension (FÅP) intjänas av anställda med årslöner överstigande 7,5 inkomstbasbelopp. Eftersom inkomstbasbeloppet 2014 fastställts till kr ändras löneartens kommentar. Nytt belopp är kr ( x 7,5 /12 månader). Mot bakgrund av den förväntade höjningen av garantiräntan höjde Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation rekommendationen i budgetförutsättningarna för FÅP från 37,5 till 40% (se Observera nr ). I beräkningsunderlaget skall dessutom den nya lönearten 283 Lägerersättning helg ingå. Sök upp och markera löneart 993. Klicka på. Ändra kommentaren. Kommentar Används för att beräkna förmånsbestämd ålderspension FÅP för anställd med årsinkomst över 7,5 inkomstbasbelopp, d v s kr/månad (gäller ej anställda under 28 år). Lönearten skrivs ej på lönespecifikationen men ger kontering i bokföringsverifikationen. Byt till fliken Formel och ändra formeln enligt exemplet. OM(((LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]))>(IB*0.625);(((LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ])-(IB*0.625))*(40.00/100));0) 3.2 Ändrade lagstadgade belopp Fr o m 1 januari 2014 gäller nya belopp för förmån av fria måltider, s k kostförmån. Sök upp och markera löneart 389. Klicka på. Ändra kommentaren. Kommentar Används då arbetsgivaren tillhandahållit fri kost åt den anställde. Beloppen fastställs av Skatteverket. Fri frukost, lunch och middag 210:- Fri lunch eller middag 84:- Fri frukost 42:- 3.3 Rensa bort anställda som slutat I samband med årsskiftet är det också lämpligt att rensa bort anställda som slutat. Hogia Kyrklöns databas är årsbaserad varför information och lönetransaktioner finns sparad för historik. Personerna finns dessutom kvar i Hogia Personal. Rensning kommer endast att ske om det finns ett avgångsdatum registrerat och om det inte finns några lönetransaktioner det aktuella året.

118 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2013 Sid: 11 Gå in under Register Registervård... Klicka på i rutan Anställda och ange T o m avgångsdatum som i exemplet till höger. Klicka därefter på så startar bearbetningen. När rensningen är slutförd verifieras det att den är klar och en rapport med kan skrivas ut med uppgift om vilka anställda som rensats bort. 3.4 Rensa bort inaktuella arbetsscheman Då 2014 års databas är skapad är det lämpligt att rensas alla inaktuella scheman från tidigare. Detta är framför allt viktigt om du använder ett tidredovisningsprogram där resp anställds schema kopieras över till Hogia Kyrklön månad för månad då nya löneberedningsrader importeras. Genom att rensa inaktuella scheman uppnås prestandaförbättringar i databasen. Gå in under Register Registervård... och klicka på knappen under rubriken Arbetsschema. Vid Tom datum anges som i exemplet till höger. Klicka därefter på bearbetningen. så startar

119 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2013 Sid: 12 4 Nya programversioner 4.1 Hogia Kyrklön version 14.1 Programmet innehåller 2014-års skattetabeller. 4.2 Hogia Kyrklön version Kontrolluppgifter för inkomstår 2013 Ny kryssruta, ruta 93 Socialavgiftsavtal finns. Arbetsgivare ska på blanketterna KU10, KU13 och KU14 redovisa om anställd har socialavgiftsavtal. Rutan föranleds av nya regler om socialavgiftsavtal. Tidigare betalade en anställd som hade ett socialavgiftsavtal sina socialavgifter själv - i form av egenavgifter. Numera gäller att anställd som har en utländsk arbetsgivare som saknar fast driftställe i Sverige kan träffa avtal (socialavgiftsavtal) om att redovisa och betala arbetsgivaravgifterna i arbetsgivarens ställe. Vid beräkningen av den anställdes pensionsgrundande inkomst (PGI) medges avdrag för de debiterade arbetsgivaravgifterna. Den nya rutan behövs för att göra beräkningen av den anställdes PGI möjlig. Ersättningen till anställd med socialavgiftsavtal redovisas i ruta 11 på KU10, KU13 och KU14 samt med kryss i ruta 93 Socialavgiftsavtal finns Anställda fliken Statistik Markering i rutan Socialavgiftsavtal finns redovisas i ruta 93 på kontrolluppgiften. Socialavgiftsavtal del av år Anställda som har haft Socialavgiftsavtal del av året ska redovisas på två separata kontrolluppgifter. En kontrolluppgift för den del av året som personen inte har haft Socialavgiftsavtal och en kontrolluppgift för den del av året som personen har haft Socialavgiftsavtal. För att kunna lämna två kontrolluppgifter för samma person måste man lägga upp två anställningar på personen Skapa register för kontrolluppgifter Ruta 93 När man skapar register för kontrolluppgifter får man en fråga om ersättning i ruta 25 ska flyttas till ruta 11 för personer som har ett kryss i ruta 93. Om du svarar Ja kommer programmet att flytta belopp från ruta 25 till ruta 11 på de personer som har en markering i ruta 93 Socialavgiftsavtal finns.

120 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2013 Sid: 13 Personer med dubbla anställningar Personer med dubbla anställningar redovisas på bildskärm och kan även skrivas ut på skrivare. Listan ger dig en snabb överblick om specifikationsnummer saknas på någon anställning Ändra/komplettera Om du svarat Nej på frågan om du vill flytta ersättning från ruta 25 till ruta 11 på anställda som har markering i ruta 93 kan du under Ändra/komplettera markera ruta 93 och själv flytta ev. ersättning från ruta 25 till ruta Utskrift kontrolluppgifter Utskrift av kontrolluppgifter anpassade till fönsterkuvert Det är endast blankettyp A4 Standard som är anpassad till fönsterkuvert. För att den anställdes namn och adress ska skrivas ut i fönstret måste rutan Fönsterkuvert vara markerad. OBS! Om man väljer annan blankettyp än A4 Standard är rutan Fönsterkuvert inaktiverad och kan inte markeras.

121 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2013 Sid: 14 Detta är ingen nyhet utan endast ett förtydligande av befintlig funktionalitet. Ruta 93 Ruta 93 redovisas på KU10, KU13 och KU14. Blankettyp Datapost 420/421. Vid utskrift av kontrolluppgift på skrivare kan du välja blankettyp. Blankettyp Datapost 420/421 är nu borttagen. Utskrift av kontrolluppgifter på skrivare i Citrixmiljö. Om du använder dig av omdirigerade skrivare i Citrix ska du bocka i Visa inte dialog för skrivare och typsnitt vid direkt utskrift mot skrivare. Programmet kommer då att skriva ut kontrolluppgifterna med typsnittet Courier New Utskrift Summeringsunderlag På Summeringsunderlaget redovisas summa värde i ackumulatorer som redovisar belopp i ruta 01 till och med ruta 37 på kontrolluppgiften Rättningar och åtgärder: Konjunkturstatistik och Kortperiodisk sysselsättningsstatistik Rapporterna Konjunkturstatistik och Kortperiodisk sysselsättningsstatistik kan nu kopplas till en rapportprofil. Utskrift Lönespecifikation. Blankettyp Datapost 420/421 är borttagen Bilfil Programmet har uppdaterats med en ny bilfil som innehåller nya bilförmånsvärden för bilar med tillverkningsår Bilfilen används till bilförmånsberäkningen som finns på fliken Bilförmån i anställdaregistret Fler kontroller i Anställda Om du på PA-fliken markerar rutan Användare PBM/Medarbetare registrerar sina avvikelser och tid på webben

122 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2013 Sid: 15 kontrollerar programmet att det finns nödvändiga uppgifter i fälten Anställningsnummer, Namn, E-post och Personnummer. Om det finns ett Registreringsnummer angivet på fliken för bilförmån görs även en kontroll av att Modell, Drivmedel och Typ av drivmedel finns registrerat på den anställde. Kontrollen har kompletterats så att om det endast finns angivet Bilkod enl Skatteverket ska Registreringsnummer, Modell, Drivmedel och Typ av drivmedel finnas registrerat på den anställde. Om man försöker spara en person markerad som Användare PBM som saknar någon av dessa uppgifter får man ett meddelande som talar om vilken uppgift som saknas Löneberedningen Inställningarna i Anställdainfo och Löneartsinfo sparas nu på användarnivå. Det innebär att varje användare kan ha sin egen inställning för vilken information som ska visas i löneberedningen. 4.3 Hogia Personal version 14.1 Eftersom versionsberoenden råder mellan Hogia Personal och HogiaLön Plus så har version 14.1 tagits fram. I den versionen har det inte tillkommit några nyheter men vi har däremot rättat ett fel i LAS funktionen som beskrivs nedan. Ett felmeddelande visades om man valde menyalternativet Analys/LAS och gjorde urval på mer än en medarbetare och valde något av list alternativen; Beräkna företrädesrätt alla/säsong, Rätt till tillsvidare eller Turordning företrädesrätt i kombination med alternativet Ta hänsyn till LAS 3. Det gick däremot att ta ut listan för en anställd i taget. 4.4 Hogia Personal version Nya kodregister och utökat antal fria textfält En efterlängtad nyhet är nu att Hogia Personal är utökat med 9 stycken nya kodregister kopplade till anställningsfliken och 4 stycken till förmånsfliken. Dessutom har anställningsfliken utökats med 9 stycken nya fria textfält. De nya textfälten kan exporteras till lönesystemet, de kan ingå i Word-mallar (PA-blanketter) och de finns tillgängliga i rapporterna: o Anställning Egen lista o o o o o o o Personalbokslut Förmåner Person/Anst/Förmån Person/Anst/Förmån/PA+/LAS Löneutveckling Nya anställningar Avslutade anställningar

123 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2013 Sid: 16 För information om hur du kommer igång och hur du kan använda fria kodregister, vänligen se Handboken avsnittet Fria kodregister Rättningar i version 14.0 En buggrättning som gäller avgångsdatum vid direkt export till HogiaLön Plus är åtgärdad.

129 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 1/2014 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt NYTT BILAVTAL - BIL Bilersättning Bilersättning bostad-arbete Bilersättning skattefri AVTALSENLIGA LÖNEKOSTNADSPÅSLAG ÖVERSIKT LÖNEKOSTNADSPÅSLAG BELOPP OCH PROCENTSATSER FÖR INKOMSTÅR Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 6 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 10 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

130 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2014 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr o m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal Installerade versioner hos Advance fr o m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal Installerade versioner hos GIP fr o m (preliminärt): Hogia Kyrklön och Hogia Personal Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2014_1_

131 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2014 Sid: 3 2 Aktuellt I samband med årsskiftet görs en del förändringar i löneartsregistret. 2.1 Nytt bilavtal - BIL14 Fr o m gäller ett nytt bilavtal för anställda inom Svenska kyrkan, BIL14. Avtalet ersätter Bilersättningsavtal BIA. Kilometerersättningen höjs från 2,90 till 3,40. Den skattefria delen är alltjämt 1,85 vilket innebär att den beskattningsbara delen nu blir 1,55. OBS!! Nedanstående belopp bör ej ändras innan all ersättning betalats ut till personalen som avser Nya reseräkningsblanketter finns att ladda ned från Kundsidorna. Se pkt 4.1 nedan Bilersättning Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Sök upp och markera löneart 370. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Välj därefter fliken Allmänt och ändra vid Kommentar längst ned i bilden enligt exemplet till höger. BIL14 Avser SKATTEPLIKTIG DEL av ersättningen (totalt 3:40/km). Enligt gällande skatteregler är högsta skattefria belopp 1:85/km. Jfr löneart Bilersättning bostad-arbete Sök upp och markera löneart 377. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Välj därefter fliken Allmänt och ändra vid Kommentar längst ned i bilden enligt exemplet till höger. BIL14 Avser ersättning på 34 kr/mil (hela beloppet skattepliktigt) vid resa bostad-arbete Bilersättning skattefri Sök upp och markera löneart 820. Klicka på. Ändra vid Kommentar längst ned i bilden enligt exemplet till höger BIL14 Avser SKATTEFRI DEL av ersättningen (max 185 öre/km). Enligt gällande skatteregler skall resterande del beskattas, använd då löneart Avtalsenliga lönekostnadspåslag Vi har en mindre rättelse att notera från föregående nyhetsbrev (2013/9 pkt ). Det gäller avgiften till Trygghetsfonden. I föregående nyhetsbrev stod det Födelseår from - tom Rätt uppgift skall vara

132 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2014 Sid: Översikt lönekostnadspåslag 2014

133 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2014 Sid: Belopp och procentsatser för inkomstår 2014 Arbetsgivaravgifter 2014 Skattefria traktamenten 2014 Födda ,42% Inrikes tjänsteresa (övernattning krävs) Födda ,49% Hel dag 220 kr Födda ,21% Halv dag 110 kr Efter tre månader 154 kr Efter två år 110 kr Egenavgift 2014 Nattraktamente 110 kr Födda ,97% (om arbetsgivaren ej betalt övernattning) Födda ,89% Födda ,21% Reduceringsbelopp inrikes tjänsteresa 2014 Traktamente 220 kr 154 kr 110 kr 66 kr Särskild löneskatt på Reducering för: förvärvsinkomster 2014 Mat hela dagen 198 kr 139 kr 99 kr 59 kr Födda 1937 och tidigare 0,00% Lunch & middag 154 kr 108 kr 77 kr 46 kr Om passiv näringsverksamhet 24,26% Lunch eller middag 77 kr 54 kr 39 kr 23 kr Frukost 44 kr 31 kr 22 kr 13 kr Prisbasbelopp kr Reducering av normalbeloppen vid utrikes tjänsteresa 2014 Förhöjt prisbasbelopp 2014 Helt fri kost 85% kr Lunch och middag 70% Lunch eller middag 35% Inkomstbasbelopp 2014 Frukost 15% kr Kostförmån 2014 Representation 2014 Frukost 42 kr Extern Exklusive moms Lunch/middag 84 kr Lunch, middag, supé 90 kr Helt fri kost 210 kr Frukost 60 kr Golf, teater etc. 180 kr Drivmedelsförmån i samband med bilförmån Inkomstår 2014 Intern Vid beräkning av underlag för arbetsgivaravgifter: Lunch, middag, supé 90 kr Marknadsvärdet inkl. moms Frukost 60 kr Vid skatteavdrag och redovisning på kontrolluppgift: Hyra, underhållning etc. Marknadsvärdet inkl. moms x 1,2 vid personalfester 180 kr Teater etc. 180 kr Brytpunkt för statlig inkomstskatt för löntagare Inkomstår 2013 Brytpunkt 1 (20%) kr Skattefria julgåvor till anställda 2014 Brytpunkt 2 (25%) kr Julgåva 450 kr inkl moms Jubileumsgåva kr inkl moms Minnesgåva kr inkl moms Skiktgräns för statlig inkomstskatt (t.ex. 25 års anställning, 50- eller 60-års dag) Inkomstår 2013 Skiktgräns 1 (20%) kr Skiktgräns 2 (25%) kr Resa bostad - arbetsplats 2014 Egen bil 18,50 kr/mil Förmånsbil Brytpunkt för statlig inkomstskatt för den som - bensin, etanol m.m. 9,50 kr/mil fyllt 65 år vid inkomstårets ingång - diesel 6,50 kr/mil Inkomstår 2013 Motorcykel 9,00 kr/mil Brytpunkt 1 (20%) kr Mopedbil 9,00 kr/mil Brytpunkt 2 (25 %) kr Moped 4,50 kr/mil Cykel 250 kr Gränsbelopp (enligt förenklingsregeln vid utdelning på Avdrag för kostnader kvalificerade aktier/andelar) som överstiger: kr Inkomstår kr Statslåneränta 2013 Genomsnittlig: 2,01% Fastighetsavgift för småhus Den kommunala avgiften för småhus är kr eller högst 2,09% 0,75 % av tax.värdet om det ger en lägre avgift. Hus som är nybyggda 2011 eller tidigare får hel befrielse från fastighetsavgift de 5 första åren och halv avgift de Mervärdesskatt (moms) följande 5 åren. 25% (20% av priset), den generella skattesatsen för moms Hus som är nybyggda 2012 eller senare får hel befrielse 12% (10,71% av priset) t.ex livsmedel och restaurangtjänster från fastighetsavgift i 15 år. 6% (5,66% av priset) t.ex böcker, tidskr. och persontransporter

139 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 2/2014 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt KOMMUNAL INFÖR NY MODELL FÖR FACKFÖRENINGSAVGIFT Fackföreningsavg Kommunal Arbetslöshetsavgift Lönebered fackföreningsavgift LÄGG TILL GRÄNSVÄRDE FÖR LÖNEARTER Lägg till ackumulatorn Friskvårdsersättning Kostnadserättning friskvård Räkna om ackumulatorn 6 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 7 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 11 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

140 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2014 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr o m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal Installerade versioner hos Advance fr o m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal Installerade versioner hos GIP fr o m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2014_2_

141 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2014 Sid: 3 2 Aktuellt Vi har ett par förändringar i löneartsregistret att redovisa. 2.1 Kommunal inför ny modell för fackföreningsavgift Fr o m 1 mars inför Kommunal en ny modell för fackföreningsavgift. I stället för en procentuell avgift kommer samma avgift nu att gälla varje månad. Avgiftens storlek kan dock variera för de anställda då avgiften delas in i 6 olika avgiftsklasser baseras på genomsnittlig månadsinkomst före skatt. Löneart 911 Fackföreningsavgift fast avgift utgår (eftersom den har använts under året får du emellertid inte ta bort den). Till denna löneart har tidigare lönearten 910 Fackavgift kommunal varit kopplad Fackföreningsavg Kommunal Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Sök upp och markera löneart 910. Klicka på. Ändra vid Avrundning. Markera Återkommande varje period och ändra Kommentar enligt exemplet till höger. Fackföreningsavdrag för anställd ansluten till Kommunal. Avgiften är baserad på den anställdas genomsnittliga månadsinkomst före skatt och är indelad i olika avgiftsklasser kr kr kr kr kr kr Utöver detta tillkommer en a-kasseavgift. Jfr den kopplade lönearten 912.

142 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2014 Sid: 4 Välj fliken Formel och ta bort den befintliga formeln. Ta även bort bocken som markerar att lönearten skall räknas om. Klicka på för att spara Arbetslöshetsavgift Sök upp och markera löneart 912. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till -87 Välj därefter fliken Allmänt och ändra vid Kommentar längst ned i bilden enligt exemplet till höger. Förutom fast avgift så betalas även en arbetslöshetsavgift som en del av fackföreningsavgift för anställd ansluten till Kommunal. Tänk på att om en anställd innehar flera tjänster, skall endast fackavgiften dras för en av tjänsterna Lönebered fackföreningsavgift Gå in under Arbeta med Löneberedning eller klicka på. Ta bort löneart 911 för alla anställda som tillhör Kommunal och som ni gör fackföreningsavdrag för. Lägg till löneart 910 och ange månadsavgiften som i exemplet till höger.

143 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2014 Sid: Lägg till gränsvärde för lönearter I vissa fall kan det finns önskemål om att lägga till gränsvärden gällande antal och belopp för en viss löneart. Nedan visas ett exempel på hur man går tillväga för att sätta en beloppsgräns på kostnadsersättning för friskvård. För detta krävs att det finns en ackumulator och att den är kopplad till en löneart Lägg till ackumulatorn Friskvårdsersättning Gå in under Register Ackumulatorer Klicka på. Registrera den nya ackumulatorn enligt exemplet. Ange det gränsvärde som gäller för er. I mitt exempel är gränsvärdet kr Kostnadserättning friskvård Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Sök upp och markera löneart 898. Klicka på. Ändra vid Frivillig (belopp) till 207 Friskvårdsersättning enligt exemplet till höger.

144 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2014 Sid: Räkna om ackumulatorn Om ackumulatorn läggs upp under året och gränsvärdet skall gälla årsvis så behöver även ackumulatorn räknas om. Gå in under Register Registervård Klicka på. Välj därefter Ackumulatornummer 207 enligt exemplet och klicka på. Svara på verifieringsfrågan och om räkning sker.

150 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 3/2014 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt ERSÄTTNINGSBELOPP SOM FÖRÄNDRAS FR.O.M Färdtidsersättning 1-10 tim Färdtidsersättning > 10 tim Ob tillägg D Kväll Ob tillägg C Natt Ob tillägg B Helg Ob tillägg A Storhelg OB-tillägg pkt OB-tillägg pkt Beredskap < 151 tim/mån Beredskap helg < 151 tim Beredskap > 150 tim/mån Beredskap helg > 150 tim Förskjuten arbtid, fridag Förskjuten arbtid, fri Förskjuten arbtid, övrig Förskjuten arbtid, övr Lägerersättning Sjuklön OB pkt Sjuklön OB pkt GRUNDREGISTER Förmånsbestämd ålderspension Föräldrapenningtillägg KORRIGERA LÖN Korrigera felaktigt utbetald semesterersättning 6 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 7 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 11 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

151 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2014 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr o m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal Installerade versioner hos Advance fr o m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal Version 14.2 kommer att vara tillgänglig fr o m Installerade versioner hos GIP fr o m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal Version 14.2 kommer att vara tillgänglig fr o m Under april månad kommer den s k vårversionen (14.2) att släppas. Denna version kommer att vara tillgänglig successivt under månaden. Mer information om vårversionen kommer i ett senare nyhetsbrev. Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen.

152 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2014 Sid: 3 Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2014_3_ Aktuellt Det befintliga avtalet, Kyrkans avtal 13, gäller fr o m till Förutom sedvanlig uppgörelse om löneöversyn innefattar avtalet även förändringar när det gäller särskilda ersättningar. Fr o m gäller nya ersättningsbelopp. Dessutom gäller nya lägsta löner från samma tidpunkt. Dessa är kr per månad (heltidslön) och 115 kr per timme (timlön). 2.1 Ersättningsbelopp som förändras fr.o.m Notera särskilt att dessa belopp utbetalas för ersättningar fr o m april. För ersättningar som gäller mars månad och utbetalas i april skall alltså de tidigare beloppen gälla Färdtidsersättning 1-10 tim Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Sök upp och markera lönearten 175. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Färdtidsersättning > 10 tim Sök upp och markera lönearten 176. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Ob tillägg D Kväll Sök upp och markera lönearten 180. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Ob tillägg C Natt Sök upp och markera lönearten 181. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Ob tillägg B Helg Sök upp och markera lönearten 182. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Ob tillägg A Storhelg Sök upp och markera lönearten 183. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till

153 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2014 Sid: OB-tillägg pkt 7.1 Sök upp och markera lönearten 187. Klicka på och välj fliken Formel och ändra Pris till OB-tillägg pkt 7.2 Sök upp och markera lönearten 188. Klicka på och välj fliken Formel och ändra Pris till Beredskap < 151 tim/mån Sök upp och markera lönearten 201. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Beredskap helg < 151 tim Sök upp och markera lönearten 203. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till 17.20* Beredskap > 150 tim/mån Sök upp och markera lönearten 205. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Beredskap helg > 150 tim Sök upp och markera lönearten 207. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till 34.10* Förskjuten arbtid, fridag Sök upp och markera lönearten 216. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Förskjuten arbtid, fri+50 Sök upp och markera lönearten 217. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till 79.45*1.5

154 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2014 Sid: Förskjuten arbtid, övrig Sök upp och markera lönearten 218. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Förskjuten arbtid, övr +50 Sök upp och markera lönearten 219. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till 39.60* Lägerersättning Sök upp och markera lönearten 283. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Sjuklön OB pkt 7.1 Sök upp och markera lönearten 409. Klicka på och välj fliken Formel och ändra Pris till 44.80* Sjuklön OB pkt 7.2 Sök upp och markera lönearten 410. Klicka på och välj fliken Formel och ändra Pris till 53.20* Grundregister Förutom förändrade avtalsbelopp så finns det ett par förändringar att göra i lönearts- och ackumulatorregistret Förmånsbestämd ålderspension Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Sök upp och markera löneart 993. Klicka på. och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till den formel som visas här till höger. Formeln skall innefatta de lönearter som är kopplade till ackumulator 999 Pensionspåverkande lön. Det enklaste är stryka den gamla formeln och kopiera in den nya från detta exempel. Notera särskilt att om egna lönearter lagts till som omfattas av ackumulatorn så måste dessa läggas till i formeln. Via rapporten Lönearter per ack kan du kan enkelt skriva ut en förteckning över vilka lönearter som ingår. OM(((LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]))>(IB*0.625);(((LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ])- (IB*0.625))*(40.00/100));0)

155 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2014 Sid: Föräldrapenningtillägg Arbetstagare som sammanhängande varit anställd hos arbetsgivaren under minst 365 kalenderdagar före ledighet med föräldrapenning får föräldrapenningtillägg med belopp motsvarande 10% av lönebortfallet, beräknat per första kalenderdagen vid ledighetens början. För barn födda och erhålls detta under 180 dagar mot tidigare 150 dagar. Löneart 453 används för utbetalningen och till denna löneart är ackumulator 208 kopplad. Information om detta återfinns i nyhetsbrev 5/2013. Gå in under Register Ackumulatorer eller klicka på i verktygsraden. Välj Ackumulator 208. Ändra gränsvärdet till 180 enligt exemplet till höger. Då utbetalning av föräldrapenningtillägg betalas första gången för ett barn är det viktigt att först kontrollera så att ackumulatorn är nollställd. 2.3 Korrigera lön För att korrigera en felaktigt utbetald lön är principen att alltid registrera samma lönetransaktion igen fast med omvänt tecken. För lönearter som hanterar antal görs korrigeringen med negativt antal och för lönearter som enbart anges med belopp görs justeringen genom att vända tecken på beloppet Korrigera felaktigt utbetald semesterersättning I nedanstående exempel har semester registrerats och ersättning utbetalats den 2-3 januari för Erik Andersberg vilket senare visat sig vara felaktigt. Gå in under Arbeta med Löneberedning eller klicka på. Välj aktuell anställd och registrera samma avvikelseart, i det här fallet A300, som användes vid utbetalningen. Justera antalet så att ett negativt antal anges som i exemplet till höger.

156 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2014 Sid: 7 3 Kurser/Konferenser 3.1 Hogia Kyrklön och Hogia Personal Just nu finns det inga kurser inbokade. Kontakta oss gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund, exempelvis i samband med årsskiftet. Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.

161 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 4/2014 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt NYHETER HOGIA KYRKLÖN Anställningsnummer Versionsberoende Uppdaterat filformat export/import av anställda Uppdaterat filformat import arbetsschema per anställd Nytt filformat för import till löneberedningen Organisationsnummer Uppgraderad och förbättrad e-posthantering RÄTTNINGAR I HOGIA KYRKLÖN Löneberedning och funktionen Slutlön Semesterberäkning Semesterberäkning minsta antal uttagna semesterdagar per år Byte av standardskrivare Anställda och fliken Bilförmån Kortperiodisk sysselsättningsstatistik Bankkoppling Swedbank SUS RÄTTNINGAR HOGIA KYRKLÖN Arbetsgivardeklaration Importfil löneberedning Semesterberäkning Löneberedning NYHETER 14.2 HOGIA PERSONAL RÄTTNINGAR HOGIA PERSONAL Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 9 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 13 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

162 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2014 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr o m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal Rekommenderade versioner hos Advance fr o m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal Rekommenderade versioner hos GIP fr o m : Hogia Kyrklön och Hogia Personal Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2014_4_

163 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2014 Sid: 3 2 Aktuellt Detta nummer av nyhetsbrevet behandlar uteslutande nyheter i den nya versionen av Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 2.1 Nyheter Hogia Kyrklön Anställningsnummer Fältet Anställningsnummer i anställdaregistret är förlängt till 13 tecken. I anställdaregistret kan du numera lägga upp anställda med anställningsnummer som är upp till 13 tecken. I tidigare versioner gick det att lägga upp anställningsnummer med max 11 tecken. Det innebär att det exempelvis fungerar att lägga upp ett anställningsnummer som består av ett personnummer med sekelsiffra samt med utrymme för ett löpnummer. OBS! Om du har ett försystem till löneprogrammet och importerar de anställdas löneunderlag i löneberedningen eller om du exporterar dina anställda till andra system behöver du säkerställa att dessa hanterar 13 tecken i anställningsnummer innan du börjar lägga upp anställningsnummer som överstiger 11 tecken Versionsberoende Om du vill utöka antal tecken i anställningsnummer till 12 eller 13 tecken och importerar personerna från Hogia Personal måste du ha version 14.2 av Hogia Personal för att person- och anställningsuppgifterna ska flöda utan problem. För att anställda med anställningsnummer längre än 11 tecken ska flöda friktionsfritt behöver man ha: Version 14.2 av Hogia Personal och HogiaLön Plus Version 14.1 av Hogia Time & Attendance/Project (beräknat versionssläpp 30/4) Det finns inget versionsberoende till Hogia PBM Travel och PBM Portalen Uppdaterat filformat export/import av anställda Utökningen till 13 tecken i anställningsnummer påverkar våra filformat för export/import av anställda och det har även tillkommit två nya textbaserade filformat för import till löneberedningen. Vi har skickat ett informationsmail till de systemleverantörer som vi vet har en koppling till löneprogrammet för att de ska ha möjlighet att göra anpassningar i sina system. Om du vill ha detaljerad information om vilka förändringarna är i filformaten kan du läsa mer nedan Uppdaterat filformat import arbetsschema per anställd Vårt filformat för import av arbetsschema per anställda är uppdaterat med anledning av att det går att ange anställningsnummer upp till 13 tecken. Om du kommer att lägga upp anställningsnummer som är mer än 11 tecken på dina anställda och om du importerar anställda och arbetsschema från ett annat system behöver du säkerställa att försystemet hanterar 13 tecken i anställningsnummer Nytt filformat för import till löneberedningen Vi har kompletterat med ytterligare två textbaserade filformat för import till löneberedningen. Om man vill ha 13 signifikanta siffror i fältet anställningsnummer och använder textbaserad filimport måste man använda de nya filformaten eller Tänk på att kontakta försystemets leverantör för att säkerställa att de kan hantera 13 tecken i fältet anställningsnummer Organisationsnummer Under Arkiv och Företagsuppgifter finns möjlighet att komplettera organisationsnummer med sekelsiffra Uppgraderad och förbättrad e-posthantering E-posthanteringen har förbättrats generellt i HogiaLön Plus och speciellt för utskrift av lönespecifikation och kontrolluppgift. Nu finns möjlighet att kryptera sändning av e-post enligt standarden SSL/TLS. Det går också

164 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2014 Sid: 4 att ange en fördröjning vid anslutning till mailserver samt att lägga en fördröjning i sekunder mellan varje sändning. Anställda och PA-fliken. Inför kommande årsskifte kan du markera den nya rutan KU Via E-post på de anställda. Personer med den nya markeringen får sina kontrolluppgifter via e-post. Lösenord för PDF Nu finns det möjlighet att lösenordsskydda lönespecifikationer och/eller kontrolluppgifter. Mottagaren måste då ange ett lösenord för att öppna och läsa sin lönespecifikation/kontrolluppgift. Löneadministratören måste meddela den anställde vilket lösen som ska anges, detta anges i den nya rutan Lösenord för PDF. Lönespecifikation/Utskrift på bildskärm. Inställningarna för e-posthantering kommer man till när man skriver ut lönespecifikationer eller kontrolluppgifter med blankettyp E-post. Här har det tillkommit nya inställningar; Vänta på anslutning Standardvärde är 25 sekunder. Har man problem med timeout vid anslutning kan väntetiden ökas. (Man kan ange värdet sek) Fördröjning mellan varje sändning Om mailservern har svårigheter att hantera många mail på kort tid kan man lägga in en fördröjning i sekunder. Standardvärde är 0 sekunder. (Man kan ange värdet sek.) Använd SSL/TLS SSL/TLS är en säkerhetsinställning som innebär att informationen som sänds krypteras enligt en fastställd standard och som flera e-postleverantörer kräver när e-post ska skickas. När du väljer SSL/TLS behöver du inte själv välja Autentisering. När man väljer SSL/TLS går det inte att välja Autentisering, dessa val kommer automatiskt att tillämpas när e-post skickas. Användare och Lösenord Om internetoperatören kräver autentisering för att skicka e-post måste Användarnamn och Lösenord anges. Markera rutan Inloggning krävs till mail-server. Autentisering innebär att användarnamn och lösenord skickas med vid inloggning på mailservern och internetoperatören kan då verifiera att avsändaren är behörig att skicka e-post. Anledning till att internetoperatörer kräver autentisering är för att minska spam och virusspridning.

165 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2014 Sid: Rättningar i Hogia Kyrklön Löneberedning och funktionen Slutlön Om man försöker att göra en slutlöneberäkning på en person som redan fått utbetald slutlön samt har en slutlönemarkering i databasen blinkar en gulmarkerad triangel. Det händer att man missar den varningen och därför har vi lagt till ett varningsmeddelande i löneberedningen, när man klickar OK Nästa eller Spara, om man ändå fortsätter att lönebereda personen. Det är för att göra löneadministratören mer uppmärksam på att personen redan fått slutlön Semesterberäkning Negativa betalda semesterdagar Oavsett om man hade inställningen Ta bort negativa kvarvarande betalda dagar markerad eller inte överfördes de negativa kvarvarande betalda dagarna till sparade. Felet uppträdde endast när man inte hade fördelning av sparad semester Semesterberäkning minsta antal uttagna semesterdagar per år Programmet tar nu hänsyn till inställningen Minsta antal uttagna semesterdagar per år och betalar ut kvarvarande betalda semesterdagar upp till det angivna antalet Byte av standardskrivare Om man byter standardskrivare under Arkiv och Skrivarinställningar byter man standardskrivare i HogiaLön Plus men inte i operativsystemet. Omdirigerade skrivare påverkas inte.

166 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2014 Sid: Anställda och fliken Bilförmån Namnen på bilmodeller blir längre och längre. Därför har fältet för bilmodell utökats i databasen. För att man med säkerhet ska se hela namnet på bilen skrivs det ut under fältet för Modell Kortperiodisk sysselsättningsstatistik Underlaget till rapporten Kortperiodisk sysselsättningsstatistik är anpassad till gällande blankett Bankkoppling Swedbank SUS SUS-fil som inkluderar anställda som omfattas av E-lön Total d.v.s. personerna kan läsa sina lönespecifikationer på bankens internetsida. Tidigare genererades en felaktig kod i filen så att personer med 0 kr i nettolön inte kunde läsa sina lönespecifikationer på bankens internetsida. Nu är problemet åtgärdat. 2.3 Rättningar Hogia Kyrklön Arbetsgivardeklaration Om man tog ut Arbetsgivardeklaration för januari flera gånger efter varandra, först utan markering i rutan Summera personer som har mer än ett anställningsnummer och därefter med markering, blev beloppen felaktiga. De blev för höga. Felet är åtgärdat i den här versionen Importfil löneberedning Gäller enbart import löneberedning i XML-format. Om du dessutom uppfyller följande 3 kriterier: - att du i HogiaLön Plus har ett anställningsnummer som skiljer sig från personnummer - att du i xml-filen endast angett personnummer - att det i xml-filen finns en eller flera personer som inte finns upplagda i HogiaLön Plus Då hamnar transaktionerna för denna/dessa anställda på närmaste befintlig anställd i HogiaLön Plus. Observera att felet inte berör dig som använder personnummer som anställningsnummer i HogiaLön Plus. Felet kommer att vara åtgärdat i kommande rättningsversion Semesterberäkning För dig som tillämpar innevarande semesterår, och inte avrundar semesterdagar uppåt, försvann decimaltecknet på sparade semesterdagar, från föregående år, när programmet lade återstående betalda semesterdagar till sparade dagar. Felet är nu rättat.

167 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2014 Sid: Löneberedning Vid import/registrering av avvikelsearter i löneberedningen visades ibland felmeddelandet "Avvikelse XXX" saknar fullständig information och kan därför inte generera löneberedningsrader". Felmeddelandet orsakades av att programmet inte hämtade upp avvikande schema kopplat till löneart i avvikelsearten. Felet är rättat och löneberedningsrader genereras utifrån villkoren på avvikelsearten. 2.4 Nyheter 14.2 Hogia Personal Följande ändring har utförts gällande alternativ Anställningsnummer ska tilldelas personnummer under menyalternativ Arkiv/Inställningar. Om jag använder personnummer som anställningsnummer i Hogia Personal och har anställda som är födda på 2000-talet, så läggs sekelsiffra 20 först i anställningsnumret. De anställda som är födda på 2000-talet får därmed ett 13-siffrigt anställningsnummer som grund. Om den anställde är född på 1900-talet så läggs ingen sekelsiffra, precis som tidigare. De anställda som är födda på 1900-talet får därmed ett 11-siffrigt anställningsnummer, som grund. Om ni önskar få med sekelsiffra för anställda som är födda på 2000-talet till Hogia Kyrklön, se till att registrera sekel på den anställdes personnummer enligt nedan. Lägg till fält på Personfliken där sekelsiffran ska sparas Så här ser det ut på Personfliken

168 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2014 Sid: 8 Koppla fältet i mallarna Hogia Export Person under Verktyg - Inställningar Imp/Exp fliken Kopplade fält, enligt bild nedan. Rapporterna i Hogia Personal har anpassats för att hantera utökat anställningsnummer. Hogia Personals olika import- och exportmallar har även anpassats för att hantera utökat anställningsnummer. 2.5 Rättningar Hogia Personal Vi har åtgärdata ett fel som berör PA blanketter i Hogia Personal. Felet beror på att det fanns fler tillgängliga fält i PA Blanketterna än vad vissa äldre Officeversioner klarade av. Felmeddelandet RTE: 1004; Applicationdefined or object-defined error gavs.

169 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2014 Sid: 9 3 Kurser/Konferenser 3.1 Hogia Kyrklön och Hogia Personal Just nu finns det inga kurser inbokade. Kontakta oss gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund, exempelvis i samband med årsskiftet. Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.

174 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 5/2014 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt FÖRBERED ÅRSSKIFTET SCB-rapporteringen AFA-rapporteringen Stäm av arbetsgivardeklarationen REDOVISA FLEXTIDSALDO PÅ LÖNESPECIFIKATIONEN 7 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 10 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 14 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

175 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2014 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Personal: Aktuell version i alla driftmiljöer: Rekommenderad version fr o m : Versioner hos Advance fr o m : Versioner hos GIP besked saknas: 15.0.x 15.0.x 15.0.x Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2014_5_

176 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2014 Sid: 3 2 Aktuellt 2.1 Förbered årsskiftet Vi närmar oss årsskiftet och det är därför hög tid att börja planera för detta. För att underlätta arbetet tipsar vi här i vanlig ordning om hur du kan göra en del förberedande arbete SCB-rapporteringen SCB genomför på uppdrag av Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation och de fackliga organisationerna en årligen återkommande undersökning av löne- och anställningsförhållanden för personalen inom Svenska kyrkan. Notera särskilt att version 15.0 måste installeras innan du kör årets SCB-statistik. Nedan beskrivna förberedelser kan du dock göra i befintlig programversion. Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Om du har sparat en rapportmall från tidigare kan du klicka på Om det inte finns någon sparad mall så lägger du enkelt upp en. Vid Sortering, ange Urvalskategori, Anställningsnummer och begär Skriv ut anställda som slutat Ange en titel på rapporten, t ex SCBrapporteras. I högra bildhalvan väljer du ut fälten Anställningsnummer (nr 1) och Namn (nr 2) samt fält 3-7 enligt exemplet här till intill. Klicka därefter på och namnsätt den, så att rapporten sparas och kan skrivas ut igen. Klicka på för att begära ut rapporten antingen på skrivare eller bildskärm. För att skriva ut rapporten måste du först välja utskriftsformat. Välj liggande A4. Kontrollera att det står en 1:a under rubriken Rapporteras för de som skall komma med i rapporten till SCB och en 0:a på övriga. och välja titeln SCB rapporteras.

177 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2014 Sid: 4 Behöver du ändra på någon eller några anställda, gör du det under Register Anställda, fliken Kyrklön. I den övre delen av bilden finner du de uppgifter som skall vara ifyllda för alla anställda som redovisas i statistiken. För anställda som skall rapporteras, se till att bocken är markerad vid Skall ingå i SCB-statistiken. Ändra och komplettera uppgifterna om löneform, förvaltningsgren och BSF-kod för nyanställda och anställda som bytt tjänst under året och tryck därefter. För anställd som har BSF-kod som slutar på 99 skall även befattningen specificeras. Ange dess fyrställiga kod vid Befattningskod och fyll i Befattningen vid Befattningstext. Godkända koder återfinns i de instruktioner som SCB distribuerar till alla förvaltningar.

178 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2014 Sid: AFA-rapporteringen Även här kan det vara lämpligt att skapa en egen rapport för att kontrollera att samtliga som skall rapporteras är markerade antingen som Arbetare eller Tjänsteman. Vi har tidigare informerat om att alla anställda inom Svenska kyrkan skall rapporteras som tjänstemän till AFA. Denna uppgift används emellertid även för rapportering av Konjunkturstatistik till SCB. För att lösa detta gjordes det en ändring i programmet så att man vid rutinstart kan tala om att alla anställda skall rapporteras som tjänstemän. Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Jfr pkt ovan. Förutom anställningsnummer och namn väljer du att bocka för fältet AFA (under rubriken Statistik). AFA kan anta tre koder; A Tjänsteman, K Arbetare, I ej AFA. Börja med att gå igenom och kontrollera informationen i anställda registret. Gå in under Register Anställda... klicka på och välj fliken Utbetalning/försäkring. Anställda som skall rapporteras till AFA skall markeras vid AFA som Arbetare eller Tjänsteman. Om personen inte skall ingå i AFA-rapporten markerar du ej AFA. Notera särskilt att personer som är födda före 1948 inte skall rapporteras. Gå igenom anställd för anställd genom att klicka på Stäm av arbetsgivardeklarationen Som vi brukar påpeka vid årsavslutskonferenserna så rekommenderar vi att arbetsgivardeklarationen stäms av varje månad mot ackumulatorerna. Skatteverket jämför arbetsgivardeklarationerna du lämnat in under året med kontrolluppgifterna du skickar in vid årsskiftet. Kom ihåg att det är de inskickade arbetsgivardeklarationerna som Skatteverket har som underlag. Arbetsgivardeklarationerna finns ackumulerade för hela året och det är den du inledningsvis tar ut vid avstämningsarbetet. Du finner den under Rapporter - Arbetsgivardeklaration och välj där att ta ut den för hela 2014.

179 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2014 Sid: 6 För att få fram värdet i ackumulatorerna går du till Analys Ackumulatorvärden. Ange önskad ackumulator som du vill se summerad. I exemplet till vänster har vi valt 111 Kontant bruttolön och längst ned i mitten av bilden visas summan. De uppgifter som främst skall kontrolleras vid avstämningsarbete är avdragen skatt, bruttolön och förmåner. Ackumulatorernas nummer redovisas nedan. Skriv ut en lista för respektive ackumulator genom att klicka på. Avdragen skatt finner du i ruta 88 på arbetsgivardeklarationen. Den skall stämmas av mot värdet i ackumulator 101 Avdragen prel skatt. I denna avstämning finns inga naturliga differenser utan värdena skall vara exakt lika. Bruttolön utom förmåner finner du i ruta 50 på skattedeklarationen. Den skall stämmas av mot värdet i ackumulator 111 Kontant bruttolön. Beloppet är de ersättningar som företaget betalat arbetsgivareavgift på under året. Notera särskilt att de anställda som tjänat under kr är inkluderade i ackumulatorn men att dessa inte finns med på ruta 50. Det gäller även eventuella anställda som är födda 1937 eller tidigare. Detta är alltså helt naturliga differenser. Notera också att i Rapporter Arbetsgivardeklaration på sidan 2 så ingår eventuella inkomster under kr även för anställda födda 1937 eller tidigare i totalsumman för inkomster under kr. För att stämma av kan du använda dig av rapporten Specifikation till Arbetsgivardeklaration för hela år Där redovisas en informationsrad

180 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2014 Sid: 7 för de personer som tjänat under kr. I Analys-Ackumulatorvärden, kan man slå samman flera ackumulatorer. I ruta 51 på arbetsgivardeklarationen redovisas Skattepliktiga förmåner. Denna skall stämmas av mot värdet i följande ackumulatorer: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån Även här kan det förekomma naturliga differenser. En naturlig differens är att även anställda som är födda 1937 eller tidigare finns med i ackumulatorn men inte i ruta 51. En andra naturlig differens är att löneart 367 drivmedelsförmån 20% som summeras till ack 118 ej ingår i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen eftersom den anställde betalar skatt på förmånen men arbetsgivaren ej betalar arbetsgivaravgift på beloppet. En tredje naturligt differens är att utbetalning av arvode gjorts till utomlands bosatt (t ex artist, föreläsare etc) med löneart 279. Denna löneart finns med i bruttolönesumman men inte på arbetsgivardeklarationen då arbetsgivaravgift ej skall betalas. 2.2 Redovisa flextidsaldo på lönespecifikationen Flera användare har framfört önskemål om att även kunna redovisas de anställdas flextidssaldo på lönespecifikation. En förutsättning för att göra detta är att aktuell saldoförändring registrerat i löneberedningen. För att kunna göra detta krävs det en löneart med tillhörande ackumulator. Börja med att lägga upp en ackumulator. Gå in under Register Ackumulatorer och klicka på. Registrera Ackumulatorn enligt exemplet. Klicka på för att spara.

181 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2014 Sid: 8 Fortsätt med att registrera själva lönearten. Gå in under Register Lönearter... Registrera lönearten 157 enligt exemplet. Byt till fliken Formel registrera enligt bilden. Klicka på för att spara. Gå in i rutinen Analys Rapporter och markera rapporten Lönespecifikation (längst upp till vänster). Skriv i Flextid i Text på rad 4 som i exemplet och leta fram ackumulator 212 i listan. För att registrera förändring av flextidssaldot, gå in under Arbeta med Löneberedning... Här kan du nu använda löneart 157 för att varje månad registrera förändringen av resp anställds flextidssaldo som i exemplet nedan.

182 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2014 Sid: 9 Du kan även använda denna rutin för att registrera flextidssaldot då du börjar använda ackumulatorn. Ett alternativt sätt att initiera resp anställds saldo är att använda rutinen Register Registervård Klicka på och välj anställd och ackumulator enligt exemplet till höger. Var extra vaksam om du använder denna rutin så du endast ändrar ackumulator 212 Flextidssaldo. Här kommer det att stå 0,00 vid Värde och du anger det aktuella flextidssaldot vid Nytt värde. När du registrerat det nya värdet och klickar på du först svara på en verifieringsfråga. får OBS! Förvissa dig alltid om att det finns en färsk backup innan du använder den här rutinen.

183 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2014 Sid: 10 3 Kurser/Konferenser 3.1 Hogia Kyrklön och Hogia Personal Just nu finns det inga kurser inbokade. Kontakta oss gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund. Självklart kommer vi även i år att arrangera våra populära årsavslutskonferenser. Göteborg Lilla Bommens konferenscenter Stockholm World Trade Center Anmälan gör du enklast på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.

188 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 6/2014 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Nya programversioner HOGIA KYRKLÖN VERSION Hogia Kyrklön SQL Nytt kalenderår SCB-statistik för kyrkan AFA-rapport till Fora Kontrolluppgifter för inkomstår Utskrift Summeringsunderlag Bokföringsorder löner och sociala avgifter Rättningar och åtgärder HOGIA KYRKLÖN VERSION Preliminär avräkning Lönespecifikation Analys Historik Utökad kontroll vid import av anställda Standardiserad, egenanpassad, namnsättning av rapportfiler Arbetsgivardeklaration Rättningar och åtgärder HOGIA PERSONAL VERSION Arbetsår förtydligande kring beräkning av antal arbetsdagar Ett fel vid export på fil av personuppgifter har rättats HOGIA PERSONAL VERSION Ny rapport för att se vem som gjort ändringar i personregistret 15 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 16 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 20 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

189 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2014 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Personal: Aktuell version i alla driftmiljöer: Rekommenderad version fr o m : Versioner hos Advance fr o m : Versioner hos GIP besked saknas: 15.0.x 15.0.x 15.0.x Nästa programuppdatering (årsskiftesversionen) beräknas släppas Den innehåller då 2015 års skattetabeller. Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLA DDNINGA R A ktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. I detta nyhetbrev redovisas ändringar även i version 14.3 även om uppgradering till denna programversion inte rekommenderades för användare inom Svenska kyrkan. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2014_6_

190 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2014 Sid: 3 2 Nya programversioner 2.1 Hogia Kyrklön version Hogia Kyrklön SQL Nytt kalenderår Enligt önskemål har vi förändrat behörighetskraven för Nytt Kalenderår, Säkerhetskopiering och Återkopiering i HogiaLön Plus. Den som loggar in i HogiaLön Plus för att göra Nytt kalenderår, Säkerhetskopiering eller Återkopiering måste ha SQL rollerna: På server: db-creator I databas: db-owner Inloggad SQL-användare i HogiaLön Plus som kör funktionen Nytt kalenderår blir ägare till föregående års databas (innebär att användaren får behörighet db_owner på föregående år). Övriga SQL-användare flyttas med samma roller och behörigheter enligt innevarande år SCB-statistik för kyrkan 2014 Nyhet i årets rapportering är att arbetsgivaren ska redovisa anställdas semesterrätt till SCB AFA-rapport till Fora 65-årskontroll Personer med markering AFA Arbetare kommer med i filen och på rapporten till och med månaden före den anställde fyller 65 år. Vid ev förlängning av anställning och försäkringsavtal anger man ett datum i fältet Förlängt avtal tom (datum) för att personen även fortsättningsvis ska komma med i rapporteringen till Fora. Förlängt AFA avtal tom (datum) ska anges om personen fortsätter att arbeta efter fyllda 65 år och där det finns ett avtal mellan arbetstagare och arbetsgivare om en förlängd försäkringsperiod tom angivet datum. På AFA-rapportens sida 2 kan man se hur många arbetare som fyllt 65 under året och hur många av dem som fått förlängt avtal.

191 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2014 Sid: 4 Kollektivavtal Vissa förbund har kommit överens om att införa deltidspension i vissa av sina kollektivavtal. Deltidspension ger den anställde en extra pensionsavsättning och därmed också möjlighet att gå ner i deltid från 60 års ålder, under förutsättning att arbetsgivaren godkänner detta. Deltidspension gäller för samtliga anställda arbetare (även de som är under 25 år) som omfattas av dessa kollektivavtal. De arbetarlöner som omfattas av dessa avtal ska märkas upp med koder på samma sätt som idag görs med bl a målare och elektriker. Programmet godkänner koderna A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, P, Q, R, T, U, V, W, Y, Z, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 och 8. Du kan hitta mer detaljerad information i hjälptexten och på Foras hemsida Kontrolluppgifter för inkomstår 2014 Ruta 20 Kostnadsersättningar som inte kryssats i ruta Ruta 20 har utökats från 6 till 7 tecken på KU10 och KU14. Utskrift av kontrolluppgift med blankettyp A4 Grafisk Utskrift av kontrolluppgifter med blankettyp A4 Grafisk kan nu skrivas ut på bildskärm. Utskriften är per automatik anpassad till fönsterkuvert. OBS! Gör gärna en testutskrift först på ett par kontrolluppgifter för att se att namn och adress skrivs i rätt höjd på pappret så att det kommer rätt i fönstret på kuvertet. Man kan

192 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2014 Sid: 5 inte ändra Toppmarginalen för blankettyp A4 Grafisk, inmatningsfälten för Toppmarginal, Vänstermarginal och Toppmarginal kropp inaktiveras. Om du väljer utskrift med blankettyp A4 Standard är fälten justerbara. Utskrift av kontrolluppgifter på skrivare i citrixmiljö. Om du använder dig av omdirigerade skrivare i Citrix ska du markera rutan Visa inte dialog för skrivare och typsnitt vid direkt utskrift mot skrivare. Programmet kommer då att skriva ut kontrolluppgifterna med typsnittet Courier New. Det är samma funktionalitet som i version 14.1 och senare Utskrift Summeringsunderlag På Summeringsunderlaget redovisas summa värde i ackumulatorer som redovisar belopp i ruta 01 till och med ruta 37 på kontrolluppgiften. Man kan välja att skriva ut kontrolluppgifter inklusive summeringsunderlag eller enbart Summeringsunderlag. Man kan också välja om man vill skriva ut kontrolluppgifter för alla anställda även de som är markerade som KU-E-post. Det gör man genom att markera rutan Skriv ut anställda markerade för E-post och får då ut en summering på det urval av anställda som man angivit. Utskrift KU inklusive summeringsunderlag med markering i Skriv ut anställda markerade för E-post. Blankettyp=A4 Standard. Summeringsunderlaget motsvarar de utskrivna kontrolluppgifterna enligt urval av anställda. Utskrift av enbart Summeringsunderlag. Rutan Skriv ut anställda markerade för E-post inaktiveras och kan inte markeras. Summeringsunderlaget redovisar summa belopp i respektive ruta (ackumulator) för de valda personerna under rubriken Urval av anställda.

193 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2014 Sid: Bokföringsorder löner och sociala avgifter Kontobeskrivning som en bilaga till rapporten bokföringsorder löner och bokföringsorder sociala avgifter Om du markerar rutan Skriv ut kontobeskrivning skrivs på sista sidan den benämning på kontona som du skrivit i kontoregistret under Register och Konto. I de fall det saknas förklarande text av konto i kontoregistret skrivs *Kontobeskrivning saknas som förklarande text till kontot på bokföringsorderns sista sida.

194 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2014 Sid: Rättningar och åtgärder Avräkning person med flera anställningar Person med tre anställningar där lön betalades ut på två av personens anställningar men skattejustering gjordes på den anställning som inte fick någon lön vilket medförde att det blev fel på ackumulering av skatt på den anställning som inte fick någon lön utan enbart skatteavdrag. Felet är rättat och nu sker skattejustering på den anställning som får lön motsvarande utbetalningsdatum Arbetsgivardeklaration När man tar ut arbetsgivaredeklaration för hela året och gången därpå väljer att ta ut för en månad ligger eventuella markeringar kvar i rutorna för nedsättning Regionalt stöd och nedsättning Forskning och utveckling. I tidigare version försvann ev markeringar Rapport semesterskuld Kolumnen för Summa semesterskuld har utökats så att om den totala summan beräknad semesterskuld är 10 miljoner kronor eller större skrivs alla siffror ut korrekt på rapporten utan att beloppet kapas Logg till Semesterskuldsberäkningen Nu blir det rätt texter i loggen på respektive semesteravtal för innevarande år. På de ställen där programmet räknar med kalenderdagar står det uttagna semesterkalenderdagar och de ställen där programmet räknar med arbetsdagar/faktiska dagar står det uttagna semesterdagar Kyrkans lönestatistik till SCB Flera enheter inom kyrkan har gått över till den nya verksamhetsin delningen. Enligt anvisningarna kan man då utelämna uppgiften Förvaltningsgren på anställd. I Hogia Kyrklön är det dock inte möjligt. Däremot finns kod 99 Kod saknas. Om man använder BSF-kod 99 redovisas den anställde nu korrekt i filen till SCB och på rapporten Kontrolluppgifter Del av rättelsedatum var synligt i kuvertfönstret vid utskrift av rättelse KU A4 Standard anpassad för fönsterkuvert. Utskriften är justerad och man kan inte längre se rättelsedatum tillsammans med adressen i fönstret CSR-frågefil CSR Frågefil. Skapar man en frågefil med urval av en anställd som har både anställningsdatum och ett avgångsdatum inom samma månad ska man inte längre få Rte 9 - Subscript out of range Sjukstatistik för årsredovisning Sjukstatistik över årsskifte. Alla personer fick samma utfall på rapporten när man beställde rapporteringsperiod över årsskifte. Felet är rättat Övningsföretaget Kyrkan Övningsföretaget för kyrka, Access databas, har uppdaterats 2.2 Hogia Kyrklön version Preliminär avräkning En del företag har anställda som registrerar sina arbetade timmar varje dag och av den anledningen kan det bli många transaktioner per anställd. Preliminära avräkningslistan blir svår att överblicka. Som löneadministratör, vill man få en tydlig och strukturerad utskrift av den preliminära avräkningslistan för att kunna effektivisera kontrollen och lättare hitta eventuella felaktigheter som behöver justeras. Möjligheten att slå samman lika lönearter utifrån olika alternativ och att sortera dem i en viss ordning gör den preliminära avräkningen betydligt mer lättläst. Inställning för sammanslagning av lika lönearter Inställning för sammanslagning av lika lönearter finns under Avräkning/Inställningar och fliken Övrigt.

195 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2014 Sid: 8 Man kan göra urval för sammanslagning av lika lönearter utifrån ett av nedanstående alternativ: Alltid Om Pris är samma och Dat/Anm saknas Om samma Projekt Om samma Konto Om samma Re (resultatenhet) Om samma Kb (kostnadsbärare) Urval av vilka lönearter som ska slås samman Man kan markera om sammanslagning endast ska göras för enstaka lönearter och göra urval på vilka lönearter som ska slås ihop. Sortering av lönearter Man ska kunna sortera lönearter enligt alternativen: Ingen sortering Löneartsnummer Projekt Konto Resultatenhet Kostnadsbärare Inställningar som du väljer sparas Lönespecifikation Många företag vill kunna slå samman lika lönearter utifrån våra konteringsdimensioner, kanske främst slå samman lika lönearter inom samma projekt. Man vill dessutom kunna sortera löneraderna utifrån samma alternativ för att det ska bli lättare för den anställde att läsa sin lönespecifikation. Lönespecifikation och Inställningar Nu finns fler alternativ för sammanslagning av lika lönearter på lönespecifikation. Bilden för inställning av utskrift lönespecifikation har därför blivit större.

196 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2014 Sid: 9 Sammanslagning Man ska kunna göra urval för sammanslagning av lika löneartersnummer utifrån ett av nedanstående kriterier Alltid Om Pris är samma och Dat/Anm saknas Om samma Projekt Om samma Konto Om samma Re Om samma Kb Man kan välja enstaka lönearter som man vill slå samman utifrån ovanstående alternativ. Markera rutan Sammanslagning skall göras endast för följande lönearter och ange vilka lönearter du vill slå samman. Radsortering på lönespecifikation Under rubriken Radsortering kan man välja sorteringsordning på löneraderna utifrån ett av nedanstående alternativ: Ingen sortering (enligt inmatning i löneberedningen) Löneartsnummer Projekt (valbart endast om projekt är kriteriet för sammanslagning av lika lönearter) Konto (valbart endast om konto är kriteriet för sammanslagning av lika lönearter) Resultatenhet (valbart endast om resultatenhet är kriteriet för sammanslagning av lika lönearter) Kostnadsbärare (valbart endast om kostnadsbärare är kriteriet för sammanslagning av lika lönearter)

197 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2014 Sid: 10 När man uppdaterar HogiaLön Plus till 14.3 från en tidigare version kommer inställningarna för Sortering för lönearter vid avräkning och på lönespecifikation, som idag ligger under Arkiv/Inställningar/Avancerade inställningar/avräkning, att konverteras till de nya inställningarna för Radsortering under Inställningar för lönespecifikation. Kolumnrubrik på lönespecifikation Det finns en inställning för vilken kolumnrubrik som ska visas där det idag står Projekt på lönespecifikationen. Man kan välja att visa någon av kolumnrubrikerna: Ingen (inget redovisas i kolumnen) Projekt (projektnummer på löneraden visas i kolumnen) Konto (konto på löneraden visas i kolumnen) Resultatenhet (resultatenhet på löneraden visas i kolumnen) Kostnadsbärare (kostnadsbärare på löneraden visas i kolumnen) Kolumnrubriken Projekt är standard så länge man inte gör någon ändring. Vald inställning sparas Analys Historik Om du i Historiken vill kunna se vilket barn som är kopplat till den uttagna föräldraledigheten så ska du markera kolumnen Barn som finns under Inställningar. Du ser då barnets namn eller den identifikation som är angiven på den anställdes barn på fliken Semester.

198 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2014 Sid: Utökad kontroll vid import av anställda Arkiv och Import anställda - Utökad kontroll vid import av anställda Om man vill säkerställa att rätt personer uppdateras ska rutan Utökad kontroll vid uppdatering av anställda vara markerad. Programmet kontrollerar att personnummer, anställningsnummer och anställningsdatum på personerna i importfilen stämmer överens med personnummer, anställningsnummer och anställningsdatum i databasen som filen importeras till. Om något inte stämmer överens så visas skillnaderna för den anställde och man kan välja att importera eller att inte importera den anställde. Felaktigt anställningsnummer på en anställd. När programmet inte hittar anställd utifrån anställningsnummer söker programmet efter anställd med samma personnummer som finns på det felaktiga anställningsnumret i filen. Loggfilen skriver ut vad som är felaktigt. Personen uppdateras inte.

199 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2014 Sid: 12 När personnummer på anställd i filen inte överensstämmer med personnumret på personen i databasen presenteras ett formulär på bildskärmen där den felaktiga personposten visas och man får möjlighet att besluta om personen ska importeras och uppdateras i databasen eller inte. En bock i rutan Godkänd medför att personen importeras och uppdateras. Om man inte vill att personen ska importeras och uppdateras måste man ta bort markeringen i rutan Godkänd. Efter import, där man valt att inte importera de felaktiga posterna, skapas en fil med ändelsen.err där de felaktiga personposterna finns och en fil med ändelsen.org där de importerade personposterna finns sparade. Du kan rätta till de felaktiga personposterna i err-filen och därefter importera personerna. OBS! Anställningsdatum ersätts inte på en befintlig anställd vid import.

200 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2014 Sid: Standardiserad, egenanpassad, namnsättning av rapportfiler Under Rapportinställningar finns möjlighet att namnge rapportfiler utifrån företagets egna behov. En markering i rutan Eget format för filnamn skapar möjlighet att anpassa filnamnet efter eget behov. Det gäller de filer som skapas vid Utskrift på bildskärm och vidare export till PDF, Word eller Excel. Filnamnet kan bestå av Rapportnamn, Företagsnamn, Organisationsnummer och Rapportdatum. Man bestämmer själv vilka parametrar man vill ha med i filnamnet och i vilken ordning de ska skrivas ut. Rapportnamn är obligatoriskt. Nedan ser du exempel på filnamn utifrån ovanstående inställning vid utskrift av bokföringsorder löner som exporterats till PDF-format Arbetsgivardeklaration Det finns nu möjlighet att skriva ut rapporten Arbetsgivardeklaration med engelska ledtexter.

201 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2014 Sid: Rättningar och åtgärder Bankkoppling BGC Tabellen med banker och tillhörande clearingnummer och antal siffror i bankkontonummer är uppdaterad. Du hittar listan under Anställda och fliken Utbetalning/försäkring under rubriken Bankgirots lista över clearingnummer när du trycker på F1(hjälptexter) Rapportprofiler Skapade rapportprofiler och deras inställningar sparas nu definitivt och kan inte längre försvinna om du av misstag skulle få en ny licens utan rapportprofiler Import från Excel till Massberedning/löneberedning Problemet med att inte kunna importera löneberedningsrader från excelfil till Massberedning/löneberedning, som några drabbades av i föregåendeversion är åtgärdat i version Kontrolluppgifter Möjlighet att skriva ut kontrolluppgift blankettyp A4 Grafisk på bildskärm. Utskriften kan exporteras till exempelvis pdf-format. Utskriften kan anpassas till fönsterkuvert Utskrift av kontrolluppgifter. Förbättrad hantering för utskrift av kontrolluppgifter när man har ett fåtal anställda som saknar e-postadress och där övriga får sina kontrolluppgifter via e-post. Hanteringen överensstämmer nu med hur det fungerar vid utskrift av lönespecifikation. Under Kontrolluppgifter och Utskrift av kontrolluppgifter finns en ruta Skriv ut anställda markerade för E-post. Om rutan Skriv ut anställda markerade för E-post är markerad och man väljer att skriva ut KU med blankettyp A4 Standard, A4 Grafisk eller Laserport skrivs kontrolluppgifter ut både för de personer som har en bock i rutan KU via E-post och för de som saknar en markering i rutan KU via E-post. Om rutan Skriv ut anställda markerade för E-post inte är markerad och man väljer att skriva ut KU med blankettyp A4 Standard, A4 Grafisk eller Laserport skrivs kontrolluppgifter ut endast för de personer som saknar en bock i rutan KU via E-post. Om man väljer att skriva ut KU med blankettyp E-post kommer kontrolluppgifter att skrivas ut för de som har markeringen KU via E-post oavsett om det finns en markering i rutan Skriv ut anställda markerade för E-post eller inte.

202 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2014 Sid: Semesterskuld och semesterberäkning Antal uttagna semesterdagar blev felaktigt summerade om den anställde har sin lön procentuellt fördelad på flera resultatenheter. Felet är åtgärdat Återläsning av säkerhetskopia skapad i en nyare SQL-version Vid återläsning av manuell eller automatiskt tagen säkerhetskopia görs en kontroll om aktuell version på SQL Server är nyare eller lika med den SQL Server version som säkerhetskopian är tagen i. Om säkerhetskopian är skapad i en nyare version än aktuell version får man ett tydligt felmeddelande Registrering av semester med avvikelseart Kunder som laddat ner Hogia Kyrklön version 14.2 eller senare kan få ett fel gällande ej semesterlönegrundande frånvarodagar. Det gäller när man använder avvikelseart för semester och de sista dagarna i semesterperioden är tjänstledighet/obetald semester. Hela frånvaroperioden (från första semesterdagen till sista tjänstledighetsdagen) blir ej semestergrundande frånvaro. Det innebär att underlag för semesterskuld och semesterberäkning blir fel pga. reducering av antal semestergrundande anställningsdagar. Rapporten som redovisar närvaro/frånvaro i timmar, ex arbetsgivarintyget, blir felaktiga eftersom hela semesterperiodens timmar adderas på lönearten för tjänstledighet 2.3 Hogia Personal version Arbetsår förtydligande kring beräkning av antal arbetsdagar En förutsättning vid beräkning av ferielön och uppehållslöneberäkning är att arbetsåret läggs in med avvikande dagar (se Register/Arbetsår). Antal lovdagar hämtas utifrån dagarna under fliken för Avvikande dagar. Notera att antal Arbetsdagar inte räknas om med automatik i de fall du har lagt till/tagit bort lovdagar under Avvikande dagar. Programmet räknar dock med korrekt antal arbetsdagar i ferielönsberäkningen. För att få programmet att räkna om arbetsdagarna i matrisen utifrån antal förändrade lovdagar kan du temporärt ta bort lovid:et och sedan lägga tillbaka det på nytt genom att välja detta i listboxen Ett fel vid export på fil av personuppgifter har rättats Problembeskrivning: När man avslutar en anställning i Personal för att sedan lägga upp en ny anställning och sedan exporterar dessa förändringar via fil till lönesystemet (ej direktuppdatering), skrivs avgångsdatumet från den första anställningen över till lön i sista anställningen. Detta leder till att avgångsdatum måste justeras manuellt på personen i lönesystemet. Felet är nu rättat i filexporten av personuppgifter och vid byte av anställning ligger nu inte avgångsdatumet kvar i löns anställdaregister. 2.4 Hogia Personal version Ny rapport för att se vem som gjort ändringar i personregistret Nu har vi åtgärdat ett efterfrågat önskemål från våra kunder som kör Hogia Personal och har fler än en användare som utför ändringar i personmodulen, d.v.s. person, anställning och lön & förmån. För att kunna spåra vem som gjort vad finns nu en loggningsrapport som tas ut i Excel och som visar gjorda händelser i detta register. Den nya rapporten heter Person/Anst/Förmån Logg och finns under fliken Lön/Förmån i programmets rapportdel. I programmets hjälptexter beskrivs den nya rapporten mer ingående.

203 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2014 Sid: 16 3 Kurser/Konferenser 3.1 Hogia Kyrklön och Hogia Personal Just nu finns det inga kurser inbokade. Kontakta oss gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund. Självklart kommer vi även i år att arrangera våra populära årsavslutskonferenser. Göteborg Lilla Bommens konferenscenter Stockholm World Trade Center Anmälan gör du enklast på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra övriga kurser.

208 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 7/2014 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION KOMMANDE SYSTEMKRAVSÄNDRINGAR FÖR HR OCH LÖNEPRODUKTER NYA BEHÖRIGHETSKRAV FÖR SÄKERHETSKOPIERING, ÅTERKOPIERING M M 3 2 Aktuellt SCB-STATISTIK Kontrollera uppgifter i anställdaregistret Begär underlag för SCB-statistik Ta fram uppgift om antal säsongsanställda till SCB 9 3 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 15 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

209 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2014 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Personal: Aktuell version i fr o m : Aktuell version hos Advance fr o m Aktuell version hos GIP fr o m : Nästa programuppdatering (15.1.x) beräknas släppas Den innehåller då 2015 års skattetabeller. Versionen installeras hos Advance Versionen installeras hos GIP Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2014_7_

210 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2014 Sid: Kommande systemkravsändringar för HR och löneprodukter Från och med januari 2015 kommer Hogias program inte att ha stöd för Windows XP, Microsoft Office 2003 samt Microsoft Internet Explorer 7 och Microsoft Internet Explorer 8 i sina systemkrav. Varför? Man gör det för att Microsoft inte längre tillhandahåller support eller säkerhetsuppdateringar för Windows XP och Microsoft Office Microsoft upphörde med detta den 8 april Läs gärna mer om detta på Microsofts egna hemsidor. Windows XP: Office 2003: I och med att stödet för Windows XP och Microsoft Office 2003 släpps har Hogia dessutom beslutat att inte längre tillhandahålla stöd för Internet Explorer 7 samt Internet Explorer 8. Istället läggs fokus på att ha bra stöd för senare versioner av Internet Explorer och man planerar även att införa stöd för ytterligare populära browsers. I praktiken innebär detta att fr o m januari 2015 kommer Hogias versioner av HR-produkter inte längre säkerställas för Windows XP, Microsoft Office 2003 samt Microsoft Internet Explorer 7 och Microsoft Internet Explorer 8. Programmen kommer högst sannolikt att fortsatt fungera i dessa miljöer ett tag till men man kommer inte att utföra några tester i dessa miljöer och inte heller tillhandahålla support i just dessa miljöer. 1.3 Nya behörighetskrav för säkerhetskopiering, återkopiering m m Vi vill även påminna om ändringen av behörighetskraven som vi skrev om i Nyhetsbrev 6/2014. Meddela er ITavdelning att förändringar gjorts av behörighetskraven för Nytt Kalenderår, Säkerhetskopiering och Återkopiering i Hogia Kyrklön. Den som loggar in i Hogia Kyrklön för att göra Nytt kalenderår, Säkerhetskopiering eller Återkopiering måste ha SQL rollerna: På server: db-creator I databas: db-owner Inloggad SQL-användare i Hogia Kyrklön som kör funktionen Nytt kalenderår blir ägare till föregående års databas (innebär att användaren får behörighet db_owner på föregående år). Övriga SQL-användare flyttas med samma roller och behörigheter enligt innevarande år.

211 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2014 Sid: 4 2 Aktuellt Notera särskilt att version 15.0 måste installeras innan du kör årets SCB-statistik. 2.1 SCB-statistik SCB genomför på uppdrag av Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation och de fackliga organisationerna en årligen återkommande undersökning av löne- och anställningsförhållanden för personalen inom Svenska kyrkan. Statistikuppgifterna ligger till grund för den partsgemensamma lönestatistik som används som underlag vid löneförhandlingar. Årets lönestatistik skall lämnas senast den 15 december. Instruktioner gällande redovisningen finns att hämta på SCB:s hemsida, Nytt för i år är att antalet semesterdagar som den anställde har rätt, till oavsett om semesterlön har intjänats eller inte, skall redovisas Kontrollera uppgifter i anställdaregistret Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Om du har sparat en rapportmall från tidigare så kan du klicka på och välj titeln SCB rapporteras. Om det inte finns någon sparad mall så lägger du enkelt upp en. Vid Sortering, ange Urvalskategori, Anställningsnummer och begär Skriv ut anställda som slutat Ange en titel på rapporten, t ex SCBrapporteras. I högra bildhalvan väljer du ut fälten Anställningsnummer (nr 1) och Namn (nr 2) samt fält 3-7 enligt exemplet här till intill. Klicka därefter på och namnsätt den, så att rapporten sparas och kan skrivas ut igen. Klicka på för att begära ut rapporten antingen på skrivare eller bildskärm. För att skriva ut rapporten måste du först välja utskriftsformat. Välj liggande A4. Kontrollera att det står en 1:a under rubriken Rapporteras för de som skall komma med i rapporten till SCB och en 0:a på övriga.

212 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2014 Sid: 5 Behöver du ändra på någon eller några anställda, gör du det under Register Anställda, fliken Kyrklön. I den övre delen av bilden finner du de uppgifter som skall vara ifyllda för alla anställda som redovisas i statistiken. För anställda som skall rapporteras, se till att bocken är markerad vid Skall ingå i SCBstatistiken. Ändra och komplettera uppgifterna om löneform, förvaltningsgren och BSF-kod för nyanställda och anställda som bytt tjänst under året och tryck därefter. De flesta enheter har gått över till den nya verksamhetsindelningen. Därmed kan, enligt anvisningarna, uppgiften om Förvaltningsgren utelämnas. Då programmet inte hanterar detta alternativ kan du istället ange kod 99 Kod saknas. Det blir däremot inte fel om du låter den gamla uppgiften ligga kvar. För anställd som har BSF-kod som slutar på 99 skall även befattningen specificeras. Ange dess fyrställiga kod vid Befattningskod och fyll i Befattningen vid Befattningstext. Godkända koder redovisas på nästkommande sidor.

213 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2014 Sid: 6 Godkända koder Löneformer 10 Arbetstagare med månadslön 20 Arbetstagare med timlön Förvaltningskoder 0 Gemensam administration 3 Fastighetsförvaltning: Kyrko- och församlingslokaler 4 Fastighetsförvaltning: Övriga fastigheter 5 Begravnings- och serviceverksamhet 50 Kyrkogårdsadministration 51 Begravningsverksamhet enligt begravningslagen 56 Krematorium 59 Serviceverksamhet 6 Församlingsverksamhet (i huvudsak undervisning, vård och fritidsverksamhet) 60 Gemensam församlingsadministration (inklusive kyrkobokföring) 61 Gudstjänster och förrättningar (prästuppgifter) 62 Verksamhet på sjukhus och institutioner 63 Kyrkomusiker (kyrkokörer, konserter, musikaliska aktiviteter) 64 Konfirmandundervisning 65 Barnverksamhet (söndagsskola, miniorer m.m.) 66 Ungdomsverksamhet (juniorer, lägerverksamhet m.m.) 67 Vuxenverksamhet 68 Diakoni 69 Övrig församlingsverksamhet 7 Stift 71 Egendomsnämnden BSF-koder Församlings- och främjandeuppgifter Pedagogiska uppgifter m.m Församlingspedagog 1102 Förskollärare 1103 Förskollärare/föreståndare 1104 Assistent i församlingsarbete/tjänstebiträde 1105 Fritids/ungdomsledare 1106 Barntimmeledare/barnskötare 1107 Konsulent på stifts-/nationell nivå 1108 Familjerådgivare/terapeut 1199 Annan kvalificerad arbetstagare med pedagogiska, kurativa eller terapeutiska uppgifter Diakoniuppgifter 1201 Församlingsdiakon 1202 Församlingsdiakon/arbetsledare 1203 Sjukhusdiakon 1204 Stiftsdiakon 1299 Diakon med specialuppgift Prästuppgifter 1301 Kyrkoherde 1302 Komminister 1303 Komminister/arbetsledare 1304 Sjukhuspräst 1305 Biskop 1306 Domprost 1307 Stiftsadjunkt 1308 Stiftsadjunkt/arbetsledare 1309 Kontraktsadjunkt 1310 Pastorsadjunkt 1399 Präst med specialuppgift Kyrkomusikaliska uppgifter 1401 Kantor 1402 Organist 1403 Domkyrkoorganist 1499 Annan arbetstagare Servicetekniska uppgifter 2301 Kyrkvaktmästare 2302 Kyrkogårdsarbetare 2303 Församlingshemsvärd/husmor 2304 Städare 2305 Krematorievaktmästare 2306 Skogsarbetare 2307 Fastighetsskötare 2308 Maskinreparatör 2309 Hantverkare 2310 Ekonomibiträde 2399 Annan arbetstagare med servicetekniska uppgifter Chefsuppgifter 2401 Chef inom kyrkogårdsförvaltningen 2402 Chef inom fastighetsförvaltning 2499 Annan arbetstagare med chefsuppgifter inom förvaltningsomr. Administrativa uppgifter Specialist/handläggaruppgifter 3101 Kamrer/ekonom 3102 Utredare 3103 Annan utredare/specialist inom förvaltningsområdet 3104 HR-specialist 3105 Stiftsjägmästare 3106 Stiftsjurist/motsvarande 3107 Informatör 3108 IT-tekniker 3109 IT-samordnare 3199 Annan arbetstagare inom förvaltningsområdet Assisterande uppgifter 3201 Assistent 3202 Löneassistent 3203 Ekonomiassistent 3204 Förvaltningsassistent 3205 Informationsassistent 3206 Kontorsvaktmästare 3207 Kyrkobokföringsassistent

214 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2014 Sid: 7 Uppgifter inom mark- och fastighetsförvaltning Specialistuppgifter 2101 Trädgårdsingenjör 2102 Fastighetsförvaltare/-tekniker 2199 Annan specialist inom mark- och fastighetsområdet Arbetsledande uppgifter 2201 Kyrkogårdsföreståndare 2202 Arbetsledare 2203 Krematoriemästare/-föreståndare 2204 Skogsvaktare 2299 Förman/Annan arbetsledare 3299 Annan arbetstagare inom förvaltningsområdet Chefsuppgifter 3301 Kanslichef/verksamhetschef 3302 Kyrkokamrer 3303 Avdelnings-/enhetschef 3399 Annan chef inom förvaltningsområdet Befattningskoder (förkortad version av SCB) Dessa koder ska anges för att precisera befattningen då BSF-koden slutar på 99. Befattningstext Bef.Kod Befattningstext Bef.Kod Administratör 2531 Konsulent 7250 Antikvarie 2320 Kulturhandläggare 2274 Arkivarie 2321 Kurator 3303 Arkivassistent 2352 Kyrkogårdstekniker 7096 Assistent i sjukhuskyrkan 8938 Körledare 2837 Bibliotekarie 2230 Lärare 2995 Boendestödjare 3996 Pedagog 2112 Dataansvarig 0947 Personaladministratör 9152 Diakon med annan spec.uppg Projektanställd 0429 Diakoniassistent 8903 Projektledare 0715 Föreståndare 8040 Präst med annan spec.uppg Förman 6600 Psykolog 1300 Församlingsmedhjälpare 8935 Receptionist 9564 Församlingsmusiker 8916 Redaktör 9189 Grävmaskinförare 7646 Sekreterare 0090 Guide 2495 Serveringsbiträde 8149 Handläggare 9247 Sjuksköterska 1137 Informatör 2496 Skolkonsulent 2055 Ingenjör 5622 Tekniker 6300 Inköpare 9205 Utbildningsassistent 2065 Jordbruksförvaltare 7151 Vakt 9929 Klockare 8908 Vaktmästare 9840 Kock / kokerska 8135 Verkstadsmekaniker 7957

215 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2014 Sid: Begär underlag för SCB-statistik Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Kyrklön. Markera Lönestatistik till SCB. Fyll i uppgifterna i urvalsbilden enligt exemplet till höger. Vid Statistik skrivs till anger du den katalog som filen skall hamna i. Klicka därefter på. I exemplet till höger skrivs filen till datorns lokala hårddisk. Från denna katalog skall filen sedan föras över till SCB via dess webbtjänst. Är du osäker konsulterar du systemansvarig. Fortsätt med att kontrollera uppgifterna i den efterföljande bilden. Börja med att kontrollera att rätt P-fält är angivet i rutorna vid de Fasta personuppgifterna längst upp i bilden. I övrigt anges lönearterna enligt bilden till höger förutsatt att du använder löneartsförteckning i Svenska kyrkans grundregister. Även löneart 226 Kyrkoherdevikariat kan vara aktuellt här. Det förutsätter dock att vikariatet omfattar en längre tid (½-1 år) än de upp till 3 månader som föreskrivs i avtalet. Exempel på tillägg som inte finns i grundregistret är Prosttillägg, som inte finns formellt i avtalet men som betalas ut i vissa stift till kontraktsprost. Lönearter för frånvaro som skall minska schemalagd arbetstid , 311, , , , , , , , , 565, 600 Klicka därefter på.

216 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2014 Sid: 9 Om en tidigare producerad statistikfil redan finns på anvisad plats, erhålls ett meddelande och du får klicka på. Du får därefter upp ett meddelande som visar att filen KyrkSCB.txt skapats och att den finns i önskad katalog. Verifiera detta genom att klicka. SCB-statistiken skrivs ut och redovisas i enlighet med gängse kolumnindelning. Mer information om hur resp kolumn beräknats finner du i slutet av detta avsnitt. Avslutningsvis skrivs ett sammandrag ut med totaler per kolumn Ta fram uppgift om antal säsongsanställda till SCB SCB begär även in uppgifter om antalet säsongsanställda (för stiften skall istället en fråga om antal skogsarbetare besvaras). Notera särskilt att ferieanställda inte skall rapporteras till SCB. Även denna rapportering sker via webben. För att ta fram dessa uppgifter kan urvalsfunktionen i Hogia Personal med fördel användas.

217 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2014 Sid: 10 Gå in under Analys Rapporter eller Klicka på Klicka på i meny-raden. Fler urval i urvalsbilden till vänster Om du har sparat ett urval från tidigare år så kan du klicka på och välj titeln Säsongsanställda Klicka därefter på. Om det inte finns någon sparad mall så lägger du enkelt upp en. Klicka på vid Anställningsform Välj Säsong och klicka på. Om du inte redan sparat urvalet så kan det vara bra att spara till nästkommande år. Klicka på och anger ett mallnamn enligt exemplet till höger. Om mallen endast skall användas av dig själv sätter du en bock vid Personlig. Klicka därefter på. Markera fliken Lön/Förmån. Välj rapporten Person/Anst/Förmån/PA+/LAS

218 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2014 Sid: 11 Om du sparade rapportmallen vid föregående rapportering så kan du nu enkelt hämta upp den igen. Klicka på och välj mallen enligt exemplet till höger. Klicka därefter på. Fyll i bilden enligt exemplet till höger. Förutom fält 2-5 enligt bilden väljs även 1. Namn. Vid Datum anges när säsongen startade och slutade. Räkna samman antalet anställda i listan. Kontrollera om någon eller några säsongsanställda är deltidsanställda. Använd den som underlag vid rapportering via webben. När filen är framtagen skall den levereras till SCB. All redovisning sker via SCB:s webbplats. Logga in med det Användarid och Lösenord som finns angivet i det informationsbrev som du fått. Först besvaras frågan om säsongsanställd kyrkogårdspersonal eller för stiften, en fråga om skogsarbetare. Därefter väljer du att löneredovisning sker via fil.

223 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 8/2014 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION SYSTEMKRAVSÄNDRINGAR FÖR HR OCH LÖNEPRODUKTER 3 2 Ny programversion HOGIA KYRKLÖN Skattetabeller och procent för engångsskatt enligt 2015 års beräkningar Arbetsgivardeklaration för Rapporter Periodens & månadens Nya och ändrade bilförmånsvärden HOGIA PERSONAL Rapporten Personalomsättning - listan med ny- och avslutade anställningar visar Företag Korrigering av standardinställning för vissa rapporter Förtydligande av rapportinställningen för Anställningar Vad betyder rapportinställningen Inkludera historik för markerade anställda? 6 3 Aktuellt JUSTERA AVVIKELSEARTER 7 4 Nytt kalenderår NYA BEHÖRIGHETSKRAV FÖR SÄKERHETSKOPIERING, ÅTERKOPIERING M M LÄGG UPP DATABAS FÖR NYTT KALENDERÅR UPPDATERA ARBETSTIDSSCHEMAT ÅRSUPPDATERA ARBETSTIDSSCHEMAT I AVENY TIDREDOVISNING ÄNDRA STYRTABELLEN FÖR AVTALSENLIGA LÖNEKOSTNADSPÅSLAG 11 5 Registervård ÄNDRADE BELOPP OCH PROCENTSATSER RELATERAD TILL SVENSKA KYRKANS AVTAL ÄNDRADE LAGSTADGADE BELOPP RENSA BORT ANSTÄLLDA SOM SLUTAT RENSA BORT INAKTUELLA ARBETSSCHEMAN 15 6 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 19 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

224 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2014 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Personal: Aktuell version i fr o m : Aktuell version hos Advance fr o m Aktuell version hos GIP fr o m : Nästa programuppdatering (15.1.x) beräknas släppas Den innehåller då 2015 års skattetabeller. Versionen installeras hos Advance Versionen installeras hos GIP Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2014_8_

225 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2014 Sid: Systemkravsändringar för HR och löneprodukter Som vi tidigare påpekat kommer Hogias program från och med januari 2015 inte att ha stöd för Windows XP, Microsoft Office 2003 samt Microsoft Internet Explorer 7 och Microsoft Internet Explorer 8 i sina systemkrav. Varför? Man gör det för att Microsoft inte längre tillhandahåller support eller säkerhetsuppdateringar för Windows XP och Microsoft Office Microsoft upphörde med detta den 8 april Läs gärna mer om detta på Microsofts egna hemsidor. Windows XP: Office 2003: I och med att stödet för Windows XP och Microsoft Office 2003 släpps har Hogia dessutom beslutat att inte längre tillhandahålla stöd för Internet Explorer 7 samt Internet Explorer 8. Istället läggs fokus på att ha bra stöd för senare versioner av Internet Explorer och man planerar även att införa stöd för ytterligare populära browsers. I praktiken innebär detta att fr o m januari 2015 kommer Hogias versioner av HR-produkter inte längre säkerställas för Windows XP, Microsoft Office 2003 samt Microsoft Internet Explorer 7 och Microsoft Internet Explorer 8. Programmen kommer högst sannolikt att fortsatt fungera i dessa miljöer ett tag till men man kommer inte att utföra några tester i dessa miljöer och inte heller tillhandahålla support i just dessa miljöer.

226 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2014 Sid: 4 2 Ny programversion Hogia Kyrklön Skattetabeller och procent för engångsskatt enligt 2015 års beräkningar Programmet är uppdaterat med skattetabeller och engångsskatt för inkomstår När du verkställer årsskiftet och får ett innevarande år 2015 är det skatteberäkning enligt 2015 års skattetabeller och procent för engångsskatt som programmet använder Arbetsgivardeklaration för 2015 Arbetsgivaravgiften är oförändrad för de flesta. Arbetsgivardeklarationen är oförändrad mot 2014 och har samma åldersindelningar och procentsatser för inkomstår Arbetsgivare kan få kompensation för sjuklönekostnader. Detta hanteras av Försäkringskassan men nytt för 2015 är att uppgift om total sjuklönekostnad (inkl. arbetsgivaravgift på sjuklönekostnaden) ska redovisas i arbetsgivardeklarationen. Rapportera företagets totala sjuklönekostnad till Försäkringskassan För alla arbetsgivare i Sverige finns ett skydd mot höga sjuklönekostnader. Skyddet innebär att arbetsgivare kan få ersättning för årliga sjuklönekostnader som överstiger en viss nivå. Från och med 1 januari 2015 gäller nya nivåer. Nyhet för år 2015 är att företag ska rapportera sin totala sjuklönekostnad till Försäkringskassan och detta sker via arbetsgivardeklarationen. Skatteverket meddelar i sin tur Försäkringskassan om era sjuklönekostnader. Utifrån de uppgifterna beräknar Försäkringskassan vilken ersättning ni kan få. Ny ruta på arbetsgivardeklarationen är 99 Total sjuklönekostnad. Den uppgift som du ska rapportera i ruta 99 Total sjuklönekostnad är utbetald sjuklön dag 2-14 i sjuklöneperioden samt arbetsgivaravgift på dessa sjuklöner. I vissa fall ska kostnader från dag 1 i sjuklöneperioden ingå. Det gäller om ni t ex har anställda med särskilt högriskskydd. För att programmet ska kunna redovisa sjuklönekostnader på arbetsgivardeklarationen behöver du ange vilka lönearter som är underlag för utbetald sjuklön dag 1-14 till dina anställda. Dessa lönearter anger du när du ska ta fram arbetsgivardeklarationen för januari Om anställda fått sjuklön utbetald den rapporteringsmånad som du beställer rapporten för kommer summa utbetald sjuklön att hämtas upp till ruta 99 Total sjuklönekostnad och det beräknas arbetsgivaravgift utifrån den procent som gäller för åldersindelningen, dvs procent för den åldersindelning som den anställde ingår i Rapporter Periodens & månadens Från och med 1 januari 2015 ska arbetsgivaren redovisa sina sjuklönekostnader på arbetsgivardeklarationen. De redovisas i ruta 99 på blanketten. I inmatningsfältet Lönearter utbetald sjuklön dag 1-14 anger du de lönearter som du utbetalar sjuklön med. Om du har anställda som har ob-tillägg eller andra rörliga lönedelar som berättigar till sjuklön behöver du även ange de sjuklönearterna.

227 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2014 Sid: , ,417,424 Arbetsgivaravgifter beräknas på summan av angivna lönearter i fältet Lönearter för sjuklönekostnader dag 1-14 enligt inställningar under Arkiv/Inställningar/Bokföringsorder. OBS! Hänsyn skall tas till de olika åldersintervallen samt till gränsen 1000 kr resp. ½ basbelopp. Om anställda har markering i gräns 1000 kr eller ½ basbelopp ska arbetsgivaravgift beräknas på utbetalda sjuklön när den sammanlagda utbetalda bruttolönen för året är 1000 kr eller mer alternativt ½ basbelopp eller mer. Beräkning av total sjuklönekostnad påverkas inte av nedsättning Regionalt stöd och/eller nedsättning FoU på personnivå eller när man väljer nedsättning då man beställer rapporten och anger det på företagsnivå. Om den anställde har markering i rutan Ej arbetsgivaravgift ska inga sociala avgifter beräknas på utbetald sjuklön. Om total sjuklönekostnad i ruta 99 är negativ (belopp < 0) eller totalt utbetald sjuklön är 0 (noll) kr redovisas 0 (noll) i ruta 99. Mer detaljerad information om rapportering av total sjuklönekostnad finns att läsa under F1-hjälptexter samt på och Nya och ändrade bilförmånsvärden Programmets bilfil har uppdaterats med nya och ändrade bilförmånsvärden för bilar med tillverkningsår Bilfilen används till bilförmånsberäkningen som finns på fliken Bilförmån i anställdaregistret. 2.2 Hogia Personal Rapporten Personalomsättning - listan med ny- och avslutade anställningar visar Företag Om du skriver ut listan med ny- och avslutade anställningar i samband med rapporten Personalomsättning så framgår nu vilket företag de anställda börjat/slutat på. Uppgiften om företag hämtas från personregistret, fliken Anställning och fältet Arbetsgivarkod (se Systemnamn och Rubriker). Rapporten använder benämningen som står

228 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2014 Sid: 6 under radvis rubrik. Vi har också sett över sorteringsordningen, rapporten sorterar posterna i stigande datumordning efter anställningsdatum respektive avgångsdatum Korrigering av standardinställning för vissa rapporter Vi har sett över vilken standardinställning som ska gälla för vissa rapporter när det gäller urval av Anställningar. I tidigare version har inställningen Visa aktuell anställning alltid gällt för rapporterna: Tidbegränsade anställningar, Statistik anställningar, Kön och åldersstatistik respektive Personalomsättning. Denna default inställning medförde att vissa anställningar sorterades felaktigt bort då rapporterna beställdes med ett avancerat urval i kombination med att inställningen Inkludera historik för markerade anställningar var urbockad. Fr o m version 15.1 av Personal gäller istället inställningen Visa alla anställningar under perioden för ovanstående rapporter och inställningen är inte valbar Förtydligande av rapportinställningen för Anställningar Gör man urval på rapportinställningen: Visa aktuell anställning så måste den nuvarande anställningen även vara pågående under perioden som valts för rapporten för att visas på rapporten. Vill du specifikt se vilken anställning som gäller för en viss tidsperiod oavsett om den är aktuell eller avslutad, välj istället Visa alla anställningar under perioden Vad betyder rapportinställningen Inkludera historik för markerade anställda? Den generella inställningen Inkludera historik för markerade anställda som finns i programmets rapportdel, har ingen påverkan på de personer man SER i urvalsrutan, utan påverkar endast innehållet på rapporterna, dvs vilka anställningar och förmåner som visas. Rent generellt så ska de flesta rapporterna beställas med historik och inställningen gäller oavsett om du gör ett standard urval eller ett avancerat urval. Inställningen ska avmarkeras när man uttryckligen vill att gjorda urval ska tillämpas på SAMTLIGA anställningar/förmåner för vald period. Har inga urval gjorts så har inställningen ingen betydelse. I programmets hjälptext har vi förtydligat vad inställningen innebär genom att ge några beskrivande exempel, titta gärna igenom dessa om du är osäker på rapportinställningens betydelse.

229 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2014 Sid: 7 3 Aktuellt 3.1 Justera avvikelsearter Vi ber er kontrollera hur era avvikelsearter är inställda. Vid kontroll av grundregistret har vi funnit att avvikelseart 327 Extra fridag har varit felinställd. Gå in under Register och välj Avvikelsearter och markera 327 Extra fridag (Prostdagar). Byt till fliken Lönearter. I rutan Enligt följande gränsvärden ändra till begränsas ej av avvikande schema enligt exemplet till höger. Klickar på för att spara. Kontrollera gärna övriga avvikelsearter. Samtliga i grundregistret är inställda på samma sätt.

230 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2014 Sid: 8 4 Nytt kalenderår Eftersom lönedatabasen är årsbaserad skall en ny databas skapas för varje nytt kalender år. Detta moment utförs dessutom för vart och ett av de företag som man hanterar lön för. Notera särskilt att det krävs s k administratörsrättigheter för att kunna göra detta. Är du osäker rådgör du med systemansvarig och förbered detta i god tid. Handledning finns på Hogias kundtorg. 4.1 Nya behörighetskrav för säkerhetskopiering, återkopiering m m Vi vill även påminna om ändringen av behörighetskraven som vi skrev om i Nyhetsbrev 6/2014. Meddela er ITavdelning att förändringar gjorts av behörighetskraven för Nytt Kalenderår, Säkerhetskopiering och Återkopiering i Hogia Kyrklön. Den som loggar in i Hogia Kyrklön för att göra Nytt kalenderår, Säkerhetskopiering eller Återkopiering måste ha SQL rollerna: På server: db-creator I databas: db-owner Inloggad SQL-användare i Hogia Kyrklön som kör funktionen Nytt kalenderår blir ägare till föregående års databas (innebär att användaren får behörighet db_owner på föregående år). Övriga SQL-användare flyttas med samma roller och behörigheter enligt innevarande år.

231 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2014 Sid: Lägg upp databas för nytt kalenderår Gå in under Arkiv och välj Nytt kalenderår... Av bilden till höger framgår att rutinen genomför tre olika steg. Kontrollera särskilt att en säkerhetskopia finns innan du klickar på för att fortsätta. Starta rutinen genom att klicka på. Du kan nu följa hur de olika stegen fortlöper för att skapa en databas för det nya verksamhetsåret. Programmet avslutar med att döpa om databasen för det gamla verksamhetsåret. Namnet är det samma men kompletteras med att det inom parantes skrivs vilket år den avser. Se exemplet till höger. Klicka på för att avsluta. Föregående år: Övningsföretaget_Kyrkan(2014) Upprepa proceduren för vart och ett av de företag du kör. 4.3 Uppdatera arbetstidsschemat Innan du kan börja använda löneberedningsrutinen för innevarande år är det viktigt att arbetsschemat som avser röda helgdagar och aftnar kompletteras med dagar för år Dessa kan antingen registreras manuellt eller importerar du en textfil. För att importera arbetstidsschemat börjar du med att hämta denna från Eniacs hemsida Du finner den under KUNDSIDORNA. Du behöver alltså logga in med kundnummer och lösenord. Välj Dokumentation till vänster i bilden och högerklicka på länken Röda helgdagar och aftnar Välj Spara mål som och ange önskad katalog som filen skall importeras från i Hogia Kyrklön.

232 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2014 Sid: 10 När du laddat hem filen går du in under Arkiv Import och väljer Arbetsschema... Markera filen Roda_helgdagar_aftnar_2015.txt och klicka på. När importen sker visas en logg med information om vilka röda dagar och aftnar som importerats till schema 10. För att registrera dagarna manuellt, går du in under Register och väljer Arbetsschema... Dubbelklicka på schema 10 Röda helgdagar och aftnar. Dra ned rullningslisten till höger i bilden till slutet av tabellen och positionera markören till slutet av fälten Nyårsafton (sista datumet 2014). Klicka på Enter-tangenten så öppnas en ny rad. Lägg därefter in årets röda dagar. När du registrerat alla röda helgdagar och arbetsfria dagar, avslutar du med att klicka på. 4.4 Årsuppdatera arbetstidsschemat i Aveny Tidredovisning Om ni använder Aveny Tidredovisning skall du lägga upp nya scheman för år Eftersom tidrapportering normalt sett sker löpande via tidstämpling så måste detta göras före årsskiftet. För varje schema finns det möjlighet att registrera lediga och avkortade dagar. Dessa kan med fördel registreras på ett grundschema som sedan används av övriga scheman. Om någon av följande dagar är noterade som lediga

233 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2014 Sid: 11 eller avkortade dagar skall en justering göras, Dag före midsommarafton, Dag före julafton, Dag före nyårsafton. Det är också viktigt att se över och uppdatera lediga och avkortade dagar innan årsuppdateringen körs. Starta rutinen Schema. Klicka på fliken Grunddata. Om du på något schema hittar datumet för ovan angivna dagar före afton så skall du stryka datumet som är markerat i exemplet till höger och istället klicka på. Då visas en ny bild där motsvarande dagar kan markeras. Se exemplet nedan. Starta rutinen Schema. Markera samtliga scheman i innehållsfliken enligt exemplet till höger. När rutinen startas är endast det översta schemat i innehållsfliken markerat. Ställ markören på det nedersta, håll ned shift-tangenten och klicka på vänster musknapp. Klicka på knappen, ange år 2015 i den efterföljande bilden och markera Enligt urval som i exemplet och klicka på. Utifrån registrerade grunddata, läggs nu nya årsscheman upp för samtliga i innehållsfliken markerade scheman. 4.5 Ändra styrtabellen för avtalsenliga lönekostnadspåslag Innan bokföring påbörjas av 2014 års avtalsenliga lönekostnadspåslag behöver styrtabellen aktualiseras. Har inte denna funktion använts under 2013 så rekommenderar vi att den börjar användas från årsskiftet. Följa

234 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2014 Sid: 12 anvisningarna i Nyhetsbrev 11/2012 pkt Har du inte kvar nyhetsbrevet så finner du det under Kundsidorna (se pkt 5.1 nedan). För att ändra i styrtabellen, gå in under Arkiv Inställningar Välj fliken Bokföringsorder och klicka på knappen. Ändra i tabellen enligt nedan. Procentsatsen för Riskförsäkringspremien sänks från 1,45 till 1,25%. I denna procentsats ingår Värdesäkringspremien. Det är den procentsatsen som sänks från årsskiftet från 1,00% till 0,80%. I övrigt ändras födelseårsintervallen enligt exemplet ovan.

235 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2014 Sid: 13 Notera särskilt att en ny löneart tillkommit under året, 157 Flextid. Denna löneart är en antalslöneart och skall ej ingå i urvalet för avtalsenliga lönekostnader. Klicka på Använd rullisten till höger och positionera till löneartsintervallet Tryck CTRL + vänster musknapp för att avmarkera lönearten i listan enligt exemplet till höger. Tabellens innehåll Avsättning till - här skriver du i klartext vilken avsättning det gäller. Det är avtalade avsättningar till exempelvis pensioner, försäkringar, Trygghetsfonden. %-sats ange hur många procent av löneunderlaget som ska avsättas. Födelseår from här anger du tidigaste födelseår (äldsta personer) för att omfattas av den aktuella avsättningen. Födelseår tom på motsvarande vis anger du sista födelseår (yngsta personer) för att omfattas av den aktuella avsättningen Urval av anställda ange vilka personer som ska ingå i urvalet för respektive avsättning. Klicka på och markera de anställdas avtalsområde som avsättningen gäller. När du klickat på trepunktersknappen kommer du upp en urvalsbild klicka då ytterligare en gång på trepunktersknappen vi Fler urval. Välj därefter vilket eller vilka avtalsområden som avses. Följande kan alltså förekomma KAPKL, T35, K40 och K45. Urval av lönearter Klicka på och markera de lönearter som utgör underlag för beräkning av avsättningarna. För avsättningar till FORA (inkl avgiftsbefrielseförsäkring), KPA och Trygghetsfonden anges följande löneartsintervall: , , , ,289, , ,316, , , ,480, För övriga avsättningar gäller samma urvalsintervall som som vid rapportering av pensioner till PAUS. Följande intervall anges: , , , ,289, , ,316, , , , ,480, , Särskild löneskatt markera vilka avsättningar som utgör underlag för särskild löneskatt. Kostnadskonto ange det kostnadskonto som ska belastas med avsättningen. Skuldkonto här anger du kontot för den upplupna avsättningen.

236 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2014 Sid: 14 5 Registervård I samband med årsskiftet görs en del förändringar i löneartsregistret. Dessutom bör inaktuella anställda och scheman rensas bort för att åstadkomma prestandaförbättringar i databasen. 5.1 Ändrade belopp och procentsatser relaterad till Svenska kyrkans avtal För anställda som inte når upp till minst 569 kr i tjänstepensionspremie sker en återbetalning av premien förutsatt att den överstiger 100 kr. Sök upp och markera löneart 290. Klicka på. Ändra kommentaren. Kommentar Denna löneart används för utbetalning av tjänstepensionspremie som överstiger 100 kr och understiger 569 kr (dvs. 1 % av 2014 års inkomstbasbelopp som är kr). Förmånsbestämd ålderspension (FÅP) intjänas av anställda med årslöner överstigande 7,5 inkomstbasbelopp. Eftersom inkomstbasbeloppet 2015 fastställts till kr ändras löneartens kommentar. Nytt belopp är kr ( x 7,5 /12 månader). Mot bakgrund av den förväntade höjningen av garantiräntan höjde Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation rekommendationen i budgetförutsättningarna för FÅP från 37,5 till 40% (se Observera nr ). I beräkningsunderlaget skall inte den nya lönearten 157 Flextid ingå. Urvalsintervallet i formeln ska därför ändras. Sök upp och markera löneart 993. Klicka på. Ändra kommentaren. Kommentar Används för att beräkna förmånsbestämd ålderspension FÅP för anställd med årsinkomst över 7,5 inkomstbasbelopp, d v s kr/månad (gäller ej anställda under 28 år). Lönearten skrivs ej på lönespecifikationen men ger kontering i bokföringsverifikationen. Byt till fliken Formel och ändra formeln enligt exemplet. OM(((LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]))>(IB*0.625);(((LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ])-(IB*0.625))*(40.00/100));0) 5.2 Ändrade lagstadgade belopp Fr o m 1 januari 2015 gäller nya belopp för förmån av fria måltider, s k kostförmån. Sök upp och markera löneart 389. Klicka på. Ändra kommentaren. Kommentar Används då arbetsgivaren tillhandahållit fri kost åt den anställde. Beloppen fastställs av Skatteverket. Fri frukost, lunch och middag 215:- Fri lunch eller middag 86:- Fri frukost 43:- 5.3 Rensa bort anställda som slutat I samband med årsskiftet är det också lämpligt att rensa bort anställda som slutat. Hogia Kyrklöns databas är årsbaserad varför information och lönetransaktioner finns sparad för historik. Personerna finns dessutom kvar i Hogia Personal. Rensning kommer endast att ske om det finns ett avgångsdatum registrerat och om det inte finns några lönetransaktioner det aktuella året.

237 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2014 Sid: 15 Gå in under Register Registervård... Klicka på i rutan Anställda och ange T o m avgångsdatum som i exemplet till höger. Klicka därefter på så startar bearbetningen. När rensningen är slutförd verifieras det att den är klar och en rapport med kan skrivas ut med uppgift om vilka anställda som rensats bort. 5.4 Rensa bort inaktuella arbetsscheman Då 2015 års databas är skapad är det lämpligt att rensas alla inaktuella scheman från tidigare. Detta är framför allt viktigt om du använder ett tidredovisningsprogram där resp anställds schema kopieras över till Hogia Kyrklön månad för månad då nya löneberedningsrader importeras. Genom att rensa inaktuella scheman uppnås prestandaförbättringar i databasen. Gå in under Register Registervård... och klicka på knappen under rubriken Arbetsschema. Vid Tom datum anges som i exemplet till höger. Klicka därefter på bearbetningen. så startar

239 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2014 Sid: 17 Klicka på Fem standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartlista, Förkortad löneartslista, Lönearter per ack, och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDF- Format så du kan lätt skriva ut dem. Här finner du även annan matnyttig information, exempelvis en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Här finner du också instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis m m. Om du klickar på länken Nyhetsbrev till vänster i bilden, finner du alla nyhetsbrev fr o m Längst ned i förteckningen av nyhetsbrev finner du samma nyhetsbrev i årsutgåvor. Dessa kan du med fördel använda för att söka information då du är osäker på i vilket/vilka nyhetsbrev som du kan finna viss information.

Visa mer