HogiaLön Plus. Rapportering enligt PA-KFS 09 till Pensionsvalet

Transkript

1 HogiaLön Plus Rapportering enligt PA-KFS 09 till Pensionsvalet 1

2 Allmänt För KFS-anslutna arbetsgivare har HogiaLön Plus utvecklat en ny rapport för att hantera den månadsrapportering som krävs i och med övergången till det nya pensionsavtalet PA-KFS 09. Rapportering på fil till Pensionsvalet finns tillsammans med övriga pensionsrapporteringar på fil i tilläggsmodulen Försäkringsadministration. Rapporteringen avser de anställdas pensionsmedförande lön, kompletteringspremier, arbetsoförmåga och föräldraledighet under perioden. För att kunna sköta denna rapportering via HogiaLön Plus krävs alltså tilläggsmodulen Försäkringsadministration. Uppgifterna ska rapporteras in via Pensionsvalet Extranät och du kan skicka in informationen som en ASCII textfil eller välja att rapportera in via registrering av uppgifter i en dialog på Pensionsvalet Extranät. Vilka ska rapporteras till pensionsvalet? Varje anställd arbetstagare, som har fyllt 18 år och som ska omfattas av PA-KFS 09, ska rapporteras till Pensionsvalet. För arbetstagare som har fyllt 18 år men ännu ej 25 år behöver månatliga uppgifter endast rapporteras in vid nyanställning avgång arbetsoförmåga tillfrisknande Varje månad ska pensionsmedförande lön, ev kompletteringspremier, arbetsoförmåga och föräldraledighet rapporteras in för samtliga arbetstagare från och med den månad de fyller 25 år och som omfattas av PA-KFS 09. 2

3 Inställningar HogiaLön Plus Anställda För att rätt personer ska rapporteras till pensionsvalet på ett korrekt sätt måste du i anställdaregistret både markera de personer som är knutna till pensionsavtalet PA-KFS 09 (under fliken Utbetalning/försäkring) och lägga in arbetsschema på var och en. Anställda som ska rapporteras till pensionsvalet ska markeras med en bock i rutorna PA-KFS09 och Export pension/försäkring. Övergångspremie - Här anges ifall arbetstagaren ska omfattas av övergångspremier eller inte. Nivån på övergångspremien behöver inte anges - den håller Pensionsvalet reda på - utan endast om övergångspremie ska tillämpas eller inte. 3

4 Enligt PA-KFS 09 ska arbetstagare som är födda mellan åren tillgodoräknas en högre premie än de gängse ålderspensionspremierna om denne var anställd och omfattades av Gamla PA-KFS 1 och omfattas av PA-KFS 09. Kompletterande premie - här anges de procentsatser för Kompletterande premie som ska gälla för arbetstagaren. Vad menas med kompletterande premie? Arbetsgivaren och arbetstagaren kan komma överens om högre ålderspensionspremier än vad som framgår av PA-KFS 09. Sådana premier kallas för Kompletterande premier. Vid varje månadsrapportering anges en procentsats för arbetstagarens eventuella Kompletterande premie. Procentsatsen avser procent av pensionsmedförande lön. Arbetstagaren kan ha en procentsats över tak och en annan under tak. Med tak menas 7,5 inkomstbasbelopp/12. Med pensionsmedförande lön menas den bruttolön som betalas ut varje månad. Nyanställning Ange datum för Påanmälan på fliken Utbetalning/försäkring i anställdaregistret. Det gäller vid nyanställning och när anställd kommer tillbaka efter längre sjukfrånvaro där personen före sjukfrånvaron tillhörde gamla PA-KFS. Avgång Om Avgångsdatum finns registrerat på personen och avgångsdatum sammanfaller med rapporteringsmånad letar programmet efter orsak till avgång. Avgångsorsak = texten Avliden eller Död medför kod 1 i filen. Avgångsorsak = annan text genererar kod 2 i filen. Avgångsorsak = texten Pension eller Pensionär medför kod 3 i filen. Försäkringsadministration Första gången du ska skapa filen måste du börja med att göra vissa rapportinställningar. Klicka på knappen Inställningar. 1 Visstidsanställd arbetstagare, för kortare tid än sex månader och med överenskommen lön som inte överstiger 7,5 inkomstbasbelopp, omfattas ej av Gamla PA-KFS. 4

5 Format Markera alternativet PA-KFS09 Företagsnummer/kundnummer - För att filen skall godkännas av Pensionsvalet krävs att kundnummer angivits. Skriv in ditt kundnummer i fältet företagsnummer/kundnummer. Lönearter för pensionsgrundande lön, Bruttolön mm här ska du ange vilka lönearter du använder för utbetalning av bruttoersättningar och bruttoavdrag, dvs bruttolön. Lönearter för frånvaro, Sjukdom och Föräldraledighet här anger du de lönearter du använder för sjukfrånvaro och föräldraledighet. 5

6 Frånvaro Registrering av frånvaro i löneberedningen I löneberedningen ska du registrera sjukfrånvaro och föräldraledighet med fr o m datum och t o m datum på avvikelseart/löneart. Om den anställde varit frånvarande del av dag måste du i löneartens omfattningsfält ange den procentuella omfattningen på frånvaron för att rapporteringen skall bli korrekt. Kräver ditt kollektivavtal att avdraget för frånvaro del av dag skall göras med ett timavdrag behöver du komplettera ditt löneartsregister med en passiv löneart som skall användas parallellt med timavdraget. På den passiva lönearten anger du sedan frånvarons omfattning i löneberedningen. Arbetsoförmåga Programmet kontrollerar förekomst av angivna sjuklönearter. Arbetsoförmåga redovisas som en procentsats mellan 0.00 till %. Arbetsoförmåga redovisas efter en sammanhängande sjukfrånvaro på mer än 90 dagar eller mer än 105 dagar under de senaste 12 månaderna. Det är endast sjukfrånvaro som ger rätt till premiebefrielse som ska redovisas. För att sjukfrånvaro ska ge rätt till premiebefrielse krävs att personen varit arbetsoförmögen i genomsnitt minst 25% under rapporteringsmånaden. Partiell sjukfrånvaro redovisas inte i antal kalenderdagar utan summeras och anges med 2 decimaler. Ex: Arbetstagare som varit 50% sjukskriven i 13 dagar ska rapporteras för 6,5 dagar med graden 50% Föräldraledighet Programmet kontrollerar förekomst av angivna lönearter för föräldraledighet. Omfattning på föräldraledigheten redovisas som tal mellan 0.00 till i filen. Det är endast föräldraledighet som ger rätt till premiebefrielse som ska redovisas. För att föräldraledighet ska ge rätt till premiebefrielse krävs att föräldraledigheten varit i genomsnitt minst 25% under rapporteringsmånaden. Det är antal dagar och genomsnittlig omfattning i % som redovisas i filen. Partiell föräldraledighet redovisas inte i antal kalenderdagar utan summeras och anges med 2 decimaler. Ex: Arbetstagare som varit 50% föräldraledig i 13 dagar ska rapporteras för 6,5 dagar med graden 50%. Föräldralediga arbetstagare premiebefrias i 13 månader per födsel eller adoption. Vid flerbarnsfödsel eller flerbarnsadoption ges inte ytterligare tid med premiebefrielse. Du måste manuellt bevaka om föräldraledigheten varat i 13 månader. 6

7 Skapa fil Gå till Arkiv/Export/Försäkringsadministration. Ange den månad du ska rapportera. Sökväg exportfil här anger du sökvägen till den plats där du vill spara filen. Klicka på Exportera nu skapas filen med namnet PAKFS_organisationsnummer_ååååmm på den angivna sökvägen. Kontrollera exportfilen här kan du se hur filen ser ut Visa logg här får du upp en enkel logg/rapport över de personer som rapporteras i filen. 7

8 Logg/rapport Tips! För att undvika problem med månadsrapporteringen kan du skicka en testfil till Pensionsvalet innan du börjar sända skarpa filer. Du skicka testfilen till Pensionsvalets brevlåda, Kalla gärna filen Arbetsgivarnamn -testfil.txt. Benämn gärna e-posten Testfil i ärende- /ämnesraden. Pensionsvalet utför då en kontroll av filen för att se att den ser korrekt ut. Sända fil till Pensionsvalet När filen är skapad och klar kan du gå till Pensionsvalet Extranät och logga in och sända den via funktionen Skicka fil. 8

9 9

10 Detaljerad beskrivning per posttyp. Här beskrivs varje posttyp med dess innehåll. Enbart de posttyper som har ett innehåll skall vara med i filen till Pensionsvalet. Där det står Filler, innebär det att lämpligt antal blanktecken skall läggas in i filen. Exempel: Posttyp pos Förvaltningsnummer pos NNNN(1234) Innebär att postens innehåll skall vara: etc. Posttypen ovan är alltid en fast inledning på tre positioner. OBS! Det går ej att fylla ut mellanrummen mellan datafälten med TAB-tecken eller liknande. Posttyp 100 Innehåller uppgifter om arbetsgivaren Posttyp pos Namn pos Arbetsgivarens namn Filler pos Datum pos SSÅÅMMDD (Datum när filen skapas) Filler pos Avtalsid pos PA-KFS09 Filler pos Posttyp 150 Innehåller uppgifter om Arbetsgivare Posttyp pos Organisationsnummer pos NNNNNNNNNN( ) Filler pos Kundnummer pos Kundnummer Filler pos Posttyp 200 Innehåller personnummer Posttyp pos Personnummer pos SSÅÅMMDDNNNN Filler pos Datum pos SSÅÅMMDD Filler pos Posttyp 210 Innehåller personnamn Posttyp pos

11 Namn pos Efternamn, Förnamn Filler pos Posttyp 240 Innehåller uppgifter om nyanställd. Dock ska posten skickas med för alla som man skickar en post 310 (pensionsgrundande lön) första gången. Posttyp pos Inträdesdatum pos SSÅÅMMDD Filler pos Övergångspremie pos Ja/Nej Filler Pos Arbetsoförmåga Pos Ja/Nej Filler pos Posttyp 241 Innehåller uppgift om arbetsoförmögenhet Posttyp pos Insjuknandedatum pos SSÅÅMMDD Filler pos Premiebefrielsedatum pos SSÅÅMMDD Filler pos Arbetsoförmögenshetsgrad pos numeriskt, högerställt nollutfyllt Filler pos Posttyp 242 Innehåller uppgift om föräldraledighet Posttyp pos Antaldagar pos numeriskt, högerställt nollutfyllt Filler pos Föräldraledighetsgrad pos numeriskt, högerställt nollutfyllt Filler pos Posttyp 251 Signal om avgång Posttyp pos Avgångsdatum pos SSÅÅMMDD Filler pos Orsakskod pos = Avliden, 2=Avgått, 3=Pensionär Filler pos Posttyp 310 Innehåller uppgifter om pensionsgrundande lön Posttyp pos

12 Pensionsmedflön pos numerisk, högerställt nollutfyllt Filler pos UT pos numerisk, högerställt nollutfyllt Filler pos ÖT pos numerisk, högerställt nollutfyllt Filler pos Arbetsoförmåga pos Ja/Nej Filler pos Föräldraledig pos Ja/Nej Filler pos Posttyp 400 Innehåller summaposter för kontroll Posttyp pos Antal Rader pos numerisk, högerställt nollutfyllt Filler pos Antal Individer pos numerisk, högerställt nollutfyllt Filler pos Summa lön pos numerisk, högerställt nollutfyllt Filler pos