Anställningsavtal med mallar från Kontek

Transkript

1 Denna beskrivning visar hur du kan använda Konteks rapport i Rapportgeneratorn för att skapa fil med personaluppgifter som sedan infogas i de anställningsavtal (Word dokument) som finns att ladda hem. Beskrivningen visar hur det ser ut i Microsoft Word Funktionen finns även i andra versioner av Word men kan då se lite annorlunda ut. Anställningsavtalen Vi har skapat två anställningsavtal (Word dokument) som du kan ladda ner från vår hemsida. Det ena avtalet är avsett för timavlönad personal och det andra för dem med månadslön. Börja med att spara dessa avtal på lämplig plats. Du kan sedan redigera i avtalen. Komplettera t ex med era företagsuppgifter och passande text för Allmänna anställningsvillkor. Kontrollera även formuleringen under rubriken Lön. Du bestämmer själv hur du vill förändra avtalets utseende och innehåll. På avtalen har kopplingar redan gjorts, vilket innebär att du via en fil från Rapportgeneratorn kan få in uppgifter per automatik. De uppgifter som kommer att läsas in är följande: Namn Personnummer Adress Postnummer Ort Telefonnummer E-postadress (hem) Anställningsdatum Anställningsform Sysselsättningsgrad Avdelning Befattning Arbetstid/vecka Månadslön eller Timlön beroende på vilken mall du använder Semesterätt (bruttodagar) 1

2 Rapportgeneratorn I Rapportgeneratorn ska du importera rapporten Anställningsavtal (kopplas till Word). Gå in under Rapporter > Rapportgenerator >Utforma. Klicka på Meny-knappen och välj Importera. Rapporten innehåller alla personalfält som ska infogas i anställningsavtalet. Den är inte lämplig för utskrift på papper (uppgifterna ryms inte, utskriften blir ej läsbar). Du ska skapa en fil som innehåller personaluppgifterna och läsa in dessa i anställningsavtalet. Skapa fil Gå till Rapporter > Rapportgenerator > Skriv ut. Markera rapporten Anställningsavtal (kopplas till Word) och gör Urval på en eller flera personer som du vill skapa anställningsavtal för. Anställda med månadslön respektive timlön får inte ingå i samma fil eftersom olika anställningsavtal (Word dokument) ska användas beroende på löneform. För att skapa en text-fil klicka på sida).. Du kommer då till följande formulär (se nästa 2

3 För att en korrekt text-fil ska skapas ska dina inställningar se ut enligt bilden. Ange den sökväg där du vill spara filen. OBS! Notera var du sparar filen, den ska sedan hämtas upp i Word. Textfilens namn blir detsamma som namnet på rapporten Anställningsavtal (kopplas till Word). Klicka på OK så skapas filen. Läsa in uppgifter från filen till anställningsavtalet Gå in på det anställningsavtal du vill använda (Word dokumentet). Klicka på fliken Utskick, samt Välj mottagare och Använd befintlig lista. Välj den fil du skapade i Rapportgeneratorn. Du erhåller då följande formulär. Windows (standard) ska vara valt, klicka på OK. 3

4 Uppgifterna har nu lästs in. Du kan se uppgifterna genom att förhandsgranska resultatet. Redigera enskilda dokument För att skapa ett nytt dokument av ditt anställningsavtal (inte förändra mallen) klickar du på pilen vid Slutför och koppla, välj Redigera enskilda dokument. 4

5 Följande formulär erhålls. Alla ska vara valt, klicka OK. Då skapas ett nytt dokument där alla poster från din text-fil har lästs in enligt din mall. Gör eventuella kompletteringar i dokumentet om det behövs, därefter ska du spara och vid behov skriva ut. Spara sedan mallen. Då sparas uppgifter om kopplingen du har gjort mellan Word mallen och rapporten du exporterade från Kontek Lön. Skapa anställningsavtal i fortsättningen När du nästa gång ska skapa ett anställningsavtal, skapar du först text-filen från Rapportgeneratorn med urval på den aktuella personen. Text-filen ska alltid sparas på samma plats så den hittas från Word. Därefter går du direkt in på din Word mall för anställningsavtal och får då normalt frågan om du vill infoga data i dokumentet. Här svarar du Ja. Om du inte får denna fråga, beror det förmodligen på att du har sparat text-filen från Rapportgeneratorn på en nätverksenhet. Du måste då peka ut filen igen ( Välj mottagare, Använd befintlig lista ). Du erhåller då följande formulär. Windows (standard) ska vara valt, klicka på OK. 5

6 Nu har uppgifterna lästs in på anställningsavtalet. För att skapa ett nytt enskilt dokument (och inte redigera i mallen) ska du på flik Utskick klicka på Slutför och koppla och där väljer du Redigera enskilda dokument. Följande formulär erhålls. Alla ska vara valt, klicka OK. Då skapas ett nytt dokument där alla poster från din text-fil har lästs in enligt din mall. Gör eventuella kompletteringar i dokumentet om det behövs, därefter ska du spara och vid behov skriva ut. 6