Import / export av personer i Vaka 2.

Transkript

1 Import / export av personer i Vaka 2. Med hjälp av Microsoft Excel kan du skapa en fil för att importera personer. Detta kan vara en stor fördel om du redan har en Excel lista över personer som skall tilldelas brickor med behörighet till ert passersystem. Sida 1

2 Exportera personer: Gå in på personer och välj Export i snabbmenyn till höger, om du vill exportera alla. Om du markerar en person innan du väljer Export så exporteras endast denna, som du sedan kan använda som mall när du skapar en fil för import. Finns ingen person så skapa en som du sedan exporterar. Skriv in filnamn och spara filen med filformat Text CSV på lämpligt ställe. Sida 2

3 Gå in i katalogen där du sparade filen. Öppna filen med anteckningar, välj Spara som. Ändra kodning från UTF-8 till ANSI, Spara. Har du en ikon som nedan kan du dubbelklicka på den så öppnas den direkt i Excel. Annars se slutet av detta dokument, Importera CSV i Excel. Det skall se ut enligt nedan i Excelfilen, där texten på rad 1 i respektive kolumn betyder: Namn = Personens namn. (Max 32 tecken). Identitetstyp 0 = Tagg/bricka, 1=personlig kod. Identitetsid = ID nr på bricka, utan inledande nollor. PIN = Personlig kod. (Lämnas denna tom kommer användaren uppmanas att skriva in kod vid första passagen.) Starttid & Sluttid = Giltighetstid. Blankt innebär att brickan alltid gäller. Behörighetsgrupp = Behörighetsgrupp. Identitetsstatus 0 = Aktiv. 1 = Spärrad Organisationsgrupp =Anger i vilken organisationsgrupp man tillhör. Markera alla celler (högerklicka)och välj formatera celler och kategori som text. Nu kan man lägga till nya personer samt brickor. Om man har flera behörighetsgrupper, identitetstyp m.m. skall dessa avgränsas med Pipetecken, Alt Gr +. OBS! Man kan inte importera personer eller brickor som redan finns med i systemet. Sida 3

4 Fält som måste fyllas i Om man har brickor i nummerföljd så kan man serie-inlägga brickor genom att skriva in första ID-numret enligt exemplet i cell 6:C och sedan kopiera nedåt. När man är klar måste man ta bort dom översta personerna som man exporterade. I nedanstående exempel så har alla fått allt inlagt, utom Maria L som måste ange en personlig kod vid första passagen. När alla nya personerna är inlagda ser det ut så här: Nästa steg är att spara filen som csv. Välj filformatet CSV. Välj Ja Filen är nu sparad. Öppna filen i anteckningar och spara som UTF-8. Se sidan 3. Sida 4

5 Logga in i Vaka, gå till Personer och välj Import Guiden för import dyker då upp. Ange Välj fil. Bläddra fram till din fil och öppna denna. Ange Nästa, och Slutför. Klart! Du har nu importerat de personer du skapade i din csv fil. Sida 5

6 OBS. Ibland kan man få problem med att åäö ej går att spara i csv-format från äldre Excel. Testa då att spara i.skv istället och importera den. Görs på samma sätt som ovan. Tänk på: Att personer måste ha unika namn. Är två namn lika läggs #1. #2 osv till bakom namnet. Identitetsid (Bricknr.) måste vara unikt. Om man vill importera en fil med extra identiteter eller personlig kod måste det först väljas i Vaka under Inställningar / Kort&Kod. Tillåt användning av personlig kod samt kodlängd måste stämma och Tillåt tilldelning av extra identiteter. Importera CSV i Excel Från Excel väljer du Arkiv och Nytt. Välj Tom arbetsbok. Sida 6

7 Gå in på flik Data, från Text. Välj Filformat: Textfiler eller Alla filer (*.*)Bläddra fram till din fil, klicka på denna och Öppna. Välj Avgränsade fält, Windows (ANSI) Nästa > Sida 7

8 Bocka endast i Semikolon, i övrigt som bild nedan. Nästa. Markera första kolumnen och välj text, gör likadant på identitetskod & Pin. Välj Nästa och Slutför. Tryck OK. Nu finns allt från den exporterade filen i Excel. Sida 8