Importera adressregister

Transkript

1 Importera adressregister Pacsoft Online

2 2 Innehåll 1 Export och import Export från andra system Importfilens uppbyggnad Importera filen... 7

3 3 1 Export och import I Pacsoft Online finns möjlighet att importera register över de mottagare och/eller avsändare du vill ha tillgång till. För dig som har mottagare som du löpande skickar paket och gods till och som har dessa uppgifter lagrade i något annat system, är detta en smidig lösning. Du kan också på samma sätt importera avsändare om du har behov av flera olika avsändare. Förutsättningen är att du kan redigera uppgifterna och skapa en textfil enligt specifikationen nedan. OBS! Gränsen på mottagare/avsändare i Pacsoft Online är Export från andra system För att få namn och adressuppgifter i ett format som kan tolkas av importfunktionen måste du kunna redigera informationen eller direktexportera den från det andra systemet. De flesta ekonomisystem eller liknande har någon form av export- eller rapportfunktion som kan skapa textfiler. En av de vanligaste typerna av textfil är tabbavgränsad text. Microsoft Excel kan t.ex. direkt spara information i detta format. Kontakta din systemleverantör för information om hur en export går till från det system där du har dina mottagaruppgifter. 1.2 Importfilens uppbyggnad Importfilen måste ha en uppbyggnad och ett innehåll som motsvarar följande beskrivning. Filen skall ha teckenkodningen ISO (Windows ANSI) eller UTF-8. Filen skall ha fält som är separerande med tabb och poster som är avgränsade med retur. Filen får detta utseende med teckenkodningen ISO om du från Microsoft Excel väljer att spara en fil som Tabbavgränsad text. Fältnamn (rubriker) skall finnas på översta raden som en hjälp att markera ut de olika fälten. Fältnamnen (rubrikerna) måste vara korrekt stavade och stå inom hakparenteser, t ex. [quickid]. Du behöver endast ha med de fält (rubriker) som du vill importera. Om en viss kolumn inte skall användas är det viktigt att ta bort hela kolumnen och inte bara radera innehållet. Hämta gärna hem den exempelfil som finns för nedladdning från hjälpsidan i Pacsoft Online. Denna kan du öppna i Anteckningar eller i Microsoft Excel för att få en överblick över filens utseende. Det är viktigt att känna till innebörden av de olika fälten för att information skall hamna på avsett ställe i Pacsoft Online. OBS! Vissa värden är styrda till bestämda koder. Beskrivning av fälten med rubriker inom hakparanteser Kund- och adressuppgifter [quickid] Snabbsökvärde för adressen. Ofta ett kundnummer eller liknande i ditt ekonomisystem. [sender] Anger om det är en avsändare [Y,N]. När du importerar måste Avsändare vara ikryssad i gränssnittet

4 4 och värdet Y satt i textfilen för att posten skall registreras som en avsändare. Om fältet inte finns i filen läggs adressen upp som Avsändare om det är ikryssat i gränssnittet. [receiver] Anger om det är en mottagare [Y,N]. När du importerar måste Mottagare vara ikryssad i gränssnittet och värdet Y satt i filen för att posten skall registreras som en mottagare. Om fältet inte finns i filen läggs adressen upp som Mottagare om det är ikryssat i gränssnittet. [profilegroup] Namnet på den profilgrupp som avsändaren/mottagaren skall knytas till. Om ingen profilgrupp anges blir det automatiskt Grundprofilgruppen. [orgno] Organisationsnummer. [vatno] Momsregistreringsnummer. [category1text] Kategoriseringsfält nummer 1, alfanumeriskt (t.ex. 123ABC ) [category2text] Kategoriseringsfält nummer 2, alfanumeriskt (t.ex. VIP 2008) [category3text] Kategoriseringsfält nummer 3, alfanumeriskt (t.ex Importdatum) [category1no] Kategoriseringsfält nummer 1, numeriskt (t.ex ) [category2no] Kategoriseringsfält nummer 2, numeriskt (t.ex. 1000) [category3no] Kategoriseringsfält nummer 3, numeriskt (t.ex. 456) [category4no] Kategoriseringsfält nummer 4, numeriskt (t.ex ) [category5no] Kategoriseringsfält nummer 5, numeriskt (t.ex. 1000) [category6no] Kategoriseringsfält nummer 6, numeriskt (t.ex. 456) [name] Namn på adressparten (organisation eller privatperson) [address1] Leveransadress, rad nummer 1 (gatuadress, enhet eller avdelning) OBS! Box kan endast användas för brevtjänster. [address2] Leveransadress, rad nummer 2 (gatuadress, om enhet eller avdelning angetts på raden ovan) OBS! Box kan endast användas för brevtjänster.

5 5 [zipcode] Postnummer (endast postnummer utan landskod) [city] Leveransort. [state] Kod för stat i visa länder [country] ISO-landskod enligt ISO (SE, DK, NO, FI etc.) [contact] Kontaktperson för adresspart [ ] E-postadress för avisering via e-post [phone] Nummer för telefonavisering eller leveransfråga [fax] Nummer för faxavisering. [sms] Nummer för SMS-avisering [doorcode] Portkod [postaladdress1] Postadress, rad nummer 1 (gata, box, enhet eller avdelning, om denna skiljer sig från leveransadressen) [postaladdress2] Postadress, rad nummer 2 (gata, box, om enhet eller avdelning lagts in på raden ovan, om denna skiljer sig från leveransadressen) [postalzipcode] Postnummer till postadressen (om denna inte är samma som för leveransadressen) [postalcity] Postort (om denna inte är samma som för leveransadressen) [postalstate] Stat (om denna inte är samma som för leveransadressen) [postalcountry] ISO-landskod (om denna inte är samma som för leveransadressen) [deliv1] Leveransanvisning, rad 1 [deliv2] Leveransanvisning, rad 2 [deliv3] Leveransanvisning, rad 3

6 6 [deliv4] Leveransanvisning, rad 4 [receiverref] Sändningens referens för mottagaren [senderref] Sändningens referens för avsändaren [codref] Betalningsreferens vid Postförskott Konton för Postförskott Importen stödjer två stycken PGXXX- och/eller BGXXX-konto samt ett IBAN. [account_[1, 2 eller 3]_type] Kontotyp, Plusgiro/Bankgiro av text- eller OCR-typ. Följande värden kan anges: PGTXT, PGOCR, BGTXT, BGOCR, IBAN [account_[1, 2 eller 3]_number] Kontonummer [account_[1, 2 eller 3]_bic] BIC-kod. Används endast om kontotypen är IBAN. Tjänster Gå till Hjälp > Kodlistor i Pacsoft Onlines gränssnitt för att hitta kod för resp. partner. Välj Tjänster i rullistan Listor och klicka på användas. Exempel: plab för PostNord Logistics AB.. Den kod som står före partnerns namn skall I fältnamnen nedan skall xxx ersättas med önskad kod. Exempel: [partner_xxx_custno] ersätts med [partner_plab_custno] för kundnummer hos PostNord Logistics AB. [partner_xxx_custno] Kundnummer [partner_xxx_retailerid] Återförsäljar-ID [partner_xxx_sortpos] Kod för sorteringsposition [partner_xxx_destcode] Sorteringskod [partner_xxx_paymentmethod] Kod för betalningsmetod Skapa och spara filen Det bästa är om du kan skapa denna fil direkt som en export eller rapportfunktion från det system som uppgifterna finns i idag. Det kan dock vara bra att öppna en sådan fil i t.ex. Microsoft Excel och kontrollera resultatet innan import sker.

7 7 Har du informationen eller kan få den i någon form av textfil eller en Excel-fil är det lämpligt att redigera den i Microsoft Excel. Nedan visas ett exempel på hur det ser ut i Excel när informationen ligger rätt. När informationen redigerats klart, sparar du filen som en Text (tabbavgränsad) (*.txt) textfil på din dator. 1.3 Importera filen För att importera din fil, gå till Underhåll > Mottagare (eller Avsändare om avsändare skall importeras). Klicka på. Kryssa för Avsändare eller Mottagare (eller båda). Välj Importformat Standard, adress (Tabbseparerad) och Teckenkodning (vanligen ISO ). Välj om snabbsökvärden skall matchas eller inte. Om kryssrutan Ersätt matchande snabbsökvärde är ikryssad kommer matchning att ske på värde i fält [quickid], d.v.s. Snabbsökvärde. Det innebär att om du t.ex. importerar en mottagare med snabbsökvärde 1000, kommer alla uppgifter om en ev. befintlig mottagare med samma snabbsökvärde (1000) att bytas ut mot dem som finns i filen. Anges inget snabbsökvärde eller ett som inte finns sedan tidigare kommer mottagaren i filen att behandlas som ny och läggs därmed till i ditt adressregister. Vid import bör du alltid välja Ersätt matchande snabbsökvärde för att på så vis undvika att skapa dubbletter. Tryck på knappen och leta fram den fil som innehåller de uppgifter du vill importera och välj fil. Starta importen genom att klicka på.

8 8 Får du meddelande på skärmen om att värden i filen är felaktiga, kontrollera filen för att säkerställa innehåll och struktur och ändra så att filen är korrekt. Gör sedan ett nytt försök. Använda kategorisökvärden Kategorisökvärden lämpar sig vid t.ex. ett utskick. Du ger alla mottagare av utskicket en speciell märkning i ett kategorifält t.ex. Vårpresent 2012 i [category1text]. Detta gör att dessa mottagare enkelt blir sökbara när du t.ex. använder Serieutskrift. För att sedan ta bort dessa mottagare söker du efter den speciella märkningen (Kategori 1 (text)) och väljer. Kontrollera så att du sökt fram rätt mottagare så att du inte råkar radera hela mottagarregistret. Rensa adressregistret Ibland kan du behöva rensa ditt adressregister från dubbletter och inaktuella adresser. Detta gör du enklast genom att först exportera ditt adressregister, i det här exemplet dina mottagare. Redigera sedan mottagarregistret med ett kalkylprogram som t.ex. Microsoft Excel. Därefter ska du ta bort samtliga mottagare genom att gå till Underhåll > Mottagare och klicka på utan att ange något sökvärde. Detta söker fram samtliga mottagare i ditt register. Därefter klickar du på. OBS! Borttagning av adresser går inte att ångra. Säkerställ därför att du har en korrekt mottagarfil för import.