Hantering av Exceldata vid import till/export från utbetalningsansökan

Transkript

1 Dokumentnamn Dokumenttyp Datum Instruktion Diarienr/Projektnr Upprättad av Godkänd av Version Tillväxtverket 0.4 Hantering av Exceldata vid import till/export från utbetalningsansökan Innehåll 1 Importera fil till utbetalningsansökan Exportera data från ekonomisystem till Excelark Sortera korrekt kolumnordning Kontroll av datakvalitet Sortera data i olika filer Spara Exceldata som kommaseparerad fil (.csv fil) Importera kommaseparerad fil till Min ansökan Exportera fil från utbetalningsansökan till Excel Exportera till fil i Min ansökan Öppna exporterad fil i Excel (11)

2 1 Importera fil till utbetalningsansökan För att få över alla utgifter från sitt ekonomisystem till utbetalningsansökan i Min ansökan kan man välja att importera en fil med utgifterna till Min ansökan. Detta förfarande kräver att filerna med utgiftsdata finns i ett specifikt filformat. I detta dokument beskrivs hur man omvandlar utgiftsdata från sitt ekonomisystem till lämpligt filformat. Generella arbetssteg 1. Exportera data från ekonomisystemet till Excelark 2. Sortera korrekt kolumnordning 3. Kontroll av datakvalitet 4. Sortera data i olika filer 5. Spara Exceldata som kommaseparerad fil (.csv fil) 6. Importera kommaseparerad fil till Min ansökan 1.1 Exportera data från ekonomisystem till Excelark Från ekonomisystemet ska utgiftsdata exporteras till Excelformat. Exporten av utgiftsdata från ekonomisystemet beskrivs inte i detta dokument eftersom det kan variera beroende på valet av ekonomisystem. Exportera därför enligt ekonomisystemets instruktioner. Kontakta ekonomisystemets support om detta är ett problem. 1.2 Sortera korrekt kolumnordning Obligatorisk utgiftsdata som ska finnas för varje enskild utgift i en utbetalningsansökan visas i tabell 1 nedan. Kolumnerna i Excelarket måste ligga i den ordning som visas i tabell 1 nedan, annars läses data in i fel kolumner i Min ansökan. Ligger kolumnerna i annan ordning efter export från ekonomisystemet måste kolumnerna flyttas i rätt ordning. Ver No Verifikattext Bokförd Betalad Konto Kontonamn Leverantör Belopp ÅÅÅÅ- ÅÅÅÅ- MM-DD MM-DD Har man huvudrubrikerna i Exceldokumentet kommer dessa att följa med in i Min ansökan vid importen. Detta är inget problem eftersom de enkelt kan tas bort i Min ansökan. 1.3 Kontroll av datakvalitet För att förenkla arbetet av utbetalningsansökan i Min ansökan rekommenderas att så få celler som möjligt är tomma i Excelarket. Det är möjligt att redigera enskilda celler i Min ansökan men Excel erbjuder bättre överblick och fler möjligheter. Skulle det vid importen av någon anledning inte gå att läsa in data från enskilda celler kommer Min ansökan att lämna fältet tomt istället för att inläsningen ska stoppas. 1.4 Sortera data i olika filer Har exporten från ekonomisystemet resulterat i stora datamängder, d.v.s. många utgiftsrader i Excelarket, eller att det finns flera medsökande i projektet rekommenderas att data delas upp i flera mindre Excelfiler. Detta kan underlätta arbetet i Min ansökan då kostnadsslag måste kopplas till varje enskild utgift. OBS! Det går inte att lägga till kostnadsslagen i Min ansökan direkt i Excelfilen innan importen. Denna koppling kan endast göras i Min ansökan. Exempel 1: Projekt med en sökande (ej medsökande) och ett mindre antal utgiftsrader till utbetalningsansökan Sortera in Excelfilen radvis så att kostnadsslagen i Min ansökan kan kopplas mot en sammanslagen grupp av rader. På så sätt behöver man inte leta igenom varje enskild utgiftsrad för att koppla ett kostnadsslag. 2 (11)

3 Dokumentnamn Dokumenttyp Datum Diarienr/Projektnr Upprättad av Godkänd av Version Excelfil: Sökande Bolaget AB sorterad kostnadsslagsvis Ver No Verifikattext Bokförd Betalad Konto Kontonamn Leverantör Belopp Lön aug Personal Bolaget Lön aug Personal Bolaget Lön aug Personal Bolaget Lön aug Personal Bolaget Lön aug Personal Bolaget Lön aug Personal Bolaget Lön aug Personal Bolaget Lön aug Personal Bolaget bolaget X Resekostnad Flyg AB bolaget X Resekostnad Flyg AB bolaget X Resekostnad Flyg AB Flygbussen Resekostnad Buss AB Klippkort pendeln Resekostnad Tåg AB Tågbiljett ToR Resekostnad Sigma Konferenslokal Lokal Hotellet AB Broschyrer 500 st Reklam ReklamAB Annons Reklam ReklamAB Inbjudan konferens 200 st Reklam ReklamAB Banderoller Reklam ReklamAB Give aways Reklam ReklamAB Föreläsare Köp av tjänst Lära AB Datasupport Köp av tjänst Data AB 1700 Bygg AB, gångbroar till parken Köp av tjänst Bygg AB Kostnadsaslag: Personal Kostnadsaslag: Resa och logi Kostnadsaslag: Investeringar, materiel och externa lokaler Kostnadsaslag: Extern sakkunskap och externa tjänster 3 (11)

4 Exempel 2: Ett projekt med en sökande (ej medsökande) och många utgiftsrader till utbetalningsansökan Har ett projekt hundratals utgiftsrader kan det bli svårhanterligt även om Excelfilen sorteras utefter kostnadsslag innan den importeras i Min ansökan. Det är då möjligt att dela upp Excelfilen i flera mindre Excelfiler. Varje enskild Excelfil innehåller då förslagsvis ett kostnadsslag. Excelfilerna kan sedan importeras en och en till Min ansökan. Efter varje import kopplas utgiftsraderna till ett kostnadsslag. Excelfil 1 Sökande Bolaget AB, kostnadsslag: Personal Ver No Verifikattext Bokförd Betalad Konto Kontonamn Leverantör Belopp Lön aug Personal Bolaget Lön aug Personal Bolaget Lön aug Personal Bolaget Lön aug Personal Bolaget Lön aug Personal Bolaget Lön aug Personal Bolaget Lön aug Personal Bolaget Lön aug Personal Bolaget Excelfil 2: Sökande Bolaget AB, kostnadsslag: Resa och logi bolaget X Resekostnad Flyg AB bolaget X Resekostnad Flyg AB bolaget X Resekostnad Flyg AB Flygbussen Resekostnad Buss AB Klippkort pendeln Resekostnad Tåg AB Tågbiljett ToR Resekostnad Sigma 985 Excelfil 3: Sökande Bolaget AB, kostnadsslag: Investeringar, materiel och externa lokaler Konferenslokal Lokal Hotellet AB Broschyrer 500 st Reklam ReklamAB Annons Reklam ReklamAB Inbjudan konferens 200 st Reklam ReklamAB Banderoller Reklam ReklamAB Give aways Reklam ReklamAB Excelfil 4: Sökande Bolaget AB, kostnadsslag: Extern sakkunskap och externa tjänster Föreläsare Köp av tjänst Lära AB Datasupport Köp av tjänst Data AB 1700 Bygg AB, gångbroar till parken Köp av tjänst Bygg AB (11)

5 Exempel 3: Projekt med sökande och flera medsökande I detta fall kan Excelfilen delas upp per sökande och medsökande. Detta förenklar koppling av sökande/medsökande som då via ett menyval kan göras direkt vid importen. Alla sökande/medsökande finns listade i menyvalet. Varje enskild Excelfil för sökande/medsökande kan sedan om behovet finns sorteras eller delas upp ytterligare enligt exempel 1 och 2 ovan. Kostnadsslag i Min ansökan Följande kostnadsslag finns tillgängliga att koppla i Min ansökan och kan användas för sortering av filer. Kostnadsslagen skiljer sig emellan regional och interregional programmen, se tabellen nedan. Kostnadsslag Interregionala program Personal Kontor och administration Extern sakkunskap och externa tjänster Resor och logi Utrustning Avgår projektintäkter (negativ kostnad) Schablonkostnader Kostnadsslag Regionala Program Personal Extern sakkunskap och externa tjänster Resor och logi Investeringar, materiel och externa lokaler Investeringar i portföljbolag Avgår projektintäkter (negativ kostnad) Schablonkostnader 1.5 Spara Exceldata som kommaseparerad fil (.csv fil) När all bearbetning av Excelfilen är färdig ska den göras om till en kommaseparerad fil med formatet.csv. Detta behövs göras för att Min ansökan ska kunna importera Exceldata till utbetalningsansökan. 1. Öppna aktuell Excelfil i Excel. 2. Under menyn Arkiv tryck på Spara som. 3. Välj en mapp på datorn där filen ska sparas. 4. Döp filen med ett lämpligt filnamn. 5. Under filformat, välj CSV (kommaavgränsad) 6. Tryck på Spara 5 (11)

6 7. Finns det flera blad i exceldokumentet kommer det upp ett meddelande som säger att det bara går att spara ett blad åt gången. Har man data på flera blad kan man kopiera över all data på ett blad eller spar ett blad åt gången. Klicka på OK för att gå vidare. 8. Nästa meddelande som kommer upp påminner bara om att filformatet.csv inte kan innehålla några funktioner från Excel. Ingen excelfunktionalitet kan sparas till det nya filformatet. Klicka Ja i meddelanderutan. 9. Nu ska det finnas en.csv fil sparad i den mapp som du angav. Använd den filen vid importen till Min ansökan. 1.6 Importera kommaseparerad fil till Min ansökan När man loggat in i Min ansökan och skapat en utbetalningsansökan kan man under Menyvalet Utbetalningar >> Ekonomirapport >> Utgifter importera sin.csv fil med alla utgiftsraderna. Tryck på knappen Lägg till från fil, se bilden nedan. 6 (11)

7 Välj den.csv fil som du nyss sparat på din dator. När filen är vald finns det möjlighet att välja att koppla Sökande eller Medsökande vid uppladdningen. Om allt har gått som det ska kommer varje utgiftsrad från den ursprungliga Excelfilen att visas i tabellen i utbetalningsansökningen i Min ansökan. 7 (11)

8 2 Exportera fil från utbetalningsansökan till Excel De utgiftsrader som finns i ekonomirapporten kan exporteras ut till en kommaseparerad fil (.csv, vilken senare kan göras om till Excel). Detta kan vara lämpligt om ytterligare beräkningar, sorteringar etc. behöver göras på utgifterna. Det kan även vara bra om det behöver sparas en kopia på det underlag som skickas in med utbetalningsansökan. Om utbetalningsansökan behöver tas bort av någon anledning kan den snabbt återskapas med en sådan kopia. Det är i så fall bara att använda funktionen Lägg till från fil. 2.1 Exportera till fil i Min ansökan 1. Tryck på knappen Exportera till fil och spara filen på dator. 2. Spara den exporterade filen på lämpligt ställe i datorn. Formatet på den exporterade filen är.csv (kommaseparerad). Öppnas den med t.ex. Word eller Excel kommer den att visas som en lång textsträng med varje ord separerad med kommatecken. Exempel: " ","Byggmaterial"," "," ",4234,"Kostnader material","byggmax"," ,00","","Bolaget AB" 2.2 Öppna exporterad fil i Excel För att kunna arbeta med den exporterade filen kan den öppnas i Excel. Det krävs några steg för att öppna filen på ett korrekt sätt för att all data ska förbli intakt och hamna i kolumner. 1. Öppna Excel 2. Välj i huvudmenyn Data->Hämta externa data->från text 8 (11)

9 3. Välj den fil som exporteras från utbetalningsansökan i Min ansökan. 4. När filen importerats till Excel följer ett antal dialogrutor med inställningar för att innehållet i csv filen ska visas i korrekt tabellformat. - Kontrollera att nedanstående val är gjorda i steg 1. OBS! viktigt att välja filursprung Unicode (UTF-8), annars kommer å,ä,ö och siffrorna i kolumnen belopp att bytas ut mot andra tecken. När allt är OK, tryck på Nästa - I steg 2 är det viktigt att Komma är vald som avgränsare och som textavgränsare. Den exporterade csv filen från Min ansökan använder dessa tecken för att dela upp filen. När det är klart ska det vara möjligt att se hur tabellerna kommer att se ut i Excel. Här syns det även om å,ä,ö visas korrekt. Är allt OK tryck på Nästa igen. 9 (11)

10 - I steg 3 ska kolumnformatet Allmänt väljas. Det finns möjlighet att formatera innehållet i de enskillda kolumnerna ytterligare men det är inte nödvändigt. Tryck sedan på Slutför för att slutföra importen till Excel. Innan det importerade innehållet visas måste man välja vart det ska visas i Excel. Default föreslår Excel start från första cellen på blad 1. Välj OK om detta blir bra, annars eget val. 10 (11)

11 5. Importen är nu färdig och allt innehåll från csv filen ska visas i kolumner i Excel om allt gått bra. 11 (11)