Importen kan hantera samtliga korrekta svenska personnummerformat, med eller utan bindestreck.

Transkript

1 Importera föräldrar CSV Funktionen Importera föräldrar används för att läsa in förälder för elever i Skola24. Importen sker genom att en fil innehållande elev och dess förälder läses in via Skola24 webbgränssnitt. Importen kan göras för varje skola separat eller centralt för hela domänen. Kontakta Nova Softwares support om ni har frågor. De elever som eventuellt finns med i importen men inte i Skola24 läggs till i Skola24 utan namn och skola. När elev finns med i schemat för en skola kopplas eleven till skola och klass vid publicering av schema till Skola24. Elever på förskolan/fritidshemmet kopplas ihop med rätt förälder när de importeras till Skola24. Skapa fil som ska exporteras Filen som ska läsas in i Skola24 måste vara i ett CSV-format, det vill säga en fil där data är separerad med semikolon. Varje rad i filen representerar en elev och kopplingen till en förälder. CSV-filen kan till exempel skapas via Excel genom manuell inmatning eller genom importerad data från annat system. Ordningen på kolumnerna måste vara enligt: a. Personnummer för elev obligatoriskt b. Personnummer för förälder obligatoriskt c. Förnamn för förälder obligatoriskt d. Efternamn för förälder obligatoriskt e. E-postadress för förälder. f. Mobilnummer för förälder (får ej innehålla bindestreck eller mellanslag) Importen kan hantera samtliga korrekta svenska personnummerformat, med eller utan bindestreck. Exempel i Excel: ÅÅÅÅMMDD-XXXX ÅÅÅÅMMDDXXXX ÅÅMMDD-XXXX ÅÅMMDDXXXX Observera att om samma information skrivs in i en textfil måste även tomma värden som befinner sig mellan ifyllda fält omslutas av semikolon, exempelvis om e-post saknas support@novasoftware.se juni /7

2 Varje rad i den fil som ska importeras i Skola24måste ha formatet a;b;c;d;e;f. Om både e- postadress och mobilnummer saknas är det inte obligatoriskt att innesluta dessa fält med semikolon. Exempelvis kan en rad i filen se ut enligt följande ; ;Förnamn;Efternamn. Eftersom både e-postadress och mobilnummer för förälder kan utelämnas behöver man i ett senare skede, se sid 4 ta ställning till om importfilen är ägare av information eller inte. För att spara en Excelfil i CSV-format väljer du att Spara som i Arkiv-menyn. Ändra filtyp till CSV kommaavgränsad. Namnge filen och spara den med valfritt namn, förslagsvis med datum och tid då filen skapas support@novasoftware.se juni /7

3 Ladda upp filen till Skola 24 När filen är skapad ska den läsas in i Skola24. För att kunna importera filen måste du vara inloggad med rollen kommunadministratör eller skoladministratör och filen måste kunna nås från utforskaren. När du är inloggad följer du nedanstående steg. Klicka på Inställningar, sedan på Importera föräldrar för att öppna importdialogen. I importdialogen kan du läsa när senaste uppdatering (inläsning av fil) gjordes och välja att ladda upp en ny fil. I dialogen, klicka på knappen Bläddra och välj sedan i utforskaren vilken fil du vill ladda upp. Klicka på knappen Bläddra och välj sedan i utforskaren vilken fil du vill ladda upp. Uppladdning av filen support@novasoftware.se juni /7

4 Användare med rollen kommunadministratör har möjlighet att markera checkboxen Importfilen är ägare till föräldrar I Skola24. Det betyder att om det finns en koppling mellan elev och förälder i Skola24, men den inte finns i importfilen så stängs förälderns behörighet till barnet av. Det kan t.ex. vara så att en förälder inte längre är vårdnadshavare. Exempel 1: Checkboxen är markerad Befintliga föräldrakopplingar i Skola24 uppdateras så att föräldrar som inte längre ska ha behörighet till sitt/sina barn förlorar sin behörighet. Nya föräldra-elevkopplingar läggs till I Skola24. Exempel 2: Checkboxen lämnas tom Befintliga föräldrakopplingar i Skola24 påverkas inte av importen. De förblir intakta. Nya föräldra-elevkopplingar läggs till I Skola24. OBS! Checkboxen ska bara markeras om importfilen innehåller alla föräldrakopplingar på alla skolor inom domänen (kommunen alternativt koncernen). Markeras den för enskild skola kommer föräldrakopplingar på övriga skolor i domänen att inaktiveras. Användare med rollen kommunadministratör eller skoladministratör har möjlighet att markera checkboxen Importfilen är ägare till föräldrars kontaktuppgifter (e-post och mobilnummer). Markeras checkboxen kommer fälten för förälderns e-post och mobilnummer uppdaters utifrån de uppgifter som finns i importfilen. Äger importfilen den korrekta informationen ska checkboxen markeras. Är rutinen den att föräldrar matar in/uppdaterar e-post och mobilnummer själva under Mina inställningar I Skola24 bör inte checkboxen markeras. I så fall töms de uppgifter föräldern matat in själv support@novasoftware.se juni /7

5 Exempel 3: Checkboxen är markerad E-postadress lagras/uppdateras i Skola24. Har föräldern registrerat e-postadress sedan tidigare kommer den eventuellt att ändras/tömmas. Mobilnummer läggs in/uppdateras i Skola24. Har föräldern registrerat mobilnummer sedan tidigare kommer det eventuellt att ändras/tömmas. Exempel 4: Checkboxen lämnas tom E-postadresserna som finns i Skola24 påverkas inte. Nya föräldrakopplingar kommer att läggas till, men ingen e-postadress registreras. Mobilnummer som finns i Skola24 påverkas inte. Nya föräldrakopplingar kommer att läggas till, men inget mobilnummer registreras. Under uppladdning av import-filen sker en kontroll som bekräftar att raderna i filen har rätt format, under denna tid visas ett timglas. Beroende på mängden data som ska läsas in kan detta ta olika lång tid. Uppladdning av filen Uppladdningen av filen, när den lästs in, kan resultera i två meddelanden beroende på om inläsningen gick bra eller inte support@novasoftware.se juni /7

6 Fel vid inläsning Dialogen med fel visas med en lista på påträffade fel. I listan ser du vilka rader som inte gick att läsa in och antal rader som sparades ner korrekt. I detta läge kan de rader som är felaktiga rättas till och läsas in vid ett annat tillfälle. När felaktiga rader är rättade kan hela filen laddas upp igen, det är inget problem om samma rader råkar läsas in flera gånger. Antal korrekt sparade rader / kopplingar mellan elev och förälder. Felaktiga rader som inte kunde sparas till Skola24. Fel vid inläsning Filen uppladdad Om filen är korrekt har den lästs in och du får bekräftat detta med Antal korrekt inlästa rader från filen. I detta läge är uppladdningen komplett, dvs. alla rader har lästs in, och du kan stänga dialogen. Antal korrekt sparade rader/kopplingar mellan elev och förälder inga fel support@novasoftware.se juni /7

7 Verifiera import Elever som saknas i Skola24 kommer med denna import läggas in i tabellen Personer utan skola, namn eller roll. Rollen som elev läggs till först då en schemafil publiceras i Skola24. Innan dess kommer personerna inte att kunna logga in och se någon information och kan bara ses i persontabellen då Ingen skola är vald. Vid importen kan det förekomma att elever registreras som ännu inte har någon koppling till en skola i databasen. Eftersom importen inte innehåller komplett information om eleven, utan endast personnummer, krävs att ytterligare information tillförs genom import från schemat i samband med publicering. Observera att det kan krävas två schemaimporter för att alla uppgifter kring eleverna ska uppdateras i Skola24. Om skolan upptäcker att elevuppgifter saknas trots att schemat har publicerats är lösningen att upprepa publiceringen ytterligare en gång. Nästkommande dag bör alla uppgifter vara uppdaterade support@novasoftware.se juni /7