Offert i Pyramid med Microsoft Wordmall

Transkript

1 Offert i Pyramid med Microsoft Wordmall Pyramid Business Studio från version 3.40B ( ) Skapa offert med Microsoft Wordmall Vid offertregistrering i Pyramid kan du välja att skriva ut offerten med Pyramids blanketter eller med en mall från Microsoft Word eller Open Office Writer. För att kunna använda Word-/Writermallar krävs några inställningar i din Pyramid, samt att du har modulen CRM/Säljstöd installerad. När du gjort inställningarna i Pyramid och i Word-/Writermallarna kan de användas vid utskrift av offert via rutin 110 Projekt, 410 Order, 640 Snabborder (CRM/Säljstöd), eller via M-säljare i Mobile Office (Win edition). I version 3.41A finns även funktionen tillgänglig i rutin 7510 Serviceorder. Notera att vi i vår beskrivning nedan, för enkelhetens skull, endast använder begreppet Wordmall, men funktionen gäller alltså även Writermall. Steg för steg 1. Registrera en XML-skrivare 2. Utgå från en befintlig Wordmall eller skapa en ny 3. Redigera offertformat (OFFEXX) via rutin 840 rapportgenerator 4. Koppla offertformat till blankettset 5. Skapa/Koppla Wordmall till offertformat 6. Arbetsflöde 1. Registrera en XML-skrivare i rutin 841 Skrivare I rutin 841 Skrivare, skapar du en ny skrivare för XML-utskrift. Välj Utskrift till Textfil i listboxen Skrivare. Ange Fil i listboxen Papperstyp och skriv #8835#.xml i fältet Filnamn. Kryssrutan Radera fil före utskrift ska vara markerad. PBS_Wordoffertmall.doc/ Sid 1

2 2. Utgå från en befintlig Wordmall eller skapa en ny Om du redan har en Wordmall för din offert som du vill använda i Pyramid, ska du spara den i katalogen Pydata/Mallar under er Pyramidkatalog. (Katalogen Mallar skapas automatiskt när du har sparat koppling första gången via rutin 791 Egenskaper CRM/Säljstöd, fliken Dokument.) Offertmallen du sparar där ska heta pyoffexx.dot, där xx är mallnamnet för ert eget format. Gå sedan in i rutin 840 Rapportgenerator och skapa ett offertformat med motsvarande namn, exempel OFFEXX. Obs! Om du istället vill utgå från Pyramids standard Wordmall när du skapar din nya Wordmall, öppnar du rutin 840 Rapportgenerator och sparar ett offertformat med namnet OFFEXX. XX är namnet för ert eget format. Redigera sedan offertformatet (se avsnitt 3) och koppla det till Wordmallen (se avsnitt 5). Unikums support innefattar hjälp att koppla din befintliga Wordmall till Pyramid, men INTE hjälp att skapa själva Microsoft Word-, eller Open Office Writermallen. 3. Redigera offertformat (OFFEXX) via rutin 840 Rapportgenerator Oavsett om du utgått från en befintlig eller skapat en ny Wordmall behöver du kanske få tillgång till fler fält i din Wordmall. Via rutin 840 Rapportgenerator lägger du till önskade datafält i delformaten för huvud, rad, text och fot på formatet OFFEXX. I F1-hjälp för rutin 840 Rapportgenerator beskrivs hur du redigerar delformat och lägger till datafält. Kontakta din återförsäljare om du vill ha hjälp med att redigera dina format. Se avsnitt 5 för beskrivning om Paletten Pyramid-Mall som blir tillgänglig via redigering av offertformatet i egenskaper Offert- snabborder. Vilka fält från Pyramid som ska bli tillgängliga i paletten, styrs via formatet (OFFEXX) i rutin 840 Rapportgeneratorn. KOPPLA SKRIVARE MED OFFERTFORMAT Oavsett vilket av de två alternativen du utgått ifrån ovan, ska du via Arkiv/Egenskaper i rutin 840 Rapportgenerator koppla XML-skrivaren till formatet (OFFEXX). Skrivaren föreslås då automatiskt i Egenskaper Offert-snabborder när du väljer att redigera formatet (se avsnitt 5). Det är möjligt att byta till annan XML-skrivare vid utskrift av offert om så önskas. 4. Koppla offertformat till blankettset Offertformatet (OFFEXX) ska du sedan koppla till valfritt blankettset i rutin 780 Blankettset. PBS_Wordoffertmall.doc / Sid 2

3 5. Skapa/Koppla Wordmall till offertformat Nu ska du hämta fram formatet via rutin 683 Egenskaper CRM/Säljstöd, fliken Dokument ( i version 3.41A finns motsvarande egenskaper i rutin 791 Egenskaper CRM/Säljstöd). Nedanstående egenskaper ska du ange för offertformat på fliken Dokument: sökväg där Word-/Writerofferten ska sparas. vilket/vilka offertformat som ska användas i Word. Välj önskat/önskade format i listboxen Offertformat och klicka på ikonen till höger om listboxen. I listkontrollen Valda offertformat visas alla offertformat som valts och kan användas för offert i Pyramid. F3: REDIGERA OFFERTMALL I MS WORD Markera önskad rad i listkontrollen Valda offertformat och tryck F3 för att redigera befintlig Wordmall. PBS_Wordoffertmall.doc / Sid 3

4 När du väljer Redigera och ska skapa en ny Wordmall (se avsnitt 2), känner Pyramid av om Wordmall saknas. Följande meddelande visas: Svara JA för att låta Pyramid använda sig av PYOFFERT.DOT som grund för din offert. Väljer du att svara NEJ, måste du följa anvisningarna i avsnitt 2 för att använda en befintlig Wordmall. Om skrivarinställningen gjorts korrekt för offertformatet (OFFEXX), föreslås XMLskrivaren. Föreslås ingen skrivare automatisk, anger du XML-skrivaren här. Wordmallen öppnas för redigering med hjälp av knappen Skriv ut. Pyramid skapar en XML-fil och Microsoft Word öppnar *.dot-mallen för redigering. I redigeringsläget blir paletten Pyramid Mall tillgänglig. Obs! TILLGÅNG TILL FLER FÄLT I PALETTEN PYRAMID - MALL Med hjälp av paletten Pyramid Mall kan du infoga de fält som gjorts tillgängliga vid redigering i rutin 840 Rapportgenerator. Fält kan läggas till/raderas och flyttas. Endast de fält som redigerats in i formatet via rapportgeneratorn är tillgängliga. Klicka på Fält på paletten för att öppna dialogen Pyramid- Infoga fält. Tips! Hjälpavsnitt finns via Hjälp-knappen i paletten i Word. PBS_Wordoffertmall.doc / Sid 4

5 Dialogen Pyramid- Infoga fält är indelad i flikar baserade på de standard delformat som finns i offertformatet. Alternativa layouter och delformat utöver dessa är inte tillgängliga. Datafält som redigerats in i delformat Huvud visas på fliken Huvud, osv. Placera markören på önskad plats i Wordmallen, välj önskat fält i dialogen Pyramid- Infoga fält och klicka Infoga. Nu är alla inställningar gjorda och Wordmallen kan börja användas. 6. Arbetsflöde Wordmallen kan nu användas vid utskrift av offert via rutin 110 Projekt, 410 Order, 640 Snabborder (CRM/Säljstöd), eller via M-säljare i Mobile Office (Win edition). I version 3.41A finns även funktionen tillgänglig i rutin 7510 Serviceorder. Välj Ny offert. När du valt Kund eller Kund-prospekt hämtas adressuppgifter till orderhuvudet och dessa skrivs sedan ut på offerten. Knappen ovan visar möjligheten att vid offertregistrering välja att skriva ut offert med Wordmallen. För att skriva ut med Wordmallen måste inställningar enligt punkt 1-5 ovan ha gjorts. Tips! När all data registrerats på offerten använder du knappen Offert (med Wordikonen) för att skapa ett Worddokument. För att Worddokumentet ska förbli knutet till offertnumret måste en aktivitet skapas i rutin 612 Aktiviteter (CRM/Säljstöd) sedan Word-offerten skrivits ut. Svara Ja på frågan att skapa en aktivitet. PBS_Wordoffertmall.doc / Sid 5