PM Datum Instruktioner Wordmallar Här följer en kortfattad instruktion i hur du använder Universitets- och högskolerådets Wordmallar.

Transkript

1 PM Datum Postadress Box Stockholm Besöksadress Wallingatan Stockholm Telefon Org nr Lathund Wordmallar Om hur man använder Universitets- och högskolerådets Wordmallar Instruktioner Wordmallar Här följer en kortfattad instruktion i hur du använder Universitets- och högskolerådets Wordmallar. Starta Word efter installation När du har fått Wordmallarna installerade startar du Word precis som vanligt. Längst upp till vänster programfönstret hittar du nu en knapp med etiketten Välj UHR-mall i listan. Knappen Välj UHR-mall i listan är alltid synlig när du har startat Word, om installationen har gjorts på ett korrekt och fullständigt sätt. Sida 1 (5)

2 När du klickar på Välj UHR-mall i listan visas en meny med de mallar som du har tillgång till. Klicka på önskad mall för att starta den. OBS! Det kan hända att din meny inte exakt överensstämmer med ovanstående bild. Det beror i så fall på att du har tillgång till fler eller färre mallar än de som hade utveckats då ovanstående bild togs. Brevmallen Första gången du startar brevmallen får du möjlighet att skriva in dina personliga avsändaruppgifter samt välja vilken besöksadress som ska infogas dina brev. Genom att klicka på knappen Spara, lagrar du dessa uppgifter så att de hämtas automatiskt nästa gång du skapar ett brev. Gör så här: 1. Starta brevmallen. 2. En dialogruta visas där du kan skriva in brevets grundinformation. Börja med att välja om du ska skriva på svenska eller engelska. Ditt val styr bland annat datumformat och stavningskontroll. Sida 2 (5)

3 Tips! Du kan trycka Tab för att flytta markören mellan fälten i dialogrutan! 3. Välj om du vill att Universitets- och högskolerådets logotyp ska infogas i dokumentet. Om du har för avsikt att skriva ut på tryckt brevpapper avmarkerar du kryssrutan. Du kan också välja mellan tre färger på logotypen. Om du vet att brevet enbart ska skrivas ut i svartvit skrivare så väljer du Utskrift i svartvitt. Om man skriver ut en färglogga på svartvit skrivare så kan den se lite grå ut. Om du vill infoga någon annan logotyp (tillhörande ett av våra undervarumärken) markerar du kryssrutan Infoga ytterligare logotyp och väljer vilken logotyp i listrutan. Den "extra" logotypen infogas längst ner till höger i dokumentet. 4. Skriv in eventuellt diarienummer i rutan Dnr. 5. Om du inte vill skriva ett brev som är daterat med dagens datum ändrar du datumet i rutan Datum, i annat fall gör du ingen ändring i detta fält. 6. Skriv in mottagaradressen i rutan Mottagarens namn och adress. Tryck på Enter för att skapa nya rader i adressen. 7. Fyll i en rubrik på ditt brev. Sida 3 (5)

4 8. Fyll i dina avsändaruppgifter i rutan Avsändare. Klicka på knappen Spara om du vill spara uppgifterna som standarduppgifter. De kommer då att visas automatiskt nästa gång du skapar ett brev. Informationen lagras som en liten textfil på din dator. Ange önskad besöksadress, din avdelning, ditt namn, titel etc. De uppgifter som är obligatoriska markeras med en röd asterisk. 9. Klicka på OK för att skapa brevet med de inställningar och den information som du har skrivit in. Sida 4 (5)

5 Insättningspunkten blinkar där du ska börja skriva in text. Fliken UHR Varje dokumentmall har en flik (ribbon) med namnet UHR. På denna flik hittar du knappar för mallens formatmallar (inställningar av rubrikernivåer, brödtext (normal), punktlistor, nummerlistor, mm.). Markera den text som du vill ändra format på och klicka på önskad formatmall för att applicera formatet enligt Universitets- och högskolerådets grafiska profil. Övriga mallar När du väljer att skapa ett dokument baserat på PM (eller någon av de övriga kommande mallarna) går du tillväga på samma sätt som när du skapar brev. Du gör de grundläggande inställningarna i dialogrutan och arbetar sedan vidare med dokumentet efter att ha klickat på OK. Sida 5 (5)