Användarmeddelande. Ny programversion. Flex HRM Plan, version 171

Transkript

1 FORMsoft AB 2016 Användarmeddelande Ny programversion Flex HRM Plan, version 171 Bäste kund! På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i Flex HRM Plan, version 171. Bland nyheterna kan nämnas en ny grafisk vy för att skapa och redigera arbetspass direkt i bemanningen samt ett uppdaterat gränssnitt med bland annat nya färger i de olika bemanningsvyerna. I tilläggsmodulen HRM Mobile har det även tillkommit en funktion för att önska lediga arbetspass. Med vänlig hälsning Flex Applications

2 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Innehåll NYHETER FLEX HRM PLAN, VERSION DESIGNFÖRÄNDRINGAR... 3 NY GRAFISK VY FÖR ARBETSPASS... 4 NYHETER FLEX HRM GEMENSAMT, VERSION DESIGNFÖRÄNDRINGAR I HRM... 8 ÄNDRINGSLOGG FÖR ANSTÄLLNINGSUPPGIFTER... 8 EXPORT AV PERSONUPPGIFTER TILL FIL VIA EXPORTMALLAR... 9 Skapa exportmall... 9 Utför export... 9 Schemalägg export... 9 IMPORT AV ANSTÄLLDA FLER UPPGIFTER... 9 INTEGRATION KONTEK LÖN PERSONUPPGIFTER Inställningar Massexport Exportera nya löner från lönerevisionen TYPNING AV EXTERN PERSONAL EXPORT FRÅN STATISTIKCENTRALEN SKICKA E-POST VID SKAPANDE AV NY ANVÄNDARE MED ANVÄNDARMALL ÅTERSTÄLL ANVÄNDARES LÖSENORD STYRFÖRETAG KOPIERA LÖNEARTER INTEGRATION MED FORTNOX Programlänk STATISTIK PÅ STARTSIDAN FJÄRRMAPPAR BAKGRUNDSJOBB INFORMATION VID MISSLYCKAD KÖRNING DATUMSTYRNING AV KONTERINGSREGISTER TA BORT SESSION PÅ SERVERN VID UTLOGGNING FLER FORMAT FÖR INSTRUKTIONSFILMER NYHETER FLEX HRM MOBILE, VERSION HYBRIDAPP FÖR IOS OCH ANDROID ÖNSKA ARBETSPASS I HRM MOBILE... 26

3 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Nyheter Flex HRM Plan, version 171 Tänk på att du kan behöva utföra vissa inställningar för att få vissa funktioner tillgängliga. Designförändringar Till version 171 av HRM Plan har vi gjort lite designförändringar för att modernisera gränssnittet. De största skillnaderna är att de grafiska elementen i bemanningen har plattats till samt att vi har gjort om färgerna på dem. Har du idag haft vissa färger på olika arbetspass kommer de automatiskt att konverteras till den mest liknande färgen i den nya färgskalan. De gamla färgerna De nya färgerna

4 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Ny grafisk vy för arbetspass För att förenkla skapande och redigering av arbetspass har vi byggt en helt ny vy för det ändamålet i HRM Plan. Tidigare administrerades arbetspassen via konteringsregistret, men nu kan du göra det i bemanningen, vilket gör att du slipper ge användarna behörighet till konteringsregistret. I arbetspassvyn får du en överblick över vilka arbetspass som finns samt hur många anställda som ska bemannas på passen (siffran som visas i de blå cirklarna). Vill du istället se hur bemanningen ser ut på alla arbetspass kan du markera Visa bemanning på arbetspassen upptill i vyn. De blå cirklarna som annars visar hur många anställda som ska bemannas på arbetspassen byts då ut mot gula respektive röda cirklar som visa hur många anställda arbetspasset är överbemannat med (gula) eller underbemannat med (röda).

5 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Vill du se detaljer gällande bemanningen på ett arbetspass markerar du det och klickar på Visa detaljer i verktygsfältet. I vyn Arbetspass kan du skapa nya arbetspass genom att klicka på knappen Ny i den övre knappraden. Du får då välja om du vill lägga upp ett nytt återkommande arbetspass eller ett nytt arbetspass som inte är återkommande utan bara gäller på en dag. När du skapar ett nytt återkommande arbetspass väljer du hur många veckor arbetspassets förekomst ska upprepas på. Säg att du t.ex. vill att arbetspasset ska bemannas med tre personer varje måndag, tisdag, onsdag samt var tredje helg; då kan du ställa in detta enligt följande:

6 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Klickar du på knappen Undantag får du upp ett fönster där du kan ange vilka dagar arbetspasset inte ska bemannas. Det kan du göra genom att ange datum, datumintervall eller någon av de fasta dagarna (t.ex. julafton eller påskafton). Dessa fasta dagar kan du även justera genom att ange +/- dagar. I exemplet nedan ska arbetspasset alltså inte bemannas dagen före julafton samt julafton. När du anger datum och datumintervall kan årtalet utelämnas. I exemplet nedan ska arbetspasset t.ex. aldrig bemannas under juli månad. Du kan redigera ett befintligt arbetspass genom att dubbelklicka på det. Om du dubbelklickar på ett återkommande arbetspass får du möjlighet att välja om du vill redigera hela serien eller endast den dagen du dubbelklickade på. Motsvarande går även att göra via ikonen Redigera i verktygsfältet. Observera att arbetspass som är bemannade på dagar som är granskade eller överförda till lön inte kan redigeras, förutom att du kan lägga in undantag på dagar framåt i tiden samt sätta ett slutdatum framåt i tiden. För att ge användarna tillgång till den nya vyn behöver den aktiveras för de aktuella rollerna. Detta gör du under Administration Allmänt Roller, flik Menyer. Där har det även tillkommit en inställning generellt för bemanningen med benämningen Skapa/ändra arbetspass. Tanken med denna inställning är att du ska kunna ge vissa användare tillgång till vyerna i bemanningen och möjlighet att bemanna anställda på befintliga arbetspass, men inte tillåtelse att skapa eller redigera arbetspass. Eftersom alla som hade tillgång till bemanningsvyerna i version 162 kunde skapa och redigera arbetspass kommer den inställningen som standard att vara markerad för de roller som är behöriga till bemanningen.

7 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Tidigare skapades arbetspass i konteringsregistret (bild från version 162). Arbetspassen kan fortfarande skapas och redigeras från samma ställe, men inställningarna har byggts om en del för att anpassas till den nya versionen. Alla befintliga arbetspass som skapats härifrån kommer automatiskt att bli konverterade till återkommande arbetspass med ett upprepningsintervall på en vecka i samband med uppdateringen till version 171.

8 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Nyheter Flex HRM Gemensamt, version 171 Nedan finner du information om de nyheter som är gemensamma för flera eller samtliga delsystem i Flex HRM. Designförändringar i HRM Flex HRM har i version 171 fått en uppdaterad design med bland annat ett nytt utseende för knappar som sätter lite färg på systemet. En rad mindre justeringar har även gjorts i anställdaregistret för att få en mer stilren och tilltalande design. Ändringslogg för anställningsuppgifter Det finns många uppgifter som kan vara intressant att logga när ändringar har gjorts. Att logga ändringar av anställningsuppgifter är kanske den mest grundläggande, vilket både revisorer och administratörer har stor nytta av. Vi har nu tagit ett första steg när det gäller ändringsloggar som gör det möjligt att aktivera loggning för just anställningsuppgifter. Loggen kommer att spara tidpunkt för ändring, vem som ändrat och både det gamla och det nya värdet. För att aktivera loggning går du in under Administration Allmänt Logginställningar. Som standard aktiveras loggning av anställdaregistret med inställningen att loggar ska sparas i ett år. Du kan enkelt ändra hur länge loggarna ska sparas om du vill spara dem längre än ett år. I denna version finns ingen rapport för att kunna ta ut och titta på loggarna; detta är en funktion som vi planerar att ha färdig till nästa version. Dock finns loggarna sparade i databasen, så vi har möjlighet att hjälpa er att ta fram loggarna vid behov.

9 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Export av personuppgifter till fil via exportmallar För att göra det enklare att integrera Flex HRM med andra system som använder textfiler för att importera personuppgifter har vi byggt ut exportmallarna med stöd för att exportera uppgifter om anställda och användare. Med hjälp av exportmallarna och funktionen för att schemalägga exporter kan man på så sätt t.ex. skapa en fil varje natt med personuppgifter som kan importeras till externt system. Skapa exportmall Det första steget är att under Administration Inställningar Allmänt Exportmallar skapa en ny exportmall med Exporttyp Anställda/användare. Under rubriken Urval väljer du vilka fält det ska gå att göra urval på vid exporten. Om du t.ex. bara vill ha med aktiva anställda och inte de som slutat lägger du till urval på fältet Status Aktuella anställda och/eller slutade. Om du bara vill ha med anställda för vilka det finns förändringar sedan den senaste exporten väljer du Endast nya/uppdaterade sedan senaste exporten. För att detta ska fungera krävs också att du har ändringsloggen för anställdaregistret aktiverad enligt beskrivning under föregående nyhet. Detta alternativ är användbart om man har många anställda och varje natt tar ut en fil med personuppgifter men bara vill ha med de som har förändrats sedan föregående natt. Under rubriken Exportfält väljer du sedan fältavgränsare samt vilka fält som ska komma med i filen. Vilka fält som går att välja mellan ser du enklast genom att ta upp söklistan på fält i kolumnen för Fältnamn. Utför export För att utföra en export går du in under Administration Bearbetningar Export. Här skapar du först en export där du väljer filnamn, vilken exportmall du vill använda enligt föregående punkt samt de urval du vill använda. Klicka på knappen Exportera för att starta exporten manuellt. Schemalägg export För att schemalägga exporten går du in under Administration Inställningar Allmänt Schemalagda körningar. Här skapar du en schemalagd körning genom att välja exporten du skapat enligt föregående punkt samt sökväg och tidpunkt som filen ska exporteras. Import av anställda Fler uppgifter Vi har kompletterat importmallarna för anställda med fler uppgifter som nu går att importera via fil samt via vårt webservice - API. Närmast anhöriga Det går nu att importera uppgifter om närmast anhöriga med namn, relation samt kontaktuppgifter. Om du importerar via textfil (importmallar) behöver varje anhörig komma på en egen rad i filen. En anställd som har flera anhöriga behöver därför flera rader i filen. Egna fält Om du har HRM Employee kan du numera importera uppgifter till de egna fält du lagt upp i anställdaregistret. Du kan både importera värdet samt värdets giltighetsdatum vid import. Om du vill importera historikvärden behöver filen vara uppdelad i flera rader, där varje rad motsvarar en historikpost.

10 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Integration Kontek Lön Personuppgifter Det finns nu möjlighet att automatiskt exportera personuppgifter till Kontek Lön (web) när uppgifter ändras i Flex HRM. Inställningar För att aktivera exporten behöver du en programlänk till Kontek Lön som läggs upp under Administration Inställningar Allmänt Programlänkar. Här behöver du fylla i uppgifter om URL till Kontek Löns webservice samt användarnamn och lösenord som krävs för anrop till denna. Observera att det också finns en programlänk till Kontek Lön (win). Denna programlänk används för att kunna visa lönespecifikationer på startsidan och ska inte förväxlas med programlänken för export av personuppgifter. Massexport När inställningarna enligt ovan är aktiverade exporteras personuppgifter löpande vid ändring. Om du vill göra en export av samtliga eller en grupp anställda kan du göra det under Administration Bearbetningar Exportera anställda. Exportera nya löner från lönerevisionen Om du har aktiverat denna integration kan du också exportera nya löner från lönerevisionen till Kontek Lön. Typning av extern personal Det är inte helt ovanligt att man på företag har inhyrd personal som man vill ska rapportera sin tid men som man inte ska betala ut lön till. Sedan tidigare finns ett val i anställdaregistret för att styra om den anställdes tidrapporter och reseräkningar ska bli lönetransaktioner vid överföring till Lön. För att ytterligare förtydliga vilka som är anställda och vilka som är extern personal har vi nu byggt in en typning för detta. De anställda som sedan tidigare inte har markeringen Skapa lönetransaktioner blir markerade som extern personal vid uppdatering till version 171. Anställda som är markerade som extern personal kommer inte att räknas med i personalöversikten på startsidan, och de kommer också att visas som externa i

11 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version organisationsschemat. Det finns även möjlighet att i filtret i anställdaregistret göra urval på anställda eller extern personal. Export från statistikcentralen Nu finns möjlighet att exportera data och graf från statistikcentralen. Datan exporteras i CSV-format som går att öppna i t.ex. Excel, och grafen exporteras som en bild i något av formaten PNG eller JPEG. Exporterar du till CSV-format får du välja om datan ska exporteras exakt så som den ligger under fliken Värden eller om du vill skifta x- och y-axel. När du exporterar grafen till en bild kommer PNG-bilden att få en transparent bakgrund, medan JPEG-bilden får en vit bakgrund. Skicka e-post vid skapande av ny användare med användarmall Om du använder användarmallar för att automatiskt skapa nya användare vid upplägg av nya anställda i HRM finns nu möjlighet att ställa in så att Flex HRM skickar e-post med inloggningsuppgifter till den nya användaren. E-postmeddelandet innehåller användar-id och ett tillfälligt lösenord som måste bytas första gången användaren loggar in. För att använda funktionen måste bockrutan Skicka inloggningsuppgifter vara ibockad i användarmallen och den anställde måste ha en e-postadress registrerad.

12 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Återställ användares lösenord Det finns nu möjlighet att återställa en användares lösenord i användarregistret. När du återställer ett lösenord skickas e-post med ett tillfälligt lösenord till användaren. Det tillfälliga lösenordet är giltigt enligt företagets inställningar under Inställningar Allmänt Säkerhet. Användaren måste byta det tillfälliga lösenordet vid inloggning. För att kunna återställa en användares lösenord krävs det att det finns en registrerad e-postadress på användaren eller på anställd kopplad till användaren.

13 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Styrföretag Kopiera lönearter I Flex HRM finns från och med version 162 möjlighet att använda funktionen Styrföretag för att kunna kopiera inställningar från ett företag till ett eller flera andra företag. Detta kan vara användbart om du har många företag med likadana inställningar och behöver ändra någon inställning. I ett första steg kom möjligheten att kopiera tidkoder till styrda företag., och i version 171 tillkommer möjlighet att kopiera lönearter. Framöver kommer funktionen att vidareutvecklas ytterligare, med möjlighet att kopiera fler inställningar. För att använda funktionen måste du börja med att markera vilket eller vilka företag i databasen som ska vara styrföretag. Du kan ha ett eller flera styrföretag, och varje styrföretag kan styra ett eller flera företag. Ett styrt företag kan inte vara styrföretag. För att markera att ett företag ska fungera som styrföretag går du in under Administration Allmänt Företag och markerar inställningen Företaget är styrföretag. Du kan sedan hantera styrda företag och kopiering av inställningar under Administration Allmänt Styrföretag. I listan till vänster ser du de företag som i företagsregistret är markerade att vara styrföretag. När du väljer ett styrföretag ser du under fliken Allmänt de företag som är styrda av styrföretaget och de företag som är tillgängliga för styrning. Tillgängliga är alla företag som inte redan är styrda av ett styrföretag. Här kan du lägga till eller ta bort styrda företag från ditt styrföretag.

14 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Under fliken Kopiera inställningar kan du sedan kopiera valda inställningar till styrda företag. Om du lägger till eller tar bort ett styrt företag måste du spara innan du kan kopiera inställningar. Du kan välja från vilket styrföretag du vill kopiera, vilka inställningar du vill kopiera och till vilka styrda företag du vill kopiera. När du har valt vad du vill kopiera och sedan klickar på Utför gör systemet först en testkopiering av valda inställningar. När testkopieringen är slutförd får du en temporär logg, där du kan kontrollera vilka eventuella fel och varningar som kommer att uppstå om du genomför kopieringen.

15 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Genom att klicka på ikonen i kolumnen Logg får du detaljerad information om kopieringen. Rader med fel visas i rött, rader med varningar i gult och rader som kommer att kopieras utan problem visas utan färgmarkering.

16 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Fel innebär att det finns problem som gör att kopieringen av en inställning inte kommer att kunna göras. Varningar innebär att kopieringen kommer att göras men att det t.ex. saknas en kopplad kontering i det mottagande företaget. När du har granskat loggen kan du välja att slutföra kopieringen eller att avbryta den. En logg motsvarande den temporära skapas vid kopieringen medan den temporära loggen tas bort. Inga inställningar raderas vid kopiering från styrföretag; endast inställningar med samma kod kommer att läggas upp eller uppdateras. Integration med Fortnox Från version 171 har funktionaliteten för integration med Fortnox utökats. Det går nu att hämta konteringsregister från Fortnox till Flex HRM och det är möjligt att överföra bokföringsinformation med bilagor från Flex HRM Travel till bokföring i Fortnox. För att använda de nya funktionerna måste du först skapa en ny integration i Fortnox för Flex HRM för att integrationen ska få rätt behörigheter i Fortnox. Programlänk Om du sedan tidigare har en programlänk under Administration Inställningar Allmänt Programlänkar för att föra över fakturaunderlag till Fortnox behöver du bara byta integration till den som nu skapats i Fortnox. Det kan du göra med knappen Byt integration på den befintliga programlänken. Finns det ingen programlänk till Fortnox i Flex HRM sedan tidigare behöver du lägga upp en ny programlänk i. För att skapa en ny länk börjar du med att välja att den ska vara av typen

17 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Fortnox. Ange sedan namn för programlänken och om den ska vara aktiv. Klicka därefter på Spara. När programlänken är sparad är nästa steg att aktivera programlänken genom att klicka på knappen Aktivera. Du får då upp ett fönster där du kan klistra in API-koden från Fortnox. Inställningar för programlänk När programlänken i Flex HRM är aktiverad kan du välja till vilken verifikationsserie i Fortnox du vill skicka bokföringsdata från Flex HRM. Med inställningen Exportformat väljer du om du vill att fakturaunderlag ska hamna under Faktura (Invoices) eller under Order i Fortnox. Markerar du inställningen Lås frisläpp efter överföring kommer frisläpp inte att gå att backa efter det att informationen är överförd till Fortnox.

18 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Under Mappning av fält väljer du vilka konteringsdimensioner i Flex HRM som motsvarar de listade fälten från Fortnox. Här kan du också välja vilka konteringsregister du vill kunna synkronisera med Fortnox. Då konteringsregister synkroniseras hämtar Flex HRM registret från Fortnox och lägger upp det på den valda konteringsdimensionen i Flex HRM. Under Administration Bearbetningar Frisläpp till fakturering kommer det nu att finnas en ny kolumn med namnet Fortnox i listan över avslutade frisläpp. När du klickar på ikonen i kolumnen överförs informationen från det aktuella frisläppet till Fortnox. De konteringsregister du valt att synkronisera kommer under Administration Register [konteringsregistrets namn] att få två nya knappar i menyraden; en för att hämta registret och en för att visa logg över hämtningar. När du klickar på knappen Synkronisera startas ett bakgrundsjobb som hämtar samtliga nya och ändrade konteringar från Fortnox. När hämtningen är klar visas ett meddelande om detta i den övre kanten av fönstret. Genom att klicka på Visa logg får du upp ett fönster med en lista på alla historiska synkroniseringar. Om du klickar på information för en synkronisering får du detaljerade uppgifter om vad som hämtats från Fortnox. Synkroniseringen hämtar bara de ändringar som skett sedan den senaste synkroniseringen.

19 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Det finns också möjlighet att schemalägga synkroniseringen. Detta gör du under Administration Inställningar Allmänt Schemalagda körningar. Här anger du den schemalagda körningens namn, om den är aktiv och att den ska vara av typen Konteringsregister från Fortnox. Du kan sedan schemalägga att den ska köras t.ex. varje natt kl. 03:00. Den schemalagda körningen synkroniserar samtliga konteringsregister som är inställda att synkroniseras. Överför till bokföring För att överföra reseräkningar till bokföring behöver du först aktivera behörighet till funktionen under Administration Allmänt Roller.

20 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Du får då en ny menyingång, Administration Bearbetningar Överför till bokföring (Fortnox). Här kan du göra urval på anställd och verifikationsnummer för överföring. Som standard överförs alla granskade reseräkningar som inte är avräknade. Det finns också möjlighet att överföra redan avräknade reseräkningar genom att markera rutan Överför även avräknade, men då måste verifikationsnummer för dessa anges. Du kan välja till vilket finansår reseräkningarna ska bokföras och du kan även välja verifikationsserie ifall den ska avvika från standardinställningen. När urvalet är klart klickar du på knappen Överför till bokföring för att starta överföringen. Överföringen görs som ett bakgrundsjobb. I listan till höger kan du se status för överföringen, och genom att klicka på Info får du detaljinformation om överföringen av den valda reseräkningen. I överföringen medtas, förutom bokföringsinformation, även eventuella bifogade bilagor på reseräkningen samt en utskriven reseräkningsspecifikation i PDF-format, vilka bifogas verifikationen i Fortnox.

21 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Statistik på startsidan I statistikcentralen har det i version 171 tillkommit möjlighet att publicera statistik i en panel på startsidan. I panelen visas alla statistiker som du publicerat på startsidan samt statistiker som andra användare delat med dig och publicerat på startsidan. För att publicera statistiken på startsidan markerar du inställningen Publicera på startsidan. Du kan också ange en rubrik som visas som rubrik i grafen och en beskrivning som visas under en egen flik. I panelen på startsidan dubbelklickar du på raden eller väljer statistiken du vill visa och klickar på knappen för att visa. Statistiken öppnas då i en popup. Du kan exportera statistiken till bild eller till Excel, och du kan se värden och beskrivning under respektive flik. Fjärrmappar I Flex HRM finns det från och med version 171 möjlighet att använda en extern FTP-, FTPSeller SFTP-server som mål för importer och exporter som schemaläggs i systemet. Funktionen i Flex HRM heter Fjärrmappar.

22 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version För att kunna redigera fjärrmappar måste användare ha en roll med behörigheten Behörig att redigera fjärrmappar ibockad. Om du är behörig att redigera fjärrmappar visas under Administration Inställningar Allmänt Schemalagda körningar vid fältet Sökväg en knapp för fjärrmappar. Under inställningarna för fjärrmapp anger du vilket typ av FTP-server som används, adress till servern, port, inloggningsuppgifter samt eventuellt sökväg och filnamn. För SFTP finns möjlighet att hämta nyckelfil med privat nyckel om detta används för autentisering samt serverns RSA-fingerprint. Observera att serverns RSA-fingerprint krävs för att inloggningen ska fungera.

23 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version När du har sparat inställningarna för fjärrmappen kan du testa anslutningen genom att klicka på knappen Testa fjärrmapp. När inställningarna för fjärrmapp är klara kommer värdnamnet att visas i fältet Sökväg. Användare som är behöriga till Schemalagda körningar men inte är behöriga att redigera fjärrmappar kommer att kunna se värdnamnet men inte redigera fjärrmappen. De kan också ta bort en schemalagd körning som är uppsatt med fjärrmapp. Bakgrundsjobb Information vid misslyckad körning Från version 171 kan Flex HRM automatiskt skicka e-post till fördefinierade e-postadresser om körningen av något bakgrundsjobb misslyckas. För att ställa in funktionen anger du e-postadress under Administrativa kontakter under Administration Allmänt Systemregister Bakgrundsjobb. Som standard är e-postadresser till Flex Applications support upplagda som Administrativa kontakter. Dessa kan tas bort, och du kan även lägga till valfritt antal e-postadresser.

24 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Om ett bakgrundsjobb misslyckas skickas ett meddelande med information för felsökning till samtliga upplagda adresser. Datumstyrning av konteringsregister Det finns nu möjlighet att ange datumintervall för när en kontering i ett konteringsregister ska vara aktiv. Konteringen går endast att använda vid registrering om registreringen sker inom det intervall som angetts. Du kan även välja ett endast ange ett fr.o.m.- eller ett t.o.m.-datum. Anges inget datum är konteringen aktiv. Inaktiva konteringar kan fortfarande användas vid urval och visas i rapporter. Ta bort session på servern vid utloggning Det finns nu möjlighet att på webbservern som kör Flex HRM ange att användarens session vid utloggning inte enbart ska tas bort från klienten utan att den även ska tas bort på servern. För att aktivera denna funktion behöver du göra inställningar på webbservern där Flex HRM körs. Dessa inställningar finns dokumenterade separat.

25 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Fler format för instruktionsfilmer Från och med version 171 finns det möjlighet att använda filmer som instruktionsfilmer i HRM utan att lägga upp dem på YouTube. Du kan nu peka URL:en till valfri film som är av formatet mp4 eller m4v. Det har också tillkommit en testknapp med vilken du kan testa att länken fungerar innan du sparar.

26 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Nyheter Flex HRM Mobile, version 171 Hybridapp för ios och Android Det finns nu för HRM Mobile även en app för nedladdning till ios och Android. Appen fungerar om du har HRM Mobile version eller nyare. När du startar appen för första gången behöver du skriva in adressen till din installation av Flex HRM Mobile. Appen är ett skal för HRM Mobile, vilket innebär att nya funktioner i HRM Mobile automatiskt kommer att finnas i appen efter en uppdatering av Flex HRM. Om du använder appen kommer du att kunna fortsätta jobba från samma ställe i HRM Mobile även om du tillfälligt växlat till en annan app. I framtida versioner kommer det att tillkomma funktionalitet som endast är tillgänglig om du använder HRM Mobile genom appen. Önska arbetspass i HRM Mobile Nu finns det möjlighet för användarna att önska lediga arbetspass i HRM Mobile. Om du trycker på ikonen Lediga arbetspass kommer du till en vy där alla lediga arbetspass som matchar din kompetens och tillgänglighet visas. Du kan där se om du tidigare önskat något av arbetspassen. Trycker du på ett arbetspass kommer du till en vy där du ser ytterligare detaljer om arbetspasset, t.ex. eventuell rast samt hur många anställda som behövs på arbetspasset. För att önska arbetspasset trycker du på Önska arbetspass.

27 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Det finns även möjlighet att oönska ett arbetspass som du redan har i ditt schema. Det gör du genom att gå in i Mitt schema och välja ett arbetspass på en dag och där trycka på Oönska arbetspass. När du tittar på ett arbetspass du ska jobba på kan du även se vilka andra som du ska jobba med på det arbetspasset.

28 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Om du som chef/schemaläggare är inloggad i HRM Mobile finns det en vy, Önskade arbetspass, där du får en samlad bild över alla önskningar/oönskningar. Den gröna bollen visar hur många som önskat aktuellt arbetspass och den röda bollen visar hur många som oönskat. Trycker du på ett arbetspass i listan ser du vilka som önskat respektive oönskat och kan tillsätta respektive ta bort. Alla dessa funktioner är naturligtvis valbara och styrs utifrån roller. Exempelvis kanske du vill tillåta att de anställda önskar arbetspass, men inte att de oönskar. Under Administration Allmänt Roller, flik Menyer gör du dessa inställningar för respektive roll.

29 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version Det finns även möjlighet att få HRM att skicka ut påminnelser via e-post, t.ex. till schemaläggaren, när en anställd önskat eller oönskat ett arbetspass. På samma sätt kan den anställde få en påminnelse när den blivit tillsatt till ett önskat arbetspass eller borttagen från ett oönskat arbetspass. Dessa påminnelser ställer du in under Administration Inställningar Allmänt Påminnelser. De fungerar på samma sätt som påminnelserna för frånvaroansökan. Under Meddelande till anställd väljer du om den anställde som önskat/oönskat ska få en påminnelse, vilket är lämpligt när arbetspasset blivit tillsatt eller borttaget. Under Meddelande till användare väljer du specifika användare eller roller som ska få påminnelsen. Det kan då vara lämpligt att ställa in så att t.ex. rollen Schemaläggare får påminnelse när en anställd önskat eller oönskat ett arbetspass. Meddelandet kommer då att skickas till alla användare som har rollen Schemaläggare för den anställde som önskat/oönskat passet.

30 Användarmeddelande Flex HRM Plan, version