Release Notes. Vad är nytt i Easy Planning Release Easy Planning

Transkript

1 Vad är nytt i Easy Planning 6.70 Denna uppdatering innehåller ett stort antal förbättringar och nya funktioner. Vi rekommenderar alla våra kunder att göra en uppdatering för att få ett ännu mera lättarbetat och kraftfullt planeringsprogram. 1. Ny tidrapportering. 2. Varaktighet sparas i minuter. Presentation av timmar kan visas med en decimal, tex 0.5h. 3. Man kan välja valfri PDF skrivare för att förhandsgranska. 4. Sökning kan göras på både kundnummer och kundnamn i kundregistret. 5. Förbättrad import av kundregister samt fält Adress2 införs. 6. Autokvitterar bara arbetsordrar som ingår i de tabeller man gör import till. 7. Förbättrad låsfunktion, endast den person som låst aktiviteten eller Admin kan ändra. 8. Rubrikerna Tid (varaktighet) och Arb (arbetat) kan kundanpassas. 9. Kundanpassade texter anges på både svenska och engelska. Styrs av användarens språkval. 10. I importguiden visas en lista på de fält man har mappat. 11. Man kan backa i importguiden och ta bort sparade mallar. 12. Skicka meddelande per epost. 13. Man kan välja att synka me d Outlook via Exchange eller PST fil. 14. Admin till Exchange kan synka mot valfri utdelad kalender. 15. Ny knapp för att visa beläggning. 16. Återkommande, om inkl.helgdagar inte markeras hoppar man över helgdagar (även röda dagar). 17. Flyttar man en återkommande med dra/släpp får man inte fråga om övriga ska uppdateras. 18. Formulär uppdragshantering under verktyg finns nu även i meny för översiktsschema. 19. API istället för combobox.additem ger 3X snabbare skapande av lista. Används till kundregistret. 20. Utskift av kolumn arbetad tid i ganttschema. 21. Tangent F7, ändra, tar den markerade posten till vänster. Tidigare den post man pekade på med musen i ganttschemat till höger. 22. Om ganttvy 1 vecka visas skrivs denna vy ut med skrivarknappen, tidigare veckoplanering. 23. Utskrifter till PDF är nu centrerade på papperet, gäller förhandsgranska. 24. Markerar man varaktighet i formulär Ny aktivitet kan man ändra tiden med piltangenterna upp/ner. 25. Behörighet 5 utgår. Release Easy Planning

2 Ny tidrapportering En helt ny tidrapportering har införts som ersätter de två gamla. Det kraftfulla med den nya tidrapporteringen är att du på ett enkelt sätt kan registrera den faktiskt arbetade tiden direkt på projekten eller de aktiviteter du arbetat med. Tidrapporten når du via knappen Klockan eller tangent F4 i planeringvyn. Fig. Bilden visar en enskild aktivitet, ett uppdrag med 3 aktiviteter samt två långvariga aktiviteter. Tidrapporten listar de aktiviteter du har inbokade för en utvald vecka, bläddrar du en vecka framåt/bakåt så uppdateras listan med denna veckas bokade aktiviteter. Du kan ange tider som tex 0,5 timmar. Tiden summeras per dag och vecka. Arbetad tid sparas automatiskt per aktivitet samt per uppdrag. När du är klar med en vecka klickar du på Skicka varpå veckan blir låst för ändringar. Överst till höger ser du den senast skickade veckan. Om du behöver redigera i en vecka som är skickad klickar du på Ångra. Ångra kan du bara göra för senast skickade vecka varpå veckan du backar till blir senast skickade vecka. Uppföljning kan göras per uppdrag eller per kund där du får ut planerad tid, arbetad tid samt kostnad per aktivitet och uppdrag. Du kan ange en eller flera personer som Admin för tidrapportering. Admin kan välja valfri resurs i schemat och visa denna resursens tidrapport men vanliga användare kan bara se sin egna tidrapport. Under Verktyg Status tidrapporter kan man, per resurs, se när senaste veckan skickades in. Release Easy Planning

3 Varaktighet sparas i minuter Då du anger tid på en aktivitet kan du nu ange denna i delar av en timme. Anger du 0,5h så sparas tiden som 30 minuter, 0,1h som 6 minuter etc. Varaktighet visas i planeringen och används som tid för uppföljning av uppdrag och kunder. Man kan välja valfri PDF skrivare för att förhandsgranska I förra versionen infördes förhandsgranska via program PDFCreator. Nytt nu är att man kan välja valfri PDF-skrivare om man inte vill använda PDFCreator. Du kan välja mellan XPS Dokument, PDFCreator eller ange namn på valfri PDF-skrivare. XPS Dokument, denna skrivare ingår i Office. Du måste ange ett filnamn varje gång en PDF ska skapas, filen kan därefer auto-öppnas i din webläsare. PDFCreator, med denna skrivare kan du både auto-spara och auto-öppna din PDF fil vilket gör att du inte märker något när du klickar på förhandsgranska. Rekommenderas att användas. Förbättringar i kundregistret Bättre uppföljning i kundregistret. Du kan söka i kundregistret på kundnummer eller namn på kund. Sökningen sker så fort du börjar skrivas in ett namn eller kundnummer i fältet sök. Import av kundregistret har förbättrats och nu finns ytterligare ett adressfält (adress2). Release Easy Planning

4 Om du väljer att koppla en kund till en aktivitet när du skriver in aktiviteter i planeringen så kan du senare via kundregistret få upp all historik om denna kund. Alla aktiviteter, kostnader, planerad och arbetad tid kan visas för en kund i taget. Informationen kan du kopiera till ex. Excel för vidare behandling. Bättre autokvittering När man importerar arbetordrar från ett externt system (ex IFS eller SAP) sammanställs först alla aktiva arbetsordrar som finns i tabellerna i EP. Därefter styks arbetsordrar som importeras, en i taget. Om det efter importen finns några arbetsordrar kvar i listan får man frågan om man vill autokvittera dessa. Man slipper på så sätt hålla koll på två system. Det nya är att programmet nu håller reda på till vilka tabeller man importerar och autokvittering beror då bara de tabeller som import gjorts till. Detta innebär att man kan importera ex El och Mek i två omgångar till varsin tabell och autokvitteringen fungerar. Förbättrad låsfunktion Om en användare markerar låst och sparar så kan inga andra användare ändra på aktiviteten. När en annan användare tar upp formuläret får han ett meddelande att det är låst och bara kan öppnas som skrivskyddat. Kan han inte logga in som Admin får han upp formuläret som skrivskyddat och kan inte göra några ändringar. Loggar han in med lösenord kan markeringen Låst avmarkeras. Release Easy Planning

5 I importguiden visas en lista på de fält man har mappat Flera förbättringar har gjorts i importguiden. Nytt är att man kan backa i guiden, ta bort sparade mallar samt visa vilka fält som har mappats. Release Easy Planning

6 Kundanpassade texter Nytt är att man kan ange kundanpassade texter på både svenska och engelska. Detta innebär att om man är flera användare och en användare har språkval engelska kan han använda de kundanpassade texterna på engelska medans övriga kan visa texterna på svenska. Kundanpassade texter hittar du under meny Verktyg-Underhåll, fliken Visa. Nya fält som kan anpassas är Varaktighet och Arbetad tid. Man kan välja att synka med Outlook via Exchange eller PST fil Välj att synka kalendern mot Exchange eller lokal PST fil. Exchange använder kalendern på servern och PST din lokala kalenderfil. Release Easy Planning

7 Om du ska använda Exchange behöver du fylla i Exchange mailkonto för respektive användare, vanligtvis Förnamn Efternamn. Detta gör du under meny Verktyg-Underhåll, fliken Meddelande. I fältet Admin Exchange kan du ange namn på en användare som ska vara Admin. Som Admin kan du även uppdatera utdelade kalendrar. Ange ditt inloggade namn som Admin namn. För att uppdatera en utdelad kalender i Outlook klicka du på tabellen i schemat och gör en synkning. Tabellnamn ska vara lika som namn på utdelad kalender. Skicka meddelande per e-post Det finns en funktion du kan aktivera som skickar epost om någon annan är nu själv lägger till eller ändrar på en aktivitet i din egna tabell. När detta sker kan du få en bekräftelse per epost. Om funktionen är aktiverad får man en fråga om man vill skicka epost när man sparar aktiviteten. Ett epost meddelande skickas från den som ändrar med en utförlig beskrivning på aktivitetens innehåll. Epostens rubrikraden visar om det är en ny eller uppdaterad aktivitet samt att den skickas från EP (Easy Planning). Brevet innehåller text från nedanstående fält förutsatt att fälten innahåller data. Datum Beskrivning (aktivitetsnamn) Anteckningar Info 1 4 (kundanpassade texter, fält under fliken Bokning för ny aktivitet) Skicka meddelande kan du använda för att informera personal som tex servicetekniker om nya eller uppdaterade bokningar som du gör i systemet. Informationen skickas via epost och kan läsas på användarnas mobiltelefoner. Funktionen aktiverar du från meny Verktyg-Underhåll, fliken Meddelande. Markera rutan Aktivera Skicka me ddelande. Release Easy Planning

8 Du måste även ange epost adresser till respektive resurs. Detta gör du genom att dubbelklicka på ett tabellnamn och ange epostadress samt upprepa för övriga resurser. Ny knapp för att visa beläggning Ny knapp i verktygsfältet för "Visa Beläggning" som samtidigt växlar mellan expanderat och oexpanderat läge. Release Easy Planning

9 Nya inställningar Lägg till Admin resurser för tidrapporter, välj en eller flera resurser som ska vara Admin. Markera sedan Visa bara markerade för att bara visa Admin användare. En Admin användare kan öppna valfri resurs tidrapport, övriga användare kan bara se sin egna tidrapport. Man kan nu välja valfri PDF skrivare. Ändringen gäller för alla användare i det aktuella schemat/databasen. Har man flera scheman/databaser får man göra inställningen i alla scheman. Release Easy Planning

10 Uppgifter för skicka meddelande. Markera en resurs (=tabell) i listan och klicka på knappen ändra eller dubbelklicka på raden. Nedanstående formulär visas. Nedanstående fylls i efter den funktion som ska användas. Exchange, ange resursens mailbox på Exchange servern om Exchange ska användas för att synka Outlook. Man ska även markera Exchange server. Epost, ange epostadress om man vill använda funktionen Skicka meddelande. Funktionen är så att man kan få en bekräftelse skickad som ett epost på nya/ändrade aktiviteter. Man ska även markera skicka meddelande. Mobil, anges om SMS ska användas. Välj även SMS till höger. Datornamn, anges om meddelande ska skickas med RealPopup. Välj även RealPopup till höger. Release Easy Planning

11 Allmänna förbättringar Menyval Följande förbättringar har gjorts i menyvalen. Markering av rad Klickar man på aktivitet så markeras hela raden. Markeringen kvarstår då man pekar på staplar till höger. Återkommande Rättningar har gjorts för återkommande aktiviteter så att rätt markeringar visas. Exempel nedan, start onsdag 26 aug, slut 3 sep ger 6 ggr. Release Easy Planning

12 Åtgärdade fel 1. Sökning CTRL-B ger felkod 3022, använd Dynaset istället för OpenTable. 2. Import kundregister ger felkod 3022, använd Dynaset istället för OpenTable. 3. Återkommande intervall vecka/månad/år, dag läggs till trots att seriens slutdatum har passerats. 4. Importerar man kundregister 2 ggr skapas dubbletter, kundnummer jämförs med kund. 5. Arb.tid ger felkod 13 i resursvy 5d. 6. Om en aktivitet läggs till i ett avslutat uppdrag kvarstår uppdraget som avslutat. 7. Kopiera uppdrag till annat datum ger fel datum då arbetsdagar exkl helg räknas. 8. Tooltips saknas för chefsrutan. 9. Om varaktighet visas i timmar och slutdatum ändras så sparas inte den nya tiden. 10. Arbetad tid och kostnad nollställs ej på kopian då man kopierar uppdrag. 11. Felkod 5 vid importera aktiviteter om slutdatum saknas. 12. Ändra avtalad tid i Outlook, synka så uppdateras ej varaktighet i EP. Release Easy Planning