Användarmeddelande. Ny programversion. Flex HRM Time, version 171

Transkript

1 FORMsoft AB 2016 Användarmeddelande Ny programversion Flex HRM Time, version 171 Bäste kund! På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i Flex HRM Time, version 171. Bland nyheterna kan nämnas möjlighet att ta ut statistik gällande närvaro i statistikcentralen samt möjlighet att registrera överlappande frånvaro. Dessutom finns det en rad nya funktioner tillgängliga för dig som använder tilläggsmodulen Timeclock. Med vänlig hälsning Flex Applications

2 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Innehåll NYHETER FLEX HRM TIME, VERSION NÄRVAROSTATISTIK I STATISTIKCENTRALEN... 3 ÖVERLAPPANDE FRÅNVARO... 5 INAKTIVERA ÖVERTIDSMARKERINGAR... 6 NY FORMELFUNKTION SUMMAGRUNDSCHEMATIMMAR... 6 KOPPLING TILL TERMINAL TIMER... 6 NYHETER FLEX HRM GEMENSAMT, VERSION DESIGNFÖRÄNDRINGAR I HRM... 7 ÄNDRINGSLOGG FÖR ANSTÄLLNINGSUPPGIFTER... 7 EXPORT AV PERSONUPPGIFTER TILL FIL VIA EXPORTMALLAR... 7 Skapa exportmall... 7 Utför export... 8 Schemalägg export... 8 IMPORT AV ANSTÄLLDA FLER UPPGIFTER... 8 INTEGRATION KONTEK LÖN PERSONUPPGIFTER... 8 Inställningar... 8 Massexport... 9 Exportera nya löner från lönerevisionen... 9 TYPNING AV EXTERN PERSONAL... 9 EXPORT FRÅN STATISTIKCENTRALEN... 9 FÖRDELNING AV MOTKONTERING I SIE NYA LÖNEKOPPLINGAR SKICKA E-POST VID SKAPANDE AV NY ANVÄNDARE MED ANVÄNDARMALL ÅTERSTÄLL ANVÄNDARES LÖSENORD STYRFÖRETAG KOPIERA LÖNEARTER INTEGRATION MED FORTNOX Programlänk STATISTIK PÅ STARTSIDAN FJÄRRMAPPAR BAKGRUNDSJOBB INFORMATION VID MISSLYCKAD KÖRNING DATUMSTYRNING AV KONTERINGSREGISTER TA BORT SESSION PÅ SERVERN VID UTLOGGNING FLER FORMAT FÖR INSTRUKTIONSFILMER NYHETER FLEX HRM TIMECLOCK, VERSION BAKGRUNDSBILD I HRM TIMECLOCK NÄRVAROTABLÅ I HRM TIMECLOCK BORTTAG AV TEXT I TIMECLOCK FÖRBÄTTRING VID VAL AV KONTERING NYHETER FLEX HRM MOBILE, VERSION HYBRIDAPP FÖR IOS OCH ANDROID... 29

3 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Nyheter Flex HRM Time, version 171 Tänk på att du kan behöva utföra vissa inställningar för att få vissa funktioner tillgängliga. Närvarostatistik i statistikcentralen Statistikcentralen har till version 171 utökats med möjlighet att ta ut statistik kring närvaro. Några exempel på vad det kan användas till är om du vill följa upp övertid, beläggningsgrad eller tid nedlagd på olika projekt. Det självklart i kombination med statistikcentralens möjligheter när det gäller jämförelser mellan olika avdelningar och/eller tidsintervall. Observera att funktionen kräver att ni har tilläggsmodulen Statistikcentral i er programlicens. Nedan följer en förklaring till de inställningar/urval du kan göra som är specifika för just närvarostatistik. Visa Timmar Procent av schematid Procent av närvarotid Visar antalet rapporterade timmar utifrån det urval du gjort. Visar hur stor andel den rapporterade tiden är av den schemalagda tiden utifrån det urval du gjort. Visar hur stor andel den rapporterade tiden är av total närvarotid utifrån det urval du gjort.

4 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Urval på tidkoder och konteringar lägger du till genom att välja önskat alternativ i urvalslistan under Lägg till. Om du vill ta bort ett urval du lagt till gör du det genom att klicka på det röda krysset efter urvalet. Tidkod Urval på tidkoder som ska räknas med. Om fältet lämnas tomt innebär det alla närvarotidkoder. OB-tidkod Urval på OB-tidkoder som ska räknas med. Om fältet lämnas tomt innebär det alla OBtidkoder. Konteringar Här visas alla konteringsdimensioner som används i ditt företag. Det kan vara t.ex. avdelning, kund och projekt. Om du gör urval på någon kontering kommer endast tid rapporterad på denna att räknas med. Fakturerings-status All tid All fakturerbar tid Endast upparbetad tid Endast fakturerad tid All tid oavsett faktureringsstatus kommer att räknas med. All tid som markerats för fakturering kommer att räknas med, oavsett om den är frisläppt till fakturering eller ej. Endast tid markerad för fakturering som inte är frisläppt till fakturering kommer att räknas med, dvs. den upparbetade tiden som ännu inte fakturerats. Endast tid markerad för fakturering samt frisläppt till fakturering kommer att räknas med. Räkna med tidkoder på ersättningsfliken Markeras denna kryssruta kommer även närvarotidkoder rapporterade under fliken Ersättningar i tidrapporten att räknas med. Nedan visas två exempel på hur inställningar och urval kan göras. Det första exemplet visar hur det kan se ut om du vill se hur mycket övertid det har jobbats på olika avdelningar fördelat per månad.

5 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Det andra exemplet visar hur det kan se ut om du vill se hur beläggningsgraden i företaget har förändrats under året. Överlappande frånvaro För att få en smidigare hantering av frånvaro tillåter systemet nu att du lägger in frånvaro som överlappar. Ett exempel kan vara om du ansöker om semester i fyra veckor, men en av dagarna mitt i vill du ta kompledighet istället. Tidigare behövde du dela upp semestern, men nu kan du alltså lägga in kompledigheten efteråt mitt i semestern. Reglerna som systemet går efter vid överlappande frånvaro är följande: Om en frånvaro ligger helt inom en annan gäller den med minst intervall Exempel: Frv till Frv till Ger: Frv till Frv till Frv till I övriga fall när frånvaron överlappar gäller den som är senast registrerad Exempel: Frv till (registrerad ) Frv till (registrerad ) Ger: Frv till Frv till Observera att ovanstående endast gäller vanlig frånvaro och inte deltidsfrånvaro.

6 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Inaktivera övertidsmarkeringar Om du har en övertidsmarkering i ett övertidsregelverk som du inte längre vill att användarna ska kunna välja kan du nu inaktivera den genom att avmarkera inställningen Aktiv för den övertidsmarkeringen. Övertidsregelverk hittar du under Administration Inställningar Tidregelverk Övertidsregelverk. I äldre tidrapporter där den inaktiverade övertidsmarkeringen används kommer du fortfarande att se att det var just den övertidsmarkeringen som användes, men du kommer inte att kunna välja den efter att den blivit inaktiverad. Ny formelfunktion SummaGrundschemaTimmar Möjligheterna att arbeta med formler i HRM Time har nu utökats, då vi har byggt en funktion för att få fram hur många timmar en anställd är schemalagd enligt grundschemat. Det kan t.ex. vara användbart om du vill jämföra grundschemat med det slutgiltiga schemat och använda differensen till olika ändamål. Den nya funktionen SummaGrundschemaTimmar har två valbara parametrar där du kan skicka in True eller False. Anges de inte överhuvudtaget så ses de som False. Inkludera avvikelsedagar Anges True innebär det att eventuella avvikelsedagar inkluderas i grundschemat. Räkna med heltid vid deltidsfrånvaro Anges True innebär det att antal timmar heltid kommer att räknas när en anställd har deltidsfrånvaro. Funktionen SummaGrundschemaTimmar returnerar antalet timmar enligt grundschemat för angivet tidsomfång där formeln används. Koppling till terminal TimeR Flex HRM är nu kompatibelt med terminalen TimeR som levereras av Bofab Timeservices, ett företag som Flex Applications förvärvade under maj Mer information om det förvärvet finns att läsa här:

7 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Nyheter Flex HRM Gemensamt, version 171 Nedan finner du information om de nyheter som är gemensamma för flera eller samtliga delsystem i Flex HRM. Designförändringar i HRM Flex HRM har i version 171 fått en uppdaterad design med bland annat ett nytt utseende för knappar som sätter lite färg på systemet. En rad mindre justeringar har även gjorts i anställdaregistret för att få en mer stilren och tilltalande design. Ändringslogg för anställningsuppgifter Det finns många uppgifter som kan vara intressant att logga när ändringar har gjorts. Att logga ändringar av anställningsuppgifter är kanske den mest grundläggande, vilket både revisorer och administratörer har stor nytta av. Vi har nu tagit ett första steg när det gäller ändringsloggar som gör det möjligt att aktivera loggning för just anställningsuppgifter. Loggen kommer att spara tidpunkt för ändring, vem som ändrat och både det gamla och det nya värdet. För att aktivera loggning går du in under Administration Allmänt Logginställningar. Som standard aktiveras loggning av anställdaregistret med inställningen att loggar ska sparas i ett år. Du kan enkelt ändra hur länge loggarna ska sparas om du vill spara dem längre än ett år. I denna version finns ingen rapport för att kunna ta ut och titta på loggarna; detta är en funktion som vi planerar att ha färdig till nästa version. Dock finns loggarna sparade i databasen, så vi har möjlighet att hjälpa er att ta fram loggarna vid behov. Export av personuppgifter till fil via exportmallar För att göra det enklare att integrera Flex HRM med andra system som använder textfiler för att importera personuppgifter har vi byggt ut exportmallarna med stöd för att exportera uppgifter om anställda och användare. Med hjälp av exportmallarna och funktionen för att schemalägga exporter kan man på så sätt t.ex. skapa en fil varje natt med personuppgifter som kan importeras till externt system. Skapa exportmall Det första steget är att under Administration Inställningar Allmänt Exportmallar skapa en ny exportmall med Exporttyp Anställda/användare. Under rubriken Urval väljer du vilka fält det ska gå att göra urval på vid exporten. Om du t.ex. bara vill ha med aktiva anställda och inte de som slutat lägger du till urval på fältet Status Aktuella anställda och/eller slutade. Om du bara vill ha med anställda för vilka det finns förändringar sedan den senaste exporten väljer du Endast nya/uppdaterade sedan senaste exporten. För att detta ska fungera krävs också att du har ändringsloggen för anställdaregistret aktiverad enligt beskrivning under föregående nyhet. Detta alternativ är användbart om man har många anställda och varje natt tar ut en fil med personuppgifter men bara vill ha med de som har förändrats sedan föregående natt.

8 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Under rubriken Exportfält väljer du sedan fältavgränsare samt vilka fält som ska komma med i filen. Vilka fält som går att välja mellan ser du enklast genom att ta upp söklistan på fält i kolumnen för Fältnamn. Utför export För att utföra en export går du in under Administration Bearbetningar Export. Här skapar du först en export där du väljer filnamn, vilken exportmall du vill använda enligt föregående punkt samt de urval du vill använda. Klicka på knappen Exportera för att starta exporten manuellt. Schemalägg export För att schemalägga exporten går du in under Administration Inställningar Allmänt Schemalagda körningar. Här skapar du en schemalagd körning genom att välja exporten du skapat enligt föregående punkt samt sökväg och tidpunkt som filen ska exporteras. Import av anställda Fler uppgifter Vi har kompletterat importmallarna för anställda med fler uppgifter som nu går att importera via fil samt via vårt webservice - API. Närmast anhöriga Det går nu att importera uppgifter om närmast anhöriga med namn, relation samt kontaktuppgifter. Om du importerar via textfil (importmallar) behöver varje anhörig komma på en egen rad i filen. En anställd som har flera anhöriga behöver därför flera rader i filen. Egna fält Om du har HRM Employee kan du numera importera uppgifter till de egna fält du lagt upp i anställdaregistret. Du kan både importera värdet samt värdets giltighetsdatum vid import. Om du vill importera historikvärden behöver filen vara uppdelad i flera rader, där varje rad motsvarar en historikpost. Integration Kontek Lön Personuppgifter Det finns nu möjlighet att automatiskt exportera personuppgifter till Kontek Lön (web) när uppgifter ändras i Flex HRM. Inställningar För att aktivera exporten behöver du en programlänk till Kontek Lön som läggs upp under Administration Inställningar Allmänt Programlänkar. Här behöver du fylla i uppgifter om URL till Kontek Löns webservice samt användarnamn och lösenord som krävs för anrop till denna. Observera att det också finns en programlänk till Kontek Lön (win). Denna programlänk används för att kunna visa lönespecifikationer på startsidan och ska inte förväxlas med programlänken för export av personuppgifter.

9 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Massexport När inställningarna enligt ovan är aktiverade exporteras personuppgifter löpande vid ändring. Om du vill göra en export av samtliga eller en grupp anställda kan du göra det under Administration Bearbetningar Exportera anställda. Exportera nya löner från lönerevisionen Om du har aktiverat denna integration kan du också exportera nya löner från lönerevisionen till Kontek Lön. Typning av extern personal Det är inte helt ovanligt att man på företag har inhyrd personal som man vill ska rapportera sin tid men som man inte ska betala ut lön till. Sedan tidigare finns ett val i anställdaregistret för att styra om den anställdes tidrapporter och reseräkningar ska bli lönetransaktioner vid överföring till Lön. För att ytterligare förtydliga vilka som är anställda och vilka som är extern personal har vi nu byggt in en typning för detta. De anställda som sedan tidigare inte har markeringen Skapa lönetransaktioner blir markerade som extern personal vid uppdatering till version 171. Anställda som är markerade som extern personal kommer inte att räknas med i personalöversikten på startsidan, och de kommer också att visas som externa i organisationsschemat. Det finns även möjlighet att i filtret i anställdaregistret göra urval på anställda eller extern personal. Export från statistikcentralen Nu finns möjlighet att exportera data och graf från statistikcentralen. Datan exporteras i CSV-format som går att öppna i t.ex. Excel, och grafen exporteras som en bild i något av formaten PNG eller JPEG. Exporterar du till CSV-format får du välja om datan ska exporteras exakt så som den ligger under fliken Värden eller om du vill skifta x- och y-axel. När du exporterar grafen till en bild kommer PNG-bilden att få en transparent bakgrund, medan JPEG-bilden får en vit bakgrund. För att välja något av exportalternativen klickar du på ikonen Exportera.

10 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Fördelning av motkontering i SIE-4 Exporten av fakturaunderlag till filformatet SIE-4 har anpassats lite. Nu har du möjlighet att välja om motkonteringen ska fördelas på en eller flera konteringar. Tidigare blev det alltid en motkontopost helt ofördelad. Under Administration Inställningar Allmänt Exportmallar kan du nu alltså välja en eller flera konteringsdimensioner som motkontoposten ska fördelas på. Nya lönekopplingar Till version 171 har vi utökat antalet lönekopplingar, vilket innebär att Flex HRM nu även kan skicka lönetransaktioner till lönesystemen HR-Plus 6 och 8 via generellt gränssnitt, Personec L och POL Lön. Skicka e-post vid skapande av ny användare med användarmall Om du använder användarmallar för att automatiskt skapa nya användare vid upplägg av nya anställda i HRM finns nu möjlighet att ställa in så att Flex HRM skickar e-post med inloggningsuppgifter till den nya användaren. E-postmeddelandet innehåller användar-id och ett tillfälligt lösenord som måste bytas första gången användaren loggar in. För att använda funktionen måste bockrutan Skicka inloggningsuppgifter vara ibockad i användarmallen och den anställde måste ha en e-postadress registrerad.

11 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Återställ användares lösenord Det finns nu möjlighet att återställa en användares lösenord i användarregistret. När du återställer ett lösenord skickas e-post med ett tillfälligt lösenord till användaren. Det tillfälliga lösenordet är giltigt enligt företagets inställningar under Inställningar Allmänt Säkerhet. Användaren måste byta det tillfälliga lösenordet vid inloggning. För att kunna återställa en användares lösenord krävs det att det finns en registrerad e-postadress på användaren eller på anställd kopplad till användaren.

12 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Styrföretag Kopiera lönearter I Flex HRM finns från och med version 162 möjlighet att använda funktionen Styrföretag för att kunna kopiera inställningar från ett företag till ett eller flera andra företag. Detta kan vara användbart om du har många företag med likadana inställningar och behöver ändra någon inställning. I ett första steg kom möjligheten att kopiera tidkoder till styrda företag., och i version 171 tillkommer möjlighet att kopiera lönearter. Framöver kommer funktionen att vidareutvecklas ytterligare, med möjlighet att kopiera fler inställningar. För att använda funktionen måste du börja med att markera vilket eller vilka företag i databasen som ska vara styrföretag. Du kan ha ett eller flera styrföretag, och varje styrföretag kan styra ett eller flera företag. Ett styrt företag kan inte vara styrföretag. För att markera att ett företag ska fungera som styrföretag går du in under Administration Allmänt Företag och markerar inställningen Företaget är styrföretag. Du kan sedan hantera styrda företag och kopiering av inställningar under Administration Allmänt Styrföretag. I listan till vänster ser du de företag som i företagsregistret är markerade att vara styrföretag. När du väljer ett styrföretag ser du under fliken Allmänt de företag som är styrda av styrföretaget och de företag som är tillgängliga för styrning. Tillgängliga är alla företag som inte redan är styrda av ett styrföretag. Här kan du lägga till eller ta bort styrda företag från ditt styrföretag.

13 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Under fliken Kopiera inställningar kan du sedan kopiera valda inställningar till styrda företag. Om du lägger till eller tar bort ett styrt företag måste du spara innan du kan kopiera inställningar. Du kan välja från vilket styrföretag du vill kopiera, vilka inställningar du vill kopiera och till vilka styrda företag du vill kopiera. När du har valt vad du vill kopiera och sedan klickar på Utför gör systemet först en testkopiering av valda inställningar. När testkopieringen är slutförd får du en temporär logg, där du kan kontrollera vilka eventuella fel och varningar som kommer att uppstå om du genomför kopieringen.

14 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Genom att klicka på ikonen i kolumnen Logg får du detaljerad information om kopieringen. Rader med fel visas i rött, rader med varningar i gult och rader som kommer att kopieras utan problem visas utan färgmarkering.

15 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Fel innebär att det finns problem som gör att kopieringen av en inställning inte kommer att kunna göras. Varningar innebär att kopieringen kommer att göras men att det t.ex. saknas en kopplad kontering i det mottagande företaget. När du har granskat loggen kan du välja att slutföra kopieringen eller att avbryta den. En logg motsvarande den temporära skapas vid kopieringen medan den temporära loggen tas bort. Inga inställningar raderas vid kopiering från styrföretag; endast inställningar med samma kod kommer att läggas upp eller uppdateras. Integration med Fortnox Från version 171 har funktionaliteten för integration med Fortnox utökats. Det går nu att hämta konteringsregister från Fortnox till Flex HRM och det är möjligt att överföra bokföringsinformation med bilagor från Flex HRM Travel till bokföring i Fortnox. För att använda de nya funktionerna måste du först skapa en ny integration i Fortnox för Flex HRM för att integrationen ska få rätt behörigheter i Fortnox. Programlänk Om du sedan tidigare har en programlänk under Administration Inställningar Allmänt Programlänkar för att föra över fakturaunderlag till Fortnox behöver du bara byta integration till den som nu skapats i Fortnox. Det kan du göra med knappen Byt integration på den befintliga programlänken. Finns det ingen programlänk till Fortnox i Flex HRM sedan tidigare behöver du lägga upp en ny programlänk i. För att skapa en ny länk börjar du med att välja att den ska vara av typen

16 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Fortnox. Ange sedan namn för programlänken och om den ska vara aktiv. Klicka därefter på Spara. När programlänken är sparad är nästa steg att aktivera programlänken genom att klicka på knappen Aktivera. Du får då upp ett fönster där du kan klistra in API-koden från Fortnox. Inställningar för programlänk När programlänken i Flex HRM är aktiverad kan du välja till vilken verifikationsserie i Fortnox du vill skicka bokföringsdata från Flex HRM. Med inställningen Exportformat väljer du om du vill att fakturaunderlag ska hamna under Faktura (Invoices) eller under Order i Fortnox. Markerar du inställningen Lås frisläpp efter överföring kommer frisläpp inte att gå att backa efter det att informationen är överförd till Fortnox.

17 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Under Mappning av fält väljer du vilka konteringsdimensioner i Flex HRM som motsvarar de listade fälten från Fortnox. Här kan du också välja vilka konteringsregister du vill kunna synkronisera med Fortnox. Då konteringsregister synkroniseras hämtar Flex HRM registret från Fortnox och lägger upp det på den valda konteringsdimensionen i Flex HRM. Under Administration Bearbetningar Frisläpp till fakturering kommer det nu att finnas en ny kolumn med namnet Fortnox i listan över avslutade frisläpp. När du klickar på ikonen i kolumnen överförs informationen från det aktuella frisläppet till Fortnox. De konteringsregister du valt att synkronisera kommer under Administration Register [konteringsregistrets namn] att få två nya knappar i menyraden; en för att hämta registret och en för att visa logg över hämtningar. När du klickar på knappen Synkronisera startas ett bakgrundsjobb som hämtar samtliga nya och ändrade konteringar från Fortnox. När hämtningen är klar visas ett meddelande om detta i den övre kanten av fönstret. Genom att klicka på Visa logg får du upp ett fönster med en lista på alla historiska synkroniseringar. Om du klickar på information för en synkronisering får du detaljerade uppgifter om vad som hämtats från Fortnox. Synkroniseringen hämtar bara de ändringar som skett sedan den senaste synkroniseringen.

18 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Det finns också möjlighet att schemalägga synkroniseringen. Detta gör du under Administration Inställningar Allmänt Schemalagda körningar. Här anger du den schemalagda körningens namn, om den är aktiv och att den ska vara av typen Konteringsregister från Fortnox. Du kan sedan schemalägga att den ska köras t.ex. varje natt kl. 03:00. Den schemalagda körningen synkroniserar samtliga konteringsregister som är inställda att synkroniseras. Överför till bokföring För att överföra reseräkningar till bokföring behöver du först aktivera behörighet till funktionen under Administration Allmänt Roller.

19 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Du får då en ny menyingång, Administration Bearbetningar Överför till bokföring (Fortnox). Här kan du göra urval på anställd och verifikationsnummer för överföring. Som standard överförs alla granskade reseräkningar som inte är avräknade. Det finns också möjlighet att överföra redan avräknade reseräkningar genom att markera rutan Överför även avräknade, men då måste verifikationsnummer för dessa anges. Du kan välja till vilket finansår reseräkningarna ska bokföras och du kan även välja verifikationsserie ifall den ska avvika från standardinställningen. När urvalet är klart klickar du på knappen Överför till bokföring för att starta överföringen. Överföringen görs som ett bakgrundsjobb. I listan till höger kan du se status för överföringen, och genom att klicka på Info får du detaljinformation om överföringen av den valda reseräkningen. I överföringen medtas, förutom bokföringsinformation, även eventuella bifogade bilagor på reseräkningen samt en utskriven reseräkningsspecifikation i PDF-format, vilka bifogas verifikationen i Fortnox.

20 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Statistik på startsidan I statistikcentralen har det i version 171 tillkommit möjlighet att publicera statistik i en panel på startsidan. I panelen visas alla statistiker som du publicerat på startsidan samt statistiker som andra användare delat med dig och publicerat på startsidan. För att publicera statistiken på startsidan markerar du inställningen Publicera på startsidan. Du kan också ange en rubrik som visas som rubrik i grafen och en beskrivning som visas under en egen flik. I panelen på startsidan dubbelklickar du på raden eller väljer statistiken du vill visa och klickar på knappen för att visa. Statistiken öppnas då i en popup. Du kan exportera statistiken till bild eller till Excel, och du kan se värden och beskrivning under respektive flik. Fjärrmappar I Flex HRM finns det från och med version 171 möjlighet att använda en extern FTP-, FTPSeller SFTP-server som mål för importer och exporter som schemaläggs i systemet. Funktionen i Flex HRM heter Fjärrmappar.

21 Användarmeddelande Flex HRM Time, version För att kunna redigera fjärrmappar måste användare ha en roll med behörigheten Behörig att redigera fjärrmappar ibockad. Om du är behörig att redigera fjärrmappar visas under Administration Inställningar Allmänt Schemalagda körningar vid fältet Sökväg en knapp för fjärrmappar. Under inställningarna för fjärrmapp anger du vilket typ av FTP-server som används, adress till servern, port, inloggningsuppgifter samt eventuellt sökväg och filnamn. För SFTP finns möjlighet att hämta nyckelfil med privat nyckel om detta används för autentisering samt serverns RSA-fingerprint. Observera att serverns RSA-fingerprint krävs för att inloggningen ska fungera.

22 Användarmeddelande Flex HRM Time, version När du har sparat inställningarna för fjärrmappen kan du testa anslutningen genom att klicka på knappen Testa fjärrmapp. När inställningarna för fjärrmapp är klara kommer värdnamnet att visas i fältet Sökväg. Användare som är behöriga till Schemalagda körningar men inte är behöriga att redigera fjärrmappar kommer att kunna se värdnamnet men inte redigera fjärrmappen. De kan också ta bort en schemalagd körning som är uppsatt med fjärrmapp. Bakgrundsjobb Information vid misslyckad körning Från version 171 kan Flex HRM automatiskt skicka e-post till fördefinierade e-postadresser om körningen av något bakgrundsjobb misslyckas. För att ställa in funktionen anger du e-postadress under Administrativa kontakter under Administration Allmänt Systemregister Bakgrundsjobb. Som standard är e-postadresser till Flex Applications support upplagda som Administrativa kontakter. Dessa kan tas bort, och du kan även lägga till valfritt antal e-postadresser.

23 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Om ett bakgrundsjobb misslyckas skickas ett meddelande med information för felsökning till samtliga upplagda adresser. Datumstyrning av konteringsregister Det finns nu möjlighet att ange datumintervall för när en kontering i ett konteringsregister ska vara aktiv. Konteringen går endast att använda vid registrering om registreringen sker inom det intervall som angetts. Du kan även välja ett endast ange ett fr.o.m.- eller ett t.o.m.-datum. Anges inget datum är konteringen aktiv. Inaktiva konteringar kan fortfarande användas vid urval och visas i rapporter. Ta bort session på servern vid utloggning Det finns nu möjlighet att på webbservern som kör Flex HRM ange att användarens session vid utloggning inte enbart ska tas bort från klienten utan att den även ska tas bort på servern. För att aktivera denna funktion behöver du göra inställningar på webbservern där Flex HRM körs. Dessa inställningar finns dokumenterade separat.

24 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Fler format för instruktionsfilmer Från och med version 171 finns det möjlighet att använda filmer som instruktionsfilmer i HRM utan att lägga upp dem på YouTube. Du kan nu peka URL:en till valfri film som är av formatet mp4 eller m4v. Det har också tillkommit en testknapp med vilken du kan testa att länken fungerar innan du sparar.

25 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Nyheter Flex HRM Timeclock, version 171 Dessa funktioner kräver att du har licens för tilläggsmodulen Stämpling. Bakgrundsbild i HRM Timeclock Nu finns det möjlighet att göra stämpelklockan lite snyggare genom att ge den en bakgrundsbild. Under Allmänt Systemregister Stämpelklockor, flik Bakgrundsbilder behöver du först markera inställningen Använd bakgrundsbilder. När du har gjort det kommer det automatiskt att läggas upp en bild per årstid; en vinterbild för perioden december februari, en vårbild för perioden mars maj, en sommarbild för perioden juni augusti och en höstbild för perioden september november. Dessa datum kan du själv justera om du vill. Du kan också välja att lägga till någon av de andra bilderna som finns tillgängliga. För att göra detta dubbelklickar du på befintlig bild och markerar önskad ny bild i galleriet som öppnas.

26 Användarmeddelande Flex HRM Time, version I HRM Timeclock kommer sedan aktuell bakgrundsbild att visas som bakgrund i högerdelen av stämpelklockan. I samband med detta har vi även bytt ut vissa ikoner och snyggat till.

27 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Närvarotablå i HRM Timeclock Nu kan du i Timeclock se om dina kollegor är på plats eller ej med hjälp av den nya funktionen Närvarotablå. För att aktivera den funktionen behöver du lägga upp en ny knapp i din stämpelklocka, det görs under Administration Allmänt Systemregister Stämpelklockor. Vilka anställda du ser i närvarotablån styrs av behörigheterna till närvarotablån på startsidan i HRM. Om du t.ex. har en roll som ger dig behörighet att se alla anställda på en viss avdelning i närvarotablån i HRM, är det samma anställda du kommer att se i närvarotablån i Timeclock. När den laddas visas alla anställda du är behörig att se, men du kan välja att filtrera listan så att du bara ser de som är inne eller ute (ute inkluderar såväl utstämplade som lediga samt de som har frånvaro, t.ex. semester). Du kan även fritextsöka om du letar efter en viss anställd.

28 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Borttag av text i Timeclock Den fasta texten Ange användar-id och välj funktion som tidigare visades under klockan till vänster har vi i denna version tagit bort. Anledningen är att beroende på hur man använder klockan är denna instruktion inte alltid korrekt. Använder man t.ex. en RFID-tagg för att identifiera sig behöver man först välja funktionsknapp och sedan hålla fram taggen. Då du fr.o.m. version 162 har möjlighet att själv bestämma välkomsttext och meddelande kan du istället där informera användarna hur de ska göra för att stämpla i just ditt företag. Förbättring vid val av kontering När du i HRM Timeclock ska välja en kontering, t.ex. vid byte av projekt, visas nu koden och namnet på varsin rad på knappen. Tidigare visades Kod Namn på en och samma rad. Detta var svårläst eftersom koderna var olika långa samt att det i vissa fall inte fick plats på en rad med följden att namnet kapades.

29 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Nyheter Flex HRM Mobile, version 171 Hybridapp för ios och Android Det finns nu för HRM Mobile även en app för nedladdning till ios och Android. Appen fungerar om du har HRM Mobile version eller nyare. När du startar appen för första gången behöver du skriva in adressen till din installation av Flex HRM Mobile.

30 Användarmeddelande Flex HRM Time, version Appen är ett skal för HRM Mobile, vilket innebär att nya funktioner i HRM Mobile automatiskt kommer att finnas i appen efter en uppdatering av Flex HRM. Om du använder appen kommer du att kunna fortsätta jobba från samma ställe i HRM Mobile även om du tillfälligt växlat till en annan app. I framtida versioner kommer det att tillkomma funktionalitet som endast är tillgänglig om du använder HRM Mobile genom appen.