Ny programversion. Flex HRM Travel

Transkript

1 Användarmeddelande (november 2015) Ny programversion Flex HRM Travel Bäste kund! Version 15.3 På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i Flex HRM Travel i version Bland nyheterna kan nämnas delattestering, möjlighet att göra avbrott i en tjänsteresa och utökad information vid delegering. Med vänlig hälsning Flex Applications

2 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 2 Innehåll Nyheter Flex HRM Travel... 3 Delattest... 3 Avbrott på tjänsteresa... 8 Föreslå antal för representation Slå ihop rader med samma löneart Löneart för tjänstemil Möjlighet att inaktivera utläggskoder Nyheter Flex HRM Gemensamt för Time, Plan och Travel Export och exportmallar Exporter Schemaläggning av importer och exporter Visa bakgrundsjobb Delegering utökad information och administrationsvy Utökad lista i användarregistret Filter i användarregistret Visa användare med roll Single Sign on med Mixed mode authentication Projektregister Visningsurval Projektregister Utökat deltagarregister Versionskontroll med databas Lönekoppling till Visma 300/ Filter i Tidrapport och Reseräkningsvyn Uppdaterat gränssnitt för menyer och toolbar Anställdaregistret Huvudikon, filter och lista Anställningsperioder historik Befattningsregister Närmast anhöriga Exportera personuppgifter från Flex HRM till FLEX Lön... 28

3 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 3 Nyheter Flex HRM Travel Delattest Från och med version 15.3 av Flex HRM Travel finns det möjlighet att granska reseräkningar och fakturering per rad (delattest). Detta kan vara användbart exempelvis om en projektledare skall attestera alla resor och utlägg som gjorts för ett visst projekt. Funktionen är generell och du kan använda den för vilken granskningsnivå du vill och du kan granska på vilken konteringsdimension du vill. I exemplen nedan används delattest på projekt. För att aktivera funktionen behöver du lägga upp en granskningsnivå som ska användas för granskningen. Detta göra du under Administration Allmänt Granskningsnivåer Reseräkning. När granskningsnivån är upplagd gör du inställningar för granskningsnivån under Administration Inställningar Allmänt Granskningsnivåer Reseräkningar.

4 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 4 Först väljer du granskningsnivå, därefter att granskningsnivån ska användas i det aktuella företaget genom att bocka för Granskningsnivå används. Granskning sker per Här väljer du Rad för att granska rader på reseräkningen eller Faktureringsrad för att endast granska rader i faktureringen. Konteringsdimension för granskning Vid Konteringsdimension för granskning väljer du vilken konteringsdimension som ska användas för att styra granskningsbehörigheterna. Även rader utan [konteringsdimension] kräver granskning Här kan du välja om rader som inte är konterade på den valda konteringsdimensionen ska granskas. Det skulle t.ex. kunna vara ett utlägg för friskvård som inte tillhör något projekt. Granska även fakturering Om du valt att granskning sker per rad kan du här välja om även raderna i faktureringen ska granskas på samma granskningsnivå. Denna inställning är tänkt att användas om du tillåter de anställda att ändra faktureringsinformation. Granskningsvy Under fliken granskningsvy aktiverar du och ställer in vad skall visas i den vy du får upp då du skall granska sina projekt och vilka som registrerat på dem.

5 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 5 Visa faktureringsinformation Väljer du att visa all faktureringsinformation betyder det att du vid granskning får se alla faktureringsrader, även rader som är konterade på konteringar du inte är behörig att granska. Du kan även välja att inte visa faktureringsinformation, då kommer det endast att visas rader som ska granskas. Visa konteringsinformation Väljer du att visa all konteringsinformation betyder det att du i granskningsvyn kan öppna en popup där du för en kontering som har procentfördelats på olika konteringar, även kan se information om rader som är konterade på konteringar du inte är behörig att granska. Man kan även välja att visa konteringsinformation för aktuell kontering, då ser du i popupen endast hur stor del som är konterad på den aktuella konteringen. Väljer du ingen visas ingen popup med konteringsinformation. Behörigheter Per användare (Administration Allmänt Användare Flik Konteringsgranskning) ställer du in vilka projekt användaren ska vara behörig att delattestera. Markerar du inställningen Behörig att granska alla konteringar under dimensionen kommer användaren vara behörig att delattestera alla projekt. Om användaren ska vara behörig att granska rader som saknar projekt markerar du inställningen Behörig att granska tidrader / reseräkningar som saknar kontering.

6 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 6 För att exempelvis projektledare som ska attestera sina projekt ska få en bra översikt över vad som finns att attestera har vi byggt en speciell vy för det som du hittar under granskning reseräkningar. Vyn visar alla projekt du är behörig att attestera samt vilka resor som rapporterats på dem. Observera att projekt det inte finns några resor eller utlägg registrerade på inte kommer att visas. Antingen kan du direkt attestera alla reseräkningar registrerade på projektet genom att markera kryssrutan under kolumnen Delattestera på aktuell rad. Vill du däremot se vilka anställda som har registrerat reseräkningar klickar du på plusikonen till vänster så visas de anställda som registrerat på projektet och beloppen för respektive anställd. På samma sätt kan du se detaljer för varje reseräkning en anställd registrerat på projektet och i ytterligare en nivå detaljer från den specifika reseräkningen. Om attestanten är behörig att se reseräkningen i registreringsvyn finns det genväg till denna. Då resan eller utlägget faktureras och även faktureringen skall granskas finns det en genväg för att öppna faktureringsinformationen.

7 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 7 Om resan eller utlägget är procentfördelat på flera konteringar och du under inställningarna för granskningsvyn valt att visa konteringsinformation visas en ikon för konteringsfördelning på raden. Klickar du på ikonen visas ett fönster information om fördelningen. Bilagor kopplade till raden kan visas genom att klicka på bilagesymbolen på raden. Om du klickar på ikonen Filter har du möjlighet att välja vilken status som ska visas, valen som finns är samtliga, delattesterad samt ej delattesterad. Du kan även göra urval på vilka projekt som ska visas. Vilka som ska vara behöriga till den vyn ställer du in per roll (Administration Allmänt Roller).

8 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 8 Avbrott på tjänsteresa Från och med version 15.3 av Flex HRM finns det möjlighet att registrera avbrott på tjänsteresor. En tjänsteresa kan även påbörjas eller avslutas med ett avbrott. Avbrott används exempelvis om du har semester i samband med en tjänsteresa. Beroende på vilken rad du står på kan olika typer av avbrott registreras. Påbörja resan med avbrott Om du påbörjar en tjänsteresa utomlands, exempelvis efter en semester, så kan du genom att ställa sig på någon av de tre första raderna välja Påbörja resa med avbrott. HRM Travel kommer då att ta bort de två första raderna om avresa från Sverige och byta namn på den tredje raden till Tjänsteresa påbörjad. Traktamente kommer då att beräknas från den tidpunkt då tjänsteresan påbörjas.

9 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 9 Avbrott i mitten av en tjänsteresa Om avbrottet gjorts i mitten av en tjänsteresa ställer du sig på valfri rad och väljer Lägg till avbrott. HRM Travel lägger då till två rader Delresa avslutad och Delresa påbörjad efter raden Ankomst till utland. På raden Delresa avslutad registrerar du när du avslutat tjänsteresan och påbörjat exempelvis semester och på raden Delresa påbörjad registrerar du när du återupptagit tjänsteresan. Det finns även möjlighet att återuppta tjänsteresan i ett annat land än i vilket den avslutats. Traktamenten beräknas då endast för den tid som du har varit på tjänsteresa. Avsluta resa med avbrott Om du avslutar tjänsteresan utomlands kan du genom att ställa dig på någon av de tre sista raderna på resan välja Avsluta resa med avbrott. HRM Travel tar då bort raderna om återkomst till Sverige och byter raden Avresa från utland till Tjänsteresa avslutad. Traktamente beräknas fram till den tidpunkt då tjänsteresan avslutats. Avbrott kan även göras på inrikesresor men traktamenten kommer då att beräknas på samma sätt som om resan skulle registreras som separata resor.

10 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 10 Föreslå antal för representation Under Administration Inställningar Utlägg & representation kan du ange antal deltagare som ska föreslås för en representationskod. Slå ihop rader med samma löneart För att minska antalet rader som går över till lön har det nu tillkommit en bockruta under Administration Inställningar Allmänt Lönekoppling, fliken Resa för att välja att slå ihop rader med samma löneart. Om inställningen aktiveras kommer rader med samma löneart, kontering, reseräkningsnummer och a-pris att slås ihop i lönefilen. Detta görs endast i lönefilen så inställningen påverkar inte exempelvis rapporter.

11 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 11 Löneart för tjänstemil Under Administration Inställningar Bilresor Körjournal finns nu möjlighet att välja en löneart för körd sträcka i tjänsten med förmånsbil. Detta ger möjlighet att föra över körda tjänstemil till lön. Möjlighet att inaktivera utläggskoder Om du har utläggs- eller representationskoder som inte längre används kan dessa nu inaktiveras. Under Administration Inställningar Utlägg & representation Koder finns en bockruta Koden är aktiv. Genom att bocka ur inställningen inaktiveras koden och kan då inte användas vid registrering. Koden kommer fortfarande att komma med i exempelvis rapporter.

12 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 12 Nyheter Flex HRM Gemensamt för Time, Plan och Travel Export och exportmallar Från och med version 15.3 av Flex HRM finns möjlighet att exportera information från tidrapporter till textfiler. För att göra en export börjar du med att skapa en exportmall där du först ger mallen ett namn och väljer exporttyp (i version 15.3 kan endast tidrapporter väljas som exporttyp). Därefter väljer du vilka fält det ska gå att göra urval på i exporten. Datumintervall finns alltid med för exporttypen tidrapporter, övriga fält är valfria. Under Exportfält bestämmer du utseendet på exportfilen. Här kan du välja decimalavskiljare, om filen ska ha fasta fältlängder eller fältavgränsare samt typ av eventuell fältavgränsare. Sedan väljer du vilka fält som ska finnas med i filen.

13 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 13 Exporter Under Administration Bearbetningar Exporter kan du exportera data enligt tidigare skapade exportmallar. Du kan också spara exporterna med urval för att senare enklare kunna ta ut samma export eller för att kunna schemalägga exporten. I fältet Namn anger du ett namn för exporten. Du kan förutom att ange filnamn för exportfilen även välja att alltid lägga till datum och klockslag till filnamnet för att få unika filnamn vid varje export. Under Exportmall väljer du den exportmall du vill använda för exporten. När du valt exportmall får du fram det urval du definierat i exportmallen. För datumintervall väljer du fr.o.m och t.o.m datum genom att först välja hur du vill ange datum. Datum kan anges som ett fast datum eller ett datum relativt till aktuellt datum, första eller sista dagen i aktuell vecka, första eller sista dagen i aktuell månad eller första eller sista dagen aktuellt år. För alla val utom fast datum kan du välja att förskjuta datumet med valfritt antal dagar, veckor, månader eller år.

14 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 14 När du gjort de urval du vill kan du välja att göra exporten direkt eller att spara den. För att ta ut exporten direkt klickar du på Exportera. När exporten är klar får du ett meddelande om detta längst upp på sidan. Exportfilen kan sedan laddas ned genom att klicka på Visa logg. Då öppnas en popup där du kan välja vilken fil du vill ladda ner.

15 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 15 Schemaläggning av importer och exporter Från och med version 15.3 av Flex HRM finns det möjlighet att schemalägga importer och exporter. Detta gör du under Administration Inställningar Schemalagda körningar Man börjar med att ange ett namn på körningen och att välja typ, export eller import. När typ är vald kommer du att få välja vilken import eller export du vill schemalägga. Alla importer och exporter som tidigare sparats under Administration Bearbetningar Import eller under Administration Bearbetningar Export kommer att finnas tillgängliga för schemaläggning. När du valt en export eller import anger du sökväg för export eller importfil. Observera att detta ska vara en sökväg på den server där Flex HRM körs, alternativt en nätverkssökväg. Användaren som kör applikationspoolen där Flex HRM ligger måste ha behörighet att skriva till den angivna sökvägen. Slutligen väljer du schema för körningen. Schema kan göras per månad, vecka, dag eller timme. Om du vill att körningen bara ska göras under ett visst datumintervall kan detta ställas in under Aktiv.

16 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 16 Visa bakgrundsjobb Under Administration Allmänt Systemregister Bakgrundsjobb kan du nu se alla bakgrundsjobb i Flex HRM. Bakgrundsjobben kan exempelvis vara importer, exporter eller påminnelser. Det finns också en del bakgrundsjobb som alltid körs av Flex HRM, t.ex. valutaimport från Flex Online. Du kan söka på samtliga kolumner och även välja att ta bort ett valt bakgrundsjobb eller att ta bort samtliga. Pågående bakgrundsjobb kan inte tas bort. Delegering utökad information och administrationsvy Utökad information vid delegering Vid delegering av behörigheter under Personliga inställningar Delegera användarbehörighet kan du nu, förutom att se de delegeringar du själv gjort, även se delegeringar du fått av andra användare. Det har även tillkommit en för att visa från vilken användare en delegering är gjord.

17 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 17 Administrationsvy för delegering av behörigheter Det finns nu en administrationsvy för delegering av behörigheter. Under Administration Allmänt Delegerade behörigheter kan en administratör se delegerade behörigheter för de användare en administrator har tillgång till. Här kan du även skapa och redigera delegeringar. Du kan endast redigera delegeringar som är gjorda av användare du har tillgång till men du ser även delegeringar gjorda av andra användare om de är gjorda till en användare du har tillgång till. I listan över delegeringar ser du datum för delegeringen, delegerat från och delegerat till. Om du håller muspekaren över info-symbolen får du också information om vem som senast sparat delegeringen och när detta gjorts. För att delegera behörigheter väljer du först från vilken användare behörigheten ska delegeras, sedan till vilken användare du vill delegera och slutligen vilka roller du vill delegera.

18 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 18 Du kan delegera behörigheter för de användare du har rätt att se. Detta styrs av inställningarna Dölj användare kopplade till företag där behörighet saknas samt Dölj användare utan koppling till företag under Administration Allmänt Roller, fliken Allmänt samt av i vilka företag du har behörigheter. Vilka roller du kan delegera mellan användare styrs av inställningarna för tilldelning av roller på så sätt att du endast kan delegera de roller du är behörig att tilldela.

19 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 19 Utökad lista i användarregistret I användarregistret (Administration Allmänt Användare) har listan över användare utökats så att du även ser anställd och företag användaren är kopplad till. Du kan nu också söka på kopplad anställd och kopplat företag. Filter i användarregistret I användarregistret har tillkommit ett filter där det finns möjlighet att filtrera vilka användare som visas. Filtrering kan göras på användare behöriga till företag, kopplade till företag, på roller och på om användaren är aktiv eller inaktiverad. Genom att använda bockrutorna Behörig till aktuellt företag och Kopplade till aktuellt företag kommer filtret att visa olika användare beroende på vilket företag du har öppet. Observera att vilka användare som visas även beror på vilka användare den inloggade användaren har tillgång till.

20 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 20 Visa användare med roll Från version 15.3 av Flex HRM finns nu under Administration Allmänt Roller en ny flik Användare. När du har valt en roll och går in under fliken Användare får du se vilka användare som har den valda rollen. Single Sign on med Mixed mode authentication Från och med version 15.3 av Flex HRM finns det möjlighet att använda Singel Sign On (SSO) med mixed mode authentication. Detta betyder att användare som är inloggade i företagets domän blir automatiskt inloggade i Flex HRM. Observera att det krävs att servern Flex HRM körs på är medlem i företagets domän. För inställningar på serversidan finns separat dokumentation. När SSO är aktiverat på serversidan kan du aktivera det för en användare genom att ange användarens domäninloggning i fältet Extern referens under Administration Allmänt Användare, fliken Allmänt samt bocka för rutan Använd Single Sign On. Domäninloggningen ska anges i formen domän\användarnamn. När SSO är aktiverat kommer användaren att automatiskt att bli inloggad i Flex HRM om han/hon redan är inloggad på domänen. När Flex HRM anropas från en dator som inte är med i domänen kommer användaren först att få logga in på domänen med sin domäninloggning varefter han/hon kommer direkt in i Flex HRM. Om du behöver logga in som en annan användare som inte har SSO kan du göra detta genom att först logga ut och sedan välja att byta användare.

21 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 21 Du kommer då till den vanliga inloggningssidan, förutom att du även har en knapp för att gå tillbaka till inloggningen med SSO. Användare som använder SSO kan inte logga in från den vanliga inloggningssidan. Projektregister Visningsurval Om du använder ett utökat register för projekt kan du nu välja att dölja projekt beroende på status. Under projektträdet finns bockrutor för att visa pågående, frysta och avslutade projekt.

22 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 22 Projektregister Utökat deltagarregister Från och med version 15.3 av Flex HRM har det utökade projektregistrets deltagarlista utökats med mer information om deltagare. du kan nu ange om deltagaren är Medlem eller Projektledare i projektet. I deltagarlistan visas nu också deltagarens e-postadress, telefonnummer och mobiltelefonnummer. Projektets deltagare och deltagare som ärvs från ovanliggande projekt visas nu i samma lista. Ärvda deltagare visas som kursiverade och med grå text när de är låsta för redigering. Versionskontroll med databas Flex HRM gör nu en kontroll av databasversion vid uppstart. Om databasversionen inte stämmer överens med programmets version visas ett felmeddelande på inloggningssidan och det går inte att logga in. Lönekoppling till Visma 300/600 Det går nu att skapa lönefiler till Visma 300/600. Lönekoppling väljs under Administration Inställningar Allmänt Lönekoppling. I Visma 300/600 finns en begränsning som gör att du endast kan läsa in en fil per lönekörning. Om du vill föra över såväl tidrapporter som reseräkningar kan du i Flex HRM skapa en fil med transaktioner från både HRM Time och HRM Travel. Du gör detta genom att först göra en avräkning av reseräkningar under Administration Bearbetningar Överföring av reseräkningar till lön. Därefter gör du en avräkning av tidrapporter under Administration Bearbetningar Överföring av tidrapporter till lön. Vid avräkningen av tidrapporter kan du, då du har valt lönekopplingen Visma 300/600, välja att ta med avräkningade reseräkningar för valfritt utbetalningsdatum. Flex HRM slår då ihop transaktionerna från HRM Travel och HRM Time i en fil som sedan kan importeras i Visma 300/600.

23 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 23 Filter i Tidrapport och Reseräkningsvyn Du kan nu skapa filter på anställda i registreringvyerna i HRM Time och HRM Travel. Filtren kan sparas så du lätt kan växla mellan olika filter. Uppdaterat gränssnitt för menyer och toolbar Flex HRM har i version 15.3 fått ett uppdaterat utseende för menyer och toolbars. Målet är att göra systemet mer intuitivt och lättanvänt med större och tydligare ikoner med förklarande text. Ett nytt fliksystem för de olika funktionerna har också införts för att du tydligare ska se vilken funktion du befinner sig i.

24 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 24 Anställdaregistret Huvudikon, filter och lista Anställdaregistret är en central och viktigt del i systemet som vi har arbetat med att förbättra med en rad nya funktioner. Huvudikon För att enkelt och snabbt öppna anställdaregistret har vi lagt in en ny huvudikon högst upp ovanför menyraden. Alla användare som har behörighet att öppna anställdaregistret kommer se denna ikon. Lista Vi har i denna version delat upp anställdaregistret i två vyer. Den vanliga inmatningsvyn som du känner igen sedan tidigare kallar vi formulärvyn. Listan med anställda som tidigare låg till höger har vi lyft ut till en egne vy och byggt ut rejält. För att växla mellan de olika vyerna finns två knappar i menyraden. I listvyn ser du en överskådlig lista med de anställda med en rad uppgifter. Listan går att sortera på olika kolumner samt har en sökfunktion för att snabbt söka i listan. Om du markerar en anställd i listan och sedan dubbelklickar eller klickar på knappen Formulär öppnar du den anställde i formulärvyn. I formulärvyn väljer du nu anställd i sökrutan ovanför flikarna. Om du här vill ta upp en lista kan du klicka på förstoringsglaset och där välja en anställd. Filter Både i listvyn och i formulärvyn finns det ett filter för att kunna välja vilka anställda som ska visas. Genom att i menyraden klicka på knappen Filter öppnar eller stänger du funktionen för filter. I filtret kan du göra urval på olika begrepp så som tidgrupp, kostnadsställe, anställningsform, befattning m.m. för att söka en grupp av anställda. Om du exempelvis

25 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 25 vill veta vilka anställda som har en provanställning kan du söka på det, eller om du vill veta vilka anställda som har börjat sin anställning i år på ett visst kostnadsställe. Om du har skapat ett filter kommer det att gälla både listvyn och formulärvyn. Om du växlar mellan vyerna kommer filtret att ligga kvar. Om du exempelvis gjort ett filter i listvyn och sedan växlar till formulärvyn kan du enkelt bläddra mellan dessa anställda även där. Anställningsperioder historik I många branscher är det idag viktigt att ha full koll på de anställdas anställningshistorik. Inte minst för att kunna följa Lagen om anställningsskydd (LAS), men också ur många andra perspektiv. För att få en mer komplett bild har vi nu byggt in möjligheten att hantera en anställds anställningshistorik. Navigering Ovanför flikarna i anställdaregistret visas den aktuella anställningsperioden för vald anställd. Samma uppgifter om anställningsdatum och avgångsdatum tillsammans med anställningens grundläggande uppgifter om Anställningsform och Befattning visas under fliken Anställning.

26 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 26 För att gå till en tidigare eller senare anställningsperiod kan du bläddra med pilarna eller klicka på sök-ikonen för att få upp en lista med den anställdes anställningsperioder. Det finns en rad uppgifter i anställdaregistret som är kopplade till en anställningsperiod. Det mest givna är uppgifter om Anställningsform och Befattning som kan vara olika för olika anställningsperioder, men det finns också andra uppgifter så som Tidrapportinställningar, Stämplingsinställningar och Traktamentesregeluppsättningar som kan skilja sig mellan olika anställningsperioder. För att enkelt kunna se vilka uppgifter som kan vara olika mellan två anställningsperioder kan du klicka på knappen Markera fält i menyraden. De fält som kan vara olika för olika anställningsperioder markeras då med en ljusblå färg. Lägg till och ta bort anställningsperioder Under fälten Anställningsdatum och Avgångsdatum på fliken Anställning finns funktioner för att lägga till eller ta bort en anställningsperiod. När du lägger upp en ny anställningsperiod kan du välja mellan ett av följande alternativ.

27 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 27 Skapa tom anställningsperiod Detta val innebär att den nya anställningsperioden initieras utan uppgifter om anställningsform, befattning osv. Kopiera uppgifter från befintlig anställningsperiod Uppgifter från en befintlig anställningsperiod kopieras till den nya anställningsperioden. Detta är användbart om du exempelvis endast byter befattning, men övriga uppgifter är desamma som tidigare. Du väljer i nästa steg vilken anställningsperiod som uppgifter ska kopieras ifrån. Skapa anställningsperiod från mall På samma sätt som när du lägger upp en ny anställd kan du välja att uppgifter för den nya anställningsperioden ska hämtas från en anställningsmall. Detta är användbart om den anställde exempelvis byter tjänst och en rad uppgifter ska ändras. Importera anställningshistorik Om du vill importera anställningshistorik från fil kan du använda importmallarna under Administration Inställningar Allmänt Importmallar. Om du exempelvis vill importera tre anställningsperioder för en anställd skapar du en fil med tre rader, en för varje anställningsperiod. Om du använder FLEX Lön Om du använder FLEX Lön och har aktiverat funktionen för att exportera personuppgifter från FLEX Lön till Flex HRM behöver du göra en grundöverföring från FLEX Lön för att få med de anställdas samtliga anställningsperioder från FLEX Lön till Flex HRM. Observera att du måste ha FLEX Lön version 15.3a eller senare för att detta ska vara möjligt. För att starta överföringen går du in i FLEX Lön och kör rutinen Servicerutiner Exportera anställda till Flex HRM. Om du har flera företag behöver detta göras för respektive företag. Först när denna rutin är slutförd kommer du se anställningshistorik i Flex HRM.

28 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 28 Befattningsregister Det finns nu möjlighet i systemet att lägga in uppgifter om den anställdes befattning utifrån ett befattningsregister som du bygger upp enligt företagets behov. Registret hittar du under Administration Register Befattningar. Här anger du kod, namn och eventuellt en beskrivning av befattningen. I Anställdaregistret, under fliken Anställning anger du sedan vilken befattning som den anställde har under den aktuella anställningsperioden. För en översikt med den anställdes olika befattningar kan du använda listan i anställdaregistret. Du kan också använda befattning som ett filter för att exempelvis endast visa anställda med en viss befattning. Närmast anhöriga I många branscher är det viktigt att hålla koll på uppgifter om de anställdes närmast anhöriga om något skulle hända på arbetsplatsen och du måste kontakta en anhörig. De uppgifter du vanligtvis behöver hålla ordning på är anhörigas namn, relation till den anställde samt kontaktuppgifter till den närmast anhörige. I Anställdaregistret, under fliken Personuppgifter, kan du nu lägga in dessa uppgifter. För en chef eller platsledare är detta ett bra verktyg för att snabbt hitta kontaktuppgifter om så skulle behövas. Den anställde kan själv uppdatera uppgifterna om sina närmast anhöriga under Personliga inställningar Mina uppgifter. På så sätt underlättas administrationen för administratörer och chefer. Exportera personuppgifter från Flex HRM till FLEX Lön För dig som använder FLEX Lön finns det sedan tidigare möjlighet att exportera personuppgifter från FLEX Lön till Flex HRM. Detta innebär att FLEX Lön blir master för personuppgifter och att ändringarna därför måste göras i FLEX Lön. Om du istället vill ha Flex HRM som master för personuppgifter finns nu möjlighet även för det. Detta innebär i så fall att personuppgifter ändras i Flex HRM och exporteras till FLEX Lön. För att exportera personuppgifter från Flex HRM till FLEX Lön börjar du med att i Flex HRM aktivera funktionen under Administration Inställningar Allmänt Programlänkar.

29 Flex HRM Travel Användarmeddelande (november 2015) 29 Programlänken som styr integrationen mot FLEX Lön är FlexAPI som används både för att visa lönespecifikationer och kontrolluppgifter från FLEX Lön i Flex HRM samt att personuppgifter som ändras under Mina uppgifter också exporteras till FLEX Lön. Från version 15.3 finns större valmöjlighet att styra integrationen. Du kan välja att inte hämta lönespecifikationer och kontrolluppgifter genom att kryssa ur denna inställning. När det gäller export av personuppgifter från Flex HRM till FLEX Lön finns nu följande alternativ: Aldrig Innebär att personuppgifter aldrig överförs från Flex HRM till FLEX Lön. Mina uppgifter Överför endast de personuppgifter som användaren kan ändra själv under Personliga inställningar Mina uppgifter. Detta alternativ är aktiverat som standard. Samtliga anställningsuppgifter Detta alternativ innebär att alla uppgifter som är möjliga att överföra från Flex HRM till FLEX Lön exporteras vid ändring av uppgifter i Flex HRM. För mer information om vilka personuppgifter som exporteras samt en utförlig beskrivning av integrationen mellan Flex HRM och FLEX Lön finns en separat instruktion.