Copernicus information

Transkript

1 Solutions for Enterprise P roject Management Stureplan 4A Stockholm, Sweden Phone: Fax: VAT no: SE info@exicom.se Copernicus information Connector mot extern huvudbok Årsskifte 2013/2014

2 Innehållsförteckning RUTINER FÖR NYTT RÄKENSKAPSÅR... 3 LÄGG UPP PERIODTABELL FÖR ÅR LÄGG UPP VERIFIKATIONSNUMMERSERIE... 4 TESTDATUM... 4 GENERELLA PERIODER... 5 SALDOBANKER... 5 KALENDARIUMRUTINER... 5 Rekonstruktion av schemalagd tid... 7 VECKOTABELL... 7 AVSLUTA PROJEKT... 7 RESERÄKNING EVENTUELLA PRISÄNDRINGAR FÖR TRAKTAMENTE ETC EXICOM AB Sid 2 (8)

3 Rutiner för nytt räkenskapsår Denna information vänder sig till kunder med connector mot annan huvudbok som ska lägga upp nytt räkenskapsår. Lägg upp periodtabell för år 2014 Menyval: Koppling Externa system Tabeller Räkenskapsår. Lägg upp periodtabellen för år För att kunna rapportera i det nya året ska status vara Öppet. Gå till Perioder och lägg upp alla perioder för Observera! De perioder som visas är ett förslag. Perioderna måste sparas (även om man inte gör några ändringar). Ändra status på räkenskapsår 2013 till Stängt. För att reseräkningar och tidrapporter från 2013 skall gå att uppdatera så behöver status på 2013 var öppet, men perioderna kan vara stängda. När alla reseräkningar och tidrapporter är överförda och klara för 2013 kan man stänga året. Uppdatering av prislistor, t ex att 2014 års prislista ska gälla fr o m För att få in och uppdatera all tid t o m 31/12 med 2013 års prislistor Vänta med att uppdatera tid för 2014 till dess att prislistorna är ändrade till 2014-års priser. Man kan begränsa testdatumintervallet i tidrapport t o m , se exempel nedan: När medarbetarna ska tidrapportera måndagen 30/12 i vecka 1 som omfattar 30/12-5/1 får de en varning som man kan trycka OK på och gå förbi (varningen kommer dock upp varje gång man sparar eller trycker delrapportera). EXICOM AB Sid 3 (8)

4 Försöker medarbetaren däremot tidrapportera på 1/1 eller senare så kommer följande felkod upp både då man sparar och lämnar in tidrapport: Tidrapportrader som innehåller tid efter 1/1 felflaggas i tidrapporten (röd plupp) och går inte att lämna in förrän man uppdaterat priserna och öppnat upp testdatumintervallet igen. Lägg upp verifikationsnummerserie Menyval: Koppling Externa system Tabeller Vernummerserie. Lägg upp verifikationsnummerserie för år Verifikationsnummerserien måste ha samma nummer i fält VerSerie som tidigare år för att man ska kunna arbeta i både föregående och kommande räkenskapsår. Testdatum För att undvika oönskade bokningar i det årsöverförda räkenskapsåret kan testdatum i PR Företagsuppgift, flik Parametrar sättas till 14/01/01 14/12/31 så att bokningar kan ske för det nya räkenskapsåret. Det innebär att ingen bokföring kan ske från de integrerade delsystemen till redovisningen på fel år. EXICOM AB Sid 4 (8)

5 Generella perioder Om ni använder tabellen Generella perioder så ska nya räkenskapsårets perioder läggas upp. Funktionen Generella perioder nås i PR Företagsuppgifter, flik Adress och i menyval Tabeller Generella perioder. Observera! Vi rekommenderar att man lägger upp generella perioder för hela det kommande räkenskapsåret på en gång även då man har brutet räkenskapsår eftersom t ex en rekonstruktion som selekteras enligt generella perioder endast körs för de perioder som finns upplagda här som generella perioder. Saldobanker Saldobanker skapas med automatik för det nya räkenskapsåret när bearbetningar som använder saldobankerna körs. Saldobanker behöver ej läggas upp manuellt vid räkenskapsårsskifte. Kalendariumrutiner Skapa nya schemamallar för år 2014 och kopiera ut dessa till medarbetarna. Om Copernicus Planering används ska även de scheman som används för projekt- och resursplanering uppdateras för år Registrera generella kalenderdagar för år 2014 (t ex nyårsdagen, påsk, midsommar, julafton). Generella kalenderdagar nås från Kalendarium Tabeller Generella kalenderdagar. Välj 2014 i Typ och klicka på Sök. Därefter kan du lägga till dagar för EXICOM AB Sid 5 (8)

6 Skapa schemamallar för år Schemamallar nås från Kalendarium Tabeller Schemamallar. Välj 2014 i Typ och klicka på Sök. Därefter kan du skapa Schemamallar för Ange schemanummer för vilken du vill skapa en mall och klicka Spara. Gå till cykler och ange den cykel som ska gälla för schemamallen. Vid generering av nya schemamallar med veckocykel anger du from årets första måndag (= 6/1 2014) tom årets sista dag 31/ Därefter väljer man Generera på flik Allmän. Efter generering av scheman får du komplettera med de dagar som ligger utanför genereringen (1/1 5/1 2014), samt ändra de dagar som inte stämmer (exempelvis dag före helgdag). Kopiera ut scheman till medarbetarna för år 2014 via Kopiering av schema Kalendarium Verktyg Kopiering av schema. Funktionen ger möjlighet att kopiera ut schema till alla/flera medarbetare i en bearbetning. Rutinen är att man lägger till många medarbetare i ett förslag för att vid ett senare tillfälle verkställa utkopieringen av schema till samtliga medarbetare i förslaget. Via en knapp Lägg till medarbetare i lista genereras ett nytt förslag av medarbetare för kopiering av schema. I selektering anges: Kalenderår Schemamall from tom Datumintervall from tom Kontor Avdelning from tom Medarbetarform Ersätt redan genererat schema Ja/Nej. EXICOM AB Sid 6 (8)

7 Nollställ Ja/Nej. Möjlighet att nollställa alla scheman enligt angiven selektering. Efter att förslaget är kontrollerat och eventuellt redigerat väljer man Verkställ kopiering via en knapp. Schemamallar enligt förslaget kopieras då ut per medarbetare enligt respektive schemamall. Kopiering sker endast för det datumintervall man angivit vid selekteringen Lägg till medarbetare i lista. För respektive medarbetare kopieras kopplad schemamall, enligt inställning i fältet Schema i medarbetarregistret, ut utifrån schemamallens cykler och generella kalenderdagar samt schemamallens uppgenererade arbetstid för kalenderåret. Fältet Kopiera schema i medarbetarregistret måste vara satt till Ja för att medarbetaren ska medtas. För ytterligare information om funktionen, se separat dokumentation för Kalendarium Avstämning utkopierat schema För att stämma av att alla medarbetare har fått ett utkopierat schema, kan man ta ut rapporten schemalagd tid, som man hittar under kalendarium rapporter schemalagd tid och där kan man välja hur man vill selektera rapporten på medarbetare, avdelning, kortnamn eller personalkategori. I rapporten ser man om en medarbetare saknar schema genom att det står 0 dagar och 0 timmar. Rekonstruktion av schemalagd tid Då Copernicus Resursplanering används ska rekonstruktion av schemalagd tid köras då schema genererats för samtliga medarbetare. Rekonstruktionen krävs för att schemalagd tid ska aggregeras i organisationsstrukturen i resursuppföljning, resurshistogram och planering linje. Rekonstruktionen nås i Verktyg Rapporter Rekonstruktion PPST/PPSM/PPST PR och ska köras för det nya räkenskapsåret. Veckotabell Menyval PR Företagsuppgift Tabeller - Vecka Om tabellen Vecka används ska denna kompletteras med veckor för Tabellen används då man vill att alla tidstransaktioner för en given vecka ska få ett givet transaktionsdatum. Detta kan t ex användas för veckor som sträcker sig över månadsbryt då man vill att hela veckan ska tillhöra en av månaderna. Det kan även användas för att lägga upp veckor som ska hänföras till annan period än kalendermånad. Avsluta projekt Inför varje årsskifte är det bra att gå igenom vilka projekt man ska avsluta i och med årsskiftet. Se separat dokumentation om Ändra status projekt. Reseräkning eventuella prisändringar för traktamente etc. För kunder som använder Reseräkningsmodulen är det viktigt att tänka på att eventuella prisförändringar för traktamenten etc. måste vara inlagda innan registrering av reseräkningar, som ska prissättas enligt nytt pris, påbörjas. För vidare information om registervård Reseräkning se dokumentationen för Reseräkning. Om ni har några frågor kring ovanstående information är ni välkomna att kontakta oss på Exicom Support via e-post: support@exicom.se, eller telefon Med vänlig hälsning EXICOM AB Sid 7 (8)

8 Exicom Support EXICOM AB Sid 8 (8)