SilberPlan version 9 information Årsskifte 2013/2014

Transkript

1 SilberPlan version 9 information Årsskifte 2013/2014 Silber Software AB Tel info@silbersoftware.com Organisationsnummer Stureplan 4A Fax S STOCKHOLM

2 Innehållsförteckning Rutiner för nytt räkenskapsår... 3 Lägg upp periodtabell för år Testdatum... 3 Generella perioder... 3 Saldobanker... 3 Kalendariumrutiner... 3 Registrera generella kalenderdagar för år Skapa schemamallar för år Kopiera ut scheman till medarbetarna för år 2014 via Kopiering av schema... 5 Avstämning utkopierat schema... 6 Rekonstruktion av schemalagd tid... 6 Veckotabell... 6 Avsluta projekt (7)

3 Rutiner för nytt räkenskapsår Lägg upp periodtabell för år 2014 Menyval: Koppling Externa system Tabeller Räkenskapsår. Lägg upp periodtabellen för år För att kunna rapportera i det nya året ska status vara Öppet. Gå till Perioder och lägg upp alla perioder för Observera! De perioder som visas är ett förslag. Perioderna måste sparas, även om man inte gör några ändringar. Ändra status på räkenskapsår 2013 till Stängt. För att reseräkningar och tidrapporter från 2013 skall gå att uppdatera så behöver status på 2013 vara öppet, men perioderna kan vara stängda. När alla reseräkningar och tidrapporter är överförda och klara för 2013 kan man stänga året. Testdatum För att undvika oönskade bokningar i det årsöverförda räkenskapsåret kan testdatum i PR Företagsuppgift, flik Parametrar sättas till 14/01/01 14/12/31 så att bokningar kan ske för det nya räkenskapsåret. Det innebär att ingen bokföring kan ske från de integrerade delsystemen till redovisningen på fel år. Generella perioder Om ni använder tabellen Generella perioder så ska nya räkenskapsårets perioder läggas upp. Funktionen Generella perioder nås i PR Företagsuppgifter, flik Adress och i menyval Tabeller Generella perioder. Observera! Vi rekommenderar att man lägger upp generella perioder för hela det kommande räkenskapsåret på en gång även då man har brutet räkenskapsår eftersom exempelvis en rekonstruktion som selekteras enligt generella perioder endast körs för de perioder som finns upplagda här som generella perioder. Saldobanker Saldobanker skapas med automatik för det nya räkenskapsåret när bearbetningar som använder saldobankerna körs. Saldobanker behöver inte läggas upp manuellt vid räkenskapsårsskifte. Kalendariumrutiner Skapa nya schemamallar för år 2014 och kopiera ut dessa till medarbetarna. 3(7)

4 Om SilberPlan Planering används, ska även de scheman som används för projekt- och resursplanering uppdateras för år Registrera generella kalenderdagar för år 2014 (t ex nyårsdagen, påskhelgen, midsommar och julhelgen). Generella kalenderdagar nås från Kalendarium Tabeller Generella kalenderdagar. Välj 2014 i Typ och klicka på Sök. Därefter kan du lägga till dagar för Skapa schemamallar för år 2014 Schemamallar nås från Kalendarium Tabeller Schemamallar. Välj 2014 i Typ och klicka på Sök. Därefter kan du skapa Schemamallar för (7)

5 Ange schemanummer för vilken du vill skapa en mall och klicka Spara. Gå till cykler och ange den cykel som ska gälla för schemamallen. Vid generering av nya schemamallar med veckocykel anger du from årets första måndag (= 6/1 2014) tom årets sista dag 31/ Därefter väljer man Generera på flik Allmän. Efter generering av scheman får du komplettera med de dagar som ligger utanför genereringen (1/1 5/1), och ändra de dagar som inte stämmer, exempelvis dag före helgdag. Kopiera ut scheman till medarbetarna för år 2014 via Kopiering av schema Kalendarium Verktyg Kopiering av schema. Funktionen ger möjlighet att kopiera ut schema till alla/flera medarbetare i en bearbetning. Rutinen är att man lägger till många medarbetare i ett förslag för att vid ett senare tillfälle verkställa utkopieringen av schema till samtliga medarbetare i förslaget. Via en knapp Lägg till medarbetare i lista genereras ett nytt förslag av medarbetare för kopiering av schema. I selektering anges: Kalenderår Schemamall from tom Datumintervall from tom 5(7)

6 Kontor Avdelning from tom Medarbetarform Ersätt redan genererat schema Ja/Nej Nollställ Ja/Nej. Möjlighet att nollställa alla scheman enligt angiven selektering. Efter att förslaget är kontrollerat och eventuellt redigerat väljs Verkställ kopiering. Schemamallar enligt förslaget kopieras då ut per medarbetare enligt respektive schemamall. Kopiering sker endast för det datumintervall man angivit vid selekteringen Lägg till medarbetare i lista. För respektive medarbetare kopieras kopplad schemamall, enligt inställning i fältet Schema i medarbetarregistret, ut utifrån schemamallens cykler och generella kalenderdagar samt schemamallens uppgenererade arbetstid för kalenderåret. Fältet Kopiera schema i medarbetarregistret måste vara satt till Ja för att medarbetaren ska medtas. För ytterligare information om funktionen, se separat dokumentation Kalendarium Avstämning utkopierat schema För att stämma av att alla medarbetare har fått ett utkopierat schema så kan man ta ut rapporten schemalagd tid som man hittar under kalendarium rapporter schemalagd tid. Där väljs hur man vill selektera rapporten på medarbetare, avdelning, kortnamn eller personalkategori. I rapporten så ser man om en medarbetare saknar schema genom att det står 0 dagar och 0 timmar. Rekonstruktion av schemalagd tid Då SilberPlan Resursplanering används ska rekonstruktion av schemalagd tid köras då schema genererats för samtliga medarbetare. Rekonstruktionen krävs för att schemalagd tid ska aggregeras i organisationsstrukturen i resursuppföljning, resurshistogram och planering linje. Rekonstruktionen nås i Verktyg Rapporter Rekonstruktion PPST/PPSM/PPST och ska köras för det nya räkenskapsåret. Veckotabell Menyval PR Företagsuppgift Tabeller - Vecka Om tabellen Vecka används ska denna kompletteras med veckor för Tabellen används då man vill att alla tidstransaktioner för en given vecka ska få ett givet transaktionsdatum. Detta kan t ex användas för veckor som sträcker sig över månadsbryt då man vill att hela veckan ska tillhöra en av månaderna. Det kan även användas för att lägga upp veckor som ska hänföras till annan period än kalendermånad. 6(7)

7 Avsluta projekt Inför varje årsskifte är det bra att gå igenom vilka projekt man ska avsluta i och med årsskiftet. Se separat dokument om Ändra status projekt. Om ni har några frågor kring ovanstående information är ni välkomna att kontakta oss på SilberSoftware Support via e-post, support@silbersoftware.com, eller via telefon Med vänlig hälsning SilberSoftware Support 7(7)