TIDWEBB TIDRAPPORTERING VIA INTERNET

Transkript

1 TIDWEBB TIDRAPPORTERING VIA INTERNET med SoftIT SK AB

2 Innehåll Anställda... 3 Inloggning... 3 Registrera tidrapport... 3 Sänd tidrapporten... 4 Utskrift... 4 Översikt tidrapport... 5 Byt lösenord... 5 Chef... 6 Inloggning... 6 Attestera tidrapporter... 6 Visa tidrapporter... 7 Person rapport... 7 Aktivitets rapport... 8 Kund rapport... 9 Arbetsplats rapport... 9 Saknade tidrapporter Byt lösenord Administratör Inloggning Personal Anställda Lista anställda Arbetsgrupp Avdelningar Aktiviteter Aktiviteter Kunder A-plats Rapporter Aktivitetsrapport, Personrapport, Kundrapport och A-platsrapport Verks./pers.förd Löneart Löneartsindex Timtyper Tidgrupper Lönearter Lägg upp ny löneart (arbetsgång och koppling) Scheman Scheman Ange timmar Fyll schema Veckoschema Grundkalender System Överför till lön Övriga system Eget företag Timpriskod Fakturatimpris Ändra lösen Uppläggning Arbetsgång

3 Anställda Adress Adressen till tidwebben är i tidwebb]/ Inloggning Ange anstnr Det anställnings nummer som används i lönesystemet Ange lösenord Minst 5 tecken långt, både bokstäver och siffror accepteras, använd inte å, ä, ö eller specialtecken t ex & / Klicka på Logga in! eller tryck Enter. På skärmen finns en meny ruta med olika valmöjligheter; Registrera tidrapporter, Översikt tidrapport och Byt lösenord. Registrera tidrapport Meny: Registrera tidrapport Anställnings nummer, namn, status, dagens datum och aktuell vecka visas i blankettens huvud. I rutan vecka: 0832 visas äldsta veckan som inte är färdigbehandlad, med hjälp av pilen till höger om rutan kan man byta vecka. Välj aktivitet här finns de olika alternativ som du kan välja på för att rapportera din närvaro och frånvaro. Du får fram de olika aktiviteterna genom att klicka på pilen till höger och dra med klossen till höger för att se alla aktiviteter som du sam anställd fått möjlighet att lägga tid på.. Det går också att skriva första bokstaven i din aktivitet. Normaltid aktiviteterna är inom schematiden, ligger tiderna utanför schematiden välj lämplig tidsrubrik, genom att klicka på pilen till höger. Namn på arbetsplats Om organisationen valt att tid på arbetsplats ska kunna registreras så kan du välja arbetsplats i förekommande fall här. I dagrutorna fyller man i antal timmar för den markerade aktiviteten. Timmar kan skrivas in med decimal 1,5 timme motsvarar 1 och en halv timme. Timmarna summeras per aktivitet vågrätt och per dag lodrätt. Rutan Tidskonto innehåller aktuellt flexsaldo förutom aktuell vecka. Rutan visas endast om full flex är vald. Rutan Diff innehåller aktuell skillnad av arbetad tid som ska räknas av jämt emot schemat för aktuell vecka

4 Noteringar Genom att klicka på knappen under noteringar får du möjlighet att lägga in eller ändra kommentar till raden. Vill man använda samma aktivitet för aktuell vecka som för föregående vecka, klicka på Kopiera föreg. vecka. Rapportera in veckans timmar. När man har fyllt i timmarna för en aktivitet klickar man på Spara/Ny rad för att få upp en ny tom rad och fortsätter registrera aktiviteter och timmar. I och med att du har sparat raden får du upp en grå ruta längst till höger på raden under Noteringar, där finns möjlighet att skriva meddelande angående den aktuella aktiviteten. Ändring av sparad aktivitet, markera den felaktiga aktiviteten och klicka på pilen till höger. Välj Radera och klicka på Spara/Ny rad den felaktiga raden försvinner. Sänd tidrapporten När veckans registreringar är klara skickas de till attestansvarige genom att du klickar på Sänd till chef. Status ändras från Ej klar! till Sänd till chef! En bekräftelserad läggs ut i avvikande färg med texten: Status: Vecka 0832 skickad till chef för attestering Du kommer tillbaka till tidwebbs startsida när du klickar på Logga ut! Utskrift Gå till utskriftsläge används när du vill skriva ut din tidrapport för veckan. Du kommer till en ny sida som visar de tider du har registrerat under de olika aktiviteterna klicka på Skriv ut för att få rapporten på papper. Du avslutar genom att klicka på Tillbaks till Registrera eller på Logga ut!

5 Översikt tidrapport I översikt tidrapport visas tidrapport för valda veckor. Meny: Översikt tidrapport I rutan från vecka anges begynnelse vecka och i ruta till vecka anges sista veckan. På skärmen visas Status, Närvaro, Frånvaro och Schematiden för valda veckor. Byt lösenord Meny: Byt lösenord Lösenord Nytt lösenord Bekräfta lösenord Skriv det gamla lösenordet Minst 5 tecken långt, både bokstäver och siffror accepteras, använd inte å, ä, ö eller konstiga tecken t ex & / Skall vara identiskt med det som är angivet under Nytt lösenord

6 Chef Adress Adressen till tidwebb är i tidwebb]/ Inloggning Ange anstnr Tilldelas av administratören av Tidwebb. Ange lösenord Minst 5 tecken långt, både bokstäver och siffror accepteras, använd inte å, ä, ö eller konstiga tecken t ex & / Klicka på Logga in! eller tryck Enter. På skärmen finns en meny ruta med olika valmöjligheter; Attestera tidrapporter, Visa tidrapporter, Person rapport, Aktivitets rapport, Kund rapport, Arbetsplats rapport, Saknade tidrapporter och Byt lösenord. För att de anställdas timmar ska kunna rapporteras över till lönesystemet måste de vara godkända av behörig chef, detta måste ske i tid inför lönebearbetningarna. Attestera tidrapporter Meny: Attestera tidrapporter Avdelning och namn visas i blankettens huvud. I rutan vecka: 0832 visas ej attesterad vecka för vald person, med hjälp av pilen till höger kan man byta mellan icke attesterade veckor. Byt till periodens högsta veckonummer genom att klicka på pilen till höger och markera den vecka som tiderna avser som till och med vecka. I rutan anställda: Anders Karlsson visas alla anställda som finns på aktuell avdelning. Byt till annan anställd genom att klicka på pilen till höger och markera den anställd som tiderna avser. På skärmen visas den anställdes tidrapport/er. Tidskonto om full flex används. Timmarna redovisas per aktivitet, timtyp, datum, totalt och i förhållande till schema. Tidrapporten kan antingen godkännas genom att klicka på Godkänn! eller återsändas till den anställde genom att klicka på Underkänn!.Vid underkänd rapport är det lämpligt att skriva ett meddelande till den anställde om varför rapporten är underkänd. När tidrapporten är godkänd läggs en bekräftelserad ut i avvikande färg med texten: Status: Vecka 0831, 0832 är attesterad!

7 Visa tidrapporter Meny: Visa tidrapporter I denna rutin har man tillgång att granska avdelningens samtliga tidrapporter även de som ännu inte är insända. Avdelning och namn på attestansvarig visas i formulärets huvud. I ruta från vecka: 0831 och i ruta till vecka: 0832, kan man ange ett eller flera veckonummer. Byt till annan vecka genom att klicka på pilen till höger och markera den vecka som tiderna avser. I rutan anställda: Anders Karlsson visas alla anställda som finns på aktuell avdelning. Byt till annan anställd genom att klicka på pilen till höger och markera den anställd som tiderna avser. Förekommande status är: Godkänd Underkänd Sänd till chef Ej klar och Uppgift saknas (attesterad), (attestansvarige har återsänt tidrapporten men den anställde har ännu inte åtgärdat den på nytt), (attestansvarige har inte attesterat), (påbörjad men ej insänd till attest) (ännu ej påbörjad tidrapport). Tidrapporten visas på skärmen för vald vecka och anställd. Önskas rapporten utskriven klicka på Gå till utskriftsläge. Person rapport Meny: Person rapport Avdelning och namn på attestansvarig visas i formulärets huvud. I ruta från vecka: 0831 och i ruta till vecka: 0832, kan man ange ett eller flera veckonummer. Byt till annan vecka genom att klicka på pilen till höger och markera den vecka som tiderna avser. I rutan anställda: Alla visas alla anställda som finns på aktuell avdelning. Byt till annan anställd genom att klicka på pilen till höger och markera den anställd som tiderna avser. Du kan välja om beredskapstid ska rapporteras listan genom att kryssmarkera Visa beredskapstid. Rapporten visar avdelningens timmar fördelad på normaltid och övertid, extern debitering, eventuell produkt debitering, intern tid och frånvaro. Debiteringsgraden anges i % av arbetad

8 tid mot externa kunder i förhållande till total närvarotid. Den totala debiteringsgraden anges i % av arbetad tid mot externa kunder och produkter i förhållande till total närvarotid. Listan avslutas med en procentuell fördelning av timmar per kund/ kostnadsställe. Klicka på Visa rapport! För att få utskrift tryck Skriv ut. För att ta över listan i Excel välj till Excel. Aktivitets rapport Meny: Aktivitets rapport Avdelning och namn på attestansvarig visas i formulärets huvud. I rutan aktivitet: Välj aktivitet visas de aktiviteter som kan finnas på avdelningen. Byt till annan aktivitet genom att klicka på pilen till höger och markera den aktivitet som rapporten avser. I ruta vecka from: 0831 och i ruta vecka tom: 0832, kan man beställa ett eller flera veckonummer. Byt till föregående vecka genom att klicka på pilen till höger och markera den vecka som tiderna avser. Du kan välja om beredskapstid ska rapporteras listan genom att kryssmarkera Visa beredskapstid. Klicka på Visa rapport! För att få utskrift tryck Skriv ut. För att ta över listan i Excel välj till Excel

9 Kund rapport Rapporten visar de anställda och totalt rapporterade timmar för valda kunder. Meny: Kund rapport Avdelning och namn på attestansvarig visas i formulärets huvud. I rutan Välj kund om listan ska omfatta alla eller enskild kund. I ruta från vecka: 0831 och i ruta till vecka: 0832, kan man beställa ett eller flera veckonummer. Byt till föregående vecka genom att klicka på pilen till höger och markera den vecka som tiderna avser. Du kan välja om beredskapstid ska rapporteras listan genom att kryssmarkera Visa beredskapstid. Klicka på Visa rapport! För att få utskrift tryck Skriv ut. För att ta över listan i Excel välj till Excel. Arbetsplats rapport Rapporten visas endast om organisationen redovisar tid på arbetsplats. Rapporten visar de anställda och totalt rapporterade timmar för valda arbetsplatser. Meny: Arbetsplats rapport Avdelning och namn på attestansvarig visas i formulärets huvud. I rutan Välj arbetsplats om listan ska omfatta alla eller enskild arbetsplats. Välj om du önskar delsummering på aktivitet eller kund. I ruta vecka from: 0831 och i ruta vecka tom: 0832, kan man beställa ett eller flera veckonummer. Byt till föregående vecka genom att klicka på pilen till höger och markera den vecka som tiderna avser. Du kan välja om beredskapstid ska rapporteras listan genom att kryssmarkera Visa beredskapstid. Klicka på Visa rapport! För att få utskrift tryck Skriv ut. För att ta över listan i Excel välj till Excel

10 Saknade tidrapporter Meny: Saknade tidrapporter Visar vilka tidrapporter som saknas fram till angiven vecka och orsaken till detta: Saknas den anställde har inte gjort någon tidrapport Ej insänt tidrapporten är påbörjad men ej sänd till chef Ej godkänd tidrapporten är granskad men ej attesterad Byt lösenord Meny: Byt lösenord Lösenord Nytt lösenord Bekräfta lösenord Skriv det gamla lösenordet Minst 5 tecken långt, både bokstäver och siffror accepteras, använd inte å, ä, ö eller konstiga tecken t ex & / Skall vara identiskt med det som är angivet under Nytt lösenord

11 Administratör Adress Adressen till tidwebben är i tidwebb]/ Inloggning Ange anstnr det som erhållits eller angivits i organisationsuppgifterna. Ange lösenord Minst 5 tecken långt, både bokstäver och siffror accepteras, använd inte å, ä, ö eller konstiga tecken t ex & / Klicka på Logga in! eller tryck Enter. På skärmen visas en bild med olika rubriker Personal, Aktiviteter, Löneart, Scheman och System. Högst upp till vänster på bilden står det vilken rutin du är inne i. Placera markören i den ruta du vill arbeta med och du ser vilka underrubriker som finns. När du är klar med inrapportering i en rutin sparar du och väljer antingen en ny rubrik eller avslutar och loggar ut. Personal De anställda rapporteras in med samma anställningsnummer som de har i lönesystemet och kopplas till den avdelning de tillhör. Börja med att lägga upp avdelningarna för att sedan lägga upp de anställda. Anställda Välj avdelning Välj anställd Anstnr Namn Schema Avdelning - Kansli klicka på pilen till höger och sök efter den attestavdelning som den anställde tillhör. - Ny anställd eller välj någon av de anställda genom att klicka på pilen till höger och markera den anställdes namn. Du får då fram uppgifterna för den anställde och kan ändra t ex efternamnet - Ange samma anställningsnummer som i lönesystemet - Förnamn Efternamn eller tvärtom, beroende hur man vill ha personalen sorterad, som namnet skrivs här visas det på listor och när den anställde är inloggad. - Normal ligger som grundschema klicka på pilen till höger för att få fram övriga schema. - Kansli klicka på pilen till höger och välj någon av de avdelningar som finns upplagda

12 Lösenord E-post Start datum Avgångs datum Tidgrupp Hämtas från Lösenord std under system/eget företag. Vid ändring tänk på att lösenordet ska vara minst 5 tecken långt, både bokstäver och siffror accepteras, använd inte å, ä, ö eller konstiga tecken t ex & /. Personens e-postadress om man vill använda sig av den automatiska påminnelserutinen. Här anger du det senaste anställningsdatumet för den anställde. Det innebär att en person som tidigare varit anställd och anställs på nytt får ett nyare startdatum än avgångsdatum. Datumet skrivs i formen av ÅÅÅÅ-MM-DD. Avgångsdatum för den anställde skrivs ÅÅÅÅ-MM-DD. Välj tidgrupp för att styra vilka tidtyper den anställde ska få rapportera på. Rapportera endast avvikande tid Ska de anställda endast rapportera tid som avviker från normaltid klicka i rutan. Arbetsgrupp Flextid Endast synlig om rapportering på arbetsplatser gjorts möjligt under system/ eget företag. För att se vilka arbetsplatser som ingår i respektive grupp se personal/arbetsgrupp. Välj om personen ska följa vad som gäller hela organisationen eller om avvikelse ska gälla. Ingående aktuella aktiviteter och övriga aktiviteter. Markera aktivitet(er) i någon av dessa rutor och välj sedan <<< eller >>> för att flytta dessa. Standardaktiviteter kan ej läggas till eller tas bort så dessa syns ej här. När alla uppgifter är inrapporterade väljer man Spara anställd. Ta bort om personen inte har någon registrerad tidrapport så kan denne tas bort här. Lista anställda Listar anställda med anställningsnummer namn och avdelning. Listan kan du välja att sortera efter: Anställningsnummer/Avdelning, Namn/Avdelning Avdelning/Anställningsnummer eller Avdelning/Namn. Du kan välja om även personer som slutat ska vara med på listan. Klicka på Visa rapport! För att få utskrift tryck Skriv ut

13

14 Arbetsgrupp Arbetsgrupp är endast synlig om rapportering på arbetsplatser gjorts möjligt under system/ eget företag. Här kopplar du samman en eller flera arbetsplatser till arbetsplatsgrupper. En arbetsplats kan ingå i flera arbetsplatsgrupper, men en anställd kan endast anslutas till en grupp. Välj arbetsgrupp: Arbetsgrupp Arbetslag 1 klicka på pilen till höger och sök efter den arbetsgrupp som du vill redigera. Namnet på arbetsgruppen. Ingående arbetsplatser, övriga arbetsplatser. Markera arbetsplats(er) i någon av dessa rutor och välj sedan <<< eller >>> för att flytta dessa arbetsplatser. När alla uppgifter är inrapporterade väljer man Spara Spara som ny Arbetsgrupp kan användas när man utgår från en tidigare arbetsgrupp och gör förändringar. Ta bort om arbetsgruppen inte är registrerad hos någon person kan denne tas bort här. Avdelningar Avdelning används för att bestämma vem som är attestansvarig för den anställde. En attestansvarig(inloggning) kan bara ansvara för en avdelning Välj avdelning Avdelningens namn Ansvarig Inloggnings-ID Lösenord Ny avdelning när du vill lägga upp en ny avdelning, markera en avdelning om du vill ändra befintliga uppgifter. Det avdelningsnamn som har angetts kommer ut på rapporterna. Skriv attestansvarigs fullständiga namn. De bokstäver/siffror som chefen ska ange vid inloggning som attestansvarig. Använd inte enbart siffror då de kan kollidera med anställningsnummer. Lösenord som kopplas till inloggnings-id, minst 5 tecken långt, både bokstäver och siffror accepteras, använd inte å, ä, ö eller konstiga tecken som exempelvis & / När alla uppgifter är inrapporterade väljer man Spara. Tag bort om avdelningen inte är registrerad för någon anställd kan den tas bort här

15 Aktiviteter I aktiviteter lägger man in de olika alternativ som de anställda ska använda för att rapportera närvaro och frånvaro. Man kopplar aktiviteten med aktuell kund och rätt löneartsindex. Innan man börjar lägga upp aktiviteter måste kunder och löneartsindex vara uppdaterade. Aktiviteter Välj aktivitet Aktivitetsnamn Start datum Slut datum Standard aktivitet Beskrivning Välj kund Välj löneartsindex Vid Ny aktivitet fyller man i alla fält, markera en aktivitet, om du vill ändra befintliga uppgifter. Namnet i klartext som de anställda använder vid inrapporteringen Alla aktiviteter måste ha start datum. Detta är det första datum man kan registrera tid för denna aktivitet. Används för tidsbegränsade projekt Markera ja eller nej. Exempel på standardaktivitet är sjukdom och semester. Standard aktiviteter bör läggas upp innan de anställda rapporteras in, de kopplas då med automatik till aktiviteten. Lägger man upp en standard aktivitet efter att alla anställda är inrapporterade måste de kopplas till aktiviteten genom åtgärd nedan. Används för att i klartext ange vad aktiviteten innebär. Beskrivningen syns bara i detta formulär och är inte ett obligatoriskt fält. Hämtas från kundregistret, klicka på pilen till höger och dra klossen för att se alla kunder eller skriv första bokstaven i kundnamnet. Här kopplas aktiviteten ihop med rätt löneartsindex. När alla uppgifter är inrapporterade väljer man Spara aktivitet. Tag bort aktivitet om aktiviteten inte är registrerad i någon tidrapport kan den tas bort här. Därefter ska aktiviteten kopplas till en viss anställd, avdelning eller till alla anställda. Det sker genom att välja Avdelning och Anställda och klicka på pilen till höger om respektive ruta. Uppdatera genom att klicka på <--Lägg till. Kopplingen upphör genom att man markerar aktuell Avdelning och Anställda på samma rad som Tag bort. Kontobegrepp och Timpriskod används av de som använder Tidwebbens rapporter som fakturaunderlag

16 Kunder Här anger du vem som betalar för aktiviteterna som du registrerar tid på. Välj kundnr eller välj kund Kundnr Kundnamn Kundtyp Fördela på a-plats Markera Ny kund när du vill lägga upp en ny kund, markera en kund om du vill ändra befintliga uppgifter. Markera Ny kund när du vill lägga upp en ny kund, markera en kund om du vill ändra befintliga uppgifter. Ange kundnummer från kundregister. Observera att även frånvaro/närvarotid som ej kan hänföras till kund ska ha ett kundnummer. Använd samma kundnr för all typ av frånvaro. Namnet i klartext från kundregister. Observera att även frånvaro- /närvarotid ska ha ett samlingsnamn t.ex. Vår frånvaro. Kan vara extern, intern, produkter. Markera här om du i personallistan önskar fördela personens timmar på arbetsplats (verksamhet/k-ställe) för denna kund När alla uppgifter är inrapporterade väljer man Spara kund. Man kan också lägga upp en ny kund genom att utgå från en befintlig kund och ändra till ett nytt kundnummer samt ändra de uppgifter som avviker och Spara som ny kund. A-plats Här anger du de arbetsplatser som du vill följa upp tid på. Arbetsplats är endast synlig om rapportering på arbetsplatser gjorts möjligt under system/ eget företag. Välj Aplats Arbetsplats Verksamhet / k-ställe Markera Ny Aplats när du vill lägga upp en ny arbetsplats, markera en arbetsplats om du vill ändra befintliga uppgifter. Ange benämning på arbetsplatsen. Visas i fördelningen i personallistan under förutsättning att man på kunden valt fördela på arbetsplats. När alla uppgifter är inrapporterade väljer man Spara Spara som ny Aplats kan användas när man utgår från en tidigare arbetsplats och gör förändringar. Ta bort om arbetsplatsen inte är registrerad i tidrapporter eller arbetsgrupp kan den tas bort här

17 Rapporter Aktivitetsrapport, Personrapport, Kundrapport och A-platsrapport återfinns även hos den attestansvarige. Skillnaden är att dessa rapporter visar resultat för hela organisationen och inte bara för vald avdelning. Verks./pers.förd. Verksamhetsfördelning, är en fora av redovisning av timmar per kund då vissa kunder kan användas för att fördelas på de kunder du är intresserad av att följa upp, exempelvis kan egen frånvaro fördelas på andra kunder. Upp till 9 kunder kan användas att fördela tid på. Välj kunder att redovisa Välj kunder att fördela From vecka Till vecka Här markerar du upp till 9 kunder att redovisa fördelad tid på. Här markerar du de kunder vars timmar ska fördelas. Här kan man beställa rapporten ska innehålla ett eller flera veckonummer. Här kan man beställa rapporten ska innehålla ett eller flera veckonummer. Du kan välja om beredskapstid ska rapporteras listan genom att kryssmarkera Visa beredskapstid. Klicka på Visa rapport! För att få fram rapporten. För att ta över listan i Excel välj till Excel. För att få utskrift tryck Skriv ut

18 Löneart Här lägger man upp de löneartsindex som man kopplar med respektive aktivitet för att kunna rapportera timmarna till lönesystemet. Kombinationen löneartsindex och timtyp avgör vilken eller vilka lönearter som skickas vidare till lönesystemet. Löneartsindex Lartkod Timtyp Löneart Extra Löneart Löneartskod använd gärna de lönearter som används i lönesystemet. Till en lartkod kan höra flera timtyper med motsvarande löneart. 1 Normaltid välj någon av timtyperna genom att klicka på pilen till höger. Timtyp =1 Normaltid måste alltid finnas till samtliga lartkoder Normal arbetad tid välj någon av lönearterna genom att klicka på pilen till höger. I de fall timtypen ska ge upphov till två lönearter så anges den andra här Normal arbetad tid välj någon av lönearterna genom att klicka på pilen till höger. Klicka på Spara när du är klar. Du tar bort löneartsindex genom att blanka ut lartkoden och klicka på Spara Timtyper Välj timtyp Timtyp Ny Timtyp eller markera aktuell timtyp som finns upplagd Ange en siffra/sifferkombination för Normaltid, Övertid mm. Detta styr sorteringsordningen för timtyper. Text I klartext vad timtypen ska stå för t ex Övertid 20 Schemalagd tid Tidsklass Faktor fakturabelopp Om timtypen ska avräkna mot schemalagd tid för den anställde. Anger vilken tidsklass timtypen tillhör. Används för närvarande ej. När alla uppgifter är inrapporterade väljer man Spara. Spara som ny timtyp kan användas när man utgår från en tidigare timtyp och gör förändringar. Ta bort om timtypen inte är registrerad i löneartsindex kan den tas bort här

19 Tidgrupper Använd för att gruppera timtyper i grupper. Tillgång till sådan grupp kopplas sedan till den anställde. Välj tidgrupp Tidgrupp Ny Tidgrupp eller markera aktuell tidgrupp som finns upplagd. Namn på tidgruppen. Ingående tidtyper, övriga tidtyper. Markera en eller flera tidtyper i någon av dessa rutor och välj sedan <<< eller >>> för att flytta dessa tidtyper. När alla uppgifter är inrapporterade väljer du Spara. Spara som ny tidgrupp kan användas när man utgår från en tidigare tidgrupp och gör förändringar. Ta bort om tidgruppen inte är registrerad på någon anställd kan den tas bort här

20 Lönearter Välj Löneart Löneart Text Enheten redovisas i Redovisa datum Ny löneart eller markera de lönearter som finns upplagda, bläddra genom att klicka på pilen till höger. Använd samma lönearter som i lönesystemet Lönearten i klartext Antal rapporteras i timmar, dagar eller kalenderdagar, markera det som är aktuellt. Markera här om datum ska redovisas och tas över till lönesystemet. Slå samman lönearten Redovisa lönearten summerad Markera om lönearten kan förekomma på flera rader och ska komma i en transaktion till lönesystemet. Aktivera rutan genom att klicka i rutan, det blir en bock, ta bort bocken genom att klicka i rutan. Överför Ej lönearten till lön Skriv lönearten på Obslista Lönearten avser sjukavdrag Byt till Löneart efter dagar Koppling mot Fas-lön Markera om lönearten ska ge upphov till lönetransaktion. Markera transaktioner där lönearten förekommer ska tas med i obslistan. Markera lönearten avser sjukavdrag. Ange löneartsnummer och antal dagar Välj lönegrupp vid koppling till faslön. När alla uppgifter är inrapporterade väljer man Spara. Tag bort om lönearten inte är registrerad i löneartsindex så kan den tas bort här. Klicka på Visa Löneartslista för att se samtliga lönearter på skärmen, välj Skriv ut för att få en papperskopia. Avsluta löneartslistan genom att klicka på Stäng, du kommer tillbaka till löneartsregistreringen

21 Lägg upp ny löneart (arbetsgång och koppling) Om du vill lägga upp en ny löneart som du vill ska påverka lönen följ denna arbetsgång. Kontrollera i lönesystemets löneartsnummer i löneartsregister. Lägg upp lönearten i tidwebb. Om du använder Fas lönesystem se till att koppla den mot rätt typ av ersättning eller frånvaro. Du bör hitta din löneart i ifyllnadshjälpen för att få automatik i överföringen. Sedan finns två alternativ. Alternativ ett är att motsvarande aktivitet läggs upp i tidwebb exempel på sådan kan vara semester. Ett annat alternativ (alternativ 2) är när ordinarie aktiviteter används och vi istället kompletterar med en ny timtyp exempel på detta kan vara OB och övertid. Vid alternativ 2 måste du som nästa steg lägga upp ny (nya) timtyper och sedan bestämma vilka tidrupper som ska få använda denna nya timtyp. Lägg därefter upp koppling i löneartsindex. I alternativ ett föreslår jag att som lartkod sätter samma nummer som löneartens nummer och normaltid som timtyp. I alternativ 2 torde det vanliga vara att du använder kod 101 och din nyligen tillverkade timtyp. I båda fallen anger du lönearten du la upp i kolumnen löneart

22 Scheman Varje anställd måste vara kopplad till ett schema. Börja med att skapa ett normalschema. Rapportera därefter in antalet timmar per dag under veckoschema. Scheman Välj schema Schema Benämning Nytt schema för att skapa nytt schema eller markera ett befintligt schema och gör förändringar. Ange en siffra/sifferkombination. Detta styr sorteringsordningen vid val av scheman. Schemats namn i klartext. Dagar i schemaperioden Ange antal dagar som schemaperioden omfattar. En vecka = 7 dagar. Arbetar helgdagar Om den automatiska ifyllnaden av scheman ska ta hänsyn till om tid ska kunna hamna på helger eller inte När alla uppgifter är inrapporterade väljer man Spara schema. Tag bort om schemat inte är registrerad på anställd så kan den tas bort här. Skapa mall för ifyllnad av schema genom att gå till Ange timmar För att fylla aktuellt veckoschema med timmar från schemamallen använd Fyll timmar Ange timmar Här i schemamallen anger du återkommande timmar per dag i schemaperioden. Du kommer hit från Schema Dag 1 (osv.) Ange antal timmar för schemadagen. Noll om dagen är ledig, exempelvis för lördag söndag. Använd Spara mall för att spara det du registrerat. Använd Stäng för att återgå utan att göra några ändringar. Fyll schema Används för att fylla veckoschemat med tider utifrån schemamall och angivet start och slutdatum. From datum Startdatum varifrån veckoschemat fylls. Observera att om din schemamall har en tänkt veckodag som startdag, så bör även denna dag vara av samma veckodag. Exempel om din schemamall förutsätter att den inleds med måndag så bör även detta datum vara en måndag. Tom datum Slutdatum som veckoschemat fylls till

23 För att uppdatera veckoschema välj Fyll tider Använd Stäng för att återgå utan att göra några ändringar. Veckoschema Välj schema Något av de scheman som finns upplagda. Välj from veckonummer År och veckonummer, 4 siffror. Klicka på Visa schema I den matris som visas på skärmen fyller du i antal timmar per dag som gäller för aktuellt schema. Observera att det finns dagar då de anställda inte arbetar full tid och röda vardagar. Klicka på Spara schema när du är klar med aktuellt schema eller klicka på Nästa period för att få upp de följande 12 veckorna på skärmen utan att uppdatera. Har du fler schema att lägga upp väljer du Byt schema. Grundkalender Används ej i dagsläget

24 System Under system rapporter man in generella uppgifter för det egna företaget. Skickar fil med tidrapporter till lönesystem. Överföringar Överför till lön Välj tidrapporter tom veckonr/ datum Markera den sista vecka som ska föras över till lönesystemet. Ange löneperiod Fyll på tidigare transaktionsfil Hämta föregående transfil Test utan registeruppdatering Visa föregående obslista Skapa transfil Visa OBS-listan Namnet på löneperioden. Visas bara om du valt FAS som mottagande lönesystem. Fyll på den transaktions fil som senast skapades. Används när man skapar transaktionsfil flera gånger under löneperioden. Hämtar senast skapade transaktionsfil. Kan användas vid backup körning. Innan produktionsfil skapas kan en test köras för att kontrollera att samtliga anställda är med, timmarna är korrekta m.m. Klicka i rutan till vänster om test ska köras. Vid test kan tidfilen skapas hur många gånger som helst. Den kan föras över till lönesystem för vidare bearbetning. Har testkörning gjorts som är riktig och transaktionerna förts över till lönesystemet, måste man ta bort markeringen och skapa en transfil för att systemet ska kunna nollställa perioden. Filen ska inte föras över till lönesystemet. För anställda som saknar någon attesterad vecka sker ingen nollställning av perioden. Visar senast skapade OBS-lista. Skapar en tidfil till lönesystemet. När filen är klar visas på skärmen, Anstnr, L-art, Text, From, Tom och antal för samtliga anställda. På sista sidan visas; sista veckan i den aktuella perioden, antal anställda, antal rader från tidrapporter och antal överförda transaktioner. Man kan välja mellan att Hämta transfil och Visa OBS-lista. OBS-listan innehåller de lönearter du har begärt att få utskrivna, från löneartsförteckningen