för Svenska kyrkans verksamhet WebAveny Bokning

Transkript

1 e t t b o k n i n g s s y s t e m s p e c i e l lt a n p a s s at för Svenska kyrkans verksamhet WebAveny Bokning

2 WebAveny WebAveny är ett alternativt gränssnitt som gör delar av Aveny tillgängligt via Internet/Intranet. Programmen körs direkt från webbläsaren och är så lättanvända att några större förkunskaper inte krävs. Oavsett vilket gränssnitt som används så är det underliggande programmet inkl behörighetssystemet detsamma, d v s resultatet i databasen blir detsamma från de båda gränssnitten. Med WebAveny Bokning blir det därmed möjligt att visa bokningssituationen för lokaler, personer och andra resurser, även för intressenter som inte har tillgång till Aveny via det lokala nätverket. En grundlicens gäller för ett fritt antal användare. Dessa kan förutom att titta på bokningar även boka i sin egen kalender samt skriva ut rapporter. Genom att komplettera med utökad licens kan användarna även boka andra lokaler och resurser som de är behöriga att boka. De olika resursernas kalendrar kan göras bokningsbara, enbart visas eller inte visas alls. Det går även att knyta dokument och boka in sig själva på aktiviteter som redan är bokade (gudstjänster, möten m m). Med en s k utökad licens kan även viss inrapportering ske. En vaktmästare kan exempelvis registrera antal kyrkobesökare och uppgift om antalet kommunikanter, och därigenom hålla underlaget för kyrkostatistiken ajour. 2

3 Bokning Från Första sidan kan du starta valfri rutin i WebAveny. Välj en av rutinerna under Bokning till vänster eller klicka på länkarna som visas till höger i bilden för att komma vidare. De länkar som du finner till höger i bilden visar dagens bokning, nya bokningar som tillkommit sedan du senast hade startbilden uppe. Har du en s k utökad licens av programmet kan du även klicka på en länk för att rapportera statistik. 3

4 Kalender Varje resurs har sin kalender där inbokade aktiviteter visas. Denna öppnas när du trycker på knappen och väljer resursen ur den lista som då visas. I kalendern visas bokningar för en dag i taget. Visas bokningen med vit bakgrund är den definitivt bokad och är bakgrunden gråblå så är den preliminärt bokad. Via månadsöversikten till höger i bilden kan man enkelt positionera sig på rätt dag. I månadsöversikten visas dagar, som innehåller någon eller några bokningar, med fet text. Genom att klicka på får användaren se kalendern för hela veckan. > 4

5 Markerar man visas bokningssituationen per resurs. I exemplet nedan ser vi översikten per vecka, men denna kalendervy kan även erhållas då bokningssituationen visas per dag. Utrymmet för att visa data från aktiviteten som bokats är begränsat, särskilt om bokningen visas utifrån veckokalendern och endast omfattar mycket kort tid. Fler uppgifter visas som en hjälptext när man håller muspekaren över bokningen. Man kan också se mer uppgifter om aktiviteten genom att klicka på den den blåmarkerade rubriken för bokningen. > 5

6 För att få en överskådlig bild av bokningssituationen finns det ofta ett behov av att få presenterat för sig den sammantagna bokningssituationen för flera resurser. Är t ex någon samlingslokal ledig för bokning vid ett speciellt tillfälle? För att kunna få svar på den frågan, förenklar det genom att kunna erhålla en gemensam kalender för alla inblandade resurser. Öppna kalendern genom att trycka på knappen. Bocka för vilka resursers sammantagna kalender som skall visas. 6

7 Boka och fyll i de efterföl- Visa en eller flera resuser i kalendern. Klicka på knappen jande formuläret. När alla uppgifter är inregistrerade klickar du på. Då sparas bokningen och alla inblandade resurser blir bokade med automatik i sina resp kalendrar. 7

8 Rapporter I Kalendern finns det även en funktion för att skriva ut rapporter. Klicka på knappen och markera vilken information som skall skrivas ut. Du kan välja mellan tre olika rapporter, begränsa rapportens aktiviteter på datumintervall och i viss mån bestämma vilken information som skall skrivas på rapporten. för att se resul- Innan rapporten skrivs ut på skrivare kan du klicka på knappen tatet direkt på bildskärmen. > 8

9 9

10 Statistikrapportering För att effektivisera hanteringen av kyrkostatistik kan inrapportering av statistiken ske direkt från WebAveny Bokning. Vid bokning av aktivieten anger användaren om den skall statistikrapporteras. När rutinen öppnas ser du de aktivieter som du är behörig att rapportera statistik för. Du kan positionera dig till en den aktivitet som du vill rapportera statisitk på genom att klicka på den aktuella raden eller genom att använda knapparna resp. Skriv sedan in antalet besökare och i förekommande fall antalet kommunikanter i resp inmatningsfält. Det är även möjligt att föra statistik på antalet deltagare fördelat per ålder vid exemplevis barngruppsaktiviteter. Vill du söka fram en aktivitet så gör du det i rutan med rubriken Urval. 10

11 Församlingsstatistik Församlingsstatistiken kan också skrivas ut i en statistikrapport. I urvalsbilden anges önskat datumintervall. Det går att få ut statistik på begravningar per veckodagar och tider samt övriga aktiviteter och lokaluthyrningar per verksamhetstyp och antal deltagare fördelat på olika åldersintervall. 11

12 Ett gränslöst program Telefon Telefax Krokslättstorg Mölndal