Lunds universitet / Avdelning budget och uppföljning/hfr Budget och prognos i EOS

Transkript

1 Budget och prognos i EOS

2 Effekter av en gemensam budgetprocess Universitetsgemensam syn på budget och prognos Kvalitetshöjning Kortare ledtider Minskat personberoende

3 Användarupplevelse Stöd i budgetarbetet genom att utfallsdata och personaldata finns tillgänglig Stöd i hanteringen av indirekta kostnader genom omedelbara automatiska beräkningar Större transparens

4 Framgångsfaktorer Ledningens stöd ett prioriterat projekt Grundligt tillvägagångssätt Engagerad leverantör

5 Arbetsgång fram till driftsättning Kartläggning med hjälp av institutionsbesök Sammanfattning och avgränsningar på work-shop Förstudie med verksamhetsrepresentanter och teknisk personal från berörda system Arbetsgrupp med representanter från pilotfakulteten Pilot en fakultet Övriga fakulteter började med prognosarbete

6 Struktur Iterativ utvecklingsprocess En projektledare (från leverantören) som avrapporterade veckovis En intern styrgrupp En styrgrupp med blivande systemägare och representanter från leverantörerna

7 Tidsaxel januari 2009 aug/sep 2009 december 2009 slutet april 2010 oktober 2010 april 2011 september 2011 projektstart innehåll och avgränsningar klart upphandlingsunderlag klart start förstudie budget pilotfakultet prognos samtliga fakulteter budget samtliga fakulteter

8

9 Systembeskrivning

10 Integrationer Lucat (personalkatalog) Primula (personalsystem) Orfi (redovisningssystem) Kuben/Divern (uppföljningssystem)

11 Registerunderhåll mm Orfi är källan, organisationsstruktur och kodplan läses över varje dygn. Möjligt att i EOS göra gränsöverskridande organisatoriska strukturer. Automatiserade uppdateringar i EOS

12 Arbetsprocessen

13 Utökad funktionalitet för de med särskild administratörsbehörighet Registering av stödverksamhetens kostnader, automatisk fördelning av indirekta kostnader sker sedan nedåt i organisationen med hjälp av inlästa fördelningsbaser Registrering på samtliga nivåer möjlig utan att flödet styr Möjlighet att göra korrigeringar i flödet

14 Personaluppgift Uppgifter som erhålls med automatik Tjänstens omfattning Anställningens omfattning (i tid) Lön Tjänstledighet Kontering

15 Fördelning stödverksamheten (endast budget) Datan som ska fördelas erhålls från de andra uppgifterna i systemet Fördelning utbildning/uppdragsutbildning/forskning Funktionsindelning

16 Investeringar/avskrivningar (endast budget) Avskrivningar på befintliga investeringar erhålls med automatik Investeringar budgetåret och resterande del av innevarande år Avskrivningstiden anges

17 Intäkter/kostnader Valfritt att arbeta på Huvudkontogrupp Underkontogrupp Konto

18 Intäkter/kostnader Utfallsdata och data från tidigare budgetar och prognoser erhålls med automatik. Omedelbar uppdatering

19 Rapporter Personal Kostnader per verksamhetsgren Kostnad per aktivitet Kostnad per befattning Budgeterat antal befattningar per kategori Konteringsöversikt Bemanning per projekt/aktivitet

20 Rapporter Resultaträkning Möjlig att skära på de dimensioner som ingår i kodsträngen Inklusive alternativt exklusive fördelningar Samtliga transaktioner visas (utfall/budget/prognos) Koppling till fakturabild

21 Rapporter Tolftedelsfil Anslagsfördelning Indirekta kostnaders fördelning Återläsning till redovisningssystemet

22 Rapporter Indirekta kostnader Bilagan till fullkostnadskalkylen Översikt av de indirekta kostnaderna (procent och kronor) och påläggsbasen per v-gren och nivå Påläggsprocent i budget Påläggsprocent i prognos

23 Kontaktuppgifter Ni är välkomna att höra av er om ni vill prata mer om Lunds universitets budgetprocess och budgetverktyg!