VERKTYG FÖR ATT EFFEKTIVISERA BUDGET- OCH PROGNOSPROCESSER

Transkript

1 VERKTYG FÖR ATT EFFEKTIVISERA BUDGET- OCH PROGNOSPROCESSER

2 Ingrid Hallberg Ekonomispecialist Mittuniversitetet Tel Sundsvall Östersund Härnösand (t o m -15)

3 studenter (2014) Ca 7000 helårsstudenter 450 kurser 46 kandidatprogram 30 magister/master anställda 90 professorer Omsättning 928 mnkr (2014)

4 Tidigare modell budget- och prognos uppföljning Mittuniversitetets verktyg i planeringsprocessen Införandeprojekt budget- och prognosverktyg Utmaningar Erfarenheter hittills Budget, prognos och uppföljning i verktyg

5 TIDIGARE MODELL: Universitetsgem stödverksamhet Budget och Prognos i Excel Manuell registrering agresso Budgetuppföljning agresso Kärnverksamhet Budget, Prognos, Uppföljning i Excel

6 VERKTYG PLANERINGSPROCESS = nya verktyg fr o m Retendo Tjänste planering Budget, Prognos VP Ladok infotool Diver STUDPLAN studentprognos

7 GEMENSAMT VERKTYG Effektiviserar, förenklar, förbättrar och likformar arbetet med själva budgeteringen Transparens Bättre kontroll på budgetprocessen, budgeten samt uppföljning

8 Hypergene Ekonomisk uppföljning. Ekonomisk utfallsdata laddas från ekonomisystemet Agresso varje natt Budget- och prognos upprättas, där vissa startvärden laddas från personalsystemet Palasso samt från anläggningsregistret Budget- och prognosgodkännande på olika organisatoriska nivåer och visas aggregerat på valfri nivå Budget- och prognosuppföljning där det ekonomiska utfallet ställs mot budget/prognos Hypergene kommer att användas för strategisk styrning (VP) Analys, inmatning, godkännande och uppföljning Hypergene

9 INFÖRANDEPROJEKT, FAS juli aug dec jan febr jun jul dec FAS 2 FAS 2 FAS 2 Modellbygge BUDGET Test projektgrupp Justeringar Utbildn. Test samtliga BUDGET 2015 Justering "Test" BUDGET 2016 Utbildning chefer Modellbygge PROGNOS Test PROGNOS Q BUDGET 2015 BOKSLUT 2014

10 UTMANINGAR INFÖRANDE Förändringar i Budget- och prognosprocess inför verktyg ex förändringar i ordningsföljd, tidplan, rutiner Redovisningsmodell indirekta kostnader Bästa tid för införande? Avsätta arbetstid projektarbete Andra verktyg/system (olika leverantörer) i planeringsprocess införs samtidigt När är en lösning tillräckligt bra?

11 UPPRÄTTA HANDLEDNINGAR GENOMFÖRA UTBILDNINGAR Samtliga ekonomer Chefer - Inledande info på samtliga ledningsgrupper - Demo samtliga avdelnings ekonomer - Avdelningsekonomer utbildar avdelningschefer Projektledare, övriga verksamhetsansvariga etc

12 ERFARENHETER HITTILLS: Viktigt inledningsvis lägga mycket tid på planeringsprocess Löpande kommunikation om systemet till verksamheten del i förankring Test med beslutad excelbudget mindre tidsstress samt facit Svårt avsätta samt hitta rätt tid för test budget i verktyg Enklare och snabbare ta fram rapporter Gemensamma rutiner, modeller, rapporter

13 ERFARENHETER HITTILLS, FORTS Mer omfattande registrera indata! - detaljnivå ökar Lösningar på detta: - T ex speciella budgetkonton - alt gruppering av indata under fler rubriker i intern resultaträkning - Personaldata via Retendo - tjänsteplanering

14 ERFARENHET LEVERANTÖR Tight arbete med konsult Byggt vår egen modell I vissa delar mer beroende av konsult än vad vi trott (rapporter, förändringar.)

15 KORT OM VÅR BUDGETMODELL I NYTT VERKTYG

16 Budget och Prognos - Beroenden och flöden Hypergene Ekonomi Administratör Ekonomisystem (Agresso) Huvudboksposter Anläggningsregister Registerdata kodplan Personalsystem (Palasso) Ekonomir Ekonomir apport Ekonomi apport rapport Personal Centrala förutsättningar Uppsättning av processflödet Vad, när, av vem och vem ska godkänna Personalregister Anställningar Ersättningar Konteringar Fakta och dimensioner Personal rapport (avstämning) Budgetansvarig Godkännare BUDGET & PROGNOS Personal Avskrivningar (Investeringar) Övriga I/K

17 Portalsida! Huvudflikar för navigering i Hypergene! Aktuella nyheter! Ex anvisningar intranätet

18 Investeringar/Avskrivningar Personal Övriga Intäkter o Kostnader Godkännande

19

20 Investeringsbudget, Avskrivningar Budgetansvarig Godkännare - Avskrivningskostnader för befintliga anläggningar - Nyinvesteringar registreras * Anskaffningsperiod * Anläggningstyp väljs (ger avskrivn.tid o konto) * Anskaffningsbelopp * Kontering

21 Personalbudget Personaldata fn. från personalsystemet Löneökningar samt LKP appliceras Förändringar registreras: - Månadslön - Tjänsteomfattning - Lönetillägg - Ledighet - Ut- och inlån - Tillkommande nyanställningar Översiktsrapporter resultaträkning med jämförelse utfall/budget/prognos Budgetansvarig Godkännare

22 Budgetering övriga intäkter/kostnader Budgetansvarig Godkännare I kontoinmatning registreras övriga intäkter och kostnader per verksamhet och aktivitet Som stöd för vissa I/K finns centralt satta värden Som stöd finns utfall samt tidigare budget och prognos Årsbelopp registreras som periodiseras över året med olika nycklar

23 Budgetering, övrigt Kommentarer kan läggas in Budgetansvarig Automatiska triggrar för påslag indirekta kostnader, kontor (som i redovisningssystem) Godkännare Befintliga konton, org, verksamheter, aktiviteter Samt utfall laddas löpande från redovisningssystem Fiktiva aktiviteter för budget/prognos ej kända projekt På sikt indata från övriga verktyg i planeringsprocessen Fortsatt utveckling t ex rapporter, beräkningsmallar Indata prognos aktuell budget alt prognos

24 Ekonomifliken För analys och uppföljning Tillgängliga rapporter visas i rapportmenyn De rapporter som visas (och dess innehåll) är kopplat till användarens behörighet

25 Diagram! Val kan göras från användarens behörighetsnivå och nedåt i organisationsstrukturen 1. Diagram som visar ack utfall ställt mot budget över året (valet orgenhet påverkar visningen) Kontexten över diagrammen visar vad som presenteras 3. Tabell som visar kostnadsuppföljning (ack) per verksamhet (valen orgenhet och period påverkar visningen) 2. Diagram inkl. tabell som visar upparbetade kostnader per verksamhet i procent (valen orgenhet och period påverkar visningen) 4. Diagram inkl. tabell som visar upparbetade kostnader per verksamhet i Tkr (valen orgenhet och period påverkar visningen)

26 Resultaträkning! Enhet ändras i denna meny. Förvalet är satt till tusen kronor (Tkr) med vänt tecken Val finns för ett antal olika kolumnuppsättningar (visar olika mått). Förvalet är satt till budgetuppföljning!! Val kan göras från användarens behörighetsnivå och nedåt i organisationsstrukturen! Val kan göras på enskild verksamhet eller grupp av verksamheter. Under grupperingar finns olika udda kombinationer

27 Resultaträkning!! Val görs från användarens behörighetsnivå och nedåt i organisationsstrukturen! Val kan göras på enskild verksamhet eller grupp av verksamheter.

28 PROJEKTET FORTSÄTTER.