Systemförändringar i samband med omorganisation

Transkript

1 Systemförändringar i samband med omorganisation Förändringar i universitetets organisation sker med jämna mellanrum och kan vara av olika slag. De förändringar som kan ske är: Införande av ny organisatorisk enhet Avveckling av organisatorisk enhet Delning av organisatorisk enhet Sammanslagning av två eller flera organisatoriska enheter Förändring av grundläggande information om en organisatorisk enhet, t.ex. namnändring eller ändring av organisatoriska nummer I samtliga fall påverkas de IT-system som använder sig av organisation som grundläggande begrepp. Ansvaret för att införa dessa förändringar bör koordineras för att ske synkat och på ett korrekt sätt. Därför bör det, vid större förändringar, finnas någon som är utsedd att koordinera införandet av de organisatoriska förändringarna i universitetets IT-system. En förändring av en organisatorisk enhet ska alltid föregås av ett beslut. I beslutet ska bl.a. framgå: Datum för införande av organisationsförändring Namn på nya organisatoriska enheter, klartext samt förkortning, både på svenska och engelska Typ av organisation; Fakultet, avdelning, förvaltningsavdelning etc. Eventuell överordnad organisatorisk enhet i organisationsen Utsedd chef för den organisatoriska enheten, om det är möjligt. Innan organisationsförändringen kan införas i IT-systemen behöver ställning även tas till följande: Ska nya kurskoder skapas för kurser kopplade till de nya enheterna eller ska de gamla behållas? (Om förändringen sker vid annan tidpunkt än årsskiftet även:) Ska budget och uppföljning i ekonomisystemet under aktuellt kalenderår ske i ny eller gammal organisation? Ska uppföljning av grundutbildningen under aktuellt kalenderår ske i ny eller gammal organisation? Källsystem De system som är källsystem för organisationsinformationen är dels Agresso som är källa till organisationsnummer och hierarkier, dels Primula som innehåller information om de anställdas koppling till organisatorisk enhet. Även Ladok är ett grundläggande system relaterat till organisation men återanvänder den som är upplagd i Agresso. Dock är det många andra IT-system som hämtar organisation från Ladok varför systemet är centralt i en organisationsförändring av den anledningen.

2 Process för systemförändringar Beslutet för organisationsförändringen vidarebefordras till systemansvarig för ekonomisystemet. Organisationsnummer för de nya enheterna skapas i samråd mellan de systemansvariga för Agresso och Ladok. Beslutet över organisationsförändringen tillsammans med nya organisationsnummer vidarebefordras till övriga systemansvariga och andra som är delaktiga i åtgärder enligt nedanstående checklista. Vid större förändringar samordnas detta av utsedd koordinator.

3 Checklista Område Ansvarig Behöver åtgärdas Kommentar Klart Generella IT-system Organisatorisk Ekonomisk Anställdas organisatoriska tillhörighet Hårdvara Licenser Backuper IT Maillistor, AD, PAW, Gemensamma filer, Publik folder samt bortstädning Kontoplan, Nilex sync, beställningswebben Anställda, chefer och ev. undergrupper Ägandeskap på datorer, skärmar, telefoner och skrivare Ägandeskap Vad som ska sparas, vem är ägare, ny eller gammal organisatorisk enhet? Ansvarig för organisationsförändringen eller utsedd koordinator för mer omfattande förändringar går igenom detta med ITavdelningen Ekonomisystemet Kontoplan Arbetsflöden Anläggningsregister Fakturaflödet Inventarieregister Hypergene EKO Förändras i enlighet med ny Nya flöden skapas i Agresso Behöver ev. tömmas inför förändringen Inventarier kopplas mot rätt org.nummer Förändrad organisatorisk i kommande budget och prognoser Personalsystemet Anställdas organisatoriska tillhörighet PER Förändras i enlighet med ny organisatorisk

4 Lönekontering Resekontering Attestkedjan i egenrapporteringen Webbrekryteringsverktyg; Varbi Företagshälsovården Kontofält 2 korrigeras Förändras i enlighet med ny organisatorisk Delegationsbeslut för attest kan behöva fattas Förändras i enlighet med ny organisatorisk Uppdatering av personallistor som är distribuerade till företagshälsovården på de båda orterna. Studiedokumentationssystemet Ladok Kurser Program Rättigheter och behörigheter STUA Organisatorisk tillhörighet Ska ny kurskod sättas? Ansvarig organisation Koppla användarna mot ny organisatorisk System relaterade till Ladok NyA TimeEdit Forskningsdatabasen SUSS/ANTA Många system hämtar organisation från Ladok och behöver därför inte direkta åtgärder. Kvalitetskontroll behövs dock i alla relaterade system. Utbildningsdatabasen Atlas Kurs- och utbildningsplaner Tillfällen STUA Aktiva berörda kurs- och utbildningsplaner måste revideras för att byta organisation Om kurskod ändras måste tillfällen och kurser i aktuella eller kommande antagningsomgångar kopplas om

5 Ledningsinformationssystem LISA Organisationsbegrepp Spara undan gammal organisation ULS Kvalitetssäkra hämtningar av organisatorisk från grundsystemen Krävs ifall historik enligt gammal org. behöver sparas Planeringsverktyg Retendo Organisationsen STINA Organisationsen Planeringsversioner ULS Kvalitetssäkra hämtningar av organisatorisk från grundsystemen Kvalitetssäkra hämtningar av organisatorisk från grundsystemen Ev. förändring i befintliga planeringsversioner Miun.se Organisationsinformation Avdelningssidor Struktur KOM Information och bilder över lärosätets organisation Avdelningarnas egna sidor som berörs Flytt av webbsidor som är organiserade efter organisatorisk tillhörighet Bibliotekssystem och DIVA DIVA Lärplattformen Kursvärdering EvaSys BIB Förändring i enlighet med ny organisatorisk

6 Lokalrelaterade system Lokaler Passagesystem; nycklar och kort CAMP Lokalernas koppling till organisation Miun-kortet och Assa Cliq Arkiv och diarium Diariet; W3D3 Arkivredovisning; Klara STUA Förändring i enlighet med ny organisatorisk Förändring i enlighet med ny organisatorisk Övrigt, ej direkt systemrelaterat Streckkoder för porto på kuvert Representation i styr- och referensgrupper, råd samt andra organ Blanketter Skyltar, kartor m.m. Berörda KOM CAMP Behöver beslut fattas ang. annan representant? Blanketter där organisation anges Kartor digital skyltning på webben Skyltar och kartor i lokaler