Processtyrning, riktlinje

Transkript

1 Riktlinje Process: RGK Hantera processer och processtyrning Område: Giltig fr.o.m: Faktaägare: Carl Mölstad, Ekonomi- och planeringsavdelningen Fastställd av: Martin Myrskog, Regiondirektör Revisions nr: 3 Gäller för: Region Kronoberg 1 Syfte och omfattning I budget och verksamhetsplan för Region Kronoberg finns mål för processarbetet beskrivna. Denna riktlinje syftar till att styra och strukturera processarbetet med avseende på metod, ansvar och befogenheter för att stödja arbetet att nå målen. Riktlinjen gäller all verksamhet, samtliga medarbetare och chefer i Region Kronoberg. 2 Roller och ansvar för dokumentet Fastställare av riktlinjen Regiondirektör Granskare av riktlinje Regiondirektörens ledningsgrupp, utvecklingsenheten HoS. Faktaägare Ansvarig ledningssystem Chefer och medarbetare Ansvarar för att tillämpa denna riktlinje vid processarbete. 3 Processtruktur Regionens verksamhet kan beskrivas utifrån ett processperspektiv som är fristående från organisationsstrukturen och som i sin tur kan delas in i tre huvudgrupper: 1. Ledningsprocesserna behövs för att styra, leda och utveckla kärn- och stödprocesserna. Exempel: budget-, kvalitet- och avvikelseprocesser. 2. Stödprocesserna har i huvudsak interna kunder. För att regionen ska kunna driva sina kärnprocesser krävs stödprocesser. Exempel: transport-, löneadministration-, upphandlingsprocesser. Kärnprocesserna definieras bland annat av att de i huvudsak har externa kunder till exempel patienter och medborgare. Man kan säga att dessa processer utgör kärnan i vår verksamhet. Exempel: hälso- och sjukvårds-, regional utvecklings- och länstrafikprocesser. Denna struktur har i sin tur underrubriker som sammanfattar process-/arbetsområden. Processtrukturen används också för att sortera våra dokument i dokumenthanteringssystemet, i vårt gemensamma ärendehanteringssystem, i arkiv och i diariet. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 1 av 5

2 4 Roller i processledning I praktiken innebär arbetet med processer att linjeorganisationen och processorganisationen möts i en matrisorganisation. Linjeorganisationen och dess roller är självklara aktörer i processledningen och för vissa processer sammanfaller linjeansvaret med ansvaret för processen. Generellt gäller att: Ledningen för linjeorganisationen anger vad som skall utföras och vilka processer som ska gås igenom Processägaren tillsammans med processledningen beslutar hur det skall genomföras Linjeorganisationen (resursägarna) avgör hur uppgifterna ska fördelas och utföras inom respektive verksamhet 4.1 Processägare Varje process ska ha en processägare som har mandat att arbeta med hela processen oavsett vilka organisatoriska enheter som är inblandade. Processägaren har det strategiska ansvaret för processen. För regionövergripande processer fördelas det ansvaret av regionledningen, i vissa fall framgår detta redan av delegationsordningen och som regel utses processägare bland ledningsgruppens medlemmar. 4.2 Processledare Till sin hjälp har processägaren en processledare som utses av och arbetar på uppdrag av processägaren på taktisk och operativ nivå. Ansvaret kan vara för en hel process eller för en delprocess. I ansvaret ingår att: Definiera processen Klarlägg förutsättningar I samråd med linjeorganisationen utse processgrupp Definiera processen Kommunicera och förankra Fastställ krav, identifiera utfästelser Kartlägga processen Genomför uppenbara förbättringar Definiera mått för processen Etablera mätning och uppföljning Sätt mål för processen Säkerställ aktuella styrdokument för processen Säkra berördas kunskap om processen Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 2 av 5

3 Leda processen Leda processen enligt process och styrdokument I samverkan med linjeorganisationen ta emot och hantera avvikelser, synpunkter och klagomål Utvärdera processen Sammanställ och rapportera resultat, inklusive avvikelser Analysera processens utfall Genomför eventuellt benchmarking Förbättra processen Prioritera förbättringar Genomför förbättringar Stäm av mått och mål Säkra den förbättrade processen Exakt uppgiftsfördelning mellan processägare och processledare avgörs av processägaren. Exempelvis ska mål, prioritering av förbättringar och resursdiskussioner alltid hanteras i samråd med processägaren. 4.3 Medicinskt ansvarig För processer inom hälso- och sjukvården utser processägaren även en medicinskt ansvarig. 4.4 Medarbetare Samtliga medarbetare ansvarar för att arbeta enligt den överenskomna processen och enligt de styrdokument som är knutna till den. Medarbetarna ska också bidra till att utveckla processen genom att föreslå och genomföra beslutade förbättringar. 4.5 Linjechef Linjechefen är ansvarig för processens tillämpning och resultat inom sin enhet. Linjechefen är i regel resursägare och säkerställer även att de anställda har rätt kompetens för att arbeta i processen. Linjechefen bidrar också till att utveckla processen genom att föreslå och genomföra förbättringar. Berörda linjechefer kallas och medverkar vid uppföljningsmöte för processen. 4.6 Process-/verksamhetsutvecklare Process-/verksamhetsutvecklare är en resurs i alla typer av processer. Kompetensen och ansvaret ligger i att hjälpa till att vara metodspecialist på processledning i regionen och stötta det Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 3 av 5

4 administrativa arbetet med processerna. Process-/verksamhetsutvecklaren samordnar också de utvecklingsresurser landstinget har tillgängliga i processarbetet, exempelvis utdatakompetens, analys och process- och metodutveckling. 5 Praktisk hantering av processer Granskade och fastställda processer publiceras på regionens processwebb i enlighet med den struktur och de principer som gäller där. Processernas styrdokument ska vara dokumentstyrda i regionens dokument- och ärendehanteringssystem och de kritiska dokumenten ska därifrån vara länkade till aktuell process. Detsamma gäller för redovisande dokument. En grundregel är att en processkarta ska beskriva vad som görs i processen, men inte nödvändigtvis hur respektive aktivitet utförs, det beskrivs istället i dokument kopplade till processkartan. Detaljeringsnivån på processkartan avgörs av processledningens behov, kartan är endast ett verktyg för det verkliga syftet att driva systematiskt förbättringsarbete för ökad kvalitet i respektive process. 5.1 Av respektive process ska framgå Kunder vem eller vilka som är kunder till processen Ägare till process, delprocess, aktivitet Intressenter de som har in- eller utleveranser från processen, är ägare till resurser som används i processen tex linjechefer etc. Mål för processen Mått som används för att följa upp målen Resultat som framkommer och hur det hanteras Beskrivning av samverkan och hur den säkerställs - avser både samverkan med extern part exempelvis kommun, annan vårdgivare och samverkan med andra processer Styrdokument, riktlinjer, rutiner med tydlig rollfördelning, där kompetenskrav redovisas, samverkansdokument Grafisk beskrivning av processen Eventuella stöd- eller styrsystem som ska användas för att driva processen 6 Uppföljning och förvaltning av riktlinjen Följsamhet till riktlinjen kommer att följas upp periodiskt, uppföljningen ska dokumenteras. Riktlinjen kommer också att utvärderas enligt checklista i samband med att processer rapporteras till ledningen. Fråga Regelverk Metod Är riktlinjen känd - Stickprov Följs riktlinjen Enligt checklista Stickprov Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 4 av 5

5 7 Versionshistorik Riktlinjen revideras vid behov eller senast med 24 månaders mellanrum. Synpunkter på riktlinjen ställs till faktaägaren av dokumentet. Version, giltig från Förändring R3, Inga ändringar R2, Anpassning till Region Kronoberg. Förtydligande av roller, i övrigt endast mindre redaktionella förändringar. Förändrade stycken från föregående version är markerade med ett streck i vänstermarginalen. R1, Första fastställda versionen - landstingsversionen. 8 Plan för kommunikation och implementering Riktlinjen kommuniceras via chefslinjen och interna webben. Riktlinjen kommer också att distribueras till de som får uppdrag att vara processägare, dessa har i sin tur ansvar för att informera berörda medarbetare. 9 Relaterad information En del av de relaterade dokumenten är fortfarande arbetsmaterial, men kommer efter fastställande att finnas tillgängliga via webb och dokumentsök. Checklista processindex Checklista processledning Dokumentstyrning, riktlinje Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: Sida 5 av 5