Processpecifikation för Process Inventera och beskriva behov som ska tillgodoses i myndighetens kärnverksamheter

Transkript

1 Processpecifikation Processpecifikation för Process Inventera och beskriva behov som ska tillgodoses i myndighetens kärnverksamheter Version1.0 Fastställd den 14 juni 2016 av processägare Ronny Kihlander Version (5)

2 Innehåll 1 Syfte med denna dokumentation Omfattning och antaganden Sammanfattning Processnamn Syfte med processen Kund och kundbehov Målgrupp Mål med processen Resultat Omfattning (och avgränsning) Ansvarig Definition När startar processen Processteg Beroenden och information som använts System som används Undantag Resultat övrigt Tidsåtgång och timing Problem, risker och möjligheter Problem Risker (observera att vi inte gör någon riskvärdering) Möjligheter Utvärdering... 5 Version (5)

3 1 Syfte med denna dokumentation 1.1 Omfattning och antaganden Processen Inventera och beskriva behov som ska tillgodoses i myndighetens kärnverksamheter är en stödprocess inom processområde Verksamhetsutveckling. Processen är utformad så att den kan användas på strategisk nivå, för att bestämma inriktning på verksamheten. Den kan även användas i den löpande verksamheten för att säkerställa kunskap om specifika behov. 2 Sammanfattning 2.1 Processnamn Inventera och beskriva behov som ska tillgodoses i myndighetens kärnverksamheter. 2.2 Syfte med processen Processens syfte är att ge ansvariga för kärnprocesserna (inriktning) och kärnverksamheterna (resursfördelning) kunskap om behov som ska tillgodoses Kund och kundbehov Kund är myndighetens kärnprocesser. Myndigheten behöver ha god kunskap om målgruppernas behov för att säkerställa att vår verksamhet i alla delar bidrar till en fungerande skolsituation för barn och unga med funktionsnedsättning. Processen initieras med ett ställningstagande om att inventera och beskriva ett behov Målgrupp Processen ska användas av myndighetens chefer på alla nivåer. Utförare av processen är FoU-samordnare och utvecklingssamordnare i avdelningarna och av medarbetare i Enheten för FoU och i Enheten för ekonomi och verksamhetsstyrning. 2.3 Mål med processen Målet med processen är att ansvariga för kärnprocesserna och kärnverksamheterna har underlag för att fatta underbyggda beslut. Med hjälp av processen får processägare, ledningsgrupp och enhetschefer på ett kvalitetssäkrat sätt en god kunskap om behoven hos våra målgrupper och kan fatta väl underbyggda beslut om verksamhetens inriktning, utveckling och aktiviteter. Version (5)

4 2.4 Resultat Det kortsiktiga resultatet av processen är att behov är identifierat och känt. Det långsiktiga resultatet är att myndigheten organiserar och genomför insatser så att behoven hos barn, unga och vuxna med funktionsnedsättningar möts. 2.5 Omfattning (och avgränsning) God kunskap om våra målgruppers behov är nödvändig för att myndigheten ska kunna prioritera och fatta beslut om verksamhetens inriktning och utveckling. Processen ska ge stöd för detta. Den ger inte svar på hur behoven ska mötas. 2.6 Ansvarig Ansvarig för processen är delprocessägare Göran Fahlén. Processledningskansliet äger och förvaltar själva processdokumentationen. I processdokumentationen ingår processkarta, processpecifikation, beställningsunderlag (mall) och slutrapport (mall). Processledningskansliet ser till att dokument som finns i processkartan fungerar men innehållsansvariga för dessa är verksamheten. 3 Definition 3.1 När startar processen Processen startar med ett ställningstagande om att inventera och beskriva ett behov. Ställningstagande att genomföra en strategisk behovsinventering görs av myndighetsledning eller processägare i samråd med avdelningsledningar i de avdelningar som har kompetens att leda och genomföra behovsinventeringen. Samrådet gäller ekonomi och personal. Ställningstagande att genomföra generella inventeringar görs av chef som har de resurser som krävs för genomförande. I det fallet (ett mer omfattande) stöd efterfrågas från stödprocesserna sker ställningstagandet i samråd med aktuell avdelningschef. 3.2 Processteg Processteg redovisas i processkartan. 3.3 Beroenden och information som använts Styrande dokument för processen: Instruktionen för SPSM Regleringsbrev för SPSM Verksamhetsplan för SPSM 3.4 System som används W3D3 används som systemstöd i processen. Version (5)

5 3.5 Undantag 3.6 Resultat övrigt 3.7 Tidsåtgång och timing Resultatet av processen kan vara starten i andra kärnprocesser som till exempel processen Anordna kompetensutveckling. Resultatet ska gå vidare som information till myndighetsledning och till beställaren av inventeringen. 3.8 Problem, risker och möjligheter Problem Risker En risk är att behov inom processen förväxlas med efterfrågan och eller utbud Möjligheter 4 Utvärdering Utvärdering av processen ska göras i augusti Ansvarig för utvärderingen är processägare för processområde Verksamhetsutveckling. Version (5)