Projekt: Utgåva: Status: Sida: Processorientering verksamhetsstöd 001 Fc-beslut 1(7)

Transkript

1 Processorientering verksamhetsstöd 001 Fc-beslut 1(7) PROCESSORIENTERING VERKSAMHETSSTÖD AVVIKELSER VT 2009

2 Processorientering verksamhetsstöd 001 Fc-beslut 2(7) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 PV PROJEKTET HT PROJEKTMÅL OCH SYFTE FÖRVÄNTAT RESULTAT/LEVERERAT HT NYA PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR VT PROJEKTETS FÖRSLAG PÅ ÄNDRAD MÅLSÄTTNING VS LG BESLUT PLANERING VT ETT FAST SCHEMA ANSVARIGA CHEFER PROCESSUTVECKLARE...7

3 Processorientering verksamhetsstöd 001 Fc-beslut 3(7) 1 PV projektet HT Projektmål och syfte Syfte: Att initiera och skapa förutsättningar för en hållbar utveckling av ett framtida tydligt och professionellt verksamhetsstöd genom processorientering. Projektmål: Projektets mål är öka kompetens och förståelse för processer och processarbete inom LTU, utveckla ett antal delprocesser inom verksamhetsstöd tillsammans med verksamhetens medarbetare, samt ta fram metod och verktyg till verksamhetens vidare utveckling efter projektet. 1.2 Förväntat resultat/levererat HT 2008 Projektet ska resultera i dokumentation i form av: En processarkitektur (karta) för verksamhetsstöds med ett LTU perspektiv o Processarkitektur ver 1.0 finns framtaget Ett antal utvecklade processer som lämnas över till ledningen för verksamhetsstöd för driftsättning o Antagningprocessen är under börlägeskartläggning och omfattar för närvarande åtta halvstora delprocesser. o Säkra service processen är under utveckling och lösningsförslag ska tas fram till ledningens beslut innan införandet påbörjas o Attraheraprocessen påbörjat med startpaketet tillsammans med Pål Kastenssen Ett regelverk i syfte att stödja verksamheten i drift, förvaltning och vidareutveckling av processer o Påbörjat arbetet med ledningsgruppen att diskutera delar i en styrmodell ver 1.0. En metod/modell för LTU processutveckling o Första versionen av LTU PA modell är under utveckling och en fast utvecklingsschema är fastslaget för arbetet under våren Inbjudan och startpaketet är detaljbeskrivet och har utvecklats från höstens erfarenheter i team bestående av Patrik Samin, Birgitta Håkansson, Ronny Pekkari, Kerstin Pettersson, Mauritz Danielsson. Strategiska konsekvensbedömningar för vägval i processorienteringen o Har skett kontinuerligt på arbetsmötena i ledningsgruppen och tillsammans med uppdragsgivare Staffan Sarbäck. En utvecklingsplan för fortsatt utvecklingsarbete efter projektet o Ej påbörjat Att ledningsgruppen ska ha god kompetens och insikt för hur en processbaserad verksamhets ska ledas, styras och utvecklas

4 Processorientering verksamhetsstöd 001 Fc-beslut 4(7) Att de medarbetare som har varit med och utvecklat processer under projekttiden har en god förståelse för arbete i en processorienterad verksamhet och ökad acceptans för det fortsatta förändringsarbete o Ca medarbetare har deltagit i utvecklingsarbetet under hästen 2008 och efter gjorda uppföljningar har de markant visat ökad förståelse och acceptans för arbetet med processutveckling Att medarbetare inom verksamhetsstöd har fått en förståelse för processorientering som arbetssätt o En generell utbildning har genomförts för alla medarbetare inom VS och ca 250 deltog. Att under projekttiden ska verksamhetens utsedda processutvecklare ha fått tillräcklig kunskap, förståelse och insikt i både teori och praktik för att få trygghet i sin roll o Tolv medarbetare har under hösten 2008 genomgått en veckas utbildning i processorientering och processutveckling hos ebuilder. De har också genomgått en bokcirkel med diskussioner genom ett antal gemensamma träffar som PV projektet har genomfört. 2 Nya planeringsförutsättningar VT 2009 Under hösten har verksamheten och ledningen för verksamhetsstöd i ökad takt börjat efterfråga en större delaktighet och högre fart i utvecklingsarbetet och det har medfört att uppdragsgivare Staffan Sarbäck gav projektet i uppdrag efter jul att ta fram förslag på att utvidga projektet och därmed skapa förutsättningar för ett ökat engagemang och större delaktighet för både chefer och medarbetare inom Verksamhetsstöd. 2.1 Projektets förslag på ändrad målsättning Str.processarbete1.0 Ltu processarkitektur Start block Analys och utformning Process4 Process 5 Process 6 Utveckling (införande 1.0) Start block Analys och utformning Process1 Process 2 Process 3 Utveckling (införande 1.0) Antagningsprocessen Säkra service processen Attraheraprocessen Ltu PA modell1.0 PU lärlingspgm Ltu PA modell 2.0 Processförvaltning 1.0 Förslaget går ut på att utvecklingsarbetet vidgas och samtliga områden inom VS blir berörda under våren 2009 av utvecklingsarbetet.

5 Processorientering verksamhetsstöd 001 Fc-beslut 5(7) Förutom de tre tidigare påbörjade processerna antagning, säkra service och attrahera, ska ytterligare sex processer utvecklas fram till sommaren Den övergripande processkartan som beskriver LTUs verksamhetslogik och hur VS förhåller sig till alla delar inom LTU ska slutföras och harmonisera med processutvecklingen. En första version av en processarbetsmodell ska dokumenteras som beskriver hur processutveckling ska gå till, hur processerna ska styras, mätas och följas upp, vidareutveckling och ansvar/befogenheter mm Ledning och övriga chefer inom VS ska få utbildning och få arbeta med att lösa problem och frågeställningar från de krav som kommer från processutvecklingen under våren Av de tolv medarbetarna som har gått utbildning i processutveckling under hösten 2008 ska sex få arbeta med praktisk utvecklingsarbetet i de processer som ska utvecklas under våren 2009 med stöd av konsulten ebuilder som agerar expertstöd. Övriga sex kommer att delta i utvecklingsarbetet i mån av tid och i överenskommelse med sin chef. 2.2 VS LG Beslut Under hösten 2008 har Patrik Samin och Håkan Olsson på uppdrag av VS ledning arbetat med att utveckla en processkarta(arkitektur) för verksamhetsstöd med ett fokus på ett LTU. Arbetet har genomförts med chefer och grupper av medarbetare inom VS. Ett första förslag har diskuterats och godkänts av Rektor under januari 2009 och det fortsatta arbetet är under planering. VS ledning kommer att presentera strukturen på kommande informationsmöte under våren Fortsatt processutvecklingsarbetet - Ledningen har fattat ett beslut att utöka arbetet med att införa processer under våren 2009 enligt förslag från PV projektet (se ovan). Patrik Samin har på uppdrag av Staffan arbetat arbetat fram ett förslag på hur PV projektet utvidgar sin målsättning och den grova planen kommer att presenteras på nästa informationsmöte. Resursallokering - Ledningen fattade beslut på att sex av de medarbetare som under hösten har utbildats i processutveckling ska avsättas från ordinarie arbete på 50%, för att gå in i PV projektet och ta ett större ansvar som PU2 i sex nya processer som ska startas upp för utveckling under våren Lisette Edin fick uppdraget att inom V8 ta fram vilka sex medarbetare som kommer att kliva in i projektet på 50%. Övriga sex som har gått utbildning kommer att i mån av tid, möjlighet och i samråd med sin chef få vara med i utvecklingen som lärlingar. Processområden - Ledningen tog beslut att utvecklingen av de sex nya processerna som ska utvecklas under våren ska identifieras tillsammans med verkställande chefer och Staffan inom följande områden. P1 - Ekonomi P2 - Personal P3 - Utbildning P4 - Biblioteket P5 - Infrastruktur/lokalförsörjning P6 - Utbildningsplanering

6 Processorientering verksamhetsstöd 001 Fc-beslut 6(7) 3 Planering VT Ett fast schema Efter en detaljplanering av arbetet med hänsyn till interna och externa resurser har en arbetsgrupp bestående av Patrik Samin, Håkan Olsson, Ronny Pekkari, Kerstin Pettersson, Birgitta Håkansson och Mauritz Danielsson utarbetat ett fast schema för hur hela processutvecklingskedjan ska utföras under våren Det är fasta tidpunkter för seminarium och möten. Tiden är kritisk och tidplanen måste följas för att inte skapa förseningar till efter sommaren. Inbjudan 2V 1V Start paket 3V 3V Från idag till i morgon 4V Införande Inbjudan till LC och medarbetare Inbjudan PU Inför inbjudan: Starta processarbete UG Ansvarig LC - UG Definierad process Uppdragsspec Resursallokering Def process LC, PU Uppdragsspec - PU Resursallokering LC Uppdragsspec UG Nulägesbeskrivning Börläge Vision Börläge Realism Lösningsförslag Ver? Leverans PU Avstämning LC PU Resursallokering LC Lösningsförslag - UG Dokumenterad process Utvecklad process Driftsatt process Förvaltningsplan LC Förvaltningsplan - UG Beslut PU - UG Tidplan för processutveckling: P1 = HR området Startblock (1v), Från idag till i morgon (3v) P2 = Utbildning Startblock (1v), Från idag till i morgon (3v) P3 = Ekonomiområdet Startblock (1v), Från idag till i morgon (3v) P4 = Informationsförsörjning Startblock (1v), Från idag till i morgon (3v) P5 = Infrastrukturområdet/lokalplanering Startblock (1v), Från idag till i morgon (3v) P6 = Utbildningsplanering Startblock (1v), Från idag till i morgon (3v)

7 Processorientering verksamhetsstöd 001 Fc-beslut 7(7) 3.2 Ansvariga chefer Enligt den modell som är framtagen för processutveckling under våren 2009, är utvalda chefer ansvarig för att leverera en kvalitetssäkrad driftsatt process. Ansvariga chefer är rapporteringsansvariga till projektledaren i projektet processorientering verksamhetsstöd genom muntlig information och via projektverktyget Basecamp. P1 = HR området: P2 = Utbildning: P3 = Ekonomiområdet: P4 = Informationsförsörjning: P5 = Infrastrukturområdet: P6 = Utbildningsplanering: P7 = Antagningsprocessen: P8 = Säkra service processen: P9 = Attraheraprocessen: Ingegerd Olofsson Inger Bergström Rose-Marie Kero Terje Höiseth Bengt-Olov Bredberg Inger Bergström Mauritz Danielsson Mauritz Danielsson Pål Kastensson 3.3 Processutvecklare Tillgängliga resurser och val av områden för utveckling har påverkat och varit en av planeringsförutsättningarna för våren Följande fördelning har gjorts mellan interna och externa resurser. P1 = HR området Karin Larsson Personalhandläggare (PU2) P2 = Utbildning Anna-Karin Wiklund Handläggare (PU2) P3 = Ekonomiområdet Birgitta Håkansson Verksamhetsarkitekt (PU1) Birgitta Karlberg Administrativ chef (PU2) P4 = Informationsförsörjning Eva Nyman Bibliotekarie (PU2) P5 = Infrastrukturområdet/lokalplanering Birgitta Håkansson - Verksamhetsarkitekt (PU1) Lise-Lotte Martinsson-Ekman Administrativ chef (PU2) P6 = Utbildningsplanering Karin Schelen Karin Schelen Handläggare (PU2) P7 = Antagningsprocessen Birgitta Håkansson - Verksamhetsarkitekt (PU1) Konsult (PU2) P8 = Säkra service processen Ronny Pekkari Administrativ chef (PU1) Konsult (PU2) P9 = Attraheraprocessen Patrik Samin IT strateg (PU1) Håkan Olsson konsult (PU2)