Sundbybergs stads styrmodell med principer för planering, uppföljning och ekonomistyrning

Transkript

1 (5) Kommunstyrelsen Sundbybergs stads styrmodell med principer för planering, uppföljning och ekonomistyrning Beslutsunderlag Förslag till Sundbybergs stads styrmodell med principer för planering, uppföljning och ekonomistyrning den 26 september 2016 Stadsledningskontorets skrivelse 26 september 2016 Sammanfattning Sundbybergs stads styrmodell med principer för planering, uppföljning och ekonomistyrning tydliggör en gemensam struktur och gemensamma arbetssätt för styrning, planering och uppföljning av staden och dess verksamheter. Det övergripande syftet är att förverkliga stadens vision och att hela staden bidrar till att målen i kommunfullmäktiges budget uppfylls samt att god ekonomisk hushållning uppnås. Styrmodellen ska säkerställa att kvaliteten i verksamheterna säkras och utvecklas och att resurserna används på bästa sätt. Styrmodellen består av principer för samtliga delar i stadens gemensamma planerings-, budget- och uppföljningsprocess. De principer som ingår är; principer för planering och uppföljning, ekonomistyrning, intern kontroll, uppföljning av privata utförare och styrande dokument. För att konkretisera styrmodellen i det dagliga arbetet utfärdar stadsledningskontoret anvisningar till nämnder och koncernen Sundbybergs stadshus AB utifrån styrmodellens olika delar. Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsens beslut om riktlinjer vid revidering av taxor och avgifter den 6 februari 2012, 36, upphävs. Kommunstyrelsen förslår att kommunfullmäktige beslutar 1. Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015, 511, upphävs 2. Förslag till Sundbybergs styrmodell med principer för planering, uppföljning och ekonomistyrning den 26 september 2016 fastställs och gäller från och med den 7 november Kommunstyrelsen får i uppdrag att säkerställa att nämndernas reglementen och andra styrande dokument som har koppling till Sundbybergs stads styrmodell ses över och revideras vid behov utifrån beslutet. Helén Eriksson Elf stadsdirektör Åsa Steen bitr. förvaltningschef Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: kommunstyrelsen@sundbyberg.se

2 (5) Bakgrund Under 2013 genomfördes en nulägesbeskrivning inriktad på ledning och styrning i Sundbybergs stad på uppdrag av stadsdirektören. Resultatet av nulägesanalysen processades i stadsdirektörens ledningsgrupp samt i dialog med politiska företrädare. Ett utvecklingsprojekt initierades av stadsdirektören hösten Arbetet skulle omfatta både utveckling av struktur såväl som arbetssätt kring ledning och styrning. Inriktningen på det fortsatta utvecklingsarbetet konkretiserades i en projektbeställning som fastställdes hösten 2014 av stadsdirektören. Det övergripande målet var en gemensam, tydlig, enkel och välkänd budget-, planeringsoch uppföljningsprocess som baseras på resultatstyrning. Utvecklingsarbetet har bedrivits i projektform, delvis med stöd av extern konsult. I projektet har ett förslag till process tagits fram som sedan har bearbetats. Projektet har även genomfört ett pilotprojekt för att testa ett systemstöd för arbetet med planering och uppföljning. Under 2015 och 2016 har ett antal aktiviteter genomförts för att implementera strukturen och de gemensamma arbetssätten i staden. De förtroendevalda har vid flera tillfällen deltagit i utbildning och haft gemensam dialog med förvaltningens ledning kring styrmodellens utformning. Sammanlagt har 18 utbildningsdagar genomförts där samtliga chefer och nyckelpersoner, exempelvis controllers och strateger, har deltagit vid sex tillfällen vardera. Utbildningen omfattade arbetssätt och metoder för att arbeta med strukturerad verksamhetsplanering och uppföljning. Det gemensamma arbetet har förankrats i stadens ledningsgrupp, beredningsgruppen för ekonomi och kvalitet 1, stadens kvalitetsnätverk 2 samt ekonomistyrningsgruppen (ESG) 3. En viktig del har varit att ta fram och implementera gemensamma mallar och anvisningar för nämnderna (inklusive kommunstyrelsen). De gemensamma mallarna och anvisningarna omfattar verksamhetsplan med budget och tertialrapport 1 och 2. Ett tydligt årshjul för arbetet med budget, planering och uppföljning har fastställts. Upphandling av ett systemstöd för planering och uppföljning av ekonomi och verksamhet är genomförd och implementeringsarbetet är påbörjat. 1 Gruppen ansvarar för att samordna och bereda frågor till stadens ledningsgrupp inom ansvarsområdet. Samtliga förvaltningschefer samt ekonomichef och utvecklingschef ingår i gruppen. 2 Nätverkets uppdrag är att vara ett samordnat stöd för stadens gemensamma övergripande kvalitetsoch utvecklingsarbete och arbetar på uppdrag av stadens beredningsgrupp för ekonomi- och kvalitet. Kvalitetsstrateg inom stadsledningskontoret samt verksamhetscontroller eller motsvarande från respektive förvaltning inom staden ingår nätverket. 3 Nätverkets uppdrag är att vara ett samordnat stöd för stadens gemensamma övergripande utvecklingsarbete avseende ekonomi. Nätverket arbetar på uppdrag av stadens beredningsgrupp för ekonomi- och kvalitet. Budgetsamordnare samt redovisningschef inom stadsledningskontoret samt ekonomicontrollers från respektive förvaltning inom staden ingår nätverket.

3 (5) Ekonomistyrningsprinciper inklusive modell för resursfördelning har utformats och beslutats av kommunfullmäktige den 14 december I utvecklingsarbetet med att utforma och definiera Sundbybergs stads styrmodell har fokus under 2016 varit att integrera samtliga delar som ingår i den gemensamma strukturen och det gemensamma arbetssättet för styrning, planering och uppföljning av staden och dess verksamheter. Detta har varit utgångspunkten i det föreliggande förslaget till samlat dokument för att beskriva Sundbybergs stads styrmodell. En utvecklad styrmodell för Sundbybergs stad Den föreslagna styrmodellen för Sundbybergs stad tydliggör en gemensam struktur för styrning, planering och uppföljning av staden och dess verksamheter. Det övergripande syftet är att säkerställa att stadens vision och mål uppnås, att kvaliteten i verksamheterna säkras och utvecklas, att resurserna används på bästa sätt och att god ekonomisk hushållning uppnås. Sundbybergs stads styrmodell sammanfattas i fyra bärande förhållningssätt: Fokus på de som bor, verkar och vistas i Sundbybergs stad Ett hela staden- perspektiv med dialog och samordning Kvalitetssäkring av ekonomi och verksamhet genom definition av kritiska kvalitetsfaktorer med indikatorer Aktivt arbete för ständiga förbättringar och utveckling av verksamhet, genom fokus på uppföljning, analys, resultat, erfarenheter och slutsatser. Gemensamt arbetssätt Styrmodellens gemensamma arbetssätt kan sammanfattas i att samtliga verksamheter definierar sitt grunduppdrag utifrån medborgarnas behov, gällande lagstiftning och aktuella styrdokument och tar fram en verksamhetsplan. Verksamheternas planering utgår från en nulägesanalys. Nulägesanalysen syftar till att skapa en tydlig bild av verksamheten för att fastställa prioriterade mål. Nulägesanalysen beskriver verksamhetens styrkor, möjligheter, svagheter och var verksamheten befinner sig i dag. Utgångspunkten för nulägesanalysen är tidigare uppnådda resultat, egen jämförelse och jämförelse med andra och omvärldsanalys. Kritiska kvalitetsfaktorer som beskriver vad som är särskilt viktigt för att uppnå god kvalitet definieras. Indikatorer för regelbunden uppföljning och mätning av kvalitetsfaktorer och mål formuleras. Utifrån resultaten förs en löpande dialog om vad som behöver utvecklas och vilka mål som ska prioriteras på kort och lång sikt.

4 (5) Gemensam struktur Styrmodellen omfattar gemensamma principer för samtliga delar som ingår i stadens i stadens budget-, planerings- och uppföljningsprocess. De principer som ingår är principer för planering och uppföljning, ekonomistyrning, intern kontroll, uppföljning av privata utförare och styrande dokument. Principer för planering och uppföljning Principer för planering och uppföljning beskriver den process som staden använder för att styra hur budget med mål och uppdrag ska tas fram och följas upp. Principerna beskriver även struktur för kommunfullmäktiges budget samt nämndernas verksamhetsplaner med budget. Uppföljningsprocessen anger hur staden ska följa upp sin verksamhet för att kunna kvalitetssäkra och utveckla den samma. Ett systemstöd ligger till grund för en enhetlig dokumentation och rapportering. Principer för ekonomistyrning Principerna för ekonomistyrning syftar till att klargöra ansvar och befogenheter i budgetprocessen. Gällande principer för ekonomistyrning fastställdes av kommunfullmäktige i december Principerna har inarbetats i styrmodellen och är i sak inte förändrade. De delar som ingick i de tidigare antagna principerna som avser budget- planerings- och uppföljningsprocessen har flyttats till de gemensamma avsnitten för verksamhets- och uppföljningsprinciper. Avsnitten för god ekonomisk hushållning, resultatenheter samt investeringsramar har förtydligats. Avsnittet med principer för stadens medelsreserv har lagts till. Avsnittet med internkontroll har flyttats till ett eget kapitel i styrmodellen. Principer för internkontroll Syftet med principerna för intern kontroll är att främja styrning, ledning och uppföljning av kommunens verksamhet samt att förebygga och hantera risker. Intern kontroll är också ett viktigt redskap för att ta till vara på starka sidor och möjligheter. Principer för uppföljning av privata utförare Syftet med principerna för uppföljning av privata utförare är att säkerställa att kommunalfinansierad service kan utföras oavsett utförare, och att i en god dialog kontrollera och följa upp att verksamheten utförs i enlighet med uppdragsbeskrivning, förfrågningsunderlag, lagar, förordningar och tillstånd samt anbud och avtal. Principer för styrande dokument Principerna innehåller en definition av politiskt beslutade styrande dokument och dokumenttyper samt information om hur hantering av dokumenten ska ske.

5 (5) Principerna i Sundbybergs styrmodell för styrning, planering och uppföljning av staden och dess verksamheter. Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontorets bedömning är att föreslagen styrmodell tydliggör en gemensam struktur och gemensamma arbetssätt för styrning, planering och uppföljning av staden och dess verksamheter. Styrmodellen ger förutsättningar att säkerställa att stadens vision och mål uppnås, att kvaliteten i verksamheterna säkras och utvecklas, att resurserna används på bästa sätt, att god ekonomisk hushållning uppnås och att styrmodellen är hållbar över tid.