DoÄr E-arkivering. Projektplan

Transkript

1 Håkan Svensson Sida: 1 (6) DoÄr Projektplan

2 Håkan Svensson Sida: 2 (6) Innehåll 1 Basfakta Projektidé och mål Bakgrund och projektidé Projektmål Avgränsningar Leverans och överlämning Leveransobjekt och godkännande Organisation och bemanning Tidsplan och resursbehov Beslutspunkter, milstolpar Resursbehov och inköp resultat Arbetsformer Risker... 6

3 Håkan Svensson Sida: 3 (6) 1 Basfakta Godkännande Projektplanen godkänd av: Mottagare: Projektledare e-arkiv: Jacob Håkansson Håkan Svensson Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Projektfaser, milstolpar, leveranser och innberoenden (gantschema) 2 Projektidé och mål 2.1 Bakgrund och projektidé Under en längre tid har allmänna handlingar digitalt upprättats och förvarats olika system. I det arbete som sker för att effektivisera dokumenthanteringen vid Uppsala universitet har det uppkommit ett behov att digitalt ta ha hand om och leverera elektroniska dokument och dess metadata som lagras i W3D3 till ett e-arkiv. Projektet bidrar till att skapa strategier och implementera ett sätt att leverera digitala handlingar och information ur W3D3 till ett framtida digitalt arkiv. Projektet bidrar även till att skapa strategier för uttag och leveranser till ett digitalt arkiv av andra digitala system som förekommer vid universitetet 2.2 Projektmål Resultat En digital arkivleverans som möter UU:s och RA:s krav Migrera filer till ett arkivbeständigt format. Slå fast vilka metadata som behövs för elektronisk arkivering. En framtagen process för hur uttag och leverans till ett digitalt arkiv. Universitetet har köpt in program som klarar migrering

4 Håkan Svensson Sida: 4 (6) installerad programvara som klarar av uttag och leverans till ett digitalt arkiv Genomförd export till ett digitalt arkiv Uppställd server med installerad melllanarkivfunktion Ytterligare ett system leveranstestat Tidpunkt Projektet skall ha tagit fram en systemstödd process den sista mars Kostnad Mjukvara Konsulter Omvärldsbevakning Målprioritering Tidpunkt: 3 Resultat: 1 Kostnad: Avgränsningar Projektet skall enbart fokusera på uttag och migrering från system samt en mallanarkivfunktion, ej ett digitalt slutarkiv. Delprojektet skall vara avgränsat till W3D3 men systemet för arkivuttag skall kunna gå att anpassa till andra typer av system vid universitetet. 3 Leverans och överlämning Projektet skall vara klart överlämnat mars Leveransobjekt och godkännande Leverera ett beslut om vilken leverantör av vilken mjukvara vi skall använda oss av Processbeskrivning En leverans med krav på hur arkiveringsprocessen skall gå till.

5 Håkan Svensson Sida: 5 (6) Definition av leveranspaket Definiera hur ett leveranspaket skall se ut och vad det skall innehålla Implementerad arkivlösning En färdig implementerad Marshall och mellanarkiv vid UU Rapport angående arkiveringsprocess Utbildning av personal och dokumentation som behövs för att förvalta och utveckla systemet skall vara levererat till förvaltningsorganisationen senast den 30 mars Organisation och bemanning Styrgrupp Ann Fust Jan Ivar Mattsson Kerstin Jacobsson Per Abrahamsson Stina Nyström Doris Solander Universitetsdirektör Bitr. Universitetsdirektör Planeringsdirektör Akademiombudsman Personaldirektör Kanslichef f medicin och farmaci Projektledare för huvudprojektet - DoÄr Petter Nerelius Delprojektledare för detta delprojekt E-arkiv Håkan Svensson Juridiska avdelningen Projektmedarbetare Patrik Wallin Petter Nerelius Planeringsavdelningen Planeringsavdelningen Referensgrupp Chef för IT-strategiska enheten Person från Enheten för digital publicering Arkivarie från Mälardalenshögskola Arbetsgruppen Digital arkivering vid universitet och högskolor

6 Håkan Svensson Sida: 6 (6) 5 Tidsplan och resursbehov 5.1 Beslutspunkter, milstolpar Se bilaga tidplan 5.2 Resursbehov och inköp resultat Resursbehov Trycksaker Vi kommer att behöva göra en broschyr som beskriver processen för digital arkiveringen Vi kommer att behöva ta fram en handbok, både digitalt och som trycksak Programmering Vi kommer sannolikt att behöva göra vissa förändringar i Mace för att möjliggöra arkivuttag. För detta kommer vi att behöva anlita en programmerare 6 Arbetsformer Se bilaga DoÄr arbetsformer 7 Risker Se bilaga riskanalys