Emanuel P Bramfors Sidan 1 IT-student, Projektledare Distansmöten

Transkript

1 (1)9 Emanuel P Bramfors Sidan 1

2 (2)9 Projektidé eTjänster Distansmöten Syftet med projektet är att minska resorna som görs i jobbrelaterade ärenden och möten. Finansiering (Uppskattad) Kommun: Uppskattat antal timmar: Skövde 710 Kommentar: Trollhättan 160 Inkl. Uddevalla (endast konsulttid) Uddevalla Enskilda+grupptimmar Tidaholm 282 Projektledning % av heltid Summa: 1728 Kommun: Projektledning: Budget: Kommentar: Skövde ( Mari Johansson) kr Trollhättan (Konsult, Bo Törnqvist) kr Inkl. Uddevalla Uddevalla (Konsult, Bo Törnqvist) kr Endast Uddevalla Tidaholm (Bengt Höglander) kr Fyrbodal Emanuel Bramfors kr 75 % av heltid Summa: kr Emanuel P Bramfors Sidan 2

3 (3)9 Deltagare Fyrbodals kommunalförbund (Projektägare) Emanuel P Bramfors, IT-student (Projektledare) Skövde kommun (Pilot) Sara Salegård, e-strateg, Marie Johansson, IT-samordnare, (Projektledare delprojekt) Trollhättans kommun (Deltagande) Thomas Wennersten, IT-chef Uddevalla kommun (Deltagande) Britt-Inger Berntsson, IT-chef Tidaholm kommun (Deltagande) Lena Arnoldsson, IT-chef Bengt Höglander, IFO-chef Emanuel P Bramfors Sidan 3

4 (4)9 Projektplan Introduktion Distansmöten är ett viktigt område när det gäller att öka kommunikationsmöjligheterna mellan brukare, anhöriga, verksamheter, externa vårdgivare med flera. Hälften av alla resor som görs i Sverige är jobbrelaterade och med bilen som färdsätt. En investering i teknik för digitala möten har oftast en kort återbetalningstid. Video- och distansmöten effektiviserar också möten av mer administrativ karaktär och gör att personal kan utnyttja sin arbetstid på ett mer effektivt sätt. Det finns många exempel på hur verksamheter sparat miljontals kronor i bara resekostnader på att använda videomöten. Minskat resande ger dessutom positiva effekter på miljön. Bakgrund och syfte Syftet med projektet är att införa digitala möten som skapar möjlighet till minskat antal resor för handläggarna inom socialtjänsten, bättre förutsättningar för effektivare möten och mer tid för värdeskapande och kvalificerat klientarbete. Projektet syftar också till att utreda tekniker och verktyg som gör det möjligt att kommunicera oavsett vilken plattform man använder. Beskrivning Projektets omfattning (Skövde) Utreda förutsättningar för distansmöten mellan handläggare och HVB-boenden Genomföra distansmöten Starta upp webbmöten för HVB-hem, familjehem, socialjour, barnahus och externa boenden inom socialpsykiatrin. Projektets omfattning (Trollhättan & Uddevalla) Delprojektet ska skapa ett beslutsunderlag som ska beskriva de tekniker och verktyg som kan göra det möjligt att kommunicera oavsett vilken teknisk plattform kommunerna använder. En användarmanual för hur respektive system kan federera med varandra ska också skapas. Förutsättningar för gemensam adresslista Emanuel P Bramfors Sidan 4

5 (5)9 Projektets omfattning (Tidaholm) Genomföra en förstudie som säkerställer att kommunikationen med medborgarna via Chatt sker på ett för medborgarna säkert och rättssäkert sätt. Test av chattverktyg Genomföra chatt inom socialtjänsten senast första september Avgränsning (Skövde) Skövde kommer att avgränsa sig kring uppstart av webbmöten för HVB-hem. Sedan löpande under perioden starta upp webbmöten för familjehem, socialjour, barnahus och externa boenden inom socialpsykiatrin. Avgränsning (Trollhättan & Uddevalla) Delprojektet kommer avgränsas kring en förstudie gällande testning av teknik och verktyg för distansmöten. Avgränsning (Tidaholm) Delprojektet kommer att avgränsa sig kring en förstudie inom teknik- och chattverktyg gällande chatt för socialtjänsten. Avslutning och Utvärdering (Skövde) Vid projektets avslut ska en slutrapport tas fram och godkännas. Projektet ska efter avslut överlämnas till en förvaltningsorganisation. I projektets avslut ingår att informera övriga kommuner inom Västkom om projektet och lösningen. Seminarie- samt informationsmöten kommer att hållas och dokumentationen kommer även att tillgängliggöras för intresserade kommuner. Etablering av förvaltningsorganisation ingår i projektet. Avslutning och Utvärdering (Trollhättan & Uddevalla) Vid projektets avslut ska en slutrapport tas fram och godkännas där det framkommer om vad/vilka tekniker som lämpar sig bäst för distanskommunikation. Emanuel P Bramfors Sidan 5

6 (6)9 Avslutning och Utvärdering (Tidaholm) Vid projektets avslut ska en slutrapport tas fram och godkännas där det framkommer om vad/vilka verktyg som lämpar sig bäst för chatt inom socialtjänsten. Vidare skall utvärderingen visa i vilken utsträcknings chattverktyget bidragit till medborgarna i större utsträckning tar kontakt med socialtjänsten för råd och stöd. Utvärderingen ska också ge svar på vilken uppfattning medborgarna har om den nya möjligheten chatten ger att kommunicera med socialtjänsten. Genomförande (Skövde) Säkerställa en fullgod säkerhetsnivå Tekniska förutsättningar: Licens, programvara, dator, kommunikations-kit Utbildning av personal Erbjuda samarbetspartners att delta i webbmöten Löpande under perioden starta upp webbmöten för: HVB-hem, familjehem, socialjour, barnahus och externa boenden inom socialpsykiatrin. Det är mycket viktigt för deltagarna att tekniken fungerar väl vid uppstart, därför erbjuds både socialförvaltningens personal samt extern part stöd vid uppstart genom att en ITtekniker är på plats ute i verksamheten. Genomförande (Trollhättan & Uddevalla) Analys Vilka möjligheter finns med dagens utrustning, behövs uppgradering eller nyanskaffning för att möjliggöra ökad användning? Vilka möten kan med fördel ersättas av tele-/videomöten? Förutsättningar för distansutbildning. Ekonomisk analys av kostnader för möten Sammanställning av de största hindren/problemen för att användarna skall se videomöten som det naturliga valet vid mötesbokningar. Emanuel P Bramfors Sidan 6

7 (7)9 Levererat resultat Sammanställning av nuläget gällande utrustning med tillhörande adresslista för uppkoppling samt med kommentarer om användbarhet. Förslag på riktlinjer för användning av tele- och videomöten. Motivation för att använda distansmöten Förslag på basnivå av teknisk utrustning för enskilda användare samt konferensrum Förslag på rutin för bokning och uppkoppling av möten. Förslag på manual för uppkoppling av videomöten internt/externt anpassat för respektive kommun. Förslag utbildningsplan för användare. Genomförande (Tidaholm) Säkerställa en fullgod säkerhetsnivå Utreda förutsättningar för chatt inom socialtjänsten Projektgruppens uppdrag är att genomföra en förstudie. En förstudie som säkerställer att kommunikationen med medborgarna via Chatt sker på ett för medborgarna säkert och rättssäkert sätt. Socialförvaltningen och IT-avdelningen beräknar att förstudien kan inledas under december Socialförvaltningen och IT-avdelningen beräknar att chattfunktionen skall vara i drift senast första september Kommunikation Projektgrupperna informerar regelbundet projektledaren samt styrgruppen om projektets status. Intresserade kommuner inom Västkom får regelbundet statusrapporter från projektet under projekttiden. Emanuel P Bramfors Sidan 7

8 (8)9 Riskanalys Positiva faktorer Negativa faktorer Interna faktorer Styrkor Styrkor Stöd från ledning Svagheter Kort tidsplan Externa faktorer Möjligheter Projektpengar Hot Driftsäkerhet Internetåtkomst Grundläggande IT-kunskap Bristande förankring Emanuel P Bramfors Sidan 8

9 (9)9 Mål Beskriva en modell av distansmöten som kan stödja åtminstone kommuners socialtjänster. Minska antalet resor, skapa effektivare möten samt frigöra mer tid för personalen för värdeskapande och kvalificerat klientarbete. Målet med teknik- och verktygsutredningarna är att testa tekniken och verktygen samt skapa ett underlag för vidare åtgärder. Uppdragsbeskrivning projektledare Arbetsuppgifterna består i att: Samordna, stödja och driva arbetet med e-hälsoprojektet Distansmöten, tillsammans med företrädare från de kommuner som är delaktiga i projektet Koordinera och samordna aktiviteter Ansvara för att projektet genomdrivs inom angivna ramar Rapportera och sammanställa underlag Kontinuerligt uppdatera projektverktyget (excel) och projektplaneraren Sammanställa statusrapporter varannan vecka Sprida vunna erfarenheter inom Västra Götalands kommuner Rapportera till styrgruppen vid styrgruppsmöten Emanuel P Bramfors Sidan 9