Projektplan. Ladok 3 Införandeprojekt vid Göteborgs universitet

Transkript

1 Projektplan Ladok 3 Införandeprojekt vid Göteborgs universitet Y 2013/ Projektplan Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx LADOK3 på GU Mall från Tieto PPS (ME001, 7.0.0) Barbro Carlsson Dok.beteckning Sida: 1 (21) Utgåva 1.8

2 Innehåll 1 Basfakta Godkännande av projektplan och bilagor Projektet, sammanfattning Idé och mål Bakgrund Projektidé Mål och prioritering Avgränsningar Förutsättningar och inberoenden Leverans och överlämning Förvaltande part Överlämningsordning Leveransobjekt och godkännande Överlämning, procedur Organisation Projektorganisation Ansvar, befogenheter Lokalisering, utrustning samt lokaler Bemanning och utbildning Tidsplan och resursbehov Projekttidsplan Beslutspunkter, milstolpar Resursbehov, inköp av resurser Inköp av färdigt resultat Arbetsformer Dokumenthantering Ändringshantering Kvalitetssäkring, Projektanalys Sekretess, säkerhet Kommunikation Möten Kravdialog Administrativa rutiner Avveckling Risker Projektkalkyl Referenser Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 2 (21)

3 Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar Upprättat dokument och börjar skriva i detta Arbetat vidare med projektplanen Arbetat vidare med projektplanen Arbetat vidare med projektplanen Slutfört ett första utkast till projektplan Genomgång med Projektkontoret Genomgång i projektmöte Justering efter möte 12/6 och 13/ Justering genomförda i enlighet med beslut om dokumentet vid styrgruppsmöte 4/9 Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 3 (21)

4 1 Basfakta 1.1 Godkännande av projektplan och bilagor Godkännande av projektplanen Projektplanen godkänd av: Beställare: Projektledare: Stina Sundling Wingfors Barbro Carlsson (från utgåva 1.8) Definitioner Ord/förkortning/akronym Förklaring L3 Ladok 3 MIT-miljön Den testmiljö som Ladok 3-projektet levererar till och som de lokala projekten kan testa och pröva Ladok 3 s nya funktioner i Bilagor Bilaga Innehåll Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Risklista L3_Risklista_v3_ _bilaga 1 V3, Intressentkarta L3_Kommunikation_Intressenter och kanaler_v3_ _bilaga 2 V3, Projekttidsplan Projekttidsplan L3_projektidplan_v2_ V2, Projektorganisation, roller 5 Bemanning, kontaktlista L3_roller i projektet_bilaga L3_kontaktlista_bilaga Projektkalkyl Projektkalkyl L3_kalkyl_v2_ V2, Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 4 (21)

5 1.2 Projektet, sammanfattning Projektets omfattning Projekt omfattar att införa det nya systemet för studieadministration, Ladok 3, som utvecklas av Ladokkonsortiet. Inom ramen för projektet kommer den studieadministrativa processen kartläggas och valda delar av processen kommer att utvecklas i syfte att öka effektiviteten och ändamålsenligheten i processen. Detta arbete kommer att utföras i nära samverkan med berörd linjeverksamhet. I samband med införande av Ladok3-systemet ingår också i projektets uppdrag att: säkerställa att historisk data i Ladoksystemet rättas upp samt konverteras till det nya systemets databas utveckla och införa integrationer till/från angränsade system som hämtar/lämnar data från/till Ladoksystemet utbilda användare driftsätta Ladok 3 införa Ladok 3 implementera de förändrade processerna följa upp hur Ladok 3 skall stödja den process som GUSUS var tänkt att stödja Framgångsfaktorer Framgångsfaktorer för projektet är: 1. Att ha en god dialog med verksamheten kring projektets genomförande. 2. Att ha ett gott samspel med berörd verksamhet kring kartläggning, kvantifiering och utveckling av de delar av den studieadministrativa processen som berörs av projektet. 3. Att det nationella projektet som utvecklar Ladok 3 systemet levererar funktionalitet och övriga leveranser med rätt kvalitet och enligt fastställd tidplan. 4. Att projektet bemannats med rätt medarbetare från verksamheten, IT-enheten och utbildningsenheten Samband med andra organisationer eller projekt Projektet är direkt beroende av det nationella projektet inom Ladokkonsortiet som utvecklar det nya Ladok 3 systemet. Parallellt med detta pågår också ett nationellt projekt, Förnyad Förvaltning, som skall skapa den nya drift- och förvaltningsmodellen och organisationen. Detta projekt kommer att leverera driftsplattform och förvaltningsorganisation- & -modell. Detta är en direkt förutsättning för att projektet skall lyckas och det påverkar också GUs interna förvaltningsorganisation för Ladok 3. Ladoksystemet är ett av universitetets källsystem. Integrationer till dessa behöver göras om och det är av största vikt att detta fungerar. IT-enheten och utbildningsenheten kommer att vara starkt inblandande i projektet. Andra projekt som kan komma att ha kopplingar till Ladok 3 är LIS-projektet. Ett tidigare universitetsgemensamt projekt, Göteborgs universitets studentuppföljningssystem (GUSUS), lades under våren 2012 ner av projektets styrgrupp. Anledningen till detta var att motsvarande funktionalitet kan komma att utvecklas inom ramen för Ladok 3 samt att nuvarande Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 5 (21)

6 Ladok och kommande Ladok3 har helt olika typer av databaser/informationsstruktur för att lagra information. Detta skulle innebära att alla eventuellt kommande GUSUS-kopplingar för dataöverföring mellan GUSUS och Ladok ändå skulle behöva göras om helt och hållet när Ladok3- implementerats. Ladok 3-projektet skall ansvara för att följa upp hur Ladok 3 skall stödja den process som GUSUS var tänkt att stödja. 2 Idé och mål 2.1 Bakgrund Ladok är ett nationellt system för studieadministration inom högre utbildning i Sverige. Det består av ett antal delsystem och funktioner som ger stöd till olika delar av den studieadministrativa processen. Systemet ägs av högskolorna tillsammans genom ett konsortium. Idag ingår 38 högskolor samt Centrala studiestödsnämnden (CSN) i konsortiet. Systemutvecklingen sker gemensamt för alla högskolor, men varje högskola äger sin egen Ladokinstallation och sitt eget register. Dagens Ladok är ett system som från början är byggt endast för att vara ett studieadministrativt system, ett produktionssystem och ett arkiv över resultat och examina. Sedan starten har ytterligare en mängd olika funktioner kopplats till, liksom flera andra interna system som samverkar med Ladok. Förutom de 38 lärosäten som idag använder Ladok har det också tillkommit nya interna användare och flera externa aktörer som hämtar information från systemet. Ladok är byggt på en gammal, teknisk plattform som gör det dyrt med förändringar. Plattformen är inte heller tillräckligt flexibel för att stödja de framtida utvecklingar som behövs. Konsortiet har därför dragit slutsatsen att en systemförnyelse avsevärt kan minska driftskostnaderna, inte bara för Konsortiet utan också för den lokala högskolan, samtidigt som servicen till användarna kan anpassas och utökas. Mot bakgrund av detta tog Ladokkonsortiets höststämma, 12 november 2009, beslut om att starta genomförandet av Ladok3-projektet. Det var ett ställningstagande som kommer att prägla det mesta av högskolornas samarbete för många år framåt: Det förutsätter stort fokus och engagemang från ett stort antal verksamhetsrepresentanter. För Göteborgs universitet innebär detta att vi under hösten 2012 påbörjat planeringen av ett projekt för att under kommande fem år arbeta med implementering av Ladok 3 i vår egen verksamhet. Verksamhetsutvecklingen är något vi på GU har bestämt oss för att integrera i projektet för att se över Hur hanterar vi de gemensamma studieadministrativa processer vi har? Om det finns något vi kan göra annorlunda för att bli ännu bättre? Om vi kan bli ännu bättre på att hantera studenternas uppgifter på ett smidigt och rättssäkert sätt? Vårt sätt att hantera detta är att utgå från våra processer och arbetssätt, ta fram en önskad framtida utformning av dessa och sedan integrera dem när vi inför det nya systemet. Projektet kommer därmed att vara ett verksamhetsutvecklingsprojekt och inte begränsas till att vara ett ITimplementeringsprojekt. Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 6 (21)

7 2.2 Projektidé Projektet ska bidra med utveckling av arbetsprocesser inom det studieadministrativa området och samtidigt införa ett nytt, modernt, flexibelt studieadministrativt system, Ladok3. Detta ger en ökad kostnadseffektivitet, högre informationskvalitet och en ökad rättssäkerhet. 2.3 Mål och prioritering Mål Projektet har följande mål: 1. Ladok3 systemet är driftsatt och fungerar tillsammans med nya processer, All data i dagens Ladoksystem som skall bevaras har konverteras över till det nya systemet innan systemet driftsätts, Alla användare har fått relevant utbildning så att de kan utföra de uppgifter som följer med deras respektive roller, Alla integrationer till angränsande system är implementerade och driftsatta, Systemet har överlämnats till lokal förvaltning och ny lokal förvaltningsorganisation är implementerad, Projektmålets prioritering Prioritering: 0,50 Resultat 0,40 Tidpunkt 0,10 Kostnad Effektmål Nuläge/problembild Effektmål Hur ska effekten mätas? Åldrande teknisk plattform (Uniface) och användning av både Uniface och Java ger ökande kostnader för förändringar, Lägre kostnader för drift, underhåll och förvaltning Effekten mäts genom att jämföra kostnader för drift och underhåll i Ladok 2 med Ladok 3. När ska effekten mätas? Kostnader i Ladok 2 mäts genom att beräkna kostnader för drift och förvaltning för Kostnader i Ladok 3 mäts genom att beräkna kostnader för drift och förvaltning för Kostnader för Ladok 2 för 2011 ska sedan nuvärdesberäknas till 2018 års kostnadsnivå. Effekten beräknas senast i kvartal Vid beräkning av kommande kostnader skall hänsyn tas till eventuellt förändrat förvaltningsuppdrag. Ansvarig Systemägare LADOK Bristande och, Förbättrade Undersöka vilka Nuläge, under Systemägare Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 7 (21)

8 oflexibelt stöd för integration av nya plattformar gör systemet trögt, dyrt och rättsosäkert. möjligheter att utnyttja den data som finns i Ladok ger utökade möjligheter att arbeta mer effektivt och rättssäkert med studieadministration även för framtida behov. andra processer som idag inte har systemstöd från Ladok eller Ladokdata som kan ha det i framtiden Undersöka vilka andra system som kan ersättas med Ladok 3 Upprätta en plan över detta som delvis kan ingå i Ladok 3 projektet men också som följdprojekt efter driftsättning av Ladok Framtida läge A, dvs efter driftsättning av Ladok 3 under våren 2018, Framtida läge B, där också andra system kunnat ersättas, mätes efter separat tidplan, när det är definierat vilka system som kan ersättas och när detta kan ske. för aktuella system. Här krävs en dialog med dessa systemägare från Ladok3- projektet Jämföra totala systemkostnader för de system som stödjer den studieadministrativa processen samt andra stödkostnader för de delar av processen som saknar systemstöd, i nuläge och i ett framtida läge. Värdera nyttan av som införande av systemstödet får för de delar av processen som idag saknar systemstöd De gemensamma studieadministrativa processerna bör ses över för att se: Hur hanterar vi de gemensamma studieadministrativa processer vi har? Finns det något vi kan göra annorlunda för att bli ännu bättre? Kan vi bli ännu bättre på att hantera studenternas uppgifter på ett smidigt och rättssäkert sätt? En mer kostnadseffektiv och rättssäker studieadministrativ process Ta fram nyckeltal för olika moment i processerna och mäta hur dessa utvecklas. Kan kombineras med att låta en grupp med nya användare utföra vissa uppgifter och mäta om uppgiften löses lättare/snabbare med det framtida verktyget. Nuläge kan mätas som en del av Ladok3 projektet under kartläggning av nuvarande arbetssätt Framtida läge mäts under våren 2018 Beställare Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 8 (21)

9 2.4 Avgränsningar Under kartläggning av processer kommer avgränsning att göras vilket medför att alla delar av processerna inte kommer att kartläggas, kvantifieras och utvecklas. Exakt hur denna avgränsning kommer att göras beslutas av projektets styrgrupp under 2013/2014. Det nya systemet kommer att vara mer flexibelt för framtida, nu ej kända behov och samtidigt erbjuda funktionalitet för områden av den studieadministrativa procesen som dagens Ladoksystem inte gör. Det betyder att det finns utrymme för att använda Ladok 3 på nya områden. Detta kan medföra att Ladok 3 kan ersätta andra IT-system inom GU. Exakt vilka system som kan komma att ersättas beslutas av projektet styrgrupp under projektet gång. Projektet skall ansvara för att, i dialog med övriga systemägare, utreda vilka lösningar som Ladok 3 kan komma att ersätta. Dessa utredningar utgör sedan underlag för beslut om eventuell utvidgning av projektet. I utgångsläget skall Ladok 3 ersätta dagens Ladoksystem. Alla övriga IT-system eller funktioner som system skall ersätta skall beslutas separat av projektets styrgrupp i samråd med berörd systemägare. Projektet kommer inte att upphandla drift och förvaltning av det nya systemet, detta hanteras av det nationella projektet Förnyad förvaltning inom ramen för Ladokkonsortiet. I projektets kalkyl finns ett betydande belopp avsatt för att utveckla nya integrationer mellan Ladok 3 och angränsade system. Det är mycket troligt att det kommer att uppstå nya behov av integrationer som idag inte är kända. Kostnader för att utveckla dessa integrationer har inte uppskattats och Ladok 3 projektet kan inte ta ansvar för dessa kostnader. Dessa behöver täckas av de projekt som leder fram till sådana behov av integrationer alternativt av de förvaltningsobjekt som dessa nya integrationer uppstår under. 2.5 Förutsättningar och inberoenden Förutsättningar Projektet är en direkt konsekvens av beslutet i Ladokkonsortiet att bygga ett nytt system, som skall ersätta dagens Ladoksystem. Ladokkonsortiet beslutade under 2009/2010 att utreda förutsättningarna för ett nytt system och baserat på denna utredning har konsortiet beslutat att bygga ett nytt system som ersätter dagens system som kommer att stängas av. Parallellet med det nationella projektet har konsortiet också beslutat om en ny förvaltningsmodell och organisation, som kommer ett leverera drift- och förvaltningstjänster till alla verksamheter som användar Ladok 3. Beställare och projektägare har beslutat att projektet skall vara ett verksamhetsutvecklingsprojekt och inte begränsas till att vara ett IT-implementeringsprojekt. Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 9 (21)

10 2.5.2 Inberoenden Nr. Beskrivning Ev. Godkännande kriteria Ansvarig Datum 1 Leveranser enligt fastställd leveransplan från det nationella projektet Leveransgodkännande sker av delprojektet Produktägare Funktionella krav i det nationella projektet Projektledare för det nationella Ladok-projektet Löpande under Leverans av förvaltningsmodell, förvaltningsorganisation och driftslösning för nytt system Ny modell för förvaltning är infört och GU har anpassat sina resurser och roller till detta. Ny förvaltningsorganisation är införd. Projektledare för projektet Förnyad förvaltning Ny driftslösning är infört 3 Struktur och resurser för förvaltning av processer Projektet ser ett behov av att det skapas struktur och tillsätts resurser och kompetenser att förvalta och utveckla de processer som projektet levererar. Områdeschef Verksamhetsstöd i dialog med UD Leverans och överlämning 3.1 Förvaltande part Överlämning av projektets resultat sker till områdeschef för Verksamhetsstöd och till ny förvaltningsorganisation. 3.2 Överlämningsordning Överlämning av projektets resultat kommer att ske successivt. Processer levereras när beskrivningar för nya processer är klara och fastställda. Integrationer överlämnas till förvaltningsorganisationen i takt med att dessa driftsätts och Ladok 3 systemet överlämnas till förvaltning enligt den driftsättningsplan som kommer att upprättas inom projektet inför detaljplanering av införande, utbildning och driftsättning. 3.3 Leveransobjekt och godkännande Leveranser Lev.nr Beskrivning Godk.kriteria Datum 1 Avgränsning över vilka processer inom det studieadministrativa området som projektet skall omfatta Av styrgruppen godkänd avgränsning över vilka processer som skall ingå i projektets granskning Beskrivning av utvalda processers nuvarande utformning Av styrgruppen godkänd beskrivning Kvantifiering av utvalda processer Av styrgruppen godkänd kvantifiering Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 10 (21)

11 4 Beskrivning av utvalda processers framtida utformning 5 Etapp 2 Ladok 3 - Plan för införande, utbildning och driftsättning fastställd 6 Införandesteg 1, Register konverterade till Ladok 3 7 Införandesteg 1 Integrationer till/från Ladok 3 Framtida beskrivning av processer som godkänns av ägaren till aktuella process Av styrgruppen godkänd plan för Etapp 2 av Ladok 3 Konvertering godkänd av systemägaren Integrationer godkända av systemägare till berörda system 8 Införandesteg 1, Utbildning av användare Utbildning genomförd och utvärderad enligt modell som fastställs under planering, där utvärderingen erhåller minst omdömet godkänt 9 Införandesteg 1, Driftsättning av Ladok 3 Av systemägaren godkänd driftsättning av Införandesteget 10 Införandesteg 1, Överlämning av resultat till förvaltning 11 Införandesteg 2, Register konverterade till Ladok 3 12 Införandesteg 2, Integrationer till/från Ladok 3 Av systemägaren godkänd överlämning till förvaltning Konvertering godkänd av systemägaren Integrationer godkända av systemägare till berörda system 13 Införandesteg 2, utbildning av användare Utbildning genomförd och utvärderad enligt modell som fastställs under planering, där utvärderingen erhåller minst omdömet godkänt 14 Införandesteg 2, Driftsättning av Ladok 3 Av systemägaren godkänd driftsättning av Införandesteget 15 Införandesteg 2, Överlämning av resultat till förvaltning 16 Införandesteg 3, Register konverterade till Ladok 3 17 Införandesteg 3. Integrationer till/från Ladok 3 Av systemägaren godkänd överlämning till förvaltning Konvertering godkänd av systemägaren Integrationer godkända av systemägare till berörda system 18 Införandesteg 3, utbildning av användare Utbildning genomförd och utvärderad enligt modell som fastställs under planering, där utvärderingen erhåller minst omdömet godkänt 19 Införandesteg 3, Driftsättning av Ladok 3 Av systemägaren godkänd driftsättning av Införandesteget 20 Införandesteg 3, Överlämning av resultat till förvaltning 21 Införandesteg 4, Register konverterade till Ladok 3 Av systemägaren godkänd överlämning till förvaltning Konvertering godkänd av systemägaren Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 11 (21)

12 22 Införandesteg 4, Integrationer till/från Ladok 3 Integrationer godkända av systemägare till berörda system 23 Införandesteg 4, utbildning av användare Utbildning genomförd och utvärderad enligt modell som fastställs under planering, där utvärderingen erhåller minst omdömet godkänt 24 Införandesteg 4, Driftsättning av Ladok 3 Av systemägaren godkänd driftsättning av Införandesteget 25 Införandesteg 4, Överlämning av resultat till förvaltning Av systemägaren godkänd överlämning till förvaltning 26 Överlämning av Ladok 3 till förvaltning Av systemägareen godkänd överlämning till förvaltning 27 Stängning av Ladok 2 Av systemägaren godkänd stängning av Ladok Leveransprocedur Lev.nr Procedur Kommentar Mottagare 4 Nya processer och arbetssätt Leverans sker från projektet till områdeschef Verksamhetsstöd som godkänner leveransen 5 Plan för genomförande av utbildning Styrgruppen godkänner leveransen, som utgör underlag för införande av Ladok 3 och för utbildning av användare i processer och arbetsätt 6,11,16,21 Konvertering av register Register som ingår i respektive etapp konverteras från Ladok 2 till Ladok 3. 7,12,17,22 Integrationer Integrationer mellan angränsade system och Ladok flyttas från Ladok 2 till Ladok 3. Detta sker troligen i samma takt som övriga delar driftsätts, dvs i de fyra etapperna som skisserats från det nationella projektet. 8,13,18,23 Utbildning av användare i arbetssätt och processer Utbildning genomför enligt fastställd modell och plan, se leverans Områdeschef Verksamhetsstöd Styrgruppen Systemägare för Ladok 3. Notera att enligt ny förvaltningsmodell kommer rollen att byta namn och delvis innehåll Systemägare för berörda system och systemägare för Ladok 3 Användare av Ladok 3 Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 12 (21)

13 5. Exakt hur utbildningen genomförs fastställs senare och kan komma att utformas olika för olika roller och grupper. 9,14,19,24 Driftsättning Det nya systemet driftsätts i fyra etapper enligt plan från det nationella projektet och enligt modell som Förnyad förvaltning föreslår Systemägare för Ladok 3 Driftställe för Ladok 3 27 Stängning av Ladok 2 Ladok 2 stängs ner Systemägare för Ladok och driftställe för Ladok Överlämning, procedur Som ett led i det nationella projektet att utveckla ett nytt Ladok ingår också arbetet med att utreda, upprätta och driftsätta en ny förvaltningsmodell och förvaltningsorganisation. Detta sker inom ramen för projektet Förnyad Förvaltning. Detta projekt upprättar dels modell och organisation för en nationellt samordnad förvaltning och drift dels upphandlar leverantör för applikations- och systemdrift. Exakt hur detta kommer att utformas är i dagsläget inte klarlagt. Under projektets gång kommer vi att följa detta och i samverkan med systemägare och IT-enheten kommer plan för överlämning av det nya systemet att upprättas och fastställas. Projektplanen kommer att kompletteras med dessa delar inför en etapp 2 av projektet, vilket beräknas ske under Organisation 4.1 Projektorganisation Projektet är organiserat med en styrgrupp och en projektgrupp. Under arbetets gång kommer referensgrupper att utses. Exakt sammansättning för dessa och vilken roll de skall utgöra har i dagsläget inte fastställts. I en fas 2 av projektet kommer nya delprojekt att ersätta de tre som framgår av skissen nedan. Dessa delprojekt omfattar att utbilda och införa respektive att driftsätta, överlämna till förvaltning samt avveckla det gamla Ladoksystemet. Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 13 (21)

14 Projektorganisation, etapp 1 Styrgrupp Ordförande Stina Sundling Wingfors Projektkontoret Projektledning Projektledare Barbro Carlsson Projektkommunikatör Projektgrupp Projektledare samt delprojektledare Referensgrupp/er Ej utsedd/a Delprojekt/arbetsgrupp Verksamhetsutveckling Delprojektledare Johan Augustsson Delprojekt/arbetsgrupp Registervård och konvertering Delprojektledare Ann-Mari Strand Delprojekt/arbetsgrupp Integrationer Delprojektledare Pernilla Rönn 4.2 Ansvar, befogenheter Projektet är organiserat helt enligt de riktlinjer som föreskrivs i GU:s projektmetod PPS. Beskrivning av projektets roller och vilka ansvar och befogenheter de har framgår av bilaga Lokalisering, utrustning samt lokaler Projektet kommer i huvudsak att genomföras i kontorslokaler och konferensrum vid utbildningsenheten och IT-enheten. När projektet i fas 2 under kommer att genomföra utbildningar i nya arbetssätt och i Ladok3-systemet kommer det att krävas ytterligare resurser men detta har inte planerats och allokerats i dagläget utan kommer att ske i samband med planering av etapp 2 av projektet. 4.4 Bemanning och utbildning Bemanning Projektets bemanning med kontaktuppgifter framgår av bilaga Utbildning Projektet kommer att behöva utbilda sig under projektets gång. Detta kommer att ske framförallt genom de utbildningar och det stöd som erbjuds från det nationella projektet. Inom ramen för detta projekt finns ett delprojekt som heter Införandestöd och som har som sin enda uppgift att stödja de lokala Ladok3-projekten. Exempel på utbildningar är utbildningar i MIT-miljön, i det nya Ladoksystemet och i verktyg och modeller för integrationer mellan Ladok och angränsande system. Under projektet kommer också en grupp att utbildas i att vara lärare vid kurser i nya arbetssätt och i Ladok 3. Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 14 (21)

15 5 Tidsplan och resursbehov 5.1 Projekttidsplan Ladok 3 är ett omfattande projekt. Projektet kommer inledningsvis, i etapp 1, att vara uppdelat i tre delprojekt: Registervård & konvertering, Integrationer och Nya arbetssätt & processer. I etapp 2 kommer projektet att fokusera på delprojekten: Utbilda Driftsätta Införa Avveckla För varje delprojekt i etapp 1 har en detaljerad aktivitetsplan upprättats. För etapp 2 kommer motsvarande planering att ske senare, se punkt 2 i listan nedan. Av bilaga 3 framgår hur projektet totalt är planerat. Av nedanstående tabell framgår hur projektet i grova drag är indelat. Skiss över projektets indelning i etapp 1 och etapp 2 och kort beskrivning av respektive delprojekt samt beroenden presenteras på nästa sida. Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 15 (21)

16 Huvudplan: delprojekt och beroenden Delprojekt Omfattning/avgränsning Kommentar Leveranshantering Registervård och konvertering Ansvarar för att ta emot alla faktiska leveranser från LADOK3- projektet och säkerställer att dessa tas emot och hamnar hos den/de del(ar) av projektet som behöver leveransen Städa data i Ladok 2 och hantera konvertering av data till Ladok 3 och stänga Ladok 2 Ingår i huvudprojektet Gun Wallius är ansvarig Delprojekt i etapp 1 DPL: Ann- Mari Strand Integrationer Utveckla och införa integrationer mellan Ladok 3 och angränsande system Delprojekt i etapp 1 DPL: Pernilla Rönn Driftsättning och ny förvaltning Nya processer och arbetssätt Utbilda, införa och avveckla Här sker själva driftsättningen av Ladok 3, i detta ingår: övergång från Ladok2 register till Ladok 3 register som är städade och konverterade Driftsättning av nya integrationer där angränsande system får/ger data från/till Ladok 3 Ny förvaltningsmodell och organisation baserat på resultat av projektet Förnyad förvaltning Ta fram nya, universitetsgemensamma, processer och arbetssätt för den studieadministrativa områdete (eller de delar av denna som kommer att omfattas av Ladok 3) Utbilda användare i processer, arbetssätt och funktioner i Ladok 3 och driftsätta Ladok 3 och utfasning av dagens Ladok Delprojekt i etapp 2 DPL: Ej fastställt Delprojekt i etapp 1 DPL: Johan Augustsson Delprojekt i etapp 2 DPL: Ej fastställt/annette Larsson/Gun Wallius? Aktivitetsplan för projektet, se också bilaga 3 samt referensmaterial, referens 2-4 i kapitel 9. Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 16 (21)

17 Nr Delprojekt Aktivitet Tidpunkt Start Slut 1 Huvudprojektet Planera, följa upp och styra projektet, kommunikation och riskhantering 2 Huvudprojektet Upprätta plan för fas 2, införa & utbilda samt driftsätta, överlämna till förvaltning och avveckla gamla Ladok 3 Nya processer och arbetssätt Beskriva och kvantifiera processer, prioritera och beskriva framtida läge för utvalda processer 4 Registervård & konvertering Städa register Integrationer Utveckla integrationer Införandesteg 1 Konvertera register, integrationer, utbildning m.m Införandesteg 2 Konvertera register, integrationer, utbildning m.m Införandesteg 3 Konvertera register, integrationer, utbildning m.m Införandesteg 4 Konvertera register, integrationer, utbildning m.m Driftsätta Överlämna till förvaltning Driftsätta Avveckla gamla ladok Huvudprojektet Avsluta projektet Beslutspunkter, milstolpar Följande beslutspunkter och milstolpar är definierade: Datum BP MS Beskrivning BP3 Fastställa projektplan för etapp BP4 Besluta om att starta genomförandet BP6:1 BP7: BP6:2 BP7: BP6:3 BP7: BP6:4 BP7: BP6:5 Stängning av Ladok 2 Införandesteg 1, Leverans av integrationer, konvertering, utbildning och driftsättning av Ladok, samt överlämning till förvaltning Införandesteg 2, Leverans av integrationer, konvertering, utbildning och driftsättning av Ladok, samt överlämning till förvaltning Införandesteg 3, Leverans av integrationer, konvertering, utbildning och driftsättning av Ladok, samt överlämning till förvaltning Införandesteg 4, Leverans av integrationer, konvertering, utbildning och driftsättning av Ladok, samt överlämning till förvaltning BP7:5 Överlämning av Ladok till förvaltningsorganisation BP8 Avslutning av projektet 5.3 Resursbehov, inköp av resurser Resurs, kompetens De mesta av de resurser och kompetenser som krävs för att genomföra projektet finns inom GU. Dock har beställaren valt att anlita extern hjälp för projektledning. Den externa projektledarinsatsen uppskattas till cirka 70 % av en tjänst under tiden Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 17 (21)

18 5.3.2 Resurs, utrustning mm Under projektets inledande fas krävs arbetsplatser och konferensrum. Detta behov bedöms kunna lösas inom ramen för de lokaler som finns inom utbildningsenheten och IT-enheten. Under fas 2 av projektet kommer en större utbildningsinsats att genomföras. Till denna kommer det att krävas lokaler med utrustning för undervisning. Exakt omfattning på och tidpunkt för detta behov kommer att fastställas i samband med planeringen av fas Inköp av färdigt resultat Projektet kommer att ta emot externa leveranser genom att det nationella projektet levererar Ladok 3 och att projektet Förnyad Förvaltning levererar modell och organisation för förvaltning av systemet samt tjänst avseende systemdrift och systemförvaltning. Detta ingår i leveranser från Ladokkonsortiet och hanteras inom ramen för de avtal som redan finns mellan konsortiet och landets lärosäten. 6 Arbetsformer 6.1 Dokumenthantering Projektet använder GU:s lärplattform GUL för att lagra och dela dokument. Samtliga dokument som skapas i projektet och som inte är rent personliga noteringar för enskilda deltagare i projektet skall lagras i GUL. Projektet har fastställt modell för dokumenthantering och namnsättning av dokument. Se referenslista. 6.2 Ändringshantering Ändringar som påverkar projektets tidplan, kalkyl eller leveranser kräver att styrgruppen beslutar om att godkänna ändringen. Det är projektledaren som är ansvarig för att bevaka sådana förändringar. Målsättningen är att dessa skall identifieras så tidigt det går, så att det finns tid att analysera och hantera frågorna. När styrgruppen skall besluta om förändring skall underlaget omfatta beskrivning av förändringen, konsekvens för projektets leveranser, tidplan och kalkyl och en rekommendation. 6.3 Kvalitetssäkring, Projektanalys Projekt Projektledare träffar regelbundet projektkontoret för att stämma av att projektet är på rätt väg, har rätt resurser och att de beslut som behöver fattas tas. Projektledare följer upp projektet ekonomi minst vid varje tertialrapportering eller när misstanke om att tidplan, kalkyl eller leveranser på något sätt äventyras. Projektanalyser: 1. Egenskapsgranskning genomförs i samverkan med Projektkontoret inom 2 månader efter att projektplanen fastställt. Preliminärt bör detta ske senast under oktober och rapporteras till styrgruppen vid möte i november/december. 2. Projektgranskning genomförs av Projektkontoret och enligt fastställd modell. En första projektgranskning planeras till Q och en eventuell andra projektgranskning planera till Q Resultatet från granskningen rapporteras till styrgruppen. 3. Lösningsgranskning sker inom ramen för projektet som en del inför driftsättning av respektive etapp. Resultatet rapporteras till styrgruppen och utgör underlag för beslut om att godkänna leveransen och driftsätta lösningen. Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 18 (21)

19 6.3.2 Resultat/Lösning Lösningar och leveranser från projektet granskas av projektets referensgrupp. Deras uppgift är att kvalitetssäkra de leveranser som projektet tänker leverera. Inför en leverans skall projektet presentera lösningar för referensgruppen. Projektet skall dokumentera alla de kommentarer och synpunkter som referensgruppen lämnar och också upprätta en plan för hur dessa skall hanteras. 6.4 Sekretess, säkerhet Projektet omgärdas inte av någon speciell sekretess utan de regler och rutiner som gäller för allt projektarbete och IT-relaterat arbete inom GU skall följas och därmed har projektet en tillräckligt god säkerhetsnivå. 6.5 Kommunikation Under planeringsfasen av projektet har en workshop genomförts i syfte att identifiera intressenter och kanaler för kommunikation. Projektet kommer i samband med BP4, start av genomförande att förses med en projektkommunikatör. Projektledare och kommunikatören kommer att upprätta en konkret plan inför respektive halvår. Denna skall omfatta vilka intressenter/målgrupper som skall mötas, vilka kanaler som skall användas och baserat på projektet skede och leveranser anpassa budskap till respektive grupp. 6.6 Möten Möte Syfte/resultat Former/plats Ansvarig/deltagare Frekvens/tid Styrgruppsmöte Fatta beslut, ta emot leveranser, bevaka projektets utveckling Traditionella möten Ordförande är sammankallande, styrgruppen deltar, projektledare är föredragande Cirka 6-8 möten/år Projektgruppsmöte Att följa upp, planera och samråda kring lösningar och krav Traditionella möten Projektledare är sammankallande, alla delprojektledare och övriga nyckelpersoner deltar Cirka 12 möten/år Statusmöte med projektkontoret Genomgång av statusrapport och projektet läge Traditionella möten Projektledare + projektkontoret Cirka 10 möten/år Arbetsmöte/ delprojektmöten Skapa resultat, utvärdera alternativ, testa lösning, kort och gott arbeta Efter behov, kan vara korta avstämningsmöten, Vanliga möten, workshops m.m. Delprojektledare, projektdeltagare Troligen flera möten per vecka sammantaget för de olika delprojekten och grupperna Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 19 (21)

20 6.7 Kravdialog Inom det nationella projektet finns ett delprojekt som ansvarar för att upprätta krav på Ladok 3. GU medverkar i detta arbete på flera sätt. Dels genom att två personer från utbildningsenheten ingår i det nationella projekt, på för tillfället tillsammans 130 % av en FTE. Detta ger GU en unik möjlighet att vara med att påverka hur det nya systemet kommer att utformas. Utöver detta inbjuder det nationella projektet till olika former för workshops och hearings, här avser GU att i som utgångspunkt alltid medverka. Dessutom medverkar projektledaren i den nationella projektsamverkansgruppen och får på så sätt ingång i projektet och kan utrycka önskemål och framföra krav. 6.8 Administrativa rutiner Projektet följer de rutiner som fastställs enligt GU,s projektmodell. Detta innebär i korthet att: 1. IT-enheten medverkande i projektet rapporterar tid i sitt tidrapporteringssystem Qbiz. 2. Övriga medverkande rapporterar tid i P-tid. Detta avser dem som har en roll i projektet som överstiger 10 % av en tjänst. 3. Projektledare upprättar statusrapporter till projektkontoret varje månad och genomför dessutom uppföljningsmöten enligt fastställt kalendarium med projektkontoret 4. Projektledare medverkar i projektkontorets projektsamordningsmöten. 5. Efter varje tertial upprättas en resultatapport över projektets kostnader, denna kompletteras med en prognos för det aktuella året. 6. Inför varje år upprättas en budget för det kommande året och för projektet återstående tid. 7. Alla dokument lagras i GUL 8. De dokument som är styrande och skall diarieföras sänds till diariet minst en gång per halvår, eller när diariet kräver in dokument. 6.9 Avveckling Efter att etapp 4 är driftsatt och Ladok 2 är stängt återstår att genomföra projektanalys och upprätta slutrapport samt att säkerställa att den nya förvaltningsorganisationen tagit emot leveransen. 7 Risker Under planeringsfasen har projektet projektgrupp genomfört ett riskseminarium och upprättat en risklista. Denna har styrgruppen gått igenom och fastställt dokumentet i samband med fastställande av projektdirektiv. Dokumentet kommer att uppdateras och inför varje styrgruppsmöte och kommer att vara en stående punkt på styrgruppens möten. Se bilaga 1. 8 Projektkalkyl Projektets kalkyl för hela projektförloppet och fördelad per år och uppdelad per delprojekt finns beskriven i bilaga 6. I projektidé från våren 2012 har projektets totala kalkyl uppskattats till cirka 12,5 mkr. Styrgruppen och beställaren har under arbetet med att upprätta projektdirektiv beslutat att projektet skall genomföras som ett verksamhetutvecklingsprojekt och inte enbart som ett ITimplementeringsprojekt. Detta medför att det tillkommer en betydande insats för att kartlägga och kvantifiera processernas nuvarande utformning och för att beskriva prioriterade processer önskade framtida utformning. Detta medför en tillkommande post i kalkylen på cirka 1,8 mkr. Utöver detta tillkommer kostnader för integrationer med angränsande system. I projektidén uppskattades detta arbete till cirka timmar. Vid en mer noggrann genomgång i projektplaneringsfasen är denna uppskattning justerad till cirka timmar. Detta beror stor del på Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 20 (21)

21 att det tillkommit ett stort antal nya integrationer och att det förväntas uppstå ytterligare integrationer under projektets gång som behöver hanteras för att den totala IT-miljön skall fungera. Efter genomgång med projektkontoret har insatsen för projektledning ökat från 50 % av en tjänst till 70 % av en tjänst. Detta medför en utökning av insatsen med cirka timmar. Kalkylen i bilaga 6 baseras på ett internt timpris för alla insatser utförda av GU personal inklusive insatsen från IT-enheten på 550 kr/tim. Avseende IT-enhetens insats har hänsyn inte tagit till ett eventuellt behov av resursförstärkning från externa konsulter, utan alla timmar är kalkylerade baserat på GU:s internt fastställda timpris. Notera att här kan det finnas en betydande risk för projektets kalkylerade kostnader. Sammandrag av kalkylen är: Område Totalt Huvudprojektet DP Arbetssätt DP registervård & konvertering DP integrationer DP införa och utbilda DP driftsätta och avveckla Summa Referenser Dokument som är referenser till i projektplanen Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning 1 Rutin och regler för hantering och namnsättning av dokument L3_GUL_Dokumentstruktur_v1_ Aktivitetsplan för delprojekt processer och arbetssätt L3_aktivitetsplan_DP_nya arbetssätt_v2_ Aktivitetsplan för delprojekt registervård & konvertering L3_aktivitetsplan_DP_registervård och konvertering_v3_ Aktivitetsplan för delprojekt integrationer Delprojekt Integration.mmp 5 Preliminär aktivitetsplan för delprojekt Införa och utbilda L3_aktivitetsplan_Införa_utbilda_v1_ Utgåva, datum V1, V2, V3, V1, V1, Filnamn: L3_Projektplan_v12.docx Sida: 21 (21)