SAMARBETE MELLAN 9 LANDSTING R7E-PROJEKTETETS RESA TILL GEMENSAMT E-ARKIV 29/ Flera landsting ett gemensamt e-arkiv

Transkript

1 SAMARBETE MELLAN 9 LANDSTING R7E-PROJEKTETETS RESA TILL GEMENSAMT E-ARKIV 29/

2 Utgångspunkt, frågeställningar Vad har vi egentligen gjort för resa? Hur har resan varit, vad har vi gjort? Hur ser arkivlösningen ut idag? Vad ser vi för utmaningar för framtiden?

3 Hur ser landstingens verksamhet ut?

4 Öppenhet & sekretess 4

5 450 system i ett landsting

6 Varför arkivera? Uppföljning av patienter kräver historiska data Spårbarhet Legala krav som myndighet Forskning Allmänhetens tillgång till informationen

7 Resan börjar Beslut från 7 landstingsdirektörer Bygga på Stockholms lösning (SLL) Kort projekttid, hög fart

8 Anpassning för 7 landsting Diskussion om mellan/slutarkiv Tänkt förvaltning med i projektet

9 Några milstolpar Beslut av 7 landsting Uppsala-Örebro sjukvårdsregion 2008 Utvecklingsprojekt Driftsatt i förvaltning 8 December 2011 Ytterligare 2 landsting anslutna , diskussion med ett flertal landsting och regioner om anslutning

10 Tydligt beslut

11 11

12 Vad är R7e-arkiv? R7 är Uppsala-Örebro sjukvårdsregion Fokus på vård Men även Diarium, Ekonomi och Personal Inleverans och återsökning Fokus på avställda system Mellan- och slutarkiv i en lösning (arkivering endast en gång) Lagrad datamängd idag ca 2 Tb, 206 milj journalposter men snabbt ökande Gemensam förvaltning 8 personer

13 Landsting/regioner i R7e-arkiv idag 13

14 Övrig samverkan Samverkansavtal tecknat med Region Skåne Stockholm läns landsting Övergripande samverkan/erfarenhetsutbyte Riksarkivet E-arkiv i nationell samverkan (ENSAM) SKL

15 15

16 Mellan- och slutarkiv

17

18

19 Beslutsforum - Gemensam styrgrupp - 1 ledamot per landsting/region - Varje landsting svarar för en kompetens tex vård, IT, arkiv mm - Tydligt beslutsmandat från sitt landsting

20 Lokalt arbete i projektgruppen - Objektspecialist för R7e-arkiv - Projektledare - Lokal IT-specialist för R7e-arkiv - Utsedda användare av källsystemet - Ev leverantör

21 Migrera eller arkivera? Matchar datat i gammalt och nytt system? Vilket ger lägst kostnad? Hur stort är behovet av datat från det nedlagda systemet?

22 Inleveransspecifikationen styr Vilken data som ska levereras Hur datat ska struktureras och paketeras Vad som ska stå på etiketten Vilka format som är godkända att leverera i

23 R7 leveranspaket

24 Inleveransprocessen Exportfiler skapas (utifrån inleveransspec) Filerna laddas upp i R7e-arkiv Valideras och verifieras (kontroller) Leveransen produktionssätts

25 Hur har vi lyckats med arkiveringsrutinerna Lokala arbetssätt på varje landsting/region Tydligt gränssnitt mot den centrala förvaltningen Gemensamma inleveransspecifikationer Rekommendationer kring dokumentation och mappning utifrån de erfarenheter som byggs upp 25

26 Erfarenhet och lärdomar Arkiveringen kräver stor arbetsinsats vid mappning av data Rädda kompetens kring gamla system i tid Dokumentera noggrant alla beslut Skapa förståelse för skillnad mellan verksamhetssystem och arkivsystem Samverkan ger stor vinst men har också en kostnad Kommande krav på publika tjänster, utlämnande men också direktaccess för allmänheten Styrka i att vara många att dela erfarenheter mm Nästan alla inleveransprojekt underskattade i tidsåtgång Lågt supportbehov efter driftsättning Komplex prioritering mellan olika utvecklingsprojekt 26

27 Här står vi nu Förvaltningsläge sedan 5 år Parallella pågående inleveransprojekt Aktivitet i samtliga landsting Anslutning av landsting Prioritering av utvecklingsaktiviteter Optimering av prestanda för både inleverans och återsökning Redan relativt gammal teknisk lösning

28 Produktionssatt datamängd Journal

29 Vad har varit viktigt på vår resa? Alla vet och är överens om målet Själva resan också viktig, erfarenhetsutbyte Utveckling av erfarenheter Realism i tidplaner mm Förståelse för komplexiteten

30 Kanske bör man anpassa farten?

31 Kontaktuppgifter: