Datum Version 1.0. Projektplan Regional samordning av ehälsa

Transkript

1 Datum Projektplan Regional samordning av ehälsa

2 Innehåll BAKGRUND... 2 EFFEKTMÅL... 2 LEVERANSER... 2 OMFATTNING OCH AVGRÄNSNINGAR... 2 KRAV PÅ STYRGRUPP OCH OMVÄRLD... 3 METOD/ARBETSSÄTT... 3 PROJEKTBUDGET... 3 PROJEKTORGANISATION... 4 Styrgruppen... 4 Utvecklingsledare... 4 INFORMATION... 4 Statusrapportering... 4 GENOMFÖRANDEPLAN REGIONAL SAMORDNING EHÄLSA - BASUTBUD... 5 AKTIVITETER... 6 Aktivitets- och Tidplan

3 Bakgrund Under 2013/14 projektanställdes 1,2 ehälsosamordnare med syfte att samordna kommunal ehälsa inom 5 områden, samt att etablera ett regionalt samarbete kring ehälsofrågor. Arbetet finansierades då av statliga stimulansmedel. Länets kommuner och landstinget visade stort intresse av en fortsatt gemensam utveckling i länet. Under 2014 beslutade de värmländska kommunerna och Landstinget i Värmland att 2 utvecklingsledare inom ehälsoområdet skulle projektanställas vid Region Värmland under en treårsperiod. Projektet startade efter att 2 utvecklingsledare hade anställts och planeras pågå till Projektet syftar till att utveckla och att formalisera Regional samordning av ehälsa, som underlättar den lokala utförarens arbete med information, tolkning, sakkunskap drift och supportfrågor för de nationella tjänsterna. Effektmål Regional samverkan inom ehälsa lägger grunden för ett ökat samarbete och förståelse för ehälsa inom och mellan kommunerna och med landstinget, för att underlätta införande och förvaltning av de nationella ehälsotjänsterna, samt länets deltagande i det nationella samarbetet kring vidareutveckling av ehälsa. Förväntad effekt av projektet är att betalande aktörer upplever att regional samordning av ehälsa skapat värde för den egna verksamhetens arbete med hantering och utveckling av nationella ehälsotjänster. Leveranser Leveransobjekt Beskrivning/Innehåll Typ Leveranstid Anmärkning L1 Projektplan Dokument v.1.0 L2 Behovsinventering Dokument L3 Detaljerad Dokument Löpande aktivitetsplan L4 Statusrapporter Dokument Löpande L5 Webbplats regional ehälsa Uppdateras löpande Omfattning och avgränsningar Projektet omfattar aktiviteter enligt bilaga 1 Regional ehälsa Basutbud, samt avtal om Regional Samordning av arbetet med ehälsa. Tilläggstjänster kan beställas utifrån aktörens egna. Dessa formas i en separat överenskommelse och kräver särskild finansiering av 2

4 aktören. Principerna för kostnad för tilläggstjänst är att tjänsten formas utifrån självkostnadspris alternativt extern konsulttid. Krav på styrgrupp och omvärld Styrgruppsmöten hålls regelbundet, minst 2 ggr/termin och vid. En förutsättning för att arbeta med utveckling av nationell ehälsa är att betalande aktörer har en egen organisation med funktioner som beskrivs i bilaga Regional samordning roller och ansvar. Detta krävs oavsett om länet ska ha en gemensam regional samordning av ehälsa, eller om den uppgiften ska åvila varje aktör. Utöver det är det avgörande för projektets resultat att betalande aktörer utser personella resurser med kompetenser (förvaltare/användare/ annan resurs som anses likvärdig) för medverkan i olika nätverk. Aktörerna kan bilda egna lokala projekt eller nätverk för intern informationsspridning samt ha minst en utsedd person per nätverk, som stöds av detta huvudprojekt. Metod/arbetssätt Utvecklingsledare har till uppgift att ha kontinuerliga kontakter med aktörer, utifrån och önskemål av stöd för basutbud, som sker via personliga besök på plats hos aktörer, via epost/telefon och nätverksmöten med utsedda kontaktpersoner. Vidare så har utvecklingsledare till uppgift att hålla sig a jour med nationella nätverk för omvärldsbevakning, erfarenhetsutbyte och inhämtning av information Dokumentation, videos/länkar, utbildningsmaterial, riktlinjer & rutiner, mm. publiceras på en gemensam webbplats, nyheter sprids till medverkande aktörers kontaktpersoner via blogg (RSS feed) och/eller epost. Nya eller önskemål om utredningar/utveckling lyfts i nätverken för att se om det är eller finns gemensamma hos aktörerna, dessa sammanfattas av utvecklingsledarna och lyfts i styrgruppen för godkännande och/eller prioritering i projektets ingående delar. Nya eller kommande nationella lagar eller myndighetskrav lyfts i styrgruppen för vidare hantering/prioritering, utvecklingsledare kallar då till extra styrgruppsmöte. Delutvärdering av projektet beräknas att ske efter 1½ år och formerna för detta bestäms av styrgruppen. Projektbudget Projektet för regional samordning av ehälsa finansieras genom att kostnaden delas lika mellan samtliga deltagande aktörer. Kostnaden består av lönekostnader för utvecklingsledare där tillhörande kringkostnader ingår enligt schablon vedertagen vid Region Värmland. Avtal har upprättats mellan Region Värmland och deltagande aktörer, länets samtliga kommuner och landstinget. Regional samordning av ehälsa föreslås också kunna omfatta tilläggstjänster där enskild betalande aktör kan komma överens om tjänster som finansieras med egna medel utöver den avgift aktören betalar för bastjänsten. 3

5 Projektorganisation Styrgruppen Är projektets högsta ledning och fastställer projektets resultat. Styrgruppen består av: Lars Christensen Regiondirektör och ordförande i styrgruppen, Caroline Depui Kommunchef Hammarö kommun, Mikael Jareke Kommunchef Storfors kommun, Harald Ludviksen Biträdande landstingsdirektör Landstinget i Värmland, Ulf Nyqvist Kommundirektör Karlstads kommun, Yvonne Lennemyr Strateg, Region Värmland. Strategisk verksamhetsstyrning av Regional samordning för ehälsa sker genom projektets styrgrupp, som också ansvarar för uppföljning, samt för att utifrån underlag från utvecklingsledare prioritera projektets genomförande. Det medför också att operativ verksamhetsstyrning för Regional samordning av ehälsa sker utifrån de avtal som skrivits med varje betalande aktör utifrån aktiviteter preciserade i bilaga 1 Regional samordning ehälsa - Basutbud. Utvecklingsledare Ansvarar för projektarbetet inför styrgrupp och redovisar resultatet inför denna. Utvecklingsledare samt föredragande för styrgruppen är: Päivi Laritz och Olof Johannesson Utvecklingsledare vid Region Värmland. Information Information om projektet, dess nätverk och progress i arbetet presenteras på en gemensam webbplats. Statusrapportering Statusrapportering ska ske regelbundet till styrgruppen, inför varje styrgruppsmöte dock minst 2 ggr/termin. 4

6 Datum Genomförandeplan regional samordning ehälsa - basutbud Aktivitet och prioritet Beskrivning av aktivitet Underlag Tidsplan Resultat Utveckling av arbetssätt för leveranser av basutbud Besök på plats hos samtliga aktörer, sinventering, genomgång av basutbud Sammanställning av aktörernas samt framtagande av arbetsmodell för tjänsteleveranser inom Basutbudet Utformning av informationsstruktur för tjänsteleverans inom Basutbudet Utveckling av Webbsida som nav för tjänsteleveranser inom Basutbudet Fortlöpande avstämning med betalande aktörs kontaktperson Avstämning med Styrgrupp vid två tillfällen Genomgång av basutbudets tjänster med varje betalande aktör. Frågeställningarna: Vem är mottagare av stöd hos aktören Vilket har aktören av stöd I vilken form/arbetssätt vill aktören ha i sitt stöd Behovsinventeringen och fortlöpande samtal med betalande aktörs kontaktperson Basutbudets tjänster inom Förvaltning, Användarstöd och Ändringshantering Uppdrag och projektplan Nationella styrdokument Nationell planering Basutbudets tjänster inom Förvaltning, Användarstöd och Ändringshantering Se aktivitetsplan Det färdiga resultatet är en informationsstruktur som konkret visar hur alla tjänster inom basutbudet levereras, med stöd av webbsida. Se aktivitetsplan Genomförd sinventering som underlag för fortsatt arbete

7 Aktiviteter Aktivitetsplanen utgör ett levande dokument som kan uppdateras av utvecklingsledare i takt med att arbetet fortskrider. Den beräknade tidsåtgången är baserad på två utvecklingsledare på heltid. Aktivitets- och Tidplan Prio 1 Åtgärder/Aktiviteter Vad När Leverans Beräknad tidsåtgång Fas 1. Initieringsfas 1 Projektplan Dokumentera tänkt Utkast till styrgrupp 80h genomförande och arbetssätt 1 Beslut styrgrupp Godkänd projektplan 1h x flera 1 KC möte Presentera projektet för kommunchefsgruppen September 2015 Projektplan v Besök på plats hos huvudmän/aktörer, sinventering På plats träffa representanter, presentera basutbudet och sinventera stödet Augusti September 2015 I snitt 15 timmar/aktör som åtgår till förberedelse, restid, mötestid och dokumentation 510h 1 Sammanställa en, presentation av tjänsteleveranser Dokumentera, beskriva en September Oktober h 1 Prioritet 1 Angeläget Prioritet 2 Måste göras men kan göras senare Prioritet 3 Viktigt men kan stå tillbaka för andra 6

8 Prio 1 Åtgärder/Aktiviteter Vad När Leverans Beräknad tidsåtgång 1 Informationsstruktur webbsidor Producera en webbplats Webbplats med tydlig 40h informationsstruktur 1 Styrgruppsmöten Löpande 1-2h/möte 1 Besök hos huvudmän vid, stöd i frågor kring ehälsa 1 Avtalshantering NPÖ2, stöd inför ny anslutning NPÖ2 (konsument) 1 Regionalsamordning NPÖ2, informationsmängder mm Förvaltningsstyrning 2 Nätverk HSA/SITHS Nätverksmöten regionalt med 2 Nätverk NPÖ Nätverksmöten regionalt med 2 Nätverk ehälsosamordnare Nätverksmöten regionalt med 2 Nätverk trygghetslarm Nätverksmöten regionalt med 2 Nationella nätverk Inera (HSA,SITHS,NPÖ) 2 Nationella nätverk SKL Landets regionala ehälsosamordnare, möten 2ggr/termin Vid Dokumentation, minnesanteckningar 40h Nya avtal ska tecknas för NPÖ ff Bokförs kontinuerligt Samordning mellan Löpande Mail, telefon Bokförs producerande och löpande konsumerande verksamheter kontinuerligt Löpande Dokumentation, 80h utsedda representanter minnesanteckningar Löpande Dokumentation, 120h utsedda representanter minnesanteckningar Löpande Dokumentation, 100h utsedda representanter minnesanteckningar Löpande Dokumentation, 40h utsedda representanter minnesanteckningar Möten 2 ggr/termin per bastjänst Löpande Minnesanteckningar 240h + telefonmöten. Löpande Minnesanteckningar 210h 7

9 Prio 1 Åtgärder/Aktiviteter Vad När Leverans Beräknad tidsåtgång 1 Arbetsgrupp riktlinjer och rutiner SJF Utsedda MAS och utvecklingsledare dokumenterar gemensamma riktlinjer och rutiner för sammanhållen journalföring Löpande Dokument 20h 3 Regionalt nätverk sjukvårdsregion (Uppsala/Örebro/Värmland) ehälsa, kommuner/landsting Nationella ehälsotjänster, Regionalt VPL Erfarenhetsutbyte med tre landsting och dess kommuner i det praktiska arbetet 2 ggr/år, april och oktober a 4 timmar/ möte Minnesanteckningar 30h Användarstöd 1 Support Samordna gemensam information (nyheter, lagförändringar, rutinförändringar, mm) som påverkar verksamhetens för betalande aktörer HSA/SITHS via telefon/mail Direkt support till aktörer via telefon och mail. Mail med länkar där källinformation finns, alternativt webbsida 40h HSA/SITHS på plats lokalt På platsen support till aktörer. 20h NPÖ1 via telefon/mail Direkt support till aktörer via telefon och mail h 8

10 Prio 1 Åtgärder/Aktiviteter Vad När Leverans Beräknad tidsåtgång NPÖ1 på plats lokalt På platsen support till aktörer h NPÖ2 via telefon/mail NPÖ2 på plats lokalt 1 Stöd i anpassning/support vid införande av tjänster Verksamhetsutveckling Verksamhetsutveckling Direkt support till aktörer via telefon och mail. På platsen support till aktörer. Ändringshantering NPÖ, Svevac, Meddix Informationsstrukturer, mappning med HSA gällande org och Medarbetaruppdrag Förmedla hjälp till stöd i tekniska frågor som rör nationella tjänster, ex NetID, säkerhetstjänster Vara regional samordnare för länets fortsatta utveckling avseende ehälsa Från ff 3 Avtal HSA Upphandling pågår nationellt Ej startat? 3 Avtal SITHS (nationellt) Upphandling pågår nationellt, nuvarande avtal upphör 28/11-15 Ej startat? 60h 80h 100h 100h 200h 9

11 Prio 1 Åtgärder/Aktiviteter Vad När Leverans Beräknad tidsåtgång 3 Enkäter, datainsamling och sammanställning Sammanställa olika nationella/regionala enkäter om ehälsa. Ex nationella frågor kring välfärdsteknologi, larm, SKL kravspec verksamhetssystem, o.s.v. Vid förfrågan eller vid 80h 3 Nya (gemensamma) som uppkommer 3 Omvärldsbevakning, egen kompetensutveckling Utreda om det är gemensamma, samordna med berörda aktörer, dokumentera Hålla sig a jour med vad som händer inom nationell ehälsa och välfärdsteknologi, läsa på webben, delta i webinarier, mm Vid Löpande Underlag till styrgrupp för prioritering av uppdrag 100h 200h 10