Mellanlagring och e-arkivering av journalsystem

Transkript

1 Gunnar Ramstedt, chefläkare/it-strateg Ärendenr HSN 2016/408 Handlingstyp Beslutsärende Datum 26 augusti (5) Hälso- och sjukvårdsnämnden Mellanlagring och e-arkivering av journalsystem Hälso- och sjukvårdsnämnden föreslås besluta att medel motsvarande xx avsätts under 2017 för avveckling av Medidoc informationen från Medidoc förs över till Stockholms läns landstings mellanlagringstjänst regionstyrelsen tillskrivs med begäran att en långsiktig lösning för e-arkiv inom tas fram och att samarbete med Länsarkivet i Stockholms län avseende hälso- och sjukvårdsnämndens framtida behov av e-arkiv vid genomförande av regionalisering utreds. Sammanfattning Äldre digitala journalsystem behöver tas omhand så att informationen kan säkras och systemen stängas ner. Detta är ett kostsamt och tidskrävande arbete, som hastar. Risken är annars stor att informationen i systemen går om intet. Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutade ( 197) att: Hälso- och sjukvårdsförvaltningen får i uppdrag att ta fram underlag som beskriver nuvarande och framtida behov av digital mellanlagring och slutarkivering och detta redovisas på nämndens sammanträde i september Arkivering av journalsystem görs i två steg, mellanlagring och e-arkiv. Det sätt som informationen struktureras inför mellanlagring behöver stämma överens med det sätt som e-arkiv kan ta emot informationen. Hela processen bör därför vara klarlagd innan mellanlagring av informationen påbörjas. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen behöver dessutom en långsiktig plan för organisation och kostnadsansvar när det är klarlagt var informationen ska lagras. Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) vxl E-post registrator-hsn@gotland.se Bankgiro Postgiro Org. nr Webbplats

2 Ärendenr HSN 2016/408 2 (5) Bakgrund HSF har och har haft ett antal olika digitala journalsystem. Några system har avvecklats helt utan att ha kunnat arkiveras digitalt. Vissa system tillförs inte ny data, men används fortfarande för att söka efter historisk data. Ett sådant exempel är Medidoc (primärvård). System som används fullt ut idag behöver kontinuerligt avlastas avseende lagrad information. Det gäller TakeCare (huvudjournalsystem i hälso- och sjukvården), Obstetrix (förlossningsvård och Opus (folktandvården), samt andra system inom laboratorie- och bilddiagnostiken bl.a. System kommer allteftersom att behöva ställas av, till förmån för nya system. Informationen i avställda systemen måste tas omhand och under en period göras sökbar för verksamheten på ett enkelt sätt (mellanlagring), helst via aktuellt huvudjournalsystem, innan det så småningom kan arkiveras. Gamla system som inte tillförs ny information kostar pengar i form av drift, underhåll och licenskostnader. Om den information de rymmer inte tas om hand för mellanlagring och arkivering blir informationen med tiden inte tillgänglig. Det journalsystem som idag är aktuellt för att ställas av inom hälso- och sjukvårdsnämnden är Medidoc. Att avsluta gamla system och lagra informationen elektroniskt är ett tidskrävande, resurskrävande och kostnadsmässigt dyrt arbete. De har inte förberetts för arkiv eller mellanlagring från början. När tidiga system skapades fanns inte e-arkiv som en teknisk möjlighet. När sedan tekniska standarder för e-arkiv tagits fram måste information i befintliga system översättas till dessa standards. Den kompetens, i form av systemleverantörer, tekniska specialister och systemförvaltare, som har kännedom om de gamla systemen försvinner snabbt. Tekniken utvecklas och det finns ibland varken operativsystem eller hårdvara som kan hantera dessa gamla system. E-arkiveringen sker i två steg, mellanlagring och arkivering. En skillnad mellan de båda stegen berör juridisk tillgång till innehållet, där villkoren regleras i skilda lagstiftningar. Elektronisk mellanlagring Vid mellanlagring äger verksamheten fortfarande informationen och har direkt tillgång till den. Det är en lämplig lagringsform när ett äldre journalsystem ska avvecklas och vården fortfarande behöver tillgång till uppgifterna i det gamla

3 Ärendenr HSN 2016/408 3 (5) systemet. Verksamheten har direktåtkomst till sina uppgifter i mellanarkivet och slipper logga in i de äldre, avvecklade, systemen för att komma åt informationen. Elektroniskt arkiv (e-arkiv) När journalsystem övergår till arkiv äger arkivmyndigheten informationen och ett utlämningsförfarande med menprövning äger rum innan utlämnande kan ske. Handlingar som inte längre behövs inom verksamheten ska slutarkiveras. Oftast gäller det personer som är utflyttade från landet eller som är avlidna. Mellanlagring och e-arkiv i Stockholms läns landsting Stockholms läns landsting har en mellanlagringstjänst som nås via TakeCare. Patientens personnummer i TakeCare leder över till de äldre journalhandlingar som finns förvarade. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen kan via TakeCare-samarbetet med Stockholm också utnyttja mellanlagringstjänsten. Informationen i Stockholms läns landstings mellanlagringstjänst flyttas efterhand till e-arkiv i deras landstingsarkiv. Det kan, än så länge, inte hälso- och sjukvårdsnämnden göra. har inte heller något eget e-arkiv. Detta gör att Hälso- och sjukvårdsförvaltningens information i nuläget inte kan överföras till digital slutarkivering. Ledningskontoret har gjort en förstudie om e-arkiv. Förstudien har inte lett vidare till något införandeprojekt. Samarbete mellan andra landsting De sju landsting som ingår i Uppsala-Örebro sjukvårdsregion har gått samman kring e-arkiv. R7e-arkiv var till en början ett internt samarbete, men sedan har andra landsting och organisationer anslutit. R7e-arkiv är en lösning som innehåller både mellanlagring och arkiv. För att utröna om R7e-arkiv kan vara en möjlig lösning för hälso- och sjukvårdsförvaltningen skulle en särskild utredning behöva göras som belyser behörighetsstyrningens påverkan, eftersom HSF är anslutet till hälsooch sjukvårdens adressregister (HSA) via Stockholms läns landstings elektroniska katalog ( EK ).

4 Ärendenr HSN 2016/408 4 (5) Ansvar och kostnader Flera verksamheter blir involverade i avvecklingen av ett system, men någon måste äga processen. Eftersom de flesta system har använts av flera verksamheter inom förvaltningen bör processen ägas centralt, förslagsvis av verksamhetschef på ehälsa/mit. Följande kompetenser behövs vid en avveckling: Projektledare Systemförvaltare Teknisk kompetens Leverantör Verksamhetsföreträdare Chefläkare Arkivansvarig Person från regionarkivet Budgetering av kostnader för digital mellanlagring och e-arkivering av gamla journalsystem saknas idag. De indikationer på kostnader som andra landsting ger är ca 1-1,5 miljoner kronor/system. Nuvarande kostnad för mellanlagring av inskannade journaldokument i pappersform baseras på den informationsmängd som lagras. Kostnaden har ökat varje år. Regionarkivet tar inte ut någon kostnad för arkivering av de pappersjournaler som hälso- och sjukvårdsförvaltningen överlämnar. Inte heller debiteras vården vid utlämnande av arkivkopior. Hur en finansiering och utveckling av e-arkiv ska lösas finns än så länge inte beskrivet. Medidoc Medidoc användes inom primärvården, rehabenhetens sjukgymnastik och arbetsterapi med inriktning mot primärvård, uroterapimottagningen samt den sjukvårdsrådgivning som bedrevs i egenregi. Medidoc består av 8 databaser. Stockholms läns sjukvårdsområde, SLSO, som bedriver primärvård och psykiatrisk vård, har mellanlagrat sina journaler från Medidoc. Arbetet tog 7 år, till en kostnad av 1,5 miljoner kronor. För oss kan arbetet eventuellt gå fortare, om vi kan dra nytta av de erfarenheter Stockholm har.

5 Ärendenr HSN 2016/408 5 (5) Kostnader idag för Medidoc Licenser Driftskostnad till ITT kr/år kr/år Framtida journalsystem Avveckling av system är egentligen att betrakta som en driftskostnad. Planering för avveckling behöver ingå som en naturlig del för varje nytt system som köps in Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Maria Dalemar hälso- och sjukvårdsdirektör