Allmänna riktlinjer för e-tjänsten Journalen

Transkript

1 1 (5) Beslutande: Ansvarig: Handläggare: Chefläkare, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Chefläkare, vårdgivare Birgitta Cornelius, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Allmänna riktlinjer för e-tjänsten Journalen

2 2 (5) Innehåll Målgrupp för dokumentet... 3 Riktlinjer - syfte och omfattning... 3 Roller/ansvarsfördelning... 3 Undantag till direktåtkomst i Journal via nätet... 4 Upplåsning av försegling... 4 Borttagande av direktåtkomst för vårdnadshavare till barnets journal... 4 Minderårigs tillgång... 5 Försegling på vårdens initiativ... 5 Ombud... 5

3 3 (5) Målgrupp för dokumentet Verksamhetschef, vårdpersonal och lokal förvaltning/verksamhetsstöd. Riktlinjer - syfte och omfattning Allmänna riktlinjer ger anvisningar för att följa det nationella ramverket och det regionala regelverket för e-tjänsten och anger därmed det handlingsutrymme och de undantag som finns för den enskildes direktåtkomst till journaluppgifter från anslutna journalsystem. Riktlinjerna är framtagna i samverkan inom Stockholms läns landsting (SLL). De är fasta över tid och revideras en gång om året följt av chefsläkares beslut. Tillämpningar och kompletteringar i TakeCare för e-tjänsten Journalen är ett dokument med aktuella instruktioner, avgränsningar och undantag. Dokumentet förändras över tid och revideras en gång i kvartalet eller direkt vid behov. Rutiner som tydliggör hantering utifrån riktlinjerna utformas och hanteras i respektive vårdgivares lokala förvaltning/verksamhetsstöd. Roller/ansvarsfördelning Verksamhetschef eller motsvarande (hädanefter benämnd verksamhetschef) ansvarar för att riktlinjerna följs och för att det finns kända rutiner på vårdenheten gällande den enskildes direktåtkomst till journaluppgifter. Verksamhetschefen ansvarar för att hälsooch sjukvårdspersonalen kan informera patienten om vilken information som finns i e-tjänsten, och vart denne ska vända sig vid frågor om e-tjänsten eller innehåll. Lokal förvaltning/verksamhetsstöd ansvarar för att administrativt genomföra begärda åtgärder gällande direktåtkomst för Journalen. Funktionaliteten och åtgärder beskrivs i detta dokument. Det finns centralt framtagna blanketter för ansökan om samtliga åtgärder. Patienten ska vända sig till 1177 support för Vårdguidens e-tjänster vid frågor om e-tjänsten Journalen. 1 Direktåtkomst - elektronisk åtkomst till information med hjälp av personlig inloggning.

4 4 (5) Undantag till direktåtkomst i e-tjänsten Journalen Utgångspunkten är att patienten har direktåtkomst till journalinformation via e-tjänsten Journalen. Här följer undantagen. Försegling 2 För att förhindra ofrivillig inloggning finns det möjlighet för patienten att försegla direktåtkomsten. Försegling kan exempelvis användas av patienter i hotfulla situationer. Patient som förseglat sina journaluppgifter har inte längre direktåtkomst till informationen i e-tjänsten. Förseglingen görs i första hand direkt i e-tjänsten av patienten själv. Patienten kan dock vid behov be vårdgivaren om hjälp. När patienten själv förseglar gäller förseglingen för hela tjänsten, det vill säga samtliga verksamheter som är anslutna till tjänsten. Sker försegling via vårdgivaren är det möjligt att försegla enbart valda enheter. Upplåsning av försegling Patienten kan begära upplåsning av förseglingen via sin vårdgivare. Detta görs enligt gällande lokal rutin. Borttagande av direktåtkomst för vårdnadshavare till barnets journal Vårdnadshavare har direktåtkomst till barns journaler i e-tjänsten Journalen tills barnet fyller 13 år. I undantagsfall kan vårdnadshavarens direktåtkomst tas bort om det kan antas att barnet eller annan person lider men om uppgifterna röjs för vårdnadshavaren. Har barnet skyddad ID ska alltid direktåtkomst för vårdnadshavare tas bort. När direktåtkomst tas bort för vårdnadshavare ska alltid barnets konto på 1177.se låsas. Åtgärderna ska ske skyndsamt enligt lokal rutin. Under jourtid (kvällar, nätter, helger) hänvisas till instruktioner i dokumentet Tillämpningar och kompletteringar i TakeCare för e-tjänsten Journalen och lokala rutiner. Åtgärden tar då bort båda vårdnadshavares direktåtkomst till hela barnets journal. Observera att låsning av barnets konto på 1177.se inte sker under jourtid. Respektive vårdgivare ansvarar för att låsa barnets konto på 1177.se. När det bedöms att vårdnadshavare åter ska ha direktåtkomst till barnets journaler åtgärdas detta enligt lokal rutin. Förlängd direktåtkomst för vårdnadshavare för barn över 13 år Behandlande personal kan tillsammans med barnet och vårdnadshavare besluta om vårdnadshavares tillgång till e-tjänsten Journalen även efter 13 års ålder. Verksamhetschefen fattar det formella beslutet för den verksamhet som hen ansvarar för. Förlängd direktåtkomst kan vara aktuell när vårdnadshavaren långvarigt medverkar i vården av barnet till exempel vid kronisk sjukdom, funktionshinder eller vid andra särskilda omständigheter. Vid beslutet ska barnets vilja respekteras. I de fall barnet inte kan uttrycka sin vilja ska verksamhetschefen säkerställa att barnet inte lider men av att vårdnadshavare har direktåtkomst till information från den aktuella vårdverksamheten. 2 Försegling - ingen information skickas från anslutna journalsystem till tjänsten Journalen. Journalen visar då meddelande Kontot är ej tillgängligt om patienten loggar in.

5 5 (5) Minderårigs tillgång Efter beslut av verksamhetschef kan minderårig från 13 år få tillgång till Journalen. Begäran om tillgång görs av verksamhetschefen. Försegling på vårdens initiativ Funktionen Försegling kan användas när en patient (efter menprövning och beslut av behandlande personal) inte ska ha direktåtkomst till Journalen, det vill säga inte kunna logga in i Journalen via 1177.se. Då anges vilken eller vilka enheter förseglingen ska gälla för. Alternativt väljs hela Journalen. Åtgärden ska ske skyndsamt enligt lokal rutin. Under jourtid (kvällar, nätter, helger), se instruktioner i dokumentet Tillämpningar och kompletteringar och lokala rutiner. Utförs åtgärden under jourtid av SLL IT förseglas patientens direktåtkomst till hela Journalen. Ombud Legala företrädare som förvaltare/förmyndare och god man kan ges direktåtkomst av administratör för Journalen. Restriktivitet ska råda. Bedömningen görs alltid av verksamhetschef eller av verksamhetschef delegerad medarbetare.