Arkivering och gallring av journalhandlingar

Transkript

1 Sida 1 (5) MAS/MAR stadsdelsförvaltningarna Kungsholmen, Norrmalm, och Östermalm.

2 Sida 2 (5) Innehåll Allmänt... 3 Ansvar... 3 Arkivering efter avslutad vårdtid... 3 Skicka till arkivet... 3 Kuvert och/eller akt ska märkas med följande uppgifter:... 3 Genomgång och gallring... 4 Arkivadresser... 4 Kungsholmen... 4 Norrmalm Östermalm... 4 Läkarjournaler... 5 Beställning av personakt - röd Mapp hälso- och sjukvårdsjournal... 5 Norrmalm Östermalm... 5

3 Sida 3 (5) Allmänt Patientjournaler bevaras i sin helhet för att kunna granskas om det behövs på grund av juridiska skäl, om anhöriga önskar att ta del av journalen eller om journalen används vid forskning 1. Enligt patientdatalagen ska hälso- och sjukvårdsjournalen bevaras minst i 10 år efter det den sista uppgiften fördes in i handlingen. Enligt 16 arkivlagen får dock kommunen om den så önskar meddela egna föreskrifter angående arkivvård. För forskningsändamål sparas dock alla journaler på patienter födda dag 5, 15 och 25. För journalhandling som utgör allmän handling, gäller de undantag som följer av första stycket, Arkivlagen (1990: 782) samt bestämmelser som meddelas med stöd av arkivlagen. Stockholm stad har fattat beslutet att patientjournalerna ska arkiveras och bevaras till vidare. Ansvar Sjuksköterskan ansvarar för att journaler rörande avslutade och avlidna skickas för slutförvaring till arkivansvariga. Försändelsen ska skickas på ett tryggt och säkert sätt. Arkivering efter avslutad vårdtid Efter avslutad vårdtid ska patientens journal arkiveras. Endast de journalhandlingar som inte gått att infoga i den databaserade hälsooch sjukvårdsjournalen skickas för arkivering 2. Skicka till arkivet Ansvarig sjuksköterska samlar vårdtagarens alla HSL- pappersjournalhandlingar: i ett vitt kuvert på Kungsholmen i en akt för hälso- och sjukvård på Norrmalm, Östermalm och Kuvert och/eller akt ska märkas med följande uppgifter: Namnet på enheten Vårdtagarens namn Vårdtagarens personnummer 1 PM. Omvårdnadsjournaler, Allmän handling, Diarieföring, gallring 2 Stockholms stad. Enligt Arkivmyndighetens beslut 2006:18 daterat

4 Sida 4 (5) Datum, år, månad och dag när vårdtagaren avlidit eller i förekommande fall flyttat. Vid flytt till annan ort eller boende ska namnet på den nya orten/boende antecknas. Genomgång och gallring Innan journalen skickas iväg ska ansvarig sjuksköterska som ansvarar för journalen garantera att journalen är genomgången och gallrad. Se gallringslista, bilaga 1. Eventuell SoL-dokumentation ska sorteras och överlämnas till chef. Lösa anteckningslappar, gem och plastmaterial ska tas bort ur journalen. Arkivadresser Kungsholmen Den avslutade journalen läggs sorterad i ett vitt kuvert, se punkt 4 och skickas till: Kungsholmens stadsdelsförvaltning. Arkivhandläggare Box Stockholm Norrmalm Omvårdnadsjournalerna skall till Sabbatsbergsbyn. Respektive enhet ansvarar för leverans själva. Journaler ska hämtas/skickas med bud. Arkivansvarig nås via tfn Sida 5 (5) Kontakta vaktmästarna och avtala med dem när de kan hämta journaler. De nås på telefonnummer eller Enstaka journaler kan skickas till: s stadsdelsförvaltning Aktexpeditionen Box Stockholm Östermalm Genomgångna och rensade journalhandlingar ska regelbundet och kvartalsvis den första torsdagen i januari, april, juli och oktober mellan kl skickas/lämnas på Östermalms stadsdelsförvaltning till arkivredogörare Anitta Asikainen Karlavägen 104, 6 tr Stockholm. Anitta Asikainen kan nås på telefonnummer mellan kl

5 Sida 5 (5) Läkarjournaler Läkarförda patientjournaler tillhör läkaren. Läkarna ansvarar för att ta hand om sin journalhantering/arkivering och att återföra den till den verksamhet/mottagning som läkaren tillhör. Beställning av personakt - röd Mapp hälso- och sjukvårdsjournal Norrmalm Mappen heter Hälso- och sjukvårdsjournal, SLK 5070, SLK förlag. Den röda mappen beställs hem från Strömbergs Tfn För beställning och leverans av den röda mappen kontaktas vaktmästare på telefonnummer eller Östermalm För beställning av den röda mappen för hälso- och sjukvård, artikel nr SLK 5070, kontaktas Strömberg tfn