Leverans till regionarkivet

Transkript

1 Styrande regeldokument Anvisning Sida 1 (5) Leverans till regionarkivet Bakgrund Detta dokument innehåller anvisning och rutin gällande leverans av arkivmaterial i pappersform till regionarkivet för slutarkivering. Regionens verksamheter producerar eller handlägger olika typer av allmänna handlingar. Dessa allmänna handlingar bildar arkiv hos respektive verksamhet och är enligt arkivlagen en del av det nationella kulturarvet. Verksamheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas för den allmänna rätten till insyn samt för rättskipningen, förvaltningen och forskningens behov. Lagrum och styrande förutsättningar Tryckfrihetsförordning (1949:105) Arkivlag (1990:782) Arkivförordning (1991:446) Region Norrbottens arkivreglemente Patientdatalagen Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd Syfte Syftet med anvisningen är ett enhetligt arbetssätt, ett stöd samt en tydlig ansvarsfördelning, roller och uppgifter vid leverans av arkivmaterial till slutarkiv. Omfattning Anvisningen gäller för alla myndigheter inom Region Norrbotten. Roller/Ansvarsfördelning I arkivlagen fastställs att varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv, om inte en arkivmyndighet har övertagit detta ansvar. Huvudprincipen är att ansvaret följer verksamhetsansvaret på alla nivåer, i alla verksamheter. I praktiken innebär det att varje verksamhet inom regionen ansvarar för sitt eget arkiv och alla kostnader i samband med det till dess att regionarkivet har övertagit ansvaret. Övertagandet av ansvaret sker i samband med mottagen och godkänd leverans. Regionarkivet är arkivmyndighetens verkställande organ. I det uppdraget ingår ansvar för vård och tillhandahållande av arkivmyndighetens handlingar samt arkivhandlingar som har överlämnats till arkivmyndigheten. Här förvaras de arkivhandlingar som ska bevaras för längre tid och i all framtid. Regionarkivet utgör slutarkiv för regionens arkivhandlingar.

2 Sida 2 (5) Levererande enhetens/verksamhetens ansvar Kontakt med regionarkivet inför leveransen. Detta ska ske i god tid. Iordningsställande av arkivmaterial enligt denna rutin. Att leverans sker endast enligt överenskommelse Upprättat arkivförteckningsblad Alla kostnader i samband med leveransen och eventuella returkostnader Leverera och överlämna materialet Regionarkivets ansvar Handlägga leveransärende (gäller vid överenskommelser) Tilldelning av leveransansvarig för mottagandet av leveransen. Handläggning av leveransärendet Tillhandahållandet av information och instruktioner Inspektion av levererat arkivmaterial Godkännande, alternativ återsändning av leverans Upprättat reversal som är ett kvitto för leveransen Registrering av arkivförteckningsblad och reversal i diariet Förteckna arkivmaterialet i Visual Arkiv Iordningställa materialet i arkivlokalen Emottagandet av leveransen Regionarkivariens ansvar Reglering i frågor avseende leveranser av arkivmaterial Rådgivning i frågor avseende arkivleveranser Genomföra inspektion för hur denna anvisning efterföljs Chefens ansvar Kommunicera denna anvisning till sina anställda Säkerställa att anvisningen efterlevs Utse leveransansvarig i de fall en sådan saknas Anvisning Informationen ska överlämnas till regionarkivet för slutarkivering när den inte längre behövs i verksamheten. Överlämnande av arkivmaterial brukar ske efter överenskommelse, i undantagsfall kan det ske genom ett ensidigt beslut från arkivmyndigheten (styrelsen). Överlämnandet kan också ske genom organisationsförändringar, till exempel vid avslutad myndighet eller IVOs beslut för omhändertagande. För annat överlämnande av arkivhandlingar krävs stöd av lag eller särskilt beslut av regionfullmäktige. I första hand avgör regionarkivet när överlämnande ska ske. Denna anvisning ska ligga till grund för avgörandet. Vid oklara eller särskilda fall ska överlämnandet samrådas med regionarkivarien.

3 Sida 3 (5) Leverans efter överenskommelse Verksamhet kan efter överenskommelse överlämna sitt arkiv till regionarkivet. Leverans tillåts först efter godkännande av regionarkivet. Leveranser bör inte innehålla information yngre än tio år. All information fram till ett visst datum ska levereras sammanhållet. Alternativt kan en väl avgränsad del av informationen fram till ett brytdatum levereras. Leveransen ska då omfatta en klart avgränsad del inom en så naturlig tidsram som möjligt. Tillhörande sökmedel, till exempel diarier och register (analoga eller digitala) ska alltid ingå. Tillhörande dokumentation enligt denna anvisning ska alltid ingå i leveransen. Leveransen ska vara förberedd, ordnad och förtecknad enligt denna anvisning. Leverans vid avslutad myndighet Om en hel myndighet upphör eller avslutas och dess verksamhet inte tas över av annan myndighet inom regionen ska arkivet levereras till regionarkivet inom tre månader. Regionfullmäktige har dock möjlighet att besluta om anstånd med leveransen. Kravet på överlämnande avser endast det fall då en myndighet upphör och dessutom den verksamhet som myndigheten svarat för upphör att existera för regionens räkning. I normalfallet övertas arkivet av den myndighet som övertar verksamhet. Om en myndighet läggs ner och ett bolag tar över dess verksamhet anses myndigheten avslutad Samma krav ställs på leverans vid avslutad myndighet som vid leverans efter överenskommelse Leverans efter beslut om omhändertagande Arkivmyndigheten (styrelsen) kan om nödvändigt omhänderta hela eller delar av en myndighets arkiv efter beslut. Aktuell myndighet faktureras i efterhand för alla kostnader relaterade till leveransens iordningställande och genomförande. Rutin för levererande enhet Rensa handlingarna från dokument som inte räknas som allmänna, till exempel arbetsmaterial, dubbletter, kladdlappar och dylikt. Rensa handlingarna från plastfickor, post-it lappar, pappershållare, häftklammer, tejp, gummiband och gem. Separera handlingarna som ska bevaras från de som ska gallras i separata arkivboxar. Gruppera handlingar utifrån gällande gallringstidpunkt. Gallringstidpunkt finns i Dokumenthanteringsplanen i VIS (Verksamhetsinformationssystem). För handlingar som inte nämns i dokumenthanteringsplanen gäller bevarande. Kontakta regionarkivarie vid behov av gallringsbeslut.

4 Sida 4 (5) Handlingarna skall arkivläggas i godkända arkivboxar. Pärmar godkänns inte på grund av arbetsmiljöskäl. Arkivläggning Arkivboxarnas format ska vara anpassat till handlingarnas storlek. Arkivboxarna ska vara välfyllda, det vill säga fyllda ända upp till kanten men inte sprängfyllda så att locket ska gå lätt att stänga. Inga överfulla boxar då handlingarna kan skadas och själva boxen gå sönder. Inga halvfulla boxar då handlingarna blir böjda och kan gå sönder vid hantering. Handlingarna ska sorteras i sin ursprungliga ordning som de uppstår i verkssamheten. Grundregeln är att journaler ska sorteras efter födelsedatum enligt dag-månad-år. Detta underlättar återsökningen. I arkivförteckningsbladet antecknas vilka typer av handlingar som ligger i arkivboxen, vilket år de avser, sorteringsordning och så vidare. Med handlingstyp menas till exempel patientjournal, diarieförda handlingar, avtal, projekt med mera. Arkivförteckningsbladet finns i VIS eller kan tillhandahållas av regionarkivet. Arkivboxarna ska märkas på ryggsidan med: Organisatiorisk enhet Ort Innehåll/typ av handlingar Vilket år de avser Gallringsdatum (om aktuellt) eller märkas med Bevaras Boxens löpnummer, 1, 2, 3

5 Sida 5 (5) Administrativ service Boden Sjukresor Gällivare År 2012 Gallras (5) Hällans HC Öjebyn Journaler Dag 1-3 År 2000 Bevaras 1 (1) Material som ska gallras Material som ska bevaras Handlingar som har avvikande format och inte ryms i en arkivbox, till exempel patientliggare, inbundna patientjournaler och övriga volymer sorteras och packas i flyttkartoner. Tunnare inbundna volymer eller häften läggs i arkivboxar. Handlingar i avvikande format som kräver arkivboxar i speciellt format arkivläggs av regionarkivet. Regionarkivet gör beställning, arkivlägger och fakturerar sedan kostnaderna för boxarna till levererande enhet. Leveransförfarande Arkivboxar ska packas i kronologisk ordning i låsbara vagnar, så kallade blå vagnar. Mindre leveranser kan skickas med interpost. Arkivförteckningsbladet ska alltid följa med leveransen. Kontakta länsservice för beställning av blå vagnar, telefon Informera alltid regionarkivet om tidpunkt för leverans via e-post regionarkivet@norrbotten.se eller telefon