Revisionsrapport - Offentlighetsprincipen och diarieföring

Transkript

1 Barn- och utbildningsförvaltningen Nina Gustavsson Ärendenr BUN 2015/155 Handlingstyp Tjänsteskrivelse 1 (2) Datum 22 april 2015 Barn- och utbildningsnämnden Revisionsrapport - Offentlighetsprincipen och diarieföring Förslag till beslut Förvaltningens skrivning om vilka åtgärder som kommer att vidtas, utifrån granskningen godkänns. Förvaltningen ges i uppdrag att inge skrivningen som information till revisorerna. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland har PwC genomfört en granskning av offentlighetsprincipen och diarieföring. Granskningen syftar till att bedöma om de granskade nämnderna lever upp till bestämmelserna i offentlighetslagstiftningen. De nämnder som ingått i granskningen är, förutom barn- och utbildningsnämnden, regionstyrelsen och tekniska nämnden. Efter genomförd granskning gör PwC bedömningen att de granskade nämnderna lever upp till bestämmelserna i offentlighetslagstiftningen, men att visst förbättringsutrymme finns. Regionens förtroendevalda revisorer delar denna, samlade, bedömning. I rapporten lämnas ett antal rekommendationer, av vilka en berör barn- och utbildningsnämnden direkt, den är: Barn- och utbildningsnämnden förvarar många sekretessbelagda ärenden ute hos handläggarna. Trots att vi utifrån enkätsvaren ser att handläggarna är medvetna om hur de ska förvara dem bör rutinen ses över så att handlingarna skickas till registraturen för att på så sätt samla/förvara samtliga sekretessbelagda handlingar på ett ställe. Ytterligare två rekommendationer lämnas vilka berör barn- och utbildningsnämnden, precis som övriga granskade nämnder, dessa är: Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) vxl E-post registrator-bun@gotland.se Webbplats Org nr

2 Barn- och utbildningsförvaltningen Region Gotland Ärendenr BUN 2015/155 2 (2) Förvaringen av sekretessbelagda pappersakter i det centrala arkivet kan behöva ses över för att säkerställa att inte obehöriga får tillgång till akten. Skriftliga fullmakter och/eller skriftliga överenskommelser bör tas fram för att säkerställa hanteringen av inkomna handlingar vid medarbetares frånvaro. Bedömning Barn- och utbildningsförvaltningen har eller planerar att vidta följande åtgärder, utifrån lämnade rekommendationer: Utbildning i ärendehanteringssystemet w3d3, så att sekretessbelagda handlingar/ärenden hanteras av handläggarna elektroniskt och den fysiska handlingen förvaras på ett och samma ställe i registraturen. Utbildning ges till såväl anställda på den centrala förvaltningen som till rektorer och skolassistenter. Utbildningen av handläggare på den centrala förvaltningen har påbörjats och ges enligt principen learning by doing dvs lära genom att göra. När sekretessbelagda ärenden ska hanteras görs genomgång av ärendets administrativa hantering. En första utbildning av skolassistenter kommer att genomföras den 23 april. Kontakt kommer att tas med ledningskontoret, som är beställare gentemot den centrala registraturen och arkivet, i syfte att säkerställa att inte obehöriga ges tillgång till nämndens sekretessbelagda akter. Inför sommarsemestern, år 2015, tas skriftliga fullmakter fram för att säkerställa hanteringen av inkomna handlingar. Samtliga medarbetare på den centrala förvaltningen ges information om handläggarens ansvar för personadresserad post. Chefen för förskolan och chefen för grundskolan svarar för att motsvarande information ges förskolechefer och rektorer. Information kommer även att ges elevassistenterna i samband med utbildning den 23 april. Även om rutiner för postöppning finns i stor utsträckning, 96% av respondenterna i den undersökning som PwC genomfört anger att de har någon form av rutin för postöppning vid semester eller längre frånvaro, så säkerställer framtagande av skriftlig fullmakt ytterligare befintliga rutiner samtidigt som frågan aktualiseras i och med att erbjudande om fullmakt görs. I övrigt hänvisas till fortsatt samarbete med regionstyrelsen/ledningskontoret. Anders Jolby Skoldirektör

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31